Jaarrapportage. sportaccommodaties

Transcriptie

1 Jaarrapportage 2015 sportaccommodaties In S*DTBOOG, -.j Ţ Erik Hordijk Manager accommodaties Management rapportage sportzalen en hallen 2015 V. 2 : opmerkingen en vragen dd 17-3 verwerkt. V. 3 : opmerkingen en vragen dd 11-4 verwerkt 1

2 Inleiding In het kader van de verzelfstandiging van de binnensportaccommodaties is dit de eerste jaarrapportage volgens het nieuwe managementcontract. Vooral de vluchtelingen opvang in de Boog was een grote inspanning, voor het eerst werd deze noodopvanglokatie werkelijk gebruikt. Het personeel wordt steeds flexibeler ingezet, en doet regelmatig dienst in meerdere zalen tegelijkertijd en de Tuyter, en is dus niet meer constant aanwezig. Via beheer op afstand met camera's en toegangspassen neemt het serviceniveau voor de gebruikers langzamerhand af. Inrichting wordt niet meer klaargezet en/of opgeruimd door beheerders, er wordt niet meer tussentijds schoongemaakt, en gebruikers worden meer op zichzelf aangewezen. De activiteiten De sportzalen zijn gemeentelijke accommodaties. Deze afdeling is per 1 januari 2015 intern verzelfstandigd. Het valt onder de verantwoordelijkheid van de manager accommodaties, en daarmee onder de afdeling Samenleving; de directeur Samenleving is de direct leidinggevende van de manager accommodaties. Het managementcontract legt een rechtstreekse relatie voor de bedrijfsresultaten tussen de gemeentesecretaris, de wethouder en de manager accommodaties. Deze geeft naast de mensen van het zwembad en de Tuyter leiding aan een teamleider die het team van beheerders onder zich heeft. Sporthal De Boog Sportzaal De Populier Sportzaal Groenendaal Gymnastieklokaal Tuinstraat Gymnastieklokaal Una Corda Gymnastieklokaal Dr. Thyssenlaan Sporthal Krimpenerwaard college /Driekamp De binnensportaccommodaties worden gebruikt voor onderwijsactiviteiten en door verenigingen. De verenigingen betalen een huurtarief per uur, aan de onderwijsinstellingen worden, op basis van een genormeerd aantal uren, de binnensportaccommodaties in gebruik gegeven voor onderwijsdoeleinden. De verenigingen en onderwijsinstellingen hebben daarmee enkel een verantwoordelijkheid voor hun eigen activiteiten, er is momenteel geen rol voor ze weggelegd ten aanzien van het dagelijks beheer van de accommodaties (toezicht, schoonmaak et cetera). Het dagelijks beheer en het eigenarenbeheer is de verantwoordelijkheid van de gemeente. 2

3 2. Sportbeleid Krimpen aan den IJssel De gemeente Krimpen aan den IJssel ziet het als haar taak om de inwoners in staat te stellen hun vrije tijd op een gevarieerde manier in te vullen. Sport en recreatie is een beleidsveld waarin dit tot uitdrukking wordt gebracht. De Sportzalen hebben een onderkende en gewaardeerde plaats bij gebruikers, bestuur en politiek; het huidige sportbeleid zal in grote lijnen worden gecontinueerd. Meer-minder uren vergelijking Let: op : dit is op jaar basis, niet op sport-seizoens- basis sport 2015 sport 2014 school 2015 school 1000 Bron: SYX automations Het totaal aantal verhuurde uren voor de sport is gestegen van 7233 naar 7635 en het schoolgebruik van 5302 naar Dit is op jaarbasis, dus niet op sportseizoenbasis, hierdoor worden de effecten enigszins geflatteerd. De verschuivingen worden voornamelijk veroorzaakt door het beschikbaar komen van het Krimpenerwaardcollege per augustus 2015, waar KOAG als korfbalvereniging zijn thuisbasis vind vanaf medio oktober Hierdoor kwamen er veel uren vrij in de Boog, die niet allemaal opgevuld werden. Bovendien beschikt het KWC nu over een eigen zaal voor de schoolsport, wat veel uren kostte in de Groenendaal. Scholen sporten niet in de Boog: het ligt te ver weg en heeft ook geen schoolsportinrichting. 3

4 3. Begroting en realisatie Voor de zeven gemeentelijke binnensportaccommodaties zijn de huidige structurele baten en lasten die gepaard gaan met de instandhouding, exploitatie en het beheer van de binnensportaccommodaties naar hoofdgroepen teruggebracht. Hierbij is gebruik gemaakt van de lasten en baten maatschappelijk vastgoed 2015, de directe personeelslasten 2015 en de doorbelaste kosten accommodaties 2015 en het management contract. Navolgend worden de belangrijkste bevindingen gepresenteerd. Realisatie 2015 Prim. begr. totaal rekening begroting wijziging begroting 2015 verschil Directe exploitatie lasten Directe personeelslasten Doorberekeningen uren Beheer accommodaties Doorberekeningen Bedrijfsvoering Doorberekeningen team Vastgoed waarvan directe lasten waarvan ambtelijke uren Kapitaallasten Storting voorziening OK Opbrengsten, inclusief pacht en reclame omzet derving ivm vluchtelingen Exploitatiesaldi binnensport Stelpost bezuiniging Exploitatiesaldi binnensport incl stelpost Het Krimpenerwaardcollege is in deze begroting opgenomen. Exploitatieresultaat Het exploitatieresultaat werd in 2015 niet volgens begroting gerealiseerd door voornamelijk twee oorzaken: een overschrijding op exploitatie en personeelslasten en onderschrijding op de opbrengsten, beide vanwege de vluchtelingen opvang in de Boog. De directe exploitatielasten namen toe ten opzichte van begroting door extra energieverbruik tijdens de opvang van de vluchtelingen in de Boog, en diverse sport inventaris die moest worden verplaatst en weer teruggebracht. Daarnaast is het Krimpenwaardcollege aangesloten op het reserveringssysteem (incl. pasjes en elektrische sloten). Dit was niet opgenomen in de begroting. Het genoemde extra energiegebruik wordt inzichtelijk met onderstaande tabel. 4

5 Inkoop/TerugLeveren Inkoop/TerugLeveren 2015 ELektriciteits verbruik (Krïmpenerbūsweg 2A, Krimpen aan den IJssel) Tabel gas-verbruik de Boog oktober tm 22 november 2015 vergelijk met Gas verbruik Graaddagen O O Verbruik/graaddag S Gas verbruik 2015 Graaddagen 2015 V O Verbruik/graaddag 2015 Gas verbruik (Krimpenerbosweg 2A, Krimpen aan den IJssel) 5

6 De directe personeels lasten zijn ook overschreden ten opzichte van de begroting vanwege de extra inzet van personeel tijdens de opvang van de vluchtelingen in de Boog. - Er werd in die weken voorafgaand aan-, en de drie weken van- de opvang constant met twee man gewerkt, bovendien werden vele uren gemaakt voor het regelen van de inrichting en faciliteiten. Dit is voor een belangrijk deel ook door oproepkrachten uitgevoerd. Daar waar "tijd voor tijd" mogelijk was als verrekening methode voor de ambtenaren op het raadhuis die ook hielpen, werkt dat niet voor de beheerders: het betreft altijd directe inzet. Inmiddels is afscheid genomen van de laatste beheerder in gemeentelijke dienst van de Populier. Er staan op deze begroting nog twee beheerders, die er feitelijk niet meer werken, de accommodatie wordt nog incidenteel bemenst door een Promen medewerker en via een werkervaringsplaats van de sociale dienst. In de bijlage een overzicht van de actuele formatie. De doorberekening uren beheer accommodaties is bijgeraamd begin van het jaar ten opzichte van het contract. Dit was naar aanleiding van een eerste ontvlechting van kosten op weg naar verzelfstandiging De doorberekening van de breed inzetbare medewerkers is aangepast op basis van de werkelijke inzet de afgelopen jaren.. Doorberekening team vastgoed en storting voorziening OK. Hierin is door team vastgoed noodzakelijk extra onderhoud gedekt. Kapitaallasten volgens begroting; buiten invloedsfeer van manager accommodaties. Opbrengsten, inclusief pacht en reclame. Het omzet verlies in de Boog door de vluchtelingen aan vaste reserveringen betrof bijna 7000 euro, nog zonder losse verhuringen die niet door konden gaan. Het omzetverlies en de extra personele kosten zijn overigens gecompenseerd door de rijksbijdrage. Bij het in gebruik nemen door de gemeente voor vluchtelingen opvang zou de marktwaarde van deze verhuring, bij een verzelfstandigde voorziening exclusief de extra inzet van personeel ruim op basis van een 24 uurstarief euro geweest zijn. 6

7 4. Samenstelling personeel In 2015 waren er enkele wijzigingen in het personeelsbestand. Vanuit de sociale dienst is één medewerker gedetacheerd met een werkervaringsplek. Promen levert één medewerker, en per eind 2015 nam de vaste beheerder van de Populier afscheid, hij wordt niet vervangen. Feitelijk is de Populier daarmee nu onbeheerd, en is de Boog nog de enige beheerde sporthal. Een overzicht van de formatieve bezetting per 2016 is opgenomen in de bijlage. Het personeel wordt jaarlijks bijgeschoold voor BHV ( bedrijfshulpverlening) en EHBO. 5. Gebouwen en werkomgeving Sportzalen kennen een seizoensmatig gebruik: zomers staan ze meestal grotendeels leeg, 'swinters is het toptijd. Dit betekend veel energie om het op de gewenste sporttemperatuur te houden en voldoende licht om de ballen te zien! In 2014 werd gestart met slimme meters om het energiegebruik te monitoren, maar dit is nog niet op alle gebouwen mogelijk. Ook werden diverse energiemaatregelen genomen zoals slimme verlichting : deze schakelt automatisch uit bij geen beweging en past het licht niveau aan daglicht aan. De geautomatiseerde legionella preventiesystemen draaiden probleemloos. Het reserveringssysteem is in 2012 geautomatiseerd en draait in de "cloud"; Verenigingen kunnen online reserveren en raadplegen. Bij de Populier, Krimpenerwaard en de Groenendaal is een systeem geïnstalleerd om via het reserveringssysteem toegang te verschaffen aan de gebruikers. Dit is vanaf 2014 operationeel. Het Krimpenwaardcollege draait daar sinds de opening ook in mee, echter de elektronische sloten van de buitendeur functioneren nog steeds niet. Dit is een garantieclaim van de school aan de bouwkundig aannemer van de school. Daardoor is er sprake van extra inzet van beheerders bij storingen, zoals tijdens de vluchtelingen opvang, waardoor op korte termijn andere gebruikers in de hal moesten dan KOAG. 7

8 6. Verenigingen De sportverenigingen in de diverse zalen zijn actief en stabiel wat betreft gebruik van de zalen. Sportverenigingen hebben het de laatste jaren financieel wel moeilijker, sommige subsidies zijn of worden afgeschaft en de kosten zijn blijven stijgen. De totale omzet steeg licht. Opvallende omzet stijgers waren KOAG, Treffers, Nimjae en KDO. Opvallende dalers vooral BV Krimpen en Synerkri. Verenigingsgebruik naar omzet 2015 vergeleken met 2014 Itenni Sport a ns nton O Z W Ē ÏO.OOŨE 20.00ŨE 30.00ŨE 40.00GE 50.00GE 60 OOO 7. PR-activiteiten, marketing en media Het public relations en marketingbeleid van de sportzalen is beperkt: enige acquisitie van de reclameborden en een enkele keer enige publiciteit bij evenementen. De verhuur van reclameborden loopt wat moeizamer door de moeilijke markt voor dit soort reclame-uitingen. 8

9 8. Klachten en risico's In 2014 bereikten ons slechts enkele klachten over de schoonmaak, en werden diverse storingen doorgeven aan de sportapparaten. Veel reparaties gebeuren in eigen beheer, Jansen en Fritsen doet jaarlijks een inspectie gecombineerd met eventueel klein onderhoud. Daarvan zijn per zaal jaarlijkse inspectierapporten in verband met aansprakelijkheid. 9

10 Bijlagen Formatieoverzicht Tuyter 1 Binnensport \ Geb.dat. Leeftijd ris func -ormatie Bezetting Bezetting totnal ļ ļ Inzet Binnensport 1741 Sporthal "De Boog" 3,7778 3,7778 # 2e Medew 1J073 0,0962 1,7073 Oproepkracht vervanging ziekte/verlof, circa 21 uur pm # ^-1-1^ ,0962 0,0962 Oproepkracht vervanging ziekte/verlof, circa 16 a 21 uur pm # ,0000 1,0000 # , Sportzaal "De Populier" # Ĵ ,0000 0,5000 2,0000 2,0000 Inzet beheer 1,9018 Tl I I I I I III \ Medewerkers via Promen 1 Sociale Dienst en 1,0000 1,8889 0,6000 e 0,8889 0,8889 Ľ 1,8889 Inzet beheer 1,