van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Transcriptie

1 1/11 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 23/2017 van 17 mei 2017 Betreft: aanvraag van het Vlaams Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin om als rechtsopvolger van het Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht, voorheen onderdeel van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen van de FOD Justitie, te kunnen gebruik maken van diens machtiging verleend bij KB van 18 april 1990 voor toegang tot bepaalde informatiegegevens uit het Rijksregister, enerzijds, én om het Rijksregisternummer te kunnen gebruiken, anderzijds (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Vlaams Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, ontvangen op 10/01/2017 en de nadien ontvangen bijkomende informatie; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 18/04/2017 (met betrekking tot het gebruik van het Rijksregisternummer) en

2 Beraadslaging RR 23/2017-2/11 op 27/04/2017 (met betrekking tot de toegang tot bepaalde informatiegegevens uit het Rijksregister in het kader van de rechtsopvolging); Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 17 mei 2017, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De bevoegdheden van de Justitiehuizen, inclusief het Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht (hierna NCET), die voordien berustten bij het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen van de FOD Justitie (hierna de FOD Justitie), werden overgedragen aan het Vlaams Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, hierna de aanvrager, door artikel 11 van de bijzondere wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming. 2. Het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht (VCET) vormt thans samen met de Vlaamse Justitiehuizen de afdeling Justitiehuizen van de aanvrager. 3. De aanvrager verzoekt om voor die overgehevelde opdrachten als rechtsopvolger van het NCET, voorheen onderdeel van de FOD, te kunnen gebruik maken van diens machtiging verleend bij KB van 18 april 1990 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van Justitie toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen. 4. Het voornoemde KB machtigde het NCET evenwel niet om het Rijksregisternummer te gebruiken. Vandaar dat de aanvrager eveneens een machtiging vraagt om het Rijksregisternummer te kunnen gebruiken voor die overgehevelde opdrachten. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 5. In haar advies nr. 14/2004 van 25 november 2004 stelde de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer dat de rechtsopvolger van een gemachtigde geen nieuwe machtiging moet aanvragen voor zover de rechtsopvolger een taak/doeleinde overneemt waarvoor zijn rechtsvoorganger gemachtigd was. 6. Het onderzoek van het Comité kan zich bijgevolg beperken tot het nagaan of: de aanvrager rechtsopvolger is van het NCET; de aanvrager taken/doeleinden over heeft genomen waarvoor het NCET gemachtigd is;

3 Beraadslaging RR 23/2017-3/11 het gebruik van het Rijksregisternummer proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). 7. Aangezien de aanvrager in het kader van de verwerking een beroep doet op een verwerker/onderaannemer, wijst het Comité erop dat daarbij de vereisten van artikel 16 WVP moeten worden nageleefd. A. RECHTSOPVOLGING 8. De aanvrager wenst als rechtsopvolger een machtiging voor de uitwerking en de opvolging van het elektronische toezicht onder dezelfde voorwaarden als vastgelegd in het voornoemde KB van 18 april Artikel 11 1 van de bijzondere wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming, herstelde het punt III in artikel 5, 1, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen. Dit punt luidt als volgt: De persoonsgebonden aangelegenheden bedoeld in artikel 128, 1 van de Grondwet, zijn: ( ) De organisatie, de werking en de opdrachten van de justitiehuizen en van de bevoegde dienst die de uitwerking en de opvolging van het elektronisch toezicht verzekert. Niettemin bepaalt de federale overheid de opdrachten die de justitiehuizen of, in voorkomend geval, de andere diensten van de gemeenschappen die deze overnemen, uitoefenen in het kader van de gerechtelijke procedure of de uitvoering van gerechtelijke beslissingen. 10. Ingevolge deze bepaling zijn de gemeenschappen thans bevoegd voor de dienst die de uitwerking en de opvolging van het elektronisch toezicht verzekert. 11. Deze bevoegdheidsoverdracht leidde tot een aanpassing van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie. Artikel 9, 1, 4 2, van dit besluit bepaalt dat de organisatie, de werking en de opdrachten (van de justitiehuizen en) van de dienst die de uitwerking en de opvolging van het elektronisch toezicht verzekert, vermeld in artikel 5, 1, III, van de bijzondere wet, tot het beleidsdomein welzijn, volksgezondheid en gezin behoort. 1 Dit artikel trad in werking op 1 juli 2014 (artikel 67 van de bijzondere wet van 6 januari 2014). 2 Toegevoegd door artikel 6 van het besluit van 20 juni 2014 van de Vlaamse Regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie, wat betreft de verdeling van de bevoegdheden, overgedragen in het kader van de zesde staatshervorming.

4 Beraadslaging RR 23/2017-4/ Ook artikel 3, 1, van het besluit van de Vlaamse Regering van 31 maart 2006 betreffende het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, betreffende de inwerkingtreding van regelgeving tot oprichting van agentschappen in het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin en betreffende de wijziging van regelgeving met betrekking tot dat beleidsdomein stipuleert expliciet dat de taken van beleidsuitvoering van de aanvrager o.a. betrekking hebben op de organisatie, de werking en de opdrachten van de dienst die de uitwerking en de opvolging van het elektronisch toezicht verzekert Uit artikel 2, 8, van het besluit van de secretaris-generaal van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan personeelsleden van het departement, blijkt dat de dienst bij de aanvrager die de uitwerking en de opvolging van het elektronisch toezicht verzekert in Vlaanderen het VCET is. 14. Besluit: de aanvrager staat in voor de uitwerking en de opvolging van het elektronisch toezicht in Vlaanderen en kan voor wat deze materie betreft dus als rechtsopvolger worden beschouwd van het NCET. B. DOELEINDEN 15. De overheveling van de dienst die de uitwerking en de opvolging van het elektronisch toezicht verzekert van het federale naar het regionale niveau wijzigde niets aan de taken opgedragen aan die dienst. Bijgevolg zijn de opdrachten die de aanvrager moet vervullen dezelfde als deze die voorheen aan het NCET waren toevertrouwd. 16. Het Comité besluit bijgevolg dat de doeleinden waarvoor het NCET gemachtigd was, thans nagestreefd worden door de aanvrager, gelet op de overdracht van het integrale takenpakket en de aanvrager derhalve beschikt over een toegang tot het Rijksregister voor de doeleinden en overeenkomstig de modaliteiten vastgesteld door het KB van 18 april 1990 en door onderhavige beraadslaging. 3 Artikel 4, 2, eerste lid, van het kaderdecreet van 18 juli 2003 bestuurlijk beleid voorziet dat taken van beleidsuitvoering in beginsel worden toevertrouwd aan intern of extern verzelfstandigde agentschappen wanneer voldaan is aan 4 cumulatieve voorwaarden. Als niet voldaan is aan deze voorwaarden, dan bepaalt het tweede lid van dit artikel dat het departement belast wordt met die taken van beleidsuitvoering. In het verlengde hiervan stelt artikel 3, 2, van het besluit van de Vlaamse Regering van, 31 maart 2006 betreffende het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, betreffende de inwerkingtreding van regelgeving tot oprichting van agentschappen in het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin en betreffende de wijziging van regelgeving met betrekking tot dat beleidsdomein, dat het departement de aanvrager - bevoegd is voor de taken van beleidsuitvoering betreffende materies die tot het beleidsdomein welzijn, volksgezondheid en gezin behoren en die niet werden toevertrouwd aan een verzelfstandigd agentschap van dat beleidsdomein.

5 Beraadslaging RR 23/2017-5/ De rechtsvoorganger NCET was op grond van voornoemde KB evenwel niet gemachtigd om het Rijksregisternummer te gebruiken. Vandaar dat de aanvrager eveneens een machtiging vraagt om het Rijksregisternummer te kunnen gebruiken voor de overgehevelde opdrachten met betrekking tot het elektronische toezicht. 18. De aanvrager wenst meer bepaald het Rijksregisternummer in SISET, zijnde de toepassing voor het beheer van het elektronisch toezicht, te gebruiken als sleutel om een persoon met zekerheid te identificeren. 19. De aanvrager wenst tevens SISET te linken met SIPAR, waarin de Vlaamse Justitiehuizen alle nuttige informatie over de justitiabelen registreren die ze dienen op te volgen. De gegevens zouden meer bepaald van SISET naar SIPAR moeten gaan omdat sommige mensen met een enkelband immers begeleid moeten worden door een justitie-assistent van een Vlaams Justitiehuis. Zij dienen gegevens in SIPAR te registreren die eigenlijk al beschikbaar zijn in SISET. Door de link wordt een doorstroming van gegevens mogelijk gemaakt en moeten de gegevens slechts éénmaal geregistreerd worden. Het Rijksregisternummer zal daarbij als unieke referentie gebruikt worden. De aanvrager werd reeds bij beraadslaging RR nr. 104/2014 van 10 december 2014 gemachtigd om in SIPAR het Rijksregisternummer te gebruiken. 20. De aanvrager wenst voorts het Rijksregisternummer te gebruiken als zoeksleutel in het externe informatiesysteem SIDIS Suite (de unieke gegevensbron van de FOD Justitie, met gevalideerde informatie over alle aspecten van detentie). De aanvrager en de FOD Justitie zijn immers dagdagelijks partners bij de tenuitvoerlegging van straffen en maatregelen die de justitiabele van zijn vrijheid beroven of deze vrijheid beperken. Informatie-uitwisseling, volgens het need-to-know-principe, is daarbij van primordiaal belang. Het is noodzakelijk dat gebruik kan gemaakt worden van het Rijksregisternummer als uniek nummer dat een persoon nauwkeurig identificeert en toelaat misverstanden, die kunnen ontstaan door homonymie of foutieve schrijfwijzen, te vermijden. 21. Sinds 1 mei 2016 kan de strafrechter tenslotte ook het elektronisch toezicht als hoofdstraf opleggen (artikel 37ter Strafwetboek). De veroordeelden zullen, bij het tot uitvoering brengen van de straf, niet gecontacteerd en geïdentificeerd worden door een strafinrichting. Bij alle andere vormen van elektronisch toezicht is dat wel het geval. De aanvrager zal een kopie krijgen van het vonnis en vervolgens volledig zelf moeten instaan voor contactname met en identificatie van de veroordeelde persoon. Iedere vergissing dient hierbij te worden uitgesloten. Het is noodzakelijk dat gebruik kan gemaakt worden van het Rijksregisternummer

6 Beraadslaging RR 23/2017-6/11 als uniek nummer dat een persoon nauwkeurig identificeert en toelaat misverstanden, die kunnen ontstaan door homonymie of foutieve schrijfwijzen, te vermijden. 22. Het Comité is van oordeel dat de doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Betreffende het gebruik van het Rijksregisternummer 23. Het gebruik van het Rijksregisternummer als interne sleutel in SISET zal de aan de aanvrager opgedragen taken vergemakkelijken en de ondubbelzinnige identificatie van een persoon toelaten en zodoende dubbels vermijden. 24. Gezien de Justitiehuizen wettelijke opdrachten te vervullen hebben ten aanzien van personen onder elektronisch toezicht rechtvaardigt dit een link tussen SIPAR en SISET. De aanvrager werd reeds bij beraadslaging RR nr. 104/2014 van 10 december 2014 gemachtigd om in SIPAR het Rijksregisternummer te gebruiken. 25. De aanvrager wenst voorts het Rijksregisternummer te gebruiken als zoeksleutel naar relevante informatie in het externe informatiesysteem SIDIS Suite van de FOD Justitie voor de uitvoering van zijn opdrachten. De FOD Justitie is zelf gemachtigd om dit nummer te gebruiken (cf. beraadslaging RR nr. 46/2012 van 6 juni 2012). In het samenwerkingsakkoord 4 dat werd afgesloten naar aanleiding van de Zesde staatshervorming verbindt de Federale Staat er zich toe om de Justitiehuizen alle informatie ter beschikking te stellen die noodzakelijk is voor de uitoefening van hun opdrachten, en daartoe toegang te verlenen tot de relevante huidige en toekomstige informatiesystemen van de federale instanties. Het Comité neem er akte van dat zowel de Justitiehuizen als het VCET van de aanvrager nood hebben aan een toegang tot bepaalde persoonsgegevens van de gedetineerde uit de SIDIS-suite voor de uitvoering van hun respectievelijke opdrachten en dat deze toegang voor beiden is gestoeld op meerdere wettelijke en reglementaire bepalingen 5. De nood tot toegang in hoofde van de 4 Samenwerkingsakkoord van 17 december 2013 tussen de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap, de Franse Gemeenschap en de Duitstalige Gemeenschap, met betrekking tot de uitoefening van de opdrachten van de Justitiehuizen. 5 Zoals de wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van de veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsmodaliteiten, de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis, de wet van 5 mei 2014 betreffende de internering, artikel 3bis Voorafgaande Titel Wetboek van Strafvordering, het Samenwerkingsakkoord van 7 april 1998 tussen de Federale Staat en de Vlaamse Gemeenschap inzake slachtofferzorg, het Koninklijk besluit van 29 januari 2007 tot uitvoering van artikel 2, 6 van de wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van de veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsmodaliteiten, het Koninklijk besluit van 7 juni 2000 tot bepaling van de algemene principes inzake het gebruik van de maatschappelijke enquête en het beknopt voorlichtingsrapport in strafzaken, het Koninklijk besluit van 29 januari 2007 tot bepaling van de inhoud van het beknopt voorlichtingsrapport en de maatschappelijke enquête, het Koninklijk besluit

7 Beraadslaging RR 23/2017-7/11 aanvrager tot de relevante gegevens uit de SIDIS-suite blijkt ook uit het wetsvoorstel betreffende de verwerking van persoonsgegevens door de Federale Overheidsdienst Justitie in het kader van de uitvoering van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen en van het beheer van de inrichtingen waar deze uitvoering plaats vindt, dat momenteel hangende is bij de Commissie Justitie van de Kamer van Volksvertegenwoordigers en waarover de Privacycommissie reeds een gunstig advies nr. 10/2017 van 22 februari 2017 onder voorwaarden uitbracht 6. Het wetsvoorstel voorziet onder meer in een geheel of gedeeltelijk recht op toegang voor overheden, organen of diensten, waaronder de Justitiehuizen en het VCET, tot de SIDIS-suite. 26. Gezien de aanvrager ten aanzien van personen aan wie het elektronisch toezicht als hoofdstraf werd opgelegd, op basis van een kopie van het vonnis, autonoom in staat voor contactname met en identificatie van de veroordeelde persoon bij het tot uitvoering brengen van de straf, dient iedere vergissing hierbij te worden uitgesloten. 27. Het Comité besluit dat in het licht van voornoemde doeleinden het gebruik van het Rijksregisternummer conform artikel 4, 1, 3 van de WVP is. C.2. Ten opzichte van de frequentie en de duur waarvoor de toegang en het gebruik gevraagd worden 28. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer permanent te gebruiken en te beschikken over een machtiging van onbepaalde duur omdat de behandelende ambtenaren dit dagelijks nodig hebben en de aan de aanvrager toevertrouwde opdrachten niet beperkt zijn in de tijd. 29. Gelet op wat voorafgaat meent het Comité dat een machtiging voor onbepaalde duur en een permanent gebruik conform artikel 4, 1, 3 van de WVP is. van 29 januari 2007 tot bepaling van de inhoud van het verslag van de directeur en tot bepaling van de samenstelling en de werkwijze van het personeelscollege, het Koninklijk besluit van 29 januari 2007 tot bepaling van de concrete invulling van het programma van de beperkte detentie en het elektronisch toezicht, het Koninklijk besluit van 26 september 2016 tot uitvoering van artikel 3, 9, van de wet van 5 mei 2014 betreffende de internering, houdende de regels met betrekking tot de wijze waarop de slachtoffers kunnen vragen om te worden geïnformeerd, om te worden gehoord of om voorwaarden in hun belang te laten opleggen, het Koninklijk besluit van 26 december 2013 houdende tenuitvoerlegging van Titel II van de wet van 27 december 2012 houdende diverse bepalingen betreffende justitie, de ministeriële omzendbrief nr van 15 juli 2015 betreffende de voorlopige invrijheidstelling van veroordeelden die één of meer vrijheidsstraffen ondergaan waarvan het uitvoerbaar gedeelte drie jaar of minder bedraagt, de ministeriële omzendbrief nr. 1817bis van 29 april 2017, de ministeriële omzendbrief van 17 juli 2013 inzake het elektronisch toezicht als strafuitvoeringsmodaliteit voor gevangenisstraffen wanneer het totaal van de in uitvoering zijnde gevangenisstraffen drie jaar niet overschrijdt. 6

8 Beraadslaging RR 23/2017-8/11 C.3. Ten overstaan van de bewaringstermijn 30. De aanvrager meldt dat hij het Rijksregisternummer tot vijf jaar na de beëindiging van het elektronisch toezicht zal bewaren in de beheerstoepassing voor het elektronisch toezicht. 31. Het Comité oordeelt dat deze bewaringstermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 van de WVP. 32. De archiefselectielijst opgesteld door het Rijksarchief 7 in toepassing van de Archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt verder dat de digitale bestanden voor registratie en opvolging van gedetineerden onder elektronisch toezicht nadien in aanmerking komen voor bewaring bij de diensten van het Rijksarchief. 33. De doelstellingen van archivering (bewijs enerzijds, informatiebron voor onderzoek anderzijds) zijn wettelijke doelstellingen. In die context is de bewaring van bestanden waarin het Rijksregisternummer verwerkt is, dan ook aanvaardbaar in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. C.4. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden 34. De aanvrager meldt dat het Rijksregisternummer in eerste instantie intern zal gebruikt worden door de medewerkers van de aanvrager die dit nodig hebben voor het verrichten van hun werkzaamheden. Het gaat over de medewerkers die gebruik maken van SISET, de medewerkers van de Justitiehuizen die in SISET gegevens dienen op te zoeken over de justitiabelen onder elektronisch toezicht die ze moeten begeleiden en de verantwoordelijken toekenning en uitbetaling leefvergoedingen 8 van de afdeling Welzijn en Samenleving van de aanvrager. Het Comité neemt hiervan akte. 35. Daarnaast meldt de aanvrager dat het Rijksregisternummer in het raam van de haar toevertrouwde opdrachten ook wordt meegedeeld aan het Directoraat-Generaal Penitentiaire Inrichtingen van de FOD Justitie, gezien het elektronisch toezicht veelal een modaliteit van de vrijheidsberovende straf is, als alternatief voor een (deel van een) gevangenisstraf. Deze mededeling is toegelaten gezien de FOD Justitie zelf gemachtigd is om dit nummer te gebruiken in het raam van het bedoelde doeleinde (cf. beraadslaging RR nr. 46/2012 van 6 juni 2012) Mensen onder elektronisch toezicht die geen bestaansmiddelen hebben, hebben recht op een leefvergoeding. De gegevens om die leefvergoedingen te kunnen toekennen / uitbetalen, komen deels uit SISET.

9 Beraadslaging RR 23/2017-9/ Volledigheidshalve vestigt het Comité er de aandacht op dat, indien de aanvrager gegevens in elektronische vorm uit de SIDIS-suite wil meegedeeld krijgen voor de uitvoering van zijn opdrachten, dit in principe slechts mogelijk is voor zover hij daartoe werd gemachtigd door het Sectoraal comité van de Federale Overheid 9. C.5. Netwerkverbindingen 37. Uit de aanvraag blijkt dat er slechts één echte netwerkverbinding tot stand komt, met name met het Directoraat-Generaal Penitentiaire Inrichtingen van de FOD Justitie. Deze is toegelaten gezien het Directoraat-Generaal Penitentiaire Inrichtingen van de FOD Justitie zelf gemachtigd is om het Rijksregisternummer te gebruiken in het raam van het bedoelde doeleinde. 38. Volledigheidshalve vestigt het Comité de aandacht op het feit dat: indien er later (andere) netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het Rijksregisternummer in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 39. De gemachtigde is verplicht een consulent inzake informatiebeveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer aan te stellen (art. 8 2 en 10 WRR). Het Comité stelt vast dat de identiteit van de consulent werd meegedeeld. 40. Het Comité wijst de gemachtigde op zijn verantwoordelijkheden in dit verband. 41. De gemachtigde wijst een consulent aan op grond van zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid, in het bijzonder op het gebied van de praktijk inzake gegevensbescherming en de in die context relevante regelgeving. Deze capaciteiten stellen de consulent in staat zijn 9 In het uitvoeringskb van het wetsvoorstel waarvan sprake in randnummer 25 zal met betrekking tot die toegang evenwel mogelijks een uitzondering worden voorzien op de principiële machtigingsplicht van artikel 36bis WVP.

10 Beraadslaging RR 23/ /11 taken te vervullen en een gedegen kennis te verwerven van de informatica-omgeving van de gemachtigde en van de informatiebeveiliging. De consulent dient deze kennis permanent op peil te houden. 42. De consulent brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de gemachtigde. Ongeacht of de consulent een personeelslid is of iemand extern, mag er geen sprake zijn van een belangenconflict tussen de functie als consulent en andere activiteiten die hiermee onverenigbaar zijn. In het bijzonder kan de functie niet gecumuleerd worden met deze van eindverantwoordelijke voor de informaticadienst of van hoogste leidinggevende van de gemachtigde (bv. algemeen directeur). 43. De gemachtigde waakt erover dat de consulent zijn opdracht volledig onafhankelijk kan uitoefenen en dat hij geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van die taken. De consulent wordt door de gemachtigde niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. 44. Indien de taken van consulent aan meerdere personen wordt toevertrouwd, dient aan één van hen de eindverantwoordelijkheid gegeven te worden om te rapporteren over de gezamenlijke werkzaamheden aan de hoogste leidinggevende en om de rol van contactpersoon ten aanzien van het Comité op te nemen. 45. De gemachtigde ondersteunt de consulent door hem beschikking te geven over de benodigde middelen en tijd voor het vervullen van zijn taken en het in stand houden van zijn deskundigheid. Met name wordt de consulent de nodige toegang verschaft tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten. De gemachtigde zorgt ervoor dat de consulent naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 46. Uit de door de aanvrager meegedeelde documenten blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikken. Het Comité neemt er akte van. D.3. Personen die het Rijksregisternummer gebruiken en lijst van deze personen 47. De aanvrager stelt dat de personen die het Rijksregisternummer gebruiken de personeelsleden zijn van de Vlaamse Justitiehuizen en het VCET.

11 Beraadslaging RR 23/ / De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die het Rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 49. De personen die in deze lijst zijn opgenomen, moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 bepaalt dat het Vlaams Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, als rechtsopvolger van het Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht, voorheen onderdeel van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen van de FOD Justitie, over een toegang tot het Rijksregister beschikt voor de doeleinden en overeenkomstig de modaliteiten vastgesteld door het KB van 18 april 1990 en door onderhavige beraadslaging; 2 machtigt het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin van de Vlaamse Overheid om, voor de doeleinden en overeenkomstig de modaliteiten vastgesteld door onderhavige beraadslaging voor onbepaalde duur permanent gebruik te maken van het Rijksregisternummer; 3 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende organisatie van de beveiliging), de gemachtigde een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moeten toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 4 bepaalt eveneens dat wanneer de gemachtigde een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon