Gelet op de aanvraag van de gemeente Vorst (hierna de aanvrager) ontvangen op 05/12/2014;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 13/2015 van 23 april 2015 Betreft: Machtigingsaanvraag van de gemeente Vorst om vanwege de Directie Inschrijving Voertuigen (hierna de "DIV") elektronische persoonsgegevens te ontvangen teneinde overtreders van gemeentelijke reglementen of ordonnanties te identificeren en te sanctioneren (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de gemeente Vorst (hierna de aanvrager) ontvangen op 05/12/2014; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 09/03/2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 10/03/2015; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 23 april 2015, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging FO 13 /2015-2/9 I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De aanvrager wenst elektronisch de mededeling te verkrijgen van persoonsgegevens van de DIV teneinde overtreders van de gemeentelijke reglementen of ordonnanties te identificeren en te sanctioneren. Deze doorgifte van gegevens door de DIV zou plaatsvinden via het netwerk van de Kruispuntbank van de voertuigen (hierna "KBV") De wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties (hierna de "wet van 24 juni 2013") is een kaderwet die de gemeenten toelaat enerzijds de overtredingen te sanctioneren die zij zelf in hun reglementen en ordonnanties hebben gedefinieerd als overlast en anderzijds de door de wetgever opgesomde gemengde inbreuken, m.a.w. de inbreuken die zowel strafrechtelijk als administratief kunnen bestraft worden. 3. Deze wet bepaalt onder meer in haar artikel 3, 3 dat de gemeenteraad in een administratieve sanctie kan voorzien "voor de volgende inbreuken die worden bepaald door de Koning, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, op basis van de algemene reglementen bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de wet van 16 maart 1968 betreffende de politie over het wegverkeer en met uitzondering van de overtredingen op autosnelwegen, meer in het bijzonder : de overtredingen betreffende het stilstaan en het parkeren; de overtredingen van de bepalingen betreffende de verkeersborden C3 en F103, uitsluitend vastgesteld door automatisch werkende toestellen, bedoeld in artikel 62 van dezelfde wet". 4. Artikel 25 van de wet van 24 juni 2013 stelt "De sanctionerend ambtenaar heeft in het kader van de uitoefening van zijn bevoegdheden, toegang tot de hiervoor pertinente gegevens van het Rijksregister en van de Directie Inschrijvingen van Voertuigen, op voorwaarde dat hij voorafgaand een machtiging verkregen heeft, respectievelijk van het Sectoraal Comité van het Rijksregister en van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid". 5. Artikel 33, 4de lid van de wet van 24 juni 2013 verduidelijkt dat "De in artikel 21, 4, 2 tot 4, bedoelde personen zijn gemachtigd om de identiteit van de houder van de kentekenplaat op te vragen bij de overheid die belast is met de inschrijving van de voertuigen, op 1 Ingevolge de uitwerking en de inwerkingtreding van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen gebeuren al deze gegevensuitwisselingen via de KBV conform artikel 8 van deze wet die expliciet bepaalt "De Kruispuntbank houdt het repertorium van de voertuigen bij zoals bepaald in de artikelen 6, 7, 8 en 9 van het koninklijk besluit van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen".

3 Beraadslaging FO 13 /2015-3/9 voorwaarde dat zij voorafgaandelijk een machtiging verkregen hebben van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid". II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. BEVOEGDHEID VAN HET COMITE 6. De beoogde elektronische mededeling van gegevens zal afkomstig zijn van de DIV. Gelet op artikel 36bis van de WVP en artikel 18 van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen, is het Comité derhalve bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 7. De aanvrager verklaart dat de ingezamelde gegevens bestemd zijn om de auteurs van inbreuken op de gemeentelijke reglementen en ordonnanties en meer in het bijzonder op het algemeen politiereglement aan de hand van hun kentekenplaten te identificeren en de sanctioneren. 8. Het Comité stelt vast dat de gegevens zullen gebruikt worden door: - enerzijds de gemeenteambtenaren van de Dienst Netheid van de gemeente Vorst krachtens artikel 33 van de wet van 24 juni 2013 en, - anderzijds door de sanctionerende ambtenaar krachtens artikel 25 van de wet van 24 juni 2013 zodat hij de administratieve sanctie kan opleggen. 9. Krachtens artikel 21, 1 en 4 van de wet van 24 juni 2013 zijn de gemeenteambtenaren immers bevoegd om inbreuken vast te stellen die enkel bestraft kunnen worden met een administratieve sanctie alsook de gemengde inbreuken opgesomd in artikel 3, 3 van dezelfde wet. Een koninklijk besluit stelde zopas de kwalificatievoorwaarden vast van deze vaststellers 2. 2 Koninklijk besluit van 21 december 2013 tot vaststelling van de minimumvoorwaarden inzake selectie, aanwerving, opleiding en bevoegdheid van de ambtenaren en personeelsleden die bevoegd zijn tot vaststelling van inbreuken die aanleiding kunnen geven tot de oplegging van een gemeentelijke administratieve sanctie.

4 Beraadslaging FO 13 /2015-4/9 10. Bij de aanvrager worden deze functies uitgeoefend door de vaststellers van de Dienst Netheid. Deze vaststellers stellen vaststellingen van inbreuken op die zij overzenden aan de Dienst Administratieve Sancties die geleid wordt door de sanctionerend ambtenaar. 11. De sanctionerend ambtenaar, aangeduid door de Gemeenteraad, is de persoon die belast is met het opleggen van de administratieve geldboete, bemiddeling of gemeenschapsdienst voor te stellen (artikel 6 van de wet van 24 juni 2013). Een koninklijk besluit stelde zopas de kwalificatie- en onafhankelijkheidsvoorwaarden van deze sanctionerend ambtenaar vast Het Comité stelt vast dat: wat betreft de doeleinden waarvoor de DIV deze persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen in haar artikel 5 voorziet dat "De Kruispuntbank heeft tot doel om enerzijds de opspoorbaarheid van voertuigen te waarborgen ( ) en anderzijds om op elk ogenblik de eigenaar ervan, de aanvrager en de titularis van hun inschrijving te identificeren, alsook de gegevens betreffende hun goedkeuring te achterhalen teneinde : ( ) 11 het opleggen van administratieve sancties mogelijk te maken"; artikel 25 van de wet van 24 juni 2013 verduidelijkt dat de sanctionerend ambtenaar in het kader van de uitoefening van zijn bevoegdheden, toegang heeft tot de hiervoor pertinente gegevens van de Directie Inschrijvingen van Voertuigen, op voorwaarde dat hij voorafgaand een machtiging verkregen heeft van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid; artikel 33, 4de lid van de wet van 24 juni 2013 verduidelijkt dat de in artikel 21, 4, 2 tot 4, bedoelde personen zijn gemachtigd om de identiteit van de houder van de kentekenplaat op te vragen bij de overheid die belast is met de inschrijving van de voertuigen, op voorwaarde dat zij voorafgaandelijk een machtiging verkregen hebben van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid. 13. Gelet op wat voorafgaat, stelt het Comité op grond van artikel 4, 1, 2 vast dat de door de aanvrager beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn en dat de verwerking toelaatbaar is op grond van artikel 5, c) van de WVP. Het Comité herinnert eraan dat de gevraagde gegevens enkel voor deze doeleinden mogen worden verwerkt. 3 Koninklijk besluit van 21 december 2013 tot vaststelling van de kwalificatie- en onafhankelijkheidsvoorwaarden van de ambtenaar belast met de oplegging van de administratieve geldboete en tot inning van de boetes in uitvoering van de wet betreffende de gemeentelijke administratieve sancties.

5 Beraadslaging FO 13 /2015-5/9 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 14. De aanvrager vraagt toegang tot de volgende gegevens van het door de DIV gehouden repertorium van de voertuigen: de naam en voornaam van de houder van de kentekenplaat; het adres van de houder van de kentekenplaat; het rijksregisternummer van de houder van de kentekenplaat; de taal van de houder van de kentekenplaat; de status van de kentekenplaat; het merk en het type voertuig. 15. De eerste vier gegevens zijn voor de aanvrager noodzakelijk om de overtreders te identificeren en hen te contacteren. 16. Wat het identificatienummer van het Rijksregister betreft stelt het Comité vast dat de gemeente Vorst op basis van het koninklijk besluit van 30 augustus 1985 waarbij de gemeentelijke administraties gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken, reeds gemachtigd is om dit te gebruiken voor het intern beheer van bestanden en verwerkingen die zij dienen uit te voeren ingevolge wettelijke verplichtingen alsook voor de gegevensuitwisseling met de openbare besturen en de organismen die gemachtigd zijn om het rijksregisternummer te gebruiken. Zij is eveneens gemachtigd om de databank van het Rijksregister te raadplegen. De aanvrager verduidelijkt dat dit nummer aan de sanctionerend ambtenaar zal toelaten eventueel het actuele adres te achterhalen van de houder van de kentekenplaat en fouten ingeval van homoniemen te vermijden. Hert Comité vestigt de aandacht van de aanvrager op het feit dat de toegang van de gemeentelijke ambtenaren tot de databank van het Rijksregister en de raadpleging van de daarin opgenomen informatie of bepaalde informatie, slechts kan plaatsvinden binnen een strikt vastgesteld kader door of krachtens een wet en indien dit noodzakelijk is, ook krachtens de machtigingen van het Sectoraal comité van het Rijksregister dat dergelijke toegangen regelt Aangaande de status van een kentekenplaat en merk en type voertuig zal dit de aanvrager toelaten de gegrondheid van een betwisting te controleren (diefstal, verlies van 4 De gemeente Vorst kan overigens een aanvraag indienen voor toetreding tot de algemene machtiging van het Sectoraal comité van het Rijksregister nr. 13/2013 van 13 februari 2013.

6 Beraadslaging FO 13 /2015-6/9 kentekenplaat) en te vermijden dat de vroegere houder van een kentekenplaat onterecht wordt gestraft. 18. het licht van de doeleinden beschreven onder punt B.1, besluit het Comité dat de door de aanvrager gevraagde gegevens conform artikel 4, 1, 3 van de WVP zijn. 19. Bovendien vestigt het Comité er de aandacht op dat de ingezamelde gegevens dienen beschouwd te worden als gerechtelijke gegevens zoals bedoeld in de WVP wanneer zij worden verzameld of verwerkt voor het inleiden van een rechtszaak, aanleiding kunnen geven tot administratieve sancties of betrekking hebben op de verdenking van inbreuken. 20. Mocht dit het geval zijn, wordt eraan herinnerd dat de aanvrager de bijzondere voorwaarden voor dit soort verwerkingen moet naleven. Die voorwaarden zijn omschreven in artikel 25 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 houdende uitvoering van de WVP Bewaartermijn van de gegevens 21. De aanvrager wenst de gegevens te bewaren gedurende een periode van vijf jaar. Hij rechtvaardigt deze termijn in het licht van de verjaringstermijn voor administratieve boetes die conform artikel 43 van de wet van 24 juni 2013 vijf jaar bedraagt. 22. Het Comité oordeelt dat de bewaringstermijn passend is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. Het Comité merkt eveneens op dat in de praktijk een onderscheid dient gemaakt te worden tussen verschillende bewaringsmethoden in de tijd. De behandeling van een lopend dossier vereist een zodanige bewaringswijze dat de gegevens beschikbaar en toegankelijk zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het dossierbeheer. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd dient de gekozen bewaringswijze nog slechts een beperkte toegang en beschikbaarheid aan de gegevens te verlenen. Zodra de bewaring niet langer nuttig is mogen de gegevens niet langer bewaard worden in een vorm die identificatie van de betrokkenen toelaat Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 23. De aanvrager wenst permanent toegang tot de gevraagde gegevens. 24. Aangezien de aanvrager op elk moment in staat moet zijn om de auteurs van inbreuken te identificeren, hen te contacteren, processen-verbaal op te stellen en een administratieve

7 Beraadslaging FO 13 /2015-7/9 boete op te leggen oordeelt het Comité dat een permanente elektronische doorgifte gerechtvaardigd is in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP. 25. De aanvrager wenst een elektronische doorgifte voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de doeleinden waarvoor de aanvrager de mededeling vraagt van deze gegevens, niet beperkt zijn in de tijd en dat bijgevolg een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP). 26. Het Comité verduidelijkt evenwel dat de machtiging slechts geldig is zolang geen algemene machtiging ter zake wordt verleend waartoe de aanvrager zal verzocht worden zich binnen een redelijke termijn aan te sluiten Ontvangers en/of derden aan wie de gegevens worden verstrekt 27. De aanvrager verklaarde dat de gegevens uitsluitend intern zullen gebruikt worden door: de drie gemeentelijke vaststellers van de Dienst Netheid; de sanctionerend ambtenaar alsook het gemeentelijke secretaris van de dienst administratieve sancties. 28. Het Comité stelt vast dat deze personen conform artikelen 25, 1, 1ste lid en 33, 2de lid van de wet van 24 juni 2013 gemachtigd zijn dergelijke gegevens te verwerken. Het heeft derhalve geen enkel bezwaar dat de voormelde personen toegang krijgen tot de relevante gegevens binnen de beperkingen van de bevoegdheden die hen werden toevertrouwd door de reglementering en op voorwaarde dat zij door een wettelijke, statutaire of contractuele verplichting gehouden zijn tot het bewaren van de vertrouwelijkheid van de gegevens. 29. Het Comité dringt er evenwel op aan dat de sanctionerend ambtenaar, in zijn hoedanigheid van gemachtigde instantie in het licht van artikel 25, 1, 1ste lid van de wet van 24 juni 2013, verantwoordelijk blijft voor het correct gebruik van de machtiging. Dit betekent dat de adjunct-directeur enkel gebruik maakt van de toegang binnen de beperkingen van de verleende machtiging. Indien er in de toekomst meerdere verwerkende ambtenaren zouden zijn verzoekt het Comité een lijst bij te houden van de personen die toegang hebben tot de in de machtiging bedoelde gegevens.

8 Beraadslaging FO 13 /2015-8/9 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 30. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een verwerking is die op een transparante wijze gebeurt. De informatieverplichting bedoeld in artikel 9, 2 van de WVP is een van de hoekstenen voor een transparante verwerking. 31. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel worden verricht in toepassing van de voorgeschreven bepalingen door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie. Krachtens artikel 9, 2, 2 de lid, b) van de WVP is er in dergelijke situatie een vrijstelling van informatieplicht. Die vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité mag nagaan of er gepaste waarborgen bestaan ter bescherming van de fundamentele rechten van de betrokken personen. 32. Het Comité beveelt aan dat algemene informatie aan de betrokkenen zou verstrekt worden via bijvoorbeeld de website van de DIV 5, de website van de aanvrager en/of via het procesverbaal. 4. BEVEILIGING 4.1. Op niveau van de aanvrager 33. De aanvrager deelde in zijn aanvraag mee dat hij de evaluatievragenlijst i.v.m. de consulent inzake informatiebeveiliging alsook de conformiteitsverklaring met betrekking tot de informatiebeveiliging later zou opsturen. 34. Het Comité neemt hiervan akte maar kan in die omstandigheden slechts een machtiging verlenen onder de opschortende voorwaarde van de ontvangst en de goedkeuring van deze documenten Op niveau van de DIV 35. Uit de documenten waarover het Comité beschikt, blijkt dat de DIV beschikt over een consulent inzake informatiebeveiliging en een algemeen beveiligingsplan. 5

9 Beraadslaging FO 13 /2015-9/9 OM DIE REDENEN Het Comité machtigt de aanvrager om onder de in onderhavige machtiging bepaalde voorwaarden en zo lang deze worden nageleefd, de elektronische mededeling te krijgen van de gevraagde gegevens, onder de opschortende voorwaarde van de ontvangst van de evaluatievragenlijst i.v.m. de consulent inzake informatiebeveiliging alsook de conformiteitsverklaring met betrekking tot de informatiebeveiliging en een positieve beoordeling van het Comité aangaande deze elementen. Deze machtiging is slechts geldig zo lang het Comité geen algemene machtiging ter zake heeft goedgekeurd waartoe de aanvrager zich binnen een redelijke termijn zal kunnen aansluiten; beslist zonder afbreuk te doen aan de voormelde opschortende voorwaarde, zich het recht voor te behouden in voorkomend geval en op geregelde tijdstippen in de toekomst de effectieve en duurzame uitvoering te controleren van de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen conform de stand van de techniek en van aard om de aanwezige risico's adequaat te dekken gedurende de volledige duur van de machtiging. In dit verband beveelt het Comité de aanvrager/partijen iedere relevante wijziging in de beveiliging van de toegelaten verwerkingen ter kennis te brengen van het Comité. Voor de Wnd. Administrateur, afw. De Voorzitter, (get.) An Machtens Wnd. Afdelingshoofd ORM (get.) Stefan Verschuere