van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 14/2017 van 9 mei 2017 Betreft: aanvraag van de FOD Justitie om adressen uit te wisselen met de gemeenschappen (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid (hierna het Comité ); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de FOD Justitie, ontvangen op 22/12/2016; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 06/02/2017 en op 13 en 14 maart 2017; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning op 31/03/2017; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 9 mei 2017, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging FO 14/2016-2/9 I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het Comité ontving op 22 december 2016 een machtigingsaanvraag vanuit de FOD Justitie (hierna de aanvrager ). Deze aanvraag betreft het uitwisselen van adressen met de gemeenschappen. 2. In het kader van de zesde staatshervorming werd de bevoegdheid inzake Justitiehuizen vanaf 1 juli 2014 gradueel overgedragen van de aanvrager naar de gemeenschappen, gewesten of gemeenschapscommissies. 3. De aanvraag beoogt de verdere efficiënte uitvoering van de wettelijke opdrachten van de justitiehuizen. De taken betreffende slachtofferonthaal en bemiddeling in strafzaken noodzaken een dagelijkse en vlotte uitwisseling van informatie tussen actoren van Justitie (voornamelijk gevangenissen en Rechterlijke Orde maar ook de strafuitvoeringsrechtbanken, probatiecommissie en de Commissie Bescherming van de Maatschappij) en de Gemeenschappen. 4. De betrokken regionale diensten, die de aanvraag mee ondertekenden op 11, 13 en 17 januari 2017 worden vermeld in bijlage 1. II. ONTVANKELIJKHEID VAN DE AANVRAAG 5. In toepassing van artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging van het bevoegd sectoraal comité. 6. De aanvraag betreft de doorgifte van de mailadressen van de medewerkers van de aanvrager naar de regionale diensten toe. Concreet betreft het een overdracht van een bestand met de betreffende gegevens (zie hierna) op regelmatige basis, zodat de diensten vermeld in bijlage 1 deze in hun adresbestand van het desbetreffende mailsysteem kunnen incorporeren. 7. Het Comité is bevoegd om voormelde vraag te behandelen.

3 Beraadslaging FO 14/2016-3/9 III. GEGRONDHEID VAN DE AANVRAAG 1. FINALITEITSBEGINSEL 8. Artikel 4, 1, 2 van de WVP vereist van iedere verantwoordelijke voor de verwerking dat hij slechts persoonsgegevens inzamelt voor welbepaalde en uitdrukkelijk omschreven doeleinden. 9. Het doel is dagelijks de vermelde informatie, van de betrokken medewerkers van justitie, door te geven aan de gemeenschappen (Vlaamse, Franstalige en Duitstalige), teneinde ze toe te voegen aan het mailadresbestand van de gemeenschap zelf, zodat medewerkers van de gemeenschappen makkelijk het mailadres van de persoon van justitie waarmee ze mailverkeer moeten kunnen voeren, kunnen terugvinden. Op die manier kan de elektronische communicatie ten behoeve van de gerechtelijke dossiers vlot verlopen : 10. Het Comité stelt aldus vast dat de geplande gegevensverwerkingen voor welbepaalde en uitdrukkelijk omschreven doeleinden zullen plaatsvinden en het brengt in herinnering dat de gevraagde gegevens enkel met het oog op deze doeleinden mogen verwerkt worden. De vooropgestelde gegevensverwerkingen zijn ook gerechtvaardigd, gelet op artikel 5, e) WVP. 11. Verder schrijft het finaliteitsbeginsel, opgenomen in artikel 4, 1, 2 van de WVP, voor dat iedere verantwoordelijke voor de verwerking slechts persoonsgegevens mag verwerken op een manier die niet onverenigbaar is met het doeleinde waarvoor de gegevens werden verzameld, hierbij rekening houdend met alle relevante factoren, met name met de redelijke verwachtingen van de betrokkene en met de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. De betreffende gegevensverwerkingen vormen latere verwerkingen van persoonsgegevens die oorspronkelijk door de FOD Justitie werden ingezameld en er dient aldus te worden nagegaan in hoeverre het door de aanvrager vooropgestelde project niet onverenigbaar is met de oorspronkelijke doeleinden van deze FOD. 12. De aanvrager verwijst naar het samenwerkingsakkoord van 17 december 2013 tussen de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap, de Franse Gemeenschap en de Duitstalige Gemeenschap, met betrekking tot de uitoefening van de opdrachten van de Justitiehuizen, B.S., 17 juni Krachtens artikel 6 van dit akkoord verbinden de partijen er zich toe om samen te werken en de doorstroming van informatie tussen de federale instanties en de Justitiehuizen te optimaliseren, met het oog op een efficiënte uitoefening van hun respectievelijke bevoegdheden. De Federale Staat verbindt er zich toe om de Justitiehuizen alle informatie ter beschikking te stellen die noodzakelijk is voor de uitoefening van hun opdrachten. Daartoe wordt de Justitiehuizen toegang verleend tot de huidige en toekomstige informatiesystemen van de federale instanties, overeenkomstig

4 Beraadslaging FO 14/2016-4/9 de regels die door de partijen in het kader van de (interministeriële conferentie voor de justitiehuizen) worden uitgewerkt. De Federale Staat verbindt er zich toe om alle gegevens die zijn opgenomen in het bestaande informatiesysteem van de Justitiehuizen over te dragen aan de Gemeenschappen. 13. Het Comité stelt ook vast dat de wettelijke opdrachten van de justitiehuizen nog steeds dezelfde opdrachten zijn als voor de zesde staatshervorming. Deze opdrachten staan beschreven in volgende rechtsbronnen : artikel 216ter, 1bis, Wetboek van Strafvordering (Bemiddeling in strafzaken (BIS); wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis (Vrijheid onder voorwaarden (VOV); wet van 29 juni 1964 betreffende de opschorting, het uitstel en de probatie (Probatieopschorting en probatie-uitstel); art. 37octies 37undecies Strafwetboek (Autonome probatiestraf (APS); wet van 1 juli 1964 tot bescherming van de maatschappij tegen abnormalen en gewoontemisdadigers en plegers van bepaalde seksuele strafbare feiten, te vervangen door de wet van 5 mei 2014 betreffende de internering (Vrijheid op proef bij internering (VOP); art. 37quinquies 37septies Strafwetboek (Autonome werkstraf (AWS); artikel 3bis Voorafgaande Titel Wetboek van Strafvordering; wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van de veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsmodaliteiten; omzendbrieven van het College van procureurs-generaal en de minister van Justitie (Slachtofferonthaal (SO); wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van de veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsmodaliteiten; omzendbrieven van de minister van Justitie (Penitentiaire opdrachten); wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis (Voorlopige hechtenis onder elektronisch toezicht (VHET); art. 37ter 37quater Strafwetboek (Elektronisch toezicht als straf (ETAS); samenwerkingsakkoord tussen de Federale Staat en de Vlaamse Gemeenschap inzake de begeleiding en behandeling van daders van seksueel misbruik (Daders van seksueel misbruik); artikel 1253ter/6 Gerechtelijk Wetboek (Burgerrechtelijke opdrachten (BO); koninklijk besluit van 7 juni 2000 tot bepaling van de algemene principes inzake het gebruik van de maatschappelijke enquête en het beknopt voorlichtingsrapport in strafzaken (Maatschappelijke enquête en beknopt voorlichtingsrapport); koninklijk besluit van 29 januari 2007 tot bepaling van de inhoud van het beknopt voorlichtingsrapport en de maatschappelijke enquête zoals bepaald door de artikelen 8, derde lid, 17, 1, tweede lid, 33, 2 en 88, 4, van de Wet Externe Rechtspositie Veroordeelden.

5 Beraadslaging FO 14/2016-5/9 Koninklijk besluit houdende organisatie van de Dienst Justitiehuizen van het Ministerie van Justitie, B.S., 29 juni 1999; 14. In het licht van deze vaststellingen, oordeelt het Comité dat de door de aanvrager beoogde latere verwerkingen niet onverenigbaar zijn met de gegevensverwerkingen van de FOD Justitie. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 15. De verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor ieder openbaar organisme om zijn opdracht van openbare dienst te kunnen vervullen, dienen in toepassing van artikel 4, 1, 3 en 4, WVP betrekking te hebben op gegevens die enerzijds toereikend, terzake dienend en niet overmatig zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt en anderzijds nauwkeurig zijn en, zo nodig, worden bijgewerkt. 16. De aanvrager stelt dat volgende gegevens van de personeelsleden ter beschikking zouden worden gesteld : Voornaam Familienaam Titel Mailadres 17. Dit zijn de gegevens die de aanvrager noodzakelijk acht om de goede werking van de justitiehuizen te kunnen waarborgen. Het Comité is bijgevolg van oordeel dat deze gevraagde gegevens conform zijn aan artikel 4, 1, 3 en 4, WVP Bew aartermijn 18. In de aanvraag wordt aangegeven dat de gevraagde gegevens minstens zo lang dienen te worden bijgehouden als de betrokken personen werkzaam zijn binnen de organisatie. 19. Het Comité heeft dienaangaande geen opmerkingen.

