Gelet op de aanvraag van de heer Dirk De Smet, Directeur-generaal van Bruggen en Wegen ontvangen op 29/07/2011;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 03/2012 van 15 maart 2012 Betreft: doorgifte van persoonsgegevens vanuit de Dienst Inschrijvingen Voertuigen (DIV) naar de Directie Coördinatie Wegendistricten van het Departement Strategie Wegen van het Operationeel Directoraat-generaal Mobiliteit en Waterwegen van de Waalse Overheidsdienst (AF/MA/2011/105) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de heer Dirk De Smet, Directeur-generaal van Bruggen en Wegen ontvangen op 29/07/2011; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 16/02/2012; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 08/03/2012; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 15 maart 2012, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging FO 03 /2012-2/9 I. VOORWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De domaniale politieagenten van de Directie Coördinatie Wegendistricten van het Departement Strategie Wegen van het Operationeel Directoraat-generaal Mobiliteit en Waterwegen van de Waalse Overheidsdienst, zijn belast met de opsporing en vaststelling van de inbreuken bedoeld in het Decreet van 19 maart 2009 betreffende de instandhouding van het gewestelijke openbaar wegen- en waterwegendomein (onrechtmatige bezetting van het openbaar domein, niet toegelaten werken, diefstal van materialen, verlies van ladingen, overtollig gewicht op de wielstelling, inbreuk op een tijdelijk verkeersverbod, ) en het achterlaten van afval verboden door het Milieuwetboek 1. Deze ambtenaren hebben in het kader van de uitoefening van hun opdrachten de hoedanigheid van agent of officier van gerechtelijke politie. 2. De aanvrager wenst dat aan de Verantwoordelijke voor de omkadering van de domaniale politie van de Directie Coördinatie Wegendistricten, toegang wordt verleend tot het repertorium van de Directie voor inschrijving van voertuigen van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Verkeer (hierna DIV), zodat hij vervolgens de relevante informatie aan de domaniale politie kan verstrekken. De domaniale politieagenten moeten inderdaad binnen het kader van hun dagelijks werk en bij de uitvoering van controles en acties, zelf in staat zijn om mogelijke verdachten te identificeren. Deze identificatie kan op twee manieren gebeuren: - de domaniale politieagenten kennen de nummerplaat van het aanwezige voertuig ten tijde van de overtreding. Zij moeten dus op een legale wijze de houders van de nummerplaten kunnen identificeren zodat de bestuurder, de getuige of de auteur van de overtreding kan worden geïdentificeerd en dit met het oog op de voortgang van het onderzoek en de opmaak van een verwittiging, een voorstel tot minnelijke schikking of een proces-verbaal; - de domaniale politieagenten kennen de nummerplaat of de gehele nummerplaat niet, maar hebben informatie over de identiteit van de personen die ervan verdacht worden dergelijke overtredingen te hebben begaan. In dit geval moeten zij voorafgaandelijke over deze personen het nodige kunnen opzoeken zodat zij de voertuigen waarmee zij zich verplaatsen kunnen identificeren en dus om een goed interventiedispositief te kunnen voorbereiden in het kader van een gerechtelijke procedure. 1 Decreet van 5 juni 2008 betreffende de opsporing, de vaststelling, de vervolging en de beteugeling van milieuovertredingen en de herstelmaatregelen inzake leefmilieu en het Besluit van de Waalse Regering van 5 december 2008 tot invoeging van een deel VIII in het regelgevende deel van Boek I van het Milieuwetboek.

