FAKTURERING. Alle inkomstes binne die US wat teen ʼn kostepunt ontvang (uitgesluit inkomstes teen R-kostepunte ten opsigte van kursusse) word moet:

Transcriptie

1 FAKTURERING Alle inkomstes binne die US wat teen ʼn kostepunt ontvang (uitgesluit inkomstes teen R-kostepunte ten opsigte van kursusse) word moet: GEFAKTUREER word, of BINNE DIE KONTANTONTVANGSTEBELEID hanteer word, of as n SKENKING VIA STELLENBOSCH STIGTING hanteer word Sien Finansiële Beleid vir volledige dokumente: Uitreiking van fakture: KE%20FAKTURE.pdf Kontantontvangstes: Uitreiking van fakture:- (sien ook dokument: riglyne vir fakture) Gebruik program FDB030P op die Sentrale Rekenaarstelsel F10 om nuwe faktuur te skep Voltooi al die verligte velde volledig, met ander woorde: Vir aandag: u kontakpersoon by die firma en/of bestelnommer indien van toepassing Debiteur: debiteurskode soos bevestig met Afdeling Debiteure en/of met die gebruik van F1 (naam van firma, BTW nr. & adres moet korrek wees) Kontraktipe: sien verskillende kontraktipes deur F1 te gebruik Verduideliking ten opsigte van kontraktipes: Kontraktipe 2 en 60 beteken dat maandelikse rente gehef sal word op fakture wat nie binne 30 dae betaal is nie. Hierdie rente is dan deur die betrokke kliënt betaalbaar. Kontraktipe 7 en 61 beteken daar word geen rente gehef op die verskuldigde bedrag nie. NOTA: Hierdie renteheffing het niks te make met rente ontvangstes op ʼn rentedraende kostepunt nie en ook nie met BTW nie. US kontakpersoon, departement en telefoonnommer: Besonderhede van die persoon wie die kliënt kan kontak indien daar enige navrae is. Voeg asseblief die volledige kontaknommer in (formaat: ) aangesien hierdie faktuur ʼn amptelike dokument na ʼn eksterne kliënt is.

2 Wanneer al hierdie velde volledig en korrek voltooi is ENTER en bevestig met F6 Hierdie aksie neem u dan na ʼn volgende bladsy/skerm. Voltooi dan weer die verligte velde: Kostepunt en inkomsterekening en projeknommer (indien daar ʼn projeknommer betrokke en gekoppel is aan die betrokke kostepunt) Die groot verligte veld is vir die besonderhede van die faktuur. Hier moet slegs teks ingevoeg word en geen spasiëring, tabelle ens moet asseblief hier gebruik word nie, aangesien die formaat soos gesien op die skerm nie die formaat op die gedrukte/epos kopie van die faktuur is nie. Wanneer ʼn uiteensetting ten opsigte van bedrae wel op ʼn faktuur moet verskyn moet die opsie vir meervoudige lyne op ʼn faktuur gebruik word. Dit werk as volg: Voltooi bladsy een soos normaal Enter en F6 en voltooi tweede skerm met die inligting en bedrag van lyn 1 op faktuur Enter en F6 (wat jou dan terugneem na skerm 1) F10 dan weer en voeg dan lyn 2 se besonderhede en bedrag in Enter en F6 (wat jou dan terugneem na skerm 1) F10 dan weer en voeg dan lyn 3 se besonderhede en bedrag in ens. ens. ens. Bedrae word dan korrek aangetoon, BTW en toeslag word outomaties per lyn bereken en die totaal word outomaties korrek aangetoon. Hierdie opsie laat jou toe om op een faktuur inkomstes na verskillende kostepunte en inkomsterekeninge te faktureer, BTW word ook korrek bereken en wel net op BTW-draende inkomsterekeninge. NOTA: Wanneer verskillende kostepunte op die onderskeie lyne gebruik word moet al hierdie kostepunte egter aan dieselfde OE gekoppel wees (as gevolg van finansiële sekuriteite). Wanneer bogenoemde uiteensettings steeds nie voldoende is nie sal die gebruik dan wees dat daar op die faktuur na ʼn aanhangsel/uiteensetting verwys word en dat sodanige dokument dan saam met ʼn kopie van die faktuur aan die kliënt versend word. Wanneer ʼn faktuur deur ʼn departement uitgereik is en die gebruiker ʼn faktuurnommer ter bevestiging ontvang het, word hierdie faktuur outomaties deur Afdeling: Debiteure per epos (indien beskikbaar) aan die kliënt versend, andersins (wanneer epos adres ontbreek) word ʼn harde kopie gepos. ʼn Gebruiker ontvang ook dan outomaties ʼn elektroniese kopie van elke faktuur wat uitgereik word. Hierdie kopie moet dan deur die departement aan die betrokke kontak by die kliënt aangestuur

