Rates next year. toelichting werkwijze

Transcriptie

1 Rates next year toelichting werkwijze Jaarlijks dient u via de CMS uw tarieven voor het volgende jaar in te vullen. Dit document is een korte handleiding, die u hierbij kunt raadplegen. 1 Hoe voer ik mijn commissionable (gross) kamerprijzen in voor het volgende jaar 2 Hoe voer ik speciale (gross) kamerprijsafspraken in 3 Hoe voer ik netto POOL A kamerprijsafspraken in 4 Hoe voer ik commissionable (gross) arrangementsprijzen voor meetings in 5 Hoe voer ik speciale (gross) arrangementsprijsafspraken in 6 Hoe voer ik netto POOL A arrangementsprijsafspraken in 1. Hoe voer ik mijn commissionable (gross) kamerprijzen in voor het volgende jaar? U klikt op het kopje Rates next year in de linker menubalk. Vervolgens selecteert u hotel room rates. U ziet bovenin uw scherm:

2 STAP 1: Het invullen van de tarieven voor het komende jaar. Het invulschema bevat 3 tabbladen: 1 standaard 2 extra room rates 3 cancellation terms Tab 1. standaard Hier vult u de kamerprijzen in alsmede de commissiepercentages en eventueel geldende booking conditions. Ter vergelijking staan tevens de contractafspraken van het lopende jaar vermeld: Verklaring van de kolommen: From Till Type Single Double Commission% Breakfast incl Min. stay (days) Booking condition Booking days M T W T F S S Final : de datum vanaf wanneer de prijzen geldig zijn : de datum tot wanneer de prijzen geldig zijn : het prijstype, u kunt verschillende typen selecteren. : de prijs van een kamer voor eenpersoonsgebruik : de prijs van een kamer voor tweepersoonsgebruik : de commissie die Hotel Contact ontvangt over de boeking Let op: u kunt geen lager commissiepercentage invullen dan in de raamovereenkomst met Hotel Contact is afgesproken. : indien het ontbijt inclusief de kamerprijs is, zet u hier een vinkje : hier kunt u een minimale verblijfsduur aan de kamerprijs verbinden : De prijs is geldig tot dagen voor aanvang of vanaf dagen : Het aantal dagen van de Booking condition : hier kunt u de dagen selecteren waarop de kamerprijs geldig is : u drukt op de diskette als u de ingevoerde prijsregel wilt bewaren óf u drukt op het prullenbakje als u de gehele prijsregel wilt verwijderen Tab 2. extra room rates Op het tweede tabblad vult u aanvullende prijzen in. Ter vergelijking staan tevens de afspraken voor het lopende jaar vermeld, zodat u handig kunt vergelijken:

3 Verklaring van de kolommen: Tab 3. Cancellation terms Dit laatste tabblad biedt geen mogelijkheden tot invullen, het is een weergave van de afspraken zoals deze opgenomen zijn in de raamovereenkomst met Worldmeetings. Insert row From Till Type Rate Remarks Language Final : u kunt deze knop gebruiken om extra regels in te voegen, indien nodig : de datum vanaf wanneer de prijzen geldig zijn : de datum tot wanneer de prijzen geldig zijn : omschrijving van het item waarvoor de prijs wordt afgegeven : de prijs die u wilt afgeven voor de geselecteerde periode : eventuele toelichting op de prijs Let op: zodra een prijsregel niet van toepassing is (in dit voorbeeld zeezicht ), dan drukt u op het prullenbakje om de regel te verwijderen. : keuze voor taal : u drukt op de diskette als u de ingevoerde prijsregel wilt bewaren óf u drukt op het prullenbakje als u de gehele prijsregel wilt verwijderen

4 STAP 2: Zodra alles is ingevuld, klikt u op formal approval. Op dit moment verzendt u de prijzen naar de database van Worldmeetings. Let op: Het aantal in te vullen pagina s is afhankelijk van de contractafspraken die u met Worldmeetings heeft en de faciliteiten van de accommodaties (alleen kamers, kamers en meetings, speciale prijzen als Pool A etc). U vindt op iedere invulpagina een knop met formal approval. U dient deze button echter pas te gebruiken als alle velden zijn ingevuld. Drukt u eerder op deze button, dan volgt een foutmelding: U drukt op deze button, waarna u een overzicht krijgt van de tarieven die u nog dient in te vullen. Let op: als een prijsregel niet van toepassing op uw accommodatie is, dan kunt u deze verwijderen middels het prullenbakje. Geen tarief invullen, ziet het systeem als een ontbrekende prijs!

5 2. Hoe voer ik speciale (gross) prijsafspraken in? Zodra Worldmeetings met uw accommodatie speciale prijsafspraken heeft gemaakt voor een van onze opdrachtgevers, dan verschijnt het uitklapvenster procurement project. U vult het schema vervolgens in zoals beschreven onder stap 1 en 2 bij vraag Hoe voer ik netto POOL A prijsafspraken in? Zodra Worldmeetings met uw organisatie netto POOL A prijsafspraken heeft gemaakt, dan selecteert u bij type of rate de mogelijkheid nett rate IN COMBINATIE met het procurement project POOL A. Bijvoorbeeld: U vult het schema vervolgens in zoals beschreven onder stap 1 en 2 bij vraag 1. Let op: de prijsstijging in Pool A is gemaximaliseerd zoals overeengekomen in het raamcontract met Worldmeetings. Als u deze maximale stijging overschrijdt, volgt een foutmelding en kunt u de prijs niet opslaan middels de diskette aan het einde van de prijsregel.

