Praktisch Handboek. Commissie Teamwerving Praktische informatie voor teams Versie 1 juni 2016

Transcriptie

1 2016 Praktisch Handboek Commissie Teamwerving Praktische informatie voor teams Versie 1 juni 2016

2 Voorwoord Wat leuk dat jullie je hebben opgegeven om mee te lopen met de SamenLoop voor Hoop in Sneek Súdwest Fryslân. We hopen er met elkaar een bijzonder evenement van te maken. Als teamlid bepaal jij samen met je team- voor een belangrijk deel de sfeer en ook de opbrengst van de SamenLoop voor Hoop. Nu jullie je team hebben opgegeven kunnen de voorbereidingen gaan beginnen. Met dit praktisch handboek hopen wij jullie te helpen. In dit handboek staat alle praktische informatie die jullie nodig hebben om ervoor te zorgen dat de SamenLoop een groot succes wordt. Mocht er informatie ontbreken dan horen we dit graag. Dan vullen we de gegevens aan. De SamenLoop in Sneek SWF heeft een eigen website: Alle teams hebben een eigen afdeling (en domeinnaam) op deze site. Maak er iets leuks van en je input naar swf.nl! Daarnaast kunnen jullie ons volgen via Facebook (facebook.com/samenloopvoorhoopsneekswf) en Twitter (twitter.com/samenloopswf). Tevens kunnen jullie via deze media jullie team aan het grote publiek presenteren of aandacht trekken voor jullie acties. Verzoek: help ons aan zoveel mogelijk Facebook & Twitter vrienden en volgers én hou je eigen pagina bij! In de aanloop naar de SamenLoop zullen wij jullie met regelmaat op de hoogte houden van de ontwikkelingen. Daarnaast zullen wij op donderdag 30 juni om uur de derde teamcaptainavond organiseren. Op deze avond worden jullie bijgepraat, is er mogelijkheid voor het stellen van vragen, kunnen er kaarsenzakken, voetstappen, donatieboxen en polsbandjes worden afgehaald en is het mogelijk opgehaalde donaties in te leveren. De bijeenkomst wordt gehouden in 'Het Convenant' Oude Dijk 15 in Sneek (de zaal van de carnavalsvereniging). We stellen jullie deelname ontzettend op prijs en wensen jullie heel veel succes bij de voorbereiding. We hopen de SamenLoop voor Hoop Sneek SWF samen met jullie tot een bijzondere en succesvoll evenement te maken. Mochten er nog vragen zijn, twijfel dan niet en neem contact met ons op via: swf.nl Met vriendelijke groet, Commissie Teamwerving Cindy Neyens Yldau Visser Riekje Kok

3 Inhoud 1. Wat is de Samenloop voor hoop? 2. Algemene informatie 3. Geldinzameling 3.1 Kaarsen voor Hoop 3.2 Donatieboxen 3.3 Voetstappen 3.4 Polsbandjes 3.5 Acties en sponsoren 3.6 Actiegeld 4. Kramen en rustplaatsen 5. Eregasten 6. Veelgestelde vragen Bijlagen: 1. Acties A tot Z 2. Basisregels KWF

4 1. Wat is de SamenLoop voor Hoop? De American Cancer Society is de grondlegger van het succesvolle evenement Relay for Life. In 1985 liep in Tacoma, Washington, één arts 24 uur lang rondjes om een sportveld. Hij haalde hiermee dollar op voor de American Cancer Society. Het was het startsein voor een jaarlijks terugkerende happening in de Verenigde Staten en in een groot aantal andere landen waaronder Canada, Australië, landen in Latijns Amerika en - dichterbij- in België, Italië, Portugal en Duitsland. Relay for Life is de grootste inzamelingsactie ter wereld ten bate van kankerbestrijding. Jaarlijks zijn er meer dan relays die samen 3 miljoen mensen mobiliseren. KWF Kankerbestrijding introduceerde het evenement in Nederland onder de naam SamenLoop voor Hoop. In 2006 is de eerste Nederlandse SamenLoop voor Hoop georganiseerd in Borger, Drenthe. Met de SamenLoop voor Hoop zamelen we geld in en vieren we dat al zoveel mensen kanker overleven én dat we iets tegen de ziekte kunnen doen. Door wetenschappelijk onderzoek te financieren zorgen we samen voor een toekomst met minder risico op kanker, meer kans op genezing en een betere kwaliteit van leven voor (ex- )kankerpatiënten. Dat is de missie van KWF Kankerbestrijding. Elke succesvolle SamenLoop voor Hoop draagt hier aan bij. De opbrengst komt ten goede aan wetenschappelijk kankeronderzoek van KWF Kankerbestrijding. De SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding is een uniek evenement waarbij deelnemers gedurende 24 uur lopen. Deze 24 uur staan symbool voor de strijd tegen kanker, die gaat ook constant door. De SamenLoop is geen wedstrijd, maar een estafette- wandeling. Er loopt altijd minstens één teamlid. Op het Veemarktterrein staan kraampjes van de deelnemende teams, waarin/waarbij activiteiten worden georganiseerd. Verder zijn er optredens van (lokale) artiesten, bandjes en kinderactiviteiten. Speciaal voor kinderen van de basisschool organiseren we een KinderLoop voor Hoop. De KinderLoop voor Hoop is een sponsorloop (van 24 minuten) speciaal voor onze jongste deelnemers en wordt gehouden op zondagochtend. Daarnaast zullen er ook verschillende activiteiten voor kinderen op het terrein georganiseerd worden.

5 2. Algemene informatie Datum: 24 en 25 september 2016 Tijd: 16:00-16:00 uur Locatie: Het Veemarktterrein in Sneek Parkeergelegenheid Er zijn verschillende parkeerplaatsen, deze worden duidelijk aangegeven. Teams Wijzigingen binnen je team kun je altijd per mail doorgegeven aan: swf.nl Geef in deze mail svp duidelijk de naam van je team aan! Zodra we de deelnemerslijst en het verantwoordingsformulier terug hebben ontvangen én de betaling is binnen per bank, ontvang je van onze penningmeester Gerrit Lam bericht waar je de shirts kan ophalen. De verzendkosten per shirt is 0,20 cent De T- shirts zijn te bestellen in de maten S met borstomvang 90 cm, M met borstomvang 100 cm, L met borstomvang 110 cm, XL met borstomvang 120 cm en XXL met borstomvang 130 cm. Daarnaast zijn er ook twee kinder- T- shirts in de maten S (122) en L (152). (Aan teams die zich na 1 september 2016 inschrijven kunnen we géén T- shirt garanderen. Deze teams kunnen uiteraard wel meelopen)

6 3. Geldinzameling Na de inschrijving hopen we natuurlijk dat jullie zoveel mogelijk geld op gaan halen door acties of andere initiatieven te organiseren. Naast acties kun je een donatiebox plaatsen of kaarsenzakken, polsbandjes en voetstappen verkopen. Hieronder vind je in het kort de belangrijkste informatie. 3.1 Kaarsen voor Hoop Een Kaars voor Hoop is een papieren zak. Je schrijft een boodschap of een naam op de zak of je maakt er een tekening of iets anders op. Dit doe je voor een dierbare, een overledene of voor iemand die je hoop wil geven. Tip! Hou er rekening mee dat de bovenkant wordt omgekruld en de onderste vijf centimeter van de onderkant van de zak ook weg vallen. Tijdens de kaarsenceremonie op 24 september wordt een kaars in de zak aangestoken als symbool van hoop en om te voorkomen dat de zakken wegwaaien worden ze verzwaard met een steen. Wij zorgen voor de kaarsen en stenen. Net voor de Kaarsenceremonie worden deze kaarsen aangestoken. Ze branden de hele nacht zodat de lopers omringd worden door een zee van bijzonder kaarslicht. De Kaarsenceremonie is een bijzonder en voor veel mensen emotioneel moment, één om nooit meer te vergeten. We staan dan letterlijk even stil. De Kaarsenceremonie vindt plaats op zaterdag 24 september om ±22.30 uur. De verkoop van de kaarsenzakken brengt veel geld op. Voor de kaarsenzakken vragen we een donatie van 5,00. Zet je er daarom met je team voor in om zoveel mogelijk kaarsenzakken te verkopen. De Kaarsenzakken kunnen worden opgehaald op een teamcaptainavond óf op afspraak bij Cindy Neyens of Riekje Kok. Zorg er voor dat de mensen die een kaarsenzak bij jullie kopen ze ook weer bij jullie inleveren. Of haal ze zelf op zodat ieder team zijn eigen kaarsenzakken bewaard. Elk team zal zijn eigen kaarsenzakken op de SamenLoop op het parcours plaatsen in gemarkeerde vakken. Vervolgens ga je er een steen er in plaatsen en worden de kaarsen aangestoken. Let op dat u zelf de aanstekers of lucifers meeneemt. De zakken worden betaald aan de hand van het verantwoordingsformulier die je kunt mailen. Wanneer je het geld van de kaarsenzakken overmaakt geef dan altijd aan dat het om kaarsenzakken gaat en je teamnaam en/of teamnummer. Nodig iedereen waar je een Kaars voor Hoop aan verkoopt ook uit voor de SamenLoop!

7 3.2 Donatieboxen Naast de Kaarsen voor Hoop kunt u ook gebruik maken van donatieboxen om donaties in te verzamelen. Deze kunnen jullie op een plaats neerzetten waarvan je denkt dat er veel mensen langs komen (bijv. bedrijf, school, instantie, sportvereniging). Je kan deze donatieboxen krijgen via de organisatie op de teamcaptain- avonden en eventueel op afspraak bij een van de commissieleden van teamwerving. Zet op de donatiebox duidelijk je teamnaam en nummer, mailadres en telefoonnummer. Na afloop van de actie of bij een volle donatiebox tel je samen met de penningmeester de inhoud en tekenen jullie beiden het telbriefje. Als je een storting wil doen kan dat aan de hand van het verantwoordingsformulier. Geef bij de betaling duidelijk je teamnaam en nummer aan. 3.3 Voetstappen Voetstappen zijn stickers die op een speciaal deel van het parcours komen te liggen. Één voetstap kost 24,24 links of rechts. Twee voetstappen (links+rechts) kosten 48,48. De koper kan zelf met een watervaste stift (van de Action werkt het beste) zijn naam/bedrijfsnaam op de voetstap schrijven. De voetstappen kunnen door teams worden verkocht. Bij een volgende teambijeenkomst kunnen teams aangeven of ze voetstappen willen. De teamcaptains houden de voetstappen bij zich tot de dag van de SamenLoop en iemand van zijn team zal de voetstappen op de speciale wand plaatsen die daar voor voorzien is. Het betalen van de voetstappen gebeurd samen met het invullen van het verantwoordingsformulier. 3.4 Polsbandjes Via de commissie teamwerving zijn er polsbandjes te krijgen. Ook deze kunt u op de teamcaptainavonden en eventuele andere geplande avonden ophalen. We verkopen de polsbandjes voor 2,00 per stuk. Voor de polsbandjes geldt net als voor de Kaarsen voor Hoop dat er geregistreerd wordt hoeveel er per team zijn afgehaald. Geef daarom op het verantwoordingsformulier duidelijk aan hoeveel polsbandjes je verkocht hebt. We hopen natuurlijk dat straks zoveel mogelijk mensen met zo n mooi paars bandje rondlopen.

8 3.5 Acties Naast al het bovenstaande kun je samen met je teamleden ook andere acties bedenken. In de bijlagen vind je een overzicht met acties van A tot Z. Wees creatief met het bedenken van acties zodat we een diversiteit hebben. Wij zijn benieuwd! 3.5 Actiegeld Al deze acties en verkopen brengen geld op. Jullie kunnen er op drie manieren voor zorgen dat het geld bij de organisatie komt: - Je kan het geld overmaken naar NL08RABO t.n.v. KWF SamenLoop Sneek SWF o.v.v. jullie teamnaam en/of teamnummer. Geef hierbij altijd aan of het inschrijfgeld/actiegeld of kaarsenzakken betreft. - Je kan via de actiepagina op de website een IDEAL betaling doen van de opbrengst van je actie. Dit geld gaat rechtstreeks naar een bankrekeningnummer van het KWF. Regelmatig zal de penningmeester een overzicht samenstellen hoeveel elk team heeft binnengehaald. - Je kan op de teamavonden en overige ingeplande avonden het geld overdragen aan de penningmeester. (Al geven wij echt de voorkeur aan een overboeking per bank!)

9 4. Kramen en rustplaatsen Tijdens de SamenLoop voor Hoop in Sneek kan ieder team de beschikking over een marktkraam krijgen. Het blad heeft een afmeting van 1.20 m X 2.20 m en staat op twee schragen. De rustplaats (voor je team) kan je zelf creëren achter je kraam. Mocht u gebruik willen maken van een kraam dan kunt u dit aangeven bij het eerste inschrijfformulier of later per mail. Een kraam is om je actie te promoten tijdens de SamenLoop. De partytent regelen jullie zelf en is om te rusten bij je kraam en droog te zitten. Wil je een eigen tafel of kraam regelen kan dat ook. Laat de organisatie de afmetingen weten zodat we het op het plan kunnen intekenen. 5. Eregasten Een Eregast, ook wel survivor genoemd, is iemand die kanker heeft of kanker heeft gehad. Samen met andere Eregasten openen zij de SamenLoop voor Hoop en lopen ze onder warme aanmoediging van familie, vrienden en belangstellenden de eerste ronde op het parcours. De samenkomst van zoveel Eregasten en familie en vrienden is een emotioneel en indrukwekkend moment. Het doel van deze samenkomst is laten zien dat al veel mensen de ziekte overleven, deze mensen een hart onder de riem te steken én het leven te vieren. Op de Veemarkt is een VIP ruimte, waarin tijdens de duur van de SamenLoop een speciaal vrijblijvend programma voor alle Eregasten wordt verzorgd. Uiteraard kunnen de Eregasten ook meelopen met een team. Veel Eregasten zijn ook aanwezig bij de Kaarsenceremonie. En tot slot wordt de SamenLoop voor Hoop afgesloten met de sluitingsronde waarin iedereen mee kan lopen. Ben jij Eregast of ken jij een Eregast meld je dan aan via eregasten@samenloopsneek- swf.nl. Hartelijk welkom! BELEVEN..MEELEVEN..DOORLEVEN

10 6. Veel gestelde vragen Hoelang moet ik wandelen? Afhankelijk van het aantal teamleden en in overleg met je teamcaptain bepalen jullie samen hoe lang ieder teamlid loopt. Gemiddeld bestaat een team uit 12 tot 30 personen, een teamlid loopt dan gemiddeld twee uur. Als team kun je een schema opstellen, zodat iedereen weet wanneer en hoelang hij moet wandelen tijdens het evenement. Is er een minimumleeftijd? Voor kinderen onder de 12 jaar wordt een KinderLoop georganiseerd. Natuurlijk mogen deze ook in groepsverband meelopen, maar onder begeleiding van een volwassene. Is een kraam verplicht? Een kraam is niet verplicht. Wanneer je een kraam wilt, kunt u dit aangeven bij de inschrijving. Wat is de uiterste inschrijfdatum? Dit kan tot op de dag zelf, maar het is aan te bevelen dit zo spoedig mogelijk te doen. We kunnen na 1 september de T- shirts niet meer garanderen. Moeten de deelnemers 24 uur op het terrein aanwezig zijn? Nee. Hoe doneer je het sponsorgeld? In principe per bank, tevens zijn er avonden waarop geld kan worden ingeleverd. Welke etenswaren mag je verkopen tijdens de loop? Je mag geen etenswaar bereiden op de SamenLoop. Verder vragen wij je contact met de organisatie op te nemen. Kan ik helpen met de organisatie? Ja, graag! Aanmelden kan via de website?

11 Bijlagen 1. Acties van A tot Z A Aardappelschilwedstrijd Afronden: vraag op jouw werk of zij het ingezamelde bedrag willen afronden of verdubbelen Alcoholvrije maand: laat je sponsoren Auto s wassen B Bedrijfsdonatie: vraag het bedrijf waar je werkt om een donatie Bedrijfsuitje: vorm met collega s een eigen SamenLoop- team of doneer jullie tijd Blikgooien Bloembollen verkoop Boekenmarkt Bootje varen Brei sjaals, mutsen en/of wanten en verkoop deze C Cupcakes bakken D Dansavond Doneer een dagsalaris E Eindejaarbonus: doneer een % Enveloppen trekken F Familiediner: vraag iedereen om een bijdrage Filmavond: hef entree en/of verkoop hapjes, drankjes en popcorn Flessen inzamelen: je kunt mensen in de supermarkt ook vragen of ze hun bonnetje willen doneren Flesjes water verkopen in de zomer in het park, op het strand of tijdens SamenLoop Flippertoernooi Fietsen: laat je sponsoren. Organiseer zelf iets of doe mee aan een bestaand evenement Foto`s maken Fruit en groente uit eigen tuinverkopen

12 G Geld vragen in plaats van bloemen en cadeaus bij een verjaardag/jubileum/opening Gewicht raden krentenbrood Grabbelton H Hardlopen: laat je sponsoren. Organiseer zelf iets of doe mee aan een bestaand evenement Heitje voor een karweitje (Hand)massage Hole- in- one: maak een mini- golfbaan en laat mensen in ruil voor een donatie proberen een hole- in- one te slaan Honden uitlaten Huiskamerconcert I IJsjes verkopen op een mooie zomerdag J Jongleren op een braderie of markt K Kaarten maken Kaart sturen aan vrienden en familie via Hallmark, partner van KWF Kerstmarkt met zelfgemaakte kerstkaarten en kerstversiering Knikkers: laat mensen tegen betaling raden hoeveel knikkers er in een pot zitten Koekhapwedstrijd Koffieochtend: nodig vrienden, familie en kennissen uit en verkoop de koffie en koekjes Kook een heerlijke maaltijd (bijvoorbeeld in de asperge- of mosseltijd) voor vrienden en vraag een donatie (Kunst)veiling: laat vrienden, familie en kinderen een kunstwerk maken L Leeg je zakken en spaar al het kleingeld dat eruit komt een maand lang op Levend tafelvoetbal Lippen: hou jouw lippen een dag stijf op elkaar en laat je sponsoren (per uur) Loterij M Menu in een restaurant waarvan een vast bedrag voor SamenLoop bestemd is Muziek maken N Nieuwjaarsduik O Ontbijtservice: bied de buurt aan een ontbijtje te komen brengen (tegen betaling natuurlijk) Opruimen: verzamel alles wat je kunt verkopen op de rommelmarkt P Parkeren van auto s in drukke gebieden tegen een kleine vergoeding

13 Polaroidactie: maak foto s tijdens SamenLoop Portrettekenen op SamenLoop Proeverij Q Quiz: nodig mensen uit voor een muziek- /film- /sportquiz R Raad het plaatje: hou een wie is wie - wedstrijd. Laat jouw collega s of vrienden een babyfoto meenemen Rad van Fortuin Recepten: stel een kookboek samen van verzamelde recepten dat mensen kunnen bestellen Restaurantweek: probeer bij zoveel mogelijk deelnemende restaurants te regelen dat er een vast bedrag per gast naar SamenLoop gaat Rommelmarkt Rondje IJsselmeer fietsen S Scheer je hoofd kaal en laat je sponsoren Schoolfeest Schminken tijdens SamenLoop Sieraden maken en verkopen Sleutelhangers maken Smoothies maken Snoephappen uit een bak water Snor laten staan en je laten sponsoren Speurtocht uitzetten waar iedereen zich voor in kan schrijven Straatfeest: organiseer een feest voor de hele buurt T Taarten bakken Talentenjacht organiseren a là The Voice Tassen dragen bij de supermarkt tegen een kleine vergoeding Themafeest organiseren: hef entree en verkoop drankjes en hapjes Tweedehandskleding inzamelen en verkopen Typwedstrijd: wie op kantoor kan het snelste typen? U Uurtje zonder factuurtje: laat een uurtje ten goede komen aan KWF als je zelfstandig ondernemer bent

14 V Verkoop artikelen via Marktplaats Verkoop Pannenkoeken en flensjes Verricht een goede daad Veiling: vraag mensen om bijzondere spullen beschikbaar te stellen Vis naar een complimentje: hengel in een bak water naar een kurk met een briefje erin Vrijgezellenveiling: zoek een aantal (felbegeerde) vrijgezellen en laat het publiek bieden op een date Voetbalwedstrijd: organiseer zelf een wedstrijd of laat mensen inzetten op de uitslag van een bestaande wedstrijd Voetmassage W Wadlopen op een van de waddeneilanden Wensput op school, op het werk, in de kerk of in een winkel met daarbij een bord dat de opbrengst naar SamenLoop gaat Wisselgeld: zet op zoveel mogelijk plekken potten neer voor kleingeld X Xylofoon spelen op de pont of op een braderie Y Yogales geven Z Zakloopwedstrijd Zonnebrandkraampje tijdens SamenLoop Zwanger: wie raadt de naam van jouw baby?

15 2. Basisregels SamenLoop voor Hoop 1. Iedere deelnemer die via de inschrijflijst van de teamcaptain wordt aangemeld, verklaart zich akkoord met de onderstaande regels van de SamenLoop voor Hoop. 2. Deelname aan de SamenLoop voor Hoop doet u op eigen risico. KWF Kankerbestrijding is niet verantwoordelijk in geval van ongelukken of diefstal. 3. Deelnemers en vrijwilligers onder de 18 jaar mogen alleen onder toezicht aanwezig zijn. KWF Kankerbestrijding draagt geen verantwoordelijkheid voor jongeren onder de 18 jaar. De regels voor deelname van jeugdteams vindt u hieronder. 4. Twijfelt u of uw gezondheid het toelaat om mee te doen aan de SamenLoop voor Hoop, raadpleeg dan uw huisarts. De SamenLoop vergt geen zware inspanning. 5. Met uw inschrijving voor de SamenLoop verplicht u zichzelf om al het ingezamelde geld af te staan aan KWF Kankerbestrijding voor en/of tijdens het evenement. 6. Deelnemers gaan ermee akkoord dat foto s die tijdens de SamenLoop worden genomen, worden gebruikt om het evenement en het werk van KWF Kankerbestrijding te promoten. 7. Alle teams moeten het inschrijfformulier en het inschrijfgeld ( 15, - per teamlid) vóór het evenement inleveren. Alleen dan zijn ze verzekerd van deelname en kunnen zij van alle faciliteiten gebruikmaken. 8. Teamleden die invallen moeten ook via de inschrijflijst worden aangemeld en mogen alleen meedoen als de organisatiecommissie het formulier ook daadwerkelijk heeft ontvangen. 9. De teamaanvoerders zijn ervoor verantwoordelijk dat de inschrijflijst ingevuld bij de organisatiecommissie is terechtgekomen. 10. Op de dag van de SamenLoop kunnen teams zich niet meer inschrijven. 11. Er vindt geen teruggave plaats van het inschrijfgeld, tenzij het evenement wordt afgelast. 12. De organisatiecommissie bepaalt de plaats van de tenten van de teams op het terrein. 13. In geval van nood gebruikt KWF Kankerbestrijding de opgegeven informatie om het thuisfront in te lichten. 14. Alle deelnemers moeten zich houden aan de regels en de voorschriften voor de SamenLoop voor Hoop zoals opgesteld door KWF Kankerbestrijding 15. De SamenLoop voor Hoop is een rookvrij evenement. 16. Alcohol dient met mate genuttigd te worden. 17. Iedereen die zich misdraagt of de gasten of deelnemers tot last is, wordt verzocht te vertrekken.

16 Aanvullende regels voor deelnemers onder de 18 jaar KWF kankerbestrijding wil jongeren graag betrekken bij de strijd tegen kanker. We vinden het daarom ontzettend fijn als er ook jeugdteams mee willen doen aan de SamenLoop voor Hoop. Voor deelnemers jonger dan 18 jaar gelden een aantal extra regels: 1. Alleen mensen die deel van een team uitmaken, mogen s avonds en s nachts op het terrein aanwezig zijn. Anderen worden verzocht het terrein te verlaten. 2. Bij alle jeugdteams moet te allen tijde een toezichthouder aanwezig zijn (minimaal 21 jaar). Hij is verantwoordelijk voor het gedrag van zijn team. 3. Alle deelnemers moeten tijdens de SamenLoop desgevraagd een geldig legitimatiebewijs kunnen laten zien.