Wegwijzer voor Teams. SamenLoop voor Hoop Veldhoven. 2 en 3 juni 2018 van uur tot uur Kempen Campus Knegselseweg 30 te Veldhoven

Transcriptie

1 2018 SamenLoop voor Hoop Veldhoven Wegwijzer voor Teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven 2 en 3 juni 2018 van uur tot uur Kempen Campus Knegselseweg 30 te Veldhoven Rekeningnr: Rabobank IBAN: NL16RABO t.n.v. KWF Kankerbestrijding SamenLoop voor Hoop Veldhoven

2 Wegwijzer voor teams inhoud Voorwoord... 3 Wat is de SamenLoop voor Hoop?... 4 Algemene informatie... 5 Teams... 5 Informatie/Team-bijeenkomsten... 5 Inloopavonden... 5 Stappenplan... 6 Stap 1: Stel een team samen... 6 Stap 2: Geef je team op en maak het inschrijfgeld over... 6 Stap 3: Maak een actiepagina aan via de website op het actieplatform... 7 Stap 4: Heb je een marktkraam nodig?... 7 Stap 5: Stel een loopschema samen... 7 Stap 6: Bedenk leuke acties om geld in te zamelen... 8 Stap 7: Bezoek de teamavonden... 8 Stap 8: Bereid je voor op de dag zelf... 9 Stap 9: De dag zelf... 9 Stap 10: The day after... 9 Overige...10 KinderSamenLoop...11 Plattegrond...12 Survivors...14 Kaarsen voor Hoop...16 Geld inzamelen voor de SamenLoop...17 Veelgestelde vragen...19 Regels SamenLoop voor Hoop...21 Bijlage 1 Inschrijfformulier SamenLoop voor Hoop...23 Bijlage 2 Verantwoordingsformulier SamenLoop voor Hoop...24 Bijlage 3 Deelnamelijsten SamenLoop voor Hoop...25 Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

3 Bijlage 4 Aanmeldingsformulier Survivor SamenLoop voor Hoop...26 Bijlage 5 Fondsenwervende ideeën van A tot Z...29 Bijlage 6 Reglement SamenLoop voor Hoop Veldhoven...32 Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

4 Voorwoord Wat fijn dat jullie je hebben opgegeven of op willen gaan geven om mee te lopen met de SamenLoop voor Hoop in Veldhoven! We hopen er met elkaar een bijzonder evenement van te maken. Als teamlid bepaal jij - samen met je team - voor een belangrijk deel de sfeer en ook de opbrengst van de SamenLoop voor Hoop. Nu kunnen de voorbereidingen gaan beginnen. Met deze wegwijzer hopen wij jullie hierbij te helpen. In deze wegwijzer vinden jullie alle informatie die jullie nodig hebben om ervoor te zorgen dat de SamenLoop een groot succes wordt. Mocht er onverhoopt toch informatie ontbreken, dan horen wij dit graag. SamenLoop voor Hoop Veldhoven heeft een eigen website: In de aanloop naar de SamenLoop kunen jullie hier veel informatie vinden. Via Facebook, Twitter en Instagram kunnen jullie de SamenLoop volgen. Hierop laten we zien welke activiteiten er worden georganiseerd en geven we actuele informatie. Tevens kunnen jullie via deze media jullie team aan het grote publiek presenteren, of aandacht vragen voor jullie actie. Dit kan door in jullie te gebruiken, te twitteren of slvhveldhoven te taggen op Instagram. In de aanloop naar de Samenloop zullen wij jullie met enige regelmaat op de hoogte houden van alle ontwikkelingen via onze website. Ook worden er diverse teamcaptain-, informatie- en Survivorbijeenkomsten georganiseerd. Op deze bijeenkomsten worden jullie bijgepraat, is er de mogelijkheid voor het stellen van vragen, kunnen er Kaarsenzakken worden gekocht en/of ingeleverd en is er de mogelijkheid om opgehaalde donaties af te geven. De bijeenkomsten worden gehouden in de kantine van GVAC op de Kempen Campus te Veldhoven, of in de aula van het Sondervick-college, ook op de Kempen Campus. Zie onder de algemene informatie de verschillende data en locaties. Middels deze wegwijzer, de website en tussentijdse nieuwsbrieven houden we jullie op de hoogte tot aan de dag zelf. Op de dag zelf zal er nog een korte bijeenkomst worden georganiseerd om de laatste informatie door te geven. We stellen jullie deelname ontzettend op prijs en wensen jullie heel veel succes bij de voorbereiding. We hopen de SamenLoop voor Hoop Veldhoven samen met jullie tot een bijzondere en succesvolle SamenLoop te maken! Mochten er nog vragen zijn, twijfel dan niet en neem contact met ons op via: veldhoven@samenloopvoorhoop.nl Met vriendelijke groet, Organisatie SamenLoop voor Hoop Veldhoven Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

5 Wat is de SamenLoop voor Hoop? Met de SamenLoop voor Hoop zamelen we geld in en vieren we dat al zoveel mensen kanker overleven en dat we iets tegen de ziekte kunnen doen. Door wetenschappelijk onderzoek te financieren zorgen we samen voor een toekomst met minder risico op kanker, meer kans op genezing en een betere kwaliteit van leven voor (ex)kankerpatiënten. Dat is de missie van KWF Kankerbestrijding. Elke succesvolle SamenLoop voor Hoop draagt hier aan bij. De opbrengst van de SamenLoop voor Hoop, komt ten goede aan wetenschappelijk kankeronderzoek van KWF kankerbestrijding. De overlevingskansen voor mensen met kanker zijn de laatste vijftig jaar verdubbeld. Deze weg willen we blijven volgen om uiteindelijk de strijd tegen kanker te winnen. Daar is geld voor nodig, veel geld. De SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding is een uniek evenement, waarbij deelnemers gedurende 24 uur, de strijd aangaan tegen kanker. De SamenLoop is geen wedstrijd, maar een continue wandeling. Er loopt altijd minstens een teamlid, als symbool voor de voortdurende strijd tegen kanker. Rondom het veld staan kraampjes van de deelnemende teams, waarin/waarbij activiteiten worden georganiseerd. Er zijn optredens van lokale artiesten, bandjes en kinderactiviteiten. Deze activiteiten verhogen de opbrengst van de SamenLoop en dragen bij aan een gezellige sfeer voor lopers en toeschouwers. Speciaal voor kinderen organiseren we op zondagmorgen op een nader te bepalen tijdstip een KinderSamenLoop. De KinderSamenLoop is een wandelestafette gedurende 24 minuten i.p.v. 24 uur, speciaal voor onze jongste deelnemers. Zij kunnen zowel individueel als in groepsverband aan deze SamenLoop deelnemen. Daarnaast zullen er ook verschillende activiteiten voor de kinderen op het terrein georganiseerd worden. De American Cancer Society is de grondlegger van het succesvolle evenement Relay for Life. In 1985 liep in Tacoma, Washington, één arts 24 uur lang rondjes om een sportveld. Hij haalde hiermee ,- op voor de Amerikaanse Cancer Society. Het was het startsein voor een jaarlijks terugkerende happening in de Verenigde Staten en in een groot aantal andere landen waaronder Canada, Australië, landen in Latijns Amerika en dichterbij in België, Italië, Portugal en Duitsland. KWF Kankerbestrijding introduceerde het evenement in Nederland onder de naam SamenLoop voor Hoop. In 2006 is de eerste Nederlandse SamenLoop voor Hoop georganiseerd in Borger, Drenthe. De daaropvolgende jaren is SamenLoop verspreid over heel Nederland met op dit moment jaarlijks rond de 40 SamenLopen voor Hoop. Relay for Life is de grootste inzamelingsactie ter wereld ten bate van kankerbestrijding. Jaarlijks zijn er meer dan Relays die samen 3 miljoen mensen mobiliseren. In 2004 is hiermee (wereldwijd) meer dan 300 miljoen euro ingezameld. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

6 Algemene informatie Datum: 2 en 3 juni 2018 Tijd: uur uur Locatie: Kempen Campus te Veldhoven Knegselseweg 30 te Veldhoven Parkeergelegenheid Er is voldoende parkeergelegenheid in de buurt van de Kempen Campus. Volg hiervoor de aanwijzingen op borden en van onze parkeerhulpen. Op het parkeerterrein van de Kempen Campus zelf is parkeren voorbehouden aan de Survivors, artiesten, organisatie en genodigden. Fietsenstalling. Op de Kempen Campus zijn diverse fietsenstallingen; maak daarvan optimaal gebruik en laat indien mogelijk uw auto thuis. Teams Wijzigingen aan je team kun je doorgeven via: veldhoven@samenloopvoorhoop.nl. Ruim voor de SamenLoop ontvang je een lijst met alle gegevens die je dan nog een keer kunt checken. Alle inschrijfgelden dienen voor 1 mei te zijn voldaan (zie hoofdstuk Stappenplan ). Informatie/Team-bijeenkomsten Maandag Kantine GVAC uur uur Maandag Kantine GVAC uur uur Maandag Kantine GVAC uur uur Maandag Gebouw A - Sondervick uur uur Inloopavonden Op onderstaande data en tijden is er altijd iemand van de organisatie aanwezig voor het beantwoorden van vragen, uitgifte van kaarsenzakken en of donatieboxen, maar ook voor inname van kaarsenzakken en/of donaties. Donderdag Kantine GVAC uur uur Donderdag Kantine GVAC uur uur Donderdag Kantine GVAC uur uur Donderdag Kantine GVAC uur uur Donderdag Kantine GVAC uur uur Donderdag Kantine GVAC uur uur Donderdag Kantine GVAC uur uur Donderdag Kantine GVAC uur uur Donderdag Kantine GVAC uur uur Donderdag Kantine GVAC uur uur De uiterste inschrijfdatum voor de SamenLoop voor Hoop Veldhoven is 11 mei 2018! Daarna geldt: vol = vol. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

7 Stappenplan In 10 stappen is hieronder uitgelegd in welke volgorde en aan welke aspecten gedacht moet worden om met een team mee te doen aan de SamenLoop voor Hoop. Op de hierna volgende pagina s zijn deze stappen toegelicht. Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 Stap 10 Stel een team samen Geef je team op en maak het inschrijfgeld over Maak een actiepagina aan via de website op het actieplatform Heb je een marktkraam nodig? Stel een loopschema samen Bedenk leuke acties om geld in te zamelen Bezoek de teamavonden Bereid je voor op de dag zelf De dag zelf The day after Stap 1: Stel een team samen Stap 1 spreekt eigenlijk voor zich, stel een team samen. Het maakt niet uit wie je teamgenoten zijn (groot/klein, jong/oud) zolang ze maar minimaal 1 ronde kunnen afleggen tijdens de SamenLoop. KWF kankerbestrijding wil jongeren graag betrekken bij de strijd tegen kanker. We vinden het daarom ontzettend fijn als er ook jeugdteams mee willen doen aan de SamenLoop voor Hoop. Als je jonger bent dan achttien jaar en aan de SamenLoop voor Hoop wilt meedoen, dan gelden er wel een aantal extra regels. Indien een compleet team jonger dan 18 jaar is zal er een toezichthouder voor dit team aanwezig moeten zijn. Als toezichthouder (dit kun je ook samen met iemand doen) van een jeugdteam stel je jongeren in staat om mee te doen met de SamenLoop voor Hoop. KWF kankerbestrijding stelt je deelname daarom enorm op prijs! Voor kinderen wordt op zondagmorgen op een nader te bepalen tijdstip een KinderSamenLoop georganiseerd. In plaats van 24 uur kunnen zij op zondagmorgen 24 minuten individueel of in een groep gaan wandelen om geld in te zamelen voor KWF kankerbestrijding. In het hoofdstuk KinderSamenloop is meer informatie te vinden. Stap 2: Geef je team op en maak het inschrijfgeld over Per team dien je twee formulieren in te vullen; deze zijn beschikbaar op de website. Inschrijfformulier teams (Zie bijlage 1) o Dit formulier is voor de organisatie al direct van belang; het bevat de gegevens van de contactpersonen, eventueel de activiteiten die je gaat doen en hierbij tekent de teamcaptain ook voor de voorwaarden voor deelname van zijn team (zie ook stap 3). Inschrijfformulier deelnemers per team (Zie bijlage 2) o Op dit formulier dien je de gegevens van je teamleden in te vullen; bij meer dan 40 deelnemers dien je het tweede formulier hiervoor in te vullen. Inschrijfgelden dienen zo snel mogelijk te worden overgemaakt op het rekeningnummer van SamenLoop voor Hoop Veldhoven, onder vermelding van je teamnummer en naam. Rekeningnr: Rabobank IBAN: NL16RABO t.n.v. KWF Kankerbestrijding SamenLoop voor Hoop Veldhoven Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

8 Als je geld overmaakt, stuur dan tegelijkertijd een verantwoordingsformulier naar het secretariaat. (zie bijlage 3). Op dit formulier kun je duidelijk aangeven waar het overgemaakte geld van afkomstig is (Inschrijfgeld, kaarsenzakken, donatie etc). Vermeld te allen tijde je teamnaam en nummer op het formulier. Daarnaast kan het geld ook contant (in een envelop voorzien van teamnaam) worden afgegeven tijdens de speciale inloopavonden. (zie bij de Algemene informatie) Kostenoverzicht Deelnemers aan de SamenLoop betalen 15,- inschrijfgeld per persoon. Kaarsenzakken kosten 5,- per kaarsenzak Kosten voor deelname aan het ontbijt op zondagmorgen bedraagt 5,- per persoon. Stap 3: Maak een actiepagina aan via de website op het actieplatform Het is mogelijk om via onze website op het actieplatform een actiepagina aan te maken voor SamenLoop voor Hoop Veldhoven. Dit kan als team, maar ook gewoon door ieder die dat wil en op de een of andere manier geld wil inzamelen voor SamenLoop voor Hoop Veldhoven. Belangrijk om te weten is dat via deze pagina GEEN INSCHRIJFGELDEN, BEDRAGEN VOOR KAARSENZAKKEN EN/OF GELD VOOR DEELNAME AAN HET ONTBIJT moeten worden gestort. Dit brengt onze financiële administratie in de war en dat willen we te allen tijde voorkomen. Stap 4: Heb je een marktkraam nodig? Het is mogelijk om als team een actie (zie stap 6) op te zetten en deze op de SamenLoop in een marktkraam tot uiting te brengen. Daarom zal rondom het SamenLooppad ieder team een marktkraam worden aangeboden en hebben de teams de gelegenheid om zaken te verkopen of activiteiten te organiseren. Alle opbrengst komt ten goede aan de SamenLoop. Het is niet toegestaan om opbrengsten voor andere doeleinden dan de SamenLoop voor Hoop Veldhoven achter te houden. De activiteiten van de teams zullen plaatsvinden vanaf zaterdag 2 juni van tot zondag 3 juni tot uur. De organisatie zal de terreinindeling en de toewijzing van de marktkramen bepalen. Voor deelnemende teams is het gebruik van een marktkraam gratis. Het opbouwen van de kraam kan plaatsvinden vanaf zaterdagmorgen uur. Om uur dient iedereen hiermee klaar te zijn, zodat de organisatie kan beginnen met de voorbereidingen voor de opening. Op het terrein is elektriciteit (maximaal 1500 watt) en standaard verlichting in de kraam aanwezig. Het is niet toegestaan om een geluidsinstallatie mee te nemen. Er is wel water aanwezig op het terrein. Indien jullie gebruik willen maken van een marktkraam vragen wij jullie dit op het aanmeldingsformulier kenbaar te maken (zie stap 2). Indien na opgave alsnog wordt besloten om gebruik te maken van een marktkraam kan dit doorgegeven worden via de veldhoven@samenloopvoorhoop.nl. Let op: opgave is mogelijk tot 11 mei, daarna geldt: vol = vol! Stap 5: Stel een loopschema samen Nadat je team is opgegeven is het verstandig om alvast te gaan nadenken over wie wanneer en hoe lang gaat wandelen. Het is de bedoeling dat minimaal 1 teamlid tijdens de 24 uur op de baan is. Het is echter leuker om met minimaal 2 personen op de baan te zijn. Zo kun je elkaar ondersteunen als de een er even doorheen zit en kun je emoties die tijdens het wandelen ontstaan met elkaar delen. Afhankelijk van het aantal personen in een team en de conditie van deze personen kun je een loopschema opstellen. VOORBEELD: Als je team uit 24 personen bestaat kun je het zo verdelen dat wanneer je steeds met 2 personen op de baan bent, iedereen 2 x 1 uur loopt. Dit ziet er als volgt uit: teamlid 1 en 2 beginnen en lopen 1 uur. Daarna nemen teamlid 3 en 4 het over en lopen ook 1 uur. Dit gaat zo door totdat elk teamlid 1 uur heeft gelopen. Daarna beginnen teamlid 1 en 2 weer met 1 uur te lopen en daarna teamlid 3 en 4 enz.. Elk teamlid heeft dan 2 x 1 uur gelopen. Dit is echter slechts een voorbeeld. Als een team uit minder personen bestaat zullen de teamleden langer en/of vaker moeten lopen, als een team uit meerdere personen bestaat zullen de teamleden korter en/of minder vaak lopen. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

9 Stap 6: Bedenk leuke acties om geld in te zamelen Het uiteindelijke doel van de SamenLoop is om zoveel mogelijk geld voor de strijd tegen kanker in te zamelen. Van jullie als deelnemende teams vragen we, om naast jullie inschrijfgeld ook op andere manieren geld in te zamelen. Dit kan beginnen op het moment dat jullie je als team hebben ingeschreven. Daarnaast is er natuurlijk ook de mogelijkheid om tijdens de SamenLoop geld in te zamelen. KWF Kankerbestrijding heeft besloten elke deelnemer een SamenLoop voor Hoop t-shirt cadeau te doen! Deze krijgen jullie op zondagmorgen 3 juni uitgereikt; het is de bedoeling dat iedereen deze draagt tijdens de sluitingsceremonie; vanaf uur op zondag is dit toegestaan. Het is belangrijk om op de deelnemerslijst de maat in te vullen (zie stap 1) zodat iedereen de juiste maat ontvangt. Belangrijk is dat jullie bedenken hoe je het inzamelen van geld gaat aanpakken. Het succes zit hem meestal niet zozeer in WAT je doet, maar vooral in HOE je het doet. Er zijn vele manieren om geld in te zamelen voorafgaand aan of tijdens de SamenLoop. Hieronder zijn een aantal ideeën weergegeven. Laat je hierdoor vooral niet beperken, wees creatief! Als je vragen hebt of ondersteuning nodig hebt, laat het ons dan weten. Om dubbele acties (of te veel van een soort actie) te voorkomen vernemen wij graag wat voor actie jullie op touw gaan zetten. Je kunt ons hiervan op de hoogte brengen door dit op het inschrijvingsformulier te vermelden of een mail te sturen naar veldhoven@samenloopvoorhoop.nl. In de bijlage Fondsenwervende ideeën van A tot Z zijn tips weergegeven hoe je acties succesvol kunt maken en zo veel geld in te zamelen. Geld overmaken Om op de dag zelf zo min mogelijk contant geld in omloop te hebben, vragen wij jullie het ingezamelde geld vooraf aan ons over te maken of vooraf aan ons te overhandigen. Het geld kan worden overgemaakt op rekeningnummer: Rabobank IBAN: NL16RABO t.n.v. KWF Kankerbestrijding SamenLoop voor Hoop Veldhoven Vermeld te allen tijde je teamnaam en teamnummer en het soort geld (inschrijfgeld, actiegeld, sponsorgeld, kaarszakkengeld o.i.d.) als je geld overmaakt. Daarnaast kan het geld ook contant (in een envelop voorzien van teamnaam) worden afgegeven tijdens de bijeenkomsten en inloopavonden. De organisatie vergadert dan en reserveert een keer per maand een half uur tijd voor de teams. Uiteraard kunnen donaties en kaarsenzakken ook worden afgegeven tijdens de teambijeenkomsten Stap 7: Bezoek de teamavonden Op maandag 23 oktober 2017, maandag 15 januari 2018, maandag 26 maart 2018 en maandag 28 mei 2018 worden informatie-/teamcaptainbijeenkomsten georganiseerd. Op deze bijeenkomsten worden de teamcaptains bijgepraat, is er de mogelijkheid voor het stellen van vragen, kunnen er Kaarsenzakken worden ingeleverd en/of nieuwe worden meegenomen en is er de mogelijkheid om inschrijfgeld, sponsorgeld, actiegeld en de opbrengsten van de Kaarsenzakken af te geven. Locatie en tijden van deze bijeenkomsten kunt u terugvinden op pagina 5. Middels deze wegwijzer, regelmatige nieuwsbrieven en de website houden we jullie op de hoogte tot aan de dag zelf. Op de dag zelf zal er nog een korte bijeenkomst worden georganiseerd om de laatste informatie door te geven. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

10 Stap 8: Bereid je voor op de dag zelf Voor de dag zelf zullen jullie een aantal dingen moeten regelen afhankelijk van de wensen van het team. Als jullie hebben aangegeven dat jullie een marktkraam willen tijdens de SamenLoop zal deze kraam moeten worden ingericht/versierd. Leuk ingerichte kramen trekken meer bezoekers dan kale kramen en bezoekers blijven meestal ook langer hangen. Omdat de markt tijdens de SamenLoop is, is het handig om ook hiervoor een schema op te stellen zodat bekend is wie wanneer de kraam beheerd. Naast alle spullen die moeten worden meegenomen is een goede voorbereiding op het lopen van cruciaal belang. Na het opstellen van een loopschema is bekend hoeveel km ieder teamlid gaat lopen. Zijn dit veel kilometers en ben je dit niet gewend, ga dan van te voren oefenen. Het leukste is om het oefenen ook alvast met je team te doen zodat je aan elkaar gewent raakt qua snelheid en elkaars gewoonten tijdens het lopen. Door van te voren te oefenen zal het lopen op de dag zelf beter gaan waardoor het een leuke dag wordt zonder fysieke ongemakken zoals blaren e.d.. Goed schoeisel is hier ook van groot belang. Het is aan te raden de loopschoenen die je op de dag zelf aanhebt van tevoren in te lopen zodat ze op de dag zelf lekker lopen en geen hinder geven. Bedenk ook welke kleding je als team aandoet. Iedereen kan zijn eigen kleding aandoen maar er zijn ook teams die een outfit (laten) maken of zich verkleden. Het is leuk om tijdens de SamenLoop divers uitgedoste teams op het parcours te zien lopen. De paarse shirts die je van de organisatie krijgt mag je pas op zondag vanaf uur dragen zodat dan pas de baan langzaam paars kleurt. Houdt rekening met het weer op de dag zelf. Het kan regenen maar het kan ook stralend weer zijn. Houdt van tevoren de weerberichten goed in de gaten en stem je kledingkeuze hierop af. Let erop dat in juni de nachten nog koud kunnen zijn in vergelijking met de temperaturen overdag. Stem je kledingkeuze dus af op het weer en de tijdstippen dat je loopt. De organisatie zorgt voor water langs de baan bij zeer warm weer. Zorg er zelf voor dat je teamleden zich bij felle zon goed insmeren en adviseer ze om geregeld te drinken. Stap 9: De dag zelf Op de dag zelf raden wij jullie aan om op tijd aanwezig te zijn. Jullie zullen bij ons kenbaar moeten maken dat jullie aanwezig zijn en jullie zullen de marktkraam in moeten richten als jullie hier gebruik van maken. Vanaf uur kunnen de teams het terrein op. Volg de aanwijzingen van de verkeersregelaars. Op de dag zelf zijn er drie ceremonies tijdens de SamenLoop. De eerste ronde is gelijk de openingsceremonie. De eerste ronde van de SamenLoop wordt gelopen door de survivors (zie ook het hoofdstuk Survivors ). We denken dan aan de personen voor wie we meedoen aan de SamenLoop. Om uur is er een kaarsenceremonie. Als het donker is worden alle Kaarsen voor Hoop aangestoken (zie ook hoofdstuk Kaarsen voor Hoop ). Voor velen is dit een emotioneel moment omdat bij deze ceremonie wordt gedacht aan de mensen die kanker hebben, die kanker hebben overleefd of die er aan zijn overleden. Veel mensen hebben een boodschap op de kaarszak geschreven/getekend. Als laatste is er op zondag om uur de slotceremonie. Deze laatste ronde gaan we lopen met alle deelnemers. Iedereen wordt toegejuicht door de toeschouwers omdat jullie de SamenLoop hebben volbracht en hiermee geld hebben opgehaald voor onderzoek naar kanker. We hopen er met jullie een emotionele maar ook leuke 24 uur van te maken! Stap 10: The day after Uit ervaring weten wij dat veel teams nog een bijeenkomst plannen na de SamenLoop zelf. Dit kan een week erna zijn maar ook een maand. Veel teamleden hebben behoefte om, nadat zij zelf alles op een rijtje hebben gezet, dit met de teamleden te bespreken. Er komen namelijk veel emoties voorbij en er worden veel indrukken opgedaan op de dag zelf en misschien ook wel vooraf bij diverse acties. Veel teams komen daarom nog eenmaal bijeen om dit te bespreken onder het genot van een hapje of drankje om zo de succesvolle SamenLoop af te sluiten. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

11 In september 2018 zullen we nog een terugkomavond organiseren om de definitieve eindstand bekend te maken en onze ervaringen uit te wisselen. Overige Algemeen Als team is het dus belangrijk om goed voorbereid te zijn voor de SamenLoop. Het is goed om regelmatig bij elkaar te komen en de volgende punten te bespreken: hoe gaan we geld inzamelen? Welke activiteiten gaan we doen om geld in te zamelen voor de SamenLoop, willen we een activiteit doen tijdens de SamenLoop, welke spullen hebben we hiervoor nodig, hebben we alle informatie die we nodig hebben; gaan we ons ook ludiek verkleden? Hebben we een thema als team; kunnen we een eigen speciale Facebookpagina aanmaken; hebben we een mascotte? (om door te kunnen geven als estafettestokje tijdens de SamenLoop (niet verplicht)); Hoe komt een loopschema voor de SamenLoop er uit te zien? Hierbij kun je rekening houden met conditie/leeftijd/mogelijkheden van ieder teamlid. Horeca Er is horeca aanwezig op het terrein van de SamenLoop. Dit wordt verzorgd door de organisatie en/of door teams. Je kunt hierbij denken aan: belegde broodjes, warme en koude snacks, drinken, fruit etc.. Ook s nachts is de horeca aanwezig. Alle consumpties dienen zoveel mogelijk te worden voldaan met de consumptiepenningen die bij de kassa te verkrijgen zijn. Uiteraard is cash geld wel toegestaan, maar in het kader van veiligheid werken we zoveel mogelijk met de consumptiepenningen. Het is toegestaan om eigen eten/drinken mee te nemen, maar het is natuurlijk veel leuker om dit bij de andere teams te kopen, want dit verhoogt de opbrengst van de teams en dus van de SamenLoop. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

12 KinderSamenLoop We vinden het heel belangrijk om vooral ook jongeren en kinderen te betrekken bij de SamenLoop. Daarom wordt er ook een KinderSamenLoop georganiseerd. Deze loop zal 24 minuten duren en staat symbool voor de 24 uur die door volwassenen gelopen wordt. Ook de kinderen lopen mee voor het goede doel. De kinderen kunnen vooraf geldinzamelzakjes krijgen van de organisatie en kunnen zo in hun eigen omgeving geld inzamelen, zodat de kinderen ook een bedrag kunnen overhandigen aan de SamenLoop voor Hoop. In het kort KinderSamenLoop vindt plaats op zondag 3 juni 2018 op een nader te bepalen tijdstip; Alle kinderen zijn welkom; Het is leuk als de kinderen een mooie actie bedenken om daarmee geld in te zamelen; Kinderen kunnen onder begeleiding van een ouder meelopen of alleen; We hopen dat veel kinderen mee gaan doen en dat het een gezellig boel wordt. Naast KinderSamenLoop zullen er ook diverse activiteiten georganiseerd worden voor de kinderen. De kinderen krijgen na afloop van hun SamenLoop een pakje drinken! Meer informatie over de KinderSamenLoop zal t.z.t. bekend worden gemaakt via de website of de nieuwsbrieven. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

13 Plattegrond Hieronder is de voorlopige plattegrond weergegeven van het terrein van de SamenLoop voor Hoop. Dit is echter nog een conceptversie dus er kunnen nog wijzigingen doorgevoerd worden. Op de dag zelf ontvangen jullie een definitieve versie. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

14 Survivors Een Survivor is iemand die kanker heeft, of kanker heeft gehad. Tijdens de SamenLoop voor Hoop zijn de survivors onze speciale gasten. Samen met andere survivors openen zij de SamenLoop voor Hoop, en lopen ze onder warme aanmoediging van familie, vrienden en belangstellenden de eerste ronde op de baan. De samenkomst van zoveel survivors en familie en vrienden is een emotioneel en indrukwekkend moment. Je moest eens weten wat het me deed, toen ik daar stond en iedereen begon te klappen. Survivor na de Ereronde - Veldhoven 2015 Op het evenemententerrein staat een VIP-tent, waarin tijdens de duur van de SamenLoop een speciaal gastenprogramma voor alle survivors wordt verzorgd. Uiteraard kunnen de survivors ook meelopen met een team. Zo zal voor Survivors o.a. een dinerbuffet worden geserveerd, is er een fotoshoot en een Look Good, feel Good programma en mogelijk nog meer. Het enigste dat wij verlangen van een Survivor bij deelname aan het programma is om de openingsronde met de andere Survivors te lopen. Veel survivors lopen ook mee tijdens de kaarsenceremonie. Dit is een indrukwekkend moment tijdens de SamenLoop voor Hoop. De SamenLoop voor Hoop wordt afgesloten met de sluitingsronde waarin iedereen mee kan lopen. Ook de survivors kunnen hieraan deelnemen. Ben je een survivor, dan heten we je van harte welkom en we hopen dat je samen met ons de ereronde van de SamenLoop voor Hoop in Veldhoven wilt komen lopen. Je kunt je aanmelden via: veldhoven@samenloopvoorhoop.nl Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

15 Speciale Survivorbijeenkomsten. Om Survivors goed voor te kunnen lichten hebben wij twee speciale Survivoravonden gepland. Op deze avonden kunnen Survivors met begeleiders komen kennis maken en luisteren naar het programma, waarna ze zelf kunnen bepalen of ze hieraan deel willen nemen. 1e Survivor bijeenkomst Maandag Kantine GVAC uur 2e Survivor bijeenkomst Maandag Kantine GVAC uur BELEVEN...MEELEVEN...DOORLEVEN Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

16 Kaarsen voor Hoop De kaarsenceremonie is hét moment tijdens de SamenLoop, waarin de woorden Hoop en Leven centraal staan. Dit wordt onder andere tot uiting gebracht door de brandende Kaarsen. Deze Kaarsen staan in een papieren zak, waarop u een persoonlijke boodschap kunt zetten. Zo kunt u een dierbare herdenken, uw Kaars aan iemand opdragen of een algemene wens uitspreken. De kaarsenzakken worden voorafgaand aan het evenement, door u als team, verkocht voor 5 euro per stuk. U kunt deze kaarsenzakken bij de mensen van de organisatie ophalen. Data hiervoor staan vermeld op de site. Deze zakken hoeven niet vooraf betaald te worden. Zorg zelf voor een goed overzicht van je verkochte zakken en betalingen. De verkochte en beschreven zakken mogen vervolgens zo snel mogelijk weer terug ingeleverd worden bij de organisatie, zij houden dan ook het overzicht over het aantal verkochte zakken. Uiterlijke inleverdatum van verkochte kaarsenzakken is de laatste teamleidersbijeenkomst op maandag 28 mei De kaarsenceremonie vindt plaats op zaterdagavond 2 juni 2018 om uur. Tijdens deze ceremonie worden de beschreven kaarsenzakken kaarsen aangestoken waardoor het een bijzonder moment is waar u bij moet zijn! Nodig iedereen waaraan je kaarsen verkoopt ook uit voor de SamenLoop, iedereen is welkom! De kaarsenceremonie zal op zaterdag 2 juni 2018 om uur plaatsvinden. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

17 Geld inzamelen voor de SamenLoop Hieronder zijn een aantal tips weergegeven om succesvol geld in te zamelen. Begin ruim voor de SamenLoop met het inzamelen van geld. Dit zorgt ervoor dat je als team toeleeft naar het evenement, de teamspirit groeit en je genoeg tijd hebt om je activiteiten voor te bereiden en uit te voeren. Organiseer een bijeenkomst met je teamleden om met elkaar manieren te bedenken om geld in te zamelen en afspraken te maken over de uitvoering daarvan. Verkoop zoveel mogelijk kaarsenzakken voor 5 euro per stuk. U kunt deze kaarsenzakken bij de mensen van de organisatie ophalen. Data hiervoor staan vermeld op de site. Deze zakken hoeven niet vooraf betaald te worden. Breng het evenement zoveel mogelijk in de publiciteit (denk aan de Facebookpagina en het Twitteraccount van de SamenLoop in Veldhoven). Wees enthousiast, opgewekt en geïnspireerd als jullie geld aan het inzamelen zijn, dit werkt aanstekelijk. Verplaats je in de mensen van wie jullie geld willen vragen/voor wie jullie activiteiten organiseren. Bedenk activiteiten die bij ze passen en die bij hun interesses aansluiten, dit vergroot de kans dat ze geld uitgeven. Maak gebruik van jullie lokale netwerk: vraag bedrijven in de buurt of zij jullie willen steunen bij de activiteiten door geld, spullen of advertentieruimte te doneren. Hoe minder kosten je hebt, hoe hoger de opbrengst! Denk daarnaast ook aan het bedrijf waar je zelf werkt, ook als deze niet in Veldhoven is gevestigd. Het KWF heeft landelijke bekendheid en de strijd tegen kanker spreekt veel mensen aan, omdat veel mensen er (in)direct mee te maken hebben. Bedrijven zijn eerder bereid om mee te werken als het ze geen geld kost, vraag om sponsoring/ondersteuning in natura (product of dienst dat ze verkopen zodat jullie prijzen hebben om bij jullie activiteiten in te zetten). Bedrijven hebben vaak speciale regelingen voor goede doelen. Vraag ernaar: misschien wil je werkgever de opbrengst van het team wel verdubbelen. Giften aan de SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding zijn aftrekbaar van de belasting. Hierover kun je bedrijven inlichten. Op de volgende website kun je hier meer informatie over vinden: De vergaderingen met teamaanvoerders zijn een goed moment om de plannen van het team uit de doeken te doen, zodat er op de SamenLoop verschillende activiteiten zijn. We moeten voorkomen dat mensen/bedrijven overvraagd worden door de SamenLoop en hun belangstelling verliezen. Als jullie een geweldig idee hebben om geld in te zamelen, vertel dat dan ook aan de andere teamcaptains, mogelijk kunnen teams samenwerken bij grotere activiteiten of hebben ze goede, aanvullende ideeën. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

18 Maak gebruik van de materialen die KWF Kankerbestrijding beschikbaar stelt, zoals posters, donatieboxen en folders. Donatieboxen zijn bij ons verkrijgbaar door ons een te sturen. Vergeet niet om mensen te bedanken voor hun donatie. Vertel hoeveel jullie hebben opgehaald en waar het geld aan wordt besteed. Je kunt ook een nieuwsbrief maken, met verhalen en foto s van het team en het evenement. Facebook, Twitter, andere social media en lokale kranten zijn hier natuurlijk goede media voor. Daarnaast geeft dit ook een impuls aan de bekendheid van de SamenLoop voor Hoop in Veldhoven, gebruik hiervoor ook Facebook en Twitter van de SamenLoop zelf (zie voorwoord). Bedank iedereen die mee heeft geholpen bij het inzamelen van geld, dit maakt het makkelijker om ze nogmaals om hulp te vragen, bijvoorbeeld tijdens de SamenLoop. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

19 Veelgestelde vragen Mag ik in meerdere teams meelopen? Ja dit is toegestaan. Je dient wel bij elk team op de teamlijst te staan en voor elk team waarin je meeloopt 15,- aan inschrijfgeld te betalen. Is er een programma? Gedurende de hele SamenLoop wordt er gezorgd voor amusement op het terrein. Dit varieert van muziek tot uitvoeringen en andere (sportieve) activiteiten. Tot uur s nachts zal er muziek aanwezig zijn. Vanaf uur s ochtends begint de muziek met bijbehorende optredens. Ook s nachts vinden er activiteiten plaats om het zoveel mogelijk naar jullie zin te maken. Zodra het programma compleet is zal dit bekend worden gemaakt op de website. Ik zit in een rolstoel, is het evenement rolstoeltoegankelijk? Het evenement vindt plaats op een sportterrein. Een deel van het terrein is verhard, veel van de activiteiten zullen plaatsvinden op gras. Er is een invalidentoilet aanwezig. Hoeveel geld moet ik ophalen? Zoveel mogelijk! Naast het inschrijfgeld is er geen minimum, zodat iedereen mee kan doen. In de praktijk blijkt dat een bedrag van 100,00 per persoon haalbaar is. In hoofdstuk Tips om geld in te zamelen voor de SamenLoop in deze handleiding vind je tips om geld in te zamelen. KWF Kankerbestrijding heeft besloten om iedere deelnemer een SamenLoop voor Hoop t-shirt cadeau te doen! Vul daarom op het inschrijfformulier je maat in zodat iedereen de juiste maat ontvangt. Hoe lang moet ik wandelen? Afhankelijk van het aantal teamleden en in overleg met je teamcaptain bepalen jullie samen hoelang ieder teamlid loopt. Gemiddeld bestaat een team uit vijftien tot twintig personen, een teamlid loopt dan gemiddeld twee uur. Als team kun je een schema opstellen, zodat iedereen weet wanneer en hoe lang hij moet wandelen tijdens het evenement. Mogen er honden op het terrein komen? Nee, honden zijn niet toegestaan op het terrein uitgezonderd hulphonden. Stel dat het regent? Weer of geen weer de SamenLoop gaat door. Bereid je voor op slecht weer: kleed je daar op en houd er rekening mee bij de activiteiten die je gaat organiseren. Mag ik familie en vrienden uitnodigen om te komen kijken en mee te doen met de activiteiten? Ja, graag zelfs. Vraag zoveel mogelijk mensen om te komen kijken: de SamenLoop voor Hoop is voor iedereen, jong en oud. Voor de mensen die komen kijken zijn er allerlei activiteiten te doen op het terrein, al het geld dat daarbij opgehaald wordt gaat naar de SamenLoop, dus op deze manier dragen zij ook bij aan het eindbedrag dat wordt opgehaald bij de SamenLoop in Veldhoven. Moet ik inschrijfgeld betalen? Ja. Als teamlid betaal je 15,- p.p.. Je inschrijving is alleen geldig wanneer het inschrijfgeld is betaald. Het geld moet worden betaald binnen twee weken na bevestiging van de inschrijving. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

20 Moeten de kaarsenzakken die worden ingeleverd ook worden versierd? Nee, versieren is niet verplicht, maar het geeft natuurlijk wel een veel mooier beeld als hier een pakkende persoonlijke of algemene tekst of tekening op staat Moeten we zelf voor wisselgeld zorgen in de marktkraam? Ja, dit kun je op het eind van de SamenLoop bij het laatste inlevermoment verrekenen. Is er s ochtends ontbijt voor de lopers? Ja, er is tegen een vergoeding van 5,- een uitgebreid ontbijt beschikbaar in de aula van het Sondervick college. De lijst met deelnemers die hiervan gebruik willen maken moet de organisatie uiterlijk 11 mei in haar bezit hebben. Mag ik een grote tent meenemen voor achter de kraam? Nee, achter de kraam is in principe ruimte voor een partytent van 4 x 4 meter. Moeten we de kraam zelf inrichten? Ja, de organisatie stelt een kraam met afdak boven de kraam en standaard verlichting beschikbaar. Voor de inrichting zoals een tafelkleed, plateaus om spullen op te zetten maar ook stoelen om te zitten, moeten jullie zelf zorgen. Kan ik helpen met de organisatie? Ja, graag! Er zijn altijd mogelijkheden om bij de organisatie te helpen. Vraag je teamaanvoerder of hij je in contact brengt met een van de commissieleden, bied je hulp aan tijdens het evenement zelf, of kijk op voor meer informatie. Hoe is een team samengesteld? Teams kunnen bestaan uit familieleden, vrienden, kennissen, buren, collega s, verenigingsleden. Mocht je geen team hebben, maar toch graag willen meelopen, kun je ook contact opnemen met het secretariaat via veldhoven@samenloopvoorhoop.nl. Zij kunnen dan kijken of je, in overleg, aan kunt sluiten bij een ander team. Wat moet ik meenemen naar de SamenLoop? Denk aan: je fototoestel, stoelen, extra sokken, petje, kussen, slaapzak, snacks, zonnebril, zonnebrandcrème, een tent, versiering voor de tent, toiletartikelen, handdoek, zaklamp, warme kleding en een bidon. Ben ik verzekerd tijdens de SamenLoop? Deelname is op eigen risico. Neem zo min mogelijk waardevolle spullen mee, zodat u geen kans loopt om ze te verliezen. Moet ik meer doen dan alleen lopen? Vóór het evenement zamel je geld in. Lever tijdig al het opgehaalde geld (inclusief de bijdragen voor de kaarsen) in bij je teamaanvoerder of maak dit over (zie stap 5). De organisatiecommissie informeert je over de datum waarop dit uiterlijk moet zijn gebeurd. Het geld kan dan op tijd geteld en geregistreerd worden en er is dan tijdens het evenement zo min mogelijk contant geld in omloop. Het geld dat tijdens de SamenLoop wordt opgehaald, wordt dan ook geteld. Door het geld vroeg in te leveren, kun je je concentreren op jouw aandeel in de SamenLoop en kun je genieten van het evenement. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

21 Regels SamenLoop voor Hoop Regels die voor iedereen gelden: Deelname aan de SamenLoop voor Hoop is op eigen risico. KWF Kankerbestrijding is niet verantwoordelijk in geval van ongelukken of diefstal. Deelnemers en vrijwilligers onder de achttien jaar mogen alleen onder toezicht van een volwassene aanwezig zijn. KWF Kankerbestrijding draagt geen verantwoordelijkheid voor jongeren onder de achttien jaar. De regels voor deelname van jeugdteams vind je hieronder. Mensen die twijfelen of hun gezondheid het toelaat om mee te doen aan de SamenLoop voor Hoop moeten hun huisarts raadplegen. De SamenLoop vergt geen zware inspanning, maar deelnemers wordt wel gevraagd eventuele gezondheidsklachten of medicatie door te geven aan de organisatiecommissie. Dit kan via de teamaanvoerder. Het lopen is op eigen risico. Met uw inschrijving voor de SamenLoop verplicht je jezelf om al het ingezamelde geld af te staan aan KWF Kankerbestrijding voor en/of tijdens het evenement. Deelnemers gaan ermee akkoord dat foto s die tijdens de SamenLoop worden genomen, worden gebruikt om het evenement en het werk van KWF Kankerbestrijding te promoten. Alle teams moeten het inschrijfformulier en het inschrijfgeld ( 15,- per teamlid) vóór het evenement inleveren. Alleen dan zijn ze verzekerd van deelname en kunnen ze van alle faciliteiten gebruikmaken. De teamcaptains zijn ervoor verantwoordelijk dat de toestemmingsformulieren toegankelijk zijn voor de organisatiecommissie. Inschrijven van een team kan tot 11 mei Indien er een marktkraam voor het team gewenst is, moet dit ook voor deze datum worden doorgegeven (inschrijfformulier is beschikbaar op de website). Na 11 mei geldt: vol=vol! Er vindt geen teruggave plaats van het inschrijfgeld ( 15,- per teamlid), tenzij het evenement wordt afgelast. De organisatiecommissie bepaalt de plaats van de tenten van de teams op het SamenLoopterrein. De SamenLoop voor Hoop is een rookvrij evenement. Roken verhoogt het risico op kanker aanmerkelijk en is daarom verboden. Alcohol dient met mate genuttigd te worden. Iedereen die zich misdraagt of de gasten of deelnemers tot last is, wordt verzocht te vertrekken. Alle deelnemers moeten tijdens de SamenLoop desgevraagd een geldig legitimatiebewijs kunnen laten zien. Alle deelnemers moeten zich houden aan de regels en de voorschriften voor de SamenLoop voor Hoop zoals opgesteld door KWF Kankerbestrijding. Regels voor deelnemers onder de achttien jaar KWF kankerbestrijding wil jongeren graag betrekken bij de strijd tegen kanker. We vinden het daarom ontzettend fijn als er ook jeugdteams mee willen doen aan de SamenLoop voor Hoop. Als je jonger bent dan achttien jaar en aan de SamenLoop voor Hoop wilt meedoen, dan gelden er een aantal extra regels: Bij alle jeugdteams moet ten alle tijden een toezichthouder aanwezig zijn (minimaal 21 jaar). Hij/zij is verantwoordelijk voor het gedrag van zijn/haar team. Als toezichthouder (dit kun je ook samen met iemand doen) van een jeugdteam stel je jongeren in staat om mee te doen met de SamenLoop voor Hoop. KWF kankerbestrijding stelt je deelname daarom enorm op prijs! Voor de veiligheid van je team vragen we een aantal dingen van jou: Houd je aan de regels en voorschriften van de SamenLoop voor Hoop. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

22 Geef het goede voorbeeld door de regels op te volgen en door niet te roken en te drinken tijdens het evenement. Pas goed op je team. Jongeren mogen het terrein alleen met jouw toestemming verlaten. Alleen geregistreerde teamleden mogen s avonds en s nachts op het terrein aanwezig zijn. Je moet altijd weten waar jouw teamleden zijn. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

23 Bijlage 1 Inschrijfformulier SamenLoop voor Hoop INSCHRIJFFORMULIER TEAMS SAMENLOOP VOOR HOOP VELDHOVEN 2 en 3 JUNI 2018 S.v.p. onderstaande aandachtig doorlezen en daarna alles invullen. Stuur dit formulier ingevuld retour aan het secretariaat van de SamenLoop voor Hoop Veldhoven. Bij aankruisen van het vakje onderaan het formulier ga je akkoord met de voorwaarden*. Het inschrijfgeld á 15,00 per persoon kan worden voldaan samen met het inleveren van het formulier met de teamleden. Een team bestaat uit minimaal 15 tot 20 leden, maar meer mag uiteraard ook. Als het team niet genoeg deelnemers heeft, neem dan contact op met de organisatie. Zij kunnen je wellicht aan deelnemers helpen. Gegevens team Naam Team : Naam Aanvoerder 1 : Geb. Datum : Geslacht : Klik hier Adres : Postcode : Woonplaats : Telefoon : Mobiel : adres : Naam Aanvoerder 2 : Geb. Datum : Geslacht : Klik hier Adres : Postcode : Woonplaats : Telefoon : Mobiel : adres : Overige gegevens Welke activiteit(en) wilt u met uw team gaan doen? Heeft uw team een sponsor? (S.v.p. naam invullen) Wat heeft u daarvoor van de organisatie nodig? Maakt u gebruik van het ontbijt (zondag) 5,- p.p.? Klik hier Hoeveel personen: Hoeveel marktkramen heeft u nodig? (Maximaal 2) Plaatst u een tent bij de marktkraam? Klik hier Heeft u in uw team Survivors? Klik hier Willen deze deel uitmaken van de openingsceremonie? Klik hier Heeft men speciale voorzieningen nodig voor Survivors? Klik hier Wilt u met uw team vooraf kaarsenzakken verkopen? Klik hier Hoeveel zakken: (max 99) *Voorwaarden voor deelname Ik neem met een team deel aan de SamenLoop voor Hoop. Onze deelname is voor eigen risico. KWF kankerbestrijding is niet verantwoordelijk in geval van ongelukken of diefstal. Ik raadpleeg mijn huisarts wanneer ik twijfel of mijn gezondheid of die van een van mijn teamleden het toelaat om mee te doen. Eventuele medische gegevens van mij of een van mijn teamleden, waarmee de organisatie van de SamenLoop voor Hoop rekening mee moet houden, zal ik in een separate brief doen toekomen. Ik verplicht mij om al het ingezamelde geld af te staan aan KWF Kankerbestrijding. Tijdens de SamenLoop voor Hoop worden foto s en video-opnamen gemaakt. Ik ga ermee akkoord dat dit beeldmateriaal wordt gebruikt om het evenement en het werk van KWF kankerbestrijding te promoten. Ik stel voor de kaarsenceremonie minimaal twee vrijwilligers beschikbaar vanaf uur uur. Ik zal erop letten dat rokers binnen mijn team gebruik maken van de daarvoor bestemde rokerspunten. Ik zal erop toezien dat mijn teamleden niet met alcohol op de baan rondes lopen. De minimum leeftijd voor deelname is 16 jaar; afwijkingen hierop zal ik melden bij de organisatie. Naam : Datum : (S.v.p. aankruisen) Ik ga akkoord met de genoemde voorwaarden. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

24 Bijlage 2 Verantwoordingsformulier SamenLoop voor Hoop VERANTWOORDINGSFORMULIER TEAMS SAMENLOOP VOOR HOOP VELDHOVEN 2 en 3 JUNI 2018 Datum : Naam Team : Nr Team : Wijze van storting aan de organisatie: contant bij organisatie overschrijving per bank N.B. Bij overschrijving per bank: NL16RABO t.n.v. KWF Kankerbestrijding SamenLoopvoorHoop Veldhoven onder vermelding van uw teamnaam, teamnummer en datum van dit formulier. Omschrijving activiteit Aantal x prijs Totaalbedrag 1 Inschrijfgelden x 15,- 2 Deelname ontbijtbuffet x 5,- 3 Opbrengst kaarsenzakken x 5,- 4 Donaties 5 Opbrengst wervingsactie 6 7 Totaal bedrag storting Hartelijk dank voor uw gift. Naam Teamaanvoerder: Datum: Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

25 Bijlage 3 Deelnamelijsten SamenLoop voor Hoop Deelnemerslijst SamenLoop voor Hoop Veldhoven 2-3 juni 2018 Teamnaam : Teamnummer: # (in te vullen door Inschrijvingen) Telefoon Inschrijfgeld Naam m/v Adres Postcode Woonplaats Maat T-shirt Survivor vast / mobiel betaald Deelnemer(s): 1e captain: 1 klik hier klik hier klik hier 2e captain: 2 klik hier klik hier klik hier 3 klik hier klik hier klik hier 4 klik hier klik hier klik hier 5 klik hier klik hier klik hier 6 klik hier klik hier klik hier 7 klik hier klik hier klik hier 8 klik hier klik hier klik hier 9 klik hier klik hier klik hier 10 klik hier klik hier klik hier 11 klik hier klik hier klik hier 12 klik hier klik hier klik hier 13 klik hier klik hier klik hier 14 klik hier klik hier klik hier 15 klik hier klik hier klik hier 16 klik hier klik hier klik hier 17 klik hier klik hier klik hier 18 klik hier klik hier klik hier 19 klik hier klik hier klik hier 20 klik hier klik hier klik hier 21 klik hier klik hier klik hier 22 klik hier klik hier klik hier 23 klik hier klik hier klik hier 24 klik hier klik hier klik hier 25 klik hier klik hier klik hier 26 klik hier klik hier klik hier 27 klik hier klik hier klik hier 28 klik hier klik hier klik hier 29 klik hier klik hier klik hier 30 klik hier klik hier klik hier 31 klik hier klik hier klik hier 32 klik hier klik hier klik hier 33 klik hier klik hier klik hier 34 klik hier klik hier klik hier 35 klik hier klik hier klik hier 36 klik hier klik hier klik hier 37 klik hier klik hier klik hier 38 klik hier klik hier klik hier 39 klik hier klik hier klik hier 40 klik hier klik hier klik hier Opmerkingen Inschrijfdatum (dd-mm-jjjj): Eventuele sponsor: Activiteit: Totalen aantal T-shirts: S 0 Opmerkingen: M 0 L 0 XL 0 XXL 0 Betalingen uitsluitend via rekening Rabobank NL 16 RABO t.a.v. SamenLoop voor Hoop Veldhoven. Vermeld duidelijk de Naam en Nummer van het reeds aangemelde Team. *) De gegevens uit deze lijst worden uitsluitend gebruikt door de organisatie van de SamenLoop voor Hoop Veldhoven Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

26 Bijlage 4 Aanmeldingsformulier Survivor SamenLoop voor Hoop AANMELDINGSFORMULIER SURVIVORS SAMENLOOP VOOR HOOP VELDHOVEN 2 en 3 JUNI 2018 S.v.p. onderstaande aandachtig doorlezen en daarna alles invullen. Survivors (mensen die ooit de diagnose kanker hebben gehad) zijn de belangrijkste deelnemers van een SamenLoop voor Hoop. Zonder Survivors is een SamenLoop voor Hoop ook niet mogelijk. Als organisatie vragen we aan Survivors dan ook maar één ding; meelopen in de openingsronde. Alle andere activiteiten zijn op vrijwillige basis en hier kunt u t.z.t. zelf aangeven of u hier aan deel wenst te nemen. Bij deze andere activiteiten moet u denken aan een aangeboden diner aan u en uw partner (of ander familielid of begeleider); wellness activiteiten, ontbijt en diverse workshops. Op het moment dat u dit invult zit u ook nergens aan vast. Pas in een later stadium zullen wij met u contact opnemen om te kijken of en aan welke activiteiten u deel gaat nemen. Dus, meld u aan en geniet van 24 uur die wij voor u organiseren. Onze organisatie bezit tal van vrijwilligers die u deze dagen zullen ontvangen en begeleiden, zodat u (mocht u alleen zijn), zich zeker niet alleen zult voelen. Gegevens Survivor Naam : Adres : Postcode : Woonplaats : Telefoon : Mobiel : Geb. Datum : Geslacht : Klik hier adres : Bijeenkomsten Op onderstaande data zal in de kantine van GVAC een speciale avond voor Survivors worden georganiseerd: Maandag 26 februari 2018 om uur Maandag 16 april 2018 om uur *Voorwaarden voor deelname Ik neem als Survivor deel aan de SamenLoop voor Hoop. Mijn deelname is voor eigen risico. KWF kankerbestrijding is niet verantwoordelijk in geval van ongelukken of diefstal. Ik raadpleeg mijn huisarts wanneer ik twijfel of mijn gezondheid het toelaat om mee te doen. Eventuele medische gegevens van mij, waarmee de organisatie van de SamenLoop voor Hoop rekening mee moet houden, zal ik in een separate brief doen toekomen. Naam : Datum : (S.v.p. aankruisen) Ik ga akkoord met de genoemde voorwaarden. Informatie en/of inschrijven Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

27 Wilt u nog meer informatie, aarzel niet maar neem contact met ons op. Op onze website vindt u in ieder geval altijd de laatste informatie en alle overige contactgegevens: Het formulier kunt u opsturen naar: Secretariaat SamenLoop voor Hoop Seinehof 19, 5504 AH Veldhoven Tel / veldhoven@samenloopvoorhoop.nl Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

28 Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

29 Bijlage 5 Fondsenwervende ideeën van A tot Z Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

30 Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni

31 Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Veldhoven, 2 3 juni