1/9. opdrachten die ) persoonlijke. Gelet op de 30/04/2015;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité voor de d Federalee Overheid Beraadslaging FO nr 21/2015 van 9 juli 2015 Betreft: Machtigingsaanvraag van het Vast Comité van Toezicht opp de politiediensten om elektronisch mededeling te ontvangen van persoonsgegevens van de Directie Inschrijving van Voertuigen (hierna DIV ) teneinde bestuurders van voertuigen te identificeren in hett raam van de opdrachten die hem werden toevertrouwd door de wet van 18 juli 1991 tott regeling van het toezicht op politie- en inlichtingendiensten en op het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 177 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tott de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de 30/04/2015; aanvraag van het Vastt Comité van Toezicht op de politiediensten, ontvangen op Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 27/05/2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de e Federale Overheidsdienst Fedict op 04/06/2015;

2 Beraadslaging FO 21 /2015-2/9 Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 08/07/2015; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 9 juli 2015, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. Het Vast Comité van Toezicht op de politiediensten (hierna de aanvrager of het Comité P ) vraagt de machtiging van het Comité om de persoonsgegevens van de DIV elektronisch te ontvangen teneinde bestuurders van voertuigen te identificeren in het raam van de opdrachten die hem werden toevertrouwd door de wet van 18 juli 1991 tot regeling van het toezicht op politie- en inlichtingendiensten en op het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse (hierna de organieke wet ). 2. Deze doorgifte van gegevens door de DIV zal plaatsvinden aan de hand van de portaaltoepassing die enkel toegankelijk is vanuit het intern netwerk van de federale politie en waarmee het Comité P via enkele werkposten is verbonden. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. BEVOEGDHEID VAN HET COMITE 3. De in de aanvraag beoogde elektronische mededeling van gegevens zal uitgaan van de DIV. Gelet op artikel 36bis van de WVP en artikel 18 van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen is het Comité derhalve bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 4. Het Comité P is het extern controleorgaan van de politiediensten. Overeenkomstig artikel 1 van de organieke wet behelst de controle meer in het bijzonder de bescherming van de rechten die de Grondwet en de wet aan de personen waarborgen alsook de coördinatie en de doelmatigheid van de politiediensten. Het Comité P controleert ook, samen met het Comité I, de coördinatie en de doelmatigheid van het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse (OCAD) alsook de ondersteunende diensten ervan.

3 Beraadslaging FO 21 /2015-3/9 5. Het Comité P treedt op, hetzij op eigen initiatief, hetzij op vraag van het Parlement, de minister van binnenlandse zaken, de minister van justitie of een bevoegde autoriteit (zoals de procureur-generaal, de federale procureur, burgemeester of politiecollege, directeur van het OCAD). 6. Het Comité P bestaat uit drie delen: het vast Comité (in de strikte betekenis van het woord), de dienst enquêtes en de administratie waarbij de sectie klachten werd gecreëerd. Sectie klachten 7. Artikel 10, 1 ste lid van de organieke wet verleent aan het Comité P de bevoegdheid om de klachten en aangiften te behandelen die het ontvangt betreffende de werking, het optreden, het handelen of het nalaten te handelen van de politiediensten en hun personeelsleden. 8. Een bij het Comité P ingediende klacht kan op verschillende manieren worden behandeld: dit kan gaan van een behandeling door een lid van het Vast Comité P over een behandeling door de algemene inspectie van de federale en van de lokale politie tot een onderzoek door de Dienst Enquêtes P of door een interne controledienst. Verder brengt het Comité feiten van strafrechtelijke aard met betrekking tot inbreuken of misdrijven die door een lid van de politiediensten werden begaan en die als dusdanig niet tot zijn bevoegdheden behoren, ter kennis van gerechtelijke autoriteiten. Dienst Enquêtes P 9. Hier onderscheiden we de enerzijds de controle-enquêtes en anderzijds de enquêtes als gevolg van een klacht of een aangifte. Dienst Enquêtes P: controle-enquêtes 10. De artikelen 9, 1 ste lid en 14bis, 1 ste lid van de organieke wet, verlenen aan het Comité P de bevoegdheid om onderzoeken uit te voeren naar de activiteiten en de werkwijze van de politiediensten, het OCAD en de andere ondersteunende diensten, naar hun interne reglementen en richtlijnen alsook naar de activiteiten en de werkwijzen van de algemene inspectie van de federale en van de lokale politie. 11. De controle-enquêtes handelen over de meest gevarieerde onderwerpen en kunnen onder meer gaan over het functioneren van een heel politiekorps (bv. Politiezone X) of over een

4 Beraadslaging FO 21 /2015-4/9 bepaalde dienst (bv. de lokale recherche van een politiezone of een eenheid van de wegpolitie van de federale politie). Het kan ook gaan om thematische enquêtes. 12. Overeenkomstig artikel 9 van de organieke wet worden de controle-enquêtes afgerond met een verslag aan het parlement (alsook aan de bevoegde minister of autoriteit indien het onderzoek op hun vraag werd gevoerd). Dienst Enquêtes P: enquête ingevolge een klacht of een aangifte 13. Klachten of aangiften betreffende de werking, het optreden, het handelen of het nalaten te handelen van de politiediensten en hun personeelsleden worden opgevolgd door de dossierbeheerders van de sectie klachten. Het Vast Comité P kan een dossier verschillende richtingen uitsturen. Een ervan bestaat erin het dossier toe te vertrouwen aan de Dienst Enquêtes P wanneer het gaat om structurele problemen in verband met de efficiëntie, de coördinatie en de naleving van de fundamentele rechten van de burgers, zonder afbreuk te doen aan zwaarwichtige zaken of zaken die een hoge graad van specialisatie vergen. 14. De toegang tot de DIV wordt gevraagd met het oog op de goede uitvoering van in de organieke wet bepaalde opdrachten in het raam van: de controle-enquêtes; de klachten/aangiftedossiers; een werkdossier: het gaat om dossiers behandeld op het niveau van het Vast Comité P die tot doel hebben de leden van het Vast Comité P toe te laten verificaties uit te voeren (voorafgaande enquête), met name met het oog op de eventuele opening van een controle-enquête. 15. het Comité stelt vast dat: inzake de doeleinden waarvoor de DIV persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, de KBV-wet bepaalt dat: De Kruispuntbank heeft tot doel om enerzijds de opspoorbaarheid van voertuigen te waarborgen ( ) en anderzijds om op elk ogenblik de eigenaar ervan, de aanvrager en de titularis van hun inschrijving te identificeren, alsook de gegevens betreffende hun goedkeuring te achterhalen teneinde: ( ) 7 de opsporing, de strafrechtelijke vervolging en de strafuitvoering van de misdrijven mogelijk te maken; ( ) 16. Gelet op wat voorafgaat oordeelt het Comité dat de door de aanvrager beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn en dus conform

5 Beraadslaging FO 21 /2015-5/9 artikel 4, 1, 2 van de WVP en dat de verwerking toelaatbaar is op basis van artikel 5, e) van de WVP. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 17. De aanvrager wenst mededeling te krijgen van de volgende gegevens uit de door de DIV gehouden Kruispuntbank van de voertuigen: de naam van de houder van de kentekenplaat het adres van de houder van de kentekenplaat het rijksregisternummer van de houder van de kentekenplaat 18. Deze gegevens zijn voor de aanvrager noodzakelijk om een bestuurder van een voertuig te identificeren voor wie hij een onderzoek voert, hetzij in het raam van een controleenquête; hetzij in een klachten/aangiftedossier, hetzij in een werkdossier (zoals uiteengezet in punt B.1.) 19. In het licht van de onder punt B.1. beschreven doeleinden, besluit het Comité dat de door de aanvrager gevraagde gegevens conform artikel 4, 1, 3 van de WVP zijn. 20. Bovendien vestigt het Comité er de aandacht op dat de ingezamelde gegevens moeten beschouwd worden als gerechtelijke gegevens zoals bedoeld in de WVP, indien zij worden ingezameld of verwerkt om te worden gebruikt voor het inleiden van een rechtszaak, aanleiding kunnen geven tot administratieve sancties of betrekking hebben op verdenkingen van inbreuken. 21. Er wordt bijgevolg aan herinnerd dat de begunstigde van onderhavige machtiging de bijzondere voorwaarden voor dit soort verwerkingen dient na te leven. Deze voorwaarden zijn opgenomen in artikel 25 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP.

6 Beraadslaging FO 21 /2015-6/ Bewaringstermijn voor de gegevens 22. De aanvrager vraagt een bewaringstermijn van 30 jaar voor de gegevens die verwerkt worden in het raam van de controle-enquête dossiers en de klachten/aangiften dossiers en van 10 jaar voor de werkdossiers. Deze termijnen zijn die welke bepaald werden in een dienstnota betreffende de archivering, die door het Comité P werd opgesteld met de hulp van het Algemeen Rijksarchief. 23. Het Comité oordeelt dus dat de voorgestelde bewaringstermijn conform artikel 4, 1, 5 van de WVP is. Het Comité merkt bovendien op dat er in de praktijk een onderscheid dient gemaakt te worden tussen verschillende bewaringsmethoden in de tijd. De behandeling van een actief dossier vereist een zodanige bewaringswijze dat de gegevens beschikbaar en toegankelijk zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het dossierbeheer. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd dient de gekozen bewaringswijze nog slechts een beperkte toegang en beschikbaarheid aan de gegevens te verlenen. Zodra bewaring niet langer nuttig is mogen de gegevens niet langer worden bewaard in een vorm die identificatie van de betrokkenen toelaat Frequentie van de toegang een duur van de machtiging 24. De aanvrager vraagt een permanente toegang tot de gevraagde gegevens. 25. Aangezien de aanvrager dagelijks in staat moet zijn om de bestuurders te identificeren waarvoor een dossier wordt geopend, oordeelt het Comité dat een permanente elektronische mededeling gerechtvaardigd is in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP. 26. De aanvrager vraagt een elektronische mededeling voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de doeleinden waarvoor de aanvrager de mededeling vraagt, niet beperkt zijn in de tijd en dat bijgevolg een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP) Bestemmelingen en/of derden aan wie de gegevens worden meegedeeld 27. De gegevens zullen intern verwerkt worden door de leden van de dienst enquêtes die de hoedanigheid bezitten van officier van gerechtelijke politie en door de coördinatoren van de sectie klachten van het Comité P. Deze personen worden namelijk geacht op te treden in het raam van een controle-enquête, een klachten/aangifte dossier of een werkdossier.

7 Beraadslaging FO 21 /2015-7/9 28. Het Comité stelt overigens vast dat naast de hierboven vermelde personen, de gegevens kunnen meegedeeld worden: aan de verantwoordelijke van de politiedienst op naam waarvan het voertuig is ingeschreven om, enerzijds de bestuurder van het voertuig te identificeren en eventueel anderzijds, hem de behandeling toe te vertrouwen van de klacht/aangifte zoals voorzien in artikel 10 van de organieke wet; aan het parlement alsook aan de ministers of de bevoegde autoriteit via de verslagen van de controle-enquêtes in de mate dat de mededeling van identificatiegegevens noodzakelijk is (cf. art. 9, 3 de lid van de organieke wet); aan de gerechtelijke autoriteiten voor strafrechtelijke vervolging. 29. In het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP heeft het Comité geen bezwaar dat de voormelde personen toegang krijgen tot de bedoelde persoonsgegevens, op voorwaarde dat zij enkel van deze toegang gebruik maken binnen de beperkingen van de bevoegdheden die hen door de reglementering werden verleend. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 30. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een verwerking is die op transparante wijze plaatsvindt. De verplichte kennisgeving in de zin van artikel 9 van de WVP vormt een van de hoekstenen van een transparante verwerking. 31. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel uitgevoerd worden krachtens een bepaling voorgeschreven door of krachtens een wet. Overeenkomstig artikel 9, 2, tweede lid b) van de WVP is in dit geval een vrijstelling van toepassing. Overigens bepaalt artikel 3, 5, 5 van de privacywet dat de artikelen 9, 10 1 en 12 niet van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens beheerd door het Vast Comité van Toezicht op de politiediensten en de Dienst Enquêtes ervan met het oog op de uitoefening van hun wettelijke opdrachten. 32. Gelet op wat voorafgaat wordt vanwege de aanvrager geen enkele bijzondere maatregel gevraagd met het oog op een grotere transparantie.

8 Beraadslaging FO 21 /2015-8/9 4. VEILIGHEID 4.1. Op het niveau van de aanvrager 33. Uit de door de aanvrager meegedeelde documenten blijkt dat hij over een consulent inzake informatiebeveiliging beschikt. Het Comité stelt vast dat de voorgestelde consulent inzake informatiebeveiliging eveneens de functie uitoefent van ICT-verantwoordelijke. Deze andere functie is onverenigbaar met de functie van consulent inzake informatiebeveiliging. Deze situatie laat hem niet toe te genieten van de noodzakelijke onafhankelijkheid om zijn functie normaal uit te oefenen, onder meer wat betreft een onderdeel van de informatiebeveiliging, de informaticaveiligheid waarvoor hij zowel rechter als partij is. 34. Het Comité vraagt dat een andere consulent inzake informatiebeveiliging zou worden aangeduid. 35. Voor het overige neemt het Comité akte van het feit dat de aanvrager een aantal veiligheidsmaatregelen heeft getroffen. Een aantal hiervan zijn evenwel nog niet afgerond, met name de invoering van een informatiebeveiligingsbeleid, de identificatie van de dragers, het dringende beheer van incidenten in verband met de informatiebeveiliging alsook de documentatie met betrekking tot de informatiebeveiliging. 36. Deze aspecten vormen echter fundamentele punten voor de informatiebeveiliging. Het Comité oordeelt dan ook dat onderhavige machtiging slechts uitwerking kan krijgen wanneer al deze elementen operationeel zijn. Het Comité wenst hierover door de aanvrager ingelicht te worden Op niveau van de DIV 37. Uit de documenten waarover het Comité beschikt blijkt dat de DIV beschikt over veiligheidsconsulent alsmede over een algemeen beveiligingsbeleid.

9 Beraadslaging FO 21 /2015-9/9 OM DEZE REDENEN, Het Comité machtigt de aanvrager om elektronisch mededeling te krijgen van de in de machtigingsaanvraag bedoelde gegevens onder de in deze machtiging bepaalde voorwaarden en zolang deze worden nageleefd, onder de opschortende voorwaarde van de ontvangst van nieuwe veiligheidsevaluatieformulieren die toelaten vast te stellen dat aan de onder punt 4 vermelde veiligheidsvereisten werd voldaan; beslist dat het Comité zich het recht voorbehoudt om, desgevallend op regelmatige tijdstippen, na te gaan of de technische en organisatorische maatregelen daadwerkelijk en duurzaam in werking zijn overeenkomstig de stand van de techniek en of ze erop gericht zijn om op gepaste wijze de bestaande risico s in te dekken gedurende de gehele machtigingsperiode. Daarom gelast het Comité de begunstigden van onderhavige machtiging om het Comité in kennis te stellen van iedere relevante wijziging aan de beveiliging van de gemachtigde verwerkingen. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Stefan Verschuere