6 Beraadslaging FO 14/2016-6/ Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 20. Uit de aanvraag blijkt dat de aanvrager verzoekt om voor de voormelde doeleinden de gevraagde gegevens permanent te kunnen meedelen uit de databanken van de FOD Justitie, teneinde de werking van de justitiehuizen op dagdagelijkse basis te kunnen verzekeren. Het Comité oordeelt dat deze wijze van toegang gepast is in het licht van artikel 4, 1, 3, WVP. 21. De aanvrager verzoekt ook om een machtiging van onbepaalde duur, aangezien het beheer van de dossiers evident niet in de tijd is afgebakend. Het Comité stelt vast dat, met het oog op de realisatie van de opgegeven doeleinden, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP) Bestemmelingen en/ of derden aan wie de gegevens worden meegedeeld 22. Volgens de informatie verstrekt in de aanvraag zullen de gegevens enkel intern gebruikt worden door de in bijlage 1 vermelde diensten. 23. Het Comité ziet in het licht van artikel 4, 1, 3 WVP geen bezwaren tegen het feit dat bovengenoemde diensten toegang hebben tot onderhavige persoonsgegevens, op voorwaarde dat zij enkel van deze toegang gebruik maken voor de doeleinden zoals in deze beraadslaging aangegeven. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 24. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. Eén van de hoekstenen van een transparante verwerking, betreft de informatieplicht in de zin van artikel 9, 2, WVP. 25. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel worden verricht in toepassing van de voorgeschreven bepalingen door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie. Krachtens artikel 9, 2, 2 de lid, b) van de WVP is er in dergelijke situatie een vrijstelling van informatieplicht. Deze vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité er zich meer algemeen kan van vergewissen of er passende waarborgen bestaan voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkene. Dit gelet op het feit dat de transparantie ook niet uitsluitend gewaarborgd wordt door de informatieplicht (cf. artikelen 4, 1, 1 en 9 tot 15bis WVP), en de vereiste van voorzienbaarheid van reglementaire inmengingen in de persoonlijke levenssfeer (artikel 8 EVRM), die soms voor de betrokkenen vrij ontransparant kan overkomen. In lijn met de recente rechtspraak van

7 Beraadslaging FO 14/2016-7/9 het Hof van Justitie 1 onderzoekt het Comité dan ook of de gegevensstromen afdoende transparant zijn voor de betrokken personen. 26. De aanvrager heeft op zijn website een algemene verklaring bescherming van persoonsgegevens De in bijlage 1 vermelde diensten hebben een (beknopte) privacyverklaring De in bijlage 1 vermelde diensten 4 hebben op hun websites geen lijst van al dan niet gemachtigde gegevensstromen van en naar hun dienst gepubliceerd. 29. Het Comité beveelt de in bijlage 1 vermelde diensten aan om een lijst van al dan niet gemachtigde gegevensstromen van en naar de dienst te publiceren. 4. BEVEILIGING 4.1 Op niveau van de aanvrager 30. Uit de meegedeelde stukken blijkt dat de aanvrager over een consulent inzake informatiebeveiliging beschikt, en een informatiebeveiligingsbeleid dat is goedgekeurd door het directiecomité. 4.2 Op het niveau van de diensten vermeld in bijlage De in bijlage 1 vermelde diensten hebben allen een consulent inzake informatiebeveiliging en een informatiebeveiligingsbeleid. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de in bijlage 1 vermelde diensten om toegang te krijgen tot de gevraagde gegevens die bij de FOD Justitie worden bewaard en dit om de doeleinden zoals omschreven in randnummer 9 te verwezenlijken, voor zover en voor zolang voldaan wordt aan de hierboven aangehaalde voorwaarden; 1 Zie HvJ, 2 oktober 2015, C-201/14, zaak Smaranda Bara ea. Vs. Romania en 4

8 Beraadslaging FO 14/2016-8/9 2 beslist dat het zich het recht voorbehoudt om, in voorkomend geval op geregelde tijdstippen, de effectieve en duurzame toepassing te controleren van technische en organisatorische maatregelen die conform de stand van de techniek zijn en van aard om de risico's adequaat te dekken. In dit verband gebiedt het Comité de partijen iedere relevante wijziging in de beveiliging van de gemachtigde verwerkingen aan het Comité mee te delen. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Stefan Verschuere

9 Beraadslaging FO 14/2016-9/9 Bijlage 1 Begunstigden van de machtiging Vlaamse Gemeenschap DEPARTEMENT WELZIJN VOLKSGEZONDHEID EN GEZIN ( WVG Vlaanderen ) Afdeling Beleidsinformatie en Kennisbeheer F Koning Albert II-laan 35 bus 30, 1030 Brussel Fédération Wallonie/Bruxelles Administration générale des Maisons de Justice Rue de Louvain, Bruxelles direction.partenariats@cfwb.be Duitstalige gemeenschap. Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Fachbereich Justizhaus Tel Aachener Straβe 62, 4700 Eupen