3 Beraadslaging FO 03 /2012-3/9 3. Momenteel krijgen de domaniale politieagenten die informatie per fax of per gewone brief. Deze machtigingsaanvraag strekt ertoe om per een elektronische toegang te krijgen tot die informatie. 4. De aanvraag betreft eveneens de mogelijkheid om toegang te verlenen aan de gewestelijke, afgevaardigde sanctieambtenaar (en ook zijn adjunct) van het operationeel Directoraatgeneraal Mobiliteit en Waterwegen van de Waalse Overheidsdienst in het kader van de procedure voor administratieve boetes 2. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID 5. Krachtens artikel 36bis van de WVP vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging van (het bevoegde) sectoraal comité. 6. Dit Comité moet nagaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft (Parl. Doc. 50, , 1940/004). 7. De DIV die behoort tot de FOD Mobiliteit en Verkeer zal via elektronische weg persoonsgegevens verzenden naar de aanvrager. Derhalve is het Comité bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 8. Artikel 4, 1, 2 van de WVP staat uitsluitend een verwerking van persoonsgegevens toe voor welbepaalde, uitdrukkelijke omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en bovendien kunnen die gegevens niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die 2 Hoofdstuk VI van het Decreet van 19 maart 2009 betreffende de instandhouding van het gewestelijke openbaar wegen- en waterwegendomein en het Decreet van 5 juni 2008 betreffende de opsporing, de vaststelling, de vervolging en de beteugeling van milieuovertredingen en de herstelmaatregelen inzake leefmilieu en het Besluit van de Waalse Regering van 5 december 2008 tot invoeging van een deel VIII in het regelgevende deel van Boek I van het Milieuwetboek.

4 Beraadslaging FO 03 /2012-4/9 doeleinden. Het Comité onderzoekt hierna hof deze principes voor voorliggend geval werden geëerbiedigd. 9. Voor wat de vereiste betreft van verenigbaarheid met het initieel doeleinde, vestigt het Comité de aandacht op het feit dat de geplande verwerkingen, namelijk de DIV die bepaalde gegevens verstrekt aan de aanvrager, verdere gegevensverwerkingen zijn die oorspronkelijk werden verwerkt voor andere doeleinden. Of deze verdere verwerkingen nu rechtmatig zijn, is dus afhankelijk van het feit of ze verenigbaar zijn met de oorspronkelijke verwerking. Dit onderzoek naar de verenigbaarheid gebeurt in functie van de redelijke verwachtingen van de betrokken persoon en de toepasselijke, wettelijke en reglementaire bepalingen. 10. Aangaande de doeleinden waarvoor de DIV deze persoonsgegevens inwint en verwerkt, bepaalt het koninklijk besluit van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen onder andere wat volgt 3 : Art. 6, 2. De doeleinden waarvoor de persoonsgegevens van het repertorium mogen worden verwerkt, zijn : 1 de strafrechtelijke opsporing en vervolging van misdaden, wanbedrijven en overtredingen. 11. Artikel 5.11 van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van een Kruispuntbank der voertuigen bepaalt dat de doelstelling van de kruispuntbank erin bestaat ( ) het opleggen van administratieve sancties mogelijk te maken. Dit artikel is evenwel nog niet in werking getreden De domaniale politieagenten zijn belast met het opsporen en vaststellen van de overtredingen bedoeld in het decreet van 19 maart 2009 betreffende de instandhouding van het gewestelijke openbaar wegen- en waterwegendomeinwaterwegendomein (onrechtmatige bezetting van het openbaar domein, niet toegelaten werken, diefstal van materialen, verlies van ladingen, overtollig gewicht op de wielstelling, inbreuk op een tijdelijk verkeersverbod, ) en het achterlaten van afval verboden door het Milieuwetboek 5. 3 Het Comité stelt overigens ook vast dat de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van een Kruispuntbank der voertuigen (B.S. van 28 juni 2010) voorziet in gelijkaardige regels (zie artikel 5, 17 van deze wet). Die wet is echter nog niet in werking getreden (artikel 40). 4 Artikel 40 van deze wet verplicht de goedkeuring van een koninklijk besluit voor de inwerkingtreding van de bepalingen van de wet en dit besluit werd nog niet genomen. 5 Decreet van 5 juni 2008 betreffende de opsporing, de vaststelling, de vervolging en de beteugeling van milieuovertredingen en de herstelmaatregelen inzake leefmilieu en het Besluit van de Waalse Regering van 5 december 2008 tot invoeging van een deel VIII in het regelgevende deel van Boek I van het Milieuwetboek.

5 Beraadslaging FO 03 /2012-5/9 13. Het Comité noteert dat het artikel D.141, 4 de, Titel II, Deel VIII van het Boek 1 van het Milieuwetboek bepaalt dat, wanneer de agent in geval van flagrante overtreding van het verbod op het achterlaten van afval begaan op de openbare weg vanuit een motorvoertuig, niet de auteur van de feiten maar wel de nummerplaat van het voertuig heeft kunnen identificeren, verondersteld wordt dat de houder van de nummerplaat de auteur van de overtreding is, tenzij het tegendeel wordt bewezen. 14. Het Comité meent dat de gegevensmededeling aan de Verantwoordelijke voor de omkadering van de domaniale politie van de Directie Coördinatie Wegendistricten, in het kader van de opsporing en de vervolging van de overtredingen, omschreven onder punt 12 van deze beraadslaging, door de domaniale politieagenten, een rechtmatige verwerking is en verenigbaar met de verwerking die binnen de DIV wordt uitgevoerd. Het Comité herinnert eraan dat de gevraagde gegevens uitsluitend kunnen worden verwerkt om dit doeleinde te verwezenlijken. 15. De gegevens mogen overigens uitsluitend worden verkregen en gebruikt: a. Als er een concrete en gerechtvaardigde behoefte bestaat om een persoon aan de hand van zijn nummerplaat te identificeren of als het noodzakelijk is om de verschillende gegevens met elkaar te vergelijken en dit b. in het kader van de opdracht van de domaniale politieagenten dat erin bestaat overtredingen op te sporen en strafrechtelijk te vervolgen. 16. Het Comité is evenwel de mening toegedaan dat de gevraagde gegevensmededeling in het kader van de procedures voor administratieve boetes 6 ten behoeve van de gewestelijke afgevaardigde sanctieambtenaar (en ook zijn adjunct) van het Operationeel Directoraatgeneraal Mobiliteit en Waterwegen van de Waalse Overheidsdienst, momenteel niet kan worden beschouwd als rechtmatig en verenigbaar met de verwerking die de DIV verricht. Artikel 5.11 van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van een Kruispuntbank der voertuigen, is immers nog niet in werking getreden en het koninklijk besluit van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen, dat de toegang tot deze gegevens regelt, voorziet niet in een gebruik voor dergelijke doeleinden. 6 Hoofdstuk VI van het Decreet van 19 maart 2009 betreffende de instandhouding van het gewestelijke openbaar wegen- en waterwegendomein en het Decreet van 5 juni 2008 betreffende de opsporing, de vaststelling, de vervolging en de beteugeling van milieuovertredingen en de herstelmaatregelen inzake leefmilieu en het Besluit van de Waalse Regering van 5 december 2008 tot invoeging van een deel VIII in het regelgevende deel van Boek I van het Milieuwetboek.

6 Beraadslaging FO 03 /2012-6/9 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 17. Artikel 4, 1, 2 van de WVP staat uitsluitend een verwerking van persoonsgegevens toe voor welbepaalde, uitdrukkelijke omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en bovendien kunnen die gegevens niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 18. Er wordt toegang gevraagd tot de volgende gegevens betreffende natuurlijke personen die houder zijn van een inschrijvingsbewijs: nominatieve gegevens (naam, voornaam en adres van de houder van de nummerplaat) datum en taal van het inschrijvingsbewijs 7 status van de nummerplaat (geregistreerd of geschrapt) 8 datum van de laatste update genre, merk, type, cilinder, vermogen, datum van de eerste inverkeerstelling, brandstof en kleur van het voertuig 9 chassisnummer 10 verzekeraar Gelet op de doeleinden omschreven onder punt 12, besluit het Comité dat de gegevens waartoe de aanvrager toegang zal hebben proportioneel zijn voor de verwezenlijking van de beschreven doeleinden. Het Comité vraagt zich evenwel af of het niet beter is om het gegeven adres op te vragen bij het Rijksregister aangezien dit register de authentieke bron ter zake is. 20. Het Comité vestigt bovendien de aandacht erop dat de ingezamelde gegevens moeten worden beschouwd als gerechtelijke gegevens, zoals bedoeld in de WVP, als zij werden ingewonnen of verzameld om een zaak voor het gerecht te brengen of als zij kunnen resulteren in een administratieve boete. 7 Via de datum kan worden uitgemaakt of het al dan niet een nieuw voertuig betreft en dus de vaststellingen van de verbalisant bevestigen of ontkrachten. De taal maakt het mogelijk om een brief te bezorgen in de taal van de overtreder. 8 Met de eventuele vermelding van de schrapping kan worden uitgemaakt of er gebruik werd gemaakt van een valse nummerplaat. 9 Met deze gegevens kunnen de vaststellingen van de verbalisant bevestigd of ontkracht worden. 10 Deze informatie is nuttig in het geval een voertuig op het openbaar domein achtergelaten wordt. 11 Deze informatie is nuttig wanneer er schade werd toegebracht aan het openbaar domein informatie

7 Beraadslaging FO 03 /2012-7/9 21. Het is dus aangewezen dat de aanvrager de bijzondere voorwaarden naleeft die verbonden zijn aan dit soort verwerking. Die voorwaarden staan vermeld in artikel 25 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 tot uitvoering van de WVP. Krachtens dit artikel moet de verantwoordelijke duidelijk de categorieën personen aanduiden die toegang zullen hebben tot de gegevens en hun functie nauwkeurig omschrijven. De lijst met categorieën van personen moet ter beschikking worden gehouden van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna de Commissie). De verantwoordelijke moet er daarnaast over waken dat de aangeduide personen via een wettelijke, statutaire of contractuele verplichting, het vertrouwelijke karakter van de gegevens eerbiedigen Bewaartermijn van de gegevens 22. Aangaande de bewaartermijn van de gegevens, herinnert het Comité eraan dat de gegevens niet langer mogen worden bewaard dan de tijd die nodig is om het doeleinde te verwezenlijken waarvoor die gegevens werden ingewonnen (artikel 4, 1, 5 van de WVP). 23. Wat de bewaartermijn van de informatie betreft dat afkomstig is van de DIV, bevestigt de aanvrager dat hij die gegevens gedurende maximum 10 jaar zal bewaren nadat het dossier definitief werd afgesloten. 24. Het Comité is evenwel van mening dat er in de praktijk onderscheid moet worden gemaakt tussen verschillende bewaarwijzen. Voor de behandeling van een lopend dossier is het noodzakelijk dat de gegevens normaal toegankelijk zijn voor de ambtenaren die met het dossier belast zijn. Zodra een dossier geklasseerd wordt, kan gekozen worden voor een bewaarwijze waarbij de gegevens slechts beperkt beschikbaar en toegankelijk zijn. Deze bewaarwijze komt ook tegemoet aan andere mogelijke doeleinden van die bewaring, zoals de eerbiediging van de wettelijke bepalingen inzake verjaring of het uitvoeren van een administratieve controle. Zodra de bewaring niet langer nuttig is moeten de gegevens niet meer worden bewaard Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 25. De domaniale politieagenten hebben de gevraagde gegevens van het DIV nodig telkens zij een onderzoek moeten voeren, een verwittiging, eenvoorstel tot minnelijke schikking of proces-verbaal moeten opmaken. Omdat zij zelf op ieder ogenblik moeten kunnen antwoorden op de vraag wie de eigenaar is van een bepaald voertuig of het voertuig van een geïdentificeerd persoon moeten kunnen bepalen, aanvaardt het Comité, gelet op artikel 4, 1, 3 van de WVP, dat een permanente toegang noodzakelijk en gepast is.

