SamenLoop voor Hoop Baarle-Hertog-Nassau

Transcriptie

1 SamenLoop voor Hoop Baarle-Hertog-Nassau 2017 Wegwijzer voor Teams SamenLoop voor Hoop Baarle-Nassau-Hertog 13 en 14 mei 2017 van uur tot uur St. Annaplein te Baarle-Nassau Rekeningnr: Rabobank IBAN: NL17RABO t.n.v. KWF SamenLoop voor Hoop Baarle SamenLoop voor Hoop Baarle-Nassau-Hertog Website: samenloopvoorhoop.nl/ alle-samenlopen/noord-brabant/baarlenassau mailadres: 1

2 Wegwijzer voor teams inhoud Wegwijzer voor teams inhoud... 2 Voorwoord... 3 Wat is de SamenLoop voor Hoop?... 4 Algemene informatie... 5 Teams... 5 Stappenplan... 6 Stap 1: Stel een team samen... 6 Stap 2: Geef je team op en maak het inschrijfgeld over... 6 Stap 3: Heb je een marktkraam nodig?... 7 Stap 4: Stel een loopschema samen... 7 Stap 5: Bedenk leuke acties om geld in te zamelen... 8 Stap 6: Maak gebruik van Facebook en/of Twitter Stap 7: Bezoek de teamavond Stap 8: Bereid je voor op de dag zelf Stap 9: De dag zelf Stap 10: The day after Overige Survivors Kaarsenzakken Geld inzamelen voor de SamenLoop Veelgestelde vragen Regels SamenLoop voor Hoop

3 Voorwoord Wat fijn dat jullie je hebben opgegeven om mee te lopen met de SamenLoop voor Hoop! We hopen er met elkaar een bijzonder evenement van te maken. Als teamlid bepaal jij - samen met je team - voor een belangrijk deel de sfeer en ook de opbrengst van de SamenLoop voor Hoop. Nu jullie je team hebben opgegeven, kunnen de voorbereidingen gaan beginnen. Met deze wegwijzer hopen wij jullie hierbij te helpen. In deze wegwijzer vinden jullie alle informatie die jullie nodig hebben om ervoor te zorgen dat de SamenLoop een groot succes wordt. Mocht er onverhoopt toch informatie ontbreken, dan horen wij dit graag. De SamenLoop in Baarle-Nassau-Hertog heeft een eigen website: Hierop is veel informatie te vinden. Daarnaast krijgen jullie als team een eigen pagina op deze website, waarop jullie informatie kunnen zetten over jullie eigen team en de activiteiten die jullie willen gaan organiseren. Via Facebook en Twitter kunnen jullie de SamenLoop volgen. Hierop laten we zien welke activiteiten er worden georganiseerd en geven we actuele informatie. Tevens kunnen jullie via deze media jullie team aan het grote publiek presenteren, of aandacht vragen voor jullie actie. Dit kan door in jullie te gebruiken of te twitteren met #Samenloop Baarle. In de aanloop naar de Samenloop zullen wij jullie met enige regelmaat op de hoogte houden van alle ontwikkelingen via onze website. Daarnaast zullen we op de volgende data teambijeenkomsten organiseren: 15 maart 2017 Op deze bijeenkomsten worden jullie teams bijgepraat, is er de mogelijkheid voor het stellen van vragen, kunnen er Kaarsenzakken voor Hoop worden gekocht en/of ingeleverd en is er de mogelijkheid om opgehaalde donaties af te geven. De bijeenkomsten worden gehouden in Cultureel centrum te Baarle-Nassau-Hertog. Voor deze bijeenkomst zullen wij jullie vroegtijdig uitgenodigden. We stellen jullie deelname ontzettend op prijs en wensen jullie heel veel succes bij de voorbereiding. We hopen de SamenLoop voor Hoop Baarle-Nassau-Hertog samen met jullie tot een bijzondere en succesvolle SamenLoop te maken! Mochten er nog vragen zijn, twijfel dan niet en neem contact met ons op via: Baarle@samenloopvoorhoop nl. Met vriendelijke groet, Commissie Teamwerving Sandra Voeten, Cindy Verschuren, Mariëlle Wouters, Jessica van den Tol en Peter Beimans 3

4 Wat is de SamenLoop voor Hoop? Met de SamenLoop voor Hoop vieren we dat al zoveel mensen kanker overleven en dat we iets tegen de ziekte kunnen doen. Door wetenschappelijk onderzoek te financieren zorgen we samen voor een toekomst met minder risico op kanker, meer kans op genezing en een betere kwaliteit van leven voor (ex)kankerpatiënten. Dat is de missie van KWF Kankerbestrijding. Elke succesvolle SamenLoop voor Hoop draagt hier aan bij. De opbrengst van de SamenLoop voor Hoop, komt ten goede aan wetenschappelijk kankeronderzoek van KWF kankerbestrijding en aan een regionaal project. De overlevingskansen voor mensen met kanker zijn de laatste vijftig jaar verdubbeld. Deze weg willen we blijven volgen om uiteindelijk de strijd tegen kanker te winnen. Daar is geld voor nodig, veel geld. De SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding is een uniek evenement, waarbij deelnemers gedurende 24 uur, de strijd aangaan tegen kanker. De SamenLoop is geen wedstrijd, maar een continue wandeling. Er loopt altijd minstens een teamlid, als symbool voor de voortdurende strijd tegen kanker. Op het St.Annaplein staan kraampjes van de deelnemende teams, waarin/waarbij activiteiten worden georganiseerd. Er zijn optredens van lokale artiesten, bandjes en kinderactiviteiten. Deze activiteiten verhogen de opbrengst van de SamenLoop en dragen bij aan een gezellige sfeer voor lopers en toeschouwers. Speciaal voor kinderen organiseren we op zondagochtend 14 mei om uur een KinderSamenLoop gedurende 24 minuten i.p.v. 24 uur, speciaal voor onze jongste deelnemers. Voor slechts 2,00 p.p kunnen zij zowel individueel als in groepsverband aan deze SamenLoop deelnemen. Bij de KinderSamenLoop zullen alle deelnemers gedurende de gehele 24 minuten lopen. Daarnaast zullen er ook verschillende activiteiten voor de kinderen op het terrein georganiseerd worden. De American Cancer Society is de grondlegger van het succesvolle evenement Relay for Life. In 1985 liep in Tacoma, Washington, één arts 24 uur lang rondjes om een sportveld. Hij haalde hiermee ,- op voor de Amerikaanse Cancer Society. Het was het startsein voor een jaarlijks terugkerende happening in de Verenigde Staten en in een groot aantal andere landen waaronder Canada, Australië, landen in Latijns Amerika en dichterbij in België, Italië, Portugal en Duitsland. KWF Kankerbestrijding introduceerde het evenement in Nederland onder de naam SamenLoop voor Hoop. In 2006 is de eerste Nederlandse SamenLoop voor Hoop georganiseerd in Borger, Drenthe. 4

5 Algemene informatie Datum: 13 en 14 mei 2017 Tijd: uur uur Locatie: Sint Annaplein Baarle-Nassau Parkeergelegenheid Er is voldoende parkeergelegenheid aan de Loswal te Baarle-Nassau-Hertog Teams Wijzigingen aan je team kun je doorgeven via: Als de wijziging verwerkt is, krijg je hier bericht van. Binnen twee weken na bevestiging van jullie aanmelding door de organisatie dient het inschrijfgeld voldaan te worden (zie hoofdstuk Stappenplan ). 5

6 Stappenplan In 10 stappen is hieronder uitgelegd in welke volgorde en aan welke aspecten gedacht moet worden om met een team mee te doen aan de SamenLoop voor Hoop. Op de hierna volgende pagina s zijn deze stappen toegelicht. Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 Stap 10 Stel een team samen Geef je team op en maak het inschrijfgeld over Heb je een marktkraam nodig? Stel een loopschema samen Bedenk leuke acties om geld in te zamelen Maak gebruik van Facebook en/of Twitter Bezoek de teamavond Bereid je voor op de dag zelf De dag zelf The day after Stap 1: Stel een team samen Stap 1 spreekt eigenlijk voor zich, stel een team samen. Het maakt niet uit wie je teamgenoten zijn (groot/klein, jong/oud) zolang ze maar minimaal 1 ronde kunnen afleggen tijdens de SamenLoop. KWF kankerbestrijding wil jongeren graag betrekken bij de strijd tegen kanker. We vinden het daarom ontzettend fijn als er ook jeugdteams mee willen doen aan de SamenLoop voor Hoop. Als je jonger bent dan achttien jaar en aan de SamenLoop voor Hoop wilt meedoen, dan gelden er wel een aantal extra regels. Personen jonger dan 18 jaar hebben toestemming nodig van hun ouders/verzorgers. De ouders/verzorgers kunnen hiervoor een toestemmingsformulier invullen en ondertekenen. Indien een compleet team jonger dan 18 jaar is zal er een toezichthouder voor dit team aanwezig moeten zijn. Als toezichthouder (dit kun je ook samen met iemand doen) van een jeugdteam stel je jongeren in staat om mee te doen met de SamenLoop voor Hoop. KWF kankerbestrijding stelt je deelname daarom enorm op prijs! Voor basisschoolkinderen wordt op 14 mei zondagochtend uur een KinderSamenLoop georganiseerd. In plaats van 24 uur kunnen zij op zondagochtend 24 minuten individueel of in een groep gaan wandelen om geld in te zamelen voor KWF kankerbestrijding. Het is ook toegestaan om basisschoolkinderen in een normaal team mee te laten wandelen als zij dit vol kunnen houden. Stap 2: Geef je team op en maak het inschrijfgeld over Als je team (bijna) compleet is kan je je team opgeven door op de site onder het bloc meedoen? en dan op inschrijven klikken. Hierin vul je al je gegevens in. Tevens krijgt ieder team een kraam toegewezen om eventueel wat dingen te verkopen om je opbrengst de dagen zelf nog te verhogen. Als je een kraam wenst kan je dit melden op Baarle@samenloopvoorhoop.nl 6

7 Naast het formulier wordt in de gevraagd om binnen 2 weken na inschrijving het inschrijfgeld over te maken. Het geld kan worden overgemaakt op IBAN: NL17RABO ten name van SamenLoop voor Hoop, te Baarle-Nassau. Vermeld te allen tijde je teamnaam en het soort geld (inschrijfgeld, sponsorgeld, kaarