ICT: Zelf doen of uitbesteden?

Transcriptie

1 WHITEPAPER ICT: Zelf doen of uitbesteden? De groeiende rol van ICT in het onderwijs geeft schooldirecteuren de nodige kopzorgen. Digitaal lesmateriaal, laptops of ipads voor elke leerling, goede wifi in alle schoolgebouwen: de uitdagingen worden steeds groter. Helaas zijn er steeds minder bekwame ICT ers die alle devices en systemen goed kunnen onderhouden.

2 Er zijn vandaag de dag maar weinig schoolleiders in het voortgezet onderwijs die de inzet van ICT niet op hun agenda hebben staan. Hoewel veel scholen nog zoekende zijn naar hoe ICT het leerproces het beste kan ondersteunen, is de algemene overtuiging dat de nieuwe digitale mogelijkheden onmisbaar zijn voor het onderwijs van vandaag en morgen. Het veel gepredikte gepersonaliseerd leren, waarbij de lesstof op maat wordt aangeboden en informatie wordt verzameld over de prestaties en voortgang van de leerling, lijkt een utopie zonder ICT. Dat geldt ook voor het toekomstgerichte onderwijs en de rijke, aantrekkelijke en multimediale leeromgevingen waar in menig schoolplan naar wordt verwezen. Digitale samenleving Ondertussen neemt de totale hoeveelheid ICT op scholen gepland en ongepland toe. Ouders, leerlingen en ook medewerkers van scholen verwachten dat de school op een zinvolle manier van de nieuwe mogelijkheden gebruik maakt. Het gaat dan bijvoorbeeld om systemen voor roosters, leerlingadministratie, werken in de cloud, sociale media, methodegebonden lesmateriaal, digitale toetsen en examens, wifi en systemen voor beveiliging en toegang. In het doolhof van mogelijkheden en verwachtingen proberen scholen te bepalen wat werkt en hoe ze dat tot de nieuwe standaard kunnen verheffen. Veel van die pogingen stranden echter voortijdig omdat de techniek waarop alles draait onvoldoende betrouwbaar is. En niets is dodelijker is voor de ambities dan haperende technologie.

3 Voorwaarden voor succes Bij de scholen die in staat zijn om ICT op een effectieve manier in te zetten, valt het volgende op: Er is een goede vertaalslag van behoefte vanuit het onderwijs naar ICT en die vertaalslag wordt integraal gemaakt: op het vlak van techniek, de content én de benodigde didactische vaardigheden. Het hoger management in de school geeft bewust leiding aan dit proces. De ondersteuning bij het gebruik is goed ingericht. Er wordt op een goede wijze regie gevoerd op toeleveranciers van ICT. Er staan bekwame, veelzijdige en vaak communicatief vaardige technici tot de beschikking. De eerste vier punten hebben maar weinig te maken met techniek. Het zijn de processen die de school in alle gevallen op orde moet hebben om tot effectieve inzet van ICT te komen. De technici die in het laatste punt worden genoemd, spelen een sleutelrol: zij zijn in staat om het benodigde en diverse ICTlandschap goed op te zetten en te onderhouden. Helaas zijn deze technici schaars en wordt het door de toename en complexiteit van ICT steeds lastiger om ICT-voorzieningen met voldoende kwaliteit en continuïteit binnen de schoolmuren te ondersteunen. Maar hoe ga je voorwaarts als je de juiste mensen niet hebt? Of wanneer er zorgen zijn over de continuïteit? En moeten scholen überhaupt ICT ers op de eigen loonlijst zetten? Steeds meer scholen kiezen voor (gedeeltelijke) uitbesteding van diensten en voorzieningen, waarbij (een deel van de) verantwoordelijkheid voor de complexe technologie buitenshuis wordt belegd. Overwegingen bij uitbesteding Uitbesteding van (een deel van) de ICT levert niet per definitie de juiste resultaten op. In sommige gevallen kan uitbesteden resulteren in een rigide ICT, die duur is en waarbij de verantwoordelijkheden vervagen. Ook verdwijnt bij uitbesteding vaak de kennis over wat werkt in de context van het onderwijs van de school. Maar er zijn ook voorbeelden waarbij uitbesteding juist wél goed werkt en waarbij kosten dalen, er kennis wordt opgebouwd en er geen discussies zijn over verantwoordelijkheden. Waar zit het verschil?

4 De sleutel ligt intern De kwaliteit van de IT-leveranciers is vanzelfsprekend fundamenteel voor het slagen van een uitbesteding, maar de sleutel voor succesvol uitbesteden ligt vooral binnen de eigen organisatie. Het aantal leveranciers, het grensvlak en de definitie van de verantwoordelijken zijn van grote invloed. Regie Als er meerdere leveranciers worden betrokken, neemt het aantal grensvlakken toe. Daarmee stijgt de complexiteit van de regiefunctie voor de school exponentieel. Een school moet hierop voorbereid zijn. Daarnaast is het verstandig om het aantal grensvlakken waar mogelijk te beperken. Leiderschap Het proces rondom het vertalen en bepalen van de vraag en het op een goede manier ondersteunen van ICT zijn typisch zaken die niet buiten de organisatie moeten worden belegd. Anders gezegd: Alles wat een directe relatie heeft met het vormgeven of ondersteunen van het primaire proces moet je binnenshuis houden. En wanneer de uitvoer toch buitenshuis plaatsvindt, moeten die activiteiten eerder worden verzwaard dan verminderd. Leiderschap binnen de school is van fundamenteel belang om uitbesteden van ICT te laten slagen. Het onderwijs verandert continu en ICT speelt hierin een bepalende rol. Zoals bij elke transitie moet de verandering worden geleid, moet er voldoende prioriteit aan worden toegekend en moeten de juiste personen binnen de instellingen worden betrokken. De leiding van een school dient ervoor te zorgen dat de medewerkers zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. En wellicht ten overvloede: in het geval van uitbesteding van ICT moet worden gezorgd dat er gemakkelijke toegang is tot technische kennis die intern niet meer aanwezig is. Meer weten? Voor scholen die het uitbesteden van ICT overwegen of zich daarop voorbereiden, heeft Veltwerk De 10 geboden voor succesvolle uitbesteding geschreven. Heeft u interesse? Download het artikel op

5 Effectiviteit Veltwerk helpt scholen in het voortgezet onderwijs met het effectief maken van ICT. Dit doet Veltwerk door: Onderzoek doen Advies geven Uitvoeren van advies Ook verzorgt Veltwerk voor vele scholen in voortgezet onderwijs de installatie en het volledige beheer van de ICT. De combinatie van onderzoek en advies met technische expertise en praktijkervaring maakt Veltwerk een waardevolle partner voor scholen in het VO. Door het doen van onderzoek verzamelt Veltwerk veel kennis over zaken als een goede inrichting van de ICT-organisatie, welke technieken en methodes goed werken en wat een gezond corresponderend kostenniveau is. Door ook de feitelijke technische uitvoer te verzorgen, wordt de theorie gekoppeld aan de soms weerbarstige praktijk en dat levert een realistische aanpak op. Door het brede kennisgebied wordt Veltwerk regelmatig gevraagd om uitbestedings- en verbeterprojecten te leiden. De ervaring daarbij is dat door met gezond verstand naar de voorliggende vraagstukken te kijken en door de juiste mensen de juiste dingen te laten doen de schijnbare complexiteit wordt weggenomen. Het resultaat? Effectieve ondersteuning van het onderwijs met betaalbare ICT.