HANDLEIDING DIE WET OP BEVORDERING VAN TOEGANG TOT INLIGTING

Transcriptie

1 1 INLEIDING HANDLEIDING DIE WET OP BEVORDERING VAN TOEGANG TOT INLIGTING 1.1 Hierdie handleiding ( die handleiding ) is gepubliseer ingevolge Artikel 14 van die Wet op Bevordering van Toegang tot Inligting, No 2 van 2000 ( die Wet ). 1.2 Die Wet gee gevolg aan die bepalings van artikel 32 van die grondwet van die Republiek van Suid Afrika, No. 108 van 1969 ( die Grondwet ) wat aan elke persoon reg van toegang verleen tot enige inligting gehou deur die Staat asook tot inligting gehou deur n ander persoon indien daardie inligting benodig word vir die uitoefening of beskerming van enige reg. 1.3 Die doel van die Wet behels die daarstelling van n kultuur van deursigtigheid en verantwoordingspligtigheid, beide in openbare en privaatliggame deur aan elke persoon die reg te verleen tot inligting wat daardie persoon in staat stel om sy of haar regte ten volle uit te oefen en te beskerm. 1.4 Die doel van hierdie handleiding is om die prosedure vir die uitoefening van hierdie reg uiteen te sit asook die kriteria waaraan voldoen moet word indien enige persoon n versoek sou rig om toegang tot inligting in besit of onder beheer van Transnet en enige van sy bedryfsafdelings ( Transnet ). 2 BESKIKBAARSTELLING VAN HIERDIE HANDLEIDING 2.1 Hierdie handleiding is elektronies beskikbaar op Transnet se webwerf by of deur bestelling van n afskrif daarvan vanaf die betrokke inligtingsoffisier soos hieronder in paragraaf 4 voorsien. Hierdie handleiding is ook beskikbaar by die Suid Afrikaanse Menseregtekommissie. 3 TRANSNET: FUNKSIES EN STRUKTURE 3.1 Transnet is n openbare maatskappy met die regering van Suid Afrika as eksklusiewe aandeelhouer en gerig op verskaffing van openbare vragvervoeren logistiese dienste. Transnet word saamgestel uit sy hawe, spoor en pyplynbates. Ingevolge n vierpuntomdraaiplan is gevolg gegee aan die vervreemding van alle bates of besigheidsafdelings wat nie deel vorm van n wêreldklas vragvervoerder en logistieke maatskappy nie. Transnet bestaan uit die volgende bedryfsafdelings: 3.2 Transnet Freight Rail: Transnet se spoorvragafdeling (voorheen bekend as Spoornet); 3.3 Transnet National Ports Authority: die hoofdoel van hierdie afdeling is om hawens te besit, bestuur, beheer en administreer ten einde hul effektiewe en kostedoelmatige funksionering te verseker;

2 Bladsy Transnet Port Terminals: hierdie afdeling, voorheen bekend as SAPO, is in 2000 gestig toe Portnet verdeel is in twee besighede: SAPO, gefokus of bedryfsoperasies, en die NPA, gefokus op vragterminaaloperasies; 3.5 Transnet Pipelines: hierdie afdeling voorheen bekend as Petronet, is Transnet se brandstof en gaspyplynafdeling en bestuur petroleum en gasprodukte deur berging en pomp daarvan in Transnet se hoëdruk langafstandpyplyne; 3.6 Transnet Rail Engineering: hierdie afdeling, voorheen bekend as Transwerk, is gemoeid met die onderhoud van Transnet se bewegende spoorwegbates. 4 INLIGTINGSBEAMPTE: KONTAKBESONDERHEDE 4.1 Ingevolge die Wet, is die hoofuitvoerendebeampte van n openbare liggaam outomaties die aangewese hoofinligtingsbeampte. Transnet se hoofuitvoerendebeampte se besonderhede is die volgende: Mnr Christopher Wells, waarnemende Groepshoofuitvoerendebeampte; 4.2 Transnet, 49ste vloer, Carlton Sentrum, Commissionerstraat 150, Johannesburg 4.3 Telefoon: Faks:

3 Bladsy -3- Transnet Freight Rail Transnet Rail Engineering Transnet National Ports Authority Transnet Port Terminals Transnet Pipelines Adjunk Inligtingsbeampte Mnr T Morwe Mnr Richard Vallihu Mnr Khomotso Phihlela Mnr KXT Socikwa Mnr Charl Möller E-pos adres Tau.morwe@transnet.net Richard.Vallihu@tr ansnet.net Karl.socikwa@trans net.net Charl.moller@tran snet.net Posadres Adjunk Inligtingsbeampte Adjunk Inligtingsbeampte Adjunk Inligtingsbeampte Adjunk Inligtingsbeampte Adjunk Inligtingsbeampte Transnet Freight Rail Privaatsak X47 Johannesburg 2017 Transnet Lynnette Straat Transwerk Park Kilner Park PRETORIA Transnet Posbus Braamfontein Suid Afrika 2017 Transnet Port Terminals Posbus OR Tambo Parade Durban 4056 Transnet Posbus 3113 Durban 4000 Straatadres 13 Girtonweg Inyanda House 2 Parktown Lynnette Straat Transwerk Park Kilner Park PRETORIA Nationale Hawe Terminaal 30 Wellingtonweg Parktown 4de Vloer South Wing Kingsmead Office Park Stalwart Simelane Straat Kamer Anton Lembede Straat Durban Durban Telefoon (011) (012) (011) (031) (031) Faks (011) (012) (011) (031) (031) Versoeke om inligting moet gerig word aan die relevante Adjunkinligtingsoffisier, Transnet Beperk of aan enige van Transnet se bedryfsafdelings by die kontakpunte hieronder aangedui. 4.6 Versoeke aan die Transnet Groep (in teenstelling met n spesifieke bedryfsafdeling) moet gerig word aan die Adjunkinligtingsoffisier by:

