PAIA-HANDLEIDING SOOS VEREIS KRAGTENS ARTIKEL 14 VAN DIE WET OP DIE BEVORDERING VAN TOEGANG TOT INLIGTING

Transcriptie

1 PAIA-HANDLEIDING SOOS VEREIS KRAGTENS ARTIKEL 14 VAN DIE WET OP DIE BEVORDERING VAN TOEGANG TOT INLIGTING 1

2 DEEL 1 INLEIDING Die Wet op die Bevordering van Toegang tot Inligting, 2000 (Wet No. 2 van 2000) (PAIA) gee uitvoering aan die reg tot toegang tot inligting soos voorsien in artikel 32 van die Grondwet, onderworpe aan regverdigbare beperkinge, insluitende, maar nie beperk nie, tot beperkinge wat die redelike beskerming van privaatheid, kommersiële vertroulikheid en doelmatige, effektiewe en goeie regering ten doel het. Die doel van die PAIA-wet is om ʼn kultuur van deursigtigheid en aanspreeklikheid in sowel die openbare as die privaat sektor te bevorder deur enige persoon die reg tot toegang tot inligting te gee sodat hulle al hul regte ten volle kan uitoefen en beskerm. Hierdie handleiding is saamgestel binne die raamwerk van die PAIA-wet wat voorskryf dat ʼn openbare liggaam besonderhede moet verskaf van die rekords wat hulle hou sodat versoeke om inligting geakkommodeer kan word. Hierdie handleiding dien as ʼn gids aan ʼn versoeker van inligting oor hoe om toegang tot sodanige inligting of rekord te kry wat by die Padongelukkefonds ( POF ) gehou word. Die doel van hierdie handleiding is om die prosedures uiteen te sit wat gevolg moet word en die kriteria waaraan voldoen moet word vir enigiemand ( die versoeker ) wat inligting versoek wat in rekords staan wat in die POF se besit is, of wat onder die POF se beheer val. Hieronder word die prosedure uiteen gesit wat gevolg moet word wanneer ʼn versoek om toegang tot ʼn rekord gemaak word wat by die POF is, asook die kontakbesonderhede van die POF se Inligtingsbeampte en Adjunk-inligtingsbeampte wat verantwoordelik is om sodanige versoeke te bestuur. BESKIKBAARHEID VAN DIE HANDLEIDING Hierdie handleiding kan by die webwerf van die POF bekom word, of deur 'n afskrif per e-pos te versoek van die betrokke inligtingsbeampte, soos hieronder verskaf. Hierdie handleiding kan ook van die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie bekom word. 2

3 DEEL 2 ARTIKEL 10-HANDLEIDING OOR HOE OM DIE WET TE GEBRUIK Benewens hierdie handleiding word versoekers in kennis gestel dat die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie (SAMRK) ook ʼn gids ooreenkomstig artikel 10 van die PAIA-wet gepubliseer het, wat verduidelik hoe om ʼn versoek te maak om toegang tot ʼn rekord te verkry. Hierdie gids is beskikbaar by die SAMRK se kantore waarvan die kontakbesonderhede hieronder verskaf word: Die PAIA-eenheid (Bevordering van Toegang tot Inligting) by die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie Navorsing- en Dokumentasiedepartement Privaat Sak X2700 HOUGHTON 2014 Telefoon Faks /1360 Webwerf E-pos PAIA@sahrc.org.za 3

4 DEEL 3 KONTAKBESONDERHEDE VAN DIE INLIGTINGSBEAMPTE EN ADJUNK- INLIGTINGSBEAMPTE Kragtens die PAIA-wet, is die hoof uitvoerende beampte van ʼn openbare liggaam outomaties die hoof inligtingsbeampte. Die besonderhede van die RAF se Hoof Uitvoerende Beampte is soos volg: Postitel Inligtingsbeampte (Hoof Uitvoerende Beampte) Posadres Padongelukkefonds Fisiese adres: Padongelukkefonds Privaat Sak 178 Witch Hazelstraat 420 Centurion Centurion Telefoon Faks Daar word van Versoekers verwag om alle versoeke aan die betrokke Adjunkinligtingsbeampte by die kontakbesonderhede hieronder te rig. Postitel : Adjunk-inligtingsbeampte (Bestuurder: Klagtes) Posadres Padongelukkefonds Fisiese adres:padongelukkefonds Privaat Sak 178 Witch Hazelstraat 420 Centurion Centurion Telefoon Faks E-pos PranithaR@raf.co.za 4

5 Kontakbesonderhede van die POF se aangewese PAIA-praktisyn verskyn hieronder: Postitel PAIA-praktisyn Posadres Padongelukkefonds Fisiese adres: Padongelukkefonds Privaat Sak 178 Witch Hazelstraat 420 Centurion Centurion Telefoon Faks E-pos Die Hoof Inligtingsbeampte, kragtens artikel 17 van die PAIA-wet, het die pligte soos uiteengesit in die bogemelde afdeling aan die Adjunk-inligtingsbeampte gedelegeer om versoeke vir inligting wat kragtens PAIA gemaak word, te hanteer. Die PAIA-praktisyn verskaf administratiewe bystand aan die Adjunk-inligtingsbeampte. 5