3 word om te verseker dat die faktuur so spoedig moontlik betaal word. Wanneer ʼn departement enige bewys en/of kennisgewing van betaling van fakture ontvang moet dit asseblief te alle tye aan aangestuur word. Wanneer ʼn faktuur aan ʼn buitelandse kliënt uitgereik word moet die faktuurbedrag steeds in SA-Rand wees. Die buitelandse valuta bedrag kan wel in die detail van die faktuur verskyn, maar wel met die wisselkoers van die dag asook die datum. Die verskil wat dan ontstaan met betaling kan dan as wisselkoerswins of verlies hanteer word. Die risiko en verantwoordelikheid lê in totaliteit by die departement self en die betrokke kostepunt word dienooreenkomstig daardeur geraak. Aansoek vir debiteurskodes Vorm vir aansoek vir debiteurskodes is beskikbaar by: Geen debiteurskode kan geskep of verskaf word deur sonder volledige en korrekte inligting nie. Hierdie vorm is vir interne gebruik en moet asseblief sodanig hanteer en bestuur word. Verskaf asseblief te alle tye die interne kontakpersoon se volledige kontak detail (vorm maak voorsiening daarvoor).

4 (uittreksels uit Opleidingshandleiding soos opgestel deur Finansiële & Bestuurstelsels) DEBITEURE INLEIDEND n Debiteur is n persoon of instansie wat geld verskuldig is aan die Universiteit vir dienste of goedere gelewer. Die betalingsooreenkoms van die Universiteit is streng 30 dae (geen afbetalingsooreenkoms bv. oor n termyn van 6 maande word toegestaan nie). Na 60 dae word rente gehef (indien ʼn faktuur as rentedraend uitgereik is) dienooreenkomstig huidige bankkoerse. Die Universiteit staan nie korting toe of gee afslag aan instansies of persone wat stiptelik betaal nie. In die meerderheid gevalle is die betalings wat ontvang word belasbare inkomste en daarom is dit noodsaaklik dat die kwotasie wat u uitreik altyd BTW insluit. Die inkomste-rek waarop belasbare inkomste verskyn is REK 5597 (Diverse) of REK 5413 (Navorsing) BEWEGING VAN FONDSE Debiteure is sinoniem met geld wat op die Universiteit se bankrekening inbetaal word met ander woorde n Inkomste vir die Universiteit en natuurlik vir die betrokke KP genereer. Ons sal dan kan sê dat daar altyd met die inkomste rekeninge hier gewerk word. Die Inkomste rekeninge is gelys in die 5000 syferreeks rekeninge teenoor uitgawerekeninge wat in saamgevat is bv. Belasbare inkomste = 5597 teenoor skryfbehoeftes (uitgawe) wat 1015 is. Daar is egter n baie belangrike REK wat kontrole uitoefen oor die hele verloop vandat die faktuur geskep is totdat die geld werklik ontvang is nl. die DEBITEURSKONTROLEREK (8312). Sodra die stand van die rek [ 0 ] is, is die geld werklik op die inkomste rek beskikbaar hoewel die skep van die faktuur die illusie skep dat die fondse reeds op die inkomsterekening lê. Wat gebeur wanneer n faktuur geskep word? ONTHOU: vir elke DT inskrywing moet n KT inskrywing gemaak word. Stap1 Met die skep van die faktuur word die debiteurskontolerekening gedebiteer en die inkomsterekening gekrediteer. Dit blyk op die stadium of die KP-REK wel die geld ontvang het hoewel geen geld werklik al inbetaal is nie. Terselfdertyd omdat dit n belasbare inkomste is word die BTW kontrolerek (8721) gekrediteer met 14%. Die KP ontvang die bedrag sonder BTW, die Debiteurskontrole rekening word gedebiteur (met volle bedrag) en die BTW-kontrolerekening ontvang die 14%.

5 Bedrag betrokke R114 Debiteurskontrole Inkomsterek BTW -kontrole DT KT DT KT DT KT Stap 2 Wanneer die geld inbetaal word is die beweging as volg: 1. Die Universiteit se bankrekening word gedebiteer (werklike betaling word gemaak) 2. Die Debiteurskontrole rekening word gekrediteer Die stap veroorsaak dat die Debiteurskontrole rekening nou[ 0] is ( n dt en kt kanselleer mekaar uit), en dat die inkomste rekening die werklike fondse beskikbaar, vertoon. Debiteurskontrole US bankrek 8312 DT KT DT KT Stap3 Die BTW joernaal word een maal per maand gedoen deur die verantwoordelike beampte in die Afdeling Finansies. Die BTW-kontrole rek word gedebiteer met die nodige 14% en die Universiteit se bankrekening gekrediteer wanneer die geld oorbetaal word aan die Ontvanger. BTW-kontrole 8721 DT KT US-bankrek DT KT Wanneer n inbetaling by die kassier gedoen word moet dit altyd op die betrokke debiteursnommer inbetaal word. Die korrekte rekeninge betrokke sal dan outomaties suksesvol gedebiteer en -krediteer word.