4 Bladsy -4- Adjunkinligtingsbeampte E-posadres Mnr Siyabulela Mapoma Posadres Posbus Parkview 2122 Straatadres 47ste vloer, Carlton Sentrum 150 Commissioner Straat Johannesburg 2001 Telefoon (011) Faks (011) Die Suid Afrikaanse Menseregtekommissie se gids vir die wet en vir die regte van persone wie toegang tot inligting verlang is beskikbaar vanaf Die Suid Afrikaanse Menseregtekommissie of die tersaaklike webwerf: Enige navrae moet gerig word aan die Suid Afrikaanse Menseregtekommissie, PAIA Eenheid, Die Navorsing-en dokumentasie- afdeling, Posadres: Privaatsak 2700, Houghton 2041 Telefoon: Faks: webwerf: epos: 4.9 Hoe om toegang te versoek tot inligting wat deur Transnet gehou word: Die volgende stappe moet behoorlik oorweeg word alvorens n versoek ingedien word: (a) Stap 1: is u geregtig om hierdie Wet te gebruik om toegang te verkry? Neem asseblief kennis van Artikel 7(1) van hierdie Wet wat die volgende bepaal: (1) Hierdie Wet is nie van toepassing op 'n rekord van 'n openbare liggaam of privaatliggaam nie indien-

5 Bladsy -5- (a) daardie rekord vir doeleindes van straf- of siviele verrigtinge aangevra word; (b) dit aldus versoek word na die aanvang van daardie straf- of siviele verrigtinge, na gelang van die geval; en (c) die voorlegging van (of toegang tot) daardie rekord vir die doeleinde bedoel in paragraaf (a) in enige ander wet gereël word. (2) 'n Rekord verkry op 'n wyse wat in stryd is met subartikel (1), is nie as getuienis toelaatbaar in die straf- of siviele verrigtinge in daardie subartikel bedoel nie tensy die uitsluiting van daardie rekord deur die betrokke hof na sy mening nadelig vir die belange van geregtigheid sal wees Indien Artikel 7(1) van toepassing is, is u nie geregtig om n versoek ingevolge hierdie Wet te rig nie en moet u die reëls en prosedure vir blootlegging van inligting volg wat van toepassing mag wees in die betrokke regsforum of regsproses waarby u betrokke is. Transnet hou die reg voor om alle uitgawes en koste te verhaal indien n versoek gerig word teenstrydig met die bepalings van artikel 7(1) Neem asseblief ook kennis van Artikel 45 van hierdie Wet wat aan Transnet die reg verleen om n versoek tot toegang tot sy rekords te weier indien (a) (b) daar redelikerwys verwag kan word dat die openbaarmaking van die rekord die doeltreffendheid van n toets-, ondersoek- of ouditeringsprosedure of- metode wat deur n openbare liggaam gebruik word, in gevaar sal stel; die rekord evalueringsgegewens bevat ongeag òf die persoon wat dit verskaf het in die rekord geïdentifiseer word aldien nie, en die openbaarmaking van die gegewens n skending sou wees van n uitdruklike òf geïmpliseerde belofte wat - (i) (ii) gemaak is aan die persoon wat die gegewens verskaf het; en tot inhoud gehad het dat die gegewens of die identiteit van die persoon wat dit verskaf het, of albei, vertroulik gehou sou word; of (c) die rekord n voorlopige werkstuk of ander konsep van n beampte van n openbare liggaam bevat BESTAAN DIE AANGEVRAAGDE INLIGTING IN DIE VORM VAN N REKORD Neem asseblief kennis dat hierdie Wet alleenlik toepassing vind op rekords wat bestaan ten tye van ontvangs van die versoek deur Transnet Hierdie Wet plaas geen verpligting op enigeen om n rekord te skep indien daar nog nie ten tye van ontvangs van die versoek n rekord bestaan nie byvoorbeeld die Wet kan nie gebruik word om redes vir n besluit vanaf

6 Bladsy -6- Transnet te bekom indien die redes vir daardie besluit ten tye van aanvraging nie bestaan in die vorm van n rekord nie Indien u nie seker is of n rekord bestaan nie, geliewe asseblief aldus aan te dui in die voorgeskrewe vorm IS DIE REKORD IN BESIT OF ONDER BEHEER VAN TRANSNET Transnet is n groot organisasie en die soektog na rekords aangevra ingevolge hierdie Wet mag lank duur en aansienlike koste ten gevolg hê Hierdie Wet bepaal uitdruklik dat die aangevraagde rekord in Transnet se besit of onder Transnet se beheer moet wees, maar, behoudens artikel 12, word n rekord in besit of onder die beheer van n beampte van Transnet in sy of haar hoedanigheid as sodanig; of n onafhanklike kontrakteur aangestel deur Transnet in die hoedanigheid as sodanige kontrakteur, beskou as synde n rekord van Transnet te wees. Indien dit onseker is of die betrokke rekord in die besit of onder beheer van Transnet is, geliewe asseblief aldus aan te dui wanneer die betrokke vorm voltooi word Soos hierbo aangedui, bepaal artikel 45 van hierdie Wet uitdruklik dat die inligtingsbeampte van Transnet n versoek om toegang tot n rekord van Transnet kan weier indien die versoek klaarblyklik beuselagtig of kwelsugtig is; of die werk wat betrokke is by die verwerking van die versoek, Transnet se hulpbronne substantief en onredelik sal verspil BEHOORT U DIE VERSOEK TE RIG INGEVOLGE HOOFSTUK 2 OF HOOFSTUK 3 VAN DIE BETROKKE WET? Alhoewel Transnet n openbare liggaam is, soos bedoel in die woordomskrywingsartikel van hierdie Wet, mag daar sekere gevalle wees waar Transnet beskou word as n privaatliggaam ingevolge artikel 8 van hierdie Wet Teen einde te bepaal of Transnet binne die definisie van n privaatliggaam of n openbare liggaam val, word Transnet se optrede beskou en meer spesifiek of sodanige optrede van n administratiewe aard is en dit hang af van die aard van die bevoegdheid wat uitgeoefen word in teenstelling met die identiteit van die persoon (byvoorbeeld Transnet) wat die bevoegdheid uitoefen. Hoe word bepaal of Transnet in n gegewe geval n openbare of privaatliggaam is? Die volgende kan as algemene riglyne dien:

7 Bladsy Transnet as n openbare liggaam: Transnet se optrede sal normaalweg administratiewe optrede van n openbare liggaam wees indien die rekords verband hou met, of relevant is tot, die uitoefening van n openbare bevoegdheid of die uitoefening van n openbare plig ingevolge enige wetgewing Transnet as n privaatliggaam: In werknemersverwante aangeleenthede soos dissiplinêre verrigtinge, verrig Transnet gewoonlik nie n openbare bevoegdheid nie en sal enige rekords daarvan gevolglik kwalifiseer as rekords van n privaatliggaam vir doeleindes van hierdie wet VORM VAN DIE VERSOEK Transnet as n openbare liggaam Versoeke om toegang tot rekords gehou deur Transnet in sy hoedanigheid as n openbare liggaam moet gerig word in die voorgeskrewe vorm, afskrif waarvan hierby aangeheg is as Aanhangsel Indien u sou verlang om u versoek in MS Word formaat van die voorgeskrewe vorm in te dien, word u versoek om n e-pos aan die betrokke Inligtingsbeampte te stuur met n versoek dat daardie persoon n afskrif van die betrokke vorm in elektroniese formaat aan u terugstuur Transnet as n privaatliggaam Versoeke om toegang tot rekords gehou deur Transnet in sy hoedanigheid as n privaatliggaam moet gerig word in die vorm wat voorgeskryf is deur hierdie Wet, afskrif waarvan aangeheg word as Aanhangsel Neem asseblief kennis dat enige versoek om inligting wat deur Transnet gehou word as n privaatliggaam duidelik moet aandui welke reg u met sodanige versoek wil beskerm of afdwing Indien u verkies om sodanige versoek in MS Word formaat te rig, word u versoek om n e-pos aan die betrokke inligtingsbeampte te stuur en daardie persoon sal n afskrif van die betrokke vorm in elektroniese formaat aan u terug stuur OORWEGING VAN U VERSOEK 4.20 Onderhewig aan die bepalings van hierdie Wet, sal enige versoek om toegang tot Transnet se rekords slegs oorweeg en toegestaan word indien: Al die betrokke voorgeskrewe vereistes, in hierdie Wet uiteengesit, nagekom is, en Toegang tot die aangevragde inligting nie geweier is ingevolge een van die gronde in hierdie Wet uiteengesit nie Die gronde vir weiering van n versoek is uiteengesit in Deel 2 en Deel 3 van hoofstuk 4 van hierdie Wet en sluit in verpligte beskerming van:

8 Bladsy Kommersiële inligting van derde partye; Sekere vertroulike inligting; Veiligheid van individue en beskerming van eiendom; Inligting onderhewig aan regsprofessionele privilegie; Ekonomiese belang en finansiële welstand van die Republiek en handelsaktiwiteite van openbare liggame; Navorsingsinligting van derde partye en beskerming van navorsingsinligting van openbare liggame; of Sekere inligting aangaande die aktiwiteite van openbare liggame Transnet mag ook versoeke om inligting weier wat kwelsugtig of beuselagtig is en verspilling van Transnet hulpbronne ten gevolg het. 5 VOORGESKREWE FOOIE 5.1 Hierdie Wet maak voorsiening vir betaling van twee tipes gelde naamlik versoek gelde en toegangsgeld en moet aan Transnet betaal word alvorens toegang tot die aangevraagde inligting toegestaan sal word. 5.2 n Persoonlike versoeker (dit wil sê n versoeker wat toegang tot rekords verlang wat persoonlike inligting bevat) is nie verplig om enige geld te betaal nie. Enige ander versoeker sal egter die voorgeskrewe geld moet betaal onderhewig aan die uitsonderings, hieronder gelys. 5.3 Waar Transnet as n openbare liggaam optree: Is die fooie vir die kopiëring van hierdie handleiding en enige rekords uiteengesit in Aanhangsel 2; Die versoekfooi wat betaal moet word deur elke versoeker, uitgesluit n persoonlike versoeker, is uiteengesit in Aanhangsel 2; Die toegangsfooi betaalbaar deur n versoeker ingevolge Artikel 22(7), tensy vrygestel ingevolge artikel 22(8) van hierdie Wet, is uiteengesit in Aanhangsel Waar Transnet as n privaatliggaam optree: Is die gelde betaalbaar vir kopiëring van enige inligting wat vrywillig en outomaties beskikbaar gestel word uiteengesit in Aanhangsel 4; Die versoekfooi betaal deur n versoeker, uitgesluit n persoonlike versoeker, is uiteengesit in Aanhangsel 4;

9 Bladsy Die toegangsfooi betaalbaar deur n versoeker tensy vrygestel is uiteengesit in Aanhangsel Vrystellings: Die volgende persone is vrygestel van betaling van enige geld: n ongetroude persoon wie se jaarlikse inkomste na toelaatbare aftrekkings nie R oorskry nie; en n getroude persoon (of n persoon en sy/haar lewensmaat) wie se jaarlikse inkomste na aftrekking van toelaatbare aftrekkings nie R oorskry nie; Waar die koste van invordering van enige gelde bedoel in hierdie Wet die gevraagde bedrag oorskry, is betaling van sodanige gelde nie van toepassing nie; Die toegangsgeld met betrekking tot die soek en voorbereiding van n rekord vir openbaarmaking is nie van toepassing op die persoonlike rekord van n versoeker nie; Die versoek en toegangsgeld is ook nie van toepassing op n rekord aangevra deur n onderhoudsbeampte of onderhoudsondersoeker vir doeleindes van n ondershoudsondersoek ingevolge die Onderhoudswet, No. 99 van 1998, of die regulasies ingevolge sodanige Wet nie. 5.6 REKORDS AUTOMATIES BESKIKBAAR Ingevolge Artikel 15 van hierdie Wet is die volgende kategorieë van rekords outomaties beskikbaar aan versoekers: A: REKORDS OUTOMATIES GRATIS BESKIKBAAR No. Beskrywing 1 Transnet se Jaarverslag 2 Dokumentasie en inligting met betrekking tot Transnet wat gehou word deur die Registrateur van Maatskappye Alle rekords hierbo gelys is gratis beskikbaar onderhewig aan beskikbaarheid van gedrukte voorraad op enige gegewe tyd. Toegang tot hierdie rekords sal toegestaan word aan versoekers onderhewig aan die bepalings van hierdie Wet.

10 Bladsy -10- B: REKORDS OUTOMATIES BESKIKBAAR ONDERHEWIG AAN BETALING VAN N VOORGESKREWE FOOI No. Beskrywing 1 Alle dokumente met betrekking tot Transnet se inlywing en wat gehou word deur Transnet se Hoofkantoor 2 Wette, regulasies en ondergeskikte wetgewing wat die funksionering en optrede van Transnet beheer en reguleer 3 Besonderhede van ouditeure van Transnet Groep 4 Besonderhede van aktuarisse van die pensioenskema en mediese fonds wat deur Transnet administreer word 5 Reëls met betrekking tot voordele, behuising en mediese skemas van Transnet en sodanige Fondse 6 Nuusbriewe Versoekers sal ingelig word van voorgeskrewe fooie by indiening van n versoek ingevolge toegang tot rekords onderhewig aan die bepalings van hierdie Wet. 5.7 DIENSTE BESKIKBAAR AAN DIE PUBLIEK Transnet National Ports Authority: Beplan, voorsien, onderhou en verbeter infrastruktuur in hawens; Is verantwoordelik vir die opstel en periodieke opdatering van n ontwikkelingsraamwerkplan vir elke hawe waarin uiteengesit en vervat die TNPA se beleid vir hawe-ontwikkeling en grondgebruik binne sodanige hawe; Voorsien en reël pad-en spoortoegang binne hawens; Is verantwoordelik vir die onderhoud en volhoubaarheid van hawens en hul omgewings; Reguleer en beheer die ontwikkeling van hawens;

11 Bladsy Beheer grondgebruik binne hawens en beskik oor die bevoegdheid om hawegrond te verhuur onderhewig aan sodanige voorwaardes wat die TNPA mag goeddink; Voorsien dienste soos water, ligte, krag, riool en telekommunikasie binne hawens; Onderhou die volhoubaarheid van hawens en hul omgewings; Reguleer en beheer die laai, aflaai en berging van vrag en op-en aflaai van passasiers op skepe; Reguleer en beheer vragbergingsfasiliteite langs, of by, die kus; Reguleer en beheer besoedeling en die beskerming van die omgewing binne die hawegrense; Reguleer en beheer veiligheid en sekuriteit binne die hawegrense; Skryf voor grense en vlakke met betrekking tot baggerwerk in hawens; Verseker die voldoende, bekostigbare en effektiewe dienste en fasiliteite binne hawens; Uitoefening van lisensiëring en beheerfunksies van hawedienste en hawefasiliteite; Verseker dat voorsieners van dienste en fasiliteite in hawens in staat is om sodanige dienste en fasiliteite effektief te voorsien; Bevorder effektiwiteit, betroubaarheid en kostedoelmatigheid met betrekking tot gelisensieerde operateurs in ooreenstemming met internasionale standaarde en openbare aanvraag; Bevorder gelykheid met behulp van maatreëls daarop gerig om agtergeblewe individue of kategorieë van persone by te staan en onregverdige diskriminasie te beperk in die werksaamhede en fasiliteite van die hawe-omgewing; Bevorder die gebruik, verbetering en ontwikkeling van hawens; Adviseer met betrekking tot alle aangeleenthede binne die hawesektor, hawedienste en hawefasiliteite; Bevorder groter verteenwoordiging, veral verhoging van deelname in haweterminaalbedrywighede ten aansien van historiesagtergeblewe persone; Beoefen die lisensiëring en oprigting en bedryf van vraghanteringsfasiliteite en dienste aan, of by, die kus;

12 Bladsy Voldoening aan of fasilitering van internasionale verpligtings met betrekking tot hawens; Fasilitering van die uitoefening van enige funksie van staatsorgane binne hawens; Bevorder navorsing en ontwikkeling met betrekking tot hawedienste enfasiliteite; Reguleer en beheer navigasie binne hawegrense en toegang tot hawens; Reguleer en beheer toegang van skeepsvaartuie in hawens, verblyf, beweging of aktiwiteite in en verlating van hawens; Voorsien sleepboot-, gidsboot en ander fasiliteite en dienste met betrekking tot navigasie en ankerplekke van skeepsvaartuie in hawens; Voorsien, beheer en onderhou skeepsvaartuigverkeersdienste. Vir meer inligting besoek Transnet se webwerf by TRANSNET PIPELINES Transnet Pipelines bedryf, bestuur en onderhou n netwerk van hoëdrukpetroleum en gaspyplyne en voorsien vervoer en berging van petroleumprodukte namens die Staat en petroleummaatskappye; en Transnet Pipelines pomp petroleum en gas deur n netwerk pyplyne. Vir meer inligting besoek Transnet se webwerf by TRANSNET PORT TERMINALS Bestuur die werking van Suid-Afrika se ses hoofhawens; Hanteer oplaai en aflaai van vrag; Voorsien waardetoevoegingsdienste ten aansien van oplaai en aflaai van vrag asook berging van vrag in transito; Het as visie om die logistiekebesigheidsvennoot van keuse te wees. Vir meer inligting besoek Transnet se webwerf by TRANSNET FREIGHT RAIL Voorsien spoorgerigte logistieke oplossings aan klante in die mynbou asook die swaar en ligte vervaardigingsektors. Vir meer inligting besoek Transnet se webwerf by TRANSNET RAIL ENGINEERING Is n ingenieursonderneming; Is n leidende Suid-Afrikaanse opgradeerder en hersteller van spoorverwante produkte;

13 Bladsy Herstel en opgradeer spoorprodukte, lokomotiewe en spoorwegwaens, en Voorsien komponente vir spoorvragprodukte en bou spoorvragwaens. Vir meer inligting besoek Transnet se webwerf by U REMEDIES n versoeker van inligting (of n derde party, waar toepaslik) mag regshulp aanvra by enige hof met toepaslike jurisdiksie met betrekking tot die volgende besluite van n inligtingsbeampte: Weiering, of gedeeltelike weiering, van n versoek om toegang tot inligting; Die bedrag geld versoek; Die verlenging van die periode waarbinne die versoek hanteer moet word; of Die vorm van toegang aangebied Alle regsdokumente moet beteken word op die inligtingsbeampte wie met die versoek gehandel het REKORDS GEHOU DEUR TRANSNET Transnet hou rekord met betrekking tot die volgende kategorieë en onderwerpe. Neem egter kennis dat die feit dat n betrokke kategorie of onderwerp hieronder gelys is, nie noodwendig beteken dat n versoek tot sodanige Transnet rekords toegestaan sal word nie: alle versoeke tot toegang word oorweeg op individuele basis in ooreenstemming met die bepalings van hierdie wet Interne Rekords Die volgende rekords word deur Transnet gehou met betrekking tot sy eie sake: Finansiële rekords; Operasionele rekords; Intellektuele eiendomsrekords; Bemarkingsrekords; Interne korrespondensie; Statutêre rekords; Interne rekords gehou deur beamptes van Transnet.

14 Bladsy WERKNEMERS REKORDS Met werknemer word verwys na enige persoon in diens van Transnet of enige persoon wat dienste aan (of ten behoewe van) Transnet voorsien of ontvang of geregtig is op ontvangs van enige vergoeding asook enige persoon wat hulp verleen met betrekking tot uitvoer of verrigting van enige werk of dienste vir Transnet. Dit sluit in sonder beperking departementshoofde, bestuurders, alle permanente tydelike en deeltydse personeel sowel as kontrakwerkers. Personeelrekords sluit in die volgende: Enige personeelrekords deur Transnet aan personeel voorsien; Enige rekords aan Transnet voorsien deur n derde party van enige personeel; Diensvoorwaardes en ander personeelverwante kontraktuele en quasiregsrekords; Interne evalueringsrekords; en Ander interne rekords en korrespondensie WERKVERWANTE REKORDS Werkverwante inligting sluit in die volgende: Enige rekords aan Transnet voorsien deur n derde party; en Rekords opgestel deur of binne Transnet met betrekking tot werk of dienste met insluiting van transaksierekords ANDER PARTYE Rekords word deur Transnet gehou met betrekking tot ander partye insluitend maar nie beperk tot kontrakteurs, diensverskaffers, departemente en verskaffers, alternatiewelik sodanige ander partye wat moontlik oor rekords mag beskik wat aan Transnet behoort. Die volgende rekords val onder hierdie kategorie: Personeel, werk, of diensteverwante rekords wat gehou word deur n ander party, in teenstelling met Transnet self; Rekords gehou deur Transnet met betrekking tot ander partye insluitend finansiële rekords, korrespondensie, kontraktuele rekords, rekords voorsien deur ander partye en rekords deur derde partye voorsien aan kontrakteurs of verskaffers.

15 AANHANGSEL 1: VERSOEK GERIG AAN N OPENBARE LIGGAAM Hierdie aanhangsel moet vergesel wees van n brief gerig aan die betrokke inligtingsbeampte. A. Besonderhede van Transnet of n bedryfsafdeling (die inligting hierin vervat identifiseer die korrekte inligtingsbeampte asook die korrekte Transnet bedryfsafdeling) Inligtingsbeampte: Naam Transnet bedryfsafdeling: Faksnommer: E-pos adres: B. Besonderhede van versoeker (a) die inligting in hierdie afdeling vervat identifiseer die naam en besonderhede van die versoeker asook die hoedanigheid waarin die versoek gerig word (waarvan bewys verlang word) verkieslik aangeheg. Volle naam en van: Identiteitsnommer: Posadres: Faksnommer: Telefoonnommer: E-pos adres:

16 Bladsy -2- Hoedanigheid waarin die versoek gerig word, indien namens n ander persoon: C. Besonderhede van persoon namens wie die versoek gerig word Hierdie afdeling moet alleen voltooi word indien n versoek gerig word namens n ander persoon. Volle naam en van: Identiteitsnommer: D. Besonderhede van rekord In hierdie afdeling moet volledige besonderhede voorsien word van die rekord waartoe toegang verlang word met insluiting van die verwysingsnommer, indien bekend, ten einde identifisering van die rekord te bespoedig. Indien die gegewe spasie onvoldoende is, voltooi asseblief n aparte folio bladsy en heg dit hierby aan. Geliewe asseblief daarop te let dat die versoeker elke aangehegte folio bladsy moet onderteken. 1 Beskrywing van die aangevraagde rekord, of relevante gedeelte daarvan: 2 Verwysingsnommer, indien toepaslik:

17 Bladsy -3-3 Enige verdere besonderhede van die rekord: E. Gelde betaalbaar (a)enige versoek om toegang tot n rekord, behalwe indien die rekord persoonlike inligting van uself bevat, sal alleenlik verwerk word indien die toepaslike versoekgeld betaal is; (b) u sal in kennis gestel word van wat hierdie versoekgeld beloop; (c) die bedrag versoekgeld hang af van die vorm waarin toegang verlang word en die redelike tyd beskikbaar vir die soek en voorbereiding van n rekord; (d) indien u kwalifiseer vir vrystelling van enige geld, vermeld asseblief die redes vir sodanige vrystelling. Redes vir vrystelling van betaling van geld: F. Vorm van toegang tot rekord Indien u as gevolg van fisiese onvermoë nie in staat is om die rekord te lees, daarna te kyk of daarna te luister nie, vermeld asseblief volledig wat u tekortkoming behels en dui asseblief volledig aan in welke vorm die rekord aan u voorsien moet word. Fisiese ongeskikheid: Vorm waarin die rekord verlang word

18 Bladsy -4- Merk die betrokke blokkie hieronder met n x Notas: (a)voldoening aan die versoek in die voorgeskrewe vorm mag afhanklik wees van die vorm waarin die rekord wel beskikbaar is; (b) toegang tot die rekord in die vorm deur u versoek, mag geweier word onder sekere omstandighede. In sodanige geval sal u ingelig word of toegang toegestaan sal word in n ander vorm; (c) die fooi betaalbaar vir toegang tot die rekord, indien enige, sal gedeeltelik afhang van die vorm waarin toegang versoek is. 1. Indien die rekord in n skriftelike of gedrukte vorm is: Afskrif van rekord Inspeksie van rekord 2. Indien die rekord bestaan uit sigbare afbeeldings: dit sluit in foto s, skyfies, video opnames, elektroniese afbeeldings, sketse, ens. Besigtig die afbeeldings Afskrif van Transkripsie van die afbeeldings afbeeldings 3. As die rekord uit klankopnames bestaan of uit inligting wat in klank gereproduseer kan word: Luister na die klankbaan Transkripsie van klank opname: skriftelike of gedrukte dokument 4. Indien die rekord op n rekenaar of in elektroniese of masjienleesbare vorm bestaan: Gedrukte afskrif van rekord Gedrukte Afskrif in rekenaar afskrif van inligting afgelei van die rekord Indien u n afskrif van die rekord (hierbo) verlang: verkies u dat die afskrif of transkripsie aan u gepos word? indien wel, word betaling van posgeld verlang. leesbare formaat (slapskyf, hardeskyf of kompakskyf G. Kennisgewing van besluit met betrekking tot versoek tot toegang tot rekord U sal skriftelik in kennis gestel word of u versoek goedgekeur of afgewys is. Indien u sou verlang dat kennisgewing aan u geskied op enige ander wyse, spesifiseer asseblief die wyse en voorsien genoegsame besonderhede ten einde voldoening aan die versoek te verseker. Ja Nee Hoe sou u verkies om ingelig te word van die besluit met betrekking tot u versoek vir toegang tot die rekord?

19 Bladsy -5- Onderteken te op hierdie dag van 20 Handtekening van versoeker / persoon namens wie die versoek gemaak word Vir Transnet interne gebruik alleenlik Verwysingsnommer: Inligtingsbeampte: Versoekfooi: R Deposito: R Toegangsfooi: R HANDTEKENING VAN INLIGTINGSBEAMPTE/ADJUNKINLIGTINGSBEAMPTE

20 AANHANGSEL 2: FOOIE MET BETREKKING TOT OPENBARE LIGGAME BESKRYWING Rand 1 Die geld betaalbaar vir n afskrif van die handleiding, soos 0.60 gekontempleer in regulasie 5(c) vir elke kopie van n A4 grootte bladsy of gedeelte daarvan 2 Die geld vir reproduksie waarna verwys is in regulasie 7(1) (a) Vir elke fotokopie of n A4 grootte bladsy of gedeelte daarvan 0.60 (b) Vir elke gedrukte afskrif van n A4 grootte bladsy of gedeelte daarvan 0.40 op n rekenaar of in elektronies of meganiesleesbare vorm (c) Vir n afskrif in n rekenaarleesbare vorm op (i) Hardeskyf 5.00 (ii) Kompakskyf (d)(i) Vir n transkripsie van sigbare afbeeldings, vir n A4 grootte bladsy of gedeelte daarvan (d)(ii) Vir n afskrif van sigbare afbeeldings (e)(i) Vir n transkripsie van n klankopname rekord, vir n A4 grootte bladsy of gedeelte daarvan (e)(ii) Vir n afskrif van n klankopname Die versoekfooi betaalbaar deur elke versoeker, uitgesonderd persoonlike versoeke, waarna verwys is in regulasie 7(2) 4 Die toegangsfooi betaalbaar deur n versoeker ingevolge regulasie 7(3) 4.1(a) Vir elke fotokopie of n A4 grootte bladsy of gedeelte daarvan 0.60 (b) Vir elke gedrukte kopie van n A4 grootte bladsy of gedeelte daarvan 0.40 gehou op n rekenaar of in elektroniese of meganies leesbare vorm (c) Vir n afskrif in n rekenaarleesbare vorm (i) Hardeskyf 5.00 (ii) Kompakskyf (d)(i) Vir n transkripsie van sigbare afbeeldings, vir n A4 grootte bladsy of gedeelte daarvan (ii) Vir n afskrif van sigbare afbeeldings e(i) Vir n transkripsie van n klankbaanrekord, vir n A4 grootte bladsy of gedeelte daarvan e(ii) Vir n afskrif van n klankopname rekord (f) Vir die soek en voorberei van die rekord, R15.00 vir elke uur of gedeelte daarvan uitgesonder die eerste uur, redelikerwys nodig vir sodanige soek en voorbereiding 4.2 Vir doeleindes van artikel 22(2) van hierdie Wet, geld die volgende: (a) n Deposito word betaalbaar sodra ses uur oorskry word; en (b) Een derde van die toegangsfooi is betaalbaar as n deposito deur die versoeker 4.3 Die werklike posgeld betaalbaar indien n afskrif van die rekord aan die versoeker gepos moet word

21 AANHANGSEL 3: VERSOEK GERIG AAN N PRIVAATLIGGAAM Hierdie aanhangsel moet die dekbrief gerig aan die betrokke inligtingsbeampte vergesel. A. Besonderhede van Transnet of die betrokke bedryfsafdeling (die inligting hierin vervat identifiseer die korrekte inligtingsbeampte asook die korrekte Transnet bedryfsafdeling) Inligtingsbeampte: (Naam) Transnet bedryfsafdeling: Faksnommer: E-posadres: B. Besonderhede van versoeker Die inligting in hierdie afdeling vervat identifiseer die naam en besonderhede van die versoeker asook die hoedanigheid waarin die versoek gerig word (waarvan bewys verlang word) verkieslik aangeheg. Volle naam en van: Identiteitsnommer: Posadres: Faksnommer: Telefoonnommer: E-posadres:

22 Bladsy -2- Hoedanigheid waarin die versoek gerig word, indien namens n ander persoon: C. Besonderhede van persoon namens wie die versoek gerig word Hierdie afdeling moet alleen voltooi word indien n versoek gerig word namens n ander persoon. Volle naam en van: Identiteitsnommer: D. Besonderhede van rekord In hierdie afdeling moet volledige besonderhede voorsien word van die rekord waartoe toegang verlang word met insluiting van die verwysingsnommer, indien bekend, ten einde identifisering van die rekord te bespoedig. Indien die gegewe spasie onvoldoende is, voltooi asseblief n aparte folio bladsy en heg dit hierby aan. Geliewe asseblief daarop te let dat die versoeker elke aangehegte folio vel moet onderteken. 4 Beskrywing van die aangevraagde rekord, of relevante gedeelte daarvan: 5 Verwysingsnommer, indien toepaslik:

23 Bladsy -3-6 Enige verdere besonderhede van die rekord: E. Gelde betaalbaar (a)enige versoek om toegang tot n rekord, behalwe indien die rekord persoonlike inligting van uself bevat sal alleenlik verwerk word indien die toepaslike versoekgeld betaal is; (b) u sal in kennis gestel word van wat hierdie versoekgeld beloop; (c) die bedrag versoekgeld hang af van die vorm waarin toegang verlang word en die redelike tyd beskikbaar vir die soek en voorbereiding van n rekord; (d) indien u kwalifiseer vir vrystelling van enige geld, vermeld asseblief die redes vir sodanige vrystelling. Redes vir vrystelling van betaling van geld: F. Vorm van toegang tot rekord Indien u as gevolg van fisiese onvermoë nie in staat is om die rekord te lees, daarna te kyk of daarna te luister nie, vermeld asseblief volledig wat u tekortkoming behels en dui asseblief volledig aan in welke vorm die rekord aan u voorsien moet word. Fisiese ongeskikheid: Vorm waarin die rekord verlang word

24 Bladsy -4- Merk die betrokke blokkie hieronder met n x Notas: (a) voldoening aan die versoek in die voorgeskrewe vorm mag afhanklik wees van die vorm waarin die rekord wel beskikbaar is; (b) toegang tot die rekord in die vorm deur u versoek mag geweier word onder sekere omstandighede. In sodanige geval sal u ingelig word of toegang toegestaan sal word in n ander vorm; (c) die fooi betaalbaar vir toegang tot die rekord, indien enige, sal gedeeltelik afhang van die vorm waarin toegang versoek is. 1. Indien die rekord in n skriftelike of gedrukte vorm is: Afskrif van rekord Inspeksie van rekord 2. Indien die rekord bestaan uit sigbare afbeeldings: dit sluit in foto s, skyfies, video opnames, elektroniese afbeeldings, sketse, ens. Besigtig die afbeeldings Afskrif van Transkripsie van die afbeeldings afbeeldings 3. As die rekord uit klankopnames bestaan of uit inligting wat in klank gereproduseer kan word: Luister na die klankbaan Transkripsie van klankopname: skriftelike of gedrukte dokument 4. Indien die rekord op n rekenaar of in elektroniese- of masjienleesbare vorm bestaan: Gedrukte afskrif van rekord Gedrukte Afskrif in rekenaar afskrif van inligting afgelei van die rekord Indien u n afskrif van die rekord (hierbo) verlang: verkies u dat die afskrif of transkripsie aan u gepos word? indien wel, word betaling van posgeld verlang. G. Besonderhede van die reg wat u wil uitoefen of beskerm leesbare formaat (slapskyf, hardeskyf of kompakskyf Indien die toegekende spasie hieronder onvoldoende is, geliewe asseblief op n aparte foliobladsy voort te gaan en heg dan daardie bladsy by hierdie vorm aan. Die versoeker moet al die addisionele foliobladsye onderteken. Dui asseblief aan welke reg u wil beskerm of uitoefen: Ja Nee

25 Bladsy -5- Onderteken te op hierdie dag van 20 Handtekening van versoeker / persoon namens wie die versoek gemaak word Vir Transnet interne gebruik alleenlik Verwysingsnommer: Inligtingsbeampte: Versoekfooi: R Deposito: R Toegangsfooi: R HANDTEKENING VAN INLIGTINGSBEAMPTE/ADJUNKINLIGTINGSBEAMPTE

26 AANHANGSEL 4: FOOIE

27 Bladsy -2-