ter ondersteuning aangeboden door POM West-Vlaanderen en Provincie West-Vlaanderen

Transcriptie

1 Handleiding Update ter ondersteuning aangeboden door POM West-Vlaanderen en Provincie West-Vlaanderen versie 04/09/2014 Deze handleiding werd opgesteld door POM West-Vlaanderen & Provincie West-Vlaanderen en mag enkel voor de vooropgestelde doeleinden binnen het project worden gebruikt.

2 Inhoudsopgave 1. Voorwoord Inloggen Instellingen aanpassen Updates controleren Algemeen Nieuwe vestigingen Gewijzigde vestigingen Bedrijven zonder geocode Bedrijven zonder adrespunt Mailingbestanden genereren Processchema Ter informatie: Gestopte/verhuisde vestigingen Bijlage A - Lijst ondernemingen niet BTW-plichtig Bijlage B: Contactpersonen

3 1. Voorwoord In de vorige stappen binnen het project werd een extractie gemaakt van de KBO voor de vestigingen die zich bevinden op het grondgebied van uw gemeente. De gegevens werden gecontroleerd, opgeruimd en vervolgens online geplaatst. De bedrijven kregen een paswoord om in te loggen in hun bedrijvenloket. Daar konden ze hun gegevens aanpassen, aanvullen en opslaan. Een databank bijhouden is een continue proces. Wijzigingen in KBO worden maandelijks ingeladen en moeten ook gecontroleerd worden. Dit gebeurt door u als gemeente. Zo blijft u op de hoogte van aanpassingen in de databank en wordt de betrouwbaarheid van de gegevens gegarandeerd. Via de module Update gaat u na of de wijzigingen in KBO correct zijn en of er voor iedere vestiging een adrespunt werd geprikt. U keurt deze wijzigingen goed via een reeks van tools in de admin van de website. Op het einde krijgt u de keuze om een brief te sturen naar de bedrijven die nieuw zijn of waarvan de gegevens in KBO werden gewijzigd. 3

4 2. Inloggen Ga naar de Admin van uw gemeente ( en log in met de gebruikersnaam en het paswoord dat u hebt gekregen. Bent u uw inloggegevens vergeten of bent u ze kwijt dan kan u contact opnemen met Hannelore Simkens van de POM West-Vlaanderen. Haar contactgegevens vindt u helemaal achteraan in bijlage A. 4

5 3. Instellingen aanpassen Een eerste stap in de controle van de update is het checken en goedkeuren van alle wijzigingen in KBO. Via de knop Instellingen kunt u de datum wijzigen vanaf wanneer u de updates wilt verwerken. Hebt u alle updates gecontroleerd tot en met mei 2011 dan dient u de instellingen te zetten op juni U wilt immers enkel de nieuwe updates controleren. Vergeet niet om de instellingen op te slaan. De instellingen zijn belangrijk voor de generatie van de mailingbestanden (komt later). U wilt namelijk alle bedrijven die nieuw zijn en/of hun gegevens hebben gewijzigd aanschrijven en hen meer informatie geven over het project of zeggen dat hun aanpassingen in KBO werden overgenomen in economische kaart. In generatie van de mailingbestanden worden automatisch Excelfiles aangemaakt met de adresgegevens van de vestigingen die een brief moeten ontvangen. Dit gebeurt voor alle vestigingen die in de update voorkomen vanaf de datum van de instellingen. Zet u de instellingen op oktober 2011 dan worden alle nieuwe vestigingen vanaf die datum in een lijst gezet die u kunt downloaden. Let dus op! Voer de instellingen juist in anders loopt u het risicio om bij een volgende update sommige ondernemingen twee maal aan te schrijven. Om een historiek of een overzicht te krijgen van de updates over een langere periode kunt u eveneens de instellingen wijzigen, einddatum is echter steeds de datum van de laatste update. 5

6 4. Updates controleren 4.1 Algemeen Algemeen onderscheiden we vier types van updates. We hebben vestigingen die nieuw werden toegevoegd in KBO, vestigingen die hun gegevens sinds de laatste update in KBO hebben gewijzigd, vestigingen die verhuisd zijn naar een locatie buiten de gemeente en vestigingen die hun activiteiten hebben stopgezet. De eerste twee types van wijzigingen moeten gecontroleerd worden. De laatste twee types worden enkel ter info meegegeven en vindt u onder het gelijknamige tabblad. U controleert de gegevens van de vestigingen (de updates) en keurt ze goed. Vervolgens beslist u of u ze wilt aanschrijven. Indien u klikt in het menu update op updates verwerken krijgt u een lijst te zien van vestigingen die nieuw zijn of hun gegevens in KBO hebben aangepast. Bij iedere record staan icoontjes met een specifieke betekenis. - Aanschrijven o : in deze kolom wordt aangegeven of een vestiging een brief moet krijgen per post : JA, de vestiging moet een brief krijgen : NEEN, de vestiging moet geen brief krijgen : TE BESLISSEN, de vestiging moet nog gecontroleerd worden, vervolgens beslist u of u de vestiging een brief wilt sturen o : in deze kolom wordt aangegeven of een vestiging een mail moet krijgen - Controleren : JA, de vestiging moet een mail krijgen : NEEN, de vestiging moet geen mail krijgen : TE BESLISSEN, de vestiging moet nog gecontroleerd worden, vervolgens beslist u of u de vestiging een mail wilt sturen o : in deze kolom wordt aangegeven of een vestiging nog gecontroleerd moet worden : te controleren - Wijzigingen : gecontroleerd en opgeslagen in de databank o : in deze kolom staan het aantal gegevens die werden gewijzigd per vestiging In principe moeten enkel de nieuwe vestigingen een brief ontvangen, omdat zij nieuw zijn in de databank van Economische Kaart, het project niet kennen en nog niet beschikken over hun accountgegevens om in te loggen in hun bedrijvenloket om hun gegevens te controleren, aan te passen en/of aan te vullen. 6

7 Vestigingen waarvan de gegevens werden gewijzigd hebben hun accountgegevens al ontvangen. Toch loont het om de vestigingen die nog niet hebben ingelogd maar waarvan de gegevens werden gewijzigd in KBO en dus ook in econonomische kaart een brief te sturen met meer uitleg over het project en nogmaals met een vermelding van hun accountgegevens. De optie Export kan enkel worden aangevinkt indien er een adres werd opgegeven. Tijdens de generatie van de mailingbestanden zal op basis van de keuzes die werden gemaakt lijsten van vestigingen worden getrokken die een brief of een mail moeten ontvangen. Wanneer een vestiging als Niet bedrijvig staat aangevinkt dan kan je hem geen brief of mail sturen. Het heeft immers geen zin om te communiceren met bedrijven die niet langer een activiteit uitoefenen. Vergeet niet na controle de optie gecontroleerd aan te vinken. TIP: Open de vestigingen die je wenst te controleren in een nieuw tabblad. Op die manier kan je sneller te werk gaan. 4.2 Nieuwe vestigingen Vestigingen die nieuw werden ingeschreven in KBO worden standaard bij de eerstvolgende update opgeladen in de databank van de economische kaart. Iedere nieuwe vestiging moet gecontroleerd worden. Selecteer in Updates verwerken het type Nieuw en wijzig de status naar niet gecontroleerd. Houd communicatie op alle. U krijgt een overzicht te zien van alle vestigingen die nieuw zijn en moeten gecontroleerd worden. Deze vestigingen zijn niet op de hoogte van het project en moeten een brief krijgen. De gegevens van nieuwe bedrijven worden doorgaans vrij accuraat ingevoerd in KBO. Er zitten weinig of geen fouten in. Toch blijft het aangewezen om de records te controleren. 7

8 Klikt u op het vestigingsnummer van een vestiging dan komt u in de bedrijfsfiche terecht. Rechts ziet u in het groen de gegevens zoals die in KBO staan. Via de groene pijlen naast de velden kunt u de gegevens kopiëren naar de velden in de economische kaart. Verschijnt er bij de geocode een uitroepteken in een gele bol dan zitten er meerdere bedrijvige vestigingen op deze locatie. Onder het uitroepteken vindt u hun vestigingsnummer. Klik op de vestigingsnummers en controleer of deze vestigingen bedrijvig zijn. Soms komt het voor dat adreswijzigingen niet werden doorgegeven aan KBO. - Is de vestiging verhuisd binnen de gemeente dan moet u het adres aanpassen. - Is de vestiging verhuisd naar een locatie buiten de gemeente dan moet u het bedrijf op nietbedrijvig zetten. - Heeft de vestiging zijn activiteiten stopgezet dan moet u het bedrijf op niet-bedrijvig zetten. In de bedrijfsfiche kunt u beslissen om een vestiging op niet publiek te zetten. Dat kunt u doen omdat die vestiging niet nuttig is om te verschijnen bij zoekacties van burgers. Denken we bijvoorbeeld aan patrimoniumvennootschappen of verenigingen van mede-eigenaars. Vul steeds een reden in waarom u de vestiging als niet publiek zet. U hebt de keuze uit een aantal voorgeprogrammeerde items. Via Ander kunt u zelf een reden opgeven. Vergeet niet om bij het aanvinken van Niet bedrijvig een reden op te geven. Dit zorgt er voor dat u later sneller weet waarom u destijds die beslissing hebt genomen. Na controle vinkt u het vakje Gecontroleerd aan en beslist u of de vestiging per brief of per mail op de hoogte gebracht moet worden van het project. Klik vervolgens op Opslaan. 8

9 4.3 Gewijzigde vestigingen Gegevens die sinds de laatste update gewijzigd werden in KBO, worden automatisch ingeladen in Economische Kaart. Vooraleer de wijzigingen definitief worden overgenomen, wordt aan de gemeente gevraagd om de wijzigingen te controleren en goed te keuren. Selecteer updates verwerken en kies het type alle gewijzigd. Kies vervolgens als status niet gecontroleerd. Zet communicatie op alle. Wanneer u op zoekactie klikt, krijgt u een overzicht van alle vestigingen die hun gegevens hebben gewijzigd. Klik op de kolomhoofden om de gegevens te sorteren. Vink steeds onderaan de optie Export post of Export aan (zie p. 6). Later kunt u beslissen of u hen daadwerkelijk een brief of een wilt sturen. Klik op het vestigingsnummer om de bedrijfsfiche te openen en de gegevens te controleren. Rechts vindt u in het bruin de vestigings- en ondernemingsgegevens zoals die vroeger in KBO stonden. In de groene kolom ziet u de gegevens zoals die nu in KBO staan met de wijzigingen. Niet alle wijzigingen zijn relevant. In principe moet je enkel de relevante wijzigingen controleren. De vestigingen met niet-relevante wijzigingen mag je onmiddellijk op gecontroleerd zetten. We overlopen de wijzigingen die het meest voorkomen en bespreken hoe u ze kunt interpreteren. - Adres onderneming: RELEVANT Verschillende bedrijven hebben zowel hun maatschappelijke zetel als hun vestiging op hetzelfde adres staan. Soms vergeet de eigenaar zijn vestigingsadres te wijzigen wanneer hij zijn maatschappelijke zetel verhuist. Ga na of dit het geval is en wijzig indien nodig. 9

10 - BTW onderneming: RELEVANT Als de BTW van een onderneming werd stopgezet dan is dat meestal een teken dat het bedrijf zijn activiteiten zal stopzetten of dat de onderneming in een procedure tot faillissement zit. Uiteraard kan het bedrijf ook in een situatie verkeren dat het niet langer BTW-plichtig is of bewust heeft gekozen voor een forfaitair BTW-stelsel. Informeer u goed vooraleer u het bedrijf op niet bedrijvig zet. - Naam onderneming: NIET RELEVANT Een wijziging in de naam van de onderneming heeft geen gevolgen voor de economische kaart. Wij werken immers enkel met de vestigingsnaam. U hoeft niets aan te passen in de economische kaart. - Toestand onderneming: RELEVANT De toestand is een belangrijke indicator voor de bedrijvigheid van een onderneming. Als een onderneming zijn activiteiten heeft stopgezet dan mag u de status van de vestiging (meestal) op niet bedrijvig zetten. 10

11 - Rechtsvorm onderneming: NIET RELEVANT Een wijziging in de de rechtsvorm van een onderneming heeft geen gevolgen voor de vestigingsgevens in de economische kaart. - Adres vestiging: RELEVANT Als de adresgegevens van een vestiging werden aangepast dan moet u die ook aanpassen in de economische kaart. Controleer weliswaar of het adres correct werd ingevuld. - Info vestiging: RELEVANT Wijzigingen in de informatie over een vestiging neemt u bij voorkeur over in de economische kaart, aangezien het gaat om ofwel extra gegevens ofwel om recentere contactgegevens. - Naam vestiging: RELEVANT Als de naam van de vestiging wordt aangepast dan raden wij u aan om die in de economische kaart over te nemen. 11

12 De velden waarvan de gegevens werden gewijzigd, worden omkaderd. De rode kaders tonen gegevens die u (vermoedelijk) ook in de economische kaart moet aanpassen. U kan de wijzigingen overnemen door op de groene pijl naast het veld te klikken. De gegevens worden vervolgens gekopiëerd naar de velden van de economische kaart. Soms werden gegevens in de economische kaart gewijzigd en werden diezelfde wijzigingen pas later doorgevoerd in KBO. De gegevens staan dus al goed en worden daarom groen omkaderd. U hoeft niets te doen. Indien de BTW werd stopgezet of indien de toestand van de onderneming niet langer normaal is, geeft het systeem automatisch een suggestie rond de bedrijvigheid van de vestiging: - ROOD: indien er een vermoeden is van niet-bedrijvigheid - GROEN: indien de vestiging al op niet bedrijvig stond en er een vermoeden is van nietbedrijvigheid 12

13 Als u de gegevens van de vestiging gecontroleerd hebt, moet u het vakje gecontroleerd aanvinken. Bepaal eveneens of de vestiging een brief of een moet krijgen. 13

14 5. Bedrijven zonder geocode Via de knop Bedrijven zonder geocode kunt u de vestigingen oproepen waarvan de adresgegevens uit KBO niet automatisch werden omgezet naar een geocode. Meestal is dit te wijten aan het huisnummer, de straat of de postcode die niet (correct) werden ingevuld in KBO. De vestigingen zonder geocode staan onder elkaar opgelijst. Klik op het vestigingsnummer en open de bedrijfsfiche, daar kunt u het adres wijzigen. Via de drop-down kunt u de straat en het huisnummer selecteren. De geocode wordt automatisch gevormd. Vergeet niet om uw aanpassingen op te slaan. De vestiging zal automatisch uit de lijst verwijderd worden. We illustreren even met een voorbeeld: In het voorbeeld is de straat die in KBO werd ingevuld Autosnelweg A17, wat uiteraard niet klopt. In de stratenlijst staat nergens Autosnelweg A17 waardoor het systeem geen correcte straat kan toevoegen. U kan de adresgegevens aanpassen door gebruik te maken van de drop-downlijsten naast respectievelijk Straat en Huisnr. Een geocode zal automatisch gegenereerd worden. Let op, eens u een correcte straat hebt toegewezen, zal de vestiging automatisch verwijderd worden uit de lijst. Bedrijven zonder geocode dienen na controle ook nog een brief te ontvangen. Dus houd dit goed bij. Het is de bedoeling dat u eerst de bedrijven zonder geocode controleert vooraleer u begint aan de vestigingen zonder adrespunten. Wilt u weten met welke adresgegevens de vestiging in KBO staat ingeschreven, ga dan naar het tabblad KBO gegevens rechts van Bedrijfsfiche. 14

15 6. Bedrijven zonder adrespunt Iedere vestiging in de economische kaart moet een adrespunt hebben. Een adrespunt maakt het mogelijk om de vestigingen te visualiseren op kaart. Zo kunt u de dataset later ruimtelijk gaan bevragen (zie handleiding Admin zoeken via kaart ). Beschikt een vestiging niet over een adrespunt dan kan die niet worden gevonden via de front van de website (luik burger). U kan hem wel via de admin en het zoekformulier opzoeken. Bij een export zullen de adresgegevens van de vestiging echter niet ingevuld staan. Een adrespunt komt steeds overeen met een geocode, een cijfercode die een locatie op kaart identificeert. De geocode wordt automatisch gegenereerd op basis van de adresgegevens die in KBO staan vermeld. Treedt er een fout op bij de conversie dan wordt voor die vestiging geen geocode aangemaakt en kan er geen adrespunt voor die vestiging worden gevonden. De controle van de adrespunten gebeurt voor ALLE vestigingen die zijn opgenomen in de economische kaart. Dus niet enkel voor de vestigingen die via de update nieuw werden ingeladen. Als alle vestigingen een geocode hebben dan kunt u beginnen aan de controle van de adrespunten. U kunt een lijst van de vestigingen zonder adrespunt onderaan de pagina downloaden. Dikwijls volstaat het om het bis- en het busnummer met elkaar te verwisselen. Een nieuwe geocode wordt gevormd en de vestiging zal automatisch uit de lijst verdwijnen als het systeem een adrespunt vindt waarvan de code correspondeert met de geocode van de vestiging. Laat de beslissing over aan de GIScoördinator indien u niet zeker bent op welke manier het adres moet worden aangepast. Download na de controle van de vestigingen de lijst en bezorg die aan de GIS-coördinator. Hij zal bepalen of er een punt moet geprikt worden en/of het adres moet worden gewijzigd. Nadat de adrespunten werden geprikt, zullen na synchronisatie (duurt een dag) de vestigingen uit beide lijstjes verdwijnen. Uiteindelijk mogen er geen vestigingen meer zonder adrespunt gevonden worden. 15

16 7. Mailingbestanden genereren Na het verwerken van de updates kunt u lijstjes trekken van vestigingen die u een brief/ wilt sturen. In principe moeten enkel de nieuwe vestigingen worden aangeschreven. Omdat zij hun gegevens online moeten controleren en aanvullen. Vestigingen waarvan de gegevens in KBO werden gewijzigd en waarvan de gegevens ook in economische kaart werden gewijzigd moeten geen brief krijgen, met uitzondering van de vestigingen die nog niet hebben ingelogd, die worden bij voorkeur wel aangeschreven. Uiteraard beslist u zelf welke bedrijven u een brief wilt sturen. Druk op de knop genereer bestanden om de Excellijsten aan te maken. De updates worden op basis van de gemaakte selecties toegewezen aan één van de Excellijsten. Let op! Bij de nieuwe vestigingen moet u eerst alle vestigingen gecontroleerd hebben vooraleer u de lijst kan trekken. Bij de gewijzigde vestigingen is dat niet zo en kan u onmiddellijk een lijst trekken zonder ze allemaal gecontroleerd te hebben. De lijsten worden aangemaakt met alle updates vanaf de datum van de instellingen. Let op dat je niet tweemaal dezelfde bedrijven een brief stuurt. De verschillende mailingslijsten zijn: - BRIEF MET VOLLEDIGE UITLEG VOOR POST Bedoeld voor nieuwe vestigingen die nog niet op de hoogte zijn van de economische kaart. Zij krijgen een brief toegestuurd met daarin meer informatie over het project en hun gegevens om in te loggen in het bedrijvenloket. In de lijst vindt u ook de vestigingen waarvan de gegevens werden gewijzigd in KBO maar nog niet hebben ingelogd in de economische kaart. We gaan er van uit dat zij het project niet kennen en net als de nieuwe vestigingen geïnformeerd moeten worden. Om deze er bij te hebben moet u klikken op generatie bestanden nieuwe en gewijzigde vestigingen. - BRIEF MET VOLLEDIGE UITLEG VOOR Bedoeld voor de vestigingen waarvan het adres bekend is en die net als de nieuwe vestigingen voor post geïnformeerd moeten worden over het project. - BRIEF BIJ EEN WIJZIGING VOOR POST Bedoeld voor de bedrijven die u wilt aanschrijven en wilt informeren over de wijzigingen die werden doorgevoerd in de economische kaart. - BRIEF BIJ EEN WIJZIGING VOOR Bedoeld voor de bedrijven waarvan het adres bekend is en die u net als de gewijzigde vestigingen voor post wilt informeren over de wijzigingen die werden doorgevoerd. - BRIEF VOOR VRIJ BEROEP NAAR VESTIGING VOOR POST Bedoeld voor de vrije beroepen die vroeger in KBO stonden zonder vestigingsnummer maar nu een nummer kregen toegewezen. Aangezien de login gebaseerd is op het vestigingsnummer, krijgen zij een nieuwe log-in en moeten zij daarvan op de hoogte worden gebracht. In economische kaart kregen ze immers een fictief vestigingsnummer toegewezen als tussenoplossing. 16

17 Vrije beroepen die nog nooit hebben ingelogd worden automatisch toegevoegd aan één van de eerste twee lijsten en krijgen een volledige uitleg over het project. - BRIEF VOOR VRIJ BEROEP NAAR VESTIGING VOOR Bedoeld voor de vrije beroepen die een adres hebben en die u wilt informeren over hun nieuwe login. U kunt de Excel-lijsten koppelen aan een brief (Word-document) of mail en sturen naar de bedrijven. Gebruik voor mailings steeds volgende kolommen: Logingegevens: VEST_ID EK_VEST_PASW Adresgegevens: EK_VEST_BEDRIJFSNAAM EK_VEST_STRAAT EK_VEST_HUISNR EK_VEST_BISNR EK_VEST_BUSNR EK_VEST_POSTCODE EK_VEST_GEMEENTE EK_VEST_OPTIMAAL_ 17

18 8. Processchema 18

19 9. Ter informatie: Gestopte/verhuisde vestigingen Onder het tabblad ter info krijgt u een overzicht van de vestigingen waarvan de activiteiten werden stopgezet of waarvan het bedrijf is verhuisd naar een locatie buiten de gemeente. Deze vestigingen zitten niet meer in de databank maar worden wel bewaard in de historiek. Klikt u op het vestigingsnummer dan krijgt u het detail te zien: - gestopt: de datum van stopzetting - verhuisd: het nieuwe adres buiten de gemeente 19

20 10. Bijlage A - Lijst ondernemingen niet BTW-plichtig vrije beroepen: o artsen, tandartsen, kinesitherapeuten, vroedvrouwen, verplegers,verzorgers, ziekenoppassers, masseurs diensten in de zorgsector: o ziekenhuizen, psychiatrische inrichtingen, bejaardentehuizen, instellingen gehandicaptenzorg o het vervoer van zieken, gewonden, menselijke organen, menselijk bloed en moedermelk o de instellingen van allerhande maatschappelijk werk (jeugdinstellingen, de instellingen voor gezinshulp; de centra voor levens- en gezinsvragen; de psycho-medisch-sociale centra en de centra voor leerlingenbegeleiding, externe diensten voor preventie en bescherming op het werk; instellingen die voorzien in een gespecialiseerde begeleiding voor burgers die betrokken zijn in een gerechtelijke procedure) sportinrichtingen onderwijs o school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding en herscholing o diensten betreffende onderwijskeuze en gezinsvoorlichting diensten van culturele aard o bibliotheken, musea, monumenten o natuurmonumenten, plantentuinen en dierentuinen o schouwspelen en concerten o uitvoering van toneelwerken, balletten, films, muziekstukken, circus-, variété- of cabaretvoorstellingen; de diensten en doeleinden van politieke, syndicale, religieuze, levensbeschouwelijke, vaderlandslievende, filantropische of staatsburgerlijke aard allerhande diensten van financiële aard (banken, verzekeringen, ) Let op! Notarissen en advocaten zijn sinds kort wel BTW-plichtig. Banken en verzekeringen zijn sinds kort niet meer BTW-plichtig. De volledige wettekst over niet-btw plichtige bedrijven is te vinden op 20

21 11. Bijlage B: Contactpersonen Begeleiding gemeenten: Hannelore Simkens Koning Leopold III laan 66, 8200 Brugge 050/ Algemene coördinatie: Carlo Spillebeen Koning Leopold III laan 66, 8200 Brugge 050/ GIS-deskundige: Philippe Derynck Abdijbeke 9, 8200 Sint-Andries Brugge 050/ Beheerder database: Frederik Christiaens Abdijbeke 9, 8200 Sint-Andries Brugge 050/