ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN BUITENDIENSTEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 75 ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN BUITENDIENSTEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2011 door Paul DROSSENS Brussel 2011

2

3 ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN BUITENDIENSTEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2011 door Paul DROSSENS Brussel 2011

4 WOORD VOORAF Deze archiefselectielijst is het resultaat van de samenwerking tussen het Rijksarchief en het Directoraat-generaal Justitiehuizen. Verschillende mensen hebben er direct of indirect hun medewerking aan verleend en verdienen een woord van dank. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil verder ook een gemeend woord van dank richten aan mevr. Annie Devos, directeurgeneraal van het DG Justitiehuizen, en aan de heer Olivier Crabbe die als contactpersoon onze toeverlaat was voor de praktische afspraken. De gecontacteerde personeelsleden van het hoofdbestuur en de buitendiensten van het Directoraat-generaal Justitiehuizen wil ik van harte bedanken omdat zij, ondanks hun gevulde agenda, tijd wilden vrijmaken voor de interviews en steeds bereidwillig al mijn vragen beantwoordden. Paul Drossens 5

5

6 INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF... 5 INHOUDSTAFEL... 7 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN... 9 LIJST VAN AFKORTINGEN INLEIDING I. DOEL EN STRUCTUUR VAN DE SELECTIELIJST II. HOE GAAT U CONCREET TE WERK? III. DE TOTSTANDKOMING VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER I. GESCHIEDENIS A. Van Sociale dienst tot Dienst Sociaal Werk B. Dienst Justitiehuizen C. Directoraat-generaal Justitiehuizen II. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN A. Eerstelijnswerking B. Slachtofferonthaal C. Burgerrechtelijke opdrachten D. Strafrechtelijke opdrachten III. ORGANISATIE EN WERKING A. Directeur van het justitiehuis B. Manager kernprocessen C. Coördinator alternatieve gerechtelijke maatregelen D. Justitieassistenten E. Administratief en technisch personeel F. Raden en commissies IV. ORGANOGRAMMEN VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN I. PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK II. ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING EN -BEWARING III. HET CONCEPT SELECTIE IV. BESCHRIJVING EN SELECTIE VAN HET ARCHIEF A. Ondersteunende processen B. Kernprocessen C. Raden en commissies D. Gedeponeerde archieven Regionale directeurs Adjunct-adviseurs slachtofferonthaal

7 8

8 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN BRONNEN Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Tienjarig verslag , Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, IX, 1955, 7-8, p Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag , Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XIV, 1960, 6, p Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag , Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XIX, 1965, 6, p Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag , Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XXIV, 1970, 5, p Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag , Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XXIX, 1975, 6, p Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag , Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, 1980, 3-4, p BPR (Business Proces Reengineering) Justitiehuizen, met alle eindproducten (brochures, presentaties, visieteksten, typedocumenten, werkinstructies, enz.), Jaarverslag Dienst Justitiehuizen Brussel, Ministerie van Justitie, Jaarverslag Dienst Justitiehuizen Brussel, Ministerie van Justitie, Jaarverslag Dienst Justitiehuizen Brussel, Ministerie van Justitie, Jaarverslag Dienst Justitiehuizen Brussel, Ministerie van Justitie, Jaarverslag Dienst Justitiehuizen Brussel, Ministerie van Justitie, Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie Brussel, FOD Justitie, Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie Brussel, FOD Justitie, Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie Brussel, FOD Justitie, Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie Brussel, FOD Justitie, Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie Brussel, FOD Justitie, Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie Brussel, FOD Justitie, Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou relatifs à ce département. - Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende. Reeks 3: , Brussel/Nijvel,

9 SIPAR. Technische handleiding en vademecum. Versie 9 september Brussel, FOD Justitie, 61 p. SIPAR voor slachtofferonthaal. Vademecum. Versie 21 december Brussel, FOD Justitie, 44 p. WERKEN BAEYENS L., Detentiebegeleiding vanuit de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p BALTUS J., Service des auxiliaires sociaux, L Ecrou, XI, 1930, p BEYENS K., Bespreking jaarverslag Dienst Justitiehuizen 1999, Panopticon, 2002, p BEYENS K., BAS R., KAMINSKI D., Elektronisch toezicht in België. Een schijnbaar penitentiair ontstoppingsmiddel, Panopticon, 2007, 3, p BEYENS K., SCHEIRS V., Sociale voorlichtingsrapporten in het kader van straftoemeting: tussen brugfunctie en professioneel strijdtoneel, Panopticon, 2010, 2, p CHRISTIAENSEN S., Klassieke en hedendaagse beroepen en functies in de strafuitvoering, in HEIRBAUT D., ROUSSEAUX X. en VELLE K. (red.). Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Brugge, Die Keure, 2004, p COPPENS H.. Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique en usage aux Archives de l Etat en Belgique (1994) aangevuld met lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie (1990) en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland (2003). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, 229 p. (Miscellanea Archivistica Manuale, 49). DE BRAY L., De Sociale Dienst der Strafinrichtingen, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 8, 1954, 6, p DEN TEULING (A.J.M.). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, s Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, 2003, s.p. DE RUYVER B., PELC I., DE GRAEVE D., BUCQUOYE A., CORNELIS L., NICAISE P., Drugs in cijfers II. Studie naar de betrokken actoren, overheidsuitgaven en bereikte doelgroepen. Vervolg studie. Drogues en chiffres II. Etude des acteurs concernés, des dépenses publiques et des populations atteintes. Etude de suivi. Gent, Academia Press, 2007, XVII-324 p. DE VALCK S., STORME I., Van overheidsclassering naar psychosociale dienst (Strafinrichtingen) en Justitiehuizen (Rechterlijke Organisatie), in BOUVERNE-DE BIE M., KLOECK K., MEYVIS W., ROOSE R. en VANACKER J. (red.). Handboek Forensisch Welzijnswerk. Gent, Academia Press, 2002, p DE VALCK S., Naar een meer humane, toegankelijke en efficiënte justitie De uitdaging van de justitiehuizen, Panopticon, 1999, p DE VALCK S., Twee jaar burgerlijke opdrachten in de dienst Justitiehuizen, Panopticon, 2001, p

10 DEVOLDER K., Archief van de FOD Justitie Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, 117 p. (Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 16) DEVROEY K., VERHELST M., RUBBENS A., VAN DESSEL L., Het samenwerkingsakkoord tussen de Staat en de Vlaamse Gemeenschap inzake slachtofferzorg, Panopticon, 2003, 4, p DOMINICUS H., Alternatieve sancties en vormen van afdoening, beleidsontwikkelingen en knelpunten, in VAN DAELE D., VAN WELZENIS I. (red.), Actuele thema s uit het strafrecht en de criminologie. Leuven, Universitaire Pers, 2004, p (Samenleving, criminaliteit en strafrechtspleging, 26). DROSSENS P., Archiefselectielijst van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009, 123 p. (Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 32) GENONCEAUX D., Penitentiaire dienst voor maatschappelijk diensbetoon, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 1, 1947, 12, p GENONCEAUX D., Sociale dienst der strafinrichtingen. Zijn organisatie, zijn principes en zijn techniek, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 12, 1958, 1, p JACOBS-COENEN, B., De sociale dienst van het bestuur strafinrichtingen en de strafrechtsbedeling, Panopticon, 1981, 3, p JONCKHEERE A., SIPAR, un système informatique emblématique des transformations observables au sein des maisons de justice, Champ pénal / Penal field, nouvelle revue internationale de criminologie (online), Séminaire Innovations Pénales, La justice, ses formes et ses modèles, ( JONCKHEERE A., VANNESTE C., Onderzoek met betrekking tot de wetenschappelijke exploitatie van het gegevensbestand betreffende de justitiehuizen (SIPAR). Eerste rapport. Brussel, Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie, december 2006, 83 p. JONCKHEERE A., VANNESTE C., Wetenschappelijke exploitattie van SIPAR, de databank van de justitiehuizen. Analyse van de gegevens van Brussel, Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie, februari 2009, 111 p. LUYPAERT H., BEYENS K., FRANCOISE C., KAMINSKI D. m.m.v. JANSSENS C., Werken en leren als straf. Le travail et la formation comme peines. Brussel, VUBPress, 2007, 289 p. MAES E., Van gevangenisstraf naar vrijheidsstraf. 200 jaar Belgisch gevangeniswezen. Antwerpen, Maklu, 2009, 1228 p. MAES E., Vijf jaar justitiehuizen. Enkele cijfers over de werking van de justitiehuizen tijdens de periode , Panopticon, 2004, 6, p MEYVIS W., Forensisch welzijnswerk op de brug tussen strafrechtsbedeling, gevangenis en samenleving, in: A. NEYS, T. PETERS, F. PIETERS en J. VANACKER (eds.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p

11 NEYS A., PETERS T., De geschiedenis van het gevangeniswezen, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p PASMANS V., De geboorte van een apart Directoraat-generaal voor de justitiehuizen, Panopticon, 2007, 3, p PIETERS F., Het gevangeniswezen: structuur en organisatie, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p SISCOT J.-M., VANACKER J., Het gevangenispersoneel, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p STEYAERT J., In de ban van het getal. Cliëntregistratie in de Vlaamse ambulante welzijnszorg. Universitaire Instelling Antwerpen (onuitgegeven doctoraatsverhandeling), 1996 ( VANDENBROUCKE M., Detentiebegeleiding vanuit de Penitentiair Antropologische Dienst, in: A. NEYS, T. PETERS, F. PIETERS en J. VANACKER (eds.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p VAN DEN WYNGAERT C., Strafrecht, strafprocesrecht en internationaal strafrecht in hoofdlijnen. Antwerpen-Apeldoorn, Maklu, 2006, 1364 p. VERMEIREN V., De werking van de Vlaamse justitiehuizen: een vergelijkende studie. Universiteit Gent (onuitgegeven verhandeling), 2003, 129 p. ( VERSTRAETEN R., Handboek strafvordering. Antwerpen-Apeldoorn, Maklu, 2007, 1193 p. WILRYCX F., Sociale dienst en probatie, Panopticon, 1990, p

12 LIJST VAN AFKORTINGEN AWS BD BIS BO BPR B.S. Bull. BVR CBM CVI DG EPI DIG DMWS ET FOD KB MB ME MO NCET OBE OM PAD POC PSD Autonome werkstraf Beperkte detentie Bemiddeling in strafzaken Burgerrechtelijke opdrachten Business Proces Reengineering Belgisch Staatsblad Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen Beknopt Voorlichtingsrapport Commissie voor de Bescherming van de Maatschappij Commissie Voorwaardelijke Invrijheidstelling Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen Dienst Individuele Gevallen Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing Elektronisch toezicht Federale Overheidsdienst Koninklijk Besluit Ministerieel Besluit Maatschappelijke enquête Ministeriële Omzendbrief Nationaal Centrum Elektronisch Toezicht Oriëntatie- en Behandelingseenheid Openbaar Ministerie Penitentiair Antropologische Dienst Penitentiair Oriëntatiecentrum Psychosociale Dienst 13

13 Rec. SIPAR SO SOSIP SURB VI VLV VOV Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou rélatifs à ce département / Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende Système Informatique PARajudiciaire Slachtofferonthaal SIPAR voor slachtofferonthaal Strafuitvoeringsrechtbank Voorwaardelijke invrijheidstelling Voorlopige invrijheidstelling Vrij onder voorwaarden 14

14 INLEIDING I. Doel en structuur van de selectielijst De voornaamste reden waarom archiefdocumenten worden opgemaakt, is een doelmatige en doeltreffende ondersteuning van de bestuurshandelingen. Een zorgvuldig archiefbeheer bevordert de efficiënte werking van de dienst: stukken worden vlugger teruggevonden. Zelfs na de afhandeling van een zaak blijven bepaalde dossiers nog een tijdlang bruikbaar ter ondersteuning van nieuwe zaken, omdat het als model kan dienen of omdat het toekomstige beleid erop kan worden gebaseerd. Archieven vervullen ook een andere rol. Overheidsorganen moeten bijvoorbeeld aan de hand van hun archieven verantwoording kunnen afleggen aan de politiek en de burger over hun handelen. Tot slot is het bewaren van archiefdocumenten op langere termijn noodzakelijk voor de wetenschappelijke studie van de maatschappij in het verleden. Archieven afkomstig van overheidsorganen moeten de studie mogelijk maken van het functioneren van de overheidsadministratie en van haar impact op de maatschappij. Daarenboven bevatten de door de overheid gevormde archieven informatie van algemeen cultureel belang. De Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei , stipuleert dat vernietiging van archiefdocumenten (van overheidsorganen) niet is toegelaten zonder voorafgaande toelating van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigde. Het Rijksarchief bepaalt wat moet bewaard worden en wat kan vernietigd worden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Bij elke archiefreeks worden de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming vermeld. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. II. Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met 1 Belgisch Staatsblad, 12 augustus 1955 en 19 mei

15 de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men een beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken, de uiterste data en de omvang. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kan de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief, waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. Merken we ten slotte nog op dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefdocumenten, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van bepaalde digitale archiefdocumenten ( s 2 en kantoordocumenten 3 ). Richtlijnen voor andere digitale documenten en informatiesystement (zoals websites) zijn in voorbereiding. Deze archiefselectielijst is in wezen een momentopname. Indien nieuwe reeksen ontstaan of bestaande reeksen worden stopgezet, bijvoorbeeld tengevolge van gewijzigde bevoegdheden, moet de selectielijst aangepast worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst, in overleg met het Algemeen Rijksarchief, up-to-date te houden. III. De totstandkoming van deze archiefselectielijst In de loop van 2004 heeft rijksarchivaris Karel Velle een selectielijst opgesteld voor de archieven van de justitiehuizen. Deze lijst is nooit door de minister van Justitie gevalideerd, maar circuleerde wel als niet-gedateerde ministeriële omzendbrief nr De voorbije jaren zijn er door het Rijksarchief op basis van deze lijst meermaals machtigingen tot archiefvernietiging verleend aan justitiehuizen, die hierom verzochten om redenen van plaatsgebrek. In mei 2009 nam het Directoraat-generaal Justitiehuizen contact op met de afdeling Toezicht van het Rijksarchief voor een actualisatie van de archiefselectielijst voor de justitiehuizen omwille van nieuwe bevoegdheden en dus nieuwe archiefreeksen, alsook voor de integratie van de archieven van de centrale diensten in zo n lijst. Ik werd met deze opdrachten belast. Een eerste overleg vond plaats in juni De heer Olivier Crabbe van de juridische dienst werd aangeduid als contactpersoon. De voorbereidende werkzaamheden voor de selectielijst gingen pas echt van start na de voorstelling van het project op het managementteam van 30 april 2010 waaraan alle leidinggevenden van het hoofdbestuur deelnamen. In de loop van mei en juni werd een plaatsbezoek gebracht aan de diverse centrale diensten te Brussel. In september en december volgden nog bezoeken aan de justitiehuizen van Dendermonde en Gent. Het justitiehuis van Oudenaarde werd reeds in januari 2010 bezocht. De bevindingen bij de plaatsbezoeken en de interviews werden verder aangevuld met onderzoek van relevante literatuur en wet- en regelgeving en verwerkt in onderhavige publicatie. Omwille van de overzichtelijkheid en de gebruiksvriendelijkheid werd ervoor geopteerd om een aparte selectielijst te maken voor het hoofdbestuur en de buitendiensten. 2 SOYEZ S., Richtlijnen voor het beheer en digitale archivering van s. Versie 1.1. (oktober 2009). Brussel, Algemeen Rijksarchief, SOYEZ S., Richtlijnen voor het beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1. (oktober 2009). Brussel, Algemeen Rijksarchief,

16 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER I. Geschiedenis A. Van Sociale dienst tot Dienst Sociaal Werk De systematische begeleiding van delinquenten vindt zijn oorsprong bij de wet-lejeune van 31 mei 1888 tot invoering van de voorwaardelijke invrijheidstelling en de voorwaardelijke veroordeling in het strafstelsel 4. Deze wet maakte het mogelijk dat een tot vrijheidsstraf veroordeelde vervroegd in vrijheid werd gesteld, mits de verbintenis om gedurende een proeftijd bepaalde voorwaarden na te leven. Het toezicht werd uitgeoefend door zogenaamde beschermingscomités, private organisaties bestaande uit vrijwilligers. Het op professionele basis georganiseerd justitieel sociaal werk deed zijn intrede na de Eerste Wereldoorlog. Onder invloed van de wet op de bescherming van de maatschappij 5 werden in 1930 de eerste vier maatschappelijk werkers aangeworven in de gevangenissen. Zij werden verbonden aan de antropologische laboratoria van de gevangenissen van Gent, Luik, Merksplas en Vorst 6, waar ze medewerking verleenden aan het diagnostisch werk, enquêteverslagen opstelden ter voorbereiding van voorlopige of voorwaardelijke invrijheidstellingen en controle uitoefenden op de invrijheidsgestelden. De maatschappelijk werkers werden gezien als verbindingsagenten tussen de antropologische dienst, de directie, de beschermingscomités en de diensten voor sociale wederaanpassing 7. In 1937 werden de sociaal assistenten (ondertussen met tien) onttrokken aan de Penitentiair Antropologische Dienst en verbonden aan de nieuw opgerichte Sociale Dienst van het Bestuur der Strafinrichtingen 8. Op centraal niveau werd een Centrale Sociale Dienst ingericht die als taak had de werkzaamheden van de sociaal assistenten te controleren en te coördineren. De leiding van de centrale dienst werd toevertrouwd aan een inspectrice met een speciale opleiding in de sociale technieken. Zij werd bijgestaan door een administratief secretariaat. De sociaal assistenten kregen elk een regio toegewezen waarbinnen zij voor alle opdrachten van penitentiair sociaal werk bevoegd waren. Aanvankelijk was elke sociaal assistent verantwoordelijk voor een gebied dat overeenstemde met een provincie of een dichtbevolkt gerechtelijk arrondissement. Na de Tweede Wereldoorlog kon door de uitbreiding van het personeelsbestand het actieterrein worden gereduceerd. Elke sociaal assistent werd aan een strafinrichting verbonden en stond in voor een gebied dat doorgaans overeenstemde met een gerechtelijk 4 CHRISTIAENSEN S., Klassieke en hedendaagse beroepen en functies in de strafuitvoering, in HEIRBAUT D., ROUSSEAUX X. en VELLE K. (red.). Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Brugge, Die Keure, 2004, p. 330; DE VALCK S., STORME I., Van overheidsclassering naar psychosociale dienst (Strafinrichtingen) en Justitiehuizen (Rechterlijke Organisatie), in BOUVERNE-DE BIE M., KLOECK K., MEYVIS W., ROOSE R. en VANACKER J. (red.). Handboek Forensisch Welzijnswerk. Gent, Academia Press, 2002, p. 79; STEYAERT J., In de ban van het getal. Cliëntregistratie in de Vlaamse ambulante welzijnszorg. Universitaire Instelling Antwerpen (onuitgegeven doctoraatsverhandeling), 1996, p. 24 ( 5 Wet van 9 april 1930 tot bescherming van de maatschappij tegen de abnormalen en gewoontemisadigers (B.S., 11 mei 1930). 6 Koninklijk Besluit van 5 augustus 1930 tot oprichting van een betrekking van maatschappelijk assistent (Rec., 1930, p. 179). 7 Ministerieel Besluit van 29 september 1930 inzake de bevoegdheid van de maatschappelijke assistenten (Rec., 1930, p. 209). 8 Omzendbrief van de directeur-generaal van het Bestuur der Strafinrichtingen van 6 september 1937 inzake de inrichting van de post-penitentiaire sociale dienst (Rec., 1937, p ). 17

17 arrondissement 9. Op centraal niveau werd het kader in 1959 uitgebreid met twee inspecteurs, één voor elke taalrol. In de loop der jaren groeide het takenpakket van de maatschappelijk assistenten. In 1948 werd de praetoriaanse probatie ingevoerd 10 en de maatschappelijk assistenten kregen, elk in hun regio, de verantwoordelijkheid voor het toezicht erop. Vanaf het begin van de jaren vijftig begonnen de rechtbanken ook persoonlijkheidsenquêtes of voorlichtingsrapporten aan te vragen om zicht te krijgen op de persoonlijkheid van de verdachte, zijn milieu en de diverse factoren die geleid hadden tot het delinquent gedrag 11. In de jaren kwamen andere categorieën maatschappelijk werkers in beeld. Het in voege treden van de wet van 29 juni 1964 betreffende de opschorting, het uitstel en de probatie had tot gevolg dat naast het bestaande personeel enkele tientallen probatieassistenten werden aangesteld, die instonden voor de voorlichting van de rechter en voor de geïndividualiseerde verplichte begeleiding van, toezicht op en verslaggeving over de delinquenten onder probatie. Aan de commissies tot bescherming van de maatschappij van Antwerpen, Gent, Leuven en Luik werden begin jaren 1960 eveneens maatschappelijk assistenten toegevoegd. Hun taak bestond erin voor elke geïnterneerde een sociaal dossier samen te stellen op basis van een uitgebreid familiaal en sociaal onderzoek, medewerking te verlenen aan het uitwerken van de reclassering en toezicht uit te oefenen op de geïnterneerden. In 1963 werd ook een maatschappelijk assistent gehecht aan de penitentiaire schoolcentra van Marneffe en Hoogstraten, de Centrale Gevangenis van Leuven en het pas opgerichte Penitentiair Oriëntatiecentrum (POC) 12 te Sint-Gillis 13. In 1971 werden in de schoot van de Penitentiair Antropologische Dienst in negen strafinrichtingen Observatie- en Behandelingseenheden (OBE s) opgericht. Deze diensten, bestaande uit een adjunct-directeur, een deeltijds psychiater, een deeltijds psycholoog en een voltijds maatschappelijk assistent, kregen naast de begeleiding en behandeling van individuele gevangenen, als bijzondere taak de voorbereiding van de voorwaardelijke invrijheidstelling en het systematisch penitentiair verlof 14. Tegelijkertijd werden de eerste maatschappelijk werkers in binnendienst aangesteld 15. Zij waren bestendig werkzaam in de strafinrichtingen en stonden in voor het 9 GENONCEAUX D., Sociale dienst der strafinrichtingen. Zijn organisatie, zijn principes en zijn techniek, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 12, 1958, 1, p Een praetoriaanse probatie houdt in dat het parket voorwaarden gaat koppelen aan een seponering. Als de dader effectief de voorwaarden naleeft die zijn voorgesteld door het openbaar ministerie, zal dit leiden tot de seponering van de zaak. Het openbaar ministerie kan, bij het niet naleven van de voorwaarden of bij het plegen van nieuwe feiten door de dader, de zaak heropenen. Enkel bij verjaring van de feiten is zo n heropening niet meer mogelijk. 11 CHRISTIAENSEN S., art. cit., p ; BAEYENS L., Detentiebegeleiding vanuit de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p Het POC was belast met de medisch-psychologische observatie van de probleemgevallen in de strafinrichtingen bij wie de klassieke observatiemethoden in de antropologische laboratoria gefaald hadden. De te onderzoeken gedetineerden werden groepsgewijs opgenomen en verbleven gedurende een zestal weken in de inrichting. Op basis van een uitgebreide observatie werd een gemotiveerd advies geformuleerd over de classificatie en verdere behandeling van de onderzochte personen. Na verloop van tijd breidde het takenpakket van het POC verder uit en verrichtte men er drie types van onderzoek: een grondig persoonlijkheidsonderzoek van gedetineerden met zware correctionele of criminele straffen met het oog op hun eventuele invrijheidstelling en de voorwaarden waaronder deze kon verlopen, een oriëntatieonderzoek van criminele veroordeelden bij de aanvang van hun straf en onderzoeken van korte duur gericht op het oplossen van bepaalde sociale problemen bij gedetineerden. Het POC werd in 1992 officieel opgeheven. De klinische werkzaamheden van het POC lagen op dat moment reeds een aantal jaren stil tengevolge van een gevangenisopstand in september Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjaarlijks verslag , Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XIX, 1965, 6, p NEYS A., PETERS T., De geschiedenis van het gevangeniswezen, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg, p Voordien wijdden de maatschappelijk assistenten reeds een deel van hun tijd aan intern sociaal werk, via wekelijkse zitdagen in de strafinrichting, maar hun focus lag voornamelijk op extramurale prestaties (enquêtes en begeleiding). 18

18 onthaal van gedetineerden, de psycho-sociale bijstand van gedetineerden én personeel, de voorbereiding van de reclassering en het bijhouden van het sociaal dossier. Ingevolge de nieuwe bevoegdheden inzake probatie werd de Sociale Dienst in 1969 omgedoopt tot Sociale Dienst en Probatie van de buitendiensten van het Bestuur Strafinrichtingen. In 1972 traden de eerste regionale inspecteurs in dienst, die de schakel vormden tussen de centrale directie en de maatschappelijk werkers en die onder meer belast waren met het administratief toezicht op en de begeleiding van de maatschappelijk werkers 16. Na de Staatshervorming van 1980, waarbij de penitentiaire en post-penitentiaire hulpverlening, met uitzondering van de uitvoering van strafrechterlijke beslissingen, als persoonsgebonden materie tot de bevoegdheid van de Franse en Vlaamse Gemeenschap ging behoren, werden 14 maatschappelijk assistenten en twee inspecteurs van de Sociale Dienst en Probatie, evenals alle door Justitie gesubsidieerde private reclasseringsdiensten (beschermingscomités, werken voor wederaanpassing en onthaaltehuizen), overgeheveld naar de ministeries van de Gemeenschappen. Het Bestuur Strafinrichtingen behield een licht afgeslankte sociale dienst voor taken die rechtstreeks verband hielden met de uitvoering van straffen en maatregelen en die een gedragsdeskundige inbreng vereisten (voorlichting en advies, begeleiding en toezicht) 17. In 1992 werd de Sociale dienst en Probatie opgeheven en vervangen door de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing (DMWS) 18. De naamswijziging drong zich op omdat de dienst ingevolge de wet van 20 juli 1990 op de voorlopige hechtenis nieuwe taken had gekregen die buiten het kader van strafinrichtingen en probatie lagen 19. Begin jaren 1990 werden ook bij het openbaar ministerie enkele initiatieven genomen op het vlak van justitiële begeleiding en voorlichting. Bij wijze van proefproject werd in 1993 een Dienst Slachtofferonthaal opgericht bij acht parketten. Drie jaar later beschikte elk parket van de procureur des Konings over zo n dienst. In functie hiervan werden aan de parketten maatschappelijk assistenten toegevoegd en verbindingsmagistraten aangeduid. In 1994 werd de bemiddeling in strafzaken officieel in ons strafrechtssysteem ingevoerd 20, waardoor voor sommige misdrijven het verval van de strafvordering mogelijk werd. Bij de parketten werd hiertoe een Dienst Bemiddeling in Strafzaken opgericht. De uitvoering van de bemiddelingsopdrachten (uitvoeren van enquêtes en begeleiden en opvolgen van het bemiddelingsproces) gebeurde door bemiddelingsassistenten die ressorteerden onder de parketten. De Dutroux-affaire veroorzaakte een schokgolf in het justitiële werkveld. Opeens werden problemen die al jaren sluimerden, zoals de verspreiding van het personeel over verschillende diensten, de beperkte samenhang, de veel te hoge werklast en het gebrek aan logistieke en leidinggevende ondersteuning, aangekaart. In een spoedreactie op de dramatische gebeurtenissen keurde de ministerraad op 30 augustus 1996 een reeks maatregelen goed die tot doel hadden de efficiëntie en effectiviteit van justitie te verbeteren, de humane aanpak te optimaliseren en de toegankelijkheid te verhogen. Op centraal niveau werden de Penitentiair Antropologische Dienst en de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing opgeheven en hun bevoegdheden verdeeld tussen twee nieuwe diensten, die in 1998 van start gingen. De Psychosociale Dienst bij het Directoraat-generaal Strafinrichtingen verving de Penitentiair Antropologische Dienst, waartoe de antropologische diensten en de OBE s in de 16 Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjaarlijks verslag , Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XXIX, 1975, 6, p MEYVIS W., Forensisch welzijnswerk op de brug tussen strafrechtsbedeling, gevangenis en samenleving, in: A. NEYS, T. PETERS, F. PIETERS en J. VANACKER (eds.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p Koninklijk Besluit van 20 oktober 1992 tot oprichting van de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing bij de buitendiensten van het Bestuur Strafinrihvintgen (B.S., 31/10/1992). 19 BAEYENS L., art. cit., p Wet van 10 februari 1994 houdende regeling van een procedure voor de bemiddeling in strafzaken (B.S., 27 april 1994). 19

19 strafinrichtingen behoorden, en het deel van de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing dat was belast met interne opdrachten ( de binnendienst ) 21. De extramurale sociale zorg van de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing (probatie, maatschappelijk onderzoek en begeleidingen) werd ondergebracht in de Dienst Sociaal Werk bij het Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie. Om de versnippering op het terrein tegen te gaan, besliste de ministerraad tot de oprichting in elk gerechtelijk arrondissement van een justitiehuis, waarbinnen alle parajustitiële diensten zouden worden samengebracht. B. Dienst Justitiehuizen De Dienst Sociaal Werk was eigenlijk een tussenfase naar de oprichting van de Dienst Justitiehuizen in De Dienst Justitiehuizen ontstond door samenvoeging van de Dienst Sociaal Werk met de diensten voor slachtofferonthaal en de diensten voor bemiddeling in strafzaken bij de parketten. Het wettelijk kader van de Dienst Justitiehuizen twee wetten, vier koninklijke en evenveel ministeriële besluiten trad op 1 juli 1999 in werking. De Dienst Justitiehuizen maakte aanvankelijk deel uit van het Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie en bestond op centraal niveau uit twee grote afdelingen. De algemene afdeling omvatte de cel Visieontwikkeling en beleidsondersteuning, de cel Middelen, de cel SIPAR, de cel Personeelspolitiek en de cel Vorming. De specifieke afdeling bestond uit twee ondersteunende diensten: de steundienst Alternatieve Maatregelen (SAM) en de steundienst Slachtofferzorg (SSZ). Ingevolge de dienstorder van de voorzitter van het Directiecomité van 27 juni 2003 werden de taken van de justitiehuizen echter verdeeld tussen twee directoraten-generaal. Bemiddeling in strafzaken, vrijheid onder voorwaarden, probatie, autonome werkstraf, penitentiaire opdrachten en vrijheid op proef hingen af van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. Eerstelijnswerking, slachtofferonthaal en burgerrechtelijke opdrachten hingen af van het Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie. Op centraal niveau bleef enkel de dienst Slachtofferzorg deel uitmaken van het DG Rechterlijke Organisatie. De andere diensten werden overgeheveld naar het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. De bevoegdheden van de cel Personeelsbeleid werden deels overgeheveld naar de recruteringscel van de nieuwe stafdienst Personeel en Organisatie (P&O) en deels naar de personeelsdienst van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. Het materieel beheer van de justitiehuizen en de werkingskosten van het personeel bleven de bevoegdheid van de Dienst Gebouwen en Materieel van het DG Rechterlijke Organisatie. De Dienst Justitiehuizen omvatte naast een centrale administratie ook buitendiensten. Deze waren op twee niveaus gestructureerd, een regionaal niveau en een lokaal niveau 22. Per Hof van Beroep was er een regionaal bestuur onder leiding van een regionaal directeur. Voor Brussel werd een Nederlandstalige en een Franstalige regionaal directeur voorzien. De regionaal directeur beschikte over een administratieve kracht en een staf van adjunct-adviseurs die onder meer werkten voor de bemiddeling in strafzaken en het slachtofferonthaal. De regionaal directeur was verantwoordelijk voor de coördinatie van de verschillende justitiehuizen in het rechtsgebied van het hof van beroep. Per taalrol vervulde een regionaal directeur bovendien de rol van regionaal directeur-coördinator 23. Op lokaal niveau werd in elk gerechtelijk arrondissement een justitiehuis opgericht. Het eerste justitiehuis opende haar deuren in Kortrijk op 19 november Eind 2002 beschikten alle 27 arrondissementen over een justitiehuis. Het justitiehuis van Brussel werd ontdubbeld in een Frans- en een Nederlands- 21 De activiteiten, de bevoegdheden en de archiefvorming van de Psychosociale Dienst op centraal niveau en bij de strafinrichtingen komen uitgebreid aan bod in respectievelijk: DEVOLDER K., Archief van de FOD Justitie Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, 117 p. en DROSSENS P., Archief van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009, 123 p. 22 Ministerieel Besluit van 23 juni 1999 tot vaststelling van de basisinstructies voor de justitiehuizen (B.S., 29 juni 1999). 23 Ministerieel Besluit van 23 juni 1999 tot vaststelling van de functiebeschrijvingen en profielen voor het personeel van de buitendiensten van de Dienst Justitiehuizen van het Ministerie van Justitie (B.S., 29 juni 1999). 20

20 talige afdeling. De oprichting van de justitiehuizen ging niet alleen gepaard met een gevoelige uitbreiding van het personeelskader, maar resulteerde ook in het samengaan van bestaande diensten, de toewijzing van nieuwe opdrachten en de creatie van nieuwe functies. Bovendien kwam er een einde aan de diverse benamingen en statuten van het parajustitieel personeel: probatieassistenten, bemiddelingsassistenten en maatschappelijk assistenten werden justitieassistenten 24. C. Directoraat-generaal Justitiehuizen In 2005 werd op aangeven van de toenmalige directeur-generaal van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen een BPR (Business Proces Reengineering) opgestart voor de buitendiensten van de Dienst Justitiehuizen. Het doel van de BPR was een grondige analyse te maken van de gehanteerde werkmethoden en processen en van de organisatiestructuur van de justitiehuizen. Het project toonde vrij snel aan dat de constructie waarbij de Dienst Justitiehuizen was ondergebracht bij twee directoraten-generaal voor veel verwarring zorgde. De conclusie was dat de sturing van de justitiehuizen vanuit één DG zou moeten gebeuren. Het directiecomité van de FOD Justitie deed op 31 augustus 2005 het voorstel om de Dienst Justitiehuizen in haar geheel onder te brengen bij het DG Uitvoering Straffen en Maatregelen. De toenmalige minister van Justitie, Laurette Onkelinx, liet in een schrijven van 10 oktober 2005 aan de voorzitter van het directiecomité echter weten dat er een apart DG Justitiehuizen moest komen. Het was enerzijds weinig opportuun de justitiehuizen integraal bij het DG Uitvoering Straffen en Maatregelen te incorporeren aangezien bepaalde opdrachten, zoals slachtofferonthaal en eerstelijnswerking, veel ruimer zijn dan de opdracht van dat DG. De oprichting van een apart DG voor de justitiehuizen vergrootte anderzijds de zichtbaarheid, zowel naar de burgers toe als naar de opdrachtgevers, wat het opzetten van samenwerkingsverbanden zou faciliteren 25. Op 20 september 2006 werd Annie Devos benoemd als directeur-generaal van het DG Justitiehuizen. De officiële start van het DG vond plaats op 1 januari Sedert 1 september 2007 is het DG Justitiehuizen ook belast met de opvolging van het elektronisch toezicht. In België werd er voor het eerst geëxperimenteerd met elektronisch toezicht (ET) in de periode april 1998-september De justitiehuizen stonden in voor de voorlichtingsrapportage en voor de begeleiding van de persoon die onder ET werd gesteld 26. In oktober 2000 werd het elektronisch toezicht nationaal ingevoerd en nam het Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht (NCET), opgericht in de schoot van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen, dit takenpakket over 27. De afwezigheid van een wettelijk statuut, een gebrek aan rolduidelijkheid en verschillende visies op de relatie tussen sociale begeleiding en controle lagen aan de basis hiervan 28. De justitieassistenten weigerden bijvoorbeeld om ingeschakeld te worden voor de controle ter plaatse bij overtreding van het tijdschema door de onder elektronisch toezicht gestelde. Er werd dus een aparte structuur opgezet waardoor de begeleiding van de onder elektronisch toezicht gestelden gebeurde door maatschappelijk assistenten van het NCET, die niet onder de Dienst Justitiehuizen ressorteerden. Met de overheveling van de bevoegdheid voor elektronisch toezicht werd terug een omgekeerde beweging gemaakt en zijn de maatschappelijk assistenten voor het ET (opnieuw) bij de justitiehuizen ondergebracht. Ook de personeelsleden van het NCET die instaan voor de monitoring ressorteren nu onder het DG Justitiehuizen. De leden van de mobiele equipe van het NCET, die instaan voor de planning en plaatsing van 24 Koninklijk Besluit van 13 juni 1999 genomen ter uitvoering van de wet van 12 april 1999 tot wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek en tot overplaatsing van sommige personeelsleden in dienst bij de parketten of verbonden aan een probatiecommissie (B.S., 29 juni 1999). 25 Jaarverslag FOD Justitie Brussel, FOD Justitie, 2006, p. 30; Jaarverslag FOD Justitie 2006, Brussel, FOD Justitie, 2007, p. 36, 39; PASMANS V., De geboorte van een apart Directoraat-generaal voor de justitiehuizen, Panopticon, 2007, 3, p Jaarverslag Dienst Justitiehuizen Brussel, Ministerie van Justitie, 2000, p ; DE VALCK S., STOR- ME I., art. cit., p BEYENS K., BAS R., KAMINSKI D., Elektronisch toezicht in België. Een schijnbaar penitentiair ontstoppingsmiddel, Panopticon, 2007, 3, p Ibidem, p. 28; DE VALCK S., STORME I., art. cit., p

21 de enkelbanden en boxen, blijven echter deel uitmaken van het DG EPI, de rechtsopvolger van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. Het DG Justitiehuizen bestaat uit een centraal bestuur en buitendiensten: de 28 justitiehuizen. Van een regionaal niveau op het niveau van het Hof van Beroep is niet langer sprake. Voortaan zijn er nog maar twee regionale directies (Noord en Zuid) die respectievelijk bevoegd zijn voor het Nederlandstalige en het Franstalige landsgedeelte. De twee regionale directeurs zetelen op het niveau van het hoofdbestuur 29. De bevoegdheden en activiteiten van de justitiehuizen en de organisatie en werking worden in de volgende paragrafen besproken. 29 Zie de archiefselectielijst van het DG Justitiehuizen Hoofdbestuur voor hun bevoegdheden en archiefvorming. 22

22 II. Bevoegdheden en activiteiten Het DG Justitiehuizen staat in voor: - de justitiële begeleiding en het toezicht van daders in opdracht van de gerechtelijke en/of administratieve overheden, gericht op het voorkomen van recidive; - het onthaal, het informeren, het bijstaan en doorverwijzen van slachtoffers van strafrechtelijke misdrijven; - het informeren en voorkomend doorverwijzen van burgers die betrokken zijn in een conflict of geconfronteerd worden met een gerechtelijke procedure; - het verstrekken van informatie aan de gerechtelijke en/of administratieve overheden door maatschappelijke enquêtes, beknopte voorlichtingsrapporten of burgerrechtelijke sociale studies; - het ondersteunen van een coherent beleid met betrekking tot alternatieve wijzen van conflicthantering en sanctionering alsook van de ondersteuning aan slachtoffers door gerichte sensibilisering en subsidiëring 30. Het doel van een justitiehuis is bijdragen tot een meer toegankelijke, humane en efficiënte justitie, waarin de responsabilisering van de justitiabele centraal staat. De opdrachten van de justitiehuizen zijn sinds hun oprichting sterk geëvolueerd en uitgebreid. De basisopdrachten van een justitiehuis, die hierna meer uitgebreid aan bod komen, zijn momenteel: - eerstelijnswerking - slachtofferonthaal - burgerrechtelijke opdrachten - strafrechtelijke opdrachten: bemiddeling in strafzaken vrijheid onder voorwaarden probatieopschorting/uitstel dienstverlening en vorming autonome werkstraf voorwaardelijke en voorlopige invrijheidstelling internering beperkte detentie elektronisch toezicht De rode draad doorheen al deze opdrachten is het herstellen van de verstoorde relaties tussen dader, slachtoffer en maatschappij. Hiervoor wordt er intens samengewerkt met de belangrijkste partners op het terrein, meer bepaald de magistratuur, de balie, penitentiaire instellingen, lokale overheden en hulpverleners. A. Eerstelijnswerking Eerstelijnswerking bestaat erin alle personen met vragen of moeilijkheden in verband met welbepaalde domeinen van justitie, te onthalen en te informeren. In het kader van deze opdracht bieden de justitieassistenten opvang en informatie aan burgers met vragen of problemen die, naar hun mening, een oplossing kunnen vinden binnen justitie. De justitieassistenten informeren over de verschillende bestaande mogelijkheden en verwijzen indien nodig door naar de bevoegde persoon of dienst. In de meeste gevallen betreft het de juridische eerste- of tweedelijnsbijstand 31, een gerechtelijke dienst of gespecialiseerde hulpverlening. De dienstverlening is gratis en anoniem. 30 Jaarverslag FOD Justitie Brussel, FOD Justitie, 2009, p. 37; Jaarverslag FOD Justitie Brussel, FOD Justitie, 2010, p Juridische eerstelijnsbijstand is de juridische bijstand die wordt verleend in de vorm van praktische inlichtingen, juridische informatie, een eerste juridisch advies of de verwijzing naar een gespecialiseerde instantie of organisa- 23

23 B. Slachtofferonthaal Slachtoffers van misdrijven en hun verwanten moeten door de magistraten en het personeel van de parketten en rechtbanken zorgvuldig en correct bejegend worden, de nodige informatie verstrekt krijgen en zonodig doorverwezen worden naar de gespecialiseerde diensten 32. Zij worden hierin bijgestaan door justitieassistenten voor het slachtofferonthaal. De taken van de justitieassistent zijn de volgende: - informeren van de slachtoffers. Bijvoorbeeld het geven van specifieke informatie over de belangrijke fases van de gerechtelijke procedure of optreden als tussenpersoon en de vragen van de betrokkenen aan de magistraat overbrengen; - verlenen van bijstand tijdens bepaalde fases van de procedure, zoals bij het verhoor van de slachtoffers, bij de inzage in het dossier, op de zitting van de rechtbank of tijdens de reconstructie; - doorverwijzen naar en samenwerken met de lokale diensten teneinde psychosociale hulp of juridisch advies te verstrekken; - signaleren van de problemen waarmee slachtoffers in hun contacten met de gerechtelijke overheid worden geconfronteerd en het sensibiliseren van zowel de magistraten als het personeel van de parketten en de rechtbanken voor de specifieke noden en rechten van slachtoffers. C. Burgerrechtelijke opdrachten De burgerrechtelijke opdrachten werden vóór 1998 uitgevoerd door de consulenten verbonden aan de sociale dienst van de jeugdrechtbank. Deze diensten ressorteren sinds 1988 onder de bevoegdheid van de Gemeenschappen. Het ministerieel overlegcomité van 2 april 1996 besloot echter de burgerrechtelijke opdrachten opnieuw over te hevelen naar de diensten van het Ministerie van Justitie. Sedert 1998 zijn de justitiehuizen belast met de uitvoering ervan 33. Een burgerrechtelijke opdracht betreft het uitvoeren van een burgerrechtelijke sociale studie met als resultaat een rapport dat de opdrachtgever (de jeugdrechter, de rechter in kortgeding of het hof van beroep) in staat moet stellen om een geïndividualiseerde beslissing te nemen in zaken waarbij kinderen betrokken zijn. De meeste opdrachten hebben betrekking op de regeling van het ouderlijk gezag, de herziening van de verblijfsregeling en het recht op persoonlijk contact van ouders en grootouders bij een scheiding. Maar ook adoptie of de toestemming tot een huwelijk van minderjarigen kan het onderwerp uitmaken van een sociale studie. De justitieassistent neemt per brief contact op met de partijen om een eerste gesprek in het justitiehuis te organiseren. Nadien vindt in elk van de ouderlijke milieus een huisbezoek plaats om het gesprek daar verder te zetten en het kind of de kinderen te ontmoeten. De justitieassistent verwerkt de verzamelde gegevens om ieders standpunten, verwachtingen en de in overweging genomen oplossingen inzake het ouderlijk gezag, de huisvesting van het (de) kind(eren) of het omgangsrecht, te verduidelijken. De justitieassistent gaat evenwel niet na of de inlichtingen die de partijen verschaffen juist zijn: het is aan de partijen om hun argumenten te staven ten aanzien van de magistraat die met het dossier is belast. Tijdens een derde en laatste gesprek in het justitiehuis worden de conclusies van de sociale studie meegedeeld aan de betrokken partijen. Het verslag wordt vervolgens aan de magistraat die met het dossier belast is, overgemaakt. tie. Juridische tweedelijnsbijstand is de juridische bijstand die wordt verleend in de vorm van een omstandig juridisch advies, bijstand al dan niet in het kader van een procedure of bijstand bij een geding ( ) (art. 508/1 Gerechtelijk Wetboek, ingevoegd bij wet van 23 november 1998 betreffende de juridische bijstand (B.S., 22 december 1998)). 32 Artikel 3bis van de voorafgaande titel van het Wetboek van Strafvordering. 33 DE VALCK S., Twee jaar burgerlijke opdrachten in de dienst Justitiehuizen, Panopticon, 2001, p