FMIS: Lean zonder vlag

Transcriptie

1

2 Ir. Arch. Marc De Beer Diensthoofd Infrastructuur FMIS: Lean zonder vlag Case-study UZ Gent Studie Studiedag 8 maart 2018 Innovatieve managementtechnieken binnen de technische/facilitaire diensten van zorgorganisaties

3 Programma 0. Situering kengetallen UZ Gent 00. Stickerboek 000. Vetustiteit 1. Standaardenbeleid en projecten 2. FMIS: Curatief onderhoud 3. FMIS: Preventief onderhoud 4. BIM > As-built > FMIS 5. Toekomst

4 0. Situering kengetallen UZ Gent 00. Stickerboek 000. Vetustiteit 1. Standaardenbeleid en projecten 2. FMIS: Curatief onderhoud 3. FMIS: Preventief onderhoud 4. BIM > As-built > FMIS 5. Toekomst

5 0. Situering kengetallen UZ Gent > 6000 medewerkers consultaties / jaar ligdagen / jaar > 1050 bedden 42 ha campus m² brutto opp lokalen 106 liften 24 hoogspanningscabines 7,5 MW noodgroepen m³ waterverbruik/jaar 43 mio kwh elektriciteitsverbruik/jaar 61 mio kwh gasverbruik/jaar 5 /

6 0. Situering kengetallen UZ Gent 00. Stickerboek 000. Vetustiteit 1. Standaardenbeleid en projecten 2. FMIS: Curatief onderhoud 3. FMIS: Preventief onderhoud 4. BIM > As-built > FMIS 5. Toekomst

7 00. Stickerboek (Lean zonder vlag) vandaag Verspilling Verspilling Verspilling Verspilling Verspilling Verspilling Verspilling 7 /

8 0. Situering kengetallen UZ Gent 00. Stickerboek 000. Vetustiteit 1. Standaardenbeleid en projecten 2. FMIS: Curatief onderhoud 3. FMIS: Preventief onderhoud 4. BIM > As-built > FMIS 5. Toekomst

9 000. Vetustiteit Investeringskosten 100% Initieel : Nieuwbouw investering Investering in Nieuwbouw of totaalrenovatie Conditiestaat daalt Planbare onderhoudsinvesteringen 1,5% tot 3,5 % jaarlijks : onderhouds-investeringen jaren bouwfase

10 0. Situering kengetallen UZ Gent 00. Stickerboek 000. Vetustiteit 1. Standaardenbeleid en projecten 2. FMIS: Curatief onderhoud 3. FMIS: Preventief onderhoud 4. BIM > As-built > FMIS 5. Toekomst

11 Investeringskosten 1. Standaardenbeleid en projecten onderhoudsinvesteringen 100% Investering Conditiestaat daalt Planbare onderhoudsinvesteringen 1,5% tot 3,5 % jaarlijks Investering in Nieuwbouw of totaalrenovatie jaren bouwfase

12 Organigram Dienst Infrastructuur Standaarden-beleid Oplevering as-built Onderhouds feedback 12 /

13 DOEL van het standaardenbeleid Standaarden/richtlijnen voor nieuwbouw en renovatieprojecten Eenvoudigere, meer economische exploitatie Uniforme en leesbare beleving van de campus en gebouwen Voldoen aan de meest recente standaarden en wetgeving Verwerking van curatieve onderhoudsinfo. Bundeling van alle input van UZ-brede interne stakeholders 13 /

14 OPBOUW standaardenbeleid 14 /

15 Standaardenbeleid WERKDOCUMENTEN Voorbeeld Standaard Lokaalfiche Identificatiefiche van het lokaal Identificatie van het project Identificatie van de gebruiker Identificatie van het lokaaltype Geconsolideerde vertaling PvE Architecturale en Technische Lokaaleigenschappen Totaal: 75 typelokalen Werkdocument voor intern gebruik Dienst Infrastructuur: raadpleegbaar in Idoc Standaard LF PVE via gebruikersoverleg komen tot Project Lokaalfiches GEHANDTEKEND DOCUMENT ALS BEKRACHTIGING VAN PVE / PROJECT 15 /

16 Organigram Dienst Infrastructuur Standaarden-beleid Oplevering as-built Onderhouds feedback 16 /

17 0. Situering kengetallen UZ Gent 00. Stickerboek 000. Vetustiteit 1. Standaardenbeleid en projecten 2. FMIS: Curatief onderhoud 3. FMIS: Preventief onderhoud 4. BIM > As-built > FMIS 5. Toekomst

18 2. FMIS Curatief onderhoud Investeringskosten 100% Initieel : Nieuwbouw investering Investering in Nieuwbouw of totaalrenovatie Conditiestaat daalt Planbare onderhoudsinvesteringen 1,5% tot 3,5 % jaarlijks : onderhouds-investeringen jaren bouwfase

19 Klantenzijde: meldingen/jaar UZ-gebruikers Géén call-center = 0 FTE!!! (Barnumreclame met o.a. postercampagnes, intranet, nieuwsbrieven) Zéér intuïtieve categorieën en meldingssjabloon (via intranet) Apple- mindset alstublieft!!! 19 /

20 20 /

21 21 /

22 22 /

23 23 /

24 24 / VOETTEKST

25 SLA - afspraken De interne klant zorgt voor: 1. Het kiezen van het juiste meldingssjabloon. 2. Het ingeven van de correcte locatie (bij voorkeur het juiste lokaal). 3. Voldoende terughoudendheid bij het verhogen van de opgegeven prioriteit in het gekozen meldingssjabloon. Gegarandeerd aanbod door het Departement Facilitair Beheer: 1. Een duidelijke verwachte oplostijd per meldingssjabloon (zie Faci-Link). 2. Bij minstens 80% van alle meldingen wordt de vooraf aangegeven oplostijd gerespecteerd. 3. De verwachte oplostijd en telefoonnummer van de specifieke eindverantwoordelijke voor uw aanvraag, is steeds consulteerbaar.

26 Scherm individuele technieker:

27 FMIS Rapportering = sturing = verbetercirkel! Maandelijkse scorebord in werkplaatsen Maandelijks overzicht vebruiken magazijn (SAP vs FMIS) Maandelijks overzicht ingave prestaties (SPX vs FMIS) Overzicht klachten (wekelijks) Maandoverzicht in leverancierscockpit voor externe dienstverleners Continu op medewerkersniveau: openstaande werkbonnen 27 /

28 28 /

29 29 / KPI s 21/02/2017: detail

30 0. Situering kengetallen UZ Gent 00. Stickerboek 000. Vetustiteit 1. Standaardenbeleid en projecten 2. FMIS: Curatief onderhoud 3. FMIS: Preventief onderhoud 4. BIM > As-built > FMIS 5. Toekomst

31 Investeringskosten 3. FMIS Preventief onderhoud onderhoudsinvesteringen 100% Investering Conditiestaat daalt Planbare onderhoudsinvesteringen 1,5% tot 3,5 % jaarlijks Investering in Nieuwbouw of totaalrenovatie jaren bouwfase

32 Aanpak onderhoudsplan : conditiestaatmeting Aanpak volgens norm NEN 2767 = Basistabel: De gebouwdelen, ingedeeld volgens de BB/sfb methode. Voor elk gebrek is er een code opgenomen en wordt er een conditiestaat opgemaakt. 7 aspecten bepaald: o Veiligheid o Gezondheid & Comfort: toename klachten patiënten o Medewerkers o Impact op bedrijfsproces o Technische vervolgschade o Beleving, esthetica o Energiezuinigheid Per aspect 9 prioriteiten bepaald. (1 tem 9, laagste tot hoogste prioriteit) Per gebouwcategorie en per aspect worden er prioriteiten en risico s bepaald. Risico's: 1 tem 3 o o o Gering effect / kleine kans / klein risico Matig effect / redelijke kans / toenemend risico Ernstig effect / grote kans / direct risico 32 /

33 Conditiestaatmeting bestaande gebouwen : Aanpak volgens norm NEN 2767 = vertalen van de waar genomen gebreken naar een conditiescore via een gebrekenlijst, foutentabel Basistabel: De gebouwdelen, zowel bouwkundig als technisch, zijn ingedeeld volgens de BB/sfb methode. Voor elk gebrek is er een code opgenomen en wordt er een conditiestaat opgemaakt. 7 aspecten bepaald: o Veiligheid o Gezondheid & Comfort: toename klachten patiënten o Medewerkers o Impact op bedrijfsproces o Technische vervolgschade o Beleving, esthetica o Energiezuinigheid Per aspect 9 prioriteiten bepaald. (1 tem 9, laagste tot hoogste prioriteit) Per gebouwcategorie en per aspect worden er prioriteiten en risico s bepaald. Risico's: 1 tem 3 Wat is het effect van het niet uitvoeren van onderhoud binnen een termijn van ongeveer 3-5 jaar volgens Norm NEN 2767: Conditiemeting van bouw- en installatiedelen: o o o Gering effect / kleine kans / klein risico Matig effect / redelijke kans / toenemend risico Ernstig effect / grote kans / direct risico 33 /

34 Meer Jaren Onderhoudsinvesterings Plan Excel file per gebouw; Ideaal indien zonder effort uit as-built dossier!!!

35 Managen van de koelkast = achilleshiel? 35 /

36 Oplossing achilleshiel? Kies bewust, in Change-management opties Actieplan Structuur Departement / Dienst Management in actie TOP DOWN BOTTOM UP Olifantenpaden Spontaan Richting zoeken Medewerkers in actie 36 /

37 0. Situering kengetallen UZ Gent 00. Stickerboek 000. Vetustiteit 1. Standaardenbeleid en projecten 2. FMIS: Curatief onderhoud 3. FMIS: Preventief onderhoud 4. BIM > As-built > FMIS 5. Toekomst

38 Investeringskosten Vetustiteit van gebouwinfrastrutuur onderhoudsinvesteringen 100% Investering Conditiestaat daalt Planbare onderhoudsinvesteringen 1,5% tot 3,5 % jaarlijks Investering in Nieuwbouw of totaalrenovatie jaren bouwfase

39 Building Information Modeling BIM? studiebureaus investeren graag? Building Assembly Modeling BAM? aannemers investeren graag? Building Operation Optimisation Model BOOM? bouwheer investeert graag? 39 /

40 Veel BIM, misschien BAM. Bouwheer draaft mee in het BIM proces zeer weinig BOOM 40 /

41 0. Situering kengetallen UZ Gent 00. Stickerboek 000. Vetustiteit 1. Standaardenbeleid en projecten 2. FMIS: Curatief onderhoud 3. FMIS: Preventief onderhoud 4. BIM > As-built > FMIS 5. Toekomst

42 Vervolg-stappen? Internet of Things past mogelijk perfect op FMIS Soft Facility en Hard Facility BOOM BAM BIM Open data Connectiviteit Robotica

43 Hypotheek? En verder Isbn : SOY Energie tijdsbesteding % Vandaag % Morgen % Overmorgen 43 / Waarde creatie Voor uw organisatie

44

45 IR. ARCH. MARC DE BEER Diensthoofd Functie Infrastructuur Afdeling of dienst UZ Gent Universitair Ziekenhuis Gent C. Heymanslaan 10 B 9000 Gent T +32 (0) E info@uzgent.be Volg ons op