WHITEPAPER DE ICT-MEDEWERKER ALS INNOVATIEMEDEWERKER. De veranderende rol van ICT ers

Transcriptie

1 WHITEPAPER DE ICT-MEDEWERKER ALS INNOVATIEMEDEWERKER De veranderende rol van ICT ers

2 DE ICT-MEDEWERKER IN DE ROL VAN INNOVATIEMEDEWERKER Het vakgebied ICT is continu in beweging. Daarmee verandert de rol van de ICT er ook. Als organisatie moet u zich afvragen wat de rol is van uw ICT ers. Is de ICT-manager nog het manusje van alles, of speelt hij een centrale rol bij ICT-innovatie? Met de opkomst van nieuwe expertises op het gebied van cloudoplossingen en uitbesteed functioneel beheer wordt dit een steeds belangrijker vraagstuk om over na te denken. Wat doet de traditionele ICT-medewerker? Laten we eerst beginnen met het werk van een ICT-medewerker. Een veelgehoorde kreet is: Iets met computers, of Die zorgt dat alles werkt. Dat tweede komt dichter in de buurt van wat er daadwerkelijk op een ICT-afdeling gebeurt. Maar wat is alles? En wanneer werkt alles? En wie bepaalt dat? In het kort gaat het om alle informatiesystemen en applicaties en daarvoor vereiste kennis en apparatuur. Daarnaast kunnen we stellen dat de systemen goed werken, als alle werknemers hier zonder problemen gebruik van kunnen maken. Samengevat: Een ICT-afdeling zorgt dat alle werknemers toegang hebben tot en kunnen werken met de benodigde informatiesystemen binnen een organisatie. Voor ICT ers oude stijl betekent dit vooral dat men druk doende is met zorgen dat bestaande systemen blijven functioneren, geüpdatet worden en daar waar nodig worden uitgebreid of vervangen. Bijblijven bij ICT-ontwikkelingen, onmogelijk of een kans? ICT-ontwikkelingen gaan razendsnel. Ook neemt de technische complexiteit toe, want steeds meer processen en apparaten worden geautomatiseerd. De hiervoor benodigde technologieën worden dagelijks diverser en complexer. Het is bijna ondoenlijk voor een ICT-afdeling om bij te blijven met de ontwikkelingen. Hierdoor ontstaan er risico s op het gebied van o.a. beschikbaarheid van de ICT-omgeving, maar erger nog: ICT kan als remmende factor gezien worden. Doordat de expertise bij het ICT-team niet actueel is, kan er niet meer worden voldaan aan de vraag en behoeften vanuit de organisatie. ICT-ontwikkelingen gaan razendsnel. Het is voor een ICT-afdeling bijna ondoenlijk om bij te blijven met de ontwikkelingen. Er vindt de afgelopen jaren, en nog steeds, een verschuiving plaats in het takenpakket van medewerkers. De gewenste rol van de ICT-afdeling is daarmee ook veranderd. Een nieuwe missie van organisaties op het gebied van ICT luidt: De organisatie efficiënt, maar vooral effectief gebruik laten maken van technologie. ICT moet mogelijkheden scheppen en helpen om zaken te doen op manieren die voorheen niet mogelijk waren. Hiermee kan ICT uiteindelijk klanten winnen en extra omzet realiseren. Door de ICT-afdeling anders in te richten, kunt u uw ICT-personeel laten meegroeien met die 1

3 ontwikkelingen. Zo creëert u met ICT mogelijkheden voor uw bedrijf en kan het slim toepassen daarvan zelfs concurrentievoordeel opleveren! Vroeger en nu Tegenwoordig is technologie gemeengoed geworden. Met enkele muisklikken kunnen nieuwe servers online geactiveerd worden. Dit kostte in het recente verleden nog duizenden euro s aan hardware en uren, waarbij specialistische kennis vaak een vereiste was. Technologie stelt organisaties in staat om zich te onderscheiden van concurrenten door het realiseren van lagere kosten, bieden van onderscheidende dienstverlening en het efficiënt zaken kunnen doen. Wegnemen van primaire zorg ICT-afdeling De gewenste rol van de ICT-afdeling is veranderd door actuele ontwikkelingen op ICT-gebied. Door de ICT-afdeling anders in te richten, kunt u uw ICT-personeel laten meegroeien met de ontwikkelingen. Deze ICT-ontwikkelingen vormen hierdoor een kans voor het bedrijf. Maar hoe verzilvert u deze kans? Een begin is het wegnemen van de primaire zorg: Hoe houden we onze omgeving draaiende en up-to-date? Door deze zorg en de bijbehorende werkzaamheden weg te nemen, verlaagt u de werkdruk en creëert u voor uw mensen de ruimte om zich verder te ontwikkelen. De focus en tijdsbesteding blijft immers altijd liggen bij hetgeen dat de meeste aandacht behoeft en bij de brandjes die geblust moeten worden. Is het upto-date houden van de omgeving niet goed geregeld, of blijven deze werkzaamheden bij personen liggen die de business eigenlijk horen te ondersteunen bij innovatie? Het behalen van optimaal resultaat is dan een onhaalbare doelstelling. Door de ICT-afdeling anders in te richten, kunt u uw ICT-personeel laten meegroeien met de ICT-ontwikkelingen! Met andere woorden: het fundament van de ICT-omgeving moet robuust en betrouwbaar zijn, zonder dat men er te veel werk aan heeft. Uiteraard op technisch gebied, maar zeker ook op het gebied van ondersteuning bij storingen, Service Level Agreements en betrouwbare partners die u daarbij helpen. Hierbij geldt als aandachtspunt dat de samenwerking tussen de ICT-afdeling en de leverancier niet als klant-leverancier verhouding gezien moet worden, maar dat er gepartnerd wordt met de leverancier. Succesvolle uitbestedingstrajecten zijn een samenspel tussen het eigen ICT-team en de ICTdienstverlener, waarbij goed opdrachtgeverschap een belangrijke succesfactor is. Door uw partner inzicht in de strategie van uw organisatie te geven, kan hij echt een adviesfunctie vervullen. Inschakelen ICT-partner Externe partijen hebben vaak specifieke specialisten in huis die continu in aanraking komen met technologische ontwikkelingen binnen hun vakgebied. Zij hebben hierdoor strategische samenwerkingen met grote merken en fabrikanten. Hiermee beschikken ICT-partners over up-to-date kennis over het complete aanbod van technologieën en producten. 2

4 Een ICT-partner kan u, mede vanwege deze kennis, helpen bij het maken van een gedegen stappenplan bij het doorvoeren van de veranderingen. Zorg wel dat u de juiste partner kiest; een goede partner presenteert niet alleen producten, maar redeneert vanuit het bedrijfsproces. Belangrijk hierbij is ook dat de ICT-partner kan aantonen dat zij de business van de klant kent en begrijpt. Welke doelstellingen heeft uw organisatie, waar liggen de knelpunten en welk budget is er beschikbaar? Over het algemeen geldt dat flexibiliteit en schaalbaarheid van de ICT-omgeving belangrijk zijn bij het realiseren van een toekomstgericht ICT-platform. Door de ICT-partner te betrekken in het veranderingsproces kan zij een pro-actieve houding innemen en effectief met u meedenken. Een brede expertise van de ICT-partner op zowel technisch als dienstverlenend gebied is een vereiste, zodat het fundament eenvoudig meegeschaald kan worden met de actuele wensen van uw organisatie. Kennis eigen ICT-medewerkers van grote waarde Om het fundament voor de nieuwe ICT-omgeving te creëren, is het van groot belang dat de ICT-manager van uw organisatie nauw bij de uitbesteding betrokken wordt. De ICT-manager heeft een cruciale rol. Juist uw eigen ICT ers zijn in staat om samen met de ICT-partner de behoeften van de business te vertalen naar (technische) functionaliteiten en faciliteiten die bij úw organisatie passen. Focus van de innovatieve ICT-afdeling Een innovatieve ICT-afdeling die de organisatie helpt en ondersteunt bij verdere groei en hogere efficiency van het bedrijf. Dat klinkt als muziek in de oren. Maar hoe groot is de stap om dit te bereiken? Wat komt er allemaal kijken bij een rolverandering van de ICT-afdeling? De ICT-afdeling doet er verstandig aan haar focus te verleggen van intern gericht: Hoe houden we onze ICT-omgeving draaiende en up to date?, naar extern gericht: Hoe kunnen wij met onze kennis en middelen nog meer bijdragen aan de doelstellingen van onze organisatie?. Een scherpere externe focus is zelfs nog beter: Hoe kunnen wij bijdragen aan het ambitieuzer maken van de doelstellingen van onze organisatie?. Maar hoe realiseert u dit? Out of the box denken Door de ICT-medewerker over problemen te laten sparren met de gebruikers uit de business, kan er bekeken worden of er vanuit de automatiseringshoek een oplossing te bedenken is, of wellicht een deel van het probleem op te lossen is. Een valkuil hierbij is dat men blijft vasthouden aan bestaande systemen, mogelijkheden of overtuigingen. In deze gevallen kan het helpen om een ideaalplaatje te laten bedenken, waarbij out of the box gedacht wordt. Vaak passen de out of the box brainstormresultaten vervolgens niet binnen de budgetten of schieten de ideeën te ver door, maar dit is niet erg. Dikwijls bevatten de resultaten van zo n brainstorm goede ideeën die wel uitvoerbaar zijn. Daarnaast zorgt het brainstormen over het ideaalplaatje er vaak voor dat er vanuit nieuwe richtingen gedacht wordt, die voorheen niet gezien werden. 3

5 Bedenk een ideaalplaatje door out of the box te denken! Om ideeën om te zetten naar concrete projecten, is het echter wel belangrijk om een stappenplan op te stellen dat matcht bij de (strategische) doelstellingen van de organisatie. Vervolgens kan dit stappenplan weer voor input dienen om externe leveranciers aan te sturen. Het oplossen van knelpunten mag dan misschien geen enorme innovatie opleveren, het draagt wel bij aan de business en stelt wellicht de organisatie in staat om vanuit andere invalshoeken een revolutionaire innovatie door te voeren. Onderstaande voorbeelden zijn gerealiseerd doordat er een stevig ICT-fundament gebouwd is, waardoor de eigen ICT ers de focus konden verleggen van intern- naar extern gericht. Voorbeeld 1: Incasso- en deurwaarderskantoor Bij een groot incasso- en deurwaarderskantoor worden betalings- en incassogegevens van personen geautomatiseerd verzameld. Deze worden iedere nacht gebundeld, hieruit wordt volledig automatisch de meest efficiënte route voor de deurwaarders gepland. Wanneer de deurwaarder s ochtends in zijn auto stapt, staat deze route door een koppeling van het bundelprogramma met TomTom, volledig gepland in het navigatiesysteem. Bezoeken worden automatisch geregistreerd en verwerkt, klanten van de deurwaarder kunnen deze afhandelingen realtime volgen en accorderen. Een unieke dienstverlening! Voorbeeld 2: taxibedrijf Door een mobiele app kan men een taxi bestellen en zowel op de app als op grote beeldschermen (denk aan Schiphol) zien wanneer de taxi voor komt rijden. Ditzelfde taxibedrijf verzorgt leerlingenvervoer. Een ouder kan zijn zoon of dochter in geval van ziekte e.d. gemakkelijk afmelden voor het vervoer van die dag. Weten wanneer uw zoon of dochter weer thuis is, of de bus in de file staat etc.? De bus is op de app realtime te volgen! Waar de ICT-er zich voorheen louter bezighield met het updaten en onderhouden van de omgeving, heeft de verschuiving van zijn focus richting de business ervoor gezorgd dat hij in samenwerking met derde partijen bovenstaande dienstverlening heeft kunnen ontwikkelen. De ICT-medewerker in de rol van innovatiemedewerker Een belangrijk voordeel van ICT-afdelingen is dat zij goed bekend zijn met de business van de organisatie, vaak vanuit de applicaties en verschillende gebruikersgroepen. Zij zijn dan ook goed op de hoogte van de taken en rollen van personen en afdelingen, afhankelijkheden van leveranciers en het klantenportfolio. Bijna iedere ICT-medewerker kan haarfijn uitleggen waar knelpunten aanwezig zijn binnen de organisatie en hoe deze ontstaan. Door het bouwen van een stevig 4

6 ICT-fundament, kunt u uw eigen ICT ers de kans geven om na te denken over deze knelpunten en eventuele oplossingen. Denk out of the box en innoveer! Conclusie De inhoud van de functie van de ICT er moet, daar waar dit nog niet gebeurd is, veranderen. Waarom? Om verzekerd te blijven van actuele kennis en kunde van de technologie, maar ook om het werk van ICT-teams uitdagender te maken. De hierboven genoemde ontwikkelingen maken het werk als ICT-er niet onmogelijk, maar juist veelzijdiger. Dit maakt de snelheid van ICT-ontwikkelingen tot een kans. Indien u wilt mee-innoveren met de huidige ontwikkelingen, is samenwerking met een gespecialiseerde partner noodzakelijk. Om het veranderproces tot een goed resultaat te brengen, moet de kennis van uw eigen ICT-personeel absoluut niet onderschat worden. Deze kennis is namelijk van ongekend grote waarde. Bovendien krijgt uw ICT-medewerker daardoor ruimte voor nieuwe taken en verantwoordelijkheden. Door speciale brainstormsessies te organiseren, wordt er out of the box gedacht. Hierdoor kan men de interne focus verleggen naar een externe focus en kan uw traditionele ICT er zich ontwikkelen tot innovatiemedewerker. Over de Auteur: Stefan te Veluwe (30) trad na zijn HBO-studie Informatica in dienst bij Unica Schutte ICT. Als Manager Operations is hij daar verantwoordelijk voor alle operationele afdelingen van het ICT-bedrijf. Daartoe behoren onder meer het eigen dubbel uitgevoerde datacenter, het beveiligingsbeleid, implementaties van nieuwe diensten en producten en de support-organisatie die gericht is op het realiseren van maximale klanttevredenheid. 5