Stratech-DKK. Quick-Start Guide

Transcriptie

1 Stratech-DKK Quick-Start Guide

2 Alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Stratech. Hoewel de grootst mogelijke zorg is besteed aan de inhoud van de gedrukte documentatie, kunnen er geen rechten aan worden ontleend. Stratech is niet aansprakelijk voor de gevolgen voortkomend uit eventuele onjuist- en/of onvolledigheden. Stratech 2014

3 D A T U M P A G I N A 3 van 45 Inhoudsopgave 1.1. Certificaten QuoVadis Indeling van dit document Installatie en Inrichting Installatie van Stratech-DKK Inrichting van Stratech-DKK voor uw bedrijf Aangevers definiëren: Gebruikers definiëren Printers & printerinstellingen Gebruikersinstellingen: Instellen Softcertificaat Instellen Hard-token Quick-Start Stappenplan KvK-Zending Inleiding Een zending aanmaken en versturen naar de Kamer van Koophandel Type document selecteren Document invulling Bijlagen toevoegen & een zending versturen Kamer van Koophandel zendingenoverzicht Zendingstatussen Eindstatussen Zending printen Quick-Start Stappenplan Legalisaties Een legalisatie toevoegen aan een CvO/EUR zending Legalisaties printen Printen op Origineel Printen op Blanco Legalisaties indienen zonder bijbehorend CvO/EUR document Recepturen Nieuwe recepturen aanmaken Bestaande recepturen wijzigen Een zending maken op basis van een receptuur... 44

4 D A T U M P A G I N A 4 van Inleiding Dit document is bedoeld om u in een minimaal aantal stappen uit te leggen hoe u Stratech-DKK zelfstandig kunt installeren, inrichten en op welke wijze u certificeringen en legalisaties kunt aa nvragen bij de Kamer van Koophandel. Naast dit document is er ook een uitgebreide beheerdershandleiding beschikbaar. Voor technische en/of gebruikersvragen kunt u bovendien contact opnemen met de Servicedesk van Stratech. Stratech Servicedesk Servicedesk@Stratech.nl 1.1. Certificaten QuoVadis Deze Quick-Start Guide gaat ervan uit dat u al uw certificaat van QuoVadis heeft ingericht en deze klaar is voor gebruik. U heeft hiervoor van Stratech een stappenplan ontvangen, dat u dient te volgen voordat u verder gaat met dit document. In het geval van een Softcertificaat moet u een certificaatbestand op uw computer hebben staan met de extensie.pfx/.p12. Als u een Hard-token heeft ontvangen van QuoVadis moet hierop uw certificaat geïnstalleerd zijn. Daarnaast moet het publieke deel (.cer bestand) van uw QuoVadis-certificaat bekend zijn bij de Kamer van Koophandel. Voor technische hulp bij het installeren van uw certificaat kunt u contact opnemen met QuoVadis. QuoVadis Trustlink B.V. +31 (0) Info.nl@quovadisglobal.com 1.2. Indeling van dit document Het tweede hoofdstuk beschrijft de installatie en inrichting van Stratech-DKK, dat wil zeggen de stappen die eenmalig uitgevoerd moeten worden om Stratech-DKK te installeren en in te richten voor gebruik binnen uw bedrijf. Hoofdstuk drie is een gebruiksinstructie voor het aanvragen en printen van Certificaten van Oorsprong, EUR-1 en EUR-MED verklaringen. Hoofdstuk vier is een instructie, speciaal gericht op het aanvragen en printen van legalisaties. Het laatste hoofdstuk van dit document beschrijft de handelingen die noodzakelijk zijn om gebruik te kunnen maken van Recepturen in Stratech-DKK.

5 D A T U M P A G I N A 5 van Installatie en Inrichting 2.1. Installatie van Stratech-DKK Om Stratech-DKK te installeren moet u een aantal stappen uitvoeren. Let op dat deze stappen per PC of server waar u Stratech-DKK op gaat gebruiken uitgevoerd moeten worden. Mocht u tijdens deze stappen een foutmelding tegenkomen, raadpleeg dan eerst uw eigen ICT beheer om de juiste.net versie op de computer te laten controleren. Stratech-DKK heeft minimaal.net 2.0 SP1 nodig voor een correcte werking. 1. Start Internet Explorer 2. Ga naar onze website: Log in op deze pagina met de administrator inloggegevens die tijdens de activatie van Stratech- DKK automatisch naar u toe zijn g d (voorbeeld username: Klant0123Admin). Mocht de webpagina niet goed worden weergegeven en heeft u Internet Explorer 10, probeert u dan een andere browser of zet in overleg met uw ICT (systeem)beheerder de Compatibility Modus van IE10 aan. Mocht u de inloggegevens voor de website van Stratech-DKK niet hebben, neemt u dan contact op met de Servicedesk van Stratech. 3. Klik in het menu bovenaan de webpagina op Activering en kies vervolgens op Activeren. 4. Klik op Starten. Er verschijnt een pop-up venster met een beveiligingswaarschuwing (Security Warning).