6 DEBITEURESTELSEL Onderhoud van Kontrakte Program: FDB030P Die program bestaan basies uit twee dele waarvan die eerste is om die ooreenkoms (kontrak) aan te gaan en daarmee saam die faktuur te skep. LW. Ten alle tye moet u eers dmv program FDB095P kontroleer of die debiteur kredietwaardig is anders sal u nie n kontrak/faktuur kan toevoer nie. Kontrole vir status van debiteur: Gebruik van program FDB095P: Vul die Debiteurnommer (US nommer) in en Enter OF ENTER om al die debiteure te sien. Kredietwaardige debiteure se status is AKTIEF gemerk teenoor natuurlik die ONAKTIEWE debiteure. Indien u n ONAKTIEWE debiteur wil faktureer sal die stelsel u stop en is dit nodig om of by die debiteure afdeling aan te klop of op die staat te kontroleer waarom die debiteur as onaktief gemerk is. Staatnavraag: Program: FDB120P: Vul debiteurnommer en staatnommer in (PF1 vir hulp) ENTER 'n Opsomming van alle dokumente waaruit die ouderdomsanalise saamgestel is kan gesien word wanneer met die merker op die bedrag te staan en F10 te druk. Regs bo langs die woord BOODSKAP sal n opmerking ter verduideliking wees bv OORHANDIG AAN PROKUREURS ens. Laai van die faktuur: Program: FDB030P 1. Druk F10 om n nuwe kontrak te open 2. Tab tot by VIR AANDAG/BESTELNR. Voltooi indien u oor die besonderhede beskik.

7 3 Tab tot by Debiteurnommer Die veld het wel n F1 help funksie maar Debiteure verkies dat die nommer by hulle verkry en/of bevestig word - bestaande sowel as nuwe debiteurnommers. Hierdie bevestiging verseker dat die korrekte kliënt met die korrekte adres en BTW nommer gefaktureer word en verhoed onnodige kansellasies en laat betalings. Debiteursafdeling tel /4534/ Vul die debiteurnommer in 5. Kontraktipe: Tipe 2 = met rente na 60 dae Tipe 7= rente vry In die geval van buitelandse debiteur word kontraktipe 60 (met rente) en kontraktipe 61 (sonder rente) gebruik. 6. US KONTAKPERSOON 7. DEPT en TELNR. (Kontakbesonderhede aan die US) Telefoonnommer in formaat ʼn faktuur is ʼn amptelike dokument aan ʼn kliënt buite die US. 8. Enter 9. Bevestig met F6 10. Voltooi die KP - REK - PROJEK kombinasie (projek slegs as een toegeken is) Die REK is die INKOMSTE rekeningnommer en moet daarom in die 5000 syferreeks lê bv In die geval van buitelandse debiteure mag slegs rekening5598 gebruik word. 11. Voltooi die beskrywing in die verligte veld bv. Beskrywing : 1x Boete (met ander woorde waarvoor dit is)/ Verhuring van lokaal C3308 Admin blok A vir Junie Vul bedrag in met BTW reeds ingesluit Indien u R100 op die KP moet hê, moet u bedrag R114 wees Die volgende stap skei onmiddellik die BTW gedeelte na die BTW rek, u KP bedrag sal altyd in die geval van belasbare items 5597 met 14% verminder 13. ENTER 14. Bevestig met F6 Hoewel u bevestig het, kan u op die stadium nog wysigings aanbring indien nodig deur slegs te ENTER en F4 te druk. Bring veranderinge aan ENTER en bevestig met F6 15. Die laaste stap: Druk F9 en n faktuurnommer word onmiddellik verstrek

8 Na hierdie stap kan geen wysigings meer aangebring word nie. 16. Indien u die faktuur wil kanselleer moet u dit skriftelik versoek van Debiteure afdeling, wag dat hulle die faktuur kanselleer voordat u n nuwe een skep, vir dieselfde Instansie/Persoon. Faktuur word outomaties gepos en/of per epos versend waarvan die Departement (die gebruiker wat die faktuur uitgereik het) ʼn kopie (in PDFformaat) per epos ontvang. Die verskillende statusse van die faktuur kan nageslaan word op program FDB050P: FDB050P - Onderhoud fakture Die program dien aan die kant van die gebruiker slegs as navraag program en die volgende statusse kan waargeneem word: 1 Faktuur is GESKEP 2 Faktuur is GOEDGEKEUR (faktuurnommer reeds verkry) 3 Faktuur is GEPOS (na die grootboek) 4 Faktuur is GEDRUK 5 Faktuur is AFGEHANDEL (betaling is gemaak) Indien punt 5 reeds afgehandel is sal die KT gedeelte in die FDB030P program ingevul wees. LW. Inbetalings moet gedoen word op die debiteurnommer vir die spesifieke faktuur. Dit verhoed dat inbetalings op verkeerde rekeningnommers beland. Om 'n verslag van die posisie van elke debiteur of per kostepunt of per debiteursnommer te trek: Program FDB221B - Dokumente per OE vir 'n periode.

9 KREDIETNOTAS (riglyne) Indien ʼn faktuur reeds geskep is kan ons SLEGS die volgende besonderhede wysig sonder om ʼn kredietnota te versoek: - Die kontakpersoon en of bestelnommer van die maatskappy - Die US kontakpersoon en telefoonnommer - Die detail beskrywing op die faktuur (bv. Spelfoute, addisionele inligting ens.) - Foutiewe kostepunt (joernaal word gedoen wanneer inkomste reflekteer) Opdatering van bogenoemde word deur Afdeling Debiteure gedoen en ons druk/epos net die faktuur weer en die opgedateerde besonderhede reflekteer dan op die faktuur. Die volgende regstellings behels die uitreik van ʼn KREDIETNOTA. - Foutiewe bedrag - Foutiewe debiteur (Kontroleer altyd eers die debiteur se besonderhede by Afdeling Debiteure om onnodige kredietnota-versoeke te vermy) - Kansellasie van program, diens gelewer ens. - Foutiewe inkomsterekening waar BTW betrokke is, al dan nie

10 Algemene riglyne: Fakture Die reëls en regulasies soos vervat in die Finansiële Beleid van die Universiteit is van toepassing op alle finansiële aktiwiteite en transaksies binne die Universiteitsomgewing, ongeag die bron van befondsing. Dit is elke persoon se plig om toe te sien dat hy/sy binne hierdie reëls en regulasies handel. Enige persoon wat nie binne die reëls en regulasies handel nie, stel hom/haar bloot aan dissiplinêre optrede. Die primêre doel van die finansiële beleid is om te verseker dat alle finansiële transaksies voldoen aan die Universiteit se vereistes rakende interne beheer, finansiële aanspreeklikheid en die bestuur van finansiële risiko s, asook die nakoming van alle wetlike en finansiële vereistes soos bepaal deur die Wette van Suid-Afrika, die Ontvanger van Inkomste en enige ander instansies wat fondse aan die Universiteit betaal. Alle buitewerk, navorsing, konsultasie en goedere wat deur ʼn departement gelewer word, moet gefaktureer word via die debiteurestelsel. Geen fakture mag deur middel van rekenaarprogramme op universiteits-, fakulteits-, sentrum-, instituut- of sentra briefhoofde geskep word nie. Geen inbetalings vir genoemde aktiwiteite mag dus direk op ʼn kostepunt gedoen word nie. Inbetalings wat wel direk teen ʼn kostepunt inbetaal mag word, moet aan die vereistes van die Kontantontvangste-beleid soos vervat in die Finansiële Beleid voldoen. Hierdie inbetalings sal bv wees: privaat telefoonoproepe, privaat fotostate, verkoop van enkel cd s, dvd s ens. Inkomstes wat ontvang word op inkomsterekening 5777 kan egter direk teen ʼn R-kostepunt inbetaal word. Fakture moet asb. op die Sentrale Rekenaarstelsel geskep word voordat betaling voortaan na die betrokke kostepunt gemaak kan word. Amptelike fakture word uitgereik op Sentrale Rekenaars met behulp van program FDB030P. Onregmatige / nie-amptelike fakture het groot implikasies aangesien die BTW nommer en die logo van die Universiteit Stellenbosch onwederregtelik gebruik word. Die Universiteit Stellenbosch is op faktuurbasis vir BTW geregistreer en onregmatige / nie-amptelike fakture het tot gevolg dat BTW nie korrek en tydig oorbetaal word aan SARS nie. Ek wil ook u aandag daarop vestig dat inkomstes vir dienste gelewer aan buite-instansies teen inkomsterekening 5597 (diverse inkomste belasbaar) inbetaal moet word. In die geval van ʼn skenking waarby ʼn Artikel 18A kwitansie betrokke is, moet die aangeleentheid in totaliteit deur Stellenbosch Stigting hanteer word. Sien volledige beleid -