Het Nieuwe Studielink Berichtenboek voor onderwijsinstellingen

Transcriptie

1 Het Nieuwe Studielink Berichtenboek voor onderwijsinstellingen Versie: 0.1 Datum: Auteurs: Kirsten van den Berg, Jessica Leich

2 Documentbeheersing Versie Datum Beknopte beschrijving van wijzigingen Auteur(s) Eerste opzet Kirsten van den Berg, Jessica Leich 1

3 Inhoud 1. Doel en inhoud berichtenboek Type berichten Trigger Aanpasbare teksten Inrichten teksten via Instellingen Dashboard Standaardblok met opleidingsgegevens Standaard header en footer Talen Bericht uitschakelen Proces Account aanmaken Account activeren Wachtwoord vergeten Samenvoegen SL account Samenvoegen DigiD account Controleren opleiding- en persoonsgegevens uit DUO Proces: Inschrijfverzoek Bevestiging verzoek tot inschrijving Annuleren VTI (verzoek tot intrekking) Proces: Identificatie en verificatie Zelf identificatie regelen via de instelling Gegevens niet meer aanwezig in BRP Geheim BRP Laten identificeren bij instelling Adresgegevens gewijzigd bij decentrale identificatie Vooropleiding moet door onderwijsinstelling goedgekeurd worden Proces: Wijzigingen op het inschrijfverzoek Verzoek is door instelling afgekeurd Verzoek als hogerejaars is afgekeurd Uit te voeren toets Taaltoets Taaltoets niet meer van toepassing Uit te voeren toets Aanvullende eisen Uit te voeren toets Te verrichten werkzaamheden Resultaat taaltoets Afgewezen Resultaat aanvullende toets Goedgekeurd

4 6.9 Resultaat aanvullende toets Afgewezen Resultaat te verrichten werkzaamheden Goedgekeurd Resultaat te verrichten werkzaamheden Afgewezen Je inschrijving is ingetrokken Vooropleidingsniveau niet voldoende voor deze opleiding Proces: Betaling Bevestigen DM, bericht dat student doorstuurt aan derde partij Mededeling dat DM bevestigd is door derde Mededeling dat DM bevestigd is Hoogte van het collegegeld is gewijzigd DIM afgegeven DIM afgifte niet gelukt DIM afgegeven door derde DIM afgifte door derde niet gelukt Ontvangen collegegeld Opengestelde betaalwijze

5 1. Doel en inhoud berichtenboek In het Nieuwe Studielink is het voor onderwijsinstellingen mogelijk om de inhoud van bepaalde berichten naar eigen inzicht aan te passen of in zijn geheel uit te schakelen. Het doel van dit berichtenboek is om per procesflow in Studielink Frontoffice (dat wat de student ziet in Studielink) inzicht te geven in: - Welke s worden verstuurd vanuit Studielink; - Welke berichten door de instelling ingericht kunnen worden. Dit berichtenboek is nog niet compleet. De s behorende bij de processen Account, Inschrijfverzoek, Identificatie en verificatie, Wijzigingen op het inschrijfverzoek en Betaling zijn door de redactiegroep behandeld en in dit berichtenboek opgenomen. De volgende processen moeten nog behandeld worden: - Herinschrijven - Numerus fixus - Studiestaken/Intrekken/Uitschrijven 1.1 Type berichten In dit berichtenboek is per bericht aangegeven om welk type bericht het gaat: - Niet aanpasbaar: deze teksten zijn alleen door Studielink aanpasbaar en kunnen niet worden uitgeschakeld. - Aanpasbaar: deze teksten zijn volledig aanpasbaar voor de onderwijsinstelling en kunnen wel worden uitgeschakeld. 1.2 Trigger Per bericht wordt aangegeven welke trigger ervoor zorgt dat het bericht wordt verstuurd. 1.3 Aanpasbare teksten De tekst die in dit berichtenboek worden getoond bij berichten van het type Aanpasbaar, dienen enkel als voorbeeld voor wat er in dit bericht gezet kan worden. Deze voorbeeldteksten zullen niet worden vertaald in Engels en Duits. Om instellingen al een goed beeld te geven van welke berichten zij straks zelf kunnen gaan inrichten, volgt hieronder een tabel met alle aanpasbare e- mails. Deze s zijn dus nog niet allemaal behandeld in de redactiegroep en staan daarom nog niet allemaal in dit berichtenboek. In de tabel is tevens aangegeven welke parameters / tags in het bericht opgenomen kunnen worden en of er een standaard opleidingsblok wordt meegestuurd. 4

6 Onderwerp Mogelijke tags Standaardblok met opleidingsgegevens Voorbeeld in berichtenboek? Bevestiging verzoek tot inschrijving Datum VTI Bevestiging verzoek tot inschrijving (fixus) Datum VTI Je kunt je nu herinschrijven Opleidingsnaam (instelling) Uit te voeren toets taaltoets Taaltoets niet meer van toepassing Uit te voeren toets Aanvullende eis Uit te voeren toets Te verrichten werkzaamheden Resultaat taaltoets Afgewezen Resultaat aanvullende toets Goedgekeurd Resultaat aanvullende toets Afgewezen Resultaat te verrichten werkzaamheden Goedgekeurd Resultaat te verrichten werkzaamheden Afgewezen Vooropleidingsniveau niet voldoende voor deze opleiding Zelf identificatie regelen via de instelling Instellingsnaam Nee Laten identificeren bij instelling Instellingsnaam Nee 5

7 Adresgegevens gewijzigd bij decentrale identificatie Instellingsnaam Nee Vooropleiding moet door de onderwijsinstelling gecontroleerd worden Instellingsnaam Nee Opengestelde betaalwijze Instellingsnaam, Nee Bedrag collegegeld, Administratiekoste n, Aantal termijnen, Incassodatum termijnen, Incassodatum ineens Ontvangen collegegeld Instellingsnaam Nee Hoogte van het collegegeld Instellingsnaam, Nee is gewijzigd Bedrag collegegeld, Administratiekoste n, Aantal termijnen, Incassodatum termijnen, Incassodatum ineens Verzoek is door instelling afgekeurd Datum bericht Verzoek inschrijving als hogerejaars Afgekeurd Datum bericht Je inschrijving is ingetrokken Huidige datum Verzoek tot uitschrijven niet gehonoreerd Datum bericht Studiestaken bevestigd door instelling Datum bericht Uitschrijving bevestigd door instelling Datum bericht, Opleidingsnaam 6

8 Uitschrijving ongedaan gemaakt door instelling Instellingsnaam Annulering ongedaan gemaakt door instelling Instellingsnaam Intrekking ongedaan gemaakt door instelling Instellingsnaam Datum uitschrijving aangepast Instellingsnaam, Datum uitgeschreven 2. Inrichten teksten via Instellingen Dashboard In het Instellingen Dashboard onder Instellingen > teksten is een overzicht van de door instellingen in te richten s te vinden. Door op de knop Gegevens wijzigen te klikken, kan het bericht worden gevuld. Let op: Bij de oplevering van het Dashboard zijn de berichten leeg, het is dus noodzakelijk dat de instelling de berichten vult, anders worden ze NIET verstuurd. Achter de knop Gegevens wijzigen staat of het bericht op dit moment wel of niet wordt verzonden, met andere woorden; is er wel of niet een tekst in het Nederlandse bericht ingevuld. Door op de titel van de te klikken klapt de tekst open en kan de inhoud bekeken worden. De titel van de is tevens het onderwerp van de , deze kan niet door de instelling worden aangepast. (Red : De onderwerpen in het berichtenboek zijn bepaald door de redactiegroep, maar deze zijn nog niet doorgevoerd in het Instellingen Dashboard. De onderwerpen zoals in het berichtenboek vermeld, zijn de definitieve tekst.) De parameters of tags die gebruikt kunnen worden zijn per bericht zichtbaar in de vorm van een knop. In het voorbeeld hieronder is de beschikbare parameter Datum VTI. 7

9 2.1 Standaardblok met opleidingsgegevens Bij een aantal van de s zal een standaardblok met opleidingsgegevens worden toegevoegd aan de indien deze wordt verstuurd. Dit blok ziet er als volgt uit: <periode> De gegevens tussen < > worden gevuld met gegevens uit de database. 2.2 Standaard header en footer Alle s die worden uitgestuurd worden voorzien van een standaard header en footer. De header is: Beste <roepnaam student>. De footer is: Met vriendelijke groet, Studielink namens <instellingsnaam>. De gegevens tussen < > worden gevuld met gegevens uit de database. 2.3 Talen De teksten kunnen in Nederlands, Engels en Duits worden ingevoerd. Als alléén Nederlands wordt ingevuld, dan ontvangen studenten met een Engelse en Duitse taalvoorkeur het bericht in het Nederlands. Wordt Engels ook ingevuld, maar geen Duits, dan krijgen studenten met een Duitse taalvoorkeur het bericht in het Engels. 8

10 Aandachtspunt: Wanneer dezelfde tekst in meerdere taalopties is gekopieerd en er moet een wijziging in de tekst plaatsvinden, dan moet de wijziging bij alle taalopties worden doorgevoerd. Dit gebeurt niet automatisch. 2.4 Bericht uitschakelen Om het bericht uit te schakelen kan de instelling het Nederlandse bericht leeglaten. Dit zorgt ervoor dat het bericht niet wordt verstuurd. Overigens hebben studenten tijdens workshops aangegeven dat zij sommige e- mails (bijvoorbeeld Bevestiging ingediend verzoek en Voldaan aan betalingsverplichting ) op prijs stellen als bewijs. Advies is om hier rekening mee te houden wanneer er besloten wordt een via Studielink uit te schakelen, door bijvoorbeeld een soortgelijke vanuit het eigen pakket te versturen. 9

11 3. Proces Account aanmaken 3.1 Account activeren Trigger: wordt verstuurd na het klikken op Aanvragen account op de pagina Controleer je gegevens Onderwerp: Activeer je Studielink-account Je hebt een Studielink-account aangemaakt. Klik op onderstaande link om je account te activeren: Uitgeschreven URL De activatielink is 14 dagen geldig. Is de activatielink verlopen? Vraag dan via 'Wachtwoord vergeten' een nieuwe aan. 3.2 Wachtwoord vergeten Trigger: wordt verstuurd zodra student klikt op de knop Wachtwoord vergeten Onderwerp: Wachtwoord vergeten Je hebt een verzoek gedaan voor een nieuw wachtwoord voor je Studielinkaccount. Klik op onderstaande link om deze aan te maken. <link> Opent de link niet? Kopieer en plak onderstaande regel dan in de adresbalk van je internetbrowser: <url> Let op, de link is 3 dagen geldig. Maak daarom direct je nieuwe wachtwoord aan. 3.3 Samenvoegen SL account Trigger: Studielink voegt twee accounts van dezelfde student samen Onderwerp: Je Studielink accounts zijn samengevoegd Studielink heeft meer dan een account gevonden onder jouw persoonsgegevens. De accounts zijn samengevoegd onder het volgende adres: {3} Je kunt voortaan inloggen met dit adres. De overige accounts zijn opgeheven en kunnen niet meer gebruikt worden. Om in te loggen ga je naar 10

12 3.4 Samenvoegen DigiD account Trigger: Studielink voegt 2 accounts van een student samen. Op minimaal één van beide accounts had de student al eens ingelogd met DigiD. Onderwerp: Je Studielink accounts zijn samengevoegd Studielink heeft meer dan een account gevonden onder jouw persoonsgegevens. De accounts zijn samengevoegd. Je kunt voortaan inloggen met je DigiD. De overige accounts zijn opgeheven en kunnen niet meer gebruikt worden. Het volgende adres is nu in Studielink opgenomen: {3}. Om in te loggen ga je naar Controleren opleiding- en persoonsgegevens uit DUO Trigger: Wanneer er ten tijde van het aanmaken van het Studielink account mbv DigiD geen verbinding mogelijk was met DUO dan kan de student toch doorgaan met het aanmaken van het account en het indienen van het verzoek. Zodra er weer contact is met DUO worden vooropleiding- en persoonsgegevens die door de student zijn ingevuld, overschreven door de gegevens van DUO. Op dat moment ontvangt de student deze mail met het verzoek de overschreven gegevens te controleren. Onderwerp: Controleer je gegevens Je hebt onlangs een Studielink-account aangemaakt. Op het moment van het aanmaken was er tijdelijk geen verbinding met DUO. Inmiddels is de verbinding met DUO hersteld en zijn de door jou ingevulde vooropleiding- en persoonsgegevens overschreven door de bij DUO geregistreerde gegevens. Controleer deze gegevens de eerstvolgende keer dat je inlogt in Studielink. Klopt er iets niet aan je persoonsgegevens? Neem dan contact op met de gemeente waar je ingeschreven bent. Klopt er iets niet aan je vooropleidinggegevens? Neem dan contact op met de school waar je de opleiding volgt/hebt gevolgd. 11

13 4 Proces: Inschrijfverzoek 4.1 Bevestiging verzoek tot inschrijving Trigger: De student doet een nieuw inschrijfverzoek in Studielink, wat een bericht03 (inschrijfverzoek) naar de instelling tot gevolg heeft. Onderwerp: Verzoek tot inschrijving is verstuurd naar de onderwijsinstelling Je verzoek tot inschrijving voor onderstaande opleiding is ingediend op <Datum VTI> en is doorgestuurd naar de onderwijsinstelling. Wat moet je nu doen? Houd je To Do acties in Studielink in de gaten voor aanvullende acties om je inschrijving af te ronden. Controleer regelmatig de voortgang van je verzoek. Ga hiervoor naar je Studielink Dashboard en kijk onder Opleidingen. Controleer de website van de onderwijsinstelling voor eventuele vervolgstappen om je inschrijving af te ronden. Controleer regelmatig de inbox en de spamfolder van het adres dat in Studielink geregistreerd staat. <periode> 4.2 Annuleren VTI (verzoek tot intrekking) Trigger: De student voert een verzoek tot intrekking in bij Studielink. De instelling ontvangt bericht 35 met daarin status = G. NB: de blauw gemarkeerde tekst wordt alleen getoond indien de student ook nog verzoeken heeft gedaan bij andere onderwijsinstellingen en mogelijk op basis van een BBC ook al is ingeschreven bij die instellingen. Onderwerp: Je verzoek tot inschrijving is ingetrokken Je verzoek tot inschrijving voor onderstaande opleiding is ingetrokken op {9}. 12

14 De betalingsverplichting voor deze opleiding is hiermee komen te vervallen. Indien van toepassing ontvang je restitutie van het collegegeld. Je hebt ook een verzoek tot inschrijving ingediend bij een andere onderwijsinstelling. Zorg ervoor dat je de betaling van het collegegeld bij (een van de) onderstaande instelling(en) regelt: {34}. Opleidingsnaam (instelling) Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> <naam opleiding> <periode> 13

15 5 Proces: Identificatie en verificatie 5.1 Zelf identificatie regelen via de instelling Trigger: De student heeft een Studielink account aangemaakt met een buitenlands woonadres. Omdat de student in het buitenland woont, kan geen gebruik gemaakt worden van DigiD en BSN om de student te identificeren. De student wordt naar de onderwijsinstelling verwezen zodat daar de identiteit van de student kan worden geverifieerd. Onderwerp: Kopie ID opsturen Je persoonsgegevens moeten door <Instellingsnaam> worden gecontroleerd. Stuur daarom een kopie van je identiteitsbewijs (geen rijbewijs) naar je onderwijsinstelling. Het kan zijn dat er een deadline geldt voor de verificatie van je persoonsgegevens. 5.2 Gegevens niet meer aanwezig in BRP Trigger: DUO ontvangt bericht van de BRP (voorheen GBA) dat de gegevens van de student niet langer meer zijn opgenomen in de BRP (doorgaans omdat de student naar het buitenland is verhuisd). DUO stuurt een bericht naar Studielink dat het niet langer mogelijk is geactualiseerde gegevens te leveren. Studielink stelt de student op de hoogte dat deze voortaan wijzigingen zelf moet doorgeven. Onderwerp: Wijzigingen persoonsgegevens zelf doorgeven Studielink heeft bericht ontvangen dat je persoonsgegevens en woonadres niet meer zijn opgenomen in de Basisregistratie personen (BRP). Dit betekent dat je gegevens niet bekend zijn bij de hogeschool of universiteit waar je studeert en bij DUO. Geef wijzigingen in je persoonsgegevens en/of woonadres zelf door aan deze instanties. Vanaf het moment dat je weer in Nederland woont en je actuele Nederlandse adres bekend is bij de Basisregistratie personen (BRP) neemt Studielink dat adres automatisch over. 14

16 5.3 Geheim BRP Trigger: DUO ontvangt bericht van de BRP (voorheen GBA) dat de student zijn status in de BRP heeft omgezet naar BRP gegevens geheim. DUO stuurt een bericht naar Studielink dat het niet langer mogelijk is geactualiseerde gegevens te leveren. Studielink stelt de student op de hoogte dat deze voortaan wijzigingen zelf moet doorgeven. Onderwerp: Indicatie geheimhouding gewijzigd Studielink heeft bericht ontvangen dat je hebt gekozen voor geheimhouding van je persoonsgegevens in de Basisregistratie personen (BRP). Dit betekent dat je eventuele wijzigingen in jouw persoonsgegevens en/of woonadres zelf tijdig moet doorgeven aan de hogeschool of universiteit waar je studeert en aan DUO. 5.4 Laten identificeren bij instelling Trigger: De onderwijsinstelling heeft een student opgevoerd in Studielink (via msg34) of heeft de gegevens van de student gewijzigd zonder een decentrale verificatie af te geven (msg04). De student is nog niet geïdentificeerd en voldoet niet aan één van bovenstaande situaties. Onderwerp: Kopie ID opsturen opgevoerd door instelling Je persoonsgegevens moeten door <Instellingsnaam> worden gecontroleerd. Stuur daarom een kopie van je identiteitsbewijs (geen rijbewijs) naar je onderwijsinstelling. Het kan zijn dat er een deadline geldt voor de verificatie van je persoonsgegevens. 5.5 Adresgegevens gewijzigd bij decentrale identificatie Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student geïdentificeerd is (persoonsverificatie uitgevoerd). De instelling stuurt bericht 04 naar Studielink, met daarin: Geverifieerd status personalia = C of D. Hierbij wordt het BRP adres van de student veranderd van een Nederlands adres naar een buitenlands adres. Onderwerp: Je adresgegevens zijn gewijzigd <Instellingsnaam> heeft je persoons- en/of adresgegevens gewijzigd. Je adres is gewijzigd van een Nederlands naar een buitenlands adres. Zolang je een buitenlands adres hebt, moet je wijzigingen in dit adres zelf in Studielink doorvoeren. 15

17 Vanaf het moment dat je weer in Nederland woont en je actuele Nederlandse adres bekend is bij de Basisregistratie personen (BRP) neemt Studielink dat adres automatisch over. Vanuit het buitenland kun je je DigiD blijven gebruiken om in te loggen op Studielink. Log minstens één keer per jaar in met je DigiD zodat deze niet verloopt. 5.6 Vooropleiding moet door onderwijsinstelling goedgekeurd worden Trigger: Een student heeft zelf handmatig in Studielink een vooropleiding ingevoerd die niet in BRON-HO voorkomt. De student wordt dan direct naar de onderwijsinstelling verwezen om het diploma te laten verifiëren. Onderwerp: Kopie diploma opsturen Je vooropleiding moet door <Instellingsnaam> worden gecontroleerd. Stuur daarom een gewaarmerkte kopie van je diploma en cijferlijst naar je onderwijsinstelling. Het kan zijn dat er een deadline geldt voor de verificatie van je vooropleiding. 16

18 6 Proces: Wijzigingen op het inschrijfverzoek 6.1 Verzoek is door instelling afgekeurd Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat het inschrijfverzoek van de student is afgewezen. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: Status = R Onderwerp: Je verzoek tot inschrijving is afgewezen Je verzoek tot inschrijving is afgewezen door de onderwijsinstelling op <Datum bericht>. <periode> 6.2 Verzoek als hogerejaars is afgekeurd Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat het verzoek om als hogerejaars in te stromen niet is geaccepteerd. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: nonfirstyearaccepted = F Onderwerp: Hogerejaarsverzoek afgewezen Je verzoek tot inschrijving als hogerejaars is afgewezen op <Datum bericht>. Wil je je als eerstejaars inschrijven voor deze opleiding, trek dan het huidige verzoek in en dien vervolgens een nieuw verzoek tot inschrijving in. <periode> 17

19 6.3 Uit te voeren toets Taaltoets Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student een taaltoets moet doen. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: statuslanguagerequirement = O Onderwerp: Taaltoets vereist Voor onderstaande opleiding gelden aanvullende eisen waaraan je moet voldoen voordat je ingeschreven kunt worden. De onderwijsinstelling verzoekt je een taaltoets met goed gevolg af te leggen. <periode> 6.4 Taaltoets niet meer van toepassing Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student geen taaltoets (meer) hoeft te doen. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: statuslanguagerequirement = N Onderwerp: Taaltoets niet meer van toepassing In tegenstelling tot eerder bericht, is de taaltoets voor onderstaande opleiding niet (meer) van toepassing. <periode> 18

20 6.5 Uit te voeren toets Aanvullende eisen Trigger: De instelling geeft door aan Studielink dat de student moet voldoen aan aanvullende eisen. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: statusjobrequirement = O Onderwerp: Aanvullende eisen van toepassing Voor onderstaande opleiding gelden aanvullende eisen waaraan je moet voldoen voordat je ingeschreven kunt worden. <periode> 6.6 Uit te voeren toets Te verrichten werkzaamheden Trigger: De instelling geeft door aan Studielink dat de student moet voldoen aan eisen te verrichten werkzaamheden. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: statusactivityrequirement = O Onderwerp: Te verrichten werkzaamheden vereist Er gelden voor onderstaande opleiding eisen met betrekking tot te verrichten werkzaamheden. <periode> 19

21 6.7 Resultaat taaltoets Afgewezen Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student de taaltoets niet met goed gevolg heeft afgelegd. De instelling stuurt bericht 31 of 34 naar Studielink met daarin: statuslanguagerequirement = A Onderwerp: Resultaat taaltoets Voor onderstaande opleiding heb je een taaltoets afgelegd. Het behaalde resultaat is niet voldoende. Hierdoor voldoe je niet aan de aanvullende eisen voor inschrijving. <periode> 6.8 Resultaat aanvullende toets Goedgekeurd Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student heeft voldaan aan de aanvullende eisen. De instelling stuurt bericht 31, 34 of DUO stuurt een AMI29 of 33 naar Studielink met daarin: statusjobrequirement = G Onderwerp: Voldaan aan aanvullende eisen Je hebt voldaan aan de aanvullende eisen voor onderstaande opleiding. <periode> 6.9 Resultaat aanvullende toets Afgewezen Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student niet heeft 20

22 voldaan aan de aanvullende eisen. De instelling stuurt bericht 31, 34 of DUO stuurt een AMI29 of 33 naar Studielink met daarin: statusjobrequirement = A Onderwerp: Niet voldaan aan aanvullende eisen Je hebt niet voldaan aan de aanvullende eisen voor onderstaande opleiding. <periode> 6.10 Resultaat te verrichten werkzaamheden Goedgekeurd Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student heeft voldaan aan de te verrichten werkzaamheden. De instelling stuurt bericht 31 of 34 naar Studielink met daarin: statusactivityrequirement = G Onderwerp: Voldaan aan te verrichten werkzaamheden Je hebt voldaan aan de eisen die worden gesteld aan de te verrichten werkzaamheden voor onderstaande opleiding. <periode> 6.11 Resultaat te verrichten werkzaamheden Afgewezen Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student niet heeft voldaan aan de te verrichten werkzaamheden. De instelling stuurt bericht 31 of 34 naar Studielink met daarin: statusactivityrequirement = A Onderwerp: Niet voldaan aan te verrichten werkzaamheden 21

23 Je hebt niet voldaan aan de eisen die worden gesteld aan de te verrichten werkzaamheden voor onderstaande opleiding. <periode> 6.12 Je inschrijving is ingetrokken Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de inschrijving van de student is ingetrokken. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink, met daarin: Status = G. Dit gebeurt op verzoek van student of onderwijsinstelling. Onderwerp: Je verzoek tot inschrijving is ingetrokken Je verzoek tot inschrijving voor onderstaande opleiding is door de onderwijsinstelling ingetrokken op <Huidige datum>. <periode> 6.13 Vooropleidingsniveau niet voldoende voor deze opleiding Trigger: De onderwijsinstelling geeft aan Studielink door dat de student deficiënt is. Een bericht msg31 of msg35 van de onderwijsinstelling naar Studielink met daarin: Deficiëntie status = D Onderwerp: Vooropleidingsniveau niet voldoende Je verzoek tot inschrijving voor onderstaande opleiding is afgewezen. De onderwijsinstelling heeft bepaald dat je niet voldoet aan de vooropleidingseisen. 22

24 <periode> 23

25 7 Proces: Betaling 7.1 Bevestigen DM, bericht dat student doorstuurt aan derde partij Trigger: De onderwijsinstelling geeft aan Studielink de hoogte van het door de student te betalen collegegeld door en de student heeft aangegeven dat iemand anders betaalt per digitale machtiging. De instelling stuurt bericht 20 naar Studielink met daarin de hoogte van het collegegeld. Onderwerp: Activeringscode voor bevestiging machtiging In Studielink heb je aangegeven dat iemand anders het collegegeld gaat betalen met een digitale machtiging. De machtiging moet bevestigd worden door degene die betaalt. Stuur deze met activeringslink door naar de betreffende persoon. Activeringslink De onderwijsinstelling kan het bedrag van de machtiging aanpassen als er veranderingen optreden in de hoogte van het te betalen bedrag collegegeld als gevolg van wet- en regelgeving of wijzigingen in de inschrijfhistorie. 7.2 Mededeling dat DM bevestigd is door derde Trigger: De persoon die de machtiging moet ondertekenen (de derde ) heeft de machtiging bevestigd Onderwerp: Machtiging bevestigd door derde De digitale machtiging is bevestigd door degene die je collegegeld betaalt. Met het bevestigen ("digitaal ondertekenen") van de digitale machtiging is een onomkeerbare betalingsverplichting aangegaan met de onderwijsinstelling. Deze betaalverplichting kan uitsluitend ongedaan worden gemaakt door voor aanvang van het studiejaar het verzoek tot inschrijving te annuleren / in te trekken. Na aanvang van het studiejaar kan uitsluitend nog een verzoek tot uitschrijving worden ingediend. Hieraan zijn wettelijke termijnen en financiële consequenties verbonden. Wil je nog veranderingen aanbrengen in je betaalgegevens? Neem dan contact op met je onderwijsinstelling. De onderwijsinstelling kan het bedrag van de machtiging aanpassen als er veranderingen optreden in de hoogte van het te betalen bedrag collegegeld als gevolg van wet- en regelgeving of wijzigingen in de inschrijfhistorie. 24

26 7.3 Mededeling dat DM bevestigd is Trigger: De student heeft de digitale machtiging bevestigd. De machtiging is verzonden naar de onderwijsinstelling. De student krijgt een mededeling dat hij een betaalverplichting is aangegaan. Onderwerp: Machtiging bevestigd Je hebt de digitale machtiging bevestigd. De machtiging is verstuurd naar de onderwijsinstelling. Met het bevestigen ("digitaal ondertekenen") van de digitale machtiging ben je een onomkeerbare betalingsverplichting aangegaan met de onderwijsinstelling. Deze betaalverplichting kan uitsluitend ongedaan worden gemaakt door voor aanvang van het studiejaar het verzoek tot inschrijving te annuleren / in te trekken. Na aanvang van het studiejaar kan uitsluitend nog een verzoek tot uitschrijving worden ingediend. Hieraan zijn wettelijke termijnen en financiële consequenties verbonden. Wil je nog veranderingen aanbrengen in je betaalgegevens? Neem dan contact op met je onderwijsinstelling. De onderwijsinstelling kan het bedrag van de machtiging aanpassen als er veranderingen optreden in de hoogte van het te betalen bedrag collegegeld als gevolg van wet- en regelgeving of wijzigingen in de inschrijfhistorie. 7.4 Hoogte van het collegegeld is gewijzigd Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de hoogte van het collegegeld gewijzigd is. De instelling stuurt bericht 20 naar Studielink, met daarin tuitionamount > 1.0 NADAT de student de digitale machtiging bevestigd heeft. Dit is bijvoorbeeld het geval indien er in de loop van het collegejaar veranderingen optreden vanwege veranderingen in de situatie van de student of omdat de student bijvoorbeeld een andere opleiding erbij doet die duurder is. Onderwerp: Hoogte collegegeld gewijzigd <Instellingsnaam> heeft de hoogte van je collegegeld gewijzigd. Het nieuwe collegegeldbedrag is <Bedrag collegegeld>. Dit wordt verrekend met het reeds betaalde collegegeld. Als iemand anders het collegegeld betaalt, breng diegene dan van deze wijziging op de hoogte. De onderwijsinstelling kan het bedrag van de machtiging aanpassen als er veranderingen optreden in de hoogte van het te betalen bedrag collegegeld als gevolg van wet- en regelgeving of wijzigingen in de inschrijfhistorie. 25

27 7.5 DIM afgegeven Trigger: De student heeft de digitale incassomachtiging afgegeven en deze krijgt de StatusRespons Succes van de bank. De validationreference wordt in de BETAALWIJZE tabel opgeslagen en naar de instelling gestuurd via de msg47. Onderwerp: Incassomachtiging bevestigd Je hebt de digitale machtiging bevestigd. De machtiging is verstuurd naar de onderwijsinstelling. Met het bevestigen van deze betaling ben je een onomkeerbare betalingsverplichting aangegaan met de onderwijsinstelling. Deze betaalverplichting kan uitsluitend ongedaan worden gemaakt door voor aanvang van het studiejaar het verzoek tot inschrijving in te trekken. Na aanvang van het studiejaar kan uitsluitend nog een verzoek tot uitschrijving worden ingediend. Hieraan zijn wettelijke termijnen en financiële consequenties verbonden. Verandert je rekeningnummer? Geef dit dan door via Studielink. 7.6 DIM afgifte niet gelukt Trigger: De student heeft de digitale incasso machtiging afgegeven en deze krijgt de StatusRespons Pending of Open van de bank. De validationreference wordt in de BETAALWIJZE tabel opgeslagen. De transaction zal periodiek worden vervolgd in het batch-proces tot er een andere status wordt ontvangen. Zodra de status Cancelled, Expired of Failure wordt teruggegeven ontvangt de student deze . Onderwerp: Nieuwe To Do actie: machtiging opnieuw bevestigen Beste {0}, Het is niet gelukt de digitale machtiging voor betaling van je collegegeld af te geven. Voer opnieuw je betaalgegevens in via de actie in je To Do lijst. In je digitale bankomgeving kun je nagaan waarom het machtigen mislukt is. Neem bij vragen contact op met je bank. Heb je je verzoek tot inschrijving inmiddels ingetrokken, dan ontvang je dit bericht ter kennisgeving en hoef je verder geen actie te ondernemen. 26

28 7.7 DIM afgegeven door derde Trigger: Een derde heeft de digitale incasso machtiging afgegeven en deze krijgt de StatusRespons Succes van de bank. De validationreference wordt in de BETAALWIJZE tabel opgeslagen en naar de instelling gestuurd via de msg47. Onderwerp: Incassomachtiging bevestigd door derde De digitale machtiging is bevestigd door degene die je collegegeld betaalt. De machtiging is verstuurd naar de onderwijsinstelling. Met het bevestigen van deze betaling ben je een onomkeerbare betalingsverplichting aangegaan met de onderwijsinstelling. Deze betaalverplichting kan uitsluitend ongedaan worden gemaakt door voor aanvang van het studiejaar het verzoek tot inschrijving te annuleren / in te trekken. Na aanvang van het studiejaar kan uitsluitend nog een verzoek tot uitschrijving worden ingediend. Hieraan zijn wettelijke termijnen en financiële consequenties verbonden. 7.8 DIM afgifte door derde niet gelukt Trigger: De persoon die het collegegeld gaat betalen heeft de digitale incasso machtiging afgegeven en deze krijgt de StatusRespons Pending of Open van de bank. De validationreference wordt in de BETAALWIJZE tabel opgeslagen. De transaction zal periodiek worden vervolgd in het batch-proces tot er een andere status wordt ontvangen. Zodra de status Cancelled, Expired of Faillure wordt teruggegeven ontvangt de student deze . Onderwerp: Nieuwe To Do actie: machtiging opnieuw laten bevestigen Degene die je collegegeld betaalt, heeft geprobeerd de digitale machtiging te bevestigen. Dit is niet gelukt. Voer opnieuw je betaalgegevens in via de actie in je To Do lijst. In de digitale bankomgeving kan worden nagegaan waarom het machtigen mislukt is. Neem bij vragen contact op met de bank. Heb je je verzoek tot inschrijving inmiddels ingetrokken, dan ontvang je dit bericht ter kennisgeving en hoef je verder geen actie te ondernemen. 27

29 7.9 Ontvangen collegegeld Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat het collegegeld betaald is. De instelling stuurt bericht 19 naar Studielink daarin tuitionpaid = T. Onderwerp: Betalingsverplichting voldaan Je hebt voldaan aan de betalingsverplichting van het collegegeld bij <instellingsnaam>. Volgens de wet ben je maar bij één onderwijsinstelling het wettelijk bepaalde collegegeld verschuldigd. Als je ook een opleiding bij een andere onderwijsinstelling gaat volgen, vraag dan bij de onderwijsinstelling waar je wettelijk collegegeld hebt betaald een bewijs van betaald collegegeld (BBC) aan. Mogelijk geeft het BBC vrijstelling van het betalen van collegegeld aan de andere instelling. Deze regeling geldt niet wanneer je instellingscollegegeld betaalt, in dat geval is het mogelijk dat je twee keer het instellingscollegegeld dient te betalen. Voor meer informatie, klik hier. Tip: in het bericht kan eventueel een link worden opgenomen naar een website of -formulier waar(mee) een BBC aangevraagd kan worden Opengestelde betaalwijze Trigger: Dit bericht wordt verstuurd op de betaaldatum vanaf die is ingesteld door de instelling in de broker. Onderwerp: Nieuwe To Do actie: betaalgegevens invoeren Je kunt vanaf nu je betaalgegevens invoeren via de actie in je To Do lijst in Studielink. Met het invoeren van de betaalgegevens geef je enkel aan op welke manier jij het collegegeld wilt gaan betalen. Het betekent niet: - Dat er al collegegeld geïnd zal worden; - Dat je definitief bent ingeschreven; - Dat je in geval van een numerus fixus opleiding een plaats aangeboden krijgt. Hierover ontvang je apart bericht. 28