Versie 3.0 DE NIEUWIGHEDEN VAN DE MODULE COMMERCIEEL BEHEER VERSIE 3.0

Transcriptie

1 Versie 3.0 DE NIEUWIGHEDEN VAN DE MODULE COMMERCIEEL BEHEER VERSIE 3.0

2 Inhoudstafel DE NIEUWE CONFIGURATIEOPTIES... 4 TABBLAD Opties... 4 Aankopen in buitenlandse valuta en Verkopen in buitenlandse valuta... 7 Beheer van de gamma artikels... 7 Het beheer van artikels zonder korting... 7 Beheer van samengestelde artikels... 7 Beheer van artikels in directe besteling... 8 De multi-versie prijslijsten Kortingen in euro Het ingeven inclusief BTW Netto eenheidsprijs en opzoeken van prijslijsten TABBLAD Prijslijsten TABBLAD Samengestelde artikels TABBLAD Verbinding boekhouding TABBLAD Lay-out TABBLAD Diversen TABBLAD Gamma TABBLAD Barcodes artikels TABBLAD Barcodes derden DE DAGBOEKEN Aanmaken van een dagboek Prioriteitsvolgorde voor de magazijnen en de lay-outs per default DE ONTWERPEN VAN DOCUMENTEN Een nieuwe functie: beheer van de lay-outs Presentatie Gebruik Voorbeeld ENKELVOUDIGE EN SAMENGESTELDE ARTIKELS Inleiding...39 Aanmaken van eenvoudige artikels en samengestelde artikels Karakteristieken die zowel enkelvoudige als samengestelde artikels hebben Karakteristieken die eigen zijn aan samengestelde artikels De elementen bepalen van een samengesteld artikel Het instellen van samengestelde artikels Het beheer van artikels en samengestelde artikels Een nieuwe afdruk : het afdrukken van componentenlijsten van samengestelde artikels 51 DE GAMMA S Instellingen Aanmaken van een gamma De definiëringscriteria Aanmaken van het hoofdartikel Aanmaken van gamma artikels Tabblad statistieken van de artikelfiche van een gamma artikel Tabblad voorraad van de artikelfiche van een gamma artikel Tabblad Prijslijst van de artikelfiche van een gamma artikel Ingeven van een gamma artikel BEHEER VAN PRIJSLIJSTEN Inleiding...67 De standaard prijslijsten en hun versies Stap 1 : het aanmaken van een prijslijst Stap 2 : het aanmaken van versies Stap 3 : het toekennen van een prijs aan de artikels

3 Stap 4 : Het ingeven van facturen Stap 5 : Het automatisch updaten van prijslijsten Stap 6 : Het berekenen van prijslijsten van samengestelde artikels HET BEHEER VAN BARCODES Inleiding...79 Het instellen Tabblad barcode Artikel Tabblad barcode klanten Aanmaken van barcodes DE ETIKETTEN Inleiding...85 Aanmaken van lay-outs Instellingen Afdrukken GEPERSONALISEERDE AFDRUKKEN Inleiding...90 Aanmaken van een persoonlijke opmaak Afdrukinstellingen van de opmaak AUTOMATISCH AANMAKEN VAN DOCUMENTEN Het leveren van bestellingen aan klanten in functie van de beschikbare voorraad Eerste stap : het tabblad instellingen Tweede stap : het tabblad Lijst Derde stap: Afdrukken en oproepen van de facturen Het aanmaken van leveranciersbestellingen Deze optie Automatisch aanmaken maakt het mogelijk om documenten voor bestellingen aan leveranciers aan te maken zodra de minimumvoorraad van het artikel bereikt is Eerste stap : Instellen van de artikelfiche Tweede stap : Aanmaken van bestellingen ARCHIVERING EN VERWIJDEREN VAN GEGEVENS Inleiding Archivering Archivering van de gegevens in de facturatie Het beheer van archieven en de transfer van archieven van één medium naar een ander Verwijderen van gegevens

4 DE NIEUWE CONFIGURATIEOPTIES TABBLAD Opties De opties die vroeger geactiveerd konden worden in het tabblad Algemeen van het menu Facturatie Configuratie Opties werden verplaatst naar een nieuw tabblad, het tabblad Opties. Ook werden er nieuwe parameters toegevoegd aan de reeds bestaande parameters. Het is voortaan mogelijk om : - meerdere leveranciers met éénzelfde artikel te verbinden; - de gamma artikels te beheren ; - de artikels zonder korting te beheren ; - de samengestelde artikels te beheren ; - de barcodes te beheren ; - de directe bestelling van artikels beheren ; - verschillende versies van éénzelfde prijslijst te beheren ; - korting in euro toe te kennen ; - bedragen in te geven, inclusief BTW ; - de netto eenheidsprijs van een artikel te berekenen bij het ingeven en de oorsprong van de prijs te controleren. Bovendien is de optie Aankopen en verkopen in valuta in de versie 3.0 opgesplitst in twee opties: Aankopen in vreemde valuta en Verkopen in vreemde valuta. Ter herinnering, al deze opties maken deel uit van de algemene instellingen van de module. In de algemene instellingen bepaalt u of u bepaalde opties al dan niet wenst te gebruiken en u geeft de boekhouders zo richtlijnen welke bewerkingen zij mogen uitvoeren. 4

5 Om een algemener beeld te krijgen, ziet u hier een samenvattende tabel met de invloed die de opties hebben : Gekozen optie Submenus Onderdelen van de submenus Meervoudige leveranciers Aankopen in vreemde valuta Verkopen in vreemde valuta Beheer van de gamma artikels Een nieuw tabblad Gamma verschijnt in het punt Opties van het submenu opties Het punt Gamma s verschijnt in Facturatie Tabellen Artikelfiche Wijziging van het tabblad Aankopen Linkergedeelte : veld voor bijkomende ingaven met betrekking tot de gamma s Rechtergedeelte : bijkomende icoon in de tabbladen Prijslijst, Statistieken, Voorraad Ingaven 2 bijkomende velden in de hoofding van de ingaven leveranciers : Valuta en Valutakoers 2 bijkomende velden in de hoofding van de ingaven klanten : Valuta en Valutakoers Bij het ingeven van het hoofdartikel wordt er automatisch een bijkomend scherm geopend, Selectie van de gamma artikels Beheer van de artikels zonder korting Beheer van de samengestelde artikels Beheer van de barcodes Beheer van de componentenlijst Afdrukken samengestelde artikels Beheer van prijslijsten Beheer van de prijslijsten van de samengestelde artikels 2 nieuwe tabbladen Barcodes derden en Barcodes artikel verschijnen in het punt Opties van het submenu Instellingen Het icoontje bijwerken gamma s verschijnt Er verschijnt een check-box zonder korting in het linkergedeelte Bijkomend tabblad Samenstelling in het rechtergedeelte Een zone Barcodes verschijnt in het tabblad Diversen Bijkomende kolom zonder korting in alle ingaveschermen (factuur, CN, zendnota, lev. bon lev., bestellingen, offertes en typefacturen) Mogelijkheid om een artikel in te geven via zijn barcode Beheer directe bestelling van 1 bijkomend tabblad in de derdenfiche Barcodes Een checkbox Directe bestelling Kolom DB In het ingavenraster van de 5

6 artikels Prijslijst multiversie Korting in euro Ingeven inclusief BTW Netto eenheidsprijs en opzoeken van prijslijsten Beheer van prijslijsten manueel wordt Beheer van prijslijsten Versie van prijslijsten. (Het scherm dat overeenkomt met Manueel wordt een subscherm van Versie van de prijslijsten). Bewerking kan niet meer ongedaan gemaakt worden Aankruisvakje BTW INCL. bij het aanmaken van facturatiedagboeken Bewerking kan niet meer ongedaan gemaakt worden. Bijkomende kolom BTW INCL in Beheer van prijslijsten Lijst met prijslijsten verschijnt in het linkergedeelte. Bijkomende kolommen in het tabblad Prijslijst : Aanvangsdatum Bewerking kan niet meer ongedaan gemaakt worden Kolom BTW INCL. in het tabblad Prijslijst bestellingen klanten Icoon directe bestelling bij de leverancier onderaan het ingavescherm van de bestellingen klanten. Bijkomende kolom Korting in alle ingaverasters (factuur, CN, Zendnota, leveringsbon lev., Bestelling, offertes en typefacturen) Bijkomende kolom in het scherm Zichtbaar maken van prijslijsten = Korting. Bijkomende kolom Netto eenheidsprijs in alle ingaveschermen Gekleurde lijn die de oorsprong van de prijslijst toont in het scherm Zichtbaar maken van prijslijsten 6

7 Aankopen in buitenlandse valuta en Verkopen in buitenlandse valuta Het is voortaan mogelijk om enkel aankopen of verkopen in vreemde valuta in te geven. Zoals dit gebruikelijk was in vorige versies, gebeurt de keuze van de valuta en het ingeven van het bedrag dadelijk bij het ingeven van de documenten via 2 ingavevelden. Beheer van de gamma artikels Vertrekkend vanuit een hoofdartikel kunnen meerdere subartikels van dit artikel automatisch aangemaakt worden. De software maakt een combinatie mogelijk van drie verschillende gamma s. Het ingeven van aankopen en verkopen van gamma artikels kan gebeuren vanuit een hoofdartikel. Zo vermijdt men dat ieder artikel van het gamma ingegeven moet worden. Hoe gamma artikels ingesteld worden, aangemaakt worden en functioneren wordt uitgelegd in het desbetreffende hoofdstuk van deze handleiding. Wij raden u aan dit hoofdstuk te lezen voor verdere informatie. Het beheer van artikels zonder korting U kan bij een verkoop bepaalde artikels uitsluiten voor de korting. Het gaat hier over de totale korting en niet over de korting per lijn. Voorbeeld : De optie Beheer artikels exclusief korting van het submenu Configuratie Opties activeren. In het linkergedeelte van de artikelfiche kiest u de artikels waarvoor geen enkele korting toegekend is door het vakje exclusief korting op hun fiche aan te vinken. Bij het ingeven zal de totale prijs van het document berekend worden rekening houdend met artikels die uitgesloten werden voor de kortingen. Een kolom exclusief korting maakt duidelijk welke artikels van uw document geen recht hebben op de korting. Beheer van samengestelde artikels Eens de optie geactiveerd is, kan de gebruiker meerdere artikels combineren zodat er een samengesteld artikel ontstaat. Dit artikel heeft een artikelfiche die onafhankelijk is van zijn componenten. De tarifering en het bijwerken van de voorraad van het samengesteld artikel kan gebeuren op basis van twee waarderingsmethodes: op basis van de componenten of op basis van het samengestelde artikel. Voor verdere details verwijzen wij u naar het hoofdstuk over de samengestelde en enkelvoudige artikels. 7

8 Korting enkel berekend op het eerste artikel dat ingegeven werd. Beheer van artikels in directe besteling Via het activeren van deze optie kan u verkopen van artikels uitvoeren volgens een bijzondere methode : verkoop in directe bestelling. Bij een verkoop in directe bestelling doet de firma die het artikel verkoopt enkel dienst als tussenpersoon tussen de klant en de leverancier. Wanneer men een bestelling van een klant ontvangt voor een artikel, maakt de firma een bestelling aan voor dit artikel bij zijn leverancier. De leverancier levert dan dadelijk bij de klant van de firma. De firma doet in deze transactie dus enkel dienst als tussenpersoon. Zo moet deze firma geen voorraad hebben van dit artikel. Klant Firma Leverancier Bestelling = 3 stuks Voorraad = 0 Bestellingen = 3 stuks Levering Algemeen genomen zijn de hoeveelheden besteld door de firma bij zijn leverancier gelijk aan de hoeveelheden vermeld op de bestelbon van de klant. Indien echter de firma zelf instaat voor het verzenden van het artikel naar de klant, kunnen de hoeveelheden die besteld worden bij de leverancier hoger of lager liggen naargelang de voorraad die beschikbaar is in de firma op het ogenblik van de bestelling. Klant Firma Leverancier Bestelling = 4 stuks Voorraad = 1 Bestelling = 3 stuks Levering Levering In het laatste geval moet er een voorraad gehouden worden van het desbetreffende artikel. 8

9 Voorbeeld : De optie Beheer directe bestelling van artikels in het menu Facturatie Configuratie Opties. In het linkergedeelte van de artikelfiches kiest u de artikels die beheerd zullen worden in directe bestelling door het vakje Directe bestelling aan te kruisen op hun fiche. Bij het ingeven van een bestelling van een klant kan u via een kolom van het raster de artikels oproepen die direct besteld moeten worden bij een leverancier. Het volstaat om vervolgens te klikken op het icoontje directe bestelling,, onderaan het scherm om de bestelling bij de leverancier voor te bereiden. De software neemt per default de leverancier die in de artikelfiche verbonden is met het artikel. De bestelde hoeveelheden kunnen gewijzigd worden. De korting die ingegeven moet worden, is de korting per lijn die de leverancier u toekent. Indien u in meervoudige leveranciers werkt zal er een icoontje met een oog verschijnen naast het ingaveveld voor de leverancier. Indien het oog gesloten is, kan u slechts één van de leveranciers kiezen die verbonden is met de 9

10 artikelfiche van het artikel. Indien het oog open is, kan u een leverancier kiezen uit het volledig derdenbestand. De multi-versie prijslijsten De prijzen van een prijslijst kunnen in de loop der tijd wijzigen : solden, speciale aanbiedingen, promoties, standaardprijzen, verouderde artikels Iedere prijslijst kan dus meerdere versies hebben, o.a. meerdere geldigheidsperiodes, iedere periode heeft verschillende prijzen. Zo kan een artikel waarvan de standaardprijs 100 euro is (bijzondere prijslijst, versie 1, zonder tijdsbeperking) naar 80 euro gaan in solden (bijzondere prijslijst, versie 2, van 1/01 tot 31/01, voorrang op de standaardversie tijdens deze periode), en daarna terug naar 100 euro gaan na de solden. BOB Software biedt u dus de mogelijkheid om meerdere versies te beheren van éénzelfde prijslijst. Deze nieuwe functie vervolledigt het vroegere beheer van prijslijsten. Voor verdere uitleg over het aanmaken en toepassen van prijslijsten kan u terecht in het desbetreffende hoofdstuk. Kortingen in euro Een nieuw type korting wordt toegevoegd aan de 2 types die reeds aanwezig waren (algemene korting en korting in percent per lijn). Het betreft een korting in euro. Zoals voor de korting in percent, betreft het een korting per lijn, dus per artikel. Eens de optie geactiveerd is, verschijnt een bijkomende kolom Korting die het mogelijk maakt het bedrag van de korting in cijfers in te geven. Deze korting wordt dadelijk afgetrokken van de prijs van het artikel. Deze zal dus niet opgenomen worden in een rekening Kortingen, ristorno s en rabatten. Enkel de totale korting wordt in zo een rekening opgenomen. Merk op dat de bedragen of percentages van de verschillende kortingen cumulatief zijn. 10

11 Het ingeven inclusief BTW Dankzij deze optie kan u in de facturatiedocumenten de bedragen inclusief BTW ingeven. Vanaf de versie 3.0 zijn dus twee soorten ingaven toegelaten : ingaven exclusief en inclusief BTW. Belangrijke opmerking: Ieder type ingave heeft bepaalde dagboeken. Indien u de bedragen exclusief BTW ingeeft in een dagboek inclusief BTW, dan zal de software deze bedragen aannemen als bedragen inclusief BTW. Eenzelfde dagboek kan dus niet tegelijkertijd gebruikt worden voor ingaven exclusief en inclusief BTW. Hetzelfde geldt voor de prijslijsten die in de hoofding van de ingaven opgenomen zijn. Enkel de prijslijsten van hetzelfde type als het dagboek waarin de gebruiker gaat ingeven zullen geselecteerd kunnen worden in de hoofding. U moet dus prijslijsten BTW inclusief aanmaken indien u werkt in een dagboek inclusief BTW en prijslijsten exclusief BTW indien u werkt in een dagboek exclusief BTW. Het hergroeperen van documenten die ingegeven werden inclusief BTW kan enkel plaatsvinden in de dagboeken inclusief BTW. Het is dus onmogelijk om documenten van verschillend type te hergroeperen. Hetzelfde principe is van toepassing op de automatische generatie van documenten. Bijkomende opmerking : Wat de vaste prijzen en de specifieke prijslijsten voor klanten betreft kan u via het aankruisvakje in het tabblad Prijslijst van de configuratieopties bepalen of deze inclusief of exclusief BTW moeten zijn. In tegenstelling echter tot de standaard prijslijsten kunnen deze twee types prijzen zowel in de dagboeken inclusief BTW als exclusief BTW gebruikt worden : de software berekent zelf de BTW en brengt deze in mindering of voegt deze toe naargelang het type dagboek waarin men werkt. Als voorbeeld tonen wij u de stappen die u dient te volgen om een dagboek aan te maken en prijslijsten inclusief BTW evenals een model voor het ingeven van een document in het dagboek dat u aangemaakt heeft. Voorbeeld : Via het menu Facturatie Configuratie Dagboekenlijst, maakt u een nieuw dagboek aan. Kruis de check-box inclusief BTW aan in het tabblad Karakteristieken. Opgepast, het is onmogelijk om een bestaand dagboek BTW exclusief om te zetten in een dagboek inclusief BTW. Het omgekeerde geldt ook. 11

12 Via het menu Facturatie Beheer van prijslijsten prijslijst maakt u een prijslijst aan inclusief BTW door het gelijknamige vakje van het venster aan te kruisen. Geef voor ieder artikel een prijs in, inclusief BTW, via het submenu Prijslijst van de artikels. Bij het ingeven kiest u het dagboek en de prijslijst die recent aangemaakt werden. Geef vervolgens een artikel in : de eenheidsprijs die getoond wordt is de eenheidsprijs inclusief BTW, de netto prijs is de (Eenheidsprijs inclusief BTW korting %) * hoeveelheid. 12

13 Naast het ingaveveld voor het dagboek wordt het type bepaald van het geselecteerde dagboek, exclusief BTW of inclusief BTW. De vermelding inclusief BTW verschijnt in het rood, de vermelding exclusief BTW verschijnt in het blauw. Netto eenheidsprijs en opzoeken van prijslijsten Het is echter mogelijk om twee soorten informatie op te roepen die het gemakkelijker maken om het document te begrijpen. U kan deze informatie zichtbaar maken door de optie Netto eenheidsprijs en Opzoeken van prijslijsten te activeren. De eerste gegevens verschijnen in het ingaveraster in een nieuwe kolom, netto eenheidsprijs. Voor iedere lijn wordt de netto eenheidsprijs berekend, namelijk de eenheidsprijs zoals deze verschijnt in de prijslijsten, verminderd met de twee types kortingen per lijn (korting in percentage en in euro). De andere gegevens zijn zichtbaar in het detailscherm, Weergave van de prijslijsten. U klikt hiervoor op in de kolom die betrekking heeft op de eenheidsprijs van de artikels. 13

14 Zoals men kan zien in bovenstaand voorbeeld is het ook mogelijk om de herkomst van de getoonde eenheidsprijs te bepalen. De software geeft een groene kleur weer aan de prijslijst of de versie waaruit de eenheidsprijs afkomstig is. TABBLAD Algemeen 14

15 Men vindt in dit tabblad algemene informatie over de ingaven en de artikels. Algemene instellingen Automatisch toevoegen document : indien dit vakje aangekruist is, kan u het volgende document ingeven, nadat u het vorige document opgeslagen heeft. Indien deze optie niet aangekruist is, blijft u staan op het laatste document dat ingegeven is. Opslaan van zendnota : over het algemeen worden zendnota s definitief uit het geheugen van de PC verwijderd eens ze gegroepeerd zijn in een factuur. De enige manier om deze zendnota s terug aan te maken is de factuur te verwijderen waarin deze gehergroepeerd werden : bij het verwijderen verschijnt een bericht dat u voorstelt om de zendnota s terug aan te maken. Indien echter de informatie die op de factuur staat gewijzigd werd in vergelijking met de oorspronkelijke zendnota s zullen de zendnota s die opnieuw aangemaakt worden de wijzigingen die aangebracht werden bevatten. Indien u de zendnota s wenst aan te maken zoals deze oorspronkelijk ingegeven werden, moet u dit vakje aankruisen : de software bewaart dan in een bestand dat niet toegankelijk is voor de gebruiker, de zendnota s zoals deze oorspronkelijk opgesteld werden en ze kunnen dus later opgeroepen worden in hun oorspronkelijke toestand. Artikels Deze zone hergroepeert de gegevens die betrekking hebben op de andere valuta van de prijslijsten (valuta gekozen uit gemak), de lengte van de omschrijving, de referentie van het artikel en het aantal gebruikte decimalen in de prijslijsten van het artikel. Deze velden werden reeds uitgelegd in de handleiding Instellingen van de versie 2.5. We verwijzen u dan ook naar deze handleiding voor verdere details. In vergelijking met de versie 2.5 kan u dankzij een bijkomend veld Directory van de afbeeldingen de directory bepalen die per default geopend moet worden bij het inladen van afbeeldingen in de artikelfiche. Een aankruisvakje Beheer van de vaste prijs werd ook toegevoegd. Indien dit vakje aangekruist is, verschijnt in het tabblad Prijslijst van de artikelfiche een zone die het mogelijk maakt om aan het getoonde artikel een vaste prijs toe te kennen, die voorrang heeft op alle andere prijzen uit de prijslijsten. Indien dit artikel vermeld wordt bij het ingeven van een klantendocument, zal de eenheidsprijs die hiermee overeenkomt de vaste prijs zijn die ingegeven is in de artikelfiche. 15

16 Deze prijs zal voor de prijzen uit de andere prijslijsten getoond worden in de kolom Eenheidsprijs. Indien daarenboven het vakje Hoeveelheidskorting aangekruist is in de artikelfiche, zal deze korting toegepast worden op de vaste prijs. Ter herinnering, dit type korting kan ingegeven worden via het menu Facturatie Tabellen Kortingstabel. Instellen van de talen Deze zone maakt het mogelijk om de hergroeperingsteksten op te maken in de verschillende talen (de 4 basistalen N,E,D,F plus de talen die de gebruiker zelf bepaalt). Door een bijzondere taal toe te kennen aan de klant of de leverancier (via de derdenfiches) zal de hergroeperingstekst die op de facturen of de zendnota s verschijnt automatisch overeenkomen met de taal toegekend aan de derde. Indien geen enkele taal aan de klant toegekend werd, neemt de software per default de hergroeperingstekst die ingegeven werd op het niveau van het tabblad Hergroepering van de opties van de configuratie. Opmerking : Deze zone werd omwille van een grotere gebruiksvriendelijkheid geïntegreerd in het tabblad Algemeen van de configuratieopties : de oorspronkelijke plaats, toegankelijk via het menu Bestand Tabellen Talen is echter nog steeds functioneel en actueel. Om documenten in een dezelfde taal te bekomen raden wij u aan om voor iedere gebruikte taal een lay-out aan te maken voor ieder document. TABBLAD Prijslijsten Dit tabblad hergroepeert de belangrijkste opties voor het instellen van de prijslijsten. U vindt er aankruisvakjes die het mogelijk maken om aan een klant een eigen prijslijst toe te kennen (Specifieke prijslijst klant), om kortingen per documentlijn toe te kennen in functie van de gekochte hoeveelheden van de artikels (Kortingstabel) en prijslijsten in valuta aan te maken (Prijslijsten in vreemde valuta). Deze drie opties waren reeds aanwezig in de versie 2.5, wij verwijzen u naar de desbetreffende handleiding over de instellingen voor verdere informatie over deze drie functies. Een aankruisvakje inclusief BTW werd verbonden aan de specifieke prijslijsten voor klanten. Indien u dit vakje aankruist betekent dit dat de ingegeven prijzen door de software beschouwd moeten worden als prijzen inclusief BTW. Zoals reeds vroeger vermeld werd, kan het programma zo de nodige bewerkingen uitvoeren (en de BTW eruit halen) wanneer men een document ingeeft in een dagboek exclusief BTW. 16

17 Beheer van de vaste prijs : met dit aankruisvakje kan u een vaste prijs toekennen aan een artikel. Deze vaste prijs zal voorrang hebben op alle andere prijzen die verbonden kunnen worden aan dit artikel, namelijk op de prijzen van de prijslijsten en de specifieke prijzen voor klanten. Net zoals voor specifieke prijslijsten voor klanten maakt een aankruisvakje het mogelijk om te bepalen of de vaste prijs beschouwd moet worden als een prijs inclusief of exclusief BTW. Werkwijze : Eens dit vakje aangevinkt is, verschijnt onderaan het tabblad Prijslijst van iedere artikelfiche een zone voor de vaste prijs. U hoeft enkel het vakje Vaste prijs aan te vinken en een prijs in te geven in het ingaveveld om een vaste prijs te verbinden met het artikel van de fiche. Bij het ingeven is de prijs die u ziet in de kolom Eenheidsprijs de vaste prijs. Op een vaste prijs wordt zelden een korting toegestaan. Het doel van een vaste prijs is immers om de verschillende mogelijkheden voor het tariferen van een artikel te omzeilen. U heeft echter de mogelijkheid om een korting per lijn toe te kennen (korting per hoeveelheid) op het artikel dat een vaste prijs heeft. De voorwaarden voor een hoeveelheidskorting zijn dan van toepassing op de prijs van het artikel. Alternatieve valuta prijslijsten: maakt het mogelijk om prijslijsten in een andere valuta uit te drukken. Het gaat dus om een valuta die uit gemak gekozen wordt om de prijzen in de valuta van de derde te kunnen ingeven. De software zal de bedragen automatisch van de ene valuta in de andere omzetten (basisvaluta van het dossier >< andere valuta voor de prijslijsten). Zichtbaar maken van de prijslijsten : het betreft het venster dat geopend wordt in het ingaveraster wanneer de cursor in de kolom Eenheidsprijs staat. Dit venster heeft als doel de volgende informatie te tonen wanneer men een factuur ingeeft : alle mogelijke prijzen (en dus alle prijslijsten), de kortingen die verbonden zijn aan iedere 17

18 prijs en aan iedere hoeveelheid die men kan aankopen, de laatste aankopen van het artikel die de klant gedaan heeft en de prijzen in de verschillende versies van éénzelfde prijslijst. Zo kan de verkoper die de factuur ingeeft aan de klant de meest voordelige aankopen voorstellen en heeft hij de lijst met alle mogelijke prijscombinaties onder ogen, zonder dat hij moet opzoeken of uit het ingavescherm moet gaan. Het is natuurlijk ook mogelijk om de informatie die per default in dit venster verschijnt te beperken. Het instellen gebeurt hier : u kan 5 types informatie selecteren die per default getoond worden : - Prijslijsten alle versies : voor het desbetreffende artikel worden de prijzen van alle prijslijsten en alle versies van deze prijslijsten getoond. - Prijslijsten Huidige versie: voor het desbetreffende artikel worden de prijzen uit alle prijslijsten getoond in de versie die geldig is op de datum van het document. - Laatste aankoopprijzen: voor het desbetreffende artikel en de desbetreffende klant worden in een tabblad Documenten de laatste verkoopprijzen getoond die aangerekend werden aan de klant. De data, boekhoudkundige dagboeken en documentnummers waarop de prijzen staan worden ook vermeld. - Versies van de prijslijst van het document : voor het desbetreffende artikel worden de prijzen uit de verschillende versies van de prijslijst getoond in de hoofding van het document. Ter herinnering, de prijslijst die per default verschijnt in de hoofding van het document wordt bepaald, in volgorde van prioriteit, door wat er ingegeven 18

19 werd in het tabblad Fact van de klantenfiche of van de prijslijst die per default gekozen werd in het submenu Tabellen Prijslijsten. Keuze van de prijslijst: Hiermee kan de software bij het ingeven een prijslijst kiezen uit de lijst met alle beschikbare prijslijsten die beschikbaar zijn voor het artikel dat men verkoopt. Er bestaan drie prijscategorieën: - deze die gebaseerd zijn op de standaard prijslijsten : ze worden aangemaakt op niveau van het menu Beheer van de prijslijsten prijslijsten. Elk van deze prijslijsten kan meerdere versies bevatten. De prijzen kunnen opgeroepen worden in het tabblad Prijslijst van de artikelfiches. - deze die verbonden zijn met de specifieke prijslijsten voor klanten : zij worden aangemaakt op niveau van het Beheer van prijslijsten Specifieke prijslijsten voor klanten. Zij kunnen op deze plaats opgeroepen worden en in de artikelfiches van de artikels via het icoontje. - De vaste prijzen: deze worden dadelijk aangemaakt in het tabblad Prijslijst van de artikelfiches van de artikels. Zij kunnen op dezelfde plaats opgeroepen worden. Bij het ingeven van een document moet de software kiezen welke van de drie prijscategorieën toegepast zal worden op het verkochte artikel. Het bepalen van de prijs die van toepassing zal zijn kan gebeuren op twee belangrijke manieren: - De meest recente : de volgorde van prioriteit voor de prijslijsten is de volgende : als er een vaste prijs bestaat voor het artikel zal deze voorrang hebben op alle andere prijzen. Als er geen vaste prijs is, zal de keuze vallen op de specifieke prijs voor de klant. Indien geen enkele van deze prijzen bepaald werd voor het desbetreffende artikel, neemt de software uit de prijslijst die standaard van toepassing is, de meest recente versie van de prijslijst. - De meest interessante : de volgorde van prioriteit is de volgende: indien er een vaste prijs bestaat voor het artikel dan zal deze voorrang hebben op alle andere prijzen. Indien er geen vaste prijs is, kiest de software de meest interessante prijs voor de klant uit alle andere prijzen voor het artikel (de specifieke prijs voor de klant inbegrepen). 19

20 TABBLAD Samengestelde artikels Dit tabblad is enkel zichtbaar wanneer de optie Beheer van samengestelde artikels aangekruist is in het tabblad Opties van hetzelfde venster. De waarden die per default getoond zullen worden in het tabblad Samenstelling van de artikelfiche van ieder artikel, kunnen zo bepaald worden. De desbetreffende waarden zijn de volgende: Waardering : het betreft de manier waarop de prijs van de samengestelde artikels zal berekend worden in de ingaveschermen. - Deze kan berekend worden door de prijzen van de verschillende componenten van het geheel op te tellen, in dat geval zal de waardering op Componenten moeten staan. - Deze kan ook de prijs zijn die men toegekend heeft aan het samengestelde artikel, onafhankelijk van de prijs van de componenten. In dat geval moet de waardering op Samengesteld artikel staan. Bijwerken van de voorraad: het betreft hier het bepalen van de voorraden die verminderen of vermeerderen bij de verkoop van een samengesteld artikel. - De voorraad van het samengesteld artikel wijzigt; - of de voorraad van de componenten van het artikel wijzigt. 20

21 Zichtbaar bij afdruk : voor ieder type document is het mogelijk om de omschrijvingen te bepalen die men wenst te zien: - enkel de omschrijving van het verkochte samengestelde artikel; - enkel de omschrijving van de componenten van het verkochte samengestelde artikel; - de omschrijving van het samengestelde artikel en zijn componenten. Het gewaardeerde element (geheel of component) verschijnt verplicht op het afgedrukte document. TABBLAD Verbinding boekhouding In vergelijking met de versie 2.5, werd een knop Default toegevoegd : deze vervolledigt automatisch de rekening met uitzondering van de transportkosten. De kostenrekeningen krijgen het nummer en de opbrengstenrekeningen het nummer

22 TABBLAD Lay-out. Dit tabblad maakt het mogelijk om lay-outs toe te kennen aan documenttypes. Een nieuw documenttype, het etiket, voegt zich bij de andere documenten. Wanneer artikels in of uit voorraad gaan, kan het nodig zijn om ze te voorzien van een etiket. De etiketten kunnen verschillende informatie bevatten : serienummer, de referentie van de bestelling, de garantiedatum van het artikel enz. Zij vergezellen zo de bewijzen voor ontvangst of verzending (leveringsbonnen leveranciers en zendnota s), en maken het mogelijk bij de fysieke inventaris van de voorraden de belangrijke informatie over de artikels onmiddellijk toegankelijk te maken. D etiketten leveranciers: het betreft de opmaak die toegekend is aan de etiketten die de artikels begeleiden die in voorraad komen (leveringsbonnen leveranciers). De etiketten klanten : het betreft de opmaak die toegekend is aan de etiketten die de artikels begeleiden die uit voorraad gaan (zendnota s). De etiketten hoofding van document : het betreft de opmaak toegekend aan de etiketten die de gearchiveerde papieren documenten begeleiden die door de boekhouder gearchiveerd zijn in de fardes. Ter herinnering, het aanmaken van verschillende lay-outs gebeurt via het menu Facturatie configuratie Documentlay-out. Er worden u twee standaard lay-outs voor de etiketten voorgesteld. De opdracht voor het afdrukken van de etiketten wordt gegeven bij het ingeven van een leveringsbon of een zendnota. 22

23 Eens de leveranciersbon ingegeven is, kan u via het icoontje, een etiket / etiketten afdrukken voor het geselecteerde artikel/de geselecteerde artikels of etiketten afdrukken die het papieren document moeten begeleiden. 23

24 TABBLAD Diversen Overschrijden van de voorraad: Hier bepaalt u de hoeveelheden die kunnen onttrokken worden aan de bestaande voorraden. Op deze manier kan u al dan niet toelaten dat hoeveelheden die de voorraad in het negatief brengen onttrokken worden. Deze optie heeft enkel invloed in twee schermen van de module : het scherm leveringen van bestellingen in functie van de voorraad (Facturatie Automatische aanmaken Voorstel tot leveringen aan klanten) en het scherm overbrengen van voorraden (Facturatie Ingaven voorraad voorraad transfer). - Toegelaten zonder waarschuwing : de voorraad mag in het negatief gaan zonder dat een waarschuwing op het scherm verschijnt. - Toegelaten met waarschuwing : de voorraad mag in het negatief gaan maar een waarschuwing zal op het scherm verschijnen. - Niet toegelaten : de voorraad mag niet in het negatief gaan. Type van externe verbinding : Dit veld is enkel in de autonome facturatie actief. Het is een betalende optie van BOB. De autonome facturatie heeft zijn eigen menubalk. Dit scherm vindt u in het menu Facturatie configuratie Opties. De keuze die op dit niveau gemaakt is, bepaalt het type verbinding dat de module autonome facturatie kan hebben met andere software. 3 keuzes zijn mogelijk: - Geen enkele verbinding : de ingegeven facturatiegegevens zijn niet bestemd om overgedragen te worden. Geen enkele centralisatie van de factuur is dus mogelijk omdat zo een bewerking een overdracht vereist van facturatiegegevens naar bestanden van de algemene boekhouding. Bijgevolg wordt het submenu Facturatie Centralisatie van de facturen vervangen door het submenu Facturatie Afsluiten van de 24

25 facturen. Het afsluiten van een factuur betekent dat deze daarna niet meer kan gewijzigd worden. - Verbinding naar een BOB toepassing: De ingegeven facturatiegegevens zijn bestemd om te worden overgebracht naar de module algemene boekhouding van BOB Software van een fiduciaire. De werkwijze die hier gebruikt wordt is gelijk aan die van de module satelliet. Nogmaals, het submenu Centralisatie van de facturen verschijnt ten gunste van een ander submenu, Overdracht naar tijdelijke bestanden, waarvan het doel is de gegevens van de facturatie om te zetten in tijdelijke boekhoudkundige bestanden. In een tweede fase zal dit bestand via (bijvoorbeeld) gestuurd worden naar de fiduciaire wanneer er een in de toekomst een verbinding is met de fiducaire. De gegevens kunnen dus opnieuw opgehaald worden, op niveau van de fiduciaire, in het menu Ingave Boekingen in wacht voor centralisatie. - Verbinding naar een externe toepassing: de facturatiegegevens zijn bestemd om omgezet te worden naar een andere software en behandeld te worden door een andere software dan BOB Software. Zoals in het vorige punt, zal een bestand met de over te dragen gegevens aangemaakt worden, maar deze keer in het XML formaat. Het aanmaken van dit bestand gebeurt via het submenu Overdragen naar een externe software, vroeger Centralisatie van de facturen. Het bestand kan dan later naar een andere toepassing overgebracht worden. 25

26 TABBLAD Gamma Algemene instellingen Scheidingstekens : via deze zone bepaalt u een teken dat in de referentie van de gamma artikels de verschillende codes van de gamma s die verbonden zijn met het artikel zal scheiden. Er bestaan drie mogelijke scheidingstekens: het punt, onderlijnen en spatie. Het is ook mogelijk om geen enkel scheidingsteken te hebben. Opmerking : Het wijzigen van het scheidingsteken in de opties heeft geen terugwerkende kracht. Eens de artikels van een gamma aangemaakt zijn, is het onmogelijk om de scheidingstekens te wijzigen. De wijziging zal geen enkele invloed hebben op de artikels die later aangemaakt worden. Recuperatie-instellingen Waarden per default Deze zone maakt het mogelijk om te bepalen of de omschrijving van de artikels van een gamma (Pull) vergezeld moet gaan van omschrijvingen van de codes die verbonden zijn met de artikels (rood, large, kort ). - Indien het vakje van de omschrijving 1 aangevinkt is, zal de omschrijving 1 van de gammacodes zich bevinden in de eerste lijn van de omschrijving van het artikel, na het gedeelte van de omschrijving dat manueel ingegeven werd. Gedeelte van de omschrijving die manueel ingegeven werd Omschrijving 1 van de codes van de gamma s 26

27 - Indien het vakje van de omschrijving twee aangevinkt is, bevindt de omschrijving 1 van de gammacodes zich in de tweede lijn van de omschrijving van het artikel. - Indien de twee vakjes aangekruist zijn, zal de omschrijving 1 van de codes van de gamma s zich bevinden in de eerste lijn van de omschrijving van het artikel en de omschrijving 2 van de gamma codes zal zich bevinden in de tweede lijn van de omschrijving van het artikel. Opmerking : In tegenstelling tot de scheidingstekens kan u naar wens bepalen wanneer de omschrijving verschijnt. Het volstaat de instellingen in de artikelfiche te wijzigen en de artikelreeks van het gamma (via het icoontje radertje) bij te werken. Een vakje bijwerken van prijslijsten maakt het mogelijk om de prijslijsten die verbonden zijn met het hoofdartikel te laten doorwegen op de verschillende artikels uit het gamma. Deze recuperatie van gegevens gebeurt steeds van het hoofdartikel naar de ondergeschikte artikels. Het omgekeerde is onmogelijk. 27

28 TABBLAD Barcodes artikels Dit tabblad is enkel toegankelijk indien het aankruisvakje Beheer van barcodes geactiveerd is in het tabblad Opties van hetzelfde scherm. Een beknopte omschrijving van de verschillende velden en zones van het tabblad vindt u hieronder. Voor verdere informatie over de invloed en het gebruik van barcodes in de module verwijzen wij u naar het hoofdstuk over de barcodes. Barcodes artikels Type : 3 types barcodes kunnen berekend worden en verbonden worden met de artikels: - code 39 : Deze code kan tot 39 karakters van het alfanumerieke type bevatten. De karakters die aanvaard worden zijn : ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ -. $ / + % SPACE. De code 39 heeft geen controlekarakter. - code EAN 13 : Standaardversie van EAN (European Article numbering). Deze code bestaat uit 10 numerieke karakters, 2 flag karakters, die ook numeriek zijn, die de oorsprong van het artikel bepalen en 1 checkdigit (numeriek controlekarakter). - code EAN 8 : Verkorte versie van EAN, deze code bevat 5 numerieke karakters, 2 flag karakters die het land van oorsprong bepalen (54= België en Luxemburg) en 1 check-digit. Totale lengte identificatief gedeelte : deze zone heeft enkel betrekking op de code 39. De code 39 kan zo uiteenvallen in meerdere delen. Het eerste deel kan de identificator zijn waarvan de lengte en de inhoud bepaald worden door de gebruiker. Het veld dat hier ingegeven kan worden maakt het de gebruiker mogelijk om de totale lengte van de identificator (i.e. prefix en suffix inbegrepen) te bepalen. 28

29 Positie na het ingeven van een barcode: maakt het mogelijk om in de schermen voor het ingeven van documenten te bepalen waar de cursor zal staan na het lezen van een barcode. 5 posities zijn mogelijk: - per default : de cursor zal een plaats kiezen in functie van de ingedrukte toets. - aan de lijn : de cursor zal gaan staan in de eerste kolom van een nieuwe lijn. - in de kolom korting : de cursor zal gaan staan in de kolom Korting. - In de kolom hoeveelheid : de cursor zal gaan staan in de kolom Geleverde hoeveelheid. - In de kolom eenheidsprijs: de cursor zal gaan staan in de kolom Eenheidsprijs. Instellingen voor het aanmaken : In deze zone kan de gebruiker de karakteristieken van de identificator bepalen. De identificator kan uit drie delen samengesteld zijn : de prefix, de basis en de suffix. De prefix en de suffix zijn optioneel, enkel de basis is verplicht. De basis kan het intern nummer van het artikel bevatten of de referentie zoals deze op de artikelfiche voorkomen. De prefixen en suffixen zullen de basis omkaderen. Het geheel mag niet langer zijn dan de totale lengte die ingegeven werd in de vorige zone. Voorbeeld : REF Totale lengte van de identificator= 11 Prefix Basis Suffix Automatisch aanmakenbij het toevoegen: indien dit vakje aangevinkt is, kent het vakje automatisch een barcode toe aan het artikel wanneer de artikelfiche van dit artikel ingegeven wordt. De barcode zal voldoen aan de ingegeven criteria. Geavanceerde instellingen : deze knop geeft toegang tot een bijkomend scherm waarin u het tweede gedeelte van de barcode kan bepalen, dat na de identificator komt. Het is vanzelfsprekend dat dit tweede gedeelte enkel in het geval van een Code 39 toegepast kan worden, de lengte van de 2 EAN codes is immers te klein om het invoegen van een bijkomende reeks cijfers mogelijk te maken. Een tweede gedeelte maakt het mogelijk om een referentieprijs in te voegen in de barcode. Hiervoor moet u eerst de totale lengte bepalen van het tweede gedeelte (Prefix en Suffix inbegrepen). De suffix van het tweede gedeelte mag willekeurig zijn, dit wil zeggen gekozen door de PC. De lengte van de willekeurige suffix moet echter bepaald worden door de gebruiker. Tussen de prefix en de suffix komt de prijs van het artikel. Deze laatste kan gekozen worden op basis van de aankoopprijs (die u kan wijzigen via een operator) of de verkoopprijs (in dat geval dient u de code prijslijst te bepalen die u wenst te gebruiken). Het 29

30 resultaat van uw berekening kan naar boven afgerond worden, naar beneden of naar de waarde die het dichtst ligt. Indien u decimalen wenst te tonen, dan moet u ook het aantal decimalen bepalen. Voorbeeld : REF PR EUR Prefix Basis Suffix Prefix Prijs Suffix Totale lengte van de identificator = 11 Totale lengte tweede gedeelte = 12 Prijs = 2 decimalen afgerond op 99, dus 125,99 Variabel gedeelte : Een variabel gedeelte kan verbonden worden met de barcode na de identificator en het tweede gedeelte. Dit gedeelte wordt niet aangemaakt door de software maar kan gelezen worden door de software mits instellingen ingegeven werden voor het lezen. Indien het variabele gedeelte de verkoopprijs bevat, vinkt u het juiste vakje aan vermeldt u het aantal decimalen dat de software in rekening moet nemen bij het lezen van het cijfer. Indien het variabele gedeelte de hoeveelheid bevat, vinkt u het juiste kruisje aan en bepaalt u ook of de hoeveelheid in decimalen uitgedrukt wordt. Bij het ingeven tonen de kolommen Eenheidsprijs of Hoeveelheid automatisch de informatie uit het variabele gedeelte van de barcodes van het artikel bij het scannen van het artikel. TABBLAD Barcodes derden 30

31 Het is mogelijk om aan bepaalde types derden (klanten en leveranciers) een persoonlijke barcode toe te kennen. Deze functie richt zich vooral tot ondernemingen die persoonlijke kaarten aanbieden aan hun klanten : het scannen van zo een kaart aan de kassa is minder langdradig dan het systematisch ingeven van informatie over de derde. Net zoals voor de andere artikels kunnen 3 types barcodes geselecteerd worden : de code 39, de code EAN 13 en de code EAN 8. Ook kan de gebruiker een prefix en een suffix bepalen. We verwijzen u naar het hoofdstuk over de barcodes voor verdere informatie over het gebruik en het aanmaken van deze barcodes. 31

32 DE DAGBOEKEN Aanmaken van een dagboek De facturatiedagboeken worden aangemaakt via het menu Facturatie Configuratie Dagboekenlijst. Het aanmaakproces is identiek in de Algemene Boekhouding en het Commercieel Beheer. U maakt een dagboek aan door op het icoontje te klikken of «Alt»+ «A» in te toetsen. Nadat u een referentie en een naam gegeven heeft aan het nieuwe dagboek moet u het type bepalen : ieder ingavescherm moet minstens één eigen dagboek hebben. Zo is het mogelijk om dagboeken aan te maken voor valuta, offertes of bestellingen (die uitgaan van klanten of die bestemd zijn voor leveranciers), voor zendnota s, verkopen, creditnota s en leveringsbonnen. Een inventarisdagboek en dagboek voorraadwijziging kunnen ook aangemaakt worden. Tenslotte wordt u de mogelijkheid gegeven om een dagboek voor de abonnementen aan te maken. Het aankruisvakje zonder centralisatie heeft enkel betrekking op dagboeken van het type Verkoop of Creditnota (de andere types dagboeken kunnen in ieder geval niet gecentraliseerd worden). Dit vakje maakt het mogelijk om dit dagboek niet te centraliseren en dus enkel te gebruiken voor simulaties. Ingave Beheer BTW : maakt het mogelijk om de BTW te spreiden bij het ingeven van documenten. Deze optie heeft geen betrekking op de inventarisdagboeken en de voorraadwijzigingen. Deelbaar dagboek: maakt het mogelijk om tegelijkertijd met meerdere gebruikers op verschillende posten te werken. INCL. BTW: bepaalt of de bedragen ingegeven in dit dagboek exclusief BTW of inclusief BTW zijn. Het aanmaken van een dagboek inclusief BTW veronderstelt dat er reeds prijslijsten bestaan inclusief BTW, de prijslijsten exclusief BTW kunnen enkel in een dagboek inclusief BTW gebruikt worden. 32

33 Dagboek e-commerce : deze optie heeft enkel betrekking op de dagboeken van de bestellingen. Met deze optie kan u een standaarddagboek omzetten in een e-commerce dagboek dat de bestellingen zal bevatten die geplaatst zijn via de internetsite van de onderneming. Volgende ingave Voor ieder aangemaakt jaar zal het nummer en de periode van de volgende ingave in het dagboek voorgesteld worden. Deze gegevens kunnen gewijzigd worden. Prioriteitsvolgorde voor de magazijnen en de lay-outs per default Instellingen voor het commercieel beheer Voorraad magazijn: maakt het mogelijk om aan een dagboek een voorraad per default toe te kennen waaruit de verkochten goederen zullen verwijderd worden of waarin de gekochte goederen zullen opgenomen worden. De voorraad per default bepaald op dit niveau verschijnt automatisch in de hoofding van het ingavescherm van het dagboek. De voorraad wordt hernomen in de fiche van het dagboek FAC. Opmerking : ook in andere schermen van de software kan u een voorraad per default bepalen: - De derdenfiches Klanten en Leveranciers Bestand Klanten (tabblad Facturatie ) 33

34 De tabel met de verschillende voorraadplaatsen Bestand Levancierers (tabblad Facturatie ) De voorraad van Luik is de voorraad die per default zal genomen worden bij het ingeven. Facturatie Tabellen Voorraadplaatsen Gezien u in ieder scherm een voorraadplaats per default kan bepalen, moest er een prioriteitsvolgorde tussen de schermen bepaald worden. De prioriteitsvolgorde is de volgende : De voorraadplaats per default gekozen in de fiche van de dagboeken heeft de voorrang op deze die gekozen werd in de derdenfiche van de klanten of leveranciers. Deze laatste heeft dan weer voorrang op de voorraadplaats die per default gekozen werd in de tabellen voor de voorraadplaatsen van het menu Facturatie. Ontwerp document : maakt het mogelijk om aan een dagboek een documentlay-out per default toe te kennen. De voorraad per default bepaald op dit niveau zal automatisch verschijnen in de hoofding van het ingavescherm van het dagboek. 34

35 De zone Factuur wordt automatisch vervolledigd door de lay-out per default die verbonden is met het dagboek Fac Opmerking : net zoals voor de Voorraadplaats bestaan er meerdere schermen om een documentlay-out per default te bepalen. Deze schermen zijn de volgende: - Het scherm van de opties van het commercieel beheer, toegankelijk via het tabblad lay-out van het menu Facturatie configuratie Opties. - Het scherm derdenfiches klanten en leveranciers, toegankelijk via het tabblad Fac van het menu Bestand Klant of Bestand Leveranciers. - Het scherm beheer van ontwerpen van documenten, toegankelijk via het icoontje van het menu Facturatie Configuratie Documentlay-out. Opdat de gebruiker zou weten welke lay-out per default genomen zal worden bij het ingeven van documenten wordt een prioriteitsvolgorde bepaald voor de verschillende ingaveschermen. De prioriteitsvolgorde is de volgende : De lay-out bepaald in het scherm van de dagboeken heeft voorrang op de layout die bepaald werd in de artikelfiches, die op zijn beurt voorrang heeft op de lay-out bepaald in het scherm beheer van ontwerpen van documenten. De layout bepaald in het scherm opties van het commercieel beheer zal enkel bij het ingaven hernomen worden indien geen enkele lay-out bepaald werd in de drie andere schermen. 35

36 DE ONTWERPEN VAN DOCUMENTEN Een nieuwe functie: beheer van de lay-outs Een nieuwe functie die toegankelijk is via een nieuw icoontje werd toegevoegd aan de talrijke reeds bestaande functies in het scherm aanmaken van lay-outs. Deze functie heeft als doel het de gebruiker mogelijk te maken om op een efficiënte manier de verschillende lay-outs voor de documenten die hij aangemaakt heeft te beheren. Zo kan de gebruiker indien er meerdere lay-outs voor éénzelfde document bestaan aan één van deze lay-outs het statuut Lay-out per default toekennen. Deze lay-out per default zal dan automatisch het ingaveveld vervolledigen in de hoofding van het overeenkomstige ingaveveld. De software kan zelfs het onderscheid maken tussen meerdere talen, iedere taal bezit dus zijn lay-out per default voor het gekozen documenttype. Presentatie Het scherm aanmaken van lay-outs voor documenten is toegankelijk via het menu Facturatie Configuratie Documentlay-out : Nieuw icoontje Zoals u in de afbeelding hierboven kunt zien is een nieuw icoontje verschenen onderaan het scherm. Dit icoontje geeft toegang tot het scherm beheer van lay-outs : 36

37 Gebruik Het scherm beheer van lay-outs is enkel toegankelijk in de modus Raadplegen en niet in de modus Toevoegen. Het scherm stelt de lijst voor met alle documenten die aangemaakt werden en dit in alle talen. De eerste kolom bepaalt het type van ieder document, de tweede bepaalt de taal ervan, de derde en vierde kolom tonen de code en de omschrijving. De codes van de verschillende types zijn de volgende : ICE ICO IDN SAL SAC ISO ISD IDT ISM ISI LAB LAH Offerte Bestelling klant Zendnota Factuur Creditnota Bestelling leverancier Leveringsbon leverancier Transportdocument Voorraadbeweging Inventaris Etiket artikel Etiket hoofding document De vijfde en de zesde kolom moeten daarentegen ingevuld worden door de gebruiker : deze maken het respectievelijk mogelijk om het aantal kopieën te bepalen die afgedrukt moeten worden (het betreft het aantal kopieën per default die zullen verschijnen in de hoofding van de ingave van een document : dit aantal kan later altijd gewijzigd worden), en aan het document het statuut te geven van document gekozen per default in de ingaveschermen (bewerking die afgesloten wordt door het aankruisvakje te activeren). Daarna moet u op het icoontje opslaan klikken of Alt + O intoetsen om de uitgevoerde instellingen te bewaren. Opmerking : andere schermen in de sofware maken het eveneens mogelijk om parameterinstellingen per default te bepalen voor de lay-outs (derdenfiches klanten en leveranciers, configuratieopties, fiche van de dagboeken etc.). Ga naar het hoofdstuk over de dagboeken om de prioriteitsvolgorde te kennen van de verschillende parameterinstellingen. Voorbeeld We nemen 6 verschillende lay-outs voor de documenten van het type Factuur (SAL). 1 lay-out voor de facturen in het Engels 1 lay-out voor de facturen in het Nederlands 1 lay-out voor de verkopen van samengestelde artikels in het Nederlands 1 lay-out voor de verkopen van samengestelde artikels in het Frans 1 lay-out voor de standaard facturen in het Frans 1 lay-out voor de verkopen inclusief BTW in het Frans Ik wil dat wanneer ik een factuur ingeef voor een Franstalige klant de lay-out voor de standaard facturen de lay-out per default is. 37