6 DEEL 4 VISIE VAN DIE POF Om die beste gehalte sorg aan padongelukslagoffers te verskaf ten einde maatskaplike balans te herstel. MISSIE VAN DIE POF Om geskikte dekking vir alle padgebruikers binne die landsgrense van Suid-Afrika te bied; om beseerdes te rehabiliteer en te kompenseer vir beserings of dood betyds en op ʼn sorgsame en volhoubare manier en om oortreders te vrywaar teen aanspreeklikheid as gevolg van motorongelukke, ; en om die veilige gebruik van ons paaie te ondersteun. ONS VERNAAMSTE WAARDES Ubuntu/Medemenslikheid Ons gee om vir, en ondersteun ons kliënte Ons gee om vir, en ondersteun mekaar. Ons is oplossing-gedrewe Ons bied oplossings aan. Ons neem verantwoordelikheid vir ons dade. Ons is trots op wat ons doen Ons verbind onsself tot, en demonstreer integriteit, eerlikheid, konsekwentheid en regverdigheid in ons dade en besluite. Ons stel die voorbeeld vir die hoogste standaarde in persoonlike en professionele gedrag. 6

7 STRUKTUUR EN FUNKSIES Hieronder is ʼn organogram van die postestruktuur van die POF: RAF Board Internal Audit Corporate Secretariat CEO Chief Financial Officer (CFO) Chief Operations Officer (COO) Chief Marketing Officer (CMO) Chief Strategy Officer (CSO) Chief Human Capital Officer (CHCO) Chief Information Officer (CIO) Die Interne Ouditafdeling rapporteer direk aan die Raad. Die Korporatiewe Sekretariaat is verantwoordelik vir sekretariële ondersteuningsdienste aan die uitvoerende span en die Raad. Die POF voer sy hoof mandaat uit deur middel van die Bedryfafdeling en die Strategiekantoor. Hierdie afdelings word ondersteun deur Finansiële Dienste, Mensehulpbronne, Inligting en Kommunikasietegnologie. Die POF se hoofkantoor is in Centurion, streekkantore is in Durban (KwaZulu-Natal), Kaapstad (Wes-Kaap), Johannesburg en Pretoria (Gauteng), Oos-Londen (Oos-Kaap), en Dienssentrums is regdeur die land. Die POF is ʼn regspersoon wat ingevolge artikel 2(1) van die Padongelukkefondswet, No 56 van 1996, ingestel is en bestaan uit die Raad, die Uitvoerende Bestuur, Algemene Bestuurder, Senior Bestuurders, Bestuurders en personeel. DEEL 5 SUID-AFRIKAANSE MENSEREGTEKOMMISSIE (SAMRK) SE HANDLEIDING OOR DIE PAIA-WET Die SAMRK het n handleiding saamgestel oor hoe om enige reg soos bedoel in die PAIA-wet, uit te oefen. Dit is beskikbaar by hulle webwerf: Indien u enige navrae in hierdie verband het, kan u die SAMRK direk kontak by: Die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie: PAIA-eenheid; Die Departement Navorsing en Dokumentasie; Posadres: Privaat Sak x 2700, Houghton, 2041; Telefoon: ; Webwerf: E-pos:paia@sahrc.org.za 7

8 HOE OM TOEGANG TE VERSOEK TOT DOKUMENTE WAT DEUR DIE POF GEHOU WORD PAIA voorsien dat ʼn versoeker toegang tot 'n rekord van ʼn openbare liggaam kan kry indien die versoeker voldoen aan prosedurele en substantiewe vereistes in die Wet en Regulasies, en op voorwaarde dat die versoek tot toegang van die rekord nie geweier word ingevolge enige gronde vir weiering soos wat in die Wet beoog mag word nie. Die volgende stappe moet oorweeg word voordat ʼn versoek ingedien word: Stap 1: Het u die reg om die PAIA te gebruik om toegang te versoek? I. Neem asseblief kennis van artikel 7(1) van die PAIA-wet wat sê: Hierdie Wet is nie van toepassing op ʼn rekord van ʼn openbare liggaam of privaat liggaam nie, indien (a) daardie rekord vir doeleindes van straf- of siviele verrigtinge aangevra word; (b) dit aldus versoek word na die aanvang van sodanige straf- of siviele verrigtinge, na gelang van die geval; en die voorlegging van (of toegang tot daardie rekord vir die doel bedoel in paragraaf (a) in enige ander wet gereël word. II. Indien artikel 7(1) geld, mag u geen versoek ooreenkomstig die PAIA rig nie. U moet die reëls en prosedures vir blootlegging van inligting volg van die tersaaklike regsforum waarby u betrokke is. Die POF behou die reg voor om alle uitgawes en ander skadevergoeding te eis wat aangegaan is as gevolg van ʼn versoeker se versoek wat artikel 7(1) skend. III. Neem asseblief artikel 45 van die PAIA-wet in ag wat die POF toelaat om ʼn versoek vir toegang tot inligting oor ʼn rekord te weier indien: (a) die versoek duidelik ligsinnig of tergend is; of indien (b) die prosessering van die versoek die hulpbronne van die POF wesenlik en onredelik in beslag sou neem. Stap 2: Bestaan die inligting wat versoek is in die vorm van ʼn rekord? I. Let wel dat enige versoeke alleen uitgevoer kan word ten opsigte van rekords wat by die POF bestaan ten tyde van u versoek. II. Die PAIA dwing niemand om ʼn rekord te skep wat nog nie bestaan ten tyde van die versoek nie, byvoorbeeld, die Wet kan nie gebruik word om die redes vir ʼn besluit deur die POF te bekom indien sodanige redes nie in ʼn dokument opgeneem is nie. III. Indien u nie seker is of die rekord bestaan nie, moet u dit asseblief so aandui in die tersaaklike versoekvorm. Stap 3: Is die rekord in die POF se besit of onder hulle beheer? I. Die POF is ʼn groot organisasie en die soektog na rekords mag aansienlike tyd, hulpbronne en uitgawes behels. II. Die PAIA-wet maak voorsiening daarvoor dat die rekord wat aangevra word in die besit of onder die beheer van die POF moet wees. Maar, vir PAIA se doeleindes is ʼn rekord in die besit of onder die beheer van (a) ʼn beampte van die POF, of (b) ʼn onafhanklike kontrakteur wat deur die POF gebruik is, ʼn rekord van sodanige openbare liggaam. III. Soos gemeld hierbo, artikel 45(b) van die PAIA-wet laat toe dat die POF ʼn versoek vir toegang tot ʼn rekord kan weier indien die prosessering van die versoek wesenlik en onredelike druk op die hulpbronne van die POF sou plaas. Stap 4: Kan u die versoek ooreenkomstig Hoofstuk 2 of 3 van die PAIA-wet uitvoer? 8

9 Die POF sal normaalweg as ʼn openbare liggaam beskou word indien die rekords verband hou met, of relevant is vir die uitvoering van openbare mag of die uitvoering van ʼn openbare funksie kragtens wetgewing. Stap 5: Vorm van die versoek I. ʼn Versoeker moet die versoek om toegang tot ʼn rekord op die voorgeskrewe vorm (Vorm A) maak wat dan aan die Inligtingsbeampte of die Adjunk-inligtingsbeampte per hand, per pos, per faks of per e-pos gestuur moet word. Vorm A word by hierdie handleiding aangeheg, as Bylaag 1. II. III. Indien u wens om u inligting in n MSWord-weergawe van die vorm te tik moet u asseblief 'n e-pos stuur aan die relevante PAIA-praktisyn of die Adjunk-inligtingsbeampte waarin u versoek dat so n vorm aan u per e-pos gestuur word. Indien die versoek namens n ander persoon gemaak word, moet die versoeker bewys inlewer van die hoedanigheid waarin die versoeker die versoek maak, tot bevrediging van die Inligtingsbeampte/Adjunk-inligtingsbeampte. Indien n versoeker ongeletterd of gestremd is en nie die versoek op die voorgeskrewe vorm kan maak nie, dan mag die versoek mondelings gemaak word. Die Inligtingsbeampte/Adjunk-inligtingsbeampte moet die mondelinge versoek op skrif stel op die voorgeskrewe vorm en n afskrif aan die versoeker gee. OORWEGING VAN U VERSOEK Onderhewig aan die bepalinge van die PAIA, sal toegang tot rekords wat van die POF aangevra word, slegs verskaf word indien: Al die prosedurele vereistes soos uiteengesit in PAIA rakende n versoek, nagekom word, en Toegang tot die aangevraagde rekord(s) nie geweier word ingevolge enige gronde vir weiering soos uiteengesit in PAIA nie. Gronde vir weiering word uiteengesit in Deel 2 en 3 van Hoofstuk 4 en sluit verpligte beskerming in van: Kommersiële inligting van n derde party; Sekere vertroulike inligting; Die veiligheid van individue, en beskerming van eiendom; Rekords geprivilegeerd teen produksie in regsgedinge; Ekonomiese belange en finansiële welsyn van die Republiek en kommersiële aktiwiteite van openbare liggame; Navorsingsinligting van derde partye, en beskerming van navorsingsinligting van n openbare liggaam, of Sekere inligting aangaande die werksaamhede van openbare liggame. Die POF mag ook versoeke weier wat duidelik ligsinnig of tergend is, of wat daartoe sal lei dat die prosessering van die versoek wesenlike en onredelike druk op die hulpbronne van die RAF sou plaas. DEEL 7 9

10 BETALING VAN FOOIE Die PAIA-wet sit twee soorte fooie uiteen, naamlik n Versoekfooi, en n Toegangsfooi. Hierdie fooie moet aan die POF betaal word voordat die POF toegang gee tot die inligting wat versoek word. n Persoonlike versoeker is iemand wat toegang tot n rekord verlang wat persoonlike inligting oor hom- of haarself bevat; hy/sy hoef nie die versoekfooi te betaal nie. Enige ander versoeker sal die vereiste fooi moet betaal, onderworpe aan die vrystellings soos hieronder gelys. Die fooi vir reproduksie van hierdie handleiding en rekords word in Bylaag 2 gelys. Die versoekfooi moet deur elke versoeker betaal word, buiten n persoonlike versoeker soos omskryf in Bylaag 2. Die toegangsfooi wat deur n versoeker soos omskryf in artikel 22(7) betaal moet word, tensy vrygestel onder artikel 22(8), word in Bylaag 2 gelys. Kragtens artikel 22 moet die Inligtingsbeampte/Adjunk-inligtingsbeampte aan wie n versoek om toegang gemaak word, die versoeker (buiten n persoonlike versoeker) in kennis stel dat die voorgeskrewe versoekfooi (tans R35.00), betaalbaar is voordat die versoek verwerk word. n Persoonlike versoeker wat toegang tot n rekord verlang wat persoonlike inligting oor hom- of haarself bevat, hoef nie die versoekfooi te betaal nie. n Versoeker wie se versoek om toegang tot n rekord toegestaan is, moet waar toepaslik, die voorgeskrewe toegangsfooi betaal vir die reproduksie, soektyd en voorbereiding van die rekord. Alle betalings moet in kontant of per tjek aan die Departement Finansies van die RAF gemaak word, of kan in die RAF se bankrekening wat hieronder aangegee word, inbetaal word. Rekeninghouer: Padongelukkefonds Bank: Standard Bank van Suid-Afrika Tak: Menlyn Takkode: Soort rekening: Tjekrekening: Rekeningnommer: PAIA-verwysing: (soos voorsien deur die PAIA-eenheid) Bewys van betaling moet aan die Adjunk-inligtingsbeampte gestuur word by die kontakbesonderhede hieronder. 10

11 REKORDS IN BESIT VAN DIE POF, WAT OUTOMATIES BESKIKBAAR IS (ARTIKEL 15(1)(a)) Die kategorieë van rekords wat hieronder gelys word, is outomaties beskikbaar van die POF sonder dat die versoeker toegang hoef te versoek ingevolge die PAIA: Die inligting wat op die POF se webwerf gelaai is Inligtingsboekies Pamflette Plakkate Nuusbriewe Eisvorms Ander bemarkings- en inligtingsmateriaal oor die funksies en dienste van die RAF Hofpleidooi (na gedingvoering) beskikbaar op n individuele basis Hofbevele beskikbaar op n individuele basis Uitsprake beskikbaar op n individuele basis Statutêre rekords Persvrystellings Strategiese planne Jaarverslae Statutêre Kwartaalverslag, FDR-opgawe, Jaarverslag (Finansies: Verslagdoening) Bankbesonderhede en bankrekeninge (Finansies: Tesourie) Ontslagvorms (voltooid) Raadskennisgewings ten opsigte van die statutêre aanpassing van die R perk; Tenders/Kwotasies Op voorwaarde dat enige konsep van n rekord wat hierbo gelys word, nie outomaties beskikbaar is nie. REKORDS WAT VERSOEK MAG WORD (ARTIKEL 14(1)(d)) Die onderwerpe en kategorieë van rekords wat hieronder gelys word, is nie outomaties van die POFbeskikbaar nie, en enige versoek om toegang tot sodanige rekord sal ingevolge PAIA gemaak moet word. KANTOOR VAN DIE HOOF UITVOERENDE BEAMPTE Statutêre rekords (nie beskikbaar vir die publiek nie); Korporatiewe Bestuurshandleidings; Rekords van kontrakte; Indiensnemingskontrakte van uitvoerende bestuurslede, algemene bestuurders en senior bestuurders; Konsep-persvrystellings Rekwisisievorms; Organisatoriese beleide en prosedures; Parlementêre vrae; Dagbestuuropsommings; Dagbestuurverlofrekords; Delegering van Mag; Strategiese planne; 11

12 Konsep-jaarverslae, en Diensvlakooreenkomste, Memoranda van Begrip, en ander ooreenkomste en kontrakte. KORPORATIEWE SEKRETARIAAT Notules van die volgende Raadskomiteevergaderings: Ouditkomitee, Risikobestuurskomitee, Besoldigingsbestuurskomitee, Vervoerkomitee en Eisekomitee; Resolusies van Raadskomitees, Dagbestuur, Aankopebeheerkomitee, Transformasiekomitee, NOM-Beheerkomitee, Phetogo-Beheerkomitee, Projek Jika-Beheerkomitee; Vergaderingsnotules van die volgende: Dagbestuur, Aankopebeheerkomitee, Transformasiekomitee, NOM-Beheerkomitee, Phetogo-Beheerkomitee, Projek Jika- Beheerkomitee; Delegering van Mag; Beleide aan die Raad voorgelê vir goedkeuring; Bandopnames van vergaderings; Jaarplan vir Raadskomitees; Verwysingsraamwerk vir komitees; Notuleboeke van komiteevergaderings; Bywoningsregisters; Registers van Belangeverklarings; Alle statutêre verslae en opgawes; Interne en eksterne korrespondensie met die Raad; en Regs- en ander opinies. FINANSIES-SAKE-EENHEID Finansiesbeleid; Beleidsbeheerraamwerk; Rekord van betalings in Betaalstaat (Finansies: Betaalstaat/Besoldigings); Begrotings (Finansies: Begrotings & Beplanning); Finansiële state (Finansies: Rekeninge) buiten geouditeerde finansiële jaarstate; Statutêre Kwartaalverslag, FDR-opgawes, bankbesonderhede en bankstate; Finansies Tesourie; Krediteurestate en fakture (Finansies: Rekeninge); Vastebateregister (Finansies: Rekeninge en Fasiliteitebestuur); Eiendomshuurooreenkomste (Finansies: Aankope- en Fasiliteitebestuur); Bankstate vir alle takke (Finansies: Tesourie); Rekords van betalings aan krediteure (Finansies: Rekeninge) en eise (Finansies: Tesourie), en Versekeringseislêers (Finansies: Aktuarieel en Verskering). MENSEKAPITAAL-SAKE-EENHEID 1. Departement Menslike Hulpbronne Menslike-hulpbronnebeleide en prosedures; Personeellêers; 12

13 Opleidingsrekords; Statutêre rekords; Posprofiele; Salarisinligting; Werkplek en werkgewer-werknemerooreenkomste; Prestasie-telkaarte; Indiensnemingskontrakte; Psigometriese assesseringsverslae; Prestasie assesseringsterugvoer en uitslae; Werknemers se dissiplinêre verslae; Werknemers se welstandsverslae; Bedrogverslae; Verslae van ander sake-eenhede, insluitende Dagbestuuropsommings en kriminele verifikasieverslae; Besoldigingskomitee (REMCo)-verslae en salarisnormverslae; KVBA- en Arbeidshofrekords t.o.v. arbeidsgeskille; Regsopinies; Posevalueringsuitslae; Telefoonverslae, en Verlofrekords. 2. Departement Werknemersbetrekkinge Werknemersbystandprogram (EAP)-toesighouer, Bestuurder se verwysingsvorm; Dissiplinêre verhoorkennisgewing; Waarskuwingsaksie kort ontslag; Appèlverhooruitslag; Appèlaansoek; Dronkenskapassessering; Kennisgewing t.o.v. werkprestasie; Kennisgewing Onbevoegdheidsondersoek; Kennisgewing t.o.v. verteenwoordiging; Kennisgewing t.o.v. skorsing; Griewevorm; Prosedure om siekverlof uit te stel; Pleitstukke; Beëdigde verklarings, en Regsopinies. 3. Departement Werknemerswelstanddienste Mediese verslae oor werknemers; Werknemerswelstanddiensterekord; Intervensieverslae, en Werknemerswelstandbeleide. INLIGTINGSKOMMUNIKASIE EN TEGNOLOGIE (IKT) SAKE-EENHEID 13

14 Die IKT-afdeling bestaan uit die volgende departemente: Aansoekondersteuningsdienste, Besigheidsondersteuningsdienste, Infrastruktuurdienste en beheer, Risiko en Sekuriteit. IKT-strategie; Projekbestuurshandves; Projekbestuursproses; Argitektuurbeleid; Argitektuurhandves; Gesondheidskontroles (stelselbeskikbaarheid); Meester-stelselplan; Stelselontwerpdokumente; IKT-beleide, prosedures en standaarde; Rekord van interne oproepe; Prosesse binne Besigheidsondersteuning; Toerustingstandaarde (Argitektuur); Lisensie-ooreenkomste, en Diensvlakooreenkomste met verskaffers. BEMARKING- EN KOMMUNIKASIE-SAKE-EENHEID Road Ahead Personeelnuusbrief; Interne communiqués; Konsep-persvrystellings; Gefokusde kommunikasieplanne vir verskillende eenhede, en Inhoudopdaterings vir webwerf en intranet, ens. INTERNE OUDIT-SAKE-EENHEID Interne ouditverslae; Interne ouditbeleide en -prosedures; Interne Oudithandleiding; Interne ouditdiensvlakooreenkomste; Interne ouditinduksieverdrag; Interne oudit-etiekkode; Interne oudithandves; Interne ouditkomiteehandves, en Struktuur van Interne ouditdepartement DEPARTEMENT FASILITEITEBESTUUR Administratiewe dokumente: Dagbestuuropsommings; Memorandums, en Databasis van inligting, bv. Verhurings. 14

15 Nakomingsdokumente: Polisse, prosedures en prosesse, en Werkvloeidokumente. Sekuriteitsdienste: Voorvalleboek; Toegangbeheerregister; Aansoekvorm vir ID-kaart/registrasie; Skulderkenning vir kaarte of sleutels; Aansoekvorm vir toegang tot dienskamer; Aansoekvorm vir toegang tot dagbestuursuite; Register t.o.v. hoof toegangbeheer; Inventarisregister t.o.v. hoof toegangbeheer; Werkskedule; Brandweertoerustinginspeksie; Sekuriteitsbeleid; Toegangsbeheerprosedure; Beleid t.o.v rekordbestuur; Beleid t.o.v. Beroepsgesondheid en Veiligheid Toegangsbeheerprosedure t.o.v. vuurwapens; Brandblus- en voorkomingsprosedure; Slotte en beheerprosedure; Gebeurlikheidsplan; Prosedure t.o.v. kommunikasiesekuriteit; Operasionele noodplan; Prosedure t.o.v. Personeelsekuriteit Z204-vorm (aansoeke vir sekuriteitskeuring), en Minimum inligtingsekerheid- standaard dokument. DEPARTEMENT AANKOPE Beleid t.o.v Voorraadkettingbeheer; Raamwerk vir Delegasie van Mag; Tenders/Kwotasies/Versoeke vir Kwotasies, en Kontrakte met Diensteverskaffers AKTUARIëLE DEPARTEMENT Beperkte herversekeringsbeleide; Onbeperkte herversekeringsbeleide; Korttermyn-versekeringspolisse vir alle bates; Korttermyn-motorversekeringsbeleide; Rent-A-Captive versekeringsbeleide: Versekeringsbeleide vir direkteure en amptenare; Assesseringsverslae aanspreeklikheid vir uitstaande eise; Assesseringsverslae pensioenfonds; en Assesseringsverslae na-aftrede-mediesefondsskema. 15

16 STRATEGIE, RISIKO EN NAKOMINGSAKE-EENHEID 1. Departement vir Strategie en Verslagdoening: Konsep-jaarverslae; Strategiese Plan, en Jaarlikse Prestasieplan. 2. Regs- en Nakomingsdepartement: Register van aangemelde personeel-eise; Registers van sake wat na Korporatiewe Regsdienste verwys is; Raadskennisgewings (konsepte) ten opsigte van die statutêre aanpassing van die R perk; Litigasieverslae; Wetgewingsverslae; Klagteverslae; PAIA-verslae; Nakomingsverslae; Kontrakte; Regsadviesmemorandums; Regsopinies, en Beleide en Prosedures. 3. Risikodepartement Risikoregisters 4. Projekbestuurskantoor: Projekregister; Besigheidsgeval; Omvangdokument; Versoek t.o.v. verandering van omvang; Vorm vir versoeke t.o.v. veranderings Dokument t.o.v. projekinisiëring Projekplan; Projekvergaderingnotules; Notules van Projekbestuurskomitee; Verslag t.o.v. projekafhandeling; Risikoassessering; Risikoregister; Register t.o.v. kwelpunte Konsultantkontrakte, en Konsultantfakture. 5. Forensiese Departement: Bedrog en Voorkomingsplan; Fluitjieblaserbeleid; Kontrakte met Diensteverskaffers; Assessorverslae; 16

17 Forensiese verslae, en Ondersoekdossiere. OPERASIONELE SAKE-EENHEID: Dokumente t.o.v. ondernemings: Ondernemingsertifikate; Fakture/Rekeninge; Kwotasies; Motiveringsbriewe; Vorderingsverslae van mediesediensteverskaffers; Eiselêers (hospitaalrekords X-straalverslae, enige mediese verslae (ambulansverslag), kliniese notas van mediesediensteverskaffers, alle wetlike mediese verslae, afskrif van ID van pasiënt, geboortesertifikaat in geval van ʼn kind en soortgelyke dokumente); Saakbestuurverslae voor skikking, en Saakprofiele voor skikking. Dokumente oor eise wat namens eisers ingedien is: Eisvorms (voltooid); Motorongeluk-hospitaalrekords; Ongelukverslae deur die polisie Eiserstoestemming om rekords te inspekteer; Eisers se beëdigde verklarings; Werknemersertifikate; Hospitaal-/mediese rekeninge; Sketse van ongelukke; X-strale; Aktuariële verslae, en Regs-mediese verslae. Mediesverwante dokumente: Mediese beleide en prosedures; Rekeningassesserings; Mediese opinies; Saakbeheerverslae; Eislêers; Hospitaalrekeninge; Kuratorskapbriewe; Saakprofiele; Alle mediese regsverslae; X-straalverslae; Gesamentlike notules van kundiges, en Statutêre ondernemingsrekords. Rekords bekom deur die Fonds: 17

18 Versekerde bestuurders se verklarings; Getuienisse se verklarings; Polisie en hospitaalrekeninge; Mediese kundiges se verslae; Hofpleitstukke (hangende en voortgaande sake); Briewe van prokureurs; Briewe van eisers se prokureurs, en Belastingdokumente van eisers. Rekords gegenereer deur die Fonds: Mediese/regsverslae; Assessorverslae; Briewe aan prokureurs; Briewe van Fonds aan eisers se prokureurs; Rekenaar-gegenereerde uitgaweverslae; Regsopinies; Aanbodbriewe aan prokureurs; Ondernemingsertifikate; Ontslagvorms (voltooid), en Kontraktuele ondernemings. Kostedepartement: Diensvlakooreenkoms; Lasbriefregister; Amptelike instruksies; Dagbestuuropsommings; Adresboek; Eisestelsel; Betaalstelsel; Regskostestelsel; Rekeninge: Party-en-party (Eiser) en Prokureur-en-kliënt (Paneelprokureurs); Paneelprokureurs se lêers; Toewysing op stelsel; Betalinggeskiedenisverslae; Aanbiedings; Snellerdokumente; Uitgawemagtigingsverslae; Lotverslae, en Register van versoekte/gemagtigde betalings. Regresdepartement: Betalingsrekords; Verslae; Korrespondensie tussen RAF, prokureurs en skuldenaars; Hofpleitstukke (hangende en voortgaande sake); Regsopinies; Assessorverslae, en Hofbevele (hangende en voortgaande sake). 18

19 Pasiënte-uitreikprogram: Saakbestuur; Mediese assessering; Saakbeheerverslae; Saakprofiele; Regs-mediese verslae; Ondernemingsertifikate; Mediese rekeninge; Bankvrywaringsvorms; Kontrakte vir aanstelling van Versorgers; Eise vir Menslike Hulpbronne; Kwotasies deur verskaffers; Hospitaalrekords, en Beëdigde verklarings. DEEL 6 REMEDIES (REGSMIDDELE) BESKIKBAAR INDIEN DIE WET NIE NAGEKOM WORD NIE ʼn Versoeker (of derde party waar toepaslik) mag hulp vra van enige hof met toepaslike regsbevoegdheid ten opsigte van die volgende besluite deur die Inligtingsbeampte: Weiering of gedeeltelike weiering van die versoek tot toegang; Die vereiste bedrag wat betaal moet word; Die verlenging van die tydperk waarbinne die inligting verskaf sal word. Alle regsprosesse moet aan die Inligtingsbeampte wat met die versoek gewerk het, beteken word. REKORDS WAT DIE POF HOU DEEL 7 Die RAF hou rekords van die volgende kategorieë en onderwerpe. Let egter op die feit dat hoewel ʼn kategorie of onderwerp in hierdie handleiding verskyn, dit nie impliseer dat ʼn versoek tot toegang tot sodanige rekords toegestaan sal word nie. Alle versoeke tot toegang sal evalueer word op ʼn saak-totsaakbasis binne die raamwerk van die voorsienings van die PAIA-wet. Interne rekords Die volgende rekords handel oor die POF se eie sake: Finansiële rekords; Bedryfsrekords; 19

20 Intellektuele eiendom; Bemarkingsrekords; Interne korrespondensie; Statutêre rekords; Interne beleide en prosedures, en Rekords gehou deur beamptes van die POF. Werknemersrekords Werknemer verwys na enige persoon wat werk vir, of wat dienste verskaf aan of namens die POF, en wat enige vergoeding hiervoor ontvang of geregtig is om vergoeding hiervoor te ontvang, en enige persoon wat help om werk vir, of dienste aan die POF te verskaf. Dit sluit, sonder beperking, hoofde van departemente, bestuurders, alle permanente, tydelike en deeltydse personeel in, asook kontrakwerkers. Personeelrekords sluit die volgende in: Enige personeelrekords wat aan die deur ons personeel verskaf word; Enige rekords wat ʼn derde party aan die RAF oor enige van ons personeel aan ons verskaf het; Indiensnemingsvoorwaardes en ander personeelverwante kontraktuele en kwasiregsrekords; Interne assesseringsrekords, en Ander interne rekords en korrespondensie. Werkverwante rekords Werkverwante inligting sluit die volgende in: Enige rekords wat ʼn derde party aan die POF verskaf het, en Rekords gegenereer deur of binne die POF met betrekking tot werk of dienste, insluitende transaksionele rekords. Ander partye Rekords word ten opsigte van ander partye, insluitende, sonder beperking, kontrakteurs, verskaffers, departemente, diensteverskaffers gehou. Alternatiewelik, sodanige ander partye wat rekords mag besit waarvan gesê kan word dat dit aan die POF behoort. Die volgende rekords val onder hierdie kategorie: Personeel-, werk- of diensrekords wat deur ʼn ander party as die POF gehou word; en rekords wat deur die POFF gehou word oor ander partye, insluitende finansiële rekords, korrespondensie, kontraktuele rekords, rekords verskaf deur die ander party, en wat derde partye oor kontrakteurs/verskaffers voorsien het. BYWERKING VAN DIE HANDLEIDING Hierdie handleiding sal jaarliks bygewerk word. 20

21 21

22 BYLAAG 1: VERSOEKVORM VIR OPENBARE LIGGAME (VORM A) VERSOEK VIR TOEGANG TOT ʼn REKORD VAN ʼn OPENBARE LIGGAAM (Artikel 18 van die Wet op Bevordering van Toegang tot Inligting, 2000 (Wet 2 van 2000)) [Regulasie 6] VIR DEPARTEMENTELE GEBRUIK Verwysingsnommer: Versoek ontvang deur (meld rang) Naam en van van Inligtingsbeampte/Adjunk-inligtingsbeampte op (datum) te (plek). Versoekfooi (indien enige): Deposito (indien enige): Toegangsfooi: R. R. R. HANDTEKENING VAN INLIGTINGSBEAMPTE/ ADJUNK-INLIGTINGSBEAMPTE A. Besonderhede van openbare liggaam Inligtingsbeampte/Adjunk-inligtingsbeampte: Postitel Adjunk-inligtingsbeampte (Bestuurder: Klagtes) Posadres Privaat Sak 178 Centurion 0046 Fisiese Adres Witch Hazelstraat 420 Centurion 0046 Telefoon Faks

23 E-pos B. Besonderhede van persoon wat toegang tot inligting versoek Die besonderhede van die persoon wat toegang tot die rekords versoek moet hieronder verskyn. Die adres en/of faksnommer in die Republiek waaraan die inligting gestuur moet word, moet verskaf word. Bewys van die hoedanigheid waarin die versoek aangeteken word, indien toepaslik, moet aangeheg word. Volle name en van: Identiteitsnommer: Posadres: Faksnommer: Telefoonnommer: E-posadres: Hoedanigheid waarin die versoek gemaak word, indien namens 'n ander persoon: C. Besonderhede oor persoon namens wie versoek gemaak word Hierdie afdeling moet SLEGS voltooi word indien versoeke vir inligting namens ʼn ander persoon gemaak word. Volle name en van: Identiteitsnommer: D. Besonderhede van die rekord Verskaf volle besonderhede van die rekords waartoe toegang verlang word, insluitende die verwysingsnommer as dit aan u bekend is, sodat die rekord opgespoor kan word. Indien die spasie wat voorsien is te min is, verskaf asb die res van die inligting op n aparte bladsy en heg dit by hierdie vorm aan. U moet al die addisionele bladsye teken. 23

24 Beskrywing van rekords of relevante deel van die rekord aangevra: Verwysingnommer, indien beskikbaar: Enige verdere besonderhede van ʼn rekord: E. Fooie n Versoek om toegang tot n rekord, buiten n rekord wat persoonlike inligting oor jouself bevat, sal slegs geprosesseer word nadat n versoekfooi betaal is. U sal in kennis gestel word van die bedrag wat as die versoekfooi betaal moet word. Die fooi betaalbaar vir toegang tot n rekord hang af van die formaat waarin inligting verlang word en die redelike tyd benodig om n rekord te soek en voor te berei. Indien u kwalifiseer vir kwytskelding van betaling van enige fooi, gee asb die rede vir kwytskelding. Rede vir kwytskelding van betaling van fooie: F. Vorm van toegang tot rekord Indien u deur n gestremdheid verhoed word om die rekord te lees, te bekyk of na te luister in die formaat waarin die inligting in 1 tot 4 hieronder verskaf word, meld u gestremdheid en dui aan in watter formaat die rekord verlang word. Gestremdheid: Formaat waarin u die rekord verlang: (Merk die toepaslike blok met n X.) 24

25 LET WEL: Nakoming van u versoek in die gespesifiseerde vorm kan afhang van die formaat waarin die rekord beskikbaar is. Inligting in die formaat wat u versoek mag onder sekere omstandighede geweier word. In hierdie geval sal u ingelig word indien toegang tot inligting in n ander formaat toegelaat word. Die fooi betaalbaar vir toegang tot die rekord, indien enige, sal deels deur die formaat waarin die inligting versoek word, bepaal word. 1. Indien die rekord in skriftelike of gedrukte vorm is: Afskrif van rekord* Inspeksie van rekord 2. Indien die rekord uit visuele beelde bestaan (insluitend foto s, skyfies, video-opnames, rekenaargegenereerde beelde, sketse, ens.): Besigtiging van beelde* Kopieë van die beelde* Transkripsie van die beelde* 3. Indien die rekord uit woorde of inligting bestaan wat in klank gereproduseer kan word: Luister na klankbaan* (Oudiokasset) Transkripsie van klankbaan* (Geskrewe of gedrukte dokument) 4. Indien rekord op rekenaar of in n elektroniese of masjien-leesbare formaat gestoor word: Gedrukte kopie van rekord* (Leesbare vorm*) Kopie in rekenaar (Inligting afgelecd/kompakskyf) *Indien u n afskrif of n transkripsie van n rekord (hierbo) versoek het, verlang u dat dit aan u gepos word? JA / NEE As die rekord nie beskikbaar is in die taal wat u verkies nie, kan inligting gegee word in die taal waarin die rekord beskikbaar is. In watter taal sou u die rekord verlang? G. Kennisgewing van besluit oor versoek tot toegang U sal skriftelik in kennis gestel word of u versoek toegestaan/geweier is. Indien u verlang om op n ander manier hiervan in kennis gestel te word, dui asb die manier aan en verskaf besonderhede sodat daar aan u versoek voldoen kan word. 25

26 Hoe sou u verkies om van die besluit aangaande u versoek vir toegang tot die rekord in kennis gestel te word? Geteken te op hierdie dag van HANDTEKENING VAN VERSOEKER / PERSOON NAMENS WIE DIE VERSOEK GEMAAK WORD 26

27 BYLAAG 2: FOOIE TEN OPSIGTE VAN OPENBARE LIGGAME Reproduksiefooie Reproduksie verwys na die koste om die rekord te reproduseer Die fooi van ʼn afskrif van die POF se Artikel 14 PAIA-handleiding vir elke fotokopie op 'n 0.60 A4-grootte bladsy of deel daarvan Vir elke fotokopie van ʼn A-4-grootte bladsy of deel daarvan 0.60 Vir elke fotokopie van 'n A-4-bladsy of deel daarvan wat op 'n rekenaar gestoor word in elektroniese of masjien-leesbare formaat Vir ʼn kopie in masjien-leesbare vorm op ʼn CD Vir ʼn transkripsie van visuele beelde, vir ʼn A4-bladsy of deel daarvan Vir ʼn kopie van visuele beelde Vir ʼn transkripsie van ʼn oudiorekord, of vir ʼn A4-bladsy of deel daarvan Vir ʼn kopie van ʼn oudiorekord R 0.40 B. Die versoekfooi wat deur elke versoeker betaal moet word, buiten n persoonlike versoeker, is R C. Toegangfooie Toegangfooie gaan oor die tyd wat gespandeer is aan die opsporing en voorbereiding van R ʼn rekord Vir elke fotokopie van ʼn A4-grootte bladsy of deel daarvan 0.60 Vir elke fotokopie van 'n A4-bladsy of deel daarvan wat op 'n rekenaar gestoor word in 0.40 elektroniese of masjien-leesbare formaat Vir ʼn kopie in masjien-leesbare vorm op ʼn CD Vir ʼn transkripsie van visuele beelde, vir ʼn A4-bladsy of deel daarvan Vir ʼn kopie van visuele beelde Vir ʼn transkripsie van ʼn oudiorekord, of vir ʼn A4-bladsy of deel daarvan Vir ʼn kopie van ʼn oudiorekord Om die rekord op te spoor en vir openbaarmaking voor te berei, R15.00, vir elke uur of deel van ʼn uur die eerste uur uitgesluit, wat redelikerwys benodig word vir sodanige opsporing en voorbereiding. Ses uur, as die ure wat oorskry moet word voordat ʼn deposito betaalbaar is, en ʼn derde van die toegangsfooi is betaalbaar as ʼn deposito deur die versoeker. Die werklike posgeld is betaalbaar wanneer ʼn kopie van ʼn rekord aan ʼn versoeker gepos moet word. 27