Stichting Bibliotheek.nl. Jaarverslag 2012

Transcriptie

1 Stichting Bibliotheek.nl Jaarverslag 2012

2 INHOUDSOPGAVE Deel 1: Bestuursverslag Pag Voorwoord Pag Algemeen Pag Terugblik Pag Activiteitenverslag 2012 Pag Financiële toelichting 2012 Pag en verder Pag. 81 Deel 2: Jaarrekening Pag. 86 Balans per 31 december 2012 Pag. 87 Exploitatierekening 2012 Pag. 88 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Pag. 89 Toelichting op de balans Pag. 90 Toelichting op de exploitatierekening Pag. 93 Deel 3: Overige gegevens Pag. 97 Statutaire bepaling exploitatieresultaat Pag. 98 Gebeurtenissen na balansdatum Pag. 98 Controleverklaring van de accountant Pag. 99 Verklarende woordenlijst Voor een verklarende woorden- en begrippenlijst (inclusief gebruikte afkortingen) verwijzen wij naar: 2

3 DEEL 1: BESTUURSVERSLAG 3

4 1. VOORWOORD In dit bestuursverslag wordt verantwoording afgelegd over het jaar Daarnaast wordt een terugblik gegeven op de periode en wordt vooruitgekeken naar de activiteiten in 2013 en verder was een jaar waarin een aantal belangrijke mijlpalen zijn bereikt. Alle bibliotheken (op één na) zijn inmiddels aangesloten op de infrastructuur. Het aanbod e-books is flink uitgebreid. Eind 2012 is een succesvolle campagne gevoerd onder de noemer Lees Meer. Inmiddels is er een beheerorganisatie die alle diensten ondersteunt. Binnen 37 projecten (met meerdere deelprojecten) is gewerkt aan het ontwikkelen en doorontwikkelen van de verschillende onderdelen van de digitale infrastructuur. BNL realiseert zich dat deze resultaten niet zouden zijn behaald zonder samenwerking met de vele partners in de bibliotheekbranche en daarbuiten. Partnerships met derden, input van branchepartners, wensen van de eindgebruikers en de visie in de branche op de digitale bibliotheek zijn leidend geweest bij de uitvoering van activiteiten door BNL. Het jaar 2013 wordt het jaar van e-books uitlenen, doorontwikkeling, van beheer en van de verdere toename van diensten die door BNL worden aangeboden over de digitale infrastructuur. Ook daarbij hoopt BNL weer te kunnen rekenen op haar partners. 4

5 2. ALGEMEEN Oprichting en rechtspersoon De stichting is per 18 november 2009 opgericht en is ontstaan vanuit de splitsing van de oude Vereniging Openbare Bibliotheken. De stichting is in Den Haag gevestigd. Doelstelling stichting Stichting Bibliotheek.nl helpt bibliotheken bij het innoveren, door het ontwikkelen en beheren van een gezamenlijke digitale infrastructuur en nieuwe diensten en door te helpen bij de implementatie daarvan. Subsidiebeschikking Bij beschikking van 13 juni 2012 heeft het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB) met mandaat van het ministerie van OCW een projectsubsidie verleend aan de Stichting Bibliotheek.nl van ,-. Daarnaast is bij beschikking van 10 december 2012 tevens door het SIOB een eenmalige (additionele) projectsubsidie verleend van ,-. In bijgaand document wordt door Stichting Bibliotheek.nl verantwoording afgelegd conform de eisen die in de beschikking zijn genoemd en conform de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Toelichting bij jaarverslag Het jaarverslag bevat de jaarverantwoording 2012: het bestuursverslag (waaronder het activiteitenverslag), de jaarrekening en overige gegevens. In dit jaarverslag worden de activiteiten financieel en inhoudelijk verantwoord die in 2012 zijn uitgevoerd. Stichting Bibliotheek.nl heeft met betrekking tot het jaarverslag 2012 en specifiek op de rechtmatigheid van de besteding van de middelen, een controle laten uitvoeren door een onafhankelijke accountant. Bestuur en directie De samenstelling van directie en bestuur van BNL is in 2012 ongewijzigd. Bestuur: Drs. H.B. (Bas) Eenhoorn, voorzitter (o.a. waarnemend burgemeester) Dhr. K.F.K. (Kurt) de Belder MA MLIS (o.a. directeur Universiteitsbibliotheek Leiden) Drs. E. (Eric) Eljon (o.a. commissaris bij het Commissariaat voor de Media) H.A.M.A. (Henriëtte) de Kok - Koning MPM (o.a. directeur Bibliotheek Midden- Brabant) Jhr E.F.M. (Eppo) Van Nispen Tot Sevenaer (o.a. directeur CPNB) Directie: Drs. D.J. (Diederik) van Leeuwen 5

6 Code Cultural Governance BNL onderschrijft de Principes en Best Practice-bepalingen van de Code en past deze op belangrijke punten reeds toe binnen de organisatie. Echter de Code wordt nog niet integraal toegepast als gevolg van het relatief korte bestaan van BNL. Als besturingsmodel is het Bestuur + Directie-model van toepassing. In 2012 heeft een analyse van het bestuursmodel plaatsgevonden. Daarbij is de omzetting naar het Raad van Toezicht-model onderzocht. Mede op basis van het door het ministerie van OCW uitgesproken voornemen om BNL (en SIOB) per op te laten gaan in de Koninklijke Bibliotheek (KB) is dit proces vooralsnog bevroren. In lijn met de Code zullen de komende tijd wel elementen verder worden uitgewerkt waaronder het opstellen van een directiestatuut. Het bestuur en de directie komen in een tweemaandelijkse cyclus bijeen waarbij middels een uitgebreide voortgangsrapportage alle activiteiten van de organisatie worden besproken. Daarnaast is er op regelmatige basis overleg tussen de directeur en de voorzitter van het bestuur over de gang van zaken bij BNL, zodat tijdig en volledig relevante informatie wordt verstrekt. 6

7 3. Terugblik De jaarverantwoording 2012 is de laatste verantwoording die wordt ingediend in het kader van de subsidieperiode Die valt ook binnen het betreffende Bibliotheekcharter, zoals de provincies, gemeenten en het ministerie van OCW waren overeengekomen. De door de branche opgestelde Agenda van de Toekomst beslaat ook deze periode. Dientengevolge wordt hier een reflectie gegeven op deze periode, de zogeheten Fase 1 Realisatie Digitale Infrastructuur. Stichting Bibliotheek.nl (BNL) borduurt voort op de activiteiten die in 2009 hebben plaatsgevonden via de sturing van de Regiegroep, die de Minister tijdelijk in 2009 in het leven heeft geroepen om het innovatieprogramma voor de bibliotheekbranche vanaf 2009 gestalte te geven. Per 1 januari 2010 heeft BNL de bijbehorende rechten en verplichtingen inzake het ontwikkelen van de digitale infrastructuur overgenomen van de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB). Dat betekent dat 2010 het eerste jaar was waarover BNL verantwoording heeft afgelegd. In deze reflectie wordt ingegaan op de bereikte resultaten in de periode Verderop, in het activiteitenverslag 2012, wordt uitvoerig ingegaan op de bereikte resultaten in 2012 Het leggen van het fundament in 2010 en 2011 Vanaf het begin was het doel van BNL om een voor de branche gezamenlijke digitale bibliotheek te ontwikkelen (en door te ontwikkelen), te beheren én content en diensten te (laten) ontwikkelen die over die infrastructuur worden aangeboden. De zogeheten infrastructuurplus -aanpak: de beschikbaar gestelde middelen mochten op alle genoemde onderdelen ingezet worden om een integrale aanpak te waarborgen. Met dat doel is gewerkt aan een toekomstbeeld waarin er straks één Nationale Bibliotheekcatalogus (NBC+) is die al het aanbod in Nederland toont: de Collectie Nederland in gezamenlijk bezit en beheer van de Koninklijke Bibliotheek en openbare bibliotheken. Dit in combinatie met aanvullende informatie zoals recensies, documentaires over de auteur, open bronnen, et cetera. Een toekomstbeeld waarin er één simpele manier van online aanmelden/inloggen is bij alle bibliotheken in een self-service-omgeving ( mijn bibliotheek ), waarin er één manier van aanvragen is voor materialen en waarin leden zelf content kunnen toevoegen (de zogenaamde user generated content, bijvoorbeeld leestips). Een toekomstbeeld waarin de bibliotheken vanuit één concept, één merkbeeld hoogwaardige digitale content en diensten aanbieden aan gebruikers, gebaseerd op hun vraag en op hun persoonlijke profiel. En wat wordt ontwikkeld voor of toegevoegd door één bibliotheek, is in principe beschikbaar voor alle bibliotheken. Kortom: een technische en organisatorische basis om aan alle toekomstige wensen van bibliotheken en hun leden te kunnen voldoen. In de jaren 2010 en 2011 is gewerkt aan het leggen van het fundament door in een fors tempo een hoogwaardige digitale infrastructuur te laten ontwerpen en bouwen: de digitale basisinfrastructuur. In tientallen projecten is gewerkt aan het ontwikkelen 7

8 van de verschillende, benodigde onderdelen van de digitale infrastructuur (bijvoorbeeld de website-infrastructuur Website-as-a-Service (WaaS), de Widgetstore, het Datawarehouse (DWH) en de Nationale Bibliotheekcatalogus (NBC+). In het WaaS-concept wordt de website(infrastructuur) als een online dienst door BNL aangeboden aan de openbare bibliotheken. BNL organiseert het applicatiebeheer, zoals bux-fixing, het maken van back-ups, het onderhoud en de installatie van nieuwe versies en updates, beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang, en dergelijke. Dat fundament is een randvoorwaarde om diensten te kunnen aanbieden: zonder (online)infrastructuur, geen uitvoering en dienstverlening. De ontwikkeling van de drie-eenheid NBC+, WaaS en DWH was in 2011 zo ver gevorderd, dat bibliotheken daarop konden worden aangesloten. Voor de NBC+ en het DWH hield dit in dat datasets konden worden aangeleverd. Via de WaaS konden bibliotheken de eerste widgets op hun eigen site gaan plaatsen. Het aansluiten van bibliotheken van eind 2011 tot eind 2012 BNL heeft in 2011 veel tijd gestoken in het voeren van gesprekken met bibliotheken en het organiseren en bijwonen van informatiebijeenkomsten teneinde hen te informeren over het aansluitproces. Mede daardoor hebben (op één na) alle bibliotheken en PSO s ingetekend op de aansluitsubsidie van het ministerie van OCW. Eind 2011 is vervolgens de eerste bibliotheek - Bibliotheek Enschede - daadwerkelijk aangesloten op de basisinfrastructuur. Bibliotheek Rotterdam volgde snel daarna. Het jaar 2012 was vervolgens het jaar van de aansluiting. Vóór 1 april 2012 waren alle PSO s, alle PlusBibliotheken en 42 basisbibliotheken - de zogeheten 1 e tranche subsidie-aanvragers, aangesloten op de nieuwe website-infrastructuur. Later dat jaar volgden alle resterende bibliotheken - iets meer dan die de subsidie hadden aangevraagd. Door de aansluiting is een basis gelegd om alle ontwikkelde en te ontwikkelen functionaliteiten en diensten beschikbaar te stellen aan de aangesloten lokale bibliotheken. Doordat de bibliotheken bovendien in toenemende mate hun content invoeren in de redactionele omgeving van de infrastructuur, de Digitale Content Repository (DCR), en ook zelf op de lokale situatie toepasselijke widgets kunnen inzetten, ontstaat een mix van landelijk en lokaal ontwikkelde content en functionaliteiten waarmee de bibliotheek goed (en efficiënt) kan inspelen op zowel lokale als landelijke thema s en ontwikkelingen. Binnen het WaaS-concept kan een bibliotheek ook haar complete website opbouwen en haar huidige site vervangen (kosteloos). Eind 2012 hebben reeds 35 bibliotheken deze transitie afgerond. Dat is sneller gegaan dat was gepland. Verwacht wordt dat nagenoeg alle aangesloten bibliotheken deze overstap gaan maken in

9 Vanaf 2012: beheer, doorontwikkeling en forse groei diensten Met de aansluiting van bibliotheken vanaf eind 2011 begon ook een nieuwe fase waarin (1) het beheer van de infrastructuur moest worden uitgebreid, (2) de infrastructuur moest worden doorontwikkeld en (3) waarin het aantal functionaliteiten en diensten (in de vorm van onder andere widgets en content) fors ging groeien. Om het beheer vorm te geven is voor een aantal onderdelen daarvan in 2011 al een samenwerkingsovereenkomst gesloten met de Stichting Samenwerkende PSO's (SPN). Dit betrof met name de 1 e - en 2 e -lijnsondersteuning van de bibliotheken. Daarbij is afgesproken dat de 1 e -lijnsondersteuning 1 geheel wordt uitgevoerd door de PSO s (en deels bekostigd door BNL) waarbij richting de bibliotheken een one stop shop service wordt gevoerd: ook voor vragen over kantoorautomatisering en bibliotheeksystemen kan men hier terecht. BNL zorgt voor aansturing en bekostiging van de 2 e -lijnsondersteuning, waarvoor PSO-medewerkers worden ingehuurd. Op deze manier is een landelijke gezamenlijke ondersteuning opgezet door de verschillende organisaties. Het aansluiten van bibliotheken vroeg ook om het inrichten van een beheerorganisatie die de bibliotheken daarbij zou kunnen ondersteunen. Onder aansturing van BNL verzorgden de PSO's de contacten met bibliotheken en begeleidden hen in het aansluitproces. Naast het voorgaande functionele beheer, is ook het applicatief en technisch beheer vormgegeven. Deze laatste twee worden door BNL grotendeels extern ingekocht. Voor de regievoering heeft BNL zelf een team coördinerende beheerders opgebouwd. Waar in 2010 en 2011 werd gesproken over ontwikkeling van de infrastructuur, is er vanaf begin 2012 vooral sprake van doorontwikkeling van de infrastructuur. Deze doorontwikkeling is een continu proces geworden waarbij op basis van technische vereisten (zoals stabiliteit, beschikbaarheid en beveiliging) en klantwensen in een hoog tempo telkens nieuwe, additionele functionaliteiten zijn toegevoegd. Deze doorontwikkeling is overigens nooit klaar en zal telkens opnieuw worden opgestart als klantwensen daartoe aanleiding geven. Om snel in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen beschikt BNL over een Innovatielab. Via die constructie kan onderzoek worden gedaan naar ontwikkelingen en kunnen pilots worden uitgevoerd om in te spelen op die ontwikkelingen. Daardoor kunnen nieuwe ontwikkelingen van binnen en buiten de branche snel worden opgepikt en worden ontwikkeld in samenhang met de reeds aanwezige of nieuw op te zetten digitale infrastructuur. Eind 2011 zijn de eerste diensten over de nieuwe infrastructuur geleverd en vanaf 2012 is dit aantal fors gestegen. Dat blijkt bijvoorbeeld uit het aantal widgets dat BNL heeft ontwikkeld. Eind 2011 stonden - bij aanvang van de Widgetstore - ca. 20 widgets en website-elementen (zoals headers, footers) in de Widgetstore. 1 Hieronder wordt de eerste opvang van vragen en incidentmeldingen van bibliotheken verstaan. De Service Desks van de PSO's verzorgen deze functie. Daarvoor heeft BNL een contract met SPN. Vragen en meldingen worden geregistreerd in een Servicesysteem (Topdesk) om een goede opvolging te waarborgen en statistische analyses mogelijk te maken voor kwaliteitsverbeteringen (bijvoorbeeld van applicaties). Aan de hand van 'uitvraagscripts' (beslisbomen) tracht de 1 e -lijnsondersteuning de melding direct af te handelen. Lukt dat niet, dan wordt de melding doorgezet (in Topdesk) naar de 2 e -lijnsondersteuning. 9

