Taakverdeling management

Transcriptie

1 Taakverdeling management Directie: Leidinggevende KDV: Leidinggevende BSO: Assistent leidinggevende TSO: Hanriette Brouwer Marcel Brouwer Christa Struik Astrid Leuke Miriam Soede en Ilonka vd Sman Communicatiestructuur: Hanriette leidinggevende KDV leidinggevende BSO ass. Leidinggevende TSO Ilonka Christa Astrid Miriam groepen groepen scholen Piepkuikens BSO Molenkiek Zilveren Maan Krielkippen Ontdekvogels Rietkraag Snoeshanen Dwergpapegaaien Maranatha Molenkiek Stormvogels Antonius, Noorden Torenvalken De Meent, w. verlaat Flierefluiters Tamboerijn, Nieuwveen Lachende boomklimmers Trekvogels

2 Taakverdeling Polderpret Directie De directie is belast met de ontwikkeling, vaststelling en uitvoering van het beleid. De directie geeft leiding aan het gehele dagverblijf; kinderdagverblijven, buitenschoolse en tussenschoolse opvang. Binnen het dagverblijf bestaan teams die onder leiding staan van een leidinggevende. Verantwoordelijkheden: - Eindverantwoordelijk voor het complete beleid van KDV Polderpret; operationeel, beleidsmatig, financieel en personeel. - Draagt zorgt voor het waarborgen dat de dienstverlening van KDV Polderpret op korte, midden en lange termijn aansluit bij de marktontwikkelingen en -eisen. Overige verantwoordelijkheden: - Eindverantwoordelijk voor de ontwikkeling en voorbereiding van het totale strategische beleid. - Signaleert ontwikkelingen met betrekking tot kinderopvang en maatschappij en vertaalt deze naar mogelijkheden voor nieuwe dienstverlening en ondernemingsbeleid. - Vertaalt het strategische beleid van de onderneming naar specifieke doelstellingen voor de betreffende teams en voert deze uit. - Stelt (beleids-)plannen en -rapportages op. - Verantwoordelijk voor kwaliteitsbewaking - Geeft leiding aan leidinggevende en assistent leidinggevende door de kwaliteit en kwantiteit van de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden te controleren en hen te begeleiden, instrueren, coachen en motiveren, waar nodig. - Zorgt voor de juiste kwantitatieve en kwalitatieve bezetting binnen de betreffende teams, maakt roosters, voert werving- en selectiegesprekken. - Signaleert trainingsbehoeften en zorgt dat medewerkers getraind worden - Houdt functionerings- en beoordelingsgesprekken met (ass.)leidinggevenden - Schept randvoorwaarden voor de werkuitvoering, waaronder het inkopen van materiële voorzieningen / middelen. - Is verantwoordelijk bij het voorkomen en oplossen van calamiteiten. - Bewaakt de uitvoering en neemt deel aan overleg- en samenwerkingsvormen. - Eindverantwoordelijk voor het vaststellen en controleren van de begroting en het budget. - Bewaakt het budget en onderneemt actie bij dreigende tekorten. - Onderhoudt interne en externe werkcontacten en volgt afspraken op tussen de onderneming en betrokken instanties zoals gemeenten en verwante organisaties in de kinderopvang. - Voert het wachtlijsten plaatsingsbeleid uit - Voert het dagelijks beheer van de in gebruik zijnde accommodatie en inventaris

3 Leidinggevende KDV en BSO De leidinggevende zorgt voor het realiseren en aansturen van de uitvoering van het beleid en geeft dagelijks leiding aan een of meerdere teams van KDV Polderpret. De leidinggevende geeft hiërarchisch leiding aan alle medewerkers van het kinderdagverblijf of de buitenschoolse opvang, die zorg draagt voor de dagelijkse opvang, ontwikkeling en verzorging van een groep kinderen. Verantwoordelijkheden - Verantwoordelijk en aanspreekpunt voor het eigen deel van de organisatie - Verantwoordelijk voor communicatie tussen directeur en pedagogisch medewerkers - Aanspreekpunt voor pedagogisch medewerkers Overige verantwoordelijkheden: - Implementeert het beleid van het dagverblijf en draagt zorg voor de uitvoering ervan - Verantwoordelijk voor het vertalen van het beleid naar de medewerkers. - Verantwoordelijk voor het uitvoeren van het pedagogisch beleidsplan. - Adviseert de pedagogisch medewerkers, enthousiasmeert en professionaliseert. - Behandelt klachten van ouders/verzorgers volgens richtlijnen en procedures. - Signaleert en analyseert ontwikkelingen en knelpunten in de uitvoering van het beleid en overlegt hierover met betrokkenen. - Doet verbeteringsvoorstellen ten aanzien van de dienstverlening en beleid. - Is verantwoordelijk voor het jaarlijks evalueren van de beleidsstukken binnen de organisatie en past ze indien nodig aan met behulp van personeel en leidinggevende. Houdt in de gaten of de theorie ook in de praktijk wordt uitgevoerd. - Geeft leiding aan medewerkers door de kwaliteit en kwantiteit van de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden te controleren en coördineren en medewerkers te begeleiden, instrueren, coachen en motiveren, waar nodig. - Houdt daartoe periodiek kinderen/of werkbesprekingen. - Adviseert en ondersteunt de pedagogisch medewerkers in probleemsituaties onder andere als terugvalmogelijkheid. - Houdt de begeleiding van de kinderen in de gaten en begeleidt het personeel waar nodig en evalueert eventuele stappen die zijn ondernomen. - Signaleert afwijkingen in ontwikkelingen van kinderen en onderzoekt wat hier de mogelijke oorzaken zijn. Zoekt informatie en informeert de betreffende personen. - Spreekt ouders/ verzorgers over de ontwikkeling van hun kinderen of begeleidt de pedagogisch medewerkers in het contact onderhouden met ouders en bemiddelt zo nodig in het contact met externe deskundigen - Zorgt voor de juiste kwantitatieve en kwalitatieve bezetting. Regelt de inval en vakantieroosters. Bij ziekte s avonds of in het weekend regelt de directie de inval. - Overlegt trainingsbehoeften met de directie - Houdt functioneringsgesprekken - Voert intakegesprekken met ouders/ verzorgers van kinderen - Is eindverantwoordelijk voor het organiseren van activiteiten en thema s en nieuwe activiteiten aanbieden. - Is eindverantwoordelijk voor speciale activiteiten en coördineren van deze activiteiten. - Coördineert administratieve taken - Overleggen met de peuterspeelzaal Nieuwkoop en Noorden - Houdt budget bij - Verantwoordelijk voor inbreng Polderpraat - Is verantwoordelijk voor het bestellen van spel- en speelmaterialen - Bewaakt de uitvoering van overleg- en samenwerkingsvormen en neemt hieraan deel waaronder ook de oudercommissie vergaderingen - Voorzitter en notulist van teamvergaderingen en groepsvergaderingen

4 Assistent leidinggevende TSO De assistent leidinggevende voert naast de reguliere pedagogisch medewerker taken meerdere gedelegeerde leidinggevende taken uit. Evenals de pedagogisch medewerker is de assistent leidinggevende verantwoordelijk voor de dagelijkse opvang, ontwikkeling en verzorging van een groep kinderen. Verantwoordelijkheden: - Verantwoordelijk voor gehele tussenschoolse opvang beleid - Het inzetten en aansturen van overblijfkrachten - Adviseert en ondersteunt de overblijfkrachten in probleemsituaties onder andere als terugvalmogelijkheid. - Zorg dragen voor de roosters van de overblijfkrachten - Voorzitten van vergaderingen met de overblijfkrachten - Zorg dragen voor het actief werven van nieuwe medewerkers - Het begeleiden van nieuwe overblijfkrachten - Zorg dragen voor ziektevervanging van overblijfkrachten - Zorg dragen voor de opleidingen en cursussen van de overblijfkrachten - Een overzicht van de ingezette overblijfkrachten bij te houden als basis voor de uitbetaling van de onkostenvergoeding - Het mede zorg dragen voor het welzijn van de kinderen die gebruik maken van de tussenschoolse opvang; - Is verantwoordelijk voor de veiligheid en hygiëne in de overblijfruimtes en het doorgeven van knelpunten - Het mede toezicht houden tijdens de tussenschoolse opvang - Het bijhouden van de benodigde persoonlijke gegevens van kinderen en hun ouders/verzorgers, alsmede ervoor waken dat deze gegevens niet onrechtmatig worden gebruikt - Het bijhouden van de aanwezigheid van de kinderen - Het zorg dragen voor een heldere overdracht tussen de overblijfkrachten en de scholen - Problemen signaleren en deze bespreken met de directeuren van de scholen of directeur van Polderpret - Het deelnemen aan relevante overlegmomenten. - Het mede zorg dragen voor de ruimte en het speelmateriaal; - Onderhouden van contacten met leerkrachten, indien nodig - Onderhouden van contacten met de directie van scholen - Onderhouden van contacten met ouders - Houdt het budget bij

5 Pedagogisch medewerkers De pedagogisch medewerker is verantwoordelijk voor de dagelijkse opvang, ontwikkeling en verzorging van een groep kinderen. De pedagogisch medewerker communiceren met de leidinggevende van eigen afdeling. Bij afwezigheid van de leidinggevende is de directie achterwacht. Deze zal daar waar het mogelijk is en gewenst is direct actie ondernemen of antwoord geven op vragen. Verantwoordelijkheden: - Het uitvoeren van het pedagogisch beleidsplan. - Draagt zorg voor de dagelijkse verzorging van kinderen en het stimuleren van de individuele ontwikkeling van kinderen - Is verantwoordelijk voor het organiseren van activiteiten en thema s en nieuwe activiteiten aanbieden. - Is verantwoordelijke voor speciale activiteiten en coördineren van deze activiteiten bv Sinterklaas, kerst ed. - Is verantwoordelijk voor de veiligheid en hygiëne in de groepsruimte en het doorgeven van knelpunten - Bespreekbaar maken van zorgkinderen in een groepsbespreking - Draagt zorg voor een goedoverdracht met ouders/ verzorgers - Neemt gebruikelijk deel aan werkoverleg. - Verricht licht huishoudelijke werkzaamheden in de groep. - Begeleidt en instrueert stagiaires en rapporteert hierover periodiek aan Christa. - Iemand is verantwoordelijke voor het bijhouden van het groepsbudget - Iemand is verantwoordelijk voor het bestellen van boodschappen - Leveren bijdrage aan polderpraat - Doorgeven van aan te schaffen spel en speelmateriaal aan Christa - Organiseren van workshops voor kinderen op de BSO - Organiseren van uitjes op de BSO in de vakanties - Specifiek toegewezen eigen taak zoals bv schoonmaaktaak. Specifieke Taken Ontdek en doe BSO en BSO Noorden (zelfstandig uit te voeren door aangewezen pedagogisch medewerker) Intakegesprekken voeren BSO ( indien nodig) Aanspreekpunt voor ouders BSO voor praktische zaken. Budgetmappen bij houden Overleggen met de bun (Pauline) Zorgen voor opvang met studiedagen (Noorden) Verantwoordelijk schoonmaak Overleggen met leidinggevende Verantwoordelijke voor reilen en zeilen van de groep.

6 Concreet is de taakverdeling als volgt: Specifieke taken Hanriëtte - Eindverantwoordelijk voor complete beleid - Bewaakt de kwaliteit van de opvang - Stuurt de leidinggevenden aan - Eindverantwoordelijk personeelszaken o Salarissen o Contracten o Ziekteverzuim en ziekte vervanging buiten werktijden om. o Uitvoering cursusbeleid o Maakt de dienstroosters o Sollicitaties - Eindverantwoordelijk voor alle financiële zaken o Bepalen van uitgaven o Eindverantwoordelijk voor boodschappen (uitvoering door groepsleiding) o Uitbetalen kasbetalingen en pinbedragen o Controle budget / kasboeken - Eindverantwoordelijk voor kind planning o Nieuw kinderen o Wachtlijsten o Overvliegen - Eindverantwoordelijk en woordvoerder bij calamiteiten - Onderhoudt contact met schooldirecteuren - Onderhoudt contact met bestuur psz Noorden/ Nieuwkoop en de Bun - Onderhoudt contacten met oudercommissie - Onderhoudt contacten met personeelsvertegenwoordiging - Onderhoudt contacten met personeelsvereniging - Onderhoudt contacten met (GGD) inspectie - Aanwezig bij ZAT bijeenkomsten gemeente Nieuwkoop - Onderhoudt contacten met de gemeente, bv LEA Specifieke taken Marcel - Voert het dagelijks beheer van de in gebruik zijnde accommodatie en inventaris o zorgt voor huisvesting/ gebrouwen en opslag; controle en onderhoud o zorgt voor buitenterrein: controle en onderhoud ( ook coördinator bij sneeuwval) o zorgt voor inventaris/ meubilair; controle en vervanging o zorgt voor de veiligheid in de gebouwen (RiE) - Voert dagelijks beheer over automatisering o Alles rondom computers en telefonie - Is lid van de beheerscommissie Buytewech. o Contactpersoon van de conciërge Henk - Eindverantwoordelijk voor schoonmaak op alle locaties. - Eindverantwoordelijk voor BHV - Eindverantwoordelijk voor contracten met leveranciers zoals afval e.d. en externe contacten zoals brandweer e.d. - Eindverantwoordelijk voor promotie en marketing, reclame ed. Specifieke taken leidinggevende - Eindverantwoordelijk en aanspreekpunt voor het eigen deel van de organisatie - Aanspreekpunt voor pedagogisch medewerkers - Voert intakegesprekken met ouders/ verzorgers van kinderen - Verantwoordelijk voor het pedagogisch beleid o Knelpunten o Kwaliteitsbewaking o Verbeteringen o Verantwoordelijk voor alle protocollen en andere beleidsstukken - Verantwoordelijk voor groeps- en teambesprekingen - Aanwezig bij oudercommissie vergaderingen

7 - Eindverantwoordelijk voor de zorgkinderen binnen Polderpret - Verantwoordelijk en deelnemer aan werkgroep meldcode kindermishandeling - Is eindverantwoordelijk voor het organiseren van activiteiten, thema s en nieuwe activiteiten aanbieden. - Is eindverantwoordelijk voor speciale activiteiten en coördineren van deze activiteiten bijvoorbeeld sinterklaas, kerstmis. - Verantwoordelijk voor inbreng Polderpraat - Verantwoordelijk voor de volgende personeelszaken o Inval o Vakantierooster o Functioneringsgesprekken o inwerken nieuwe medewerkers o inventarisering van cursusbehoefte o Aanwezig bij sollicitaties o bewaking vakantie uren Bij afwezigheid van Astrid of Christa is de directie aanspreekpunt Specifieke taken leidinggevende KDV (Christa) - Verantwoordelijk alle KDV groepen - Verantwoordelijk voor de aanname van stagiaires en de begeleidingsprocedure. Ondersteunt het personeel in de begeleiding en onderhoudt de contacten met school. - Onderhoud contacten met vrijwilligers zoals Voorleesoma s - Verantwoordelijk voor VVE project - Is verantwoordelijk voor het bestellen van spel- en speelmaterialen. Specifieke taken leidinggevende BSO (Astrid) - Verantwoordelijk alle BSO groepen, ook BSO Molenkiek - Eindverantwoordelijk organisatie vakanties. (organisatie zelf ligt bij pm-ers) o Uitjes in vakantie o Activiteiten in vakantie o Vakantie planning - Eindverantwoordelijk voor organiseren van studiedagen en personeelsbezetting hiervan. - Overleg met de peuterspeelzalen