Handleiding opbouw bestand WOZ-waarden

Transcriptie

1 Handleiding opbouw bestand WOZ-waarden

2 Handleiding opbouw bestand WOZ-waarden maart 2018

3 Colofon Uitgegeven door Inspectie Leefomgeving en Transport ILT/Autoriteit woningcorporaties Graadt van Roggenweg 500 Utrecht Postbus 16191, 2500 BD Den Haag Disclaimer Iedere aansprakelijkheid voor directe of indirecte schade ten gevolge van het overdragen van gegevens die niet zijn uitgevraagd op basis van de artikelen 38 en 44a van de Woningwet, wordt door de Aw uitgesloten.

4 Inleiding Deze toelichting bestaat uit de volgende onderdelen: Algemene informatie. Opbouwen en importeren bestand WOZ-waarden. Import validaties. Algemene informatie De WOZ-gegevens dienen door alle corporaties te worden geïmporteerd. Evenals vorig jaar worden de WOZ-gegevens opgevraagd middels een csv-bestand, dat u eenvoudig kunt opbouwen in Excel. In tegenstelling tot vorig jaar dient u zelf het csv-bestand te importeren in de online applicatie. Het is van belang dat u het csvbestand op de juiste wijze opbouwt, zodat de gegevens correct ingelezen kunnen worden. Tijdens het importeren in de online applicatie zal er een importvalidatie plaatsvinden. Na het importeren van de WOZ-gegevens wordt er een koppeling gemaakt met de gegevens in de dvi 2017 om de datakwaliteit te waarborgen. Inhoudelijke wijzigingen ten opzichte van vorig jaar Kolommen Kadastrale aanduiding en Woonoppervlakte aantal m 2 zijn vervallen. Kolommen In exploitatie per (J/N) en Energie index / label zijn nieuw toegevoegd. Het bouwen van een csv-bestand is vrij eenvoudig te bouwen in Excel. Hieronder staat beschreven hoe u dit doet. LET OP: de bezitsgemeente(n) worden automatisch gevuld middels het importbestand. Handmatig vullen of verwijderen van bezitsgemeente(n) kan leiden tot verlies van data! Opbouw bestand U kunt de gevraagde gegevens via een Excel-bestand opbouwen. Voor het succesvol importeren van het csv-bestand door de online applicatie zijn de volgende aspecten voor de opbouw van het Excel-bestand van cruciaal belang: De gegevens staan allemaal op het 1e werkblad. Elke verhuureenheid staat op een aparte regel. Lege tussenregels mogen niet in het bestand voorkomen. Elke bezitsregel bevat exact 16 kolommen (overige kolommen moeten leeg zijn). Het bestand dient opgebouwd te worden zonder kolomkoppen. U gebruikt dus geen namen voor de kolommen, maar vult alleen waarden in bij de desbetreffende kolommen. De eerste regel in de tabel bevat dus de eerste verhuureenheid. Pagina 4 van 13

5 Hieronder staat beschreven uit welke kolommen (A t/m P) het bestand moet bestaan: Kolom A: Postcode Kolom B: Huisnummer Kolom C: Huisnummer toevoeging Kolom D: Eventueel aanduiding naam Kolom E: WOZ-waarde (in 1.000) verslagjaar Kolom F: Marktwaarde (in 1.000) ultimo verslagjaar Kolom G: Onderpand inzet verslagjaar Kolom H: Naam Zekerheidsnemer Kolom I: Type Zekerheid Kolom J: DAEB per Kolom K: Huurprijs maand december verslagjaar Kolom L: Aantal WWS-punten ultimo verslagjaar Kolom M: Mutatie verslagjaar Kolom N: Type eenheid Kolom O: In exploitatie per (J/N) Kolom P: Energie index / label In bovenstaande figuur ziet u de kolommen op de juiste wijze weergegeven. Hierna volgt een toelichting wat u per kolom invult: Kolommen A, B, en C: Postcode/huisnummer en huisnummertoevoeging Gevraagd wordt alle registergoederen van de toegelaten instelling gedurende het verslagjaar 2017 op te nemen. Dit is inclusief alle mutaties gedurende het jaar Iedere losse verhuureenheid wordt hierbij afzonderlijk opgenomen. Belangrijk hierbij is dat de combinatie van postcode, huisnummer en huisnummertoevoeging uniek is. U geeft alle registergoederen die de corporatie in eigendom heeft op, ook bezit dat (nog) niet in verhuur is. Het gaat om alle registergoederen, dus bijvoorbeeld ook grondposities, onderhanden projecten, eigen kantoorpand, nog niet (door)verkochte VOV-woningen of leegstaande woningen voor verkoop. Woonwagens worden niet opgenomen, standplaatsen wel. In principe bestaat een postcode uit 4 cijfers en 2 letters en geeft u een huisnummer op, eventueel met toevoeging. In het geval het bezit geen afzonderlijke postcode en huisnummer heeft, vult u het volgende in: In geval van grondpositie (kolom N) Type eenheid 7: postcodegebied (4 cijfers) en een unieke huisnummertoevoeging (bijvoorbeeld gr1, gr2, e.d.) Bijvoorbeeld: u vult in kolom A in 1234, kolom B laat u leeg en in kolom C vult u gr1 in; In geval van standplaatsen, parkeerplekken/garages e.d.: dichtstbijzijnde postcode en huisnummer en een unieke huisnummertoevoeging (bijvoorbeeld p1, p2, e.d.) Bijvoorbeeld: u vult in kolom A in 4321AB, in kolom B vult u 1 in en in kolom C vult u p1 in. Pagina 5 van 13

6 Kolom D: Eventuele aanduiding naam In de volgende gevallen wordt een extra aanduiding voor WSW gevraagd: Is de eenheid onderdeel van bezit waarvan de corporatie mede-eigenaar is, dan de aanduiding gedeeld eigenaar invullen. In de overige gevallen is een aanduiding niet verplicht en kan dit veld worden leeg gelaten of gevuld worden met een waarde (een aanduiding of naam) voor eigen gebruik van de corporatie. Kolom E: WOZ-waarde verslagjaar (in 1.000,-) De in te vullen waarde is de meest recente WOZ-waarde in de aanslag OZB 2018 met een waardepeildatum van 1 januari 2017 van eenheden die in eigendom zijn per 31 december van het verslagjaar Bij bezwaren op WOZ-aanslagen waarin de corporatie naderhand gelijk heeft gekregen, hanteert u de nieuwe WOZ-waarde. Zolang geen nieuwe WOZ-waarde bekend is, gaat u uit van de WOZ-waarde zoals de gemeente die vaststelde. Bij eenheden die zijn opgeleverd maar waarvoor nog geen formele WOZ-waarden bekend zijn, gaat u uit van de bruto stichtingskosten. Onzelfstandige eenheden hebben niet altijd een specifieke WOZ-waarde, maar een WOZ-waarde van het totale gebouw, zoals soms het geval kan zijn bij studenteneenheden of zorgwoningen. Van belang is deze onzelfstandige eenheden afzonderlijk op te nemen in de tabel. Wij vragen u in dit geval om de WOZ-waarde van het gehele object met een reële verdeelsleutel te verdelen over de eenheden. Voor zorgvastgoed vult u ook de WOZ-waarde in en niet de bedrijfswaarde. Ingeval van mede-eigendom (de corporatie is samen met andere partijen eigenaar van eenheden), geeft elke corporatie als waarde op de waarde overeenkomstig haar aandeel in het eigendom. Voor zover geen andere informatie bekend is (WOZwaarde of stichtingskosten), neemt u een geschatte waarde op. Voor eenheden die per 31 december 2017 niet meer in eigendom zijn, laat u de laatst bekende WOZwaarde staan. Alle bedragen die ingevuld worden in deze kolom luiden in 1.000,-. Bij een WOZwaarde van ,- vult u dus 100 in. Kolom F: Marktwaarde (in 1.000) ultimo verslagjaar De waarde is gebaseerd op de marktwaarde ultimo 2017 zoals deze ook geaggregeerd in de jaarrekening 2017 is opgenomen. Veelal is deze waarde ontleend aan waardebepalingen per complex. Wij vragen u in dit geval om de marktwaarde van de afzonderlijke complexen met een reële verdeelsleutel te verdelen over de eenheden. Voor eenheden die per 31 december 2017 niet meer in eigendom zijn, dient u een waarde van 0 in te vullen. Alle bedragen die ingevuld worden in deze kolom luiden in 1.000, -. Bij een marktwaarde van , - vult u dus 100 in. Pagina 6 van 13

7 Kolom G: Onderpand inzet verslagjaar Voor WSW-deelnemers geldt: U vult hier J in voor eenheden die ter onderpand aangeboden zijn aan WSW. Ook bij de eenheden die onderdeel zijn van de verkoopvijver vult u J in. Alleen in de volgende gevallen wordt een andere waarde ingevuld: Als een eenheid o.b.v. een juridisch bindende afspraak in onderpand is gegeven bij een derde partij, dan vult u hier de waarde N in. De kolommen H (Naam zekerheidsnemer) en I (Type zekerheid) vult u dan ook in. Als in kolom D Eventuele aanduiding naam is aangegeven dat de corporatie gedeeld eigenaar is dan vult u ook N in. De kolommen H (Naam zekerheidsnemer) en I (Type zekerheid) laat u dan leeg. Als eenheden expliciet door WSW zijn vrijgegeven, maar het belang waarvoor het is vrijgegeven op 31 december 2017 nog niet geëffectueerd is (bijvoorbeeld een verkoop waarvoor toestemming door WSW is verleend), dan vult u de waarde V in. Voor niet WSW-deelnemers geldt: U vult N in voor eenheden die op basis van een juridisch bindende afspraak in onderpand zijn gegeven bij een derde partij. De kolommen H (Naam zekerheidsnemer) en I (Type zekerheid) vult u dan ook in. Als er geen juridisch bindende afspraak is, vul dan hier de waarde V in. Kolom H: Naam zekerheidsnemer Als een eenheid bij een derde partij in onderpand is gegeven (kolom G Onderpand inzet verslagjaar bevat als waarde N ) vult u, voor zover geen sprake is van medeeigendom, in deze kolom de juridische naam van de zekerheidsnemer in. In alle andere gevallen laat u deze kolom leeg. Kolom I: Type zekerheid Als een eenheid bij een derde partij in onderpand is gegeven (kolom G Onderpand inzet verslagjaar bevat als waarde N ) vult u, voor zover geen sprake is van medeeigendom, in deze kolom in welk type zekerheid is gegeven aan de zekerheidsnemer. U hebt de volgende keuzemogelijkheden: 1. = Hypotheek. 2. = Pandrecht huurpenningen. 3. = Hypotheek en pandrecht huurpenningen. 4. = Positieve verklaring hypotheek en/of positieve verklaring pandrecht huurpenningen. 5. = Hypotheek en positieve verklaring pandrecht huurpenningen. 6. = Pandrecht huurpenningen en positieve verklaring hypotheek. 7. = Overig. Kolom J: DAEB per Per eenheid vult u in of er sprake is van DAEB-bezit. Woningcorporaties zijn wettelijk verplicht hun DAEB en niet-daeb-activiteiten administratief te scheiden of juridisch te splitsen vanwege de nieuwe Woningwet. Een uitzondering hierop zijn de kleine woningcorporaties die onder een verlicht regime vallen. Zij zijn vrijgesteld van een verplichting om administratief te scheiden of juridisch te splitsen. De classificatie van DAEB en niet-daeb moet aansluiten bij hoofdstuk 2, toelichting dvi Indien sprake is van DAEB-bezit geeft u dit aan met J. Is dit niet het geval dan vult u N in. Pagina 7 van 13

8 Kolom K: Huurprijs maand december verslagjaar U geeft de huurprijs per eenheid op. Het gaat hier om de kale onafgeronde maandhuurprijs van de verhuureenheid over de maand december De kale huur is de huur zonder servicekosten en zonder kosten voor gas, water en elektra. Indien de huurprijs (nog) niet bekend is, vult u de waarde 1 in. Kolom L: Aantal WWS-punten ultimo verslagjaar Per eenheid geeft u het aantal WWS-punten op. Het kan voorkomen dat sommige eenheden geen WWS-punten hebben. Dan vult u de waarde 1 in. Bij kolom N Type eenheid 1,2 en 3 (zelfstandige huurwoningen, onzelfstandige wooneenhedenheden (exclusief intramuraal) en intramurale eenheden, is de invoer van het aantal WWSpunten verplicht. Bij de andere type eenheden dient u het veld Aantal WWS-punten leeg te laten. Kolom M: Mutatie verslagjaar Mutaties in het bezit vanaf 1 januari 2017 tot en met 31 december 2017 licht u in deze kolom toe. Voor eenheden die per 31 december 2017 niet langer in eigendom zijn, wordt ingevuld: 1. = verkoop. 2. = sloop. 3. = samenvoeging. 4. = overig vervallen. Voor eenheden, die zijn toegevoegd in 2017, wordt ingevuld: 5. = nieuwbouw (ook indien van eigen verbinding nieuwbouw is afgenomen). 6. = aankoop. 7. = splitsing. 8. = overig toegevoegd. Bij mutatie 1 t/m 4 dient kolom H Naam zekerheidsnemer en kolom I Type zekerheid leeg te zijn, kolom G Onderpand inzet verslagjaar en kolom P In Exploitatie moet N of Nee zijn. LET OP: voor aan- of verkoop gaat u uit van de leveringsdatum. Indien geen mutaties hebben plaatsgevonden laat u kolom M voor de desbetreffende eenheid leeg. Kolom N: Type eenheid In deze kolom geeft u aan om welk type bezit het gaat. Hiermee ontstaat inzicht in de samenstelling van het bezit van de corporatie. U hebt de volgende keuzemogelijkheden: 1. = Zelfstandige huurwoningen. 2. = Onzelfstandige wooneenheden (exclusief intramuraal). 3. = Intramurale eenheden. 4. = Parkeervoorzieningen. 5. = Bedrijfsmatig onroerend goed. 6. = Maatschappelijk onroerend goed. 7. = Grondpositie (of onroerend goed in ontwikkeling). De indeling per categorie dient aan te sluiten bij de opgave in de dvi Extramuraal zorgvastgoed moet worden geclassificeerd als zelfstandige Pagina 8 van 13

9 huurwoningen of onzelfstandige wooneenheden. Eigen kantoorpand dient als type eenheid 6 Maatschappelijk onroerend goed opgenomen te worden. Kolom O: In exploitatie per (J/N) In deze kolom geeft u aan of het registergoed in exploitatie was per Dit veld is verplicht en wordt gebruikt om aansluiting te krijgen bij uw opgave in de dvi Indien sprake is van in exploitatie per geeft u dit aan met J. Is dit niet het geval dan vult u N in. Deze kolom is van belang om aansluiting te kunnen maken met de Materiële vaste activa zoals deze opgenomen in de balans. Kolom P: Energielabel / index Hier dient u informatie te geven over de energiepresentatie van uw verhuureenheden. Hierbij gaat het zoveel mogelijk om de feitelijke energieprestatie per , ook indien een label nog niet is afgemeld bij RVO: Voor woningen geeft u bij voorkeur de energie-index per op (twee cijfers achter de komma). Heeft u voor een woning geen energie-index, maar wel een energielabel, dan kunt u ook het energielabel opgeven (A++, A+, A t/m G). Voor de overige verhuureenheden geeft u het energielabel per op (A++++ t/m G). Heeft u geen energie-index of energielabel, geeft dan O van onbekend op. Dit veld is alleen verplicht bij Kolom N Type eenheid 1, 2 en 3 (zelfstandige huurwoningen, onzelfstandige wooneenheden (exclusief intramuraal) en Intramurale eenheden). Opslaan van het Excel-bestand Als het bestand gereed is kunt u het als Excel-bestand opslaan. Om het bestand geschikt te maken voor het importeren in de online applicatie zult u het echter (ook) als comma-separated values (csv-)bestand moeten opslaan. Dit doet u door in Excel te kiezen voor de optie Opslaan als en vervolgens te kiezen voor csv (gescheiden door lijstscheidingsteken). Het bestand ziet er dan als volgt uit (via een editor als Kladblok of via Word in te zien, VOORBEELD): Velden binnen een csv record dienen van elkaar gescheiden te worden met een semicolon (punt-komma). Is dit niet het geval dan verwijs ik u door naar bijlage 2. Een bestand in deze vorm is geschikt om te importen in de online applicatie. Importeren van het csv-bestand In het hoofdmenu van de online applicatie selecteert u de applicatie versie WOZ2017. Pagina 9 van 13

10 Vervolgens klikt u onderaan het menu op Importeren en vervolgens op Bladeren om het csv-bestand te selecteren. Daarna drukt u op de knop Importeren. Import validaties Tijdens het importeren van het csv-bestand vinden er import validaties plaats om ervoor te zorgen dat er geen invalide data wordt geïmporteerd. De import validaties zijn gebaseerd op de toelichting per kolom. In bijlage 1 vindt u een opsomming van de import validaties. LET OP: bij iedere nieuwe import worden alle gegevens die u eerder heeft geïmporteerd verwijderd. LET OP: U dient eerst de WOZ 2017 definitief te maken alvorens u dvi 2017 definitief kan maken. Bereikbaarheid Mocht u aanvullende vragen hebben met betrekking tot de WOZ-bestanden of de dvi, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van CorpoData. Bij voorkeur per via helpdesk@corpodata.nl, maar u kunt ook bellen: (maandag van uur, dinsdag tot en met donderdag uur en vrijdag uur). Pagina 10 van 13

11 Bijlage 1 Label/text Type Waardebereik Requirements Postcode Alfanumeriek Postcode, 4 cijfers en 2 letters Bij Type eenheid 7, grondposities, zijn de letters niet verplicht. Huisnummer Gehele getallen Bij Type eenheid 7, grondposities, zijn huisnummers niet verplicht. Huisnummertoevoeging Geen beperking lengte 50 Eventuele aanduiding naam Geen beperking lengte 50 Als Onderpand inzet verslagjaar Nee of N is dan moet (Naam zekerheidsnemer EN Type zekerheid) ingevuld worden OF (Eventuele aanduiding naam). Dit geldt niet bij mutatie verslagjaar 1 t/m 4 en wanneer mutatie verslagjaar leeg is gelaten. WOZ-waarde (in 1.000) verslagjaar Gehele getallen Scheidingstekens duizendtallen worden niet geaccepteerd. Marktwaarde (in 1.000) ultimo verslagjaar Gehele getallen Scheidingstekens duizendtallen worden niet geaccepteerd. Onderpand inzet verslagjaar Alfanumeriek Waarde (JA, NEE, J, N, V) Naam zekerheidsnemer Geen beperking lengte 50 Als Onderpand inzet verslagjaar Nee of N is dan moet (Naam zekerheidsnemer EN Type zekerheid) ingevuld worden OF (Eventuele aanduiding naam). Dit geldt niet bij mutatie verslagjaar 1 t/m 4 en wanneer mutatie verslagjaar leeg is gelaten. Type zekerheid Gehele getallen Waarde (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7) Als Onderpand inzet verslagjaar Nee of N is dan moet (Naam zekerheidsnemer EN Type zekerheid) ingevuld worden OF (Eventuele aanduiding naam). Dit geldt niet bij mutatie verslagjaar 1 t/m 4 en wanneer mutatie verslagjaar leeg is gelaten. DAEB per Alfanumeriek Waarde (JA, NEE, J, N) Huurprijs maand december verslagjaar Gebroken getallen 0, ,99 Scheidingstekens duizendtallen worden niet geaccepteerd. Aantal WWS punten ultimo verslagjaar Gehele getallen Bij Type eenheid 1, zelfstandige huurwoningen, is dit veld verplicht. Bij Type eenheid 2 en 3, Onzelfstandige wooneenheden (exclusief intramuraal) en Intramurale eenheden, is mogelijk. Bij Type eenheid 4, 5, 6 en 7 is niet mogelijk. Mutatie verslagjaar Gehele getallen Waarde (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8) Bij mutatie 1 t/m 4 mogen (1) Naam zekerheidsnemer en (2) Type zekerheid niet gevuld zijn, (3) Onderpand inzet verslagjaar moet N, Nee of V zijn en (4) In exploitatie moet N of Nee zijn. Type eenheid Gehele getallen Waarde (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7) In exploitatie per (J/N) Alfanumeriek Waarde (JA, NEE, J, N) Energie index / label Alfanumeriek (-)1,0. 10,0 A++++, A+++, A++, A+, A, B, C, D, E, F, G O Verplicht bij Type eenheid 1, 2 en 3 (zelfstandige huurwoningen, onzelfstandige wooneenheden (exclusief intramuraal) en Intramurale eenheden)

12 Bijlage 2 Wanneer uw csv-bestand niet op de juiste manier gegevens scheidt, kan dit problemen opleveren tijdens de import. Onderstaande (of een soortgelijke) melding kan impliceren dat dit het geval is: Rij 1 voldoet niet aan de validatie. Er worden 16 parameters verwacht. Er zijn er 1 verstrekt. Rij overgeslagen. Nederlandstalige programma s gebruiken vaak puntkomma (semicolon) als scheidingsteken, omdat de komma als decimaalteken wordt gebruikt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij geldbedragen. Ook wordt er vaak bij Nederlandse programma s geen gebruik gemaakt van dubbele aanhalingstekens. Mocht dit het geval zijn bij uw csv-bestand, dan is de makkelijkste oplossing om uw systeembeheerder te vragen om de landinstellingen en daarbij de scheidingstekens aan te passen in het configuratiescherm. Vervolgens kunt u een nieuw csv-bestand aanmaken. Een andere mogelijke oplossing is om via een editor zoals Kladblok het probleem op te lossen door te volgende stappen uit te voeren: LET OP: deze methode is foutgevoelig, dus heeft niet onze voorkeur! 1. Open het csv-bestand in Kladblok. Open Kladblok en klik in het menu op Bestand en selecteer vervolgens Openen. Selecteer vervolgens het csvbestand. 2. Klik in het menu op Bewerken in de menubalk en selecteer vervolgens Vervangen. In het veld Zoeken naar typt u ", u laat het veld Vervangen door leeg. 3. Het aanpassen van de komma naar puntkomma (semicolon). Klik in het menu op Bewerken in de menubalk en selecteer vervolgens Vervangen. In het veld Zoeken naar typt u, (zonder aanhalingstekens), u vult in het veld vervangen door ; (zonder aanhalingstekens). 4. Het aanpassen van de punt naar komma bij geldbedragen. Klik in het menu op Bewerken in de menubalk en selecteer vervolgens Vervangen. In het veld Zoeken naar typt u. (zonder aanhalingstekens), u vult in het veld Vervangen door, (zonder aanhalingstekens). 5. Na de bewerkingen kunt u het bestand opslaan door in het menu op Bestand te klikken en vervolgens op Opslaan. 6. Vervolgens kunt u een nieuw csv-bestand aanmaken. 7. U kunt nu uw csv-bestand importeren in de online applicatie. Pagina 12 van 13

13 Dit is een uitgave van de Inspectie Leefomgeving en Transport Postbus BD Den Haag Maart 2018