10 Aan het eind van 2012 was het aantal widgets 93: ruim twee keer zoveel als vooraf was voorzien. Veel diensten (zoals Literatuurplein) zijn compleet omgebouwd naar widgets. Beschikbaarheid van (digitale) content is een belangrijke voorwaarde om interessante functionaliteiten en diensten te kunnen ontwikkelen. Ook op dat gebied zijn belangrijke stappen gezet in de afgelopen jaren, bijvoorbeeld als het gaat om e- books. Omdat de samenwerking met uitgevers en boekhandels ten behoeve van het aanbieden van e-books in 2011 nog niet de gewenste resultaten liet zien, heeft BNL moeten kiezen voor een alternatieve strategie waarbij nieuwe initiatieven zijn ontplooid. Zo is in nauwe samenwerking met het Letterkundig Museum en de Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren (DBNL) de ebooks eregalerij ontwikkeld. Via een app voor de ipad en de website worden inmiddels 26 klassiekers uit de Nederlandse literatuur als e-book aangeboden. De app was een groot succes en heeft op de eerste plaats gestaan bij de gratis apps in de App store van Apple en in korte tijd was de app meer dan keer gedownload. Dit was een belangrijk eerste wapenfeit van BNL op het gebied van e- books. Inmiddels is, eind 2012, het totale e-bookaanbod (rechtendragende én rechtenvrije titels) op titels gekomen. Het gaat om rechtenvrije e-books (waarvan er 26 beschikbaar worden gesteld via de ebooks eregalerij en via de e-book Selectie App) en 503 rechtendragende e-books die zijn ingekocht. Dat aantal zal de komende periode sterk toenemen. Daarnaast worden nog eens ruim rechtenvrije e-booktitels via de NBC+ en een contract met betrekking tot de Aquabrowser aangeboden. De nieuwe bibliotheekwetgeving die wordt voorbereid, maakt ook mogelijk dat er in de toekomst significant meer geld beschikbaar komt voor de inkoop van digitale content via een zogeheten uitname uit het Gemeentefonds. Besteding van middelen Door de ontwikkelingen die hiervoor zijn beschreven, hebben in de bestedingen van BNL door de jaren heen verschuivingen plaatsgevonden. In de jaren 2010 en 2011 is het budget (waaronder een jaarlijkse subsidie vanuit OCW van 11,1 mln.) grotendeels besteed aan de ontwikkeling van de (basis)infrastructuur. In 2012 is 17,2 mln. subsidie verkregen van SIOB. Daarvan is een afnemend budget besteed aan (door)ontwikkeling en een toenemend budget aan beheer. Door eenmalige additionele inzet van middelen à 1,1 mln die via het SIOB zijn verkregen, was er nog extra ruimte voor innovatie en ontwikkeling in De besteding van middelen heeft ertoe geleid dat eind 2012: Alle bibliotheken zijn aangesloten op de digitale basisinfrastructuur en er zijn zelfs al 35 bibliotheken integraal overgegaan op de WaaS; Bijna 100 widgets zijn ontwikkeld die via de Widgetstore door bibliotheken kunnen worden afgenomen (en kunnen worden geplaatst op de lokale bibliotheekwebsite in de landelijke huisstijl); 10

11 Een eerste versie van de Nationale Bibliotheekcatalogus (NBC+) is opgeleverd; Een eerste oplevering heeft plaatsgevonden van het Datawarehouse (DWH); Meer dan 500 rechtendragende en meer dan rechtenvrije e-books worden aangeboden via de infrastructuur; Bijna 200 diensten worden aangeboden door BNL, waaronder G!DS (met 40 miljoen raadplegingen per jaar) en Literatuurplein (met meer dan een miljoen bezoekers per jaar) Een goede beheerorganisatie is opgericht en ingericht die bibliotheken ondersteunt De doorontwikkeling meer vraaggestuurd is geworden door de diverse vraaglijnen te stroomlijnen en stakeholders te betrekken; BNL zich heeft ontwikkeld tot een efficiënt ingerichte organisatie waarin waarborgen zijn aangebracht om de innovatiemiddelen zo doeltreffend en doelmatig mogelijk te besteden. Een kerngroep van eigen personeel aangevuld met ingehuurde specialisten is nu de formule. Samenwerking De vooruitgang die in de afgelopen jaren is geboekt zou niet zijn gerealiseerd zonder samenwerking met partners in de bibliotheekbranche. Daarom ook zijn samenwerking, vraaggericht werken en co-creatie tot sleutelbegrippen in 2012 gemaakt. Partnerships met derden, input van branchepartners (zoals VOB, PSO's en bibliotheken), wensen van de eindgebruikers en de visie van SIOB en OCW op de digitale bibliotheek zijn leidend gemaakt voor de doorontwikkeling van onze digitale infrastructuur. Voor het ophalen van de vraag is een 5-tal vraaglijnen in kaart gebracht en is per vraaglijn een aanpak bepaald. Succesvolle samenwerkingen worden bestendigd en uitgebouwd en nieuwe samenwerkingen zullen steeds worden beproefd. 11

12 Ontwikkeling van de BNL- organisatie BNL begon in 2009 als een kleine projectorganisatie waar aanvankelijk ideeontwikkeling en ontwerp centraal stonden. Naarmate ontwerp plaatsmaakte voor software development en realisatie van infrastructuur, kreeg BNL steeds meer de contouren van een bestendige organisatie. In de loop van 2011 heeft de formatie een structurele bezetting gekregen en zijn de extern ingehuurde MT-leden en diverse medewerkers vervangen door eigen personeel in dienst. Dat geldt ook voor de directeur die in april 2011 aantrad. Met de groei van de organisatie werd het noodzakelijk om duidelijker werkprocessen en structuren te creëren. Daarom is in 2011 een nieuwe afdelingsstructuur geïntroduceerd. Sindsdien heeft BNL een viertal stafafdelingen (Finance, Directiesecretariaat, HR en Juridische Zaken) en een viertal afdelingen waarin het primaire proces is belegd: Afdeling Contentmanagement (verantwoordelijk voor het inkopen en aanbieden van kwalitatief hoogwaardige content, die afkomstig kan zijn uit verschillende bronnen en van verschillende media en via contentdiensten aan de verschillende eindgebruikers wordt aangeboden) Afdeling Marketing en Communicatie (verantwoordelijk voor het promoten van de digitale bibliotheek onder verschillende doelgroepen en uitvoeren van marketingdiensten voor de aangesloten bibliotheken, waaronder het collectieve huisstijl- en merkenbeleid voor de VOB en alle front-end -activiteiten, zoals WaaS, Bibliotheek.nl en mijn bibliotheek voor de infrastructuur) Afdeling Informatiemanagement (verantwoordelijk voor het achterhalen, expliciteren en prioriteren van de klantvraag en het opstellen van requirements en requests for change voor de gewenste doorontwikkeling van de infrastructuur en de diensten) Afdeling Software Development (verantwoordelijk voor het (door)ontwikkelen van de infrastructuur en voor het maken van koppelingen met externe systemen waarmee bibliotheken kunnen worden aangesloten). De activiteiten rondom beheer en implementatie worden daarbij aangestuurd door de managers van de afdelingen Informatiemanagement en Software Development. Eind 2011 bedroeg het aantal fte s 17 en werkten in aanvulling daarop ca. 80 medewerkers op inhuurbasis bij BNL (waarvan ongeveer de helft op fulltime basis). In 2012 heeft verdere professionalisering plaatsgevonden van BNL als organisatie. De in gang gezette omslag van BNL naar een bestendigde organisatie met een eigen, vast kernteam en een flexibele schil van ingehuurde expertise, heeft in 2012 een vervolg gekregen. De relatief grote groep developers voor de WaaS is in november 2012 afgebouwd. Bovendien is meer werk uitbesteed op locatie en wordt niet meer door derden in huis uitgewerkt. 12

13 Het aantal fte s in dienst van BNL was 32,9 fte eind 2012 en het aantal structureel ingehuurde adviseurs en developers in huis teruggelopen tot minder dan 20 medewerkers (en veelal op part-time basis). Daarmee zijn de personele lasten gestegen ten opzichte van 2011, maar tegelijkertijd heeft BNL meer financiële ruimte gecreëerd voor ontwikkeling en beheer, omdat minder inhuur nodig is. Met de ontwikkeling van BNL naar een gecombineerde innovatie- en beheerorganisatie zal de groei van het eigen, vaste team naar verwachting in 2013 nog enigszins doorzetten, maar wel afvlakken. Naar verwachting heeft BNL eind 2013 ca. 50 medewerkers in dienst (ca. 40 fte). 13

14 4. Activiteitenverslag 2012 Dit activiteitenverslag, als onderdeel van het bestuursverslag, beschrijft de activiteiten waarvoor subsidie is verleend en de geboekte resultaten. Er is gekozen voor een directe aansluiting bij de indeling van het Jaarplan Hierna wordt per hoofddoelstelling voor het jaar 2012 aangegeven in welke mate de doelstelling is bereikt (onderdeel I). Daarna wordt weergegeven welke activiteiten per deelgebied (software development, informatiemanagement, beheer, content, marketing en communicatie) zijn ondernomen en welke resultaten daarmee zijn bereikt (onderdeel II). In onderdeel III worden de ondernomen activiteiten en de bereikte resultaten met betrekking tot de 37 projecten die in het Jaarplan 2012 zijn vastgesteld beschreven. Over die projecten is overigens ieder kwartaal reeds tussentijds verantwoording afgelegd middels (online) kwartaalrapportages. I. Resultaten op de 7 hoofddoelstellingen In het Jaarplan 2012 heeft BNL 7 hoofddoelstellingen vastgesteld. Hierna wordt per doelstelling aangegeven in welke mate en op welke wijze het doel is gerealiseerd. Doel 1: Aansluiting van alle bibliotheken en PSO s Doelstelling 1 was in het Jaarplan 2012 als volgt geformuleerd: Het aansluiten van 168 bibliotheken en 11 PSO s op de website-infrastructuur (WLWI), de Nationale Bibliotheekcatalogus (NBC+) en het Datawarehouse (DWH) en deze bibliotheekorganisaties laten voldoen aan de voorwaarden die door het ministerie van OCW aan de aansluitsubsidie zijn gesteld. 2 In 2012 is, na twee jaar van voornamelijk voorbereidend werk, de eerste fase van de digitale infrastructuur opgeleverd en zijn alle bibliotheken daarop aangesloten conform de voorwaarden die door het ministerie van OCW aan de aansluitsubsidie zijn gesteld 3. Deze belangrijke hoofddoelstelling is daarmee gerealiseerd. Doel 2: Inrichting van de landelijke beheerorganisatie Doelstelling 2 was in het Jaarplan 2012 als volgt geformuleerd: Het samen met de PSO s inrichten van een goed functionerend landelijk beheer (1 e - en 2 e -lijnsorganisatie), om alle bibliotheken optimaal te ondersteunen bij het gebruik van de infrastructurele diensten. 2 In de Brochure Implementatie Landelijke digitale infrastructuur 2012 wordt nadere informatie gegeven over de implementatie. Daar wordt onder meer de planning toegelicht en wordt antwoord gegeven op de veel gestelde vragen door bibliotheken. Zie: 3 Behoudens één bibliotheek die geen subsidie-aanvraag heeft ingediend. 14

15 Medio 2012 is de helpdesk voor 1 e -lijnsvragen in gebruik genomen. Deze helpdesk wordt door de PSO s beheerd en ook ingezet voor hun eigen ict-gerelateerde vragen. Dat heeft als voordeel dat de bibliotheken één desk hebben waar ze met al hun technische vragen terecht kunnen, zonder dat ze zelf vooraf hoeven te bepalen of dit gerelateerd is aan de BNL- of PSO-dienstverlening. De 2 e -lijnsondersteuning is gedurende het afgelopen jaar op oproepbasis ingevuld tijdens de ontwikkel-werkzaamheden en nu operationeel met 2 fte op continue basis. De pool van medewerkers (ca. 10) wordt door de gezamenlijke PSO s geleverd. Voor beide diensten betaalt BNL aan de gezamenlijke PSO s verenigd in Stichting Samenwerkende PSO s Nederland (SPN) een vergoeding. Dit contract is voor 2013 verlengd. Doel 3: Doorontwikkeling van de infrastructuur Doelstelling 3 was in het Jaarplan 2012 geformuleerd als Het doorontwikkelen van de infrastructuur, waarbij vier gewenste subresultaten waren beschreven. Die vier onderdelen komen hierna achtereenvolgens aan de orde. Doelstelling 3a: Widgets Doelstelling 3a was geformuleerd als Stapsgewijze instroom op de Website as a Service (WaaS) via de Widgetstore. 4 Deze Widgetstore heeft bij aanvang ca. 20 widgets en website-elementen (zoals headers, footers) die plaatsbaar zijn op bibliotheeksites via een plug-in op het lokale CMS. Een groot deel daarvan is tevens plaatsbaar zonder gebruik te maken van plug-ins. Voor het einde van 2012 is het aantal widgets minimaal verdubbeld. De teller van het aantal opgeleverde widgets stond eind 2012 op 93 - ruim twee zoveel als vooraf was voorzien. Hier heeft de ontwikkeling een snelle vlucht genomen. De keerzijde is geweest dat daardoor het budget snel opraakte en in het najaar een aantal projecten is getemporiseerd. Voor het aansluiten op de infrastructuur heeft iedere deelnemende bibliotheek minimaal een 4-tal widgets geplaatst. In de loop van 2012 bleek echter dat een grote groep bibliotheken verder wilde gaan dan alleen de 4 verplichte widgets: ze wilden hun complete website omzetten naar een zogenaamde WaaS-site. Eind 2012 waren daardoor reeds 35 bibliotheken over op de website-infra en waren nog eens ca. 15 implementaties ingepland. Kortom, ook hier is de ontwikkeling sneller gegaan dan verwacht. Dat heeft overigens wel tijdelijk tot enige stabiliteitskwesties geleid ten aanzien van het systeem, omdat op de korte termijn de gevraagde capaciteit sterk toenam. 4 Zie: 15

16 Doelstelling 3b: Datawarehouse Deze doelstelling was geformuleerd als Het Datawarehouse (met een eerste basisset) is in het eerste kwartaal van 2012 klaar om in gebruik te worden genomen. Alle bibliotheken hebben daarvoor in ieder geval de basisgegevens aangeleverd en zijn voorbereid op uitbreiding en periodieke aanlevering daarvan. Alle deelnemende bibliotheken hebben voor eind 2012 hun eerste set data aangeleverd en daarmee voldaan aan de subsidievoorwaarden. Echter, het correct en periodiek aanleveren van de zogenaamde minimale dataset 5 blijkt nog een lastige kwestie. Enerzijds doordat er in de branche zo veel verschillende configuraties zijn (van dezelfde bibliotheeksoftware) waardoor enkele leveranciers moeite hebben consistente data aan te leveren. Anderzijds doordat de prioriteit bij bibliotheken om deze data aan te leveren op dit moment laag is, omdat in deze fase nog relatief weinig relevante informatie kan worden teruggegeven vanuit het DWH aan de bibliotheken. Dat komt omdat nog niet alle systemen (zoals financiële en personeelssystemen) kunnen worden ingelezen en daarmee dus voor de bibliotheken de kosten voor de baten uitgaan (oftewel: de inspanningen voor de resultaten uitgaan). Een andere, meer juridische reden die tot vertraging heeft geleid, is de discussie rondom aanlevering en verwerking van persoonsgegevens. Op alle fronten zijn met name in het laatste kwartaal van 2012 grote stappen voorwaarts gezet. Doelstelling 3c: NBC+ De formulering was De NBC+ is samen met de KB en in nauw overleg met het SIOB doorontwikkeld tot een sectorbreed zoekplatform waardoor een rijke digitale collectie wordt ontsloten. Bibliotheken kunnen hun lokale Aquabrowser vanaf het najaar 2012 uitfaseren. Vanaf dat moment krijgt de NBC een upgrade naar NBC+ waarbij aan de catalogus ook digitale collecties zijn gekoppeld. De eerste versie van de NBC+ is opgeleverd en gedemonstreerd tijdens de Bibliotheektweedaagse in december. In aanvang was de opzet om dit als vervanging te hanteren voor de Aquabrowser. Echter, gaandeweg het jaar bleek dat er meer toegevoegde waarde te behalen valt voor de branche door de NBC+ te ontwikkelen in de richting van slim ontsluiten, bijvoorbeeld door de inzet van semantisch zoeken en door gebruik te maken van linked open data-structuren. Het meer reguliere zoeken via catalogi en gekoppelde bronnen wordt ook gefaciliteerd door de NBC+, maar kan deels worden overgelaten aan bestaande browsers, zoals de Aquabrowser. Laatstgenoemde kan bovendien een upgrade tegemoet zien, gebaseerd op een bredere bronnenset die de NBC+ levert. Daarom is met Serials Solutions (de leverancier van de Aquabrowser) medio 2012 een samenwerking aangegaan en zal het BNL-team zich meer gaan toeleggen op enerzijds het aansluiten van meer bronnen en anderzijds het uitbreiden van innovatieve zoekstructuren. Ook op dit vlak zijn partnerships aangegaan, onder meer met de universiteit van Leipzig. 5 Data die iedere bibliotheek minimaal moet aanleveren voor het Datawarehouse, op te vragen via de website van stichting.bibliotheek.nl. 16

17 Langs deze weg zal de NBC+ in 2013 verder ontwikkeld worden en kunnen bibliotheken stapsgewijs overstappen naar een gecombineerde inzet van het oude en nieuwe zoeken. Doelstelling 3d: SDK Geformuleerd als De Software Development Kit (SDK) is doorontwikkeld, zodat ontwikkelaars in opdracht of op eigen initiatief widgets kunnen aanbieden aan bibliotheken in de Widgetstore. Technisch gezien is de SDK grotendeels klaar en beschikbaar, maar organisatorisch vraagt de inzet daarvan nog nadere uitwerking en sturing. De SDK wordt door leveranciers al gebruikt. Dat gebeurt nu alleen op verzoek en in opdracht van BNL. Een geheel open benadering waarbij leveranciers op eigen initiatief ontwikkelingen toevoegen en via de infrastructuur aanbieden aan bibliotheken is technisch wel al mogelijk, maar organisatorisch nog niet geregeld. Criteria waaraan de ontwikkelingen door derden moeten voldoen en het beleid ter voorkoming van bijvoorbeeld dubbelingen of ongewenste wildgroei moeten nog door de branche nader worden uitgewerkt. BNL zal daartoe een advies voorleggen aan SIOB in Doel 4: Aanbieden van nieuwe diensten en e- content Doelstelling 4 was in het Jaarplan 2012 geformuleerd als: Het ontwikkelen en aanbieden van nieuwe diensten en e-content waarbij vier gewenste subresultaten waren beschreven. Die vier subresultaten komen hierna achtereenvolgens aan de orde. Doelstelling 4a: ombouw redactie naar widgets De bestaande BNL-diensten (Leesplein, Literatuurplein, Schoolbieb.nl) zijn omgebouwd in widgets en/of de huisstijl ten behoeve van de nieuwe infrastructuur en blijven in de tussentijd nog beschikbaar in de oude stijl. De database G!DS maakt deel uit van de DCR. Zo luidde deze doelstelling. De eerst set van widgets op basis van Leesplein zijn klaar en staan online in de Widgetstore. Het betreft widgets over leestips, jeugdtheatervoorstellingen, tentoonstellingen, agenda, nieuws, interviews en voorleesboeken. De skinning is gereedgekomen in het vierde kwartaal van Hiermee is Leesplein in de landelijke huisstijl te zien. De doelgroepenheader en aangepaste jeugdpagina's per doelgroep zijn klaar en staan op De tweede en laatste batch widgets op basis van Literatuurplein is in 2012 gereed gekomen en staat online in de Widgetstore en op In totaal zijn er nu 38 Literatuurplein-widgets live. In het afgelopen jaar is de site geheel omgebouwd in de huisstijl en beschikbaar in widgets. Daaronder bevindt zich ook een widget van de Canon van de Nederlandse geschiedenis, die op een aantrekkelijke manier redactionele content laat zien per thema van de canon. Deze widget kan door bibliotheken heel goed ingezet worden tijdens de Boekenweek

18 De nog bestaande website van Schoolbieb, is als zelfstandige website gestopt per 1 januari Al eerder was besloten en gecommuniceerd om Schoolbieb.nl niet verder door te ontwikkelen als zelfstandige dienst. Een belangrijke reden daarvoor is dat de bouw van het nieuwe Schoolbieb.nl is gestart op een moment dat er nog geen duidelijkheid bestond over de nieuwe digitale infrastructuur van BNL. Als gevolg hiervan sloot deze dienst niet voldoende aan op de nieuwe infrastructuur, wat wel een must is. Een andere reden is dat het nieuwe Schoolbieb.nl ondertussen is ingehaald door externe ontwikkelingen. Het brede verhaal waar destijds voor gekozen is met onder meer een lessenmaker voor docenten is momenteel al veel uitgebreider beschikbaar via Wikiwijs. Delen van de content van Schoolbieb.nl zijn via widgets onderdeel geworden van het geïntegreerde pakket voor het onderwijs: de Bibliotheek op school (dbos). De integratie van de redactionele omgevingen van de Digital Content Repository (DCR) en G!DS is niet tot stand gebracht in 2012, maar er is wel een koppeling tussen de DCR en G!DS gemaakt waarmee bepaalde data (zoals over bibliotheekvestingen) uitgewisseld kunnen worden. Dit komt omdat het langer duurde dan verwacht om tot de keuze te komen voor de wijze waarop de DCRomgeving ingericht moet worden met een toekomstvaste visie. De integratie staat opnieuw gepland voor De beslisdocumenten daarvoor zijn reeds opgeleverd in 2012 en zullen in 2013 beoordeeld en uitgewerkt worden. Doelstelling 4b: e-bookplatform Dit was als volgt geformuleerd: Samen met NBD wordt een e-bookplatform vormgegeven, waarbij centrale inkoop plaatsvindt. Tevens worden enkele tientallen boeken online beschikbaar gesteld via de tool Public Library Online met internationale en Nederlandse titels. BNL en NBD hebben in het voorjaar hun gezamenlijke plan van aanpak en conceptovereenkomst voorgelegd aan het SIOB en VOB ter goedkeuring. Bij nadere bespreking hiervan bleek het draagvlak voor de voorgestelde aanpak niet aanwezig. Bovendien werd duidelijk dat via het e-bookplatform ook andere digitale content moet kunnen worden geleverd en dat de integratie met de BNL-infrastructuur dusdanige eisen stelde aan dit platform, dat dit enerzijds nader uitgewerkt moet worden, maar anderzijds ook van een dergelijke omvang werd dat deze opdracht uitbesteed diende te worden. Deze aanbesteding is in 2012 geformaliseerd en naar verwachting wordt in 2013 het e-bookplatform alsnog opgeleverd. Nu de beoogde samenwerkingsovereenkomst met NBD niet is doorgegaan, heeft BNL de inkoop van e-books in opdracht van de VOB (Inkoopcommissie) zelf ter hand genomen en daarvoor eigen capaciteit ingezet. Dat heeft overigens geleid tot zeer goede resultaten: in totaal zijn meer dan 500 rechtendragende e-booktitels ingekocht voor zowel de Public Library Online-tool als de Lees Meer-campagne. Dit deel van de doelstelling is dus boven verwachting verlopen. 18

19 Doelstelling 4c: eregalerij Doelstelling 4c was geformuleerd als: De ebooks eregalerij wordt uitgebreid en er wordt een variant daarop met meer dan andere rechtenvrije Nederlandstalige e-books gelanceerd. De app met meer dan rechtenvrije titels is in het vierde kwartaal van 2012 gelanceerd en kan gedownload worden door leden en niet-leden. De ebooks eregalerij is uitgebreid, maar slechts met één titel. Toch was dit een niet onbelangrijke toevoeging, want dit is het eerste rechtendragende e-book in de eregalerij. Vanwege de afhankelijkheid van diverse partners en de complexiteit van dit project is medio 2012 besloten vooralsnog geen energie meer te steken in de uitbreiding van het aantal titels binnen dit project en dit wellicht later weer op te pakken. Doelstelling 4d: samenwerkingen Was geformuleerd als: Samenwerkingen met contentpartners (zoals NOS, CDR, Stichting Lezen, DBNL, KB) hebben geleid tot meer beschikbare content via de digitale infrastructuur. De samenwerking met de ene partij verliep (en verloopt) succesvoller dan met de andere partij. Soms kost het ook veel tijd om technische koppelingen te maken of de juiste aandacht aan een project te kunnen geven. Zonder te veel in details te treden, kan worden geconstateerd dat de aansluiting op organische wijze verloopt: daar waar sprake is van laaghangend fruit wordt veel vooruitgang geboekt, daar waar het complex is blijft de potentie nog ongebruikt, maar raakt niet per definitie uit zicht. Met CDR is de samenwerking bijzonder vruchtbaar: daar vindt een forse uitrol plaats van de muziekdienst, nu nog voor binnen de bibliotheken, straks ook voor thuisgebruik. Het totale beschikbare KB-bezit is inmiddels opgenomen in de NBC+. Dat biedt een mooie basis voor verdere samenwerking. DBNL heeft ca. 600 rechtenvrije titels aangeleverd ten behoeve van de app met ruim geselecteerde rechtenvrije titels. Met erfgoed- en (aangepast) leesinstellingen lopen de besprekingen en afstemmingen op continue basis door. Ook nieuwe (potentiële) partnerships staan in de steigers, waaronder data-uitwisseling met de theatersector. Doel 5: Ontwikkeling van een dienstenpakket van bibliotheken voor scholen Doelstelling 5 was in het Jaarplan 2012 geformuleerd als: Vaste ondersteuner zijn voor bibliotheken die de Bibliotheek op school (dbos) in hun werkgebied willen aanbieden. Hierbij zijn alle online diensten van de bibliotheek voor de basisschool geïntegreerd. In aanvang was het de bedoeling dat BNL deze dienst zelf geheel op maat zou ontwikkelen. In de loop van 2012 bleek dat de belangrijkste leveranciers van 19

20 bibliotheeksystemen (HKA en Infor) bereid waren hun schoolsysteem om te vormen naar een landelijke dienst in aansluiting op de digitale infrastructuur van BNL. Deze omvorming is gerealiseerd in 2012 en de uitrol van het dbos-pakket zal plaatsvinden in 2013 in nauwe samenwerking met SIOB. Doel 6: Uitvoering van een publiekscampagne Doelstelling 6 was in het Jaarplan 2012 geformuleerd als: Het voeren van een succesvolle campagne eind 2012, waardoor de bekendheid van de nieuwe digitale bibliotheek onder verschillende doelgroepen is toegenomen conform het gewenste merkbeeld. De campagne die is ontwikkeld is de Lees Meer-campagne en is meer geworden dan alleen een campagne. Het heeft een nieuwe manier van e-book lezen gebracht door deze gericht te koppelen aan thema s (zoals sport, koken, lifestyle) en locaties (zoals musea, bibliotheken, de trein). Zo kan met een relatief kleine selectie e-booktitels en laag mediabudget toch een fors bereik worden gecreëerd. De campagne loopt van december 2012 tot en met juni Na de eerste maand hadden reeds ruim e-booklezers zich geregistreerd en per 1 maart 2013 zelfs al bijna Velen daarvan waren nog geen bibliotheeklid. Door een goede follow up zullen de bibliotheken deze zogenaamde leads zelf gaan proberen om te zetten in leden. De campagne zal in 2013 geëvalueerd worden en de lessons learned zullen weer ingezet worden in de najaarscampagne van Zo wordt ook hier een infrastructuur opgebouwd van een collectieve (online) campagne die kan worden ingezet voor het succes van de moderne bibliotheek. Doel 7: Informeren en betrekken van stakeholders Doelstelling 7 was in het Jaarplan 2012 geformuleerd als: Het betrekken van de stakeholders (zoals bibliotheken, PSO s, G4, SIOB, VOB, KB, NBD, DBNL, et cetera) bij BNL, bijvoorbeeld bij het formuleren van nieuwe wensen en het opstellen van functionele eisen. Stakeholders zijn en voelen zich goed geïnformeerd als het gaat om de belangrijkste ontwikkelingen bij BNL en kunnen hierdoor zelf actief bijdragen aan verdere digitalisering in de branche. In 2012 zijn diverse bijeenkomsten gehouden, zoals 4 regionale bijeenkomsten met gemeentelijke bestuurders en bibliotheekdirecteuren, een tweetal update-sessies voor bibliotheken en de Bibliotheektweedaagse. Daarnaast is het gehele jaar ieder kwartaal een voortgangsverslag online gepubliceerd op een speciaal daartoe ingerichte website. BNL heeft zowel op de bijeenkomsten als in reactie op de website complimenten mogen ontvangen over de gedeelde informatie. Er is wat dat betreft soms eerder sprake van een overload aan informatie, dan een tekort. Maar dat is ook zeker gerelateerd aan het enorme aantal lopende projecten (in hoofdprojecten, die op hun beurt weer bestonden uit meerdere deelprojecten). 20