Gelet op de aanvraag van het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, ontvangen op 02/12/2016;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 07/2017 van 15 februari 2017 Betreft: aanvraag van AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen om toegang te verkrijgen tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op het inrichten en organiseren van onderwijs (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, ontvangen op 02/12/2016; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 10/01/2017; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 15 februari 2017, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging RR 07/2017-2/9 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag strekt ertoe om het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om: toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 3, 5, 6, 9 en 17 WRR; het Rijksregisternummer te gebruiken; met het oog op het inrichten en organiseren van onderwijs. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig de artikelen 5, eerste lid, 2, en 8 WRR wordt machtiging om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1 WRR en om het Rijksregisternummer te gebruiken, verleend door het Comité aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité 3. Artikel 225 Gemeentedecreet 1 biedt gemeenten de mogelijkheid om extern verzelfstandigde agentschappen op te richten die zij belasten met welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang. Deze agentschappen kunnen de vorm aannemen van een autonoom gemeentebedrijf, een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm of een autonoom gemeentelijk havenbedrijf (artikel 226 Gemeentedecreet). 4. De aanvrager is een autonoom gemeentebedrijf dat werd opgericht bij besluit van de gemeenteraad van de stad Antwerpen van 26/10/20109 waarbij tevens zijn statuten werden goedgekeurd. De oprichting, de organisatie en de werking van de aanvrager valt onder toepassing van de artikelen 232 tot 244 Gemeentedecreet. 1 Decreet van 15 juli 2005 Gemeentedecreet.

3 Beraadslaging RR 07/2017-3/9 5. Artikel 5 van de statuten van de aanvrager bepaalt : 1 Het AGB heeft tot doel, als inrichtende macht, het pedagogisch project van het Stedelijk Onderwijs maximaal te realiseren. 2 Het AGB treedt op als inrichtende macht voor het inrichten en organiseren van het officieel gesubsidieerd onderwijs van de Stad Antwerpen. De beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang waarmee het bedrijf als inrichtende macht belast wordt, zijn: 1) Het inrichten en organiseren van officieel gesubsidieerd onderwijs, zoals gewoon en buitengewoon basisonderwijs, gewoon en buitengewoon secundair onderwijs, deeltijds beroepssecundair onderwijs, volwassenenonderwijs, deeltijds kunstonderwijs en een centrum voor leerlingenbegeleiding; 2) Het inrichten en organiseren van officieel gesubsidieerde medisch-pedagogische instituten; 3) Het organiseren en aanbieden van kwalitatief onderwijs. Daardoor biedt het Stedelijk Onderwijs eerlijke ontplooiingskansen, die elke lerende grijpt om talenten en competenties te ontwikkelen en door te groeien tot een verantwoordelijke wereldburger ( ). 6. Het verstrekken van onderwijs is dus een opdracht die aan de aanvrager werd toevertrouwd krachtens een besluit van de gemeenteraad. Het is daarenboven een opdracht die kan gekwalificeerd worden als zijnde van algemeen belang. Levenslang leren wordt immers, zowel op Europees als op Belgisch niveau, beschouwd als essentieel zowel voor ondernemingen om concurrentieel te blijven als voor werknemers. 7. Het Comité stelt vast dat de aanvrager in aanmerking komt om toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken en in zijn hoedanigheid van instelling van Belgisch recht die belast is met het vervullen van taken van algemeen belang die hem zijn toevertrouwd door of krachtens een wet of voor taken van algemeen belang die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het Comité (artikel 5, eerste lid, 2 en artikel 8 WRR). A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 8. De informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer vormen persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter

4 Beraadslaging RR 07/2017-4/9 zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (artikel 4 WVP). B. DOELEINDEN 9. Zoals aangestipt in randnummer 5 bestaat het statutair doel van de aanvrager erin om het officieel gesubsidieerd onderwijs van de stad Antwerpen in te richten en te organiseren. Concreet betekent dit dat de aanvrager instaat voor het gewoon en buitengewoon basis en secundair onderwijs, het deeltijds beroepssecundair onderwijs, het volwassenenonderwijs, deeltijds kunstonderwijs en de uitbouw van de centra voor leerlingenbegeleiding. In het totaal heeft de aanvrager 116 scholen onder zijn hoede. 10. Uit hoofde van dit doeleinde en wat daar praktisch komt bij kijken (inschrijvingen, facturatie, invorderingen, organiseren van tuchtprocedures, oudercontact, verzekeringsproblematiek, enz.) verwerkt de aanvrager persoonsgegevens, namelijk deze van leerlingen, ouders of wettelijke vertegenwoordigers van minderjarige leerlingen, cursisten 2 van het volwassenenonderwijs, personeelsleden en vrijwilligers. De personen die gebruik maken van de door de aanvrager aangeboden faciliteiten worden geïnformeerd over welke (soort) persoonsgegevens de aanvrager verwerkt vermits ze slechts na aanvaarding van het school-, academie- of centrumreglement van de aanvrager gebruik maken van de door hem aangeboden onderwijsfaciliteiten. 11. Om het efficiënt beheer van deze persoonsgegevens en hun correctheid te verzekeren wenst de aanvrager toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken. Het Comité stelt vast dat het nagestreefde doeleinde welbepaald en uitdrukkelijk omschreven is (artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR). Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen die eruit voorspruiten gestoeld zijn op al naargelang artikel 5, eerste lid, b) en c), WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de toegang tot informatiegegevens 12. De aanvrager wenst toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 3, 5, 6, 9 en 9 /1, WRR namelijk: 2 Uitzonderlijk kunnen ook minderjarigen toegelaten worden tot het volwassenenonderwijs (zie toelatingsvoorwaarden vermeld in Titel III, Hoofdstuk VI van het decreet van 15 juni 2007 betreffende het volwassenenonderwijs. In dat geval zullen ook de gegevens van hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers worden verwerkt.

5 Beraadslaging RR 07/2017-5/9 de naam en voornamen; het geslacht; de hoofdverblijfplaats; de datum van overlijden; de samenstelling van het gezin; de akten en beslissingen betreffende de rechtsbekwaamheid en de beslissingen tot bewind over de goederen of over de persoon bedoeld in artikel 1249, eerste lid, van het Gerechtelijk Wetboek; de naam, de voornaam en het adres van de persoon die een minderjarige, een onbekwaam verklaarde, een geïnterneerde of een persoon die onder het statuut van verlengde minderjarigheid geplaatst is, vertegenwoordigt of bijstaat of van de bewindvoerder over de goederen of de persoon van wie melding wordt gemaakt in de in artikel 1249, eerste lid, van het Gerechtelijk Wetboek bedoelde beslissing. 13. Het Comité stelt vast dat: de naam en voornamen, het geslacht en de hoofdverblijfplaats noodzakelijke informatie is om via gewone post met de betrokkene contact op te nemen. Deze informatie is ook noodzakelijk om bijvoorbeeld in het kader van een tuchtprocedure de voorgeschreven kennisgevingen te versturen of, ingeval van niet-betaling van kosten, een ingebrekestelling te versturen; indien de aanvrager over de datum van overlijden beschikt, kan hij vermijden dat hij nog correspondentie richt aan iemand die overleden is. Hij kan dan op gepaste wijze contact opnemen met de erfgenamen indien dat nodig mocht blijken; de samenstelling van het gezin is noodzakelijk opdat de aanvrager de voorrangsregeling en de eventuele korting bij inschrijving zou kunnen toepassen wanneer meerdere personen van het gezin leerling of cursist zijn; in een aantal gevallen zal een leerling of cursist het voorwerp uitmaken van een rechterlijke beslissing aangaande het bewind van zijn persoon en goederen. Voor alle beslissingen of acties die een weerslag hebben op de persoon of de goederen van de betrokkene zal de aanvrager zich moeten wenden tot de persoon die eerstgenoemde bijstaat of vertegenwoordigt (rechtsgeldigheid). 14. Het Comité is, in het licht hiervan, van oordeel dat een toegang van de aanvrager tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 3, 5, 6, 9 en 9 /1, WRR, in overeenstemming is met artikel 4 1, 3 WVP.

6 Beraadslaging RR 07/2017-6/9 C.2. Ten overstaan van het gebruik van het identificatienummer 15. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer te gebruiken als unieke sleutel om het Rijksregister te bevragen zodat onmiddellijk de gegevens van de juiste persoon worden getoond. 16. Het Comité vestigt er de aandacht op dat dergelijk gebruik werd gemachtigd bij Koninklijk besluit 24 november 2010 tot vastlegging van de gevallen waarin een machtiging tot gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister niet vereist is. Bijgevolg is dit aspect van de aanvraag zonder voorwerp. C.3. Ten opzichte van de frequentie en de duur waarvoor de toegang en het gebruik gevraagd worden 17. De aanvrager wenst over een permanente toegang te beschikken omdat hij uit hoofde van de diverse administratieve processen, inherent aan de inrichting en de organisatie van onderwijs, op elk ogenblik de mogelijkheid moet hebben om de betrokken persoonsgegevens te verifiëren. 18. Het Comité stelt vast dat met het oog op de realisatie van het door de aanvrager opgegeven doeleinde een permanente toegang gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). 19. Er wordt een machtiging voor onbepaalde duur gevraagd. 20. De aanvrager werd opgericht voor onbepaalde duur (artikel 2 statuten). In de mate dat de aanvrager voor onbepaalde duur wordt belast met de organisatie en inrichting van onderwijs oordeelt het Comité dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). C.4. Ten overstaan van de bewaringstermijn 21. De aanvrager verwijst naar: de classificatie en selectie naar functies van Vlaamse gemeentearchieven, goedgekeurd door de Rijksarchivaris op 11 juli 2014; de in samenwerking met de Rijksarchivaris opgestelde archiefselectielijst voor centra voor leerlingenbegeleiding van 5 januari 2010.

7 Beraadslaging RR 07/2017-7/9 22. Deze lijsten werden opgesteld in uitvoering van de bepalingen van het Archiefdecreet 3 /Archiefwet van 24 juli Het Comité leidt hieruit af dat een dossier dat niet meer actief is gearchiveerd wordt, in eerste instantie bij de aanvrager zelf, overeenkomstig de modaliteiten vastgesteld in de hiervoor vermelde lijsten. In de mate van het mogelijke moeten de persoonsgegevens geanonimiseerd worden. 24. In een later stadium en maximaal na 30 jaar - zullen deze dossiers, met uitzondering van de afgesloten dossiers waarvoor de Rijksarchivaris de toestemming gaf om ze te vernietigen, worden overdragen, hetzij aan de diensten van het Rijksarchief, hetzij aan een regionale archiefinstantie. De doelstellingen van de archivering (bewijs enerzijds, informatiebron voor onderzoek anderzijds) zijn wettelijke doelstellingen. In die context is de bewaring van de dossiers waarin informatiegegevens uit het Rijksregister verwerkt zijn, dan ook aanvaardbaar in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. 25. Het Comité vestigt er de aandacht op dat de aanvrager erover moet waken dat van zodra een dossier administratief afgehandeld is, er moet gekozen worden voor een bewaringswijze waardoor aan een dergelijk dossier en de gegevens die het bevat nog slechts toegang wordt verleend op gemotiveerd verzoek. C.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden 26. De aanvrager meldt dat alleen personen die onder zijn gezag handelen alleen toegang krijgen tot de gegevens in de mate dat zij die nodig hebben voor het verrichten van hun werkzaamheden. Het Comité neemt hiervan akte. 27. Daarnaast meldt hij dat hij gegevens verstrekt aan derden in de mate dat dit door een machtiging van de Vlaamse Toezichtcommissie wordt toegestaan. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 28. De gemachtigde is verplicht een consulent inzake informatiebeveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer aan te stellen (art. 8 2 en 10 WRR). Het Comité stelt vast dat de identiteit van de consulent werd meegedeeld. 3 Decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking.

8 Beraadslaging RR 07/2017-8/9 29. Het Comité wijst de gemachtigde op zijn verantwoordelijkheden in dit verband. 30. De gemachtigde wijst een consulent aan op grond van zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid, in het bijzonder op het gebied van de praktijk inzake gegevensbescherming en de in die context relevante regelgeving. Deze capaciteiten stellen de consulent in staat zijn taken te vervullen en een gedegen kennis te verwerven van de informatica-omgeving van de gemachtigde en van de informatiebeveiliging. De consulent dient deze kennis permanent op peil te houden. 31. De consulent brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de gemachtigde. Ongeacht of de consulent een personeelslid is of iemand extern, mag er geen sprake zijn van een belangenconflict tussen de functie als consulent en andere activiteiten die hiermee onverenigbaar zijn. In het bijzonder kan de functie niet gecumuleerd worden met deze van eindverantwoordelijke voor de informaticadienst of van hoogste leidinggevende van de gemachtigde (bv. algemeen directeur). 32. De gemachtigde waakt erover dat de consulent zijn opdracht volledig onafhankelijk kan uitoefenen en dat hij geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van die taken. De consulent wordt door de gemachtigde niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. 33. Indien de taken van consulent aan meerdere personen wordt toevertrouwd, dient aan één van hen de eindverantwoordelijkheid gegeven te worden om te rapporteren over de gezamenlijke werkzaamheden aan de hoogste leidinggevende en om de rol van contactpersoon ten aanzien van het Comité op te nemen. 34. De gemachtigde ondersteunt de consulent door hem beschikking te geven over de benodigde middelen en tijd voor het vervullen van zijn taken en het in stand houden van zijn deskundigheid. Met name wordt de consulent de nodige toegang verschaft tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten. De gemachtigde zorgt ervoor dat de consulent naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 35. Uit de door de aanvrager meegedeelde documenten blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikken. Het Comité neemt er akte van.

9 Beraadslaging RR 07/2017-9/9 D.3. Personen die over een toegang beschikken en lijst van deze personen 36. De aanvrager vestigt er de aandacht op dat de personeelsleden die over een toegang zullen beschikken aan het ambtsgeheim en sommigen zelfs aan het beroepsgeheim onderworpen zijn. 37. Dit neemt niet weg dat de aanvrager, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst moet opstellen waarop de personen vermeld worden die over een toegang beschikken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden en de personen die erop worden vermeld, moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen om, voor het doeleind vermeld in punt B en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging, voor onbepaalde duur permanent toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 3, 5, 6, 9 en 9 /1, WRR; 2 stelt vast dat de aanvraag voor wat het gebruik van het Rijksregisternummer zonder voorwerp is; 3 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende organisatie van de beveiliging), de gemachtigde een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moeten toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 4 bepaalt eveneens dat wanneer de gemachtigde een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon