Importeren van bestanden met ledengegevens in PC-Leden

Transcriptie

1 Importeren van bestanden met ledengegevens in PC-Leden 1. Inleiding In PC-Leden kunnen bijna alle gegevens die op het ledenscherm zijn te zien, geïmporteerd worden. Vereisten U heeft PC-Leden versie of een hogere versie. Uw landinstellingen in Windows moeten op Nederlands staan. U heeft Microsoft Office Excel XP, Excel 2000, 2002 of 2003 ter beschikking om een bestand in dbase IV formaat op te slaan. U heeft voldoende kennis van Excel en de Windows verkenner. Vanwege de complexiteit van het importeren en de variëteit van de Excel-bestanden wordt namelijk geen ondersteuning op het inlezen van Excel-bestanden gegeven. Een ledenbestand kan alleen in een lege database van PC-Leden geïmporteerd worden. PC-Leden kan alleen gegevens importeren uit een dbase IV bestand (.dbf bestand). U kunt met Excel XP, Excel 2000, Excel 2002 of Excel 2003 een Excel bestand (.xls bestand) converteren naar een.dbf bestand. Met Excel 2007 kunt u geen.dbf bestanden aanmaken (het schijnt dat het via de omweg van Access 2007 wel kan). Er zijn ook via internet diverse conversie tools te verkrijgen al dan niet tegen betaling waarmee u.dbf bestanden kunt maken. 2. Het inleesprogramma Voor het importeren gebruikt u het inleesprogramma Conversie 5.x naar PCLeden 6.1.0, dat tegelijk met PC-Leden op uw pc is geïnstalleerd. Het inleesprogramma is ook geschikt voor PC-Leden versie Importeren van ledenbestanden in PC-Leden Pagina 1 van 10

2 Als u het inleesprogramma start terwijl er al gegevens in de database staan, krijgt u de melding dat u niet kunt converteren of importeren: Een lege database kunt u vinden in de map installatiemap-van-pcleden\data\leeg. Bij een standaardinstallatie is dat de map C:\Program Files\PCLeden6\data\Leeg. Daarin staat het bestand PCLeden.fdb dat u kunt kopiëren naar de map C:\Program Files\PCLeden6\data. 3. PC-Leden velden en de kolommen van het importbestand Onderstaande tabel toont alle PC-Leden velden die door het importprogramma herkend worden. Het importbestand moet bestaan uit een aantal kolommen met gegevens. Een te importeren kolom moet overeenkomen met een PC-Leden veld in deze tabel. PC-Leden veld Ver- Type veld Max Bijzonderheden / voorbeeld plicht lengte Lidnr Alfanumeriek 10 Excel-kolomtype altijd Tekst, ook als lidnr uitsluitend cijfers bevat. Zie ook de toelichting in het volgende hoofdstuk. Naam Alfanumeriek 28 Achternaam. Kolom verplicht importeren, maar velden mogen leeg zijn. Voorletters Alfanumeriek 10 Als u van plan bent om de import- en exportmogelijkheden van de KNLTB te gebruiken, dan moet iedere voorletter gevolgd worden door een punt en moet er een spatie voor de volgende voorletter staan. Tussenvoegsel Alfanumeriek 7 van, van der, op t, ter, in den, etc. Straat Alfanumeriek 24 Kolom verplicht importeren, maar velden mogen leeg zijn. Te lange namen worden na 19 posities afgekapt. Huisnummer Numeriek 5 Max. lengte 5; bv Alleen cijfers. Kolom verplicht importeren, maar velden mogen leeg zijn. In het eerste veld moet echter een waarde staan. Toevoeging Alfanumeriek 6 Toevoeging huisnummer Nummer 12 VERVALLEN Postcode Alfanumeriek 7 Kolom verplicht importeren, maar velden mogen leeg zijn. Precies 7 pos. lang. Formaat 9999 XX Plaats Alfanumeriek 24 Kolom verplicht importeren, maar velden mogen leeg zijn. Telefoon Alfanumeriek 12 Vast telefoonnummer. Zie ook de toelichting in het volgende hoofdstuk. Telmobiel Alfanumeriek 12 Mobiel telefoonnummer. Zie ook de toelichting in het volgende hoofdstuk. Geslacht Alfanumeriek 1 M, V of leeg Geboren Datum 10 Veld mag leeg zijn. Als er ingevulde velden in de kolom zijn, dan MOET er een datum op de eerste rij staan. Zie ook de toelichting over datums hieronder. Bgnummer Alfanumeriek 10 Formaat (bank) of P (giro) Fout formaat wordt wel ingelezen, maar levert later (bij aanmaken Incassobestanden) problemen op. Land Alfanumeriek 20 Importeren van ledenbestanden in PC-Leden Pagina 2 van 10

3 PC-Leden veld Ver- Type veld Max Bijzonderheden / voorbeeld plicht lengte Lid_sinds Datum 10 Veld mag leeg zijn. Als er ingevulde velden in de kolom zijn, dan MOET er een datum op de eerste rij staan. Zie ook de toelichting over datums hieronder. Betaalwijze Alfanumeriek 1 A, I, K of leeg (Acceptgiro, Incasso, Kas). Leeg wordt op Acceptgiro gezet. Titel Alfanumeriek 30 Te importeren waardes moeten aanwezig zijn in de Titulatuur-tabel. Zie ook de toelichting in het volgende hoofdstuk. Alfanumeriek 50 Memo Importeren niet mogelijk Contributie Numeriek, 2 decimalen 10 Max. lengte 10 incl 2 decimalen; bv. 100,00. Veld mag leeg zijn. Als er ingevulde velden in de kolom zijn, dan MOET er een bedrag (mag nul zijn) op de eerste rij staan. Waarde 0,00 wordt in PC-Leden niet getoond. Opzegdatum Datum 10 Veld mag leeg zijn. Als er ingevulde velden in de kolom zijn, dan MOET er een datum op de eerste rij staan. Zie ook de toelichting over datums hieronder. Gemerkt Numeriek 2 0 of -1 of leeg (Ja = -1; Nee = 0) Betaalper Alfanumeriek 1 M, K, H, J of leeg (Maand, Kwartaal, Halfjaar, Jaar). Leeg wordt op Jaar gezet. Bedragcode Alfanumeriek 11 Hoofdbew Wordt automatisch gevuld. Medebew Wordt automatisch gevuld. Categorie Alfanumeriek 8 Te importeren waardes moeten aanwezig zijn in de Categorieën-tabel. Zie ook de toelichting in het volgende hoofdstuk. Extranaam Alfanumeriek 28 Bv. Roepnaam Historie Importeren niet mogelijk Bondslid Alleen voor leden KNLTB Bondsnummer Alleen voor leden KNLTB Aanmelddatum Alleen voor leden KNLTB Afmelddatum Alleen voor leden KNLTB Bondsstatus Alleen voor leden KNLTB Extra1 t/m 7 Alfanumeriek 24 Extra8 Numeriek, 2 10 Max. lengte 10 incl 2 decimalen; bv. 100,00. decimalen Extra9 Datum 10 Zie toelichting hieronder Extra10 Datum 10 Zie toelichting hieronder Extra11 t/m 17 Alfanumeriek 24 Extra18 Numeriek, 2 decimalen Extra19 Datum 10 Zie toelichting hieronder Extra20 Datum 10 Zie toelichting hieronder 10 Max. lengte 10 incl 2 decimalen; bv. 100,00. De vijf PC-leden velden die gemerkt zijn met een x moet u verplicht importeren. Voor de andere velden kunt u zelf kiezen of u ze gaat vullen met gegevens. Voor velden die u niet gaat vullen hoeft u geen kolom in uw bestand te maken. Omgekeerd bent u ook niet verplicht om iedere kolom in uw bestand te importeren in PC-Leden. U mag ook geheel of gedeeltelijk lege kolommen importeren, zelfs bij de verplicht te importeren velden. Als u echter bij een persoon verplichte gegevens leeg hebt gelaten kunt u later in PC-Leden de gegevens van deze persoon alleen wijzigen als u de ontbrekende gegevens alsnog invult. De volgorde van de kolommen in uw bestand hoeft ook niet overeen te komen met de volgorde van de PC-Leden velden in bovenstaande tabel, al is dat wel gemakkelijk. Het importprogramma zal u vragen om van iedere kolom in uw bestand aan te geven bij welk PC-Leden veld de kolom behoort. Importeren van ledenbestanden in PC-Leden Pagina 3 van 10

4 Toelichting bij de tabel Type veld Alfanumeriek Numeriek Numeriek, 2 decimalen Datum Betekenis Tekstkolom. Toegestaan zijn letters en cijfers. Af te raden zijn de tekens &,>,<,^, #,(, ), /, ~, %, </p, /> Getallenkolom. Alleen cijfers en eventueel een min-teken Bedragenkolom. Alleen cijfers, een decimale punt of komma en eventueel vooraan een min-teken. Achter de punt of komma moeten twee cijfers staan Datumkolom. Hier moet een geldige datum staan. De precieze notatie is afhankelijk van de gekozen land- en datuminstellingen op de pc. Zie ook de toelichting bij datums hieronder. U moet elke kolom in uw Excel bestand de Celeigenschappen geven die overeenkomen met het type van het bijbehorende PC-leden veld. Type PC-Leden veld Eigenschappen (Excel nederlands) Zie tabblad Getal van Cel eigenschappen Format Cells (Excel engels) Zie tabblad Number van Format Cells Alfanumeriek Categorie Standaard of Tekst Category General of Text Numeriek Categorie Getal, 0 decimalen Category Number, 0 decimal places Numeriek, 2 decimalen Categorie Getal, 2 decimalen Category Number, 2 decimal places Datum Kies een datumrepresentatie waarbij het jaar in 4 cijfers wordt weergegeven. Categorie Datum, bijv. dd-mm-jjjj of Categorie Aangepast dd-mm-jjjj of dd.mm.jjjj Kies een datumrepresentatie waarbij het jaar in 4 cijfers wordt weergegeven. Category Date, bijv. dd-mm-yyyy of Category Custom dd-mm-yyyy of dd.mm.yyyy U kunt ook gegevens importeren in de PC-Leden velden Extra1 t/m Extra20. U moet dan na de import de extra velden zichtbaar maken in PC-Leden. Daartoe start u PC-Leden, opent u het Ledenscherm en gaat u via menukeuze Bestand naar Beheer extra velden. Daar geeft u aan welke extra velden getoond moeten worden, wat de naam van deze velden is en hoe lang ze zijn. Voor alle te importeren kolommen van uw bestand geldt dat het aantal posities in een kolom niet groter mag zijn dan de maximum lengte van het bijbehorende PC-Leden veld. Als u zich daar niet aan houdt leidt dat waarschijnlijk tot import van slechts een gedeelte van de rijen, waarin bovendien onzin staat. Importeren van ledenbestanden in PC-Leden Pagina 4 van 10

5 4. Verdere eisen aan het Excel bestand In het vervolg van deze beschrijving gaan we ervan uit dat u een Excel bestand maakt dat aan alle eisen voldoet. U converteert dat Excel bestand naar een.dbf bestand en leest het.dbf bestand in. De eerste rij van uw Excel bestand moet de naam van iedere kolom bevatten. U kunt uw eigen namen kiezen, of de namen van de PC-Leden velden gebruiken. Gebruik alleen letters en cijfers in de kolomnamen. Elke volgende rij van uw bestand bevat de gegevens van één lid. Titel (Dhr, Mevr, De heer, Mevrouw, etc.), voorletters, eventueel tussenvoegsel en achternaam moeten in aparte kolommen staan. Straatnaam, huisnummer, eventuele huisnr-toevoeging en postcode moeten in aparte kolommen staan. Buitenlandse adressen (met niet-nederlandse postcodes) kunt u gewoon importeren. Verwijder alle opmaak uit het Excel sheet. Dus niets vet of schuin of onderstreept. Verwijder alle inkleuringen en randen van het werkblad. Verwijder alle speciale uitlijningen. Dus alle tekst begint aan de linkerkant van de kolom, alle getallen staan rechts. In het Excel-werkblad mogen geen formules voorkomen. De import kan dan niet uitgevoerd worden. Kolommen Lidnr, Telefoon en Telmobiel. Dit zijn alfanumerieke kolommen (tekstkolommen). Als u in zo n kolom uitsluitend cijfers gebruikt (dus een lidnummer of telefoonnummer zonder streepjes, puntjes of spaties), dan MOET u in de eerste waarde een voorloopnul toevoegen (dus in plaats van ). Anders krijgt u een foutmelding bij het importeren. Kolommen Titel en Categorie. De waardes die u wilt importeren moeten in de tabel Titulatuur, resp. Categorieën staan. In de lege database staan al de titels De heer, Mejuffrouw en Mevrouw, en de categorieën Bestuur, Jeugdcom, Kantine en T.C. U kunt daaraan uw eigen titels en categorieën toevoegen en overbodige waardes verwijderen. Voordat u gaat importeren moet u daarom uw titels en categorieën toevoegen aan PC-Leden. U start daartoe PC-Leden en gaat via Hoofdfuncties > Systeembeheer > Onderhoud tabellen naar het window waar u uw waardes kunt invoeren. Als u een numerieke kolom (getallen of bedragen) wilt importeren, dan MOET er een waarde in de eerste rij (na de kolomkoppen) staan, anders krijgt u een foutmelding dat de veldtypes niet overeenkomen. Dit is van toepassing op de kolommen Huisnummer, Contributie, Gemerkt, Extra8 en Extra18. Als u een datum-kolom wilt importeren, dan MOET er een waarde in de eerste rij (na de kolomkoppen) staan, anders krijgt u een foutmelding dat de veldtypes niet overeenkomen. Dit is van toepassing op de kolommen Geboren, Lid_sinds, Opzegdatum, Aanmelddatum, Afmelddatum, Extra9, Extra10, Extra19 en Extra20. Importeren van ledenbestanden in PC-Leden Pagina 5 van 10

6 5. dbase IV bestand maken Nadat u het Excel bestand heeft klaargemaakt en opgeslagen als.xls bestand, kunt u het gaan omzetten naar een.dbf bestand. Zorg dat u het veld linksboven (A1) heeft aangeklikt, anders zet u slechts een deel van de gegevens om naar dbase IV. Kies dan Opslaan als (Save as) en in het pop-up scherm kiest u bij Opslaan als: voor DBF 4 (dbase IV) (*.dbf). 6. Importeren in PC-Leden 1. Start het importprogramma En klik op de knop [ Importeren andere bestanden ]. Dan krijgt u het window: Importeren van ledenbestanden in PC-Leden Pagina 6 van 10

7 2. Selecteer nu via de knop [ ] jn het vak Bestandsnaam het zojuist gemaakte.dbf bestand. Dan worden de bestandsnaam en alle herkende kolommen getoond en krijgt u iets dat lijkt op onderstaand scherm: 3. U selecteert nu telkens een regel uit de Import Velden en een regel uit de PC-Leden velden en koppelt ze via de knop [ > ]. Dan krijgt u na een paar keer selecteren iets als U kunt met de knop [ < ] een koppeling weer ongedaan maken. Importeren van ledenbestanden in PC-Leden Pagina 7 van 10

8 4. Als u alle importvelden van uw bestand die u wilt importeren heeft gekoppeld aan een PC-leden veld, klikt up op [ OK ]. U moet daarbij minimaal de PC-leden velden Naam, Straat, Huisnummer, Postcode, Plaats gekoppeld hebben, anders is de knop [OK ] niet actief. 5. Dan komt de vraag: 6. Klik nu op [ Ja ] en de import wordt gestart. Als alles goed gaat krijgt u na enige tijd de melding dat de gegevens zijn geïmporteerd. 7. Klik op [ OK ] en daarna op de knop [ Afsluiten ] en de import is klaar. U kunt nu in PC-Leden het resultaat bekijken. 7. Problemen en oplossingen Er komt een foutmelding na het kiezen van een.dbf bestand. De padnaam (naam van alle mappen achter elkaar) en/of de bestandsnaam is te lang. Zet het bestand in een andere map en/of maak de bestandsnaam korter. Een kolomnaam ontbreekt in het linkerdeel van het scherm Importeren DBF- bestanden. In de naam van de kolom staan verboden tekens. Bijv. een punt in Geb.datum. Gebruik alleen letters en cijfers. Importeren van ledenbestanden in PC-Leden Pagina 8 van 10

9 In het scherm Importeren DBF- bestanden zijn aan de linkerkant te weinig kolommen te zien. Bij het malen van het.dbf bestand stond de cursor niet linksboven in het Excel-sheet, of er waren nog cellen of kolommen in het Excel-sheet geselecteerd. Er komt een foutmelding als u een datum-kolom of een numerieke kolom van uw bestand en een PC-Leden veld probeert te koppelen, terwijl de kolom wel het juiste type heeft. Het eerste veld (na de kolomkop) MOET een ingevulde waarde hebben. Vul een tijdelijke waarde in (die u na het importeren weer verwijdert in PC-Leden), of zet een andere gegevensrij bovenaan. Er wordt slechts een deel van de rijen geïmporteerd en/of er staan onjuiste, verschoven gegevens in PC-Leden. Er is minstens een kolom in uw importbestand die meer posities telt dan de maximum lengte van het bijbehorende PC-Leden veld. Importeren van ledenbestanden in PC-Leden Pagina 9 van 10

10 Problemen die pas later optreden Na verloop van tijd blijkt dat sommige plaatsnamen in hoofdletters worden afgedrukt, en andere in kleine letters. Oorzaak: Geïmporteerde plaatsnamen die met kleine letters zijn geschreven, worden op lijsten met kleine letters afgedrukt. Naderhand toegevoegde plaatsen worden altijd in hoofdletters afgedrukt. U kunt de plaatsnamen handmatig in PC-Leden verbeteren, maar dat is niet echt nodig. In aangemaakte Incassobestanden (clieop-bestanden) worden records afgekeurd omdat het bankrekeningnummer of gironummer niet correct is. De nummers in PC-leden lijken wel correct. Oorzaak: Het geïmporteerde Bgnummer had het verkeerde formaat. Nu ontbreekt bijvoorbeeld bij de bankrekeningnummers de voorloopnul. Doorloop in het Ledenscherm alle leden met dit probleem. Klik op de knop wijzigen, klik in het bankrekeningnummer en klik op [ Opslaan ]. Nu is het juiste formaat opgeslagen. 8. Import laten uitvoeren door Helpdesk PC-Leden Als het U niet lukt om zelf de import uit te voeren, dan kunt u het Excel-bestand aanbieden voor analyse of een import mogelijk is. Voor deze analyse moet u wel beschikken over een Helpdeskcontract. Indien u ons de import laat doen na de analyse dan wordt hiervoor 125,00 incl. BTW aan kosten doorberekend, te voldoen via een eenmalige incassomachtiging. Het machtigingsformulier kunt u vinden op de website Importeren van ledenbestanden in PC-Leden Pagina 10 van 10