6 4. Hoe voer ik commissionable (gross) arrangementsprijzen voor meetings in? U klikt op het kopje rates next year in de linker menubalk. Vervolgens selecteert u meeting room rates. U ziet bovenin uw scherm: STAP 1 Het invullen van de tarieven voor het komende jaar. Het invulschema bevat de volgende tabbladen: 1 4-uurs 2 8-uurs 3 12-uurs 4 24-uurs 5 32-uurs 6 extra meeting room rates 7 cancellation terms 8 discounts tab 1 t/m 5: uurs Hier vult u de prijzen in alsmede de commissiepercentages van de verschillende arrangementen. Ter vergelijking staan tevens de contractafspraken van het lopende jaar vermeld.

7 Verklaring van de kolommen: From : de datum vanaf wanneer de prijzen geldig zijn Till : de datum tot wanneer de prijzen geldig zijn Type : het prijstype, u kunt verschillende typen selecteren. Rate p.p. : de prijs van het arrangement per persoon Commission % : de commissie die Worldmeetings ontvangt over de boeking Let op: u kunt geen lager commissiepercentage invullen dan in de raamovereenkomst met Worldmeetings is afgesproken. M T W T F S S : hier kunt u de dagen selecteren waarop de kamerprijs geldig is tab 6: extra meeting room rates Op dit tabblad vult u aanvullende prijzen in. Ter vergelijking staan tevens de afspraken van het lopende jaar vermeld: Mapje Final : hier in de inhoud van het arrangement beschreven Let op: de inhoud van het arrangement wordt door de accommodatie zelf samengesteld. Indien u de inhoud wilt wijzigingen, dan kan dat via meetingrooms content packages in het hoofdmenu. : u drukt op de diskette als u de ingevoerde prijsregel wilt bewaren óf u drukt op het prullenbakje als u de gehele prijsregel wilt verwijderen.

8 Verklaring van de kolommen: Insert row From Till Type Rate Final : u kunt deze knop gebruiken om extra regels in te voegen, indien nodig : de datum vanaf wanneer de prijzen geldig zijn : de datum tot wanneer de prijzen geldig zijn : omschrijving van het item waarvoor de prijs wordt afgegeven : de prijs die u wilt afgeven voor de geselecteerde periode : u drukt op de diskette als u de ingevoerde prijsregel wilt bewaren óf u drukt op het prullenbakje als u de gehele prijsregel wilt verwijderen. tab 7. cancellation terms & tab 8. discounts Deze laatste tabbladen bieden geen mogelijkheden tot invullen, het is een weergave van de afspraken zoals deze opgenomen zijn in de raamovereenkomst met Worldmeetings. STAP 2 Zodra alles is ingevuld, klikt u op formal approval. Op dit moment verzendt u de prijzen naar de database van Worldmeetings. Let op: Het aantal in te vullen pagina s is afhankelijk van de contractafspraken die u met Worldmeetings heeft en de faciliteiten van de accommodaties (alleen kamers, kamers en meetings, speciale prijzen als Pool A etc). U vindt op iedere invulpagina een knop met formal approval. U dient deze button echter pas te gebruiken als alle velden zijn ingevuld. Drukt u eerder op deze button, dan volgt een foutmelding: U drukt op deze button, waarna u een overzicht krijgt van de tarieven die u nog dient in te vullen. Let op: als een prijsregel niet van toepassing op uw accommodatie is, dan kunt u deze verwijderen middels het prullenbakje. Geen tarief invullen, ziet het systeem als een ontbrekende prijs.

9 5. Hoe voer ik speciale (gross) prijsafspraken in? Zodra Worldmeetings met uw accommodatie speciale prijsafspraken heeft gemaakt voor een van onze opdrachtgevers, dan verschijnt het uitklapvenster procurement project : U selecteert de betreffende opdrachtgever en drukt vervolgens op search, waarna het invulschema voor deze betreffende opdrachtgever verschijnt. U vult het schema vervolgens in zoals beschreven onder stap 1 en 2 bij vraag 1.

10 6. Hoe voer ik netto POOL A prijsafspraken in? Zodra Worldmeetings met uw organisatie netto POOL A prijsafspraken heeft gemaakt, dan selecteert u bij type of rate de mogelijkheid nett rate IN COMBINATIE met het procurement project POOL A. Bijvoorbeeld: U vult het schema vervolgens in zoals beschreven onder stap 1 en 2 bij vraag 1. Let op: de prijsstijging in Pool A is gemaximaliseerd zoals overeengekomen in het raamcontract met Worldmeetings. Als u deze maximale stijging overschrijdt, volgt een foutmelding en kunt u de prijs niet opslaan middels de diskette aan het einde van de prijsregel. Mochten er toch nog vragen zijn, neem gerust contact op!

11