6 D A T U M P A G I N A 6 van Klik op het scherm dat verschijnt op Run of Uitvoeren: Na het installeren zal Stratech-DKK automatisch starten. Daarnaast is op uw bureaublad een snelkoppeling aangemaakt. U kunt de eerste keer inloggen met ons standaard wachtwoord. U bent zelf verantwoordelijk voor het aanpassen van dit wachtwoord. Gebruikersnaam: Administrator Wachtwoord: Administrator Achtergrondinformatie aan uw ICT (systeem)beheerder: Bovenstaande installatie zorgt ervoor dat het Stratech-DKK programma op uw computer in uw gebruikersprofiel van Windows wordt geïnstalleerd. De map waar Stratech-DKK in wordt geïnstalleerd is vrij verplaatsbaar. Mochten uw systeembeheerders het wenselijk vinden dat Stratech-DKK centraal op een netwerkshare beschikbaar is, dan kunnen ze de map verplaatsen van onderstaande locatie naar iedere gewenste bestandslocatie op uw computer. Wanneer Stratech een update uitbrengt voor Stratech-DKK, dan zal de software deze automatisch gaan downloaden. Voor het succesvol downloaden van de laatste versie van Stratech -DKK heeft u voldoende rechten nodig op het desbetreffende werkstation/server. C:\Users\%Username%\AppData\Roaming\Application\ (Windows7)

7 D A T U M P A G I N A 7 van Inrichting van Stratech-DKK voor uw bedrijf Na het installeren van de software moet u eenmalig een aantal instellingen vastleggen in Stratech -DKK. Dit zijn de instellingen die minimaal noodzakelijk zijn om uw zendingen te kunnen versturen naar de Kamer van Koophandel. Voor uitgebreidere mogelijkheden verwijzen wij u naar de uitgebreide Beheerdershandleiding van Stratech-DKK Aangevers definiëren: Het instellen van de Aangever(s) is noodzakelijk om de eindgebruikers te koppelen aan het systeem van de Kamer van Koophandel, en uw applicatie te verbinden met de juiste Kamer van Koophandel. Om dit in te stellen volgt u de volgende stappen: 1. Ga naar Onderhoud Instellingen Systeeminstellingen. 2. Ga naar het tabblad Aangevers en klik op Toevoegen.

8 D A T U M P A G I N A 8 van Vul de gegevens van uw bedrijf in en kies de juiste Kamer van Koophandel waar u op bent aangesloten aan de hand van de locatie en klik op OK. Tip Meerdere Aangevers: Indien u met meer dan één B.V. werkt en ook meerdere certificaten van QuoVadis heeft ontvangen (bijvoorbeeld één certificaat per B.V.), dan dient u ook meerdere zogenaamde Aangevers te definiëren in Stratech-DKK. Zodoende kunt u in latere inrichtingstappen bijvoorbeeld instellen dat Gebruiker A aangiftes moet doen voor Aangever A middels Certificaat A, en Gebruiker B aangiftes moet doen voor Aangever B middels Certificaat B. Kort gezegd moet u per B.V. een Aangever aanmaken. De uitzondering hierop is een Holding structuur. Neem voor meer informatie contact op met uw contactpersoon van de Kamer van Koophandel. Op het tabblad Functionarissen kunt u vervolgens per Aangever aangeven welke gebruikers werkzaamheden uitvoeren voor de verschillende Aangevers.

9 D A T U M P A G I N A 9 van Gebruikers definiëren Het is verstandig om per gebruiker een eigen Stratech-DKK login te maken. Stel dat u drie medewerkers binnen uw organisatie heeft die met Stratech-DKK gaan werken, dan moet u ook drie gebruikers aanmaken. In sommige gevallen moet dezelfde persoon voor meer dan één B.V. zendingen indienen. In dit geval moet u voor deze persoon meerdere gebruikers maken (één per B.V.). Standaard kunt u met vijf medewerkers tegelijk gebruik maken van onze softwareoplossing. Voer de volgende stappen uit om gebruikers aan te maken in Stratech-DKK: 1. Ga naar Onderhoud Toegang Gebruikers. 2. Klik op Toevoegen.

10 D A T U M P A G I N A 10 van Vul de gegevens in van uw eindgebruiker en klik op OK. Let op dat uw loginnaam geen spaties, punten, of speciale tekens mag bevatten. Als dit wel zo is, kan er geen bericht worden verzonden naar de Kamer van Koophandel. 4. Stel de toegangsrechten in per gebruiker. Selecteer in het onderstaande scherm een gebruiker en klik op Wijzigen.

11 D A T U M P A G I N A 11 van Definieer in het tabblad Toegang of de gebruiker een Functionaris KvK moet zijn. Een gebruiker die deze optie uit heeft staan kan alleen documenten opmaken, klaarzetten ter controle van een collega die wel tekenbevoegd is bij de KvK voor exportdocumenten en de documenten printen nadat deze zijn goedgekeurd door de KvK. Deze gebruiker kan zelf geen exportdocumenten digitaal versturen naar de KvK. Een gebruiker met Functionaris KvK rechten kan documenten maken en printen. Deze gebruiker kan zelf in zijn gebruikersinstellingen vastleggen of hij ook tekenbevoegd is om zendingen naar de KVK te versturen. Dit moet de gebruiker zelf instellen als hij of zij eenmaal is ingelogd. Dit staat uitgelegd in hoofdstuk Met het vinkje printers staat u toe dat deze gebruiker zelf de printerinstellingen kan wijzigen in het menu. - Het vinkje Recepturen staat toe dat deze gebruiker zelf recepturen (ofwel templates van documenten) kan maken en wijzigen in het menu. Voor meer informatie over Recepturen, zie hoofdstuk 5. - Zendingen in gebruik kan worden gebruikt om een zending vrij te geven als deze onterecht in gebruik staat. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als u tijdelijke problemen heeft met uw computer of netwerk. 6. Herhaal stappen 1 t/m 5 per eindgebruiker.

12 D A T U M P A G I N A 12 van Printers & printerinstellingen De Kamer van Koophandel adviseert een kleurenprinter te gebruiken voor het printen in verband met het zelfstandig afdrukken van de KvK Stempel & Handtekening op het exportdocument. Stratech geeft geen advies over uw printerkeuze. Onze software is geschikt voor printers die standaard onder Microsoft Windows werken. Stratech-DKK heeft ook geen invloed op de instellingen van uw printer. Zorg er daarom voor dat de printerinstellingen van uw kleurenprinter op zowel uw PC of werkstation en op de printer zelf ingesteld staan op kleur en niet op grijstinten. Pas indien nodig de aansturing van uw printer aan naar A4, Portrait en Kleur. Deze instellingen past u aan in Windows of uw printer zelf, dus niet in Stratech - DKK. Neem hiervoor eventueel contact op met uw eigen systeembeheerder. In de onderstaande stappen worden de instellingen beschreven die u wel in Stratech-DKK kunt vastleggen voor het afdrukken van uw exportdocumenten. 1. Ga naar Onderhoud en vervolgens naar Printers. Klik op het tabblad Printers. In het onderste scherm vindt u een lijst met Beschikbare Printers. Dit zijn alle printers die vanuit Windows worden herkend door Stratech-DKK. Door de printer(s) te selecteren en te klikken op Activeren worden ze in het scherm Gebruikte Printers neergezet. Deze gebruikte printers kunt u vervolgens selecteren als printer voor het afdrukken van uw exportdocumenten.

13 D A T U M P A G I N A 13 van Ga naar het tabblad Instellingen. Klik op de documenten die voor u van toepassing zijn, en klik vervolgens op Wijzigen. U hoeft enkel de documenten aan te passen die eindigen op _DAE_ORIGINEEL. 3. U komt nu terecht in het onderstaande scherm waar u printerinstellingen kunt vastleggen. Herhaal deze stappen per document die voor u van toepassing zijn (CVO, EUR1, EURMED, LEGAL, CERT). Deze instellingen zijn centraal en dus ook voor uw collega s van toepassing.

14 D A T U M P A G I N A 14 van 45 Functie Naam: Handmatig: Grootte: Lade: Dubbelzijdig: Offset: Beschrijving Hier kunt u de printer selecteren waar het betreffende document op wordt geprint. Als u zelf het papier in de printer moet omdraaien, dan moet u het vinkje Handmatig aanzetten. U krijgt dan bij een printopdracht per pagina een pop-up. Door de grootte aan te passen kunt u het document groter of kleiner afdrukken. Hier kunt u een lade selecteren als uw printer deze mogelijkheid ondersteunt. Indien uw printer dubbelzijdig printen ondersteund kunt u dit hier instellen. Via deze instelling kunt u het hele CvO/EUR document verplaatsen wanneer deze niet netjes in de vakken wordt afgedrukt. Door de offset aan te passen kunt u aangeven dat het hele document lager, hoger, meer naar links, of meer naar rechts wordt geprint. Bij _DAE_ORIGINEEL documenten is een offset van 25 gelijk aan een verplaatsing van 1mm- 2mm. Dit is afhankelijk van de resolutie van uw printer. Hieronder ziet u enkele voorbeelden voor het aanpassen van de offset: Boven -125: Hierdoor wordt het hele document 5 millimeter hoger afgedrukt. Boven 100: Hierdoor wordt het hele document 4 millimeter lager afgedrukt. Links -125: Hierdoor wordt het hele document 5 millimeter meer naar links afgedrukt. Links 75: Hierdoor wordt het hele document 3 millimeter meer naar rechts afgedrukt.

15 D A T U M P A G I N A 15 van Gebruikersinstellingen: Elke gebruiker in het bezit van een QuoVadis certificaat (oftewel functionaris) zal dit certificaat moeten instellen onder het eigen gebruikersaccount. Elke gebruiker zal dit zelf moeten doen vanaf zijn eigen werkplek. Let op dat er een verschil zit tussen de instellingen die benodigd zijn voor een Softcertificaat en een Hard-token. Volg hieronder de instructie voor het type certificaat dat u heeft ontvangen. Voor het Hard-token kunt u stap overslaan en doorgaan naar de volgende pagina Instellen Softcertificaat 1. Ga naar Onderhoud Instellingen Gebruikersinstellingen Functionaris KvK. 2. Zet het vinkje bij Tekenbevoegd op Ja als u een Quovadis Certificaat heeft die geregistreerd is bij de Kamer van Koophandel. Dit zorgt ervoor dat u zelf zendingen kunt versturen naar de Kamer van Koophandel. Als u niet tekenbevoegd bent, kunt u wel documenten opmaken en printen, maar niet versturen. 3. Selecteer bij Soort het Softcertificaat. 4. Klik op de puntjes achter Bestandsnaam en selecteer uw Softcertificaat. Het certificaat is het bestand wat u heeft moeten downloaden middels instructies van QuoVadis. Dit bestand heeft altijd een.pfx of.p12 extensie. De locatie van dit certificaat is uw eigen verantwoording. Mocht u dit bestand niet kunnen vinden, neemt u dan contact op met QuoVadis. 5. Vul het Wachtwoord in dat bij het certificaat hoort. Dit wachtwoord heeft u zelf mogen kiezen tijdens de procedure van QuoVadis. U bent zelf verantwoordelijk voor dit wachtwoord. Indien dit wachtwoord niet bij u bekend is, neemt u dan contact op met QuoVadis. 6. Klik op OK.

16 D A T U M P A G I N A 16 van Instellen Hard-token Deze stap kunt u overslaan als u al een Softcertificaat heeft ingesteld. 1. Ga naar Onderhoud Instellingen Gebruikersinstellingen Functionaris KvK. 2. Zet het vinkje bij Tekenbevoegd op Ja als u een Quovadis Certificaat heeft die geregistreerd is bij de Kamer van Koophandel. Dit zorgt ervoor dat u zelf zendingen kunt versturen naar de Kamer van Koophandel. Als u niet tekenbevoegd bent, kunt u wel documenten opmaken en printen, maar niet versturen. 3. Selecteer bij Soort het Hard token. 4. Klik op de puntjes achter Thumbprint en selecteer het juiste certificaat die op dat moment wordt ingelezen vanaf uw Hard-token. Mocht er geen certificaat verschijnen dan zijn er mogelijk stappen nog niet uitgevoerd ter installatie van het Hard-token. Neem in dat geval contact op met QuoVadis. 5. Klik op OK.

17 D A T U M P A G I N A 17 van Quick-Start Stappenplan KvK-Zending 3.1. Inleiding In dit hoofdstuk leggen wij in een minimaal aantal stappen uit op welke wijze u als eindgebruikers van Stratech-DKK een zending kunt opmaken in onze softwareoplossing, kunt op welke wijze u uw exportdocumenten digitaal kunt versturen naar de Kamer van Koophandel en een uitleg over het printen op uw eigen kantoor van goedgekeurde exportdocumenten. Wij gaan er in dit hoofdstuk van uit dat u het certificaat van QuoVadis heeft ingericht en het publieke deel van uw QuoVadis certificaat bekend is bij de Kamer van Koophandel. Tevens gaat dit hoofdstuk er van uit dat u de installatie en inrichting van Stratech-DKK succesvol heeft afgerond aan de hand van instructies in hoofdstuk 1. U kunt de instructies in dit hoofdstuk ook gebruiken voor het maken en versturen van testzendingen.

18 D A T U M P A G I N A 18 van Een zending aanmaken en versturen naar de Kamer van Koophandel Type document selecteren Deze instructie beschrijft de basisstappen om een zending te maken en hoe u deze vervolgens naar de Kamer van Koophandel moet verzenden. Tevens beschrijft het enkele aandachtspunten waar u op moet letten tijdens het invullen van het document. Hoewel er meerdere manieren zijn om de volgende stappen uit te voeren, beschrijven wij hieronder de meest gangbare stappen voor he maken en versturen van een zending naar de Kamer van Koophandel. Voor uitgebreidere instructies verwijzen wij u naar de volledige Gebruikershandleiding van Stratech-DKK. 1. Klik linksboven in het scherm op de knop Nieuwe Zending Handmatig. 2. Klik op Toevoegen als u een CvO, EUR-1 of EUR-MED document wilt maken. Tip - Legalisaties: Indien u een zending heeft waarbij u enkel een document wilt laten legaliseren, dan kunt u bij deze stap enkel op OK klikken zonder een CvO/EUR-1/EUR-MED toe te voegen. Het toevoegen van legalisaties wordt verderop beschreven.

19 D A T U M P A G I N A 19 van Selecteer het juiste type document dat u wilt opstellen en klik op OK. Tip - Legalisaties: Indien u een document wilt laten legaliseren bij de KvK, dan kunt u dit doen middels instructies die staan uitgelegd in hoofdstuk 4 van deze handleiding. 4. Klik wederom op OK om in dit geval een zending te maken met een CvO document.

20 D A T U M P A G I N A 20 van Document invulling Als u de stappen uit de vorige pagina s heeft gevolgd heeft u nu een leeg document voor u. In dit document zitten een aantal verplichte velden die ingevuld moeten worden. Aan de linkerkant van het scherm ziet u een aantal gele driehoekjes staan. Dit houdt in dat deze velden nog ingevuld moeten worden. Zolang er nog gele driehoekjes aanwezig zijn mag de zending niet verstuurd worden naar de Kamer van Koophandel. Door te klikken op de gele driehoekjes wordt u naar het betreffende veld geleid. Let tevens op de labels in bepaalde velden die een maximum aantal tekens en karakter s per regel aangeven. Dit maximum mag u niet overschrijden. 1. De beste manier om het document te vullen is als volgt: Klik eenmaal op het hieronder in geel gemarkeerde veld (Naam van de Afzender, meestal uw eigen bedrijfsnaam). 2. Typ nu hier uw bedrijfsnaam in. Als u klaar bent met typen, klik dan op de tab toets van uw toetsenbord. Hierdoor wordt u begeleidt naar het volgende invoerveld, in dit geval het Adres van de Afzender. Op deze manier voorkomt u dat u per ongeluk velden overslaat tijdens het invullen. 3. Door te klikken op het onderstaande icoon voor document omdraaien wordt u naar de achterkant meegenomen. Ook hier moet u een aantal velden invullen.

21 D A T U M P A G I N A 21 van Als u het document eenmaal volledig heeft ingevuld zullen alle gele driehoekjes verdwenen zijn. U bent nu klaar om eventuele bijlagen toe te voegen aan de zending en als laatste de zendingsstatus aan te passen. Klik op het pijltje naast het KvK logo en klik op Status Aanpassen. 5. U moet nu een Zendingcode en een Omschrijving invullen zodat de zending wordt opgeslagen. De Zendingcode wordt meegestuurd naar de Kamer van Koophandel en mag maximaal 46 tekens zijn. De Omschrijving kan eventueel voor uw eigen administratie worden gebruikt. Wij adviseren u om een eigen eenduidig format voor de naamgeving op te stellen voor uw organisatie zodat u altijd zendingen kunt terugvinden en/of verklaren, bijvoorbeeld aan de hand van een uniek ordernummer. Let op dat u altijd een unieke naam geeft aan een nieuwe zending. Zie hieronder een voorbeeld. Nadat u het onderstaande scherm heeft ingevuld klikt u op OK.

22 D A T U M P A G I N A 22 van Bijlagen toevoegen & een zending versturen In onderstaande stappen wordt u uitgelegd hoe u een bijlage (Invoice, factuur e.d.) toevoegt bij het document. Tevens wordt uitgelegd welke stappen u moet volgen om een zending digitaal te versturen naar de Kamer van Koophandel. 1. U komt na het opslaan van de zending in het onderstaande scherm terecht. Klik op Bijlagen. 2. Klik op Toevoegen.

23 D A T U M P A G I N A 23 van U kunt nu vanuit onderstaand Windows scherm het PDF selecteren van het document dat als bijlage mag dienen bij het document. Doorgaans is dit een digitale kopie van uw factuur of invoice. Nadat de juiste PDF is geselecteerd klikt u op Open. 4. Klik onderaan het scherm op Soort en geef aan welk type bijlage het PDF voor dient. Let op, als één zending meerdere PDF documenten bevat, dan moet u ook per document het Soort selecteren. Extra informatie - Bijlagen: Er zijn bij zendingen meerdere combinaties mogelijk qua bijlagen. U kunt bijvoorbeeld een CvO indienen met daarbij een bijbehorende factuur of invoice ter bewijslast als zijnde Bijlage CvO, en daarnaast nog een tweede PDF die apart gelegaliseerd wordt bij de Kamer van Koophandel. Als u niet zeker bent welke documenten en bijlagen u moet aanleveren, vraag dan advies bij uw Kamer van Koophandel contactpersoon.

24 D A T U M P A G I N A 24 van Ga terug naar het tabblad Algemeen en vul hier de juiste landcode van uw Bestemmingsland in. Daarna past u de Huidige status aan. Om de zending te versturen richting de Kamer van Koophandel zet u de Status op Verzenden naar DAE. Indien u wel een certificaathouder bent en de optie Verzenden naar DAE niet beschikbaar is, dan dient u mogelijk nog de instructies uit hoofdstuk Instellen Softcertificaat te volgen. Als de knop toepassen niet opgelicht is, zijn er mogelijk nog velden op het document die anders moeten worden ingevuld. Indien u de zending compleet en correct gevuld heeft, wordt de knop Toepassen beschikbaar, waar u op kunt klikken.

25 D A T U M P A G I N A 25 van 45 Als in onderstaande scherm geen Telefoon en automatisch worden gevuld, dient u deze nog in te (laten) stellen bij uw DKK Gebruikersaccount. Zie hoofdstuk in dit document voor een instructie hiertoe. Klik op OK. Er zal nog een scherm verschijnen met de melding Bericht is Verzonden. Klik wederom op OK. Indien u gebruik maakt van een Hard-token van QuoVadis komt er mogelijk een scherm waar u het wachtwoord van uw token in moet vullen.

26 D A T U M P A G I N A 26 van Kamer van Koophandel zendingenoverzicht In dit hoofdstuk wordt uitgelegd welke statussen een zending kan hebben en hoe u de status van een zending kunt volgen. 1. De status van de in het vorige hoofdstuk gemaakte zending, evenals andere gegevens, kunt u volgen in het KvK-zendingenoverzicht. Klik op Zending Kamer van Koophandel KvK Zendingen. 2. Op het moment dat een zending is verzonden en akkoord is bevonden door het systeem, komt deze in het KvK-zendingenoverzicht als zijnde DAE Ingediend te staan. Afgewezen document: Indien uw exportdocument door de KvK vanwege een inhoudelijke reden wordt afgewezen, zult u deze moeten aanpassen en opnieuw versturen naar de KvK. In dat geval kunt u de afgewezen zending selecteren in het menu Zendingen en dan klikken op Openen. U past het document aan. De zending kunt u nu via het menu Zendingen en dan Opslaan Als voorzien van een unieke code. Na het opnieuw opslaan kunt u de zending nogmaals via de menu-optie Verzenden naar DAE versturen naar de KvK. Zendingstatussen: Op de volgende pagina van dit document worden de verschillende statussen toegelicht. Een zending met als status DAE Ingediend moet door de Kamer van Koophandel worden goedgekeurd. Op moment dat de Kamer van Koophandel medewerker de zending heeft verwerkt, krijgt u een van de Kamer van Koophandel met bericht van goedkeuring of afwijzing.

27 D A T U M P A G I N A 27 van 45 Na deze kan het tot 20 minuten duren voordat de status in Stratech-DKK wordt bijgewerkt naar DAE Opgevraagd. Deze tijd is landelijk vastgelegd door de Kamer van Koophandel om te voorkomen dat het DAE systeem wordt overspoeld. Wanneer de status is aangepast naar DAE Opgevraagd kunt u het document printen. Voor instructies over printen zie het volgende hoofdstuk Zendingstatussen Er zijn in het KvK-zendingenoverzicht meerdere statussen mogelijk. Hieronder is toegelicht wat elke status betekent, en wat u kunt doen bij een bepaalde status. Ter Controle Functionaris Deze status betekent dat een medewerker (gebruiker) van uw bedrijf een zending ter controle heeft klaargezet richting een andere medewerker (functionaris) die tekenbevoegd is om zendingen te kunnen versturen naar de Kamer van Koophandel. Een tekenbevoegde medewerker is in het bezit van een QuoVadis certificaat en moet hier dus de volgende actie op uitvoeren, namelijk de zending controleren en digitaal doorsturen naar de Kamer van Koophandel. Technisch Afgekeurd Als een zending qua inhoud niet voldoet aan de eisen van de Kamer van Koophandel, wordt de zending technisch afgekeurd. U moet dan de zending aanpassen, verbeteren en nogmaals digitaal indienen. Hard-token: Voor bedrijven die werken met een hard-token geldt dat de USB-sleutel te allen tijde aanwezig moet zijn in de computer. Zonder hard-token kan er geen berichtenverkeer met de Kamer van Koophandel plaatsvinden en wordt geen van de hieronder beschreven statussen bijgewerkt. Verzenden naar DAE Op het moment dat een zending op Verzenden naar DAE wordt gezet, wordt de zending eerst door het systeem gecontroleerd op juiste opmaak en invulling van het document. Gedurende deze controle heeft de zending kort deze status. Mocht deze status langer dan een aantal minuten blijven staan dan is er hoogstwaarschijnlijk een fout opgetreden. Neemt u in dit geval contact op met de Servicedesk van Stratech. DAE Ingediend Op het moment dat een zending door het systeem akkoord is bevonden zal deze op de status DAE Ingediend komen te staan. Vanaf dit moment is de zending ook bekend bij de Kamer van Koophandel, en zal een medewerker van de Kamer voor de vervolgstap moeten zorgen. Hij kan de zending afwijzen of goedkeuren. Dit is een handmatige actie van de Kamer. DAE In behandeling Wanneer een Kamer van Koophandel medewerker uw zending nog in behandeling heeft dan zal deze status worden teruggegeven. Deze stap komt na DAE Ingediend, en voor DAE - Afgewezen of DAE Opgevraagd.

28 D A T U M P A G I N A 28 van 45 DAE Afgewezen Een Kamer van Koophandel medewerker kan de zending goedkeuren of afwijzen. Bij een afwijzing zult u een ontvangen van de Kamer van Koophandel waarin de reden van afwijzing staat beschreven. Neem bij onduidelijkheden contact op met de Kamer van Koophandel voor meer informatie. Mocht u een zending met deze status nogmaals moeten versturen naar de Kamer van Koophandel, dan kunt u de zending met deze status openen en opslaan onder een andere code, de gewenste aanpassingen maken, en deze nieuwe zending dan opnieuw verzenden naar DAE. De zending die is afgewezen kunt u eventueel op de status DAE Afgehandeld zetten. DAE Gegenereerd Wanneer een Kamer van Koophandel medewerker uw zending heeft goedgekeurd zal de status DAE Ingediend automatisch worden bijgewerkt naar DAE Gegenereerd. Deze status betekent dat de Kamer van Koophandel uw document heeft genereerd en digitaal retour gaat sturen. Het bijwerken van dit statusverzoek gebeurt elke 20 minuten. Deze tijd is landelijk vastgelegd door de Kamer van Koophand el om te voorkomen dat het DAE systeem wordt overspoeld. Het kan dus voorkomen dat u eerder per het bericht ontvangt met de mededeling dat uw zending is goedgekeurd en pas enkele minuten later de status in Stratech-DKK wordt aangepast in DAE Opgevraagd. DAE Opgevraagd Nadat een zending de status DAE Gegenereerd heeft gekregen, vraagt Stratech-DKK automatisch uw goedgekeurde documenten op bij de Kamer van Koophandel. Wanneer uw zending de status DAE - Opgevraagd heeft, kunt u deze printen Eindstatussen Afgehandelde zendingen in Stratech-DKK verdwijnen automatisch naar het archief en worden voorzien van zogenoemde eindstatussen. Deze zendingen, incl. de bijbehorende eindstatus, kunt u enkel zichtbaar maken met de knop Afgehandelde zendingen tonen linksonder in het KvK- Zendingenoverzicht. Hieronder is toegelicht wat elke eindstatus betekent. Afgedrukt Als u een document heeft afgedrukt en de vraag Is het afdrukken geslaagd? met Ja heeft beantwoord, verandert de status van het document in Afgedrukt. DAE Vervallen Een document met de status Vervallen betekent dat uw document niet (meer) geldig is. Dit kan komen door een technische storing bij de KvK. Neemt u in dit geval eerst contact op met uw KvK regiokantoor en vervolgens met de Servicedesk van Stratech. Geannuleerd Een document met de status Geannuleerd is handmatig op de status Afgehandeld gezet. Met deze status heeft u inzicht in de documenten die door u of uw medewerkers zijn geannuleerd. Niet Afgedrukt Als u bij een document wel een afdrukpoging heeft gedaan, maar vervolgens niet binnen 24 uur het document succesvol heeft afgedrukt, verandert de status na deze 24 uur in de status Niet afgedrukt. U kunt het document met deze status ook niet meer afdrukken.

29 D A T U M P A G I N A 29 van Zending printen Nadat de zending is goedgekeurd door de Kamer van Koophandel wordt deze in Stratech -DKK op de status DAE Opgevraagd gezet. Dit hoofdstuk beschrijft de stappen die u kunt volgen om een zending succesvol te printen. 1. Klik eenmaal op een zending met status DAE Opgevraagd in het overzicht en klik op Afdrukken. 2. U krijgt vervolgens onderstaande melding. Zorg ervoor dat er een officieel CvO/EUR-1/EUR-MED document in de printer ligt. Op moment dat u hier op OK klikt, wordt er een printopdracht gestart.

30 D A T U M P A G I N A 30 van U krijgt nu onderstaande melding. Voordat u op Ja klikt, kunt u nog controleren of het document juist is geprint. Zo niet, dan kunt u op Nee klikken. Na de eerste afdrukpoging heeft u nog 24 uur de tijd om het document nogmaals af te drukken. Daarna wordt uw zending automatisch op DAE Afgehandeld gezet en kunt u de zending niet langer meer afdrukken. Tip - Testafdruk: Mocht u eerst een testafdruk willen printen, dan kunt u dit doen door bij stap 3 op Nee te klikken. Hierdoor blijft u de optie behouden om hetzelfde document nogmaals af te drukken net zolang tot u tevreden bent over de printer instellingen. Tip Afdrukvolgorde/Kopieën: Het is mogelijk dat u bovenstaande meldingen meerdere keren voorbij ziet komen, als u bijvoorbeeld meerdere exemplaren heeft aangevraagd tijdens de invulling van het CvO. Bij een EUR1 worden standaard 4 pagina s geprint: Voorkant Achterkant (Blanco vel) Voorkant Achterkant, in die volgorde. U moet bij elk exemplaar ervoor zorgen dat het juiste papier in de printer ligt. Extra informatie - Na goedkeuring stuurt de Kamer van Koophandel digitaal uw exportdocumenten retour. De lay-out en inhoud van de documenten wordt volledig bepaald door de Kamer van Koophandel. In Stratech-DKK kunt u bij het afdrukken alleen het hele document verplaatsen via de offset. Wanneer op uw exportdocument de KvK Stempel & Handtekening ontbreekt en/of informatie niet correct wordt uitgelijnd/weergegeven, dan moet u hiervoor contact opnemen met de Kamer van Koophandel.

31 D A T U M P A G I N A 31 van Quick-Start Stappenplan Legalisaties Dit hoofdstuk geeft uitleg over het versturen en printen van legalisaties. Als u geen documenten laat legaliseren door de Kamer van Koophandel, dan hoeft u dit hoofdstuk niet door te lezen Een legalisatie toevoegen aan een CvO/EUR zending De meest voorkomende manier om een legalisatie te versturen naar de Kamer van Koophandel is om deze samen te voegen in één zending met een CvO en/of EUR document. 1. Kies via Zending Nieuw de voor u gewenste manier om uw exportdocument(en) op te maken: 2. Klik op Toevoegen en selecteer het document dat u wilt opmaken (CvO, EUR-1, EUR-MED).

32 D A T U M P A G I N A 32 van Vul het CvO en/of EUR document in zoals eerder beschreven in paragraaf Als u het document volledig heeft ingevuld, dan klikt u op Status Aanpassen: 4. U moet nu een Zendingcode en Omschrijving invullen zodat de zending wordt opgeslagen. De Zendingcode wordt meegestuurd naar de Kamer van Koophandel en mag maximaal 46 tekens zijn. De Omschrijving kan eventueel voor uw eigen administratie worden gebruikt. Wij adviseren u om een eigen eenduidig format voor de naamgeving op te stellen voor uw organisatie zodat u altijd zendingen kunt terugvinden en/of verklaren, bijvoorbeeld aan de hand van een uniek ordernummer. Let op dat u altijd een unieke naam geeft aan een nieuwe zending. Zie hieronder een voorbeeld. Nadat u het onderstaande scherm heeft ingevuld klikt u op OK.

33 D A T U M P A G I N A 33 van Om een legalisatie toe te kunnen voegen aan de zending gaat u in het scherm dat verschijnt naar het tabblad Bijlagen: 6. Klik op Toevoegen. U kunt nu vanuit het Windows scherm dat verschijnt het PDF selecteren dat u als bijlage wilt meesturen naar de Kamer van Koophandel om te laten legaliseren. Nadat de juiste PDF is geselecteerd klikt u op Open. Let op dat de Kamer van Koophandel alleen documenten in PDF-formaat kan ontvangen. Extra informatie Wij adviseren u voor het opslaan van al uw legalisaties één centrale bestandslocatie te gebruiken. De reden hiervoor is dat wanneer u deze documenten op uw bureaublad heeft opgeslagen, u het risico loopt dat deze documenten voor uw collega s niet te benaderen zijn.

34 D A T U M P A G I N A 34 van Nadat u de juiste PDF heeft toegevoegd kunt u via de knop Soort het type bijlage aangeven. In dit geval kiest u voor Legalisatie. Indien u het Soort bijlage niet selecteert, dan zal het document niet worden verzonden naar de Kamer van Koophandel.

35 D A T U M P A G I N A 35 van 45 Vervolgens moet u bij afdrukken aangeven of u het document op Blanco moet afdrukken, of op origineel. Blanco betekent dat u blanco papier in de printer legt, en dat de gehele PDF inclusief KVK Stempel/tekst wordt afgedrukt. Origineel betekent dat u zelf een exemplaar van uw afgedrukte document in de printer legt, waar vervolgens enkel een KVK Stempel/tekst op wordt afgedrukt. U kunt eventueel afstemmen met de KVK welke optie voor u van toepassing is. Als u kiest voor origineel, moet u ook nog uw Nummer op Origineel opgeven. Dit is het unieke nummer wat u terugvindt op het document, bijvoorbeeld een factuurnummer. Daarnaast kunt u in dit scherm bij Exemplaren opgeven hoeveel exemplaren u van dit document wilt kunnen printen. Wanneer u kiest voor 2, dan kunt u één origineel en één kopie van het desbetreffende document afdrukken, bijvoorbeeld voor uw eigen administratie. Als u slechts één origineel document nodig heeft, dan kunt u dit veld leeg laten.

36 D A T U M P A G I N A 36 van Als alle bijlagen en legalisatie compleet zijn, dan gaat u terug naar het tabblad Algemeen, vult u eventueel het Bestemmingsland nog in, en past u de Status aan naar Verzenden naar DAE. Vervolgens klikt u op Toepassen. U zult nu een laatste controlescherm krijgen waar u op OK kunt klikken. Hierna krijgt u de melding Bericht is Verzonden. 9. In het KvK-zendingenoverzicht kunt u controleren of de zending is aangekomen in het systeem van de Kamer van Koophandel. Dit KvK-zendingenoverzicht kunt u bereiken door te klikken op het pijltje naast het logo van de Kamer van Koophandel bovenin uw scherm. De zending bereikt veelal binnen een minuut de status DAE Ingediend.

37 D A T U M P A G I N A 37 van Legalisaties printen Het printproces van een legalisatie met Stratech-DKK is anders dan het printen van CvO en/of EUR document. U heeft twee opties, namelijk: Printen op Blanco en Printen op Orgineel. Tijdens het toevoegen van de legalisatie als bijlage heeft u al deze gemaakt, zie het vorige hoofdstuk Printen op Origineel Printen op Origineel betekent dat u zelf verantwoordelijk bent voor het printen van uw legalisatie (factuur, invoice ect.) op het vooraf gestempelde papier van de Kamer van Koophandel. Kortom, u drukt alleen het legalisatienummer en de bijbehorende tekst van de Kamer van Koophandel af op het originele document. Deze optie mag u alleen selecteren als u hiervoor toestemming heeft van de Kamer van Koophandel. Het afdrukken van uw legalisatie kunt u doen met elk willekeurig programma dat een PDF kan openen. De legalisatie drukt u af op het vooraf gestempelde papier van de Kamer van Koophandel. Nadat de Kamer van Koophandel uw legalisatie heeft goedgekeurd, kunt u vanuit Stratech-DKK het legalisatienummer en de bijbehorende tekst afdrukken. Dit is een regel tekst, met bijvoorbeeld als inhoud: The undersigned Authority legalizes the signature of the signing proxy(ies). Date 31-Oct-2013 Number Samenvattend U moet eerst uw document afdrukken op het vooraf gestempelde papier van de Kamer van Koophandel vanuit een PDF Reader, en daarna de achterkant van de laatste pagina van uw factuur in de printer leggen voor Stratech-DKK om het proces te voltooien. Dit staat uitgelegd in onderstaande stappen. 1. Nadat uw zending door de Kamer van Koophandel is goedgekeurd, zult u de status van de zending in maximaal 20 minuten zien veranderen in DAE - Opgevraagd. Het LEGAL document krijgt na goedkeuring van de Kamer van Koophandel de status DAE Opgevraagd. 2. Selecteer de legalisatie in het KvK-zendingenoverzicht en klik dan op Afdrukken.

38 D A T U M P A G I N A 38 van Vervolgens zal de onderstaande melding in uw scherm verschijnen. U moet nu de laatste pagina van uw legalisatie in de printer leggen. Zorg ervoor dat er op de voorkant van uw document wordt geprint. Wanneer u het document op de juiste manier in de printer heeft gelegd klikt u op OK. 4. Uw document wordt nu geprint op de door u ingestelde printer. Vervolgens krijgt u nog één scherm waarin u wordt gevraagd of de afdruk is geslaagd. Als u voor Ja kiest, dan wordt de status van uw zending automatisch aangepast naar DAE - Afgehandeld. Wanneer u hier voor Nee kiest, dan heeft u nog 24 uur de tijd na de eerste afdrukpoging om het document nogmaals af te drukken. Daarna wordt uw zending automatisch op DAE Afgehandeld gezet en kunt u de zending niet langer meer afdrukken Printen op Blanco Indien u deze optie heeft gekozen, wordt op uw PDF document inclusief de stempel van de Kamer van Koophandel in zijn geheel afgedrukt. Dit houdt in dat u blanco A4 papier in de printer legt. Verder is het proces voor deze optie hetzelfde als bovenstaande instructies.

39 D A T U M P A G I N A 39 van Legalisaties indienen zonder bijbehorend CvO/EUR document In het geval van het afdrukken van een legalisatie mislukt of wanneer u een legalisatie nodig heeft zonder een CvO en/of EUR documenten aan te vragen bij de Kamer van Koophandel, dan kunt u onderstaande stappen volgen: 1. Kies in het menu voor Zending en selecteer dan bij Nieuw de voor u gewenste manier om een document op te maken: 2. Op het scherm waar u normaliter de CvO toevoegt, klikt u gewoon op OK zonder eerst een document toe te voegen: 3. Op het scherm waar u normaal het CvO invult, gaat u direct verder naar Status aanpassen. 4. U kunt nu de zending verder afhandelen volgens het normale proces, uitgelegd in hoofdstuk 4.2.

40 D A T U M P A G I N A 40 van Recepturen In Stratech-DKK kunt u werken met Recepturen. Dit kunt u zien als een template waarmee u gegevens kunt vastleggen, zodat u deze data bij toekomstige zendingen eenvoudig kunt hergebruiken Nieuwe recepturen aanmaken. 1. Klik in het menu op Recepturen en vervolgens op Nieuw. Als u deze optie niet heeft, dan moeten uw gebruikersrechten worden aanpast (zie pagina 11). 2. Selecteer het type document (CvO, EUR1, EURMED) waar u een receptuur voor wilt maken. In dit voorbeeld kiezen we voor een CvO.

41 D A T U M P A G I N A 41 van Vul de vaste gegevens in die u wilt opslaan in het receptuur. In onderstaand voorbeeld hebben we Aantal Exemplaren, VAK1, VAK2, en de Achterkant van het CVO reeds gevuld. Dit betekent dat bij het opmaken van een nieuwe zending op basis van deze receptuur alleen nog de vakken Landen van Oorsprong, en de Goederen moeten worden ingevuld. U kunt zelf bepalen welke gegevens u wilt opslaan in een receptuur, dit is slechts een voorbeeld. 4. Als alle gewenste velden gevuld zijn, klikt in het menu u op Recepturen en vervolgens op Opslaan.

42 D A T U M P A G I N A 42 van Vervolgens moet u de receptuur een naam (code) en omschrijving geven. In dit voorbeeld benoemen we de klantnaam en het type document voor herkenning. U bent hier vrij in, zolang het receptuur maar onder een unieke naam wordt opgeslagen.

43 D A T U M P A G I N A 43 van Bestaande recepturen wijzigen 1. Indien u een bestaande receptuur wilt wijzigen, dan klikt u op Recepturen en vervolgens op Openen: 2. Selecteer de receptuur die u wilt gaan aanpassen en klik op OK: 3. Maak de gewenste aanpassing(en) in het receptuur. Klik in het menu op Recepturen en vervolgens op Opslaan om de aangepaste receptuur op te slaan.

44 D A T U M P A G I N A 44 van Een zending maken op basis van een receptuur Wanneer u een zending wilt gaan maken op basis van een receptuur, dan dient u alle openstaande zendingen en/of recepturen in uw scherm af te sluiten. Het afsluiten van openstaande zendingen en/of recepturen kunt u doen door gebruik te maken van het kruisje rechtsboven in uw scherm. 1. Klik in het menu op Zending, vervolgens op Nieuw en selecteer dan Receptuur. 2. Selecteer het receptuur die u gaan gebruiken voor de nieuwe zending en klik op OK.

45 D A T U M P A G I N A 45 van U kunt nu de ontbrekende gegevens aanvullen op het document en de zending versturen naar de Kamer van Koophandel (zie pagina 21).