Toelichting bij (her)inschrijven 2014/2015

Transcriptie

1 Toelichting bij (her)inschrijven 2014/2015 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING INSCHRIJVEN... 2 Verificatie persoonsgegevens... 2 Verificatie vooropleidingsgegevens... 2 Wijziging aanmelding of gegevens HERINSCHRIJVEN... 3 I. Je gaat verder met dezelfde opleiding in dezelfde opleidingsvorm... 3 II. Je gaat verder met dezelfde opleiding in een andere opleidingsvorm of je kiest voor een andere opleiding... 3 III. Je wilt voor het studiejaar 2014/2015 niet langer ingeschreven staan bij Windesheim TIJDSTIP VAN INSCHRIJVING, RETOURZENDING EN BETALING... 4 Vóór 1 september... 4 Procedure na 1 september BETAALWIJZE COLLEGEGELD... 4 Invullen van de digitale machtiging... 4 Data termijnafschrijvingen... 4 Direct betalen... 5 Bewijs Betaald Collegegeld (BBC)... 5 Betaling door werkgever COLLEGE- EN EXAMENGELD... 5 Wettelijk collegegeld... 5 Instellingscollegegeld... 6 Regels en examengeld extranei (studenten die examen afleggen zonder Windesheim te hebben bezocht)... 6 Betaalwijze BESCHERMING VAN JE PRIVACY DE WET OP HET HOGER ONDERWIJS EN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK (WHW) RECHT OP STUDIEFINANCIERING EN FINANCIËLE ONDERSTEUNING COLLEGEKAART VERKLARING VAN INSCHRIJVING ANNULEREN VAN DE INSCHRIJVING BEËINDIGING INSCHRIJVING MET RESTITUTIE VAN COLLEGEGELD... 7 Uitschrijving... 7 Afstuderen... 7 Afstuderen in of na september? Ook dan herinschrijven... 7 Uitvoeringsreglement In- en Uitschrijving... 7 TOELICHTING BIJ HET (HER)INSCHRIJVEN Pagina 1 van 7

2 Beste (aankomende) student, Welkom op Windesheim! In deze toelichting 2014/2015 vind je alle informatie die je nodig hebt over toelatingseisen en (her)inschrijving. Ook vertellen we iets over je rechten, plichten en verantwoordelijkheden. Studeren aan een hogeschool is een wettelijk recht voor studenten die aan de toelatingseisen van het hoger beroepsonderwijs en de gekozen opleiding voldoen. Over die toelatingseisen kun je bij de Gemeenschappelijke StudentenAdministratie (GSA) informatie krijgen. De juiste aanlevering van je persoons- en vooropleidingsgegevens en tijdige betaling van je collegegeld zijn je eigen verantwoordelijkheid. Van de GSA mag je een snelle en correcte afhandeling van je inschrijving of herinschrijving verwachten. Samen kunnen we ervoor zorgen dat de start van jouw studie in 2014/2015 vlot verloopt. We wensen je veel succes met je studie. Drs. C.K. Langebeeke Directeur dienst Informatievoorziening en Administraties 1 INLEIDING Alle studenten in het hoger onderwijs moeten zich aan het begin van elk studiejaar inschrijven (eerstejaars) of herinschrijven (oudere jaars). Wanneer je na het lezen van deze toelichting nog vragen hebt, kun je altijd contact opnemen met de GSA. Gemeenschappelijke Studentenadministratie T: E: gsabalie@windesheim.nl Zwolle, gebouw C, kamer 0.85 (in de centrale hal) Openingstijden balie: ma: / di - do: / vr Telefonische bereikbaarheid: ma: / di - vr: INSCHRIJVEN Je hebt je via Studielink aangemeld voor een opleiding van Windesheim. De benodigde gegevens worden zoveel mogelijk digitaal gecontroleerd. Verificatie persoonsgegevens Omdat je aanmelding via Studielink ook aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is doorgegeven, kunnen je persoonsgegevens waarschijnlijk worden geverifieerd bij de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Als deze verificatie niet lukt, hebben we een kopie van je paspoort/identiteitskaart of uittreksel uit de GBA van je nodig. Verificatie vooropleidingsgegevens Ook wordt via DUO een controle uitgevoerd op de bij DUO bekende vooropleiding of op de door jou opgegeven vooropleiding. Als deze verificatie echter niet lukt, hebben we een kopie nodig van je diploma en cijferlijst. DUO kan je gegevens alleen verifiëren als je dit studiejaar slaagt voor je havo, vwo of mbo niveau 4 of een de afgelopen vijf studiejaren een diploma hebt behaald voor één van deze opleidingen. Wanneer verificatie via DUO niet is gelukt, neemt GSA persoonlijk contact met je op via Studielink, brief of . Daarin staat welke gegevens wij nog nodig hebben. Wijziging aanmelding of gegevens Pas wijzigingen in je persoonsgegevens of opleidingskeuze tijdig aan via Studielink. Alleen dan kan Windesheim ervoor zorgen dat de inschrijvingsprocedure vlot verloopt. Trek ook je verzoek tot inschrijving in via Studielink als je je in 2014/2015 niet (meer) voor één van onze opleidingen wilt inschrijven. Dit voorkomt onnodige herinneringen of telefoontjes. Wanneer je studiefinanciering voor het nieuwe jaar hebt aangevraagd, moet je eventuele wijzigingen ook doorgeven aan DUO. TOELICHTING BIJ HET (HER)INSCHRIJVEN Pagina 2 van 7

3 3 HERINSCHRIJVEN In tegenstelling tot wat je mogelijk gewend bent op het voortgezet onderwijs en het mbo moet je je ieder studiejaar opnieuw inschrijven voor het hbo. Bij herinschrijven is er sprake van drie mogelijke situaties: I. Je gaat verder met de opleiding waarvoor je in het huidige studiejaar staat ingeschreven in dezelfde opleidingsvorm (voltijd, deeltijd of duaal) II. Je gaat verder met dezelfde opleiding in een andere opleidingsvorm of je gaat verder met een andere opleiding III. Je wilt voor het studiejaar 2014/2015 niet langer ingeschreven staan bij Windesheim Bij iedere situatie moet je anders te werk gaan. We hebben ze hieronder in het kort op een rij gezet. I. Je gaat verder met dezelfde opleiding in dezelfde opleidingsvorm Log in op Studielink. Je bent nu op de pagina Mijn Studielink. Onder Mijn To Do lijst zie je de actie Regel je herinschrijving. Klik deze actie aan en selecteer Ja, ik wil me herinschrijven. Je kunt deze actie ook vinden door in Mijn opleidingen te klikken op de opleidingsnaam van de huidige inschrijving (studiejaar ). De actie Regel je herinschrijving vind je dan onder Mijn To Do lijst in de detailinformatie. Na het bevestigen is je verzoek tot herinschrijving ingediend en doorgegeven aan Windesheim. Op Mijn Studielink pagina kun je via Mijn ontvangen berichten en via Mijn opleidingen de voortgang van je verzoek in de gaten houden. LET OP: als je op 31 augustus nog niet bent afgestudeerd maar dit wel op korte termijn gaat doen, moet je je wel herinschrijven voor het nieuwe studiejaar. Hoe dat moet, lees je hierboven. II. Je gaat verder met dezelfde opleiding in een andere opleidingsvorm of je kiest voor een andere opleiding Dit betekent in de praktijk dat je je huidige inschrijving stopzet en een nieuwe start. Wanneer je volgend studiejaar een andere opleiding of opleidingsvorm wilt volgen, geef je voor de huidige inschrijving aan dat je je niet wilt herinschrijven. Log in op Studielink. Je bent nu op de pagina Mijn Studielink. Onder Mijn To Do lijst zie je de actie Regel je herinschrijving. Klik deze actie aan en selecteer Nee, ik wil me niet herinschrijven en bevestig dit. Je kunt deze actie ook vinden door in Mijn opleidingen te klikken op de opleidingsnaam van de huidige inschrijving (studiejaar ). De actie Regel je herinschrijving vind je dan onder Mijn To Do lijst in de detailinformatie. Vervolgens moet een nieuwe inschrijving worden toegevoegd. Op de pagina Mijn Studielink kan dit via de link Nieuwe inschrijving toevoegen. Deze staat in de balk Mijn Opleidingen. III. Je wilt voor het studiejaar 2014/2015 niet langer ingeschreven staan bij Windesheim Hiervoor moet je je huidige inschrijving stopzetten. Log in op Studielink. Je bent nu op de pagina Mijn Studielink. Onder Mijn To Do lijst zie je de actie Regel je herinschrijving. Klik deze actie aan en selecteer Nee, ik wil me niet herinschrijven en bevestig dit. Je kunt deze actie ook vinden door in Mijn opleidingen te klikken op de opleidingsnaam van de huidige inschrijving (studiejaar 2013/2014). Je ziet in de detailinformatie twee buttons, namelijk Verzoek tot uitschrijving en Ik wil niet herinschrijven. Klik deze één van beide aan en kies voor bevestigen. Je wordt uitgeschreven met eindedatum 31 augustus. Wanneer je bij je verzoek tot uitschrijving voor de maand juni, juli of augustus kiest wordt je ook uitgeschreven met eindedatum 31 augustus. Je ontvangt hierna van de GSA van Windesheim geen bericht meer. TOELICHTING BIJ HET (HER)INSCHRIJVEN Pagina 3 van 7

4 4 TIJDSTIP VAN INSCHRIJVING, RETOURZENDING EN BETALING Vóór 1 september De (her)inschrijving is gebaseerd op de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW). Op 1 september is het nieuwe studiejaar officieel begonnen. Je inschrijving is afgehandeld als vóór 1 september alle benodigde verificaties via Studielink positief zijn afgerond en/of de noodzakelijke bescheiden bij de GSA zijn ingeleverd en je het collegegeld hebt betaald. Als de hogeschool op 1 september je inschrijvingsbescheiden en/of collegegeld (of de digitale machtiging via Studielink van het collegegeld in termijnen) niet heeft ontvangen, krijg je geen collegekaart en kun je niet deelnemen aan het onderwijs. Ook je eventuele studiefinanciering loopt dan gevaar. Wij wijzen je er nogmaals op dat je zelf verantwoordelijk bent voor het tijdig voldoen aan je inschrijvingsverplichtingen. Als de eerder genoemde verificaties via Studielink niet zijn gelukt, raden wij je met klem aan uiterlijk 15 augustus de benodigde kopieën in te sturen en de betaling te regelen. Wij gaan in eerste instantie uit van de juistheid van de gegevens die jij ons verstrekt. De GSA verricht binnen 30 dagen na ontvangst van de bescheiden en het collegegeld / de machtiging de noodzakelijke controlehandelingen. Wij kunnen de inschrijving alsnog ongedaan maken als blijkt dat niet aan alle voorwaarden is voldaan. Procedure na 1 september Als je inschrijving niet op 1 september is afgehandeld, kun je in september niet aan het onderwijs deelnemen of gebruikmaken van onze voorzieningen. Wanneer op 15 september niet voldaan is aan alle inschrijvingsvoorwaarden, kan niet langer gebruik worden gemaakt van het netwerk. Als je op 25 september niet aan alle inschrijvingsvoorwaarden hebt voldaan, wordt je niet per 1 september ingeschreven. Dit kan gevolgen hebben voor je studiefinanciering en OV-studentenreisproduct. Na 1 oktober kun je alleen nog onder bepaalde voorwaarden ingeschreven worden. Neem contact op met de GSA voor meer informatie hierover. 5 BETAALWIJZE COLLEGEGELD Er zijn drie manieren om je collegegeld te betalen wanneer je je als student wilt inschrijven: 1. Met een digitale machtiging via Studielink 2. Zelf het collegegeld in één keer overmaken naar Windesheim 3. Met een Bewijs Betaald Collegegeld (BBC) Invullen van de digitale machtiging Met de digitale machtiging in Studielink machtig je Windesheim het collegegeld bij je bank te innen. Je kunt hierbij aangeven of je het collegegeld in één keer of in acht gelijke termijnen af wilt laten schrijven. Zorg ervoor dat je de digitale machtiging vóór 1 september 2014 in Studielink hebt bevestigd. Data termijnafschrijvingen De afschrijvingen van het collegegeld vinden plaats rond 1 oktober 2014, 1 november 2014, 1 december 2014, 1 januari 2015, 1 februari 2015, 1 maart 2015, 1 april 2015 en 1 mei De hogeschool brengt voor betaling in termijnen éénmalig 24 euro administratiekosten in rekening. Je kunt de termijnbedragen niet zelf aan ons overmaken. TOELICHTING BIJ HET (HER)INSCHRIJVEN Pagina 4 van 7

5 LET OP: het invullen van betaalgegevens betekent niet dat je ook aan de betaalverplichting hebt voldaan. Hiervoor moet je de digitale machtiging nog (laten) bevestigen. Wanneer iemand anders betaalt, krijg je een van Studielink dat deze persoon de machtiging kan bevestigen. Deze met een link en activeringscode stuur je door naar degene die gaat betalen. LET OP: de persoon die je collegegeld betaalt, en dus ook de machtiging bevestigt, moet gebruik maken van zijn eigen DigiD. Deze persoon moet dus ook een DigiD hebben. Deze kan worden opgevraagd op de site van DigiD. Direct betalen Je kunt ook het gehele bedrag overmaken op IBAN (rekeningnummer) NL25 ABNA t.n.v. de Hogeschool Windesheim in Zwolle onder vermelding van je achternaam en je studentnummer. LET OP: zorg ervoor dat het volledige bedrag voor 1 september bij Windesheim staat bijgeschreven. Het is niet mogelijk de termijnbedragen zelfstandig aan ons over te maken Je kunt natuurlijk ook gebruik maken van een eigen overschrijvingsformulier. Vermeld hierop je achternaam en studentnummer. We raden je aan de betaalopdracht vóór 15 augustus 2014 te regelen. Bewijs Betaald Collegegeld (BBC) Als je bij een andere hogeschool of universiteit bent ingeschreven voor een bekostigde opleiding en het wettelijk collegegeld daarvoor hebt betaald, wordt je vrijgesteld van collegegeld mits je vóór 1 september een origineel Bewijs Betaald Collegegeld (BBC) 2014/2015 van die andere instelling aan ons toestuurt of bij ons inlevert. De vrijstelling betreft alleen het bedrag dat je elders voldaan hebt. Betaling door werkgever Wanneer je werkgever het collegegeld betaalt, kun je bij de GSA een factuur opvragen via gsabalie@windesheim.nl. Vermeld in je mail ook altijd je studentnummer. 6 COLLEGE- EN EXAMENGELD De Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) noemt twee soorten collegegeld: 1. Wettelijk collegegeld 2. Instellingscollegegeld Wettelijk collegegeld Het wettelijk collegegeld voor alle voltijd-, deeltijd- en duale opleidingen bedraagt euro voor het studiejaar 2014/2015. Het wettelijk collegegeld is van toepassing wanneer je: de Nederlandse, Surinaamse, Zwitserse nationaliteit hebt of de nationaliteit uit een land van de Europese Unie een verblijfsvergunning hebt voor langdurig verblijf binnen de EU getrouwd bent of een samenlevingscontract hebt iemand met de Nederlandse, Surinaamse, Zwitserse nationaliteit of de nationaliteit uit een land van de Europese Unie je vanaf september 1991 geen bachelor- of mastergraad hebt behaald. Uitzondering hierop vormen de onderwijs- en gezondheidszorgopleidingen waarvoor nog geen bachelor of mastergraad is behaald en de opleiding Godsdienst-Pastoraal Werk. Studenten wiens collegegeld door de UAF wordt betaald, worden voor de inschrijving gelijkgesteld met studenten met een Nederlandse nationaliteit. TOELICHTING BIJ HET (HER)INSCHRIJVEN Pagina 5 van 7

6 Instellingscollegegeld Wanneer je niet voldoet aan één van de criteria voor het wettelijk collegegeld is het tarief van het instellingscollegegeld vastgesteld op: euro voor alle voltijd-, deeltijd- en duale bacheloropleidingen en de voltijd masteropleidingen euro voor de deeltijd masteropleidingen euro voor de deeltijdopleiding Accountancy euro voor studenten die aan hun tweede opleiding zijn begonnen tijdens hun eerste opleiding, voor de eerste opleiding zijn afgestudeerd en voor de tweede opleiding ononderbroken ingeschreven hebben gestaan Regels en examengeld extranei (studenten die examen afleggen zonder Windesheim te hebben bezocht) Je kunt je alleen met toestemming van de domeindirecteur inschrijven als extraneus. Als je je inschrijft als extraneus, moet je het examengeld van euro ruim vóór 1 september 2014 in zijn geheel overmaken aan Windesheim. Extranei mogen alleen tentamens en examens afleggen. Je hebt dus geen recht op studiebegeleiding en bij een eventuele tussentijdse uitschrijving heb je geen recht op (gedeeltelijke) restitutie. Betaalwijze Er zijn drie manieren waarop je het collegegeld kunt betalen. Lees meer daarover in de handleiding Digitaal machtigen via Studielink en hoofdstuk 5. 7 BESCHERMING VAN JE PRIVACY De door jouw verstrekte gegevens worden gebruikt voor het opleidingsproces van de hogeschool. Zonder je uitdrukkelijke toestemming worden deze gegevens niet verstrekt aan derden. 8 DE WET OP HET HOGER ONDERWIJS EN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK (WHW) Deze voor alle hogescholen en universiteiten geldende wet bevat regelgeving over onder meer de inrichting van het onderwijs, de rechten en plichten van studenten en de inschrijvingsprocedure. In deze toelichting vertellen we beknopt over een aantal zaken uit de WHW. Verdere regelgeving staat in het Studentenstatuut en in het Onderwijs- en Examenreglement van je opleiding. 9 RECHT OP STUDIEFINANCIERING EN FINANCIËLE ONDERSTEUNING Inschrijving als voltijd- of duale student is slechts één van de criteria om in aanmerking te komen voor studiefinanciering. Voor meer informatie over de andere criteria verwijzen wij je naar één van de regiokantoren van DUO of de studentendecaan. De hogeschool kan onder bepaalde voorwaarden financiële ondersteuning bieden. 10 COLLEGEKAART Om onderwijs te volgen en tentamens af te leggen heb je een collegekaart nodig. De GSA maakt je collegekaart aan en stuurt deze per post naar je toe nadat je volledig bent (her)ingeschreven. De GSA moet hiervoor wel je digitale pasfoto hebben. Let op: de eerste collegekaarten voor het nieuwe jaar worden eind augustus verzonden. Dat kan alleen als je vóór 15 augustus aan alle inschrijvingsvoorwaarden hebt voldaan. Als je je collegekaart hebt verloren, maakt de GSA voor 5 euro administratiekosten een nieuwe kaart voor je aan. 11 VERKLARING VAN INSCHRIJVING Studenten en extranei kunnen bij de GSA een verklaring van inschrijving aanvragen. Deze verklaring kun je bijvoorbeeld gebruiken bij het afsluiten van een ziektekostenverzekering of bij je belastingaangifte. 12 ANNULEREN VAN DE INSCHRIJVING Nadat je de inschrijvingsbescheiden hebt ingestuurd en de betaling hebt verricht, kun je je inschrijving voor het studiejaar 2014/2015 nog annuleren. Annuleringen die vóór 1 september 2014 via Studielink door de GSA zijn ontvangen, worden altijd gehonoreerd. TOELICHTING BIJ HET (HER)INSCHRIJVEN Pagina 6 van 7

7 Buiten de hiervoor genoemde voorwaarden is annulering na 31 augustus 2014 niet meer mogelijk. Schrijf je je in bij een andere instelling dan kun je van ons een Bewijs Betaald Collegegeld ontvangen. Als je na 31 augustus 2014 stopt, val je onder de hieronder beschreven regelingen. Een annulering heeft grote gevolgen voor je eventuele studiefinanciering en studentenreisproduct. Voor meer informatie verwijzen wij je naar één van de regiokantoren van DUO of de studentendecaan. 13 BEËINDIGING INSCHRIJVING MET RESTITUTIE VAN COLLEGEGELD Uitschrijving In de WHW is bepaald dat ieder uitschrijfverzoek door de instelling moet worden gehonoreerd met ingang van de maand volgend op de maand waarin het verzoek is ingediend. Studenten moeten zelf een uitschrijfverzoek indienen via Studielink. Wanneer je je uitschrijft, krijg je over de resterende maanden 1/12 de deel van het betaalde collegegeld retour. Voor uitschrijvingsverzoeken in juni, juli en augustus heb je geenrecht meer op restitutie. Voorbeeld 1 Je doet een uitschrijfverzoek in januari. De inschrijving wordt beëindigd per 1 februari. Als je het bedrag in één keer hebt betaald, krijg je 7/12 de van het collegegeld retour. Als je in termijnen betaalt, stoppen de incasso s per 1 februari. Eventueel teveel geïncasseerd geld wordt terugbetaald. Voorbeeld 2 Je doet een uitschrijfverzoek in juni. De inschrijving wordt beëindigd per 31 augustus. Je hebt wettelijk geen recht op gedeeltelijke restitutie. Afstuderen Nadat de GSA van de Onderwijs- en Examencommissie je afstudeergegevens heeft ontvangen, ontvang je automatisch een uitschrijvingsformulier. Wanneer je in juni, juli of augustus afstudeert, ontvang je geen uitschrijvingsformulier. Je hebt immers geen recht op gedeeltelijke restitutie. Je wordt dan automatisch uitgeschreven per 31 augustus. Afstuderen in of na september? Ook dan herinschrijven Als je op 31 augustus nog niet bent afgestudeerd maar dit wel op korte termijn gaat doen, moet je je wel herinschrijven voor het nieuwe studiejaar. Je moet je dus zowel herinschrijven via Studielink als voldoen aan de betalingsverplichting voor het collegegeld. Na je afstuderen krijg je van de GSA een uitschrijvingsformulier volgens de werkwijze in bovenstaande alinea. Eventueel teveel betaald collegegeld krijg je terug. De WHW kent een aantal maatregelen op grond waarvan de hogeschool de inschrijving zelf kan beëindigen. Deze zijn: 1. een bindend studieadvies (BSA) 2. wanbetaling Hiervan is sprake wanneer incasso s door de student worden gestorneerd of wanneer incasso s niet mogelijk zijn. Windesheim beëindigt de inschrijving bij de derde stornering. De student is dan echter nog wel collegegeld verschuldigd tot de datum van uitschrijving. Dat is inclusief de gestorneerde termijnen. Na uitschrijving wegens wanbetaling, is herinschrijving alleen mogelijk wanneer het achterstallige collegegeld is betaald én wanneer het collegegeld voor de nieuwe inschrijving in één keer wordt voldaan. Betaling in termijnen is dan dus niet meer mogelijk. 3. wangedrag Uitvoeringsreglement In- en Uitschrijving Bij de GSA in gebouw C (Zwolle), kamer 0.85 in de centrale hal vind je het Uitvoeringsreglement In- en Uitschrijving. TOELICHTING BIJ HET (HER)INSCHRIJVEN Pagina 7 van 7