8 Beraadslaging FO 03 /2012-8/9 26. Er wordt eveneens toegang gevraagd voor onbeperkte duur. Inderdaad, in de regelgeving wordt de controle- en opsporingsbevoegdheid van de domaniale politie niet in de tijd beperkt. Het Comité is bijgevolg van oordeel dat de machtigingsaanvraag voor onbepaalde duur voor de verwezenlijking van de vermelde doeleinden gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP) Ontvangers en/of derden aan wie de gegevens worden verstrekt 27. Er zou uitsluitend toegang worden verleend aan de verantwoordelijke voor de omkadering van de domaniale politie van de Directie Coördinatie Wegendistricten die vervolgens de relevante informatie doorgeeft aan de domaniale politieagenten. 28. De parketten en de gewestelijk, afgevaardigde sanctieambtenaren van het Operationeel Directoraat-generaal van Mobiliteit en Waterwegen, evenals zijn adjunct, zouden van de informatie die de DIV heeft doorgegeven kennis hebben bij het beren van hun dossiers. 29. Gelet op artikel 4, 1, 3 van de WVP heeft het Comité geen tegenwerpingen op het feit dat de verantwoordelijke voor de omkadering van de domaniale politie toegang heeft tot deze persoonsgegevens, en dat de andere personen er later kennis van hebben, op voorwaarde dat zij die toegang uitsluitend gebruiken binnen het kader van hun bevoegdheden die de regelgeving hen heeft toegekend. Er wordt eveneens gevraagd dat de nodige maatregelen worden genomen zodat alleen de verantwoordelijke voor de omkadering van de domaniale politie rechtstreeks toegang krijgt tot de DIV. Het Comité vestigt nogmaals de aandacht op de bijzondere voorwaarden, vermeld onder artikel 25 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 (zie hierboven punten 20-21). 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 30. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een transparante verwerking is. De informatieverplichting bedoeld in artikel 9, 2 van de WVP is de hoeksteen voor een transparante verwerking. 31. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel worden verricht in toepassing van de voorgeschreven bepalingen door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie. Krachtens artikel 9, 2, 2 de lid, b) van de WVP is er in dergelijke situatie een vrijstelling van informatieplicht. Die vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité mag

9 Beraadslaging FO 03 /2012-9/9 nagaan of er gepaste waarborgen bestaan ter bescherming van de fundamentele rechten van de betrokken personen. 32. De aanvrager laat het Comité weten dat de betrokken personen via een vermelding in het proces-verbaal van de vaststelling zullen worden ingelicht over het feit dat de domaniale politie informatie heeft verkregen betreffende de nummerplaat. Bijgevolg is het Comité van oordeel dat de verwerkingen die de aanvrager heeft gepland, voldoende transparant zijn. 5. BEVEILIGING 5.1. op niveau van de Directie Coördinatie Wegendistricten van het Departement Strategie Wegen van het Operationeel Directoraat-generaal Mobiliteit en Waterwegen van de Waalse Overheidsdienst 33. Uit de documenten die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij over een consulent inzake informatiebeveiliging beschikt en over een beveiligingsplan. Het Comité neemt hiervan akte op niveau van de DIV 34. Uit de documenten die de DIV verstrekte, blijkt dat zij over een consulent inzake informatiebeveiliging beschikt en over een beveiligingsplan. Het Comité neemt hiervan akte OM DIE REDENEN, Het Comité Machtigt de aanvrager en de DIV om de verwerkingen bedoeld in de aanvraag uit te voeren op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de hierboven uiteengezette opmerkingen (inzonderheid de punten 14, 15, 16, 21, 23, 24 en 32). De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere