Handleiding Project Portal

Transcriptie

1 Handleiding Project Portal Deze handleiding is in eerste instantie bedoeld voor de beheerders van de Project Portal en de gebruikers vanuit het Designlab en Living Smart Campus die hun projecten via de portal zullen uploaden en actualiseren. Omdat het een nieuw product is en de functionaliteiten nog niet voor iedereen bekend, zijn de mogelijkheden hierin omschreven. Inhoudsopgave Handleiding Project Portal Project Portal voor de bezoeker Project Portal voor de gebruiker... 4 Inloggen... 4 Profiel aanmaken en bewerken... 5 Project aanmaken... 6 Project updaten... 8 Meerdere projecteigenaren toekennen: Oproep plaatsen voor nieuwe deelnemers: Project Portal voor de beheerder Publisher Applicatie Project Portal notificaties Usermanagement Contactinformatie... 22

2 De Project Portal is een communicatiekanaal waar studenten en medewerkers van de Universiteit Twente onderzoeksprojecten kunnen etaleren en waar samenwerking tussen mensen en projecten op basis van competenties en inhoud wordt gestimuleerd. De portal bestaat uit een aantal onderdelen die in deze handleiding beschreven worden: 1. Het publieke deel: bezoekers kunnen hier projecten en mensen doorzoeken 2. Het gebruikersdeel: gebruikers kunnen een profiel aanmaken, projecten aanmaken en updates verzorgen 3. Het applicatiedeel: beheerders van de portal kunnen projecten goedkeuren, afwijzen, en aanpassen. En de basiscontent van de portal in de publisher onderhouden. 1. Project Portal voor de bezoeker Het publieke deel bestaat uit de volgende componenten: Homescherm: geeft een overzicht van de lopende projecten op dit moment en de eigenaren van het project. Je kunt direct op een van de projecten klikken om naar de projectpagina van het project te gaan. Start your project: Hier kun je je eigen project starten. Daarvoor moet je echter ingelogd zijn. Hoe je kunt inloggen, een profiel en een project kunt aanmaken komt in paragraaf 2 aan bod. Browse people: Je kunt mensen zoeken op basis van naam, competentie of onderwijsachtergrond. Wanneer je niet zelf een zoekopdracht invoert zie je een totaaloverzicht van alle mensen die een profiel hebben op de Project Portal. Je kunt doorklikken naar een profielpagina.

3 Browse projects: Je kunt projecten doorzoeken op basis van titel, bijbehorende competenties en thema. Wanneer je niet zelf een zoekopdracht invoert zie je een totaaloverzicht van alle projecten. Je kunt doorklikken naar een projectpagina.

4 Een project volgen of aan een project deelnemen: Op een projectpagina kan een oproep gedaan worden voor deelname aan het project en kun je je interesse aangeven voor het project. Een call to action als deze kan bijvoorbeeld verschijnen: 2. Project Portal voor de gebruiker Inloggen Om een profiel of project aan te kunnen maken of te bewerken moet je ingelogd zijn in de Project Portal. Hiervoor kun je inloggen met je s- of m-nummer en je ICT-wachtwoord. Hiervoor klik je op het personen icoontje rechts bovenin. Na het inloggen klik je nogmaals op het icoon om het menu te openen. Je kunt kiezen tussen My profile page en My projects. Wanneer je nog geen profiel hebt kun je daar een profielpagina aanmaken.

5 Profiel aanmaken en bewerken Klik op My profile page om je profiel in te zien en aan te passen. Een aantal velden zijn al voor ingevuld zoals je voornaam, achternaam en adres. Je kunt je profiel aanvullen met een foto, achtergrondinformatie over je opleiding en secundaire contactgegevens. Tot slot geef je bij competenties aan welke op jou van toepassing zijn. Deze worden getoond aan de bezoekers van de portal wanneer zij jouw publieke profiel bekijken, maar kunnen in de toekomst ook gebruikt worden om je suggesties te geven welke projecten op basis van jouw competenties interessant kunnen zijn om bij aan te sluiten. Wanneer je het profiel hebt ingevuld klik je op de Save profile button links onderin. Je kunt je profiel te allen tijde bewerken via dezelfde locatie.

6 Project aanmaken Wanneer je een project wilt aanmaken moet je beschikken over een profiel. Wanneer je die stap al hebt doorlopen kun je in het hoofdmenu van de portal klikken op Start your project. Het volgende scherm verschijnt: Hier maak je een keuze of je een Designlab project of een Living Smart Campus project in wilt dienen voor de portal. Wanneer je op een van beide hebt geklikt kun je de projectinformatie invoeren. Om jouw projectpagina visueel ook interessant te maken voor de bezoeker, adviseren we niet alleen te werken met tekst, maar ook ondersteunend beelden videomateriaal te uploaden. Wanneer je de basisinformatie van het project hebt ingevoerd klik je op de Save button linksonder in het scherm. Op dat moment wordt het project ingediend bij het team van Designlab of Living Smart Campus ter beoordeling. Zodra het project is goedgekeurd verschijnt het project op de portal. Je kunt nu beginnen met het actualiseren van je project door deze te voorzien van updates.

7

8 Project updaten Om het al aangemaakte project te updaten ga je naar je profiel en klik je op My projects. Het volgende scherm verschijnt: Onderaan zie je de projecten weergegeven waar jij eigenaar van bent.

9 Je kunt een keuze maken tussen het updaten van je project, het bekijken van je projectpagina, het ongedaan maken van de publicatie van je pagina, of het verwijderen van je pagina. Om het project te actualiseren klik je op Update project. Het volgende scherm verschijnt: Klik op de button Add update om een update aan de tijdlijn toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:

10 Je kunt hierin tekst, beeld en video toevoegen. Klik op Publish this update om deze te tonen op je projectpagina. De project updates verschijnen in de vorm van een tijdlijn op de projectpagina en een update is dus ook altijd gekoppeld aan een datum. Een voorbeeld van een reeks updates kan er als volgt uitzien:

11 Meerdere projecteigenaren toekennen: Wanneer een project wordt aangemaakt is de aanmaker van het project de eigenaar. Op dat moment is de gebruiker ook de enige die het project kan updaten. Wanneer je met meerdere personen aan een project wilt werken kun je meerdere deelnemers eigenaar maken van een project. Ga naar de tab Participants. Hier zie je een overzicht van de mensen die gekoppeld zijn aan een project als deelnemer of eigenaar. De status van deelnemer kun je wijzigen naar eigenaar door de switch van owner om te zetten, zoals in onderstaand voorbeeld.

12

13 Oproep plaatsen voor nieuwe deelnemers: In ditzelfde scherm kun je een call to action invoeren om nieuwe mensen enthousiast te maken om deel te nemen aan dit project. Je kunt uitvragen op specifieke competenties, of een algemene oproep uitdoen. In het invoerveld voeg je jouw oproep toe. Aan de voorkant verschijnt deze oproep op twee plaatsen, op het home scherm en in de projectpagina.

14 3. Project Portal voor de beheerder Beheerders van de portal kunnen projecten goedkeuren, afwijzen, en aanpassen en de basiscontent van de portal in de Publisher onderhouden. Het beheerdersgedeelte bevindt zich in Webhare. Inloggen kan met m-nummer en het bijbehorende ICT-wachtwoord. Aanpassingen in de publisher en applicatie voor de Project Portal verlopen via een vaste redactie van collega s van M&C, het Designlab Dreamteam en Living Smart Campus. Publisher Wanneer je rechten hebt ontvangen voor het aanpassen van de Project Portal, zie je bij de Publisher de Project Portal toegevoegd bij de website die je kunt wijzigen. Voor meer informatie over de werking van de Publisher wordt je verwezen naar de handleiding van Webhare Publisher. Applicatie Project Portal Voor het accorderen van ingediende projecten en het kunnen wijzigen van de basisinformatie van een project kun je de Project Portal applicatie openen. Hiervoor heeft alleen de redactie rechten. Wanneer je rechten hebt, vind je de applicatie Project Portal in het beginscherm van Webhare.

15 Wanneer je de applicatie opent verschijnt het volgende scherm. In het overzichtsscherm zie je alle projecten die op dit moment zijn ingediend of opgenomen in de Project Portal. Je kunt een project bekijken door er een aan te klikken en op de button bekijken te klikken. Je gaat dan naar de webviewpagina. Wanneer je op Bewerken klikt, of dubbelklikt op het project kom je in het scherm waar alle projectinformatie getoond wordt. Dit is de informatie die de gebruiker in de front-end heeft ingevoerd. Een ingediend project kun je hier akkoord geven of afwijzen. In de eerste tab Basic information - verschijnt de door de gebruiker ingevulde informatie over de kenmerken van het project.

16 De ingevoerde projectomschrijvingen kunnen op dit moment door de gebruiker niet gelijk aangepast worden. Deze functionaliteit wordt in de toekomst toegevoegd, maar op dit moment kan dat alleen via de tweede tab in de backend - Content. Hier kun je tekst, beeld en video toevoegen en de styling toepassen. Bij een project moet een afbeelding geüpload worden die verschijnt in het projectoverzicht. Daarnaast kun je een header foto uploaden. Via de derde tab Images kun je zien welke afbeeldingen zijn toegevoegd.

17 De updates die gebruikers doen worden weergegeven in de vierde tab Updates. Op dit moment is het voor de gebruiker nog niet mogelijk om updates met terugwerkende kracht in te voeren en een datum uit het verleden te tonen. In de backend is dit wel mogelijk door een update te wijzigen en de datum te veranderen.

18 In de vijfde tab Participants zie je een overzicht van de deelnemers die zijn gekoppeld aan het project. De redactie kan deelnemers toevoegen, wijzigen of verwijderen wanneer dat nodig blijkt te zijn. notificaties Op het moment dat een nieuw project wordt ingediend wordt er een workflow in werking gezet waardoor ingediende projecten van Designlab en Living Smart Campus middels een mailnotificatie kenbaar worden gemaakt bij degene die accordeert. Wanneer je als redactielid hier een notificatie van wilt ontvangen ga je in het Menu naar Preferences, dan verschijnt het scherm waarin je kunt aangeven of en welke notifcaties je wilt ontvangen. Klik op OK voor bevestiging.

19 Usermanagement In de applicatie van de Project Portal zie je naast de projecten ook alle aangemaakte profielen weergegeven. Het overzicht van de aangemaakte profielen is te verkrijgen op het moment dat je naar de tweede tab gaat van de applicatie - Profiles: Je kunt een profiel bekijken in de webview door een profiel aan te klikken en op bekijken te klikken. Om een profiel te bewerken klik je op Bewerken of dubbelklik je op de naam. Dan opent het profielscherm. Hier vind je twee tabs: Personal en Contact. In het personal scherm kunnen alle basisgegevens ingezien worden en gewijzigd waar nodig. In het contact scherm kunnen meerdere adressen, telefoonnummers en websites toegevoegd worden, bewerkt en verwijderd. Klik op OK om wijzigingen op te slaan.

20

21

22 Contactinformatie Voor vragen over de Project Portal kun je terecht bij: Ellen Diepeveen Beheerder Project Portal Myrthe Swaak Projectleider Project Portal Bij afwezigheid: