Studielink 0.8 Handleiding Dashboard Instellingen

Transcriptie

1 Studielink 0.8 Handleiding Dashboard Instellingen Versie 0.8 Concept

2 Kader Deze handleiding is geschreven in opdracht van Stichting Studielink in het kader van het project Studielink - Herbouw. Documentbeheersing Versie Datum Beknopte beschrijving van wijzigingen Auteur(s) Eerste opzet Anke Khareghani- Stronks Aanpassing n.a.v. review Stichting Studielink De volgende onderwerpen zijn toegevoegd: Inrichting betaalmodule Inrichten teksten Inrichten vragenmodule Berichten Beheer van gebruikers Aanpassing n.a.v. mail d.d Stichting Studielink en opmerkingen instellingen Aanpassing n.a.v. GATissues en opmerkingen training Uitbreiding teksten betaalmodule Vragenmodule: Uitleg Antwoordcode aangepast Uitleg VooropleidingNiveau aangepast Richtlijn vragenmodule toegevoegd Anke Stronks Anke Stronks Anke Stronks Anke Stronks Enkele aanvullingen op het vlak van S&P Jessica Leich Subtab Algemeen toegevoegd Beschrijving van rollen toegevoegd Notatie van links toegevoegd aan de vragenmodule Khareghani- Khareghani- Khareghani- Khareghani- Anke Khareghani- Stronks

3 Distributie Versie Datum Aan Bedrijf Juliet Mühlbauer Stichting Studielink Juliet Mühlbauer Stichting Studielink Juliet Mühlbauer Stichting Studielink Juliet Mühlbauer Stichting Studielink 0.5 Stichting Studielink 0.6 Stichting Studielink Charlotte Benneker Stichting Studielink Charlotte Benneker Stichting Studielink Referenties Versie Datum Document Auteur/Bedrijf Het kwaliteitsmanagementsysteem van QDelft is gecertificeerd volgens ISO 9001:2015 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van QDelft QDelft

4 Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 5 Doel INRICHTING OPLEIDINGSGEGEVENS... 6 Tab Opleidingen... 6 Tab Instellingen... 9 Tab Fixus INRICHTING BETAALMODULE INRICHTEN TEKSTEN INRICHTEN VRAGENMODULE Inrichting Excelbestand Inrichting Subtab - Vragenmodule INRICHTING ALGEMENE INSTELLINGSGEGEVENS BERICHTEN BEHEER VAN GEBRUIKERS Tab Beheer Two-factor log in TERMEN EN DEFINITIES LATER TOE TE VOEGEN AAN HANDLEIDING... 45

5 1. Inleiding Het Dashboard Instellingen faciliteert de inrichting, het beheer en inzage van gegevens van het inschrijvingsproces, zoals dit aan de student wordt gepresenteerd via de Studielink Front Office voor studenten. De Studielink applicatie kan door middel van het Dashboard Instellingen voor een gedeelte naar de behoefte en met gegevens van de instelling ingericht worden. Hierdoor beschikt de student direct bij het indienen van het verzoek tot inschrijving beschikking over de juiste gegevens. Doel Het doel van deze handleiding is om te beschrijven welke functionaliteiten beschikbaar zijn in het Dashboard Instellingen en hoe deze gebruikt kunnen worden om het inschrijfproces van de instelling goed in te richten. Concept van 45

6 2. Inrichting opleidingsgegevens Om aan de student de beschikbare opleidingen te tonen, waar hij of zij een verzoek tot inschrijving voor kan indienen, moeten er opleidingen en bijbehorende inschrijfperiodes worden ingericht. Het inrichten hiervan gebeurt op verschillende plaatsen in het Dashboard Instellingen. Tab Opleidingen Via de tab Opleidingen kunnen de opleidingsgegevens worden ingericht. Op deze tab wordt een tabel getoond met de (eventueel) al ingerichte opleidingen. Wanneer er nog geen opleidingen zijn ingericht, wordt de tabel leeg getoond. Figuur 1: Tab Opleidingen Lege tabel Opleiding toevoegen Rechtsboven de tabel staat de knop Opleiding toevoegen. Door te klikken op deze knop opent het formulier Algemene opleidingsgegevens onder de tabel Opleidingen. Ook verschijnen dan de knoppen Opleiding opslaan en Annuleer waarmee de ingevulde gegevens wel of niet kunnen worden opgeslagen. Wanneer een nieuwe opleiding wordt opgeslagen, wordt deze toegevoegd aan de tabel met de reeds toegevoegde opleidingen. Figuur 2: In te vullen opleidingsgegevens Wanneer er een nieuwe Croho-opleiding wordt toegevoegd (vanuit DUO), wordt deze niet automatisch toegevoegd in de tabel, wel wordt deze toegevoegd bij het veld Croho-opleiding (ISATcode). 6 van 45

7 Opleidingsgegevens De volgende gegevens worden getoond/moeten worden ingevuld om een opleiding in te kunnen richten: Systeemnaam (max 225 karakters): De naam voor een opleiding die alleen binnen het Dashboard Instellingen wordt gebruikt, voor de herkenbaarheid van de opleiding bij het doen van de inrichting door de instelling. De systeemnaam moet uniek zijn. De systeemnaam wordt gebruikt om de opleiding te kunnen koppelen aan een periode. Via de systeemnaam is het mogelijk om bijvoorbeeld een deeltijdopleiding die aan een andere vestiging (bijvoorbeeld Utrecht) wordt gegeven, aan een andere periode te koppelen dan de dezelfde deeltijdopleiding die bijvoorbeeld in Amersfoort wordt gegeven. De systeemnaam wordt niet getoond aan studenten. Instelling: De naam van de instelling die is ingelogd. Deze is niet aan te passen. CROHO-opleiding (ISATcode): Dit is een dropdownlijst met de CROHO-opleidingen waarvoor de instelling is geaccrediteerd op dat moment (aangeleverd door DUO). Deze landelijke opleidingsnaam wordt aan de student getoond bij het indienen van een verzoek tot inschrijving; in combinatie met de opleidingsnaam van de instelling. Variantcode (max 12 karakters): De variantcode is de code die de instelling zelf geeft aan deze variant van de CROHO-opleiding. Deze code wordt ook in het SIS gebruikt. Opleidingsnaam (max 225 karakters): De opleidingsnaam is de naam die de instelling zelf geeft aan deze variant van de CROHO-opleiding. Deze wordt in dit veld ingevuld en aan de student getoond bij het indienen van een verzoek tot inschrijving. Opleidingsnaam EN (max 225 karakters): De opleidingsnaam EN is de Engelse naam die de instelling zelf geeft aan deze variant van de CROHO-opleiding. Indien deze niet wordt ingevuld, wordt de Nederlandse naam getoond aan student. Opleidingsnaam DE (max 225 karakters): De opleidingsnaam DE is de Duitse naam die de instelling zelf geeft aan deze variant van de CROHO-opleiding. Indien deze niet wordt gevuld dan wordt indien beschikbaar de Engelse naam getoond aan de student en anders de Nederlandse naam. Vestiging: Hier worden alle vestigingen (plaatsen) van de instelling getoond. Door middel van checkboxen kan een vestiging (of meerdere) aan de opleiding worden gekoppeld. Balie: Een dropdownlijst met de door de instelling ingerichte balies. Zie paragraaf <nog toe te voegen>. URL opleiding (max 225 karakters): Hier kan de URL die verwijst naar de opleidingspagina op de website van de instelling ingevuld worden. Deze wordt getoond aan de student bij het kiezen van de opleiding. URL opleiding EN (max 225 karakters): Hier kan de Engelstalige URL die verwijst naar de opleidingspagina van de instelling ingevuld worden. Deze wordt getoond aan de student bij het kiezen van de opleiding. Indien deze leeg wordt gelaten, wordt de Nederlandse URL getoond aan student. URL opleiding DE (max 225 karakters): Hier kan de Duitstalige URL die verwijst naar de opleidingspagina van de instelling ingevuld worden. Deze wordt dan getoond aan de student bij het kiezen van de opleiding. Indien deze leeg wordt gelaten dan wordt, indien beschikbaar, de Engelstalige URL getoond aan de student en anders de Nederlandse URL. Instroom eerstejaars/hogerejaars: Een dropdownlijst waarin kan worden aangegeven of een student mag inschrijven als eerstejaars, hogerejaars of beide. 7 van 45

8 Opleidingsvormen: Hier worden de opleidingsvormen (VT, DT en DU) getoond. Door middel van checkboxes kan een opleidingsvorm (of meerdere) aan de opleiding worden gekoppeld. Wanneer een opleidingsvorm is aangevinkt verschijnt Studiekeuzecheck eronder. Figuur 3: Opleidingsvormen inclusief SKC Studiekeuzecheck: Per opleidingsvorm kan worden aangegeven (door middel van checkboxes) of de Studiekeuzecheck van toepassing is, verplicht is en of deze na 1 mei nog beschikbaar is. Indien het gaat om een niet-fixus Bachelor opleiding dan wordt standaard het vinkje gezet bij van toepassing. Keuze opleidingsvorm bij herinschrijven: Hier kan worden aangegeven of een student mag switchen van opleidingsvorm bij een herinschrijving. SKC tekst (max 500 karakters): Aanvullende informatie omtrent de Studiekeuzecheck kan hier ingevuld worden. De student ziet deze informatie bij de keuze van de opleiding. SKC tekst EN (max 500 karakters): Aanvullende informatie in het Engels omtrent de Studiekeuzecheck kan hier ingevuld worden. De student ziet deze informatie bij de keuze van de opleiding. Indien deze leeg wordt gelaten, wordt de Nederlandse SKC tekst getoond aan student. SKC tekst DE (max 500 karakters): Aanvullende informatie in het Duits omtrent de Studiekeuzecheck kan hier ingevuld worden. De student ziet deze informatie bij de keuze van de opleiding. Indien deze leeg wordt gelaten dan wordt, indien beschikbaar, de Engelstalige SKC tekst getoond aan de student en anders de Nederlandse SKC tekst. Inschrijfvorm: Een dropdownlijst waarin moet worden aangegeven met welke inschrijfvorm de student mag inschrijven: student, extraneus of allebei. Verzoek tot inschrijven: Een dropdownlijst waarin kan worden aangegeven welke fase deze opleiding heeft bij een Verzoek tot inschrijven. Herinschrijven: Een dropdownlijst waarin kan worden aangegeven welke fase deze opleiding heeft bij Herinschrijven. De fase is niet verplicht, indien de fase wordt leeggelaten dan wordt bij de herinschrijving de fase gebruikt van de inschrijving waarop de herinschrijving is gebaseerd. Zoeken van een opleiding Het zoeken van een opleiding is mogelijk via de tabel (zie figuur 1). Per kolom is er een veld aanwezig waarin zoekcriteria getypt kunnen worden. Als er getypt wordt in dit veld dan wordt er gelijk gezocht in de database. Alle resultaten waarin de getypte tekst voorkomt, worden getoond. Wanneer wordt weggegaan van de pagina worden de zoekcriteria niet onthouden. Bestaande opleiding inzien en wijzigen Door het klikken op een bestaande opleiding in de tabel verschijnen de gegevens van deze opleiding onder de tabel. Om de opleiding te kunnen wijzigen moet op de knop Gegevens wijzigen worden geklikt. De gegevens van de opleiding worden dan in wijzigmodus getoond. Alle gegevens zijn aan te passen, behalve Instelling en CROHO-opleiding (ISATcode). 8 van 45

9 Tab Instellingen Wanneer de opleidingen zijn ingericht via de tab Opleidingen dan moeten deze opleidingen nog beschikbaar worden gemaakt voor de studenten, zodat zij voor deze opleidingen een verzoek tot inschrijving kunnen indienen. Het openstellen van de opleidingen voor de studenten gebeurt onder de tab Instellingen subtab Collegejaar-Periodes (zie ook paragraaf 2.2.1). Daarnaast kan via de tab Instellingen subtab Opleidingsverzoeken aangegeven worden of student een verzoek tot inschrijving mag doen per CROHOopleiding of per alternatieve opleiding (zie ook paragraaf 2.2.2) Subtab Collegejaar Periodes Op de subtab Collegejaar - Periodes is het mogelijk om collegejaren toe te voegen en binnen die collegejaren één of meerdere profielen toe te voegen. Per profiel is het mogelijk om opleidingen te koppelen aan het profiel. Een opleiding kan maar aan één profiel binnen een collegejaar worden gekoppeld. Profielen kunnen zo worden ingericht dat specifieke start-, openstellings- en betalingsdata kunnen worden ingevuld. Zo kunnen er bijvoorbeeld verschillende profielen worden ingericht voor opleidingen die alleen septemberinstroom kennen, en opleidingen die zowel september- als februari-instroom hanteren. Figuur 4: Subtab Collegejaar - Periodes Collegejaar toevoegen Door middel van de knop Collegejaar toevoegen wordt een nieuw collegejaar toegevoegd aan de al bestaande collegejaren. Het nieuwe collegejaar wordt getoond bovenaan de al aanwezige collegejaren en is opvolgend aan het meeste recente collegejaar. 9 van 45

10 Figuur 5: Nieuw collegejaar toegevoegd met standaardprofiel Gegevens wijzigen standaardprofiel Bij het toevoegen van een nieuw collegejaar wordt een standaardprofiel toegevoegd aan het collegejaar. Dit standaardprofiel is aan te passen, met de knop Gegevens wijzigen, waarbij regels verwijderd kunnen worden behalve de eerste regel van het standaardprofiel. Deze is niet te verwijderen, omdat een student altijd per 1 september moet kunnen starten en een verzoek tot inschrijving moet kunnen doen vanaf 1 oktober het jaar ervoor. De naam van het profiel is aan te passen, zodat duidelijk is welk profiel wat inhoudt. Deze naam wordt alleen gebruikt ter administratie en zal niet worden getoond aan de studenten. Door middel van de prullenbakjes naast elke regel kan een regel verwijderd worden. Het is ook mogelijk om een startdatum toe te voegen met de knop Voeg een startdatum toe. Alle data in het profiel zijn te wijzigen, behalve de Startdatum en Openstelling vanaf van de eerste regel van het standaardprofiel. Figuur 6: Standaardprofiel in wijzig modus 10 van 45

11 Gegevens opslaan Door middel van de knop Gegevens opslaan kunnen de gewijzigde gegevens worden opgeslagen. Wanneer op de knop Annuleer wordt geklikt, worden de gewijzigde gegevens niet opgeslagen. Profielgegevens De volgende gegevens worden getoond in een profiel: Startdatum: De datum die de student kan kiezen om zijn opleiding te starten. De student ziet alleen deze datum bij het indienen van een verzoek tot inschrijving. Met behulp van deze startdatum wordt de startmaand afgeleid en deze wordt doorgestuurd naar het SIS. Instroomdatum*: Dit is de datum waar de bijbehorende startdatum onder valt. Deze datum wordt niet getoond bij de student en wordt ook niet doorgestuurd naar het SIS. Instroomcode*: Dit is de code die de instelling inricht en gebruikt om het instroommoment te definiëren in het SIS. De instroomcode hoeft niet uniek te zijn en hoeft ook niet voor het hele profiel hetzelfde te zijn. Daardoor is het mogelijk om bijvoorbeeld een februari instroom te definiëren binnen eenzelfde profiel. Openstelling vanaf: Dit is de datum vanaf wanneer studenten een verzoek tot inschrijving kunnen indienen voor de betreffende opleiding voor het betreffende collegejaar. Openstelling t/m: Dit is de datum tot en met wanneer studenten een verzoek tot inschrijving kunnen indienen voor de betreffende opleiding voor het betreffende collegejaar. Betaling vanaf: Dit is de datum vanaf wanneer de student de betaalgegevens kan invoeren (mits de betaalmodule open staat en msg20 is verstuurd). Betaling t/m: Dit is de datum tot en met wanneer de student de betaalgegevens kan invoeren (mits de betaalmodule open staat en msg20 is verstuurd). * Met zowel Instroomdatum als Instroomcode wordt binnen Studielink niets gedaan. Deze gegevens worden alleen gevuld zodat deze verstuurd kunnen worden in msg03 naar het SIS en overeenkomen met de inrichting in het SIS. Het is dus ook mogelijk om in Studielink altijd dezelfde instroomcode en instroomdatum in te vullen. Toevoegen profiel aan collegejaar Door middel van de knop Profiel toevoegen wordt er een nieuw profiel toegevoegd aan een collegejaar. Dit profiel is standaard leeg en moet helemaal zelf worden ingericht. De gegevens die ingevuld moeten worden zijn gelijk aan de gegevens benoemd in de paragraaf hierboven, Profielgegevens. De naam van het profiel kan ook aangepast worden. Er is geen maximum aan het aantal profielen dat kan worden toegevoegd aan een collegejaar. Figuur 7: Nieuw (leeg) profiel toegevoegd aan collegejaar 11 van 45

12 Opleidingen koppelen aan profielen Alle opleidingen die zijn ingericht op de tab Opleidingen kunnen worden gekoppeld aan een profiel. Deze opleidingen worden in een lijst getoond onder de collegejaren-profielen. Het is niet verplicht om alle ingerichte opleidingen te koppelen aan een profiel. Wanneer een opleiding niet gekoppeld is dan wordt deze niet zichtbaar voor de student en kan de student zich hier dus niet voor aanmelden. Figuur 9: Lijst met opleidingen onder collegejaren-profielen Figuur 8: Lijst met opleidingen onder collegejaren-profielen Opleidingsnaam is systeemnaam De opleidingen worden getoond aan de hand van hun systeemnaam. Dit houdt in dat de kolom Opleiding de ingerichte systeemnaam weergeeft. Hierdoor is het mogelijk om flexibel opleidingen te kunnen koppelen aan een profiel. Ook wordt in de tabel getoond om welke Opleidingsvorm en welke Locatie het gaat. Om een opleiding te kunnen koppelen, moet eerst op de knop Gegevens wijzigen worden geklikt. Het is dan mogelijk om door middel van het aanvinken van de checkboxen een opleiding te koppelen. Om de gegevens op te slaan moet op de knop Gegevens opslaan worden geklikt. Wanneer op de knop Annuleer wordt geklikt, worden de gewijzigde gegevens niet opgeslagen. Figuur 10: Te koppelen opleidingen in wijzigmodus 12 van 45

13 Inzien huidig profiel In de tabel wordt per opleiding getoond of deze al is gekoppeld aan een ander profiel. Dit wordt weergegeven in de kolom Huidig profiel. Om een opleiding dan te kunnen koppelen aan het profiel dat nu open staat, moet deze dus eerst worden losgekoppeld van het andere profiel. Figuur 11: Gekoppeld huidig profiel Controle op profielen Bij het opslaan van de koppeling van een opleiding aan een profiel wordt gecontroleerd of de combinatie van instelling, opleiding, vestiging, opleidingsvorm, periode en eerstejaarsinschrijving wel geaccrediteerd is op basis van de CROHO tabellen die worden aangeleverd door DUO. Indien dit niet zo is, wordt de betreffende regel (of meerdere regels) oranje gekleurd met daarbij een zogenoemde tooltip (vraagteken) met de volgende tekst: De volgende combinatie van ISAT, vestiging en opleidingsvorm is niet geldig voor de gekozen periode: [ISATcode, vestiging, opleidingsvorm]. Omdat er meerdere combinaties per regel mogelijk zijn, geeft de oranjekleur aan dat voor minimaal één van de weergegeven combinaties geen accreditatie is. De instelling kan dan de opleidingsgegevens aanpassen zodat de combinatie wel voldoet aan de accreditatie. Het is ook mogelijk om de gegevens gewoon zo te laten, omdat bijvoorbeeld de instelling weet dat de accreditatie eraan komt. Figuur 12: Oranje regel indien combinatie niet geaccrediteerd is 13 van 45

14 Wat ziet de student? Nadat de opleidingen zijn gekoppeld aan een profiel kan de student deze opleiding vinden in het opleidingsaanbod (de opleiding is dan actief), zodat hij of zij een verzoek tot inschrijving kan gaan doen voor deze opleiding. Wanneer een opleiding niet is gekoppeld aan een profiel, dan zal de student deze opleiding dus ook niet kunnen vinden en dus ook geen verzoek tot inschrijving kunnen doen voor deze opleiding. Nadat de student een opleiding heeft gekozen kan hij of zij in de volgende stap aangeven op welke datum hij Figuur 13: Opleidingen die de student ziet nadat deze zijn gekoppeld of zij wil starten met de opleiding. Dit is/zijn de startdatum/-datums die is/zijn ingevuld bij het profiel waaraan de opleiding is gekoppeld. De startdatums zijn zodanig gesorteerd dat de eerst mogelijke datum als eerste getoond wordt. 14 van 45

15 Figuur 14: Keuze uit mogelijke startdata voor opleiding Subtab Opleidingsverzoeken Op deze tab kan worden aangegeven of een student een verzoek tot inschrijving mag doen per opleiding of per alternatieve opleiding. De tab toont de CROHO-opleidingen inclusief ISATcodes die aanwezig zijn voor de instelling. Standaard is ingericht dat een verzoek tot inschrijving per opleiding (= CROHO-opleiding) gedaan mag worden. 15 van 45

16 Figuur 15: Subtab Opleidingsverzoeken Wijzigen van gegevens Klikken op de knop Gegevens wijzigen (onderaan de pagina) zet de pagina in wijzigmodus. Per opleiding kan door middel van radiobuttons aangegeven worden of de student een verzoek tot inschrijving kan doen per opleiding of per alternatieve opleiding. Boven de radiobuttons worden nog twee knoppen getoond: Kies alle opleidingen en Kies alle alternatieve opleidingen. Door middel van deze knoppen is het mogelijk om alle selecties van bijvoorbeeld opleiding om te zetten naar alternatieve opleiding en vice versa. Individuele keuzes worden dan overschreven. Met de knoppen Gegevens opslaan en Annuleer worden de gewijzigde gegevens wel of niet opgeslagen. Figuur 16: Alle opleidingen vs. alle alternatieve opleidingen Een wijziging op dit tabblad wordt niet doorgevoerd op de tab Opleidingen. Dit heeft alleen consequenties voor het dashboard van de studenten. Tab Fixus Op de tab Fixus kunnen de fixusopleidingen worden ingericht. Gelijk aan de tab Opleidingen wordt er bovenaan de tab een tabel getoond met de (eventueel) al ingerichte fixusopleidingen. Wanneer er nog geen fixusopleidingen zijn ingericht, wordt de tabel leeg getoond. Fixusopleidingen dienen voor 1 oktober ingericht te zijn. 16 van 45

17 Fixusopleiding toevoegen Figuur 17: Tab Fixus Lege tabel Rechtsboven de tabel staat de knop Fixus toevoegen. Klikken op deze knop opent het formulier Nieuwe fixusopleiding toevoegen onder de tabel Fixusopleidingen. Ook verschijnen dan de knoppen Fixus inrichten en Annuleer waarmee de ingevulde gegevens wel of niet kunnen worden opgeslagen. Wanneer een nieuwe fixusopleiding wordt opgeslagen, wordt deze toegevoegd aan de tabel met al aanwezige opleidingen. Figuur 18: In te vullen fixusgegevens stap 1 Fixusgegevens stap 1 De volgende gegevens worden getoond/moeten worden ingevuld om de eerste stap te kunnen doorlopen voor het inrichten van een fixusopleiding: CROHO-opleiding (ISATcode): Dit is een dropdownlijst met de CROHO-opleidingen waarvoor de instelling is geaccrediteerd. LET OP: Een fixus wordt ingesteld per ISATcode. Indien er verschillende alternatieve opleidingsomschrijvingen aangemaakt zijn voor de desbetreffende opleiding dan geldt de fixus dus ook voor deze onderliggende opleidingsomschrijvingen. Opleidingsvorm: Dit is een dropdownlijst met de drie mogelijke opleidingsvormen (voltijd, deeltijd en duaal). Een fixus dient voor iedere opleidingsvorm apart worden ingericht wanneer daar sprake van is. Collegejaar: Dit is een dropdownlijst met de mogelijke collegejaren waarvoor een fixusopleiding kan worden ingericht. De collegejaren die hier getoond worden zijn de collegejaren die zijn ingericht op de tab Instelling subtab Collegejaar Periodes. 17 van 45

18 Na het invullen van bovengenoemde gegevens moet de knop Fixus inrichten worden ingedrukt. Studielink controleert dan of er niet al eenzelfde fixusopleiding aanwezig is. Indien er nog geen fixusopleiding aanwezig is met deze gegevens worden de gegevens opgeslagen en wordt stap 2 getoond waar de rest van de gegevens ingevuld moeten worden. Figuur 19: In te vullen fixusgegevens - stap 2 Fixusgegevens stap 2 De volgende gegevens worden getoond/moeten worden ingevuld om de tweede stap te kunnen doorlopen voor het verder inrichten van een fixusopleiding: Plaatsen aanbieden tot en met: Hier moet de datum ingevuld worden tot en met wanneer er plaatsen aangeboden mogen worden aan de studenten. Bijvoorbeeld: wordt hier 1 september ingevuld, dan worden er op 1 september nog plaatsen aangeboden. Deze datum moet na 31 juli liggen en kan gedurende het studiejaar aangepast worden. Wanneer de initieel ingevulde datum reeds is verstreken kan de datum niet meer aangepast worden naar een nieuwe datum in de toekomst. Let op: in het oude Studielink moest hier een datum tot worden ingevuld, in plaats van t/m. Capaciteit (max 5 karakters): Dit is het totale aantal plaatsen dat beschikbaar is voor de fixusopleiding, dus inclusief het aantal Te reserveren plaatsen. Bijvoorbeeld: er zijn 200 plaatsen waarvan er 20 gereserveerd moeten worden; vul dan 200 in bij Capaciteit en 20 bij Te reserveren plaatsen. Te reserveren plaatsen (max 5 karakters): Dit is het aantal plaatsen dat de instelling reserveert en deze zullen in eerste instantie dus niet worden uitgegeven door de Studielink applicatie. Het aantal te reserveren plaatsen bepaalt de instelling zelf. Dit aantal kan geleidelijk worden bijgesteld, om op die manier bezwaar en beroep studenten alsnog een plaats aan te kunnen bieden via Studielink. Om dit te kunnen doen moet de desbetreffende student een rangnummer toebedeeld krijgen waarmee deze plaatsbaar is. Dit rangnummer wordt doorgegeven aan Studielink en het aantal te reserveren plaatsen wordt één plaats naar beneden bijgesteld. 18 van 45

19 Aantal keer deelnemen: Dit geeft aan hoe vaak een student mee mag doen met de selectie voor deze opleiding bij deze instelling over meerdere jaren heen. Het aantal ligt op 1, 2 of 3 keer. Het landelijk maximum is vastgesteld op 3. Een deelname wordt geregistreerd zodra er sprake is (geweest) van een actieve inschrijving na de aanmelddeadline van 15 januari. De eerder verbruikte pogingen in combinatie met het instellingsmaximum voor deelname aan selectie voor de desbetreffende opleiding, bepaalt of de student zich nog mag aanmelden. Studenten kunnen de eerder verbruikte selectiepogingen eveneens inzien in hun Studielink account. URL link selectiecriteria Nederlands (max 225 karakters): De URL, die verwijst naar de webpagina waar de selectiecriteria en - procedures van deze opleiding staan, kan hier ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student bij het kiezen van de opleiding. Let op: deze URL wordt ook gebruikt in een aantal meldingen over Het bereiken van het maximum aantal verzoeken die aan studenten worden getoond in de front end. Op Studiekeuze123 wordt bij de opleidingsinformatie ook verwezen naar deze URL. URL link selectiecriteria Engels (max 225 karakters): De Engelstalige URL, die verwijst naar de webpagina waar de selectiecriteria en -procedures van deze opleiding staan, kan hier ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student bij het kiezen van de opleiding. Indien deze leeg wordt gelaten, wordt de Nederlandse URL getoond aan student. URL link selectiecriteria Duits (max 225 karakters): De Duitstalige URL die verwijst naar de webpagina waar de selectiecriteria en procedures van deze opleiding staan, kan hier ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student bij het kiezen van de opleiding. Indien deze leeg wordt gelaten dan wordt, indien beschikbaar, de Engelstalige URL getoond aan de student, en anders de Nederlandse URL. URL link verbruikte selectiepogingen Nederlands (max 225 karakters): De URL die verwijst naar de webpagina waar uitleg staat over verbruikte selectiepogingen en wat de student moet doen indien deze het niet eens is met het aantal verbruikte selectiepogingen kan hier ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student bij zijn of haar verbruikte selectiepoging(en). URL link verbruikte selectiepogingen Engels (max 225 karakters): Hier kan de URL die verwijst naar de webpagina waar uitleg staat over verbruikte selectiepogingen en wat de student moet doen indien hij het niet eens is met het aantal verbruikte selectiepogingen ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student bij zijn of haar verbruikte selectiepoging(en). Indien deze leeg wordt gelaten, wordt de Nederlandse URL getoond aan student. URL link verbruikte selectiepogingen Duits (max 225 karakters): De URL die verwijst naar de webpagina waar uitleg staat over verbruikte selectiepogingen en wat de student moet doen indien hij het niet eens is met het aantal verbruikte selectiepogingen kan hier ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student bij zijn of haar verbruikte selectiepoging(en). Indien deze leeg wordt gelaten dan wordt, indien beschikbaar, de Engelstalige URL getoond aan de student en anders de Nederlandse URL. Met de knop Opslaan worden de gegevens opgeslagen en met de knop Terug worden de gegevens niet opgeslagen en wordt er teruggegaan naar Stap 1 van het inrichten van een nieuwe fixusopleiding. Zoeken van een fixusopleiding Het zoeken van een fixusopleiding is mogelijk via de tabel (zie figuur 17). Per kolom is er een veld aanwezig waarin zoekcriteria getypt kunnen worden. Als er getypt wordt in dit veld wordt er gelijk gezocht door de applicatie. Alle resultaten waarin de getypte tekst voorkomt worden getoond. Inzien en wijzigen van fixusopleiding Door het klikken op een bestaande fixusopleiding in de tabel verschijnen de gegevens van deze fixusopleiding onder de tabel. Om de fixusopleiding te kunnen wijzigen moet op de knop Wijzig gegevens worden geklikt. De gegevens van de fixusopleiding worden dan in wijzigmodus getoond. Bijna alle gegevens zijn aan te passen, behalve: 19 van 45

20 Aantal keer deelnemen : vanaf 1 oktober kan niet meer worden gewijzigd hoe vaak een student mag deelnemen. Capaciteit : vanaf 1 december kan de capaciteit van de opleiding niet meer worden aangepast. Wijzigingen tussen 1 oktober en 1 december dienen ook aan DUO worden doorgegeven. Kopiëren van een fixusopleiding Door het klikken op een bestaande fixusopleiding in de tabel verschijnen de gegevens van deze fixusopleiding onder de tabel. Door middel van de knop Kopieer gegevens is het mogelijk om een bestaande fixusopleiding als basis te gebruiken voor een nieuw in te richten fixusopleiding. Om dit te gebruiken moet minimaal één van de gegevens van stap 1 (CROHO-opleiding (ISATcode), Opleidingsvorm of Collegejaar) gewijzigd worden. Daarna kan worden doorgegaan naar stap 2, waar ook al de gegevens worden getoond die bij de originele fixusopleiding zijn ingericht. Deze kunnen dan ook aangepast worden. Verwijderen van een fixusopleiding Door het klikken op een bestaande fixusopleiding in de tabel verschijnen de gegevens van deze fixusopleiding onder de tabel. Door middel van de knop Verwijder fixus kan een fixusopleiding verwijderd worden. Verwijderen voor 1 oktober Als de instelling voor 1 oktober een fixusopleiding verwijdert dan moeten de volgende stappen worden ondernomen: De instelling dient Studiekeuzecheck gegevens in te richten voor de opleiding. De instelling dient aan diverse kanalen door te geven dat de NF is komen te vervallen (eigen website, DUO, Studiekeuze123). Verwijderen tussen 1 oktober en 1 december Als er reeds ingediende VTI s aanwezig zijn: Een fixusopleiding kan alleen verwijderd worden als er nog geen verzoek tot inschrijving is vastgelegd voor de opleiding in het betreffende collegejaar, anders wordt er een foutmelding getoond. Om de fixus toch te verwijderen moeten eerst alle VTI s worden gecorrigeerd. De instelling kan dit zelf doen via het SIS, of de studenten kan worden verzocht om zelf het verzoek in te trekken en een nieuw verzoek in te dienen. De instelling dient Studiekeuzecheck gegevens in te richten voor de opleiding. De instelling dient aan diverse kanalen door te geven dat de NF is komen te vervallen (eigen website, DUO, Studiekeuze123). Als er geen ingediende VTI s aanwezig zijn: De fixusopleiding kan verwijderd worden via het Dashboard. De instelling dient Studiekeuzecheck gegevens in te richten voor de opleiding De instelling dient aan diverse kanalen door te geven dat de NF is komen te vervallen (eigen website, DUO, Studiekeuze123). 20 van 45

21 3. Inrichting betaalmodule Om de studenten via de Studielink applicatie betaalgegevens in te laten vullen, moet de betaalmodule worden ingericht. Het inrichten van de betaalmodule gebeurt via de tab Instellingen subtab Betaalmodule. Figuur 20: Tab Instellingen - Subtab Betaalmodule Wijzigen van de betaalmodule De inrichting van de betaalmodule is te wijzigen door het klikken op de knop Wijzig gegevens. De tab wordt dan in wijzigmodus getoond. Ook verschijnen dan de knoppen Bewaar gegevens en Annuleer waarmee de ingevulde gegevens juist wel of niet kunnen worden opgeslagen. Betaalmodulegegevens De volgende gegevens worden getoond/moeten worden ingevuld bij de betaalmodule: Betaalmodule: Door middel van selectieknoppen kan hier worden aangegeven of de betaalmodule aan of uit staat. Betaalwijze: De manier waarop de student kan betalen: digitale machtiging en/of betaling op andere wijze, kan worden aangegeven door checkboxes. MerchantId (max 10 karakters): Als er gebruik wordt gemaakt van Digitaal Incasso Machtigen (DIM) moet het MerchantId van de instelling hier ingevuld worden. Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van DIM, maar enkel van de reguliere digitale machtiging (DM), moet het veld leeggelaten worden. Bank: Als er gebruik wordt gemaakt van DIM moet de huisbank van de instelling hier ingevuld worden. Dit is een dropdownlijst. Wanneer er geen gebruikt wordt gemaakt van DIM moet het veld leeggelaten worden. Informatie collegegeld Nederlands (max 225 karakters): De URL die verwijst naar de webpagina waar informatie staat omtrent het collegegeld kan hier ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student wanneer hij of zij de betaalgegevens invult Informatie collegegeld Engels (max 225 karakters): De Engelstalige URL die verwijst naar de webpagina waar informatie staat omtrent het collegegeld kan hier ingevuld worden. Deze link wordt 21 van 45

22 getoond aan de student wanneer hij of zij een betaling gaat doen. Indien deze leeg wordt gelaten, wordt de Nederlandse URL getoond aan student. Informatie collegegeld Duits (max 225 karakters): De Duitstalige URL die verwijst naar de webpagina waar informatie staat omtrent het collegegeld kan hier ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student wanneer hij of zij een betaling gaat doen. Indien deze leeg wordt gelaten dan wordt, indien beschikbaar, de Engelstalige URL getoond aan de student en anders de Nederlandse URL. Onderstaande gegevens kunnen allemaal in het Nederlands, Engels en Duits worden ingevuld. Ook hier geldt voor alle velden dat indien Engelstalig leeg is gelaten de Nederlandse tekst wordt getoond. Indien Duitstalig leeg is gelaten, wordt, indien ingevuld, de Engels tekst getoond en anders de Nederlandse tekst. Daarnaast is het bij de onderstaande teksten mogelijk om door middel van een aantal lay-out knoppen bijvoorbeeld Bold, Italic, List, een link tekst of mailto tekst toe te voegen. Tekst die wordt weergegeven als de betaalmodule inactief is of is uitgeschakeld (max 3000 karakters): Deze tekst wordt aan de student getoond indien de betaalmodule uit staat of wanneer de betaalmodule wel aan staat, maar de betalingsperiode nog niet is opengesteld of wanneer de betaalmodule wel aan staat, de betalingsperiode open is gesteld, maar er is nog geen msg20 ontvangen. Deze situaties kunnen niet op hetzelfde moment voorkomen: of de betaalmodule staat uit of de betaalmodule staat aan, maar de betaalperiode is nog niet opengesteld of de betaalmodule staat aan, de betaalperiode is open, maar er is nog geen msg20 ontvangen. Het is dus mogelijk om deze tekst voor één van deze situaties in te vullen. Informatie over de betaalwijze bij digitale machtiging (max 1000 karakters): Deze tekst wordt aan de student getoond wanneer hij of zij kiest voor de betaalwijze Digitale machtiging. Afhankelijk van de betaalflow die de student doorloopt, wordt deze tekst getoond bij een reguliere DM of DIMmachtiging. Informatie over betaalwijze via instelling (max 1500 karakters): Deze tekst wordt aan de student getoond wanneer hij of zij kiest voor de betaalwijze Betaling op andere wijze. Betaalwijze informatie bij niet SEPA land (max 1500 karakters): Deze tekst wordt aan de student getoond wanneer hij of zij kiest voor een niet SEPA land in de betaalflow. De instelling kan hier uitleggen hoe de student in dit geval kan betalen. Betaling ineens (max 750 karakters): Deze tekst wordt aan de student getoond wanneer hij of zij kiest voor betaling ineens. Het is hier niet nodig om hoogte collegegeld en betalingsdatum toe te voegen want deze worden al standaard getoond op het scherm dat de student te zien krijgt, bij het invullen van de betaalgegevens. Betaling in termijnen (max 750 karakters): Deze tekst wordt aan de student getoond wanneer hij of zij kiest voor betaling in termijnen. Het is hier niet nodig om hoogte collegegeld, administratiekosten Figuur 21: Tekstvelden betaalmodule 22 van 45

23 en termijndata toe te voegen want deze worden al standaard getoond bij de student op het scherm dat de student te zien krijgt, bij het invullen van de betaalgegevens. 23 van 45

24 4. Inrichten teksten De student kan via de Studielink applicatie verschillende s ontvangen omtrent de status van zijn of haar (verzoek tot) inschrijving. Een aantal (dertig) van deze s zijn door de instelling in te richten. Dit kan via de tab Instellingen subtab teksten. Figuur 22: Tab Instellingen - Subtab teksten Alle s worden op de pagina getoond met als titel het onderwerp van de . Dit onderwerp is niet aan te passen. Per wordt er aangegeven of deze wordt verzonden naar de student of juist niet. Ook kan per de gegevens (inhoud) worden gewijzigd. Door op de regel van de te klikken opent de tekst en is de standaardtekst te zien. Zie ook figuur 23. In het Studielink Berichtenboek (concept) staan de berichten die vanuit Studielink naar de student verstuurd (kunnen) worden. Voor de berichten die door instellingen aangepast kunnen worden, is in het berichtenboek een voorbeeldtekst opgenomen die de instelling kan gebruiken als voorbeeld. Het Studielink Berichtenboek is te vinden op de Projectwebsite. Wijzigen gegevens Door te klikken op de knop Gegevens wijzigen wordt de in de wijzigmodus getoond. Ook verschijnen dan de knoppen Gegevens opslaan en Annuleer waarmee de ingevulde gegevens juist wel of niet kunnen worden opgeslagen. Figuur 23: Wijzigmodus van een 24 van 45

25 Per kan er in het Nederlands, Engels en Duits een tekst worden ingegeven. Wanneer je als instelling wil dat een wordt verstuurd naar de student, dan moet in ieder geval de Nederlandse tekst gevuld zijn. Daarmee is de actief en wordt deze verzonden. Bij alle in te vullen teksten is er de mogelijkheid om de lay-out aan te passen door middel van een aantal knoppen bijvoorbeeld Bold, Italic, List. een link tekst of een mailto tekst toe te voegen. Ook worden er bij een aantal s zogenaamde tags getoond. In de figuur hierboven is dat de tag Datum VTI. Door het klikken op de tag wordt deze ingevoegd in de tekst. Deze tag zal worden gevuld met gegevens uit de database. In dit geval de datum waarop de student zijn of haar verzoek tot inschrijving heeft gedaan. Bij het opslaan van de gegevens worden de teksten read-only weergegeven en is het label Wordt niet verzonden veranderd in Wordt verzonden (indien de Nederlandse tekst is gevuld). Figuur 24: Ingevulde tekst inclusief tag Standaardheader en footer Alle s die worden uitgestuurd worden voorzien van een standaardheader en footer. De header is als volgt: Beste <roepnaam student>. De footer is als volgt: Met vriendelijke groet, Studielink namens <instellingsnaam>. Waarbij de gegevens tussen < > wordt gevuld met gegevens uit de database (de desbetreffende instelling in dit geval). Standaardblok met opleidingsgegevens Bij een aantal van de s zal een standaardblok met opleidingsgegevens worden toegevoegd aan de e- mail indien deze wordt verstuurd. Dit blok ziet er als volgt uit: Dit bericht heeft betrekking op de volgende opleiding: Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Onderwijsinstelling <naam instelling> Vestiging <vestiging opleiding> Soort opleiding <soort opleiding> Inschrijvingsvorm <inschrijvingsvorm> Opleidingsvorm <opleidingsvorm> Periode <periode> Waarbij de gegevens tussen < > wordt gevuld met gegevens uit de database (de opleiding waarvoor de student heeft aangemeld in dit geval). Meertaligheid Ook bij de teksten geldt dat, gelijk als in de rest van de applicatie, indien Engelstalig leeg is gelaten de Nederlandse tekst wordt getoond. Indien Duitstalig leeg is gelaten, wordt, indien ingevuld, de Engels tekst getoond en anders de Nederlandse tekst. 25 van 45

26 Aan te passen s inclusief mogelijke tags Hieronder staat de lijst met de s die aan te passen zijn met daarbij, indien van toepassing, de tags die ingevuld kunnen worden voor deze . Onderwerp Mogelijke tags Standaardblok met opleidingsgegevens Bevestiging verzoek tot inschrijving Datum VTI Ja Bevestiging verzoek tot inschrijving (fixus) Datum VTI Ja Je kunt je nu herinschrijven Opleidingsnaam (instelling) Ja Uit te voeren toets taaltoets Taaltoets niet meer van toepassing Uit te voeren toets Aanvullende eis Uit te voeren toets Te verrichten werkzaamheden Resultaat taaltoets Afgewezen Resultaat aanvullende toets Goedgekeurd Resultaat aanvullende toets Afgewezen Resultaat te verrichten werkzaamheden Goedgekeurd Resultaat te verrichten werkzaamheden Afgewezen Vooropleidingsniveau niet voldoende voor deze opleiding Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Zelf identificatie regelen via de instelling Instellingsnaam Nee Laten identificeren bij instelling Instellingsnaam Nee Adresgegevens gewijzigd bij decentrale identificatie Vooropleiding moet door de onderwijsinstelling gecontroleerd worden Hoogte collegegeld bekend. Regel je betaling. Instellingsnaam Instellingsnaam Instellingsnaam, Bedrag collegegeld, Administratiekosten, Nee Nee Nee 26 van 45

27 Onderwerp Mogelijke tags Aantal termijnen, Incassodatum termijnen, Incassodatum ineens Standaardblok met opleidingsgegevens Ontvangen collegegeld Instellingsnaam Nee Hoogte van het collegegeld is gewijzigd Instellingsnaam, Bedrag collegegeld, Administratiekosten, Aantal termijnen, Incassodatum termijnen, Incassodatum ineens Nee Verzoek is door instelling afgekeurd Datum bericht Ja Verzoek inschrijving als hogerejaars Afgekeurd Datum bericht Ja Je inschrijving is ingetrokken Huidige datum Ja Verzoek tot uitschrijven niet gehonoreerd Datum bericht Ja Studiestaken bevestigd door instelling Datum bericht Ja Uitschrijving bevestigd door instelling Uitschrijving ongedaan gemaakt door instelling Annulering ongedaan gemaakt door instelling Intrekking ongedaan gemaakt door instelling Datum uitschrijving aangepast Datum bericht, Opleidingsnaam Instellingsnaam Instellingsnaam Instellingsnaam Instellingsnaam, Datum uitgeschreven Ja Ja Ja Ja Ja 27 van 45

28 5. Inrichten vragenmodule Op verschillende plekken in de applicatie is er de mogelijkheid om specifieke vragen te stellen aan de student. Om deze vragen aan te bieden aan de student, dient de vragenmodule te worden ingericht in het Dashboard Instellingen. Voor het gebruik van de vragenmodule geldt een door Stichting Studielink opgestelde richtlijn. Deze richtlijn is te vinden op het Studielink Platform en geeft instellingen aanwijzingen hoe de Studielink vragenmodule in lijn met de AVG en het doel van de Studielink applicatie/de vragenmodule gebruikt dient te worden. Inrichting Excelbestand Om de vragenmodule in te kunnen richten, dient er een Excelbestand te worden geüpload. Dit Excelbestand wordt als template beschikbaar gesteld aan instellingen. Tabbladen Het aangeleverde Excelbestand heeft drie tabbladen: Vragen Antwoorden Tabellen De tabbladen Vragen en Antwoorden zijn de twee tabbladen die worden ingelezen in de applicatie. Tabbladen die later worden toegevoegd om bijvoorbeeld de eigen administratie van de instelling nog beter vast te leggen worden niet ingelezen. Ook is het mogelijk om op de tabbladen Vragen en Antwoorden extra kolommen toe te voegen voor de eigen administratie van de instelling. Deze extra kolommen zullen ook niet worden ingelezen. Tabblad Vragen In onderstaande tabel worden de kolomnamen getoond die aanwezig zijn op het tabblad Vragen. Daarbij wordt ook aangegeven of een kolom verplicht is en wat de mogelijke opties zijn om in deze kolom in te vullen. Kolomnaam Verplicht Invulopties Opmerking Vraagcode Ja Alfanumeriek maximaal 5 tekens Vraagtype Ja Uit dropdownlijst (1 keuze): Radiobutton Opmerking Checkbox Textfield Moet uniek zijn per bestand. Het vraagtype dropdownlijst is niet meer aanwezig. Dit is te vervangen door een multiple checkbox of radiobutton. Vraagtype code Ja Wordt automatisch gevuld n.a.v. Vraagtype. 28 van 45

29 Kolomnaam Verplicht Invulopties Opmerking FilterAntwoord Nee Combinatie van vraagcode/antwoordcode Vraagcode moet voorkomen op het tabblad Vragen. Antwoordcode moet voorkomen op het tabblad Antwoorden. Vraagtekst NL Ja Alfanumeriek maximaal 350 tekens Vraagtekst EN Nee Alfanumeriek maximaal 350 tekens Vraagtekst DE Nee Alfanumeriek maximaal 350 tekens Vraagtoelichting NL Nee Alfanumeriek maximaal 350 tekens Vraagtoelichting EN Nee Alfanumeriek maximaal 350 tekens Vraagtoelichting DE Nee Alfanumeriek maximaal 350 tekens Verplicht Nee 0 = nee 1 = ja FilterNationaliteit Nee Uit dropdownlijst (1 keuze): Nederlandse Buiten Nederland Europese Unie Buiten Europese Unie Europees Economische Ruimte Buiten Europees Economische Ruimte Deze wordt getoond op de tab Tabellen. FilterNationaliteitCode Nee Wordt automatisch gevuld n.a.v. Nationaliteit. FilterVooropleidingNiveau Nee Meerdere opties zelf toevoegen middels codes: MBO HAVO Deze wordt getoond op de tab Tabellen. 29 van 45

30 Kolomnaam Verplicht Invulopties Opmerking VWO HBO propedeuse HBO bachelor HBO master WO propedeuse WO bachelor WO master Europees Baccalaureaat/Intern ational Baccalaureaat Buitenlands COL Het gaat alleen om de niveaus, specifieke VWO codes worden bijvoorbeeld niet herkend. FilterOpleidingsvorm Nee Uit dropdownlijst (1 keuze): Voltijd Deeltijd Duaal Voltijd; Deeltijd Voltijd; Duaal Deeltijd; Duaal Deze wordt getoond op de tab Tabellen. FilterOpleidingsvormCode Nee Wordt automatisch gevuld n.a.v. Opleidingsvorm. FilterOpleidingsNiveau Nee Meerdere opties zelf toevoegen middels codes: HBO Bachelor B/HBO WO Bachelor B/WO HBO Master M/HBO WO Master M/WO HBO Associate Degree A HBO Postinitiële master HBOPIM WO Postinitiële master WOPIM FilterOpleiding Nee Meerdere opties zelf toevoegen middels ISATcode/Variantcode. Deze wordt getoond op de tab Tabellen. Filter 'Behalve opleiding' moet leeg zijn, indien deze gevuld is. 30 van 45

31 Kolomnaam Verplicht Invulopties Opmerking FilterBehalveOpleiding Nee Meerdere opties zelf toevoegen middels ISATcode/Variantcode. Filter 'Opleiding' moet leeg zijn, indien deze gevuld is. FilterVestiging Nee Meerdere opties zelf toevoegen middels Brinvolgnummer. Filter SKC Nee 0 = nee 1 = ja Datum vanaf Nee Indien niet gevuld, is de vraag gelijk actief na upload Excel. Datum tot en met Nee Indien niet gevuld, is de vraag actief totdat deze wordt verwijderd/ aangepast d.m.v. een nieuwe Excel upload. Tabblad Antwoorden In onderstaande tabel worden de kolomnamen getoond die aanwezig zijn op het tabblad Antwoorden. Daarbij wordt ook aangegeven of een kolom verplicht is en wat de mogelijke opties zijn om in deze kolom in te vullen. Kolomnaam Verplicht Invulopties Opmerking Vraagcode Ja Alfanumeriek maximaal 5 tekens Moet voorkomen op het tabblad Vragen. Antwoordcode Ja Alfanumeriek maximaal 5 tekens Moet uniek zijn per bestand, maar mag wel meer dan één keer gebruikt worden. Antwoordtekst NL Ja Alfanumeriek maximaal 350 tekens Antwoordtekst EN Nee Alfanumeriek maximaal 350 tekens 31 van 45

32 Antwoordtekst DE Nee Alfanumeriek maximaal 350 tekens Tabblad Tabellen Op het tabblad worden een aantal lijstjes getoond die gebruikt wordt voor de vulling van een aantal filters. Dit tabblad wordt niet ingelezen. Vervolgvragen In het Excelbestand is het mogelijk om een vervolgvraag aan te geven. Hiervoor moet de kolom FilterAntwoord worden ingevuld op het tabblad Vragen. Bij de vraag die als vervolgvraag geldt, moet in de kolom FilterAntwoord de vraagcode en de antwoordcode worden ingevuld van de originele vraag waarop deze vraag als vervolgvraag dient. Bijvoorbeeld: Vraag 9 wordt alleen getoond als bij Vraag 2 Antwoord 1 is gekozen. Het volgende moet dan worden ingevuld. De combinatie van vraagcode en antwoordcode in de kolom FilterAntwoord moet uniek zijn. Volgorde van vragen De volgorde van vragen zoals deze is ingericht in het Excelbestand wordt overgenomen door de applicatie. Als de volgorde dus niet correct is, kan deze worden aangepast door de volgorde in de Excelbestand aan te passen. Links toevoegen in de excel In de vraag- en antwoordteksten en de vraagtoelichting is het mogelijk om links te gebruiken. Deze kunnen op de volgende manieren worden toegevoegd: 1. ( 2. ( Bij type 1 wordt er een alternatieve tekst getoond, in dit geval nieuws, waar dan de link aan gekoppeld is. Bij type 2 wordt de url getoond aan de student. NB: de ( ) zijn onderdeel van de notatiewijze. Inrichting Subtab - Vragenmodule Wanneer de verschillende Excelbestanden zijn ingericht, kunnen deze worden ingelezen op de tab Instellingen subtab Vragenmodule. Figuur 25: Tab Instellingen - Subtab Vragenmodule 32 van 45

33 De collegejaren die op deze pagina worden getoond zijn gelijk aan de collegejaren die zijn ingericht op de subtab Collegejaar Periodes. Via dezelfde tab is het ook mogelijk om nieuwe collegejaren toe te voegen (zie ook paragraaf ). Categorieën Per collegejaar zijn er vier categorieën gedefinieerd waarvoor er vragen ingericht kunnen worden voor de student: Verzoek tot inschrijving Verzoek tot herinschrijving Intrekken/Annuleren Uitschrijven 33 van 45

34 Toevoegen vragen Door te klikken op een categorie onder een collegejaar verschijnt de pagina waarop een Excel-bestand kan worden ingelezen voor die specifieke categorie. Figuur 26: Excel-bestand inleespagina Hier kan het bestand worden ingelezen dat als template naar de instellingen is aangeleverd en is ingevuld en aangevuld door de instelling. De tabbladen Vragen en Antwoorden worden hier ingelezen. De overige tabbladen worden niet ingelezen. Correct bestand Indien de vragenlijst correct is en wordt ingelezen is deze meteen actief en wordt op de pagina getoond wat het actieve bestand is en wanneer deze is toegevoegd. Op die manier kan altijd achterhaald kan worden welk bestand actief is in de applicatie. Ook verschijnt dan de knop Bekijk vragen. Figuur 27: Correct ingelezen bestand Incorrect bestand Indien de aangeboden vragenlijst niet ingelezen kan worden, zal er een pop-up verschijnen waarin wordt aangegeven in welke kolom en welke rij er iets niet correct is. Het hele bestand wordt dan niet ingelezen. Indien er al een actief bestand aanwezig is, wordt deze dus niet overschreven. 34 van 45

35 Bekijk vragen De knop Bekijk vragen opent een nieuwe pagina waar door middel van drop down velden de verschillende filters (gelijk aan de filters in het Excel-bestand) kunnen worden ingesteld, zodat de vragen kunnen worden doorlopen zoals de student deze doorloopt. Door middel van de knop Toon vragen worden de vragen getoond onder de filters. Het is niet verplicht de filters te gebruiken. Wanneer er geen filter is gebruikt worden alle vragen getoond. NB: De vragen worden hier alleen in het Nederlands getoond, omdat in het dashboard instellingen het niet mogelijk is om de schermtaal aan te passen. Figuur 28: Bekijk vragen student Door middel van de knop Terug naar overzicht kan worden teruggegaan naar de pagina waar de Excelbestanden kunnen worden toegevoegd. Wijzigen vragenlijst Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een vraag in een vragenlijst gebeurt door een nieuw Excelbestand toe te voegen. Deze overschrijft dan het oude bestand en is vanaf dat moment actief. Wanneer er voor een bepaald collegejaar en categorie geen vragen gesteld hoeven te worden hoeft er dus geen Excelbestand te worden toegevoegd. Als dit al gebeurd is en de vragen zijn niet meer nodig dan kunnen de vragen verwijderd worden door een leeg Excelbestand toe te voegen. -> Dit laatste werkt nog niet correct. Als workaround kan er een Excelbestand worden ingelezen met één vraag met de einddatum op Deze vraag zal dan nooit getoond worden. 35 van 45

36 6. Inrichting algemene instellingsgegevens Op de tab Instellingen subtab Algemeen kunnen een aantal (meer) algemene instellingsgegevens worden ingevuld. Figuur 29: Algemene instellingsgegevens Wijzigen van de gegevens De gegevens zijn te wijzigen door te klikken op de knop Wijzig gegevens. De tab wordt dan in wijzigmodus getoond. Ook verschijnen dan de knoppen Gegevens opslaan en Annuleer waarmee de ingevulde gegevens juist wel of niet kunnen worden opgeslagen. Instellingsgegevens De volgende gegevens worden getoond/moeten worden ingevuld bij de instellingsgegevens: Brincode: Brincode van de instelling. Deze kan niet aangepast worden. Alternatieve naam (max 70 karakters): De naam van de instelling zoals deze aan de student getoond wordt. Alternatieve naam Engels (max 70 karakters): De Engelse naam van de instelling zoals deze aan de student wordt getoond. Alternatieve naam Duits (max 70 karakters): De Duitse naam van de instelling zoals deze aan de student wordt getoond. Herinschrijven instroomcode (max 12 karakters): Dit is de code die de instelling inricht en gebruikt om het instroommoment te definiëren in het SIS. Deze code wordt meegestuurd met msg25. Herinschrijven openstelling vanaf: Dit is de datum vanaf wanneer studenten een verzoek tot herinschrijving kunnen indienen voor de betreffende opleiding voor het betreffende collegejaar. Herinschrijven openstelling t/m: Dit is de datum tot en met wanneer studenten een verzoek tot herinschrijving kunnen indienen voor de betreffende opleiding voor het betreffende collegejaar. Herinschrijven betaling vanaf: Dit is de datum vanaf wanneer de student de betaalgegevens kan invoeren voor de herinschrijving (mits de betaalmodule open staat en msg20 is verstuurd). Herinschrijven betaling t/m: Dit is de datum tot en met wanneer de student de betaalgegevens kan invoeren voor de herinschrijving (mits de betaalmodule open staat en msg20 is verstuurd). 36 van 45

37 URL-link van de instellingssite NL (max 225 karakters): Hier kan de URL die verwijst naar de webpagina van de instelling ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student bij de gegevens van de instelling waar de student een (verzoek tot) inschrijving voor heeft. URL-link van de instellingssite EN (max 225 karakters): Hier kan de Engelstalige URL die verwijst naar de webpagina van de instelling ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student bij de gegevens van de instelling waar de student een (verzoek tot) inschrijving voor heeft. Indien deze leeg wordt gelaten, wordt de Nederlandse URL getoond aan student. URL-link van de instellingssite DE (max 225 karakters): Hier kan de Duitstalige URL die verwijst naar de webpagina van de instelling ingevuld worden. Deze link wordt getoond aan de student bij de gegevens van de instelling waar de student een (verzoek tot) inschrijving voor heeft. Indien deze leeg wordt gelaten dan wordt, indien beschikbaar, de Engelstalige URL getoond aan de student en anders de Nederlandse URL. Doorklik URL-link na VTI NL (max 225 karakters): Hier kan de URL die geopend wordt wanneer de student zijn of haar verzoek tot inschrijving bevestigd, ingevuld worden. Doorklik URL-link na VTI EN (max 225 karakters): Hier kan de Engelstalige URL die geopend wordt wanneer de student zijn of haar verzoek tot inschrijving bevestigd, ingevuld worden. Indien deze leeg wordt gelaten, wordt de Nederlandse URL getoond aan student. Doorklik URL-link na VTI DE (max 225 karakters): Hier kan de Duitstalige URL die geopend wordt wanneer de student zijn of haar verzoek tot inschrijving bevestigd, ingevuld worden. Indien deze leeg wordt gelaten dan wordt, indien beschikbaar, de Engelstalige URL getoond aan de student en anders de Nederlandse URL. Doorklik URL-link na VTH NL (max 225 karakters): Hier kan de URL die geopend wordt wanneer de student zijn of haar verzoek tot herinschrijving bevestigd, ingevuld worden. Doorklik URL-link na VTH EN (max 225 karakters): Hier kan de Engelstalige URL die geopend wordt wanneer de student zijn of haar verzoek tot herinschrijving bevestigd, ingevuld worden. Indien deze leeg wordt gelaten, wordt de Nederlandse URL getoond aan student. Doorklik URL-link na VTH DE (max 225 karakters): Hier kan de Duitstalige URL die geopend wordt wanneer de student zijn of haar verzoek tot herinschrijving bevestigd, ingevuld worden. Indien deze leeg wordt gelaten dan wordt, indien beschikbaar, de Engelstalige URL getoond aan de student en anders de Nederlandse URL. 37 van 45

38 7. Berichten Middels de tab Berichten kunnen de berichten worden ingezien die van en naar Studielink zijn gestuurd. Het gaat dan om alle soorten berichten: KVA, DUO en IND. Boven aan de tab wordt een tabel getoond met daarin de berichten. Linksonder de tabel kan worden aangegeven hoeveel resultaten er op de pagina getoond worden. Dit kunnen maximaal 100 resultaten per pagina zijn. Rechtsonder de tabel is er de mogelijkheid om door te gaan naar verder liggende pagina s. Figuur 30: Tab Berichten Kolommen De volgende kolommen worden getoond in de tabel: Datum tijd: Dit geeft de datum en tijd aan van het moment van versturen of het moment van ontvangen. Zender: Dit is de zender van het bericht. Ontvanger: Dit is de ontvanger van het bericht. Type bericht: Deze kolom geeft aan om welk specifiek bericht het gaat. De naam van het bericht wordt hier getoond. Status verwerking: Hier wordt aangegeven of een bericht functioneel verwerkt is of niet. De volgende statussen kunnen worden getoond: Verwerkt, Op wachtrij, Aflevering afgewezen en Ontvangst afgekeurd. Melding verwerking: Deze melding geeft, indien van toepassing, de specifieke melding weer waarom een bericht is afgekeurd. Status monitoring: Deze kolom geeft aan of het bericht technisch correct is ontvangen of verstuurd. De volgende statussen kunnen worden getoond: Verwerkt, Fout: onbekende fout, Fout: de aangeroepen partij reageert niet binnen de tijdslimiet, Fout: mislukt verbinding te maken met aangeroepen partij en Fout: geen match in routing tabel. Studielinknummer: Het Studielink nummer dat vermeld is in het bericht. Achternaam: De achternaam die vermeld is in het bericht. Collegejaar: Het collegejaar dat vermeld is in het bericht. Variantcode: De variantcode die vermeld is in het bericht. 38 van 45

39 Zoeken van een opleiding Het zoeken van een bericht is mogelijk via de tabel (zie figuur 28). Per kolom is er een veld aanwezig waarin zoekcriteria getypt kunnen worden. Als er getypt wordt in dit veld wordt er meteen gezocht door de applicatie. Alle resultaten waarin de zoekcriteria voorkomen, worden getoond. Daarnaast is het mogelijk om via de knop Kies een datumbereik linksboven te zoeken op een specifiek moment of over een bepaalde periode. Dit kan door middel van de vóórgedefinieerde tijdseenheden. Het is ook mogelijk om eigen periode te kiezen door middel van de optie Custom. Inzien berichten Door te klikken op een bericht wordt onder de tabel de inhoud van dat bericht getoond. Door middel van de subtabs Bericht en Antwoord kan worden gewisseld tussen het bericht en het antwoord op het bericht. Alle berichten worden zowel in XML-formaat getoond als ook in een tabel structuur. Deze worden onder elkaar getoond. Figuur 31: Zoeken op een datum of periode Figuur 32: Inzien bericht 39 van 45

40 8. Beheer van gebruikers Via het Dashboard Instellingen kunnen instellingsgebruikers worden aangemaakt. Deze gebruikers dienen via een two-factor methode in te loggen. Tab Beheer Op de tab Beheer wordt een overzicht getoond van de gebruikers die een account hebben voor het Dashboard instellingen. Hier is het mogelijk om nieuwe accounts aan te maken, gegevens van een account te wijzigen en accounts te verwijderen. Figuur 33: Tab Beheer Gebruiker toevoegen Met de knop Gebruiker toevoegen rechtsboven op het gebruikersoverzicht kan een nieuwe gebruiker worden aangemaakt. Door te klikken op de knop wordt een nieuwe pagina geopend waarin de volgende gegevens moeten worden ingevuld: Naam (max 250 karakters): De naam van de gebruiker. adres (max 250 karakters): Het adres van de gebruiker. Dit moet een uniek adres zijn. Rollen: Hier kan worden aangegeven welke rechten de gebruiker krijgt. Dit kan door middel van vinkjes zetten bij de verschillende rollen. Figuur 34: Gebruiker toevoegen 40 van 45

41 Ook verschijnen dan de knoppen Opslaan en Annuleer waarmee de ingevulde gegevens juist wel of niet kunnen worden opgeslagen. Daarnaast is er ook nog de knop Opslaan en extra gebruiker toevoegen. Met deze knop worden de gegevens van de nieuwe gebruiker opgeslagen en daarna wordt direct weer de pagina Gebruiker toevoegen getoond. Met deze functie is het eenvoudig om snel meerdere gebruikers toe te toevoegen. Wijzigen gebruiker Het wijzigen van een gebruiker is mogelijk door in de regel van een specifieke gebruiker te klikken op het potloodje (zie figuur 31). De pagina gebruiker wijzigen wordt geopend. De naam van de gebruiker en de rollen van een gebruiker kunnen hier gewijzigd worden. Het is niet mogelijk om het adres van een gebruiker aan te passen. Mocht dit wel nodig zijn dan moet het account verwijderd worden en daarna opnieuw worden aangemaakt. Verwijderen gebruiker Het verwijderen van een gebruiker is mogelijk door in de regel van een specifieke gebruiker te klikken op het prullenbakje (zie figuur 31). De volgende melding wordt dan getoond: Weet je zeker dat je deze gebruiker wilt verwijderen?'. Bij keuze Ja wordt de gebruiker verwijderd. Account resetten Mocht het zo zijn dat een gebruiker niet meer kan inloggen omdat bijvoorbeeld het wachtwoord vergeten is of omdat er nieuwe koppeling gemaakt moet worden met de Authenticator app (zie paragraaf 7.2) dan kan door middel van het klikken op het ronde pijltje het account van de gebruiker gereset worden (zie figuur 31). De volgende melding wordt dan getoond: Weet je zeker dat je het account van deze gebruiker wil resetten?. Bij keuze Ja wordt er een gestuurd naar de gebruiker waarmee hij of zij opnieuw zijn account moet activeren (zie paragraaf 7.2). Ook wordt er een bevestigingsmelding getoond op het Dashboard Instellingen dat het resetten van het account is geslaagd. Figuur 35: Account resetten Rollen In onderstaande tabel staat beschreven welke rechten elke rol heeft. Naam rol Raadplegen recht Muteren recht Raadplegen inrichting Raadplegen studenten Raadplegen berichten Raadplegen DVS Tab instelling Tab opleidingen Tab fixus Tab studenten Tab berichten Tab DVS 41 van 45

42 Naam rol Raadplegen recht Muteren recht Raadplegen beheer Muteren instellingen Muteren vragen Tab beheer Tab instellingen, behalve subtabs vragenmodule en e- mailteksten Tab instellingen subtab vragenmodule Tab instellingen, behalve subtabs vragenmodule en teksten Tab instellingen subtab vragenmodule Muteren teksten Tab instellingen subtab e- mailteksten Tab instellingen subtab e- mailteksten Muteren student Tab studenten Tab studenten Muteren student contactgegevens Tab studenten subtab contactgegevens Tab studenten subtab contactgegevens Muteren berichten Tab berichten Tab berichten Muteren beheer Tab beheer Tab beheer Muteren DVS Tab student student zoeken + knop Vraag verblijfsvergunning aan Tab DVS Tab student student zoeken + knop Vraag verblijfsvergunning aan Tab DVS Muteren downloaddserver Tab downloadserver Tab downloadserver Muteren betekent niet alleen aanpassen, maar ook toevoegen van gegevens (bijvoorbeeld een nieuwe opleiding toevoegen). Indien er geen specifieke subtabs worden benoemd geldt het recht voor de gehele tab. Two-factor log in Om in te kunnen loggen op het Dashboard Instellingen wordt er gebruik gemaakt van een zogenaamde twofactor log in. Dit gebeurt door gebruik te maken van een Authenticator app. Dit kan zowel voor Windows, ios en Android telefoons gebruikt worden. Het two-factor log in proces bestaat uit twee stappen. Stap 1 is de activatie van een gebruiker op Studielink, stap 2 is de normale inlogprocedure middels een wachtwoord en authenticatiecode. Account activatie nieuwe gebruiker Wanneer de gegevens van een nieuwe gebruiker zijn opgeslagen, ontvangt deze nieuwe gebruiker een e- mail. In deze staat een link waarop de gebruiker dient te klikken om zijn of haar account te activeren. 42 van 45

43 Na het klikken op de link wordt er een webpagina geopend waar de gebruiker een wachtwoord dient in te stellen om verder te kunnen met zijn of haar account. Figuur 36: Account activatie Wachtwoord invullen Nadat er een wachtwoord is ingevuld, gaat de gebruiker verder in het proces om een account te activeren. Bij deze stap dient het account gekoppeld te worden via een Authenticator app. Deze app levert dan een code waarmee Studielink als applicatie gekoppeld wordt aan de app. Figuur 37: Account activatie - Koppelen aan app Als er een correcte code is ingevuld en de gebruiker klikt op Activeer account dan wordt het account geactiveerd en kan de gebruiker vanaf dat moment inloggen met zijn wachtwoord en authenticatiecode die per inlogpoging wordt gegenereerd. Inloggen Om in te kunnen loggen op het Dashboard Instellingen dient de gebruiker zijn of haar adres en het gekozen wachtwoord in te vullen. Door te klikken op de knop Log in op het dashboard wordt het invulveld Authenticatiecode getoond. Hier moet de code worden ingevuld die wordt gegenereerd door de Authenticator app. Daarna kan op de knop Inloggen worden geklikt en is de gebruiker ingelogd. Figuur 38: Inloggen 43 van 45