Wegwijzer voor Teams. SamenLoop voor Hoop Beverwijk

Transcriptie

1 2017 SamenLoop voor Hoop Beverwijk Wegwijzer voor Teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk 24 en 25 juni 2017 van uur tot uur, terrein Kinderboerderij De Baak, Westerhoutweg (parkeren parkeerterrein achter NOVA College) Rekeningnr: Rabobank IBAN: NL66RABO t.n.v. KWF Kankerbestrijding SamenLoop voor Hoop Beverwijk Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

2 Wegwijzer voor teams inhoud Wegwijzer voor teams inhoud... 2 Voorwoord... 3 Wat is de SamenLoop voor Hoop?... 4 Algemene informatie... 5 Teams... 5 Stappenplan... 6 Stap 1: Stel een team samen... 6 Stap 2: Geef je team op en maak het inschrijfgeld over... 6 Stap 3: Heb je een marktkraam of campingplaats nodig?... 7 Stap 4: Stel een loopschema samen... 7 Stap 5: Bedenk leuke acties om geld in te zamelen... 8 Stap 6: Maak gebruik van Facebook Stap 7: Bezoek de teamavonden Stap 8: Bereid je voor op de dag zelf Stap 9: De dag zelf Stap 10: The day after Overige Eregasten Kaarsen voor Hoop Geld inzamelen voor de SamenLoop Veelgestelde vragen Regels SamenLoop voor Hoop Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

3 Voorwoord Wat fijn dat jullie je hebben opgegeven om mee te lopen met de SamenLoop voor Hoop Beverwijk! We hopen er met elkaar een bijzonder evenement van te maken. Als teamlid bepaal jij - samen met je team - voor een belangrijk deel de sfeer en ook de opbrengst van de SamenLoop voor Hoop Beverwijk. Nu jullie je team hebben opgegeven, kunnen de voorbereidingen gaan beginnen. Met deze wegwijzer hopen wij jullie hierbij te helpen. In deze wegwijzer vinden jullie alle informatie die jullie nodig hebben om ervoor te zorgen dat de SamenLoop voor Hoop Beverwijk een groot succes wordt. Mocht er onverhoopt toch informatie ontbreken, dan horen wij dit graag. De SamenLoop in Beverwijk heeft een eigen website: Hierop is veel informatie te vinden. Daarnaast krijgen jullie als team een eigen pagina op deze website, waarop jullie informatie kunnen zetten over jullie eigen team en de acties die jullie willen gaan organiseren. Via Facebook kunnen jullie de SamenLoop voor Hoop Beverwijk volgen. Laat alle teamleden daarom onze pagina liken. Hierop laten we zien welke activiteiten er worden georganiseerd en geven we actuele informatie. Tevens kunnen jullie zelf ook een actiepagina via deze media aanmaken en jullie zo aan het grote publiek presenteren, of aandacht vragen voor jullie actie(s). In de aanloop naar de Samenloop van Hoop Beverwijk zullen wij jullie regelmatig op de hoogte houden van alle ontwikkelingen via onze website en Facebookpagina. Daarnaast zullen we op de volgende data teamcaptainbijeenkomsten organiseren: 17 januari 2017, 14 maart 2017 en 9 mei Op deze bijeenkomsten worden jullie teamcaptains bijgepraat, is er de mogelijkheid voor het stellen van vragen, kunnen er Kaarsen voor Hoop worden gekocht en/of ingeleverd worden en is er de mogelijkheid om opgehaalde donaties af te geven. Waar en hoe laat de bijeenkomsten worden gehouden, zullen jullie teamcaptains vroegtijdig te horen krijgen. We stellen jullie deelname ontzettend op prijs en wensen jullie heel veel succes bij de voorbereiding. We hopen de SamenLoop voor Hoop Beverwijk samen met jullie tot een bijzondere en succesvolle SamenLoop te maken! Mochten er nog vragen zijn, twijfel dan niet en neem contact met ons op via: beverwijk@samenloopvoorhoop.nl Met vriendelijke groet, Commissie Teamwerving Paula van der Ploeg Monique van den Eshof Susan Bodt Atie Lauret Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

4 Wat is de SamenLoop voor Hoop? Met de SamenLoop voor Hoop zamelen we geld in en vieren we dat al zoveel mensen kanker overleven en dat we iets tegen de ziekte kunnen doen. Door wetenschappelijk onderzoek te financieren zorgen we samen voor een toekomst met minder risico op kanker, meer kans op genezing en een betere kwaliteit van leven voor (ex)kankerpatiënten. Dat is de missie van KWF Kankerbestrijding. Elke succesvolle SamenLoop voor Hoop draagt hier aan bij. De opbrengst van de SamenLoop voor Hoop, komt ten goede aan wetenschappelijk kankeronderzoek van KWF kankerbestrijding en aan een regionaal project. De overlevingskansen voor mensen met kanker zijn de laatste vijftig jaar verdubbeld. Deze weg willen we blijven volgen om uiteindelijk de strijd tegen kanker te winnen. Daar is geld voor nodig, veel geld. De SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding is een uniek evenement, waarbij deelnemers gedurende 24 uur, de strijd aangaan tegen kanker. De SamenLoop is geen wedstrijd, maar een continue wandeling. Er loopt altijd minstens een teamlid, als symbool voor de voortdurende strijd tegen kanker. Op het veld staan kraampjes van de deelnemende teams, waarin/waarbij activiteiten worden georganiseerd. Er zijn optredens van lokale artiesten, bandjes, dansscholen, sportscholen, maar ook workshops en andere activiteiten. Deze activiteiten verhogen de opbrengst van de SamenLoop en dragen bij aan een gezellige sfeer voor lopers en toeschouwers. De American Cancer Society is de grondlegger van het succesvolle evenement Relay for Life. In 1985 liep in Tacoma, Washington, één arts 24 uur lang rondjes om een sportveld. Hij haalde hiermee ,- op voor de Amerikaanse Cancer Society. Het was het startsein voor een jaarlijks terugkerende happening in de Verenigde Staten en in een groot aantal andere landen waaronder Canada, Australië, landen in Latijns Amerika en dichterbij in België, Italië, Portugal en Duitsland. KWF Kankerbestrijding introduceerde het evenement in Nederland onder de naam SamenLoop voor Hoop. In 2006 is de eerste Nederlandse SamenLoop voor Hoop georganiseerd in Borger, Drenthe. Relay for Life is de grootste inzamelingsactie ter wereld ten bate van kankerbestrijding. Jaarlijks zijn er meer dan 6200 Relays die samen 3 miljoen mensen mobiliseren. In 2004 is hiermee (wereldwijd) meer dan 300 miljoen euro ingezameld. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

5 Algemene informatie Datum: 24 en 25 juni 2017 Tijd: uur uur Locatie: Kinderboerderij de Baak Westerhoutweg Beverwijk Parkeergelegenheid Kom vooral op de fiets! Als je echt niet anders kan, is er parkeergelegenheid achter het NOVA College Openbaar Vervoer Beverwijk is goed bereikbaar met de bus (zie de website voor actuele reisinformatie). Vanaf het busstation bij Beverwijk is het ongeveer 10 minuten lopen naar het terrein van de SamenLoop voor Hoop Beverwijk. Teams Wijzigingen aan je team kun je doorgeven via: Als de wijziging verwerkt is, krijg je hier bericht van. Om voldoende tijd te hebben om als team acties op touw te kunnen zetten voor jullie inzameling voor de SamenLoop, raden wij aan om jullie team uiterlijk 2 weken vóór de SamenLoop te registreren. Maar hoe eerder jullie je team registreren, hoe meer tijd jullie hebben voor jullie acties en hoe hoger het bedrag zal worden. Tijdens het weekend wordt - tegen een vergoeding - op zaterdagavond een 3-gangen menu aangeboden en op zondagochtend een ontbijt. Hiervoor moet vooraf worden ingeschreven. Meer informatie hierover volgt nog. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

6 Stappenplan In 10 stappen is hieronder uitgelegd in welke volgorde en aan welke aspecten gedacht moet worden om met een team mee te doen aan de SamenLoop voor Hoop. Op de hierna volgende pagina s zijn deze stappen toegelicht. Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 Stap 10 Stel een team samen Geef je team op (eerst teamcaptain met teamnaam) Heb je een marktkraam en/of een campingplaats nodig? Stel een loopschema samen Bedenk leuke acties om geld in te zamelen Maak gebruik van Facebook en/of Twitter Bezoek de teamavonden Bereid je voor op de dag zelf De dag zelf The day after Stap 1: Stel een team samen Stap 1 spreekt eigenlijk voor zich, stel een team samen. Het maakt niet uit wie je teamgenoten zijn (groot/klein, jong/oud) zolang ze maar minimaal 1 ronde kunnen afleggen tijdens de SamenLoop. KWF kankerbestrijding wil jongeren graag betrekken bij de strijd tegen kanker. We vinden het daarom ontzettend fijn als er ook jeugdteams mee willen doen aan de SamenLoop voor Hoop. Als je jonger bent dan achttien jaar en aan de SamenLoop voor Hoop wilt meedoen, dan gelden er wel een aantal extra regels. Personen jonger dan 18 jaar hebben toestemming nodig van hun ouders/verzorgers. Indien een compleet team jonger dan 18 jaar is zal er een toezichthouder voor dit team aanwezig moeten zijn. Als toezichthouder (dit kun je ook samen met iemand doen) van een jeugdteam stel je jongeren in staat om mee te doen met de SamenLoop voor Hoop. KWF kankerbestrijding stelt je deelname daarom enorm op prijs! Voor bovenbouwbasisschoolkinderen wordt op 25 juni 2017 om uur een Kinderloop georganiseerd. In plaats van 24 uur kunnen zij die zondagochtend 24 minuten gaan wandelen om geld in te zamelen voor KWF kankerbestrijding. Stap 2: Geef je team op Het is de bedoeling dat de teamcaptain zich als eerste inschrijft en een teamnaam registreert. Dit kan tegenwoordig eenvoudig via de link: Daarna kunnen ook alle andere teamleden zich inschrijven als lopers van dat team (let op: niet individeel aanklikken, maar de naam van je team invullen). Deelnemers aan de SamenLoop betalen 15,- inschrijfgeld per persoon. Als team kunnen jullie tevens gratis het SamenLoop t-shirt bestellen (alleen verzendkosten moeten betaald worden). Doe de bestelling daarom in 1 keer, de t-shirts worden verstuurd naar de teamcaptain. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

7 Stap 3: Heb je een marktkraam of campingplaats nodig? Het is mogelijk om als team een actie (zie stap 5) op te zetten en deze ook op de SamenLoop in een marktkraam tot uiting te brengen. Daarom zal rondom de SamenLoop een markt worden georganiseerd waarop bedrijven, scholen, verenigingen, organisaties en teams de gelegenheid krijgen dingen te verkopen of activiteiten te organiseren. Alle winst komt ten goede aan de SamenLoop. De organisatie zal de terreinindeling en de toewijzing van de marktkramen bepalen. Voor alle deelnemende teams wordt een marktkraam geplaatst en is het gebruik hiervan gratis. De aankleding van de marktkraam dien je zelf te verzorgen. De tijden voor het opbouwen en afbreken van de kraam worden later bekend gemaakt. Op het terrein is elektriciteit aanwezig maar je dient wel zelf een haspel, verlengsnoer en eventueel verlichting mee te nemen. Het is niet toegestaan om een geluidsinstallatie mee te nemen. Ook zorgen we dat er bij de kraam ruimte is om de eigen meegebrachte tent of partytent geplaatst kan worden. Uit het oogpunt van (brand)veiligheid is het gebruik van een barbecue NIET toegestaan. Vanwege onze vergunning voor het evenement is het verkopen van alcoholische dranken NIET toegestaan. Op het terrein van de SamenLoop is tevens een camping aanwezig. Je dient een plek te reserveren als je als team wilt blijven slapen. Er zijn geen extra kosten verbonden aan de camping. Tent(en) dien je zelf mee te nemen. Standaard tenten kunnen gewoon geplaatst worden, grote tenten in overleg met de organisatie. Er is geen elektriciteit aanwezig op de camping. Let er op dat de camping dient als rustplaats en enkel toegankelijk is voor deelnemers van de SamenLoop. Uit het oogpunt van (brand)veiligheid is het gebruik van een barbecue NIET toegestaan. Vanwege onze vergunning voor het evenement is het verkopen van alcoholische dranken NIET toegestaan. Indien jullie gebruik willen maken van een campingplaats vragen wij jullie dit aan ons kenbaar te maken door het sturen van een mail naar Stap 4: Stel een loopschema samen Nadat je team is opgegeven is het verstandig om alvast te gaan nadenken over wie wanneer en hoe lang gaat wandelen. Het is de bedoeling dat minimaal 1 teamlid tijdens de 24 uur op de baan is. Het is echter leuker om met minimaal 2 personen op de baan te zijn. Zo kun je elkaar ondersteunen als de een er even doorheen zit en kun je emoties die tijdens het wandelen ontstaan met elkaar delen. Afhankelijk van het aantal personen in een team en de conditie van deze personen kun je een loopschema opstellen. VOORBEELD: Als je team uit 12 personen bestaat kun je het zo verdelen dat wanneer je steeds met 2 personen op de baan bent, iedereen 2x twee uur loopt. Dit ziet er als volgt uit: teamlid 1 en 2 beginnen en lopen twee uur. Daarna nemen teamlid 3 en 4 het over en lopen ook twee uur. Dit gaat zo door totdat elk teamlid 2 uur heeft gelopen. Daarna beginnen teamlid 1 en 2 weer met twee uur te lopen en daarna teamlid 3 en 4 enz.. Elk teamlid heeft dan 2x twee uur gelopen. Dit is echter slechts een voorbeeld. Als een team uit minder personen bestaat zullen de teamleden langer en/of vaker moeten lopen, als een team uit meerdere personen bestaat zullen de teamleden korter en/of minder vaak lopen. De frequentie (een half uur/uur/2 uur achtereen lopen) en het totaal aantal te lopen kilometers hoeft binnen een team niet evenredig verdeeld te worden. Het zal voorkomen dat het ene teamlid een betere conditie heeft dan het andere teamlid of juist de wens heeft om meer te lopen. Het is allemaal mogelijk. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

8 Stap 5: Bedenk leuke acties om geld in te zamelen Het uiteindelijke doel van de SamenLoop is om zoveel mogelijk geld voor de strijd tegen kanker in te zamelen. Van jullie als deelnemende teams vragen we, om naast jullie inschrijfgeld ook op andere manieren geld in te zamelen. Dit kan beginnen op het moment dat jullie je als team hebben ingeschreven. Daarnaast is er natuurlijk ook de mogelijkheid om tijdens de SamenLoop geld in te zamelen. Het streven is om als team gemiddeld 100,- per teamlid op te halen voor de SamenLoop. Dus een team met 15 leden moet proberen minimaal 1.500,- in te zamelen. Belangrijk is dat jullie bedenken hoe je het inzamelen van geld gaat aanpakken. Het succes zit hem meestal niet zozeer in WAT je doet, maar vooral in HOE je het doet. Er zijn vele manieren om geld in te zamelen voorafgaand aan of tijdens de SamenLoop. Hieronder zijn een aantal ideeën weergegeven. Laat je hierdoor vooral niet beperken, wees creatief! Als je vragen hebt of ondersteuning nodig hebt, laat het ons dan weten. Om dubbele acties (of te veel van een soort actie) te voorkomen vernemen wij graag wat voor actie jullie op touw gaan zetten. Je kunt ons hiervan op de hoogte brengen door een mail te sturen naar In het hoofdstuk Geld inzamelen voor de SamenLoop zijn tips weergegeven hoe je acties succesvol kunt maken en zo veel geld in te zamelen. Manieren om snel 100,- per teamlid in te zamelen Stort zelf 20,- en vraag vier vrienden hetzelfde te doen. Vraag twintig vrienden/buren/kennissen/ familie om elk 5,- te geven. Vraag tien vrienden/ buren/kennissen/familie om elk 10,- te geven. Flessenactie Zamel lege flessen in. Mocht je dit in de supermarkt willen doen, vraag hier dan wel toestemming voor. Auto s wassen Ga met je hele team auto s wassen. Dit kan in je eigen buurt, maar je kunt er ook bekendheid aangeven, zodat zoveel mogelijk mensen naar jullie toe komen. Wisselgeld Zet in de kantine of op de balie (bedrijf, sportvereniging, werk, school) een pot (kartonnen inzamelingsboxen zijn bij ons verkrijgbaar) neer waarop je in het kort uitlegt waar de SamenLoop voor staat en vraag mensen hier hun wisselgeld in te storten. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

9 Kaarsen voor Hoop Iedereen kan Kaarsen voor Hoop voor de kaarsenceremonie verkopen. Een kaars voor Hoop is een papieren zak met zand en een brandende kaars. De meeste mensen schrijven een boodschap of naam op de zak. Net voordat de kaarsenceremonie begint, worden deze kaarsen aangestoken en deze branden de hele nacht, zodat de lopers omringd worden door een zee van licht. Een indrukwekkend en voor veel mensen een emotioneel en belangrijk moment. In het hoofdstuk Kaarsen voor Hoop van deze wegwijzer vind je meer informatie over de Kaarsen voor Hoop. Zamel geld in op je werk Zet een collectebus neer op je werk (kantine/koffieautomaat/receptie), verkoop cakejes voor de SamenLoop in de bedrijfskantine of vraag de IT-afdeling om een pop-up van de SamenLoop te laten verschijnen op het intranet. Op deze manier kun je je collega s ook vragen om een bijdrage. Profiteren van andere evenementen Hou in de gaten welke evenementen er gedurende het jaar in jouw omgeving worden georganiseerd. Markten, optredens of rommelmarkten zijn prima gelegenheden om zelf spullen te verkopen of om mensen te vragen de opbrengsten te doneren aan jouw SamenLoop-team. Eten Organiseer een speciale lunch op je werk, een koffieochtend in het buurthuis, of een speciale avond in een lokaal restaurant. Spreek af welk deel van het bedrag dat mensen betalen voor de SamenLoop is en laat dit aan de mensen weten. Restaurants kunnen bijvoorbeeld een speciale SamenLoopdagschotel serveren. Bij het verkopen van eten op de dag zelf dient er rekening gehouden te worden met de HACCP regels. De organisatie blijft verantwoordelijk en wil niet dat mensen voedselvergiftiging oplopen. Daarom is het ter plekke bereiden van voedsel tijdens het evenement voor verkoop niet toegestaan. Wel kunnen etenswaren zoals koekjes, cupcakes, cake e.d. die van tevoren gemaakt zijn worden verkocht, mits deze goed verpakt worden. Feesten Bedenk een thema en geef een feest. Je kunt het zo klein of zo groot maken als je zelf wilt: een tuinfeest, een buurtfeest of een gala, alles is geschikt. Vraag entreegeld en verkoop de SamenLoop voor Hoop bij je gasten. Verkopen of veilen Ruim de zolder op, vraag je teamleden hetzelfde te doen en organiseer samen een rommelmarkt. Je kunt natuurlijk ook zelfgemaakte spulletjes verkopen zoals sieraden en kaarten. De koopwaar kunnen jullie ook aanbieden op een braderie, tijdens een Koningsdagmarkt, via internet en op de markt tijdens de SamenLoop. Organiseer een veiling met spullen die lokale bedrijven hebben gedoneerd en bedenk een thema voor jullie verkoop. Maak gebruik van je talent Schilder je? Heb je groene vingers? Kun je goed masseren of kinderen schminken? Maak gebruik van jullie talenten en verkoop dit tijdens de SamenLoop. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

10 Kinderen De SamenLoop is een familie-evenement. Met activiteiten voor kinderen trek je zeker publiek. Ballonfiguren maken, schminken of een wedstrijd zaklopen zijn leuk voor kleine en voor grotere kinderen. Speciaal voor de bovenbouwgroepen van kinderen op basisscholen in Beverwijk (Wijk aan Zee en Velsen-Noord), gaan we op zondag 25 juni een KinderSamenLoop organiseren. Bij de KinderSamenLoop zullen alle deelnemers gelijktijdig gedurende 24 minuten (ipv 24 uur) lopen. Daarnaast zullen er ook voor de kinderen op het evenemententerrein allerlei activiteiten georganiseerd gaan worden. Het aanmelden hiervoor zal via de basisscholen gaan, die rond de voorjaarsvakantie hiervoor een uitnodiging zullen ontvangen. Geld overmaken Om op de dag zelf zo min mogelijk contant geld in omloop te hebben, vragen wij jullie het ingezamelde geld vooraf zoveel mogelijk over te maken of vooraf aan ons te overhandigen. Het geld kan worden overgemaakt op IBAN: NL66RABO ten name van SamenLoop voor Hoop, te Beverwijk. Vermeld altijd je teamnaam en het soort geld (inschrijfgeld, actiegeld, sponsorgeld, kaarszakkengeld o.i.d.) als je geld overmaakt. Daarnaast kan het geld ook contant (in een envelop voorzien van teamnaam) worden afgegeven bij Cees Backer of Anja Otto in Velsen-Noord. Stuur dan even vooraf een mail naar voor verdere contactgegevens. Stap 6: Maak gebruik van Facebook Het is leuk als teams gebruik maken van Facebook. Je kunt hier acties aankondigen, of aangeven welke actie je hebt gehouden en wat het resultaat is. Stap 7: Bezoek de teamavonden Op 17 januari 2017, 14 maart 2017 en 9 mei 2017 worden teamcaptain-bijeenkomsten georganiseerd. Op deze bijeenkomsten worden de teamcaptains bijgepraat, is er de mogelijkheid voor het stellen van vragen, kunnen er Kaarsen voor Hoop worden opgehaald en/of worden ingeleverd en is er de mogelijkheid om inschrijfgeld, sponsorgeld, actiegeld en de opbrengsten van de Kaarsen voor Hoop af te geven. Voor deze bijeenkomsten zullen de teamcaptains vroegtijdig worden uitgenodigd. Ook mensen die zich nog niet hebben ingeschreven zijn van harte welkom. Stap 8: Bereid je voor op de dag zelf Voor de dag zelf zullen jullie een aantal dingen moeten regelen afhankelijk van de wensen van het team. Als jullie hebben aangegeven dat jullie een marktkraam willen tijdens de SamenLoop zal deze kraam moeten worden ingericht/versierd. Leuk ingerichte kramen trekken meer bezoekers dan kale kramen en bezoekers blijven meestal ook langer hangen. Omdat de markt tijdens de SamenLoop is, is het handig om ook hiervoor een schema op te stellen zodat bekend is wie wanneer de kraam beheerd. Als jullie op de camping blijven slapen zullen spullen zoals een slaapzak, kussen, luchtbed/matras, toiletspullen en kleding handig zijn. Verzamel deze spullen vroegtijdig zodat je niets vergeet mee te nemen op de dag zelf. Naast alle spullen die moeten worden meegenomen is een goede voorbereiding op het lopen van cruciaal belang. Met een groot team zal elk teamlid waarschijnlijk minder kilometers lopen dan een teamlid van een klein team (er moet immers altijd een teamlid op de baan zijn tijdens de 24 uur). Na het opstellen van een loopschema is bekend hoeveel km ieder teamlid gaat lopen. Zijn dit veel kilometers en ben je dit niet gewend, ga dan van tevoren oefenen. Het leukste is om het oefenen ook Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

11 alvast met je team te doen zodat je aan elkaar gewend raakt qua snelheid en elkaars gewoonten tijdens het lopen. Door van te voren te oefenen zal het lopen op de dag zelf beter gaan waardoor het een leuke dag wordt zonder fysieke ongemakken zoals blaren e.d.. Goed schoeisel is hier ook van groot belang. Het is aan te raden de loopschoenen die je op de dag zelf aanhebt van tevoren in te lopen zodat ze op de dag zelf lekker lopen en geen hinder geven. Bedenk ook welke kleding je als team aandoet. Iedereen kan zijn eigen kleding aandoen maar er zijn ook teams die een outfit (laten) maken of zich verkleden. Het is leuk om tijdens de SamenLoop uitgedoste teams op het parcours te zien lopen. Houdt rekening met het weer op de dag zelf. Het kan regenen maar het kan ook stralend weer zijn. Houdt van tevoren de weerberichten goed in de gaten en stem je kledingkeuze hierop af. Let er op dat de nachten nog koud kunnen zijn in vergelijking met de temperaturen overdag. Stem je kledingkeuze dus af op het weer en de tijdstippen dat je loopt. Waardevolle spullen Laat deze thuis! De organisatie is NIET verantwoordelijk voor het toezicht hierop. Stap 9: De dag zelf Op de dag zelf raden wij jullie aan om op tijd aanwezig te zijn. Jullie zullen bij ons kenbaar moeten maken dat jullie aanwezig zijn en jullie zullen de marktkraam en camping in moeten richten als jullie hier gebruik van maken. De tijdstippen van opening van de verschillende terreinen wordt te zijner tijd bekend gemaakt. Op de dag zelf zijn er drie ceremonies tijdens de SamenLoop. De eerste ronde is gelijk de openingsceremonie. De eerste ronde van de SamenLoop wordt gelopen door onze Eregasten (zie ook het hoofdstuk Eregasten ). We denken dan aan de personen voor wie we meedoen aan de SamenLoop. Dan is er een kaarsenceremonie. Als het donker is worden alle Kaarsen voor Hoop aangestoken (zie ook hoofdstuk Kaarsen voor Hoop ). Voor velen is dit een emotioneel moment omdat bij deze ceremonie wordt gedacht aan de mensen die kanker hebben, die kanker hebben overleefd of die er aan zijn overleden. Veel mensen hebben een boodschap op de kaarszak geschreven/getekend. Als laatste is er de slotceremonie. Deze laatste ronde wordt veelal gelopen met het hele team. Iedereen wordt toegejuicht door de toeschouwers omdat jullie de SamenLoop hebben volbracht en hiermee geld hebben opgehaald voor onderzoek naar kanker. We hopen er met jullie een emotionele maar ook leuke 24 uur van te maken! Stap 10: The day after Uit ervaring weten wij dat veel teams nog een bijeenkomst plannen na de SamenLoop zelf. Dit kan een week erna zijn maar ook een maand. Veel teamleden hebben behoefte om, nadat zij zelf alles op een rijtje hebben gezet, dit met de teamleden te bespreken. Er komen namelijk veel emoties voorbij en er worden veel indrukken opgedaan op de dag zelf en misschien ook wel vooraf bij diverse acties. Veel teams komen daarom nog eenmaal bijeen om dit te bespreken onder het genot van een hapje of drankje om zo de succesvolle SamenLoop af te sluiten. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

12 Overige Algemeen Als team is het dus belangrijk om goed voorbereid te zijn voor de SamenLoop. Het is goed om regelmatig bij elkaar te komen en de volgende punten te bespreken: hoe gaan we geld inzamelen? Welke activiteiten gaan we doen om geld in te zamelen voor de SamenLoop, willen we een activiteit doen tijdens de SamenLoop, welke spullen hebben we hiervoor nodig, hebben we alle informatie die we nodig hebben; gaan we ons ook ludiek verkleden? Hebben we een thema als team; hoe gaan we onze teampagina op de website invullen; hebben we een mascotte? (om door te kunnen geven als estafettestokje tijdens de SamenLoop (niet verplicht)); Hoe komt een loopschema voor de SamenLoop er uit te zien? Hierbij kun je rekening houden met conditie/leeftijd/mogelijkheden van ieder teamlid. Horeca Er is horeca aanwezig op het terrein van de SamenLoop. Dit wordt verzorgd door verschillende ondernemers en plaatselijke horecabedrijven. Je kunt hierbij denken aan: belegde broodjes, warme en koude snacks, drinken, fruit etc.. Alle consumpties dienen contant voldaan te worden. De mogelijkheid tot pinbetaling wordt op dit moment nog onderzocht. Het is toegestaan om eigen eten/drinken mee te nemen. Het is mogelijk om in je eigen kraam eten/drinken te verkopen maar het wordt afgeraden om eten/drinken te verkopen dat snel bederft, zie ook stap 5. Het verkopen van alcoholische dranken is niet toegestaan, zie stap 3. Bij onze vergunninghoudende horecagelegenheden zullen zwak-alcoholische dranken (zoals bier en wijn) verkrijgbaar zijn. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

13 Eregasten Bij een SamenLoop voor Hoop is voor het KWF een survivor iemand die kanker heeft, of heeft gehad. Tijdens de SamenLoop voor Hoop zijn deze survivors, die wij in Beverwijk liever EREGASTEN noemen, onze speciale gasten. Samen met andere eregasten openen zij de SamenLoop voor Hoop, en lopen ze onder warme aanmoediging van familie, vrienden en belangstellenden de eerste ronde op het parcours. De samenkomst van zoveel eregasten en familie en vrienden is een emotioneel en indrukwekkend moment. Op het evenemententerrein staat een VIP-tent, waarin tijdens de duur van de SamenLoop een speciaal gastenprogramma voor alle eregasten wordt verzorgd. Uiteraard kunnen de eregasten ook meelopen met een team. Veel eregasten lopen ook mee tijdens de kaarsenceremonie. Dit is een indrukwekkend moment tijdens de SamenLoop voor Hoop. De SamenLoop voor Hoop wordt afgesloten met de sluitingsronde waarin iedereen mee kan lopen. Ook de eregasten kunnen hier aan deelnemen. Ben je een eregast, dan heten we je van harte welkom en we hopen dat je samen met ons de ereronde van de SamenLoop voor Hoop in Beverwijk wilt komen lopen. Je kunt je aanmelden via: BELEVEN...MEELEVEN...DOORLEVEN Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

14 Kaarsen voor Hoop Een Kaars voor Hoop is een papieren zak met zand en een brandende kaars. De meeste mensen schrijven een boodschap of naam op de zak. Net voor de kaarsenceremonie begint, worden deze kaarsen aangestoken en deze branden de hele nacht, zodat de lopers omringd worden door een zee van licht. De kaarsenceremonie is een bijzonder en voor veel mensen emotioneel moment, een om nooit meer te vergeten. De verkoop van de kaarsen voor de Kaarsenceremonie brengt veel geld op. Voor de Kaarsen voor Hoop vragen we een (minimale) donatie van 5,00. Zet je er met je team voor in, om zoveel mogelijk kaarsen te verkopen. Bij de teambijeenkomsten is het mogelijk om de (beschreven/getekende) kaarszakken weer in te leveren. Niet verkochte kaarszakken moeten retour naar de organisatie. Tevens is het mogelijk om tijdens het evenement zelf de zakken weer in te leveren. Nodig iedereen waaraan je kaarsen verkoopt ook uit voor de SamenLoop, iedereen is welkom! De kaarsenceremonie zal op zaterdagavond 24 juni vanaf uur plaatsvinden. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

15 Geld inzamelen voor de SamenLoop Hieronder zijn een aantal tips weergegeven om succesvol geld in te zamelen. Begin ruim voor de SamenLoop met het inzamelen van geld. Dit zorgt ervoor dat je als team toeleeft naar het evenement, de teamspirit groeit en je hebt genoeg tijd om je activiteiten voor te bereiden en uit te voeren. Organiseer een bijeenkomst met je teamleden om met elkaar manieren te bedenken om geld in te zamelen en afspraken te maken over de uitvoering daarvan. Breng het evenement zoveel mogelijk in de publiciteit (denk aan de Facebookpagina en het Twitteraccount van de SamenLoop in Beverwijk). Wees enthousiast, opgewekt en geïnspireerd als jullie geld aan het inzamelen zijn, dit werkt aanstekelijk. Stel als team een streefbedrag wat jullie willen ophalen. Neem een richtbedrag, bijvoorbeeld: met zoveel geld kan er zoveel onderzoek gedaan worden. Als team kun je een prijs instellen om alle teamleden te motiveren, bijvoorbeeld: versleten schoenen troffee voor de persoon die het langste heeft gelopen, of een kampioens troffee voor de persoon die het meeste geld heeft verzameld. Zet op het inschrijfformulier je eigen gift bovenaan. Zorg dat eerste giften hoog zijn. Anderen willen dan vaak niet achterblijven. Verplaats je in de mensen van wie jullie geld willen vragen/voor wie jullie activiteiten organiseren. Bedenk activiteiten die bij ze passen en die bij hun interesses aansluiten, dit vergroot de kans dat ze geld uitgeven. Maak gebruik van jullie lokale netwerk: vraag bedrijven in de buurt of zij jullie willen steunen bij de activiteiten door geld, spullen of advertentieruimte te doneren. Hoe minder kosten je hebt, hoe hoger de opbrengst! Denk daarnaast ook aan het bedrijf waar je zelf werkt, ook als deze niet in Beverwijk is gevestigd. Het KWF heeft landelijke bekendheid en de strijd tegen kanker spreekt veel mensen aan, omdat veel mensen er (in)direct mee te maken hebben. Bedrijven zijn eerder bereid om mee te werken als het ze geen geld kost, vraag om sponsoring/ondersteuning in natura (product of dienst dat ze verkopen zodat jullie prijzen hebben om bij jullie activiteiten in te zetten). Bedrijven hebben vaak speciale regelingen voor goede doelen. Vraag ernaar: misschien wil je werkgever de opbrengst van het team wel verdubbelen. Giften aan de SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding zijn aftrekbaar van de belasting. Hierover kun je bedrijven inlichten. Op de volgende website kun je hier meer informatie over vinden: Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

16 De vergaderingen met teamcapains zijn een goed moment om de plannen van het team uit de doeken te doen, zodat er op de SamenLoop verschillende activiteiten zijn. We moeten voorkomen dat mensen/bedrijven overvraagd worden door de SamenLoop en hun belangstelling verliezen. Als jullie een geweldig idee hebben om geld in te zamelen, vertel dat dan ook aan de andere teamcaptains, mogelijk kunnen teams samenwerken bij grotere activiteiten of hebben ze goede, aanvullende ideeën. Vergeet niet om mensen te bedanken voor hun donatie. Vertel hoeveel jullie hebben opgehaald en waar het geld aan wordt besteed. Je kunt ook een nieuwsbrief maken, met verhalen en foto s van het team en het evenement. Facebook, Twitter, andere social media en lokale kranten zijn hier natuurlijk goede media voor. Daarnaast geeft dit ook een impuls aan de bekendheid van de SamenLoop voor Hoop in Beverwijk, gebruik hiervoor ook Facebook en Twitter van de SamenLoop zelf (zie voorwoord). Bedank iedereen die mee heeft geholpen bij het inzamelen van geld, dit maakt het makkelijker om ze nogmaals om hulp te vragen, bijvoorbeeld tijdens de SamenLoop. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

17 Veelgestelde vragen Hoe ziet het terrein eruit? De exacte indeling is nog niet bekend, zo gauw hier meer over bekend is, laten we dit weten. Naast het parcours is er een markt, podium, VIP-tent, camping en diverse horecafaciliteiten. Is er een programma? Gedurende de hele SamenLoop wordt er gezorgd voor amusement op het terrein. Dit varieert van muziek tot uitvoeringen en andere (sportieve) activiteiten. Tot uur s nachts zal er muziek aanwezig zijn. Zondagochtend begint de muziek dan weer met bijbehorende optredens. Hoe weet ik hoe het programma eruitziet? Het programma wordt later via de website en onze facebookpagina bekend gemaakt. Houd deze media dus goed in de gaten voor alle activiteiten en optredens! Ik zit in een rolstoel, is het evenement rolstoeltoegankelijk? Het evenement vindt plaats op het terrein rondom de kinderboerderij. Een deel van het terrein is verhard, veel van de activiteiten zullen plaatsvinden op gras. Er is een invalidentoilet aanwezig. Hoeveel geld moet ik ophalen? Zoveel mogelijk! Naast het inschrijfgeld is er geen minimum, zodat iedereen mee kan doen. In de praktijk blijkt dat een bedrag van 100,00 per persoon haalbaar is. In hoofdstuk Tips om geld in te zamelen voor de SamenLoop in deze handleiding vind je tips om geld in te zamelen. Hoe lang moet ik wandelen? Afhankelijk van het aantal teamleden en in overleg met je teamcaptain bepalen jullie samen hoelang ieder teamlid loopt. Gemiddeld bestaat een team uit tien tot vijftien personen, een teamlid loopt dan gemiddeld twee uur. Als team kun je een schema opstellen, zodat iedereen weet wanneer en hoe lang hij moet wandelen tijdens het evenement. Stel dat het regent? Weer of geen weer de SamenLoop gaat door. Bereid je voor op slecht weer: kleed je daar op en houd er rekening mee bij de activiteiten die je gaat organiseren. Mag ik familie en vrienden uitnodigen om te komen kijken en mee te doen met de activiteiten? Ja, graag zelfs. Vraag zoveel mogelijk mensen om te komen kijken: de SamenLoop voor Hoop is voor iedereen, jong en oud. Voor de mensen die komen kijken zijn er allerlei activiteiten te doen op het terrein, al het geld dat daarbij opgehaald wordt gaat naar de SamenLoop, dus op deze manier dragen zij ook bij aan het eindbedrag dat wordt opgehaald bij de SamenLoop in Beverwijk. Moet ik inschrijfgeld betalen? Ja. Als teamlid betaal je 15,- p.p. inschrijfgeld, direct bij het aanmelden via de website. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

18 Kan ik helpen met de organisatie? Ja, graag! Er zijn altijd mogelijkheden om bij de organisatie te helpen. Vraag je teamcaptain je in contact te brengen met een van de commissieleden, bied je hulp aan tijdens het evenement zelf, of kijk op voor meer informatie. Hoe is een team samengesteld? Teams kunnen bestaan uit familieleden, vrienden, kennissen, buren, collega s, verenigingsleden. Mocht je geen team hebben, maar toch graag willen meelopen, kun je ook contact opnemen met de commissie teamwerving via Zij kunnen dan kijken of je, in overleg, aan kunt sluiten bij een ander team. Wat moet ik meenemen naar de SamenLoop? Denk aan: je fototoestel, stoelen, extra sokken, petje, kussen, slaapzak, snacks, zonnebril, zonnebrandcrème, een tent, versiering voor de tent, toiletartikelen, handdoek, zaklamp, warme kleding en een bidon. Ben ik verzekerd tijdens de SamenLoop? Deelname is op eigen risico. Neem zo min mogelijk waardevolle spullen mee, zodat u geen kans loopt om ze te verliezen. Moet ik meer doen dan alleen lopen? Vóór het evenement zamel je geld in. Lever tijdig al het opgehaalde geld (inclusief de bijdragen voor de kaarsen) in de donatie-envelop in bij je teamcaptain of maak dit over (zie stap 5). De organisatiecommissie informeert je over de datum waarop dit uiterlijk moet zijn gebeurd. Het geld kan dan op tijd geteld en geregistreerd worden en er is dan tijdens het evenement zo min mogelijk contant geld in omloop. Het geld dat tijdens de SamenLoop wordt opgehaald, wordt dan ook geteld. Door het geld vroeg in te leveren, kun je je concentreren op jouw aandeel in de SamenLoop en kun je genieten van het evenement. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

19 Regels SamenLoop voor Hoop Regels die voor iedereen gelden: Deelname aan de SamenLoop voor Hoop is op eigen risico. KWF Kankerbestrijding is niet verantwoordelijk in geval van ongelukken of diefstal. Deelnemers en vrijwilligers onder de achttien jaar mogen alleen onder toezicht van een volwassene aanwezig zijn. KWF Kankerbestrijding draagt geen verantwoordelijkheid voor jongeren onder de achttien jaar. De regels voor deelname van jeugdteams vind je hieronder. Mensen die twijfelen of hun gezondheid het toelaat om mee te doen aan de SamenLoop voor Hoop moeten hun huisarts raadplegen. De SamenLoop vergt geen zware inspanning, maar deelnemers wordt wel gevraagd eventuele gezondheidsklachten of medicatie door te geven aan de organisatiecommissie. Dit kan via de teamcaptain. Het lopen is op eigen risico. Met jouw inschrijving voor de SamenLoop verplicht je jezelf om al het ingezamelde geld af te staan aan KWF Kankerbestrijding voor en/of tijdens het evenement. Deelnemers gaan ermee akkoord dat foto s die tijdens de SamenLoop worden genomen, worden gebruikt om het evenement en het werk van KWF Kankerbestrijding te promoten. Alle teamleden die zich hebben aangemeld via de site, zijn verzekerd van deelname en kunnen van alle faciliteiten gebruikmaken. Inschrijven van een team kan tot uiterlijk 2 weken voor de SamenLoop. Indien er een campingplaats voor het team gewenst is, moet dit ook voor deze datum worden doorgegeven (via beverwijk@samenloopvoorhoop.nl ). Er vindt geen teruggave plaats van het inschrijfgeld ( 15,- per teamlid), tenzij het evenement wordt afgelast. De organisatiecommissie bepaalt de plaats van de tenten van de teams op het SamenLoopterrein. De SamenLoop voor Hoop is een rookvrij evenement. Roken verhoogt het risico op kanker aanmerkelijk en is daarom verboden. Alcohol dient met mate genuttigd te worden en is verkrijgbaar bij de door de organisatie aangewezen horecagelegenheden. Iedereen die zich misdraagt of de gasten of deelnemers tot last is, wordt verzocht te vertrekken. Alle deelnemers moeten tijdens de SamenLoop desgevraagd een geldig legitimatiebewijs kunnen laten zien. Alle deelnemers moeten zich houden aan de regels en de voorschriften voor de SamenLoop voor Hoop zoals opgesteld door KWF Kankerbestrijding. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni

20 Regels voor deelnemers onder de achttien jaar KWF kankerbestrijding wil jongeren graag betrekken bij de strijd tegen kanker. We vinden het daarom ontzettend fijn als er ook jeugdteams mee willen doen aan de SamenLoop voor Hoop. Als je jonger bent dan achttien jaar en aan de SamenLoop voor Hoop wilt meedoen, dan gelden er een aantal extra regels: Bij alle jeugdteams moet te allen tijde een toezichthouder (minimaal 21 jaar) aanwezig zijn. Hij/zij is verantwoordelijk voor het gedrag van zijn/haar team. Ieder teamlid moet toestemming hebben van zijn/haar ouders/verzorgers. Als toezichthouder (dit kun je ook samen met iemand doen) van een jeugdteam stel je jongeren in staat om mee te doen met de SamenLoop voor Hoop. KWF kankerbestrijding stelt je deelname daarom enorm op prijs! Voor de veiligheid van je team vragen we een aantal dingen van jou: Houd je aan de regels en voorschriften van de SamenLoop voor Hoop. Geef het goede voorbeeld door de regels op te volgen door niet te roken en te drinken tijdens het evenement. Pas goed op je team. Jongeren mogen het terrein alleen met jouw toestemming verlaten. Alleen geregistreerde teamleden mogen s avonds en s nachts op het terrein aanwezig zijn. Je moet altijd weten waar jouw teamleden zijn. Wegwijzer teams SamenLoop voor Hoop Beverwijk, 24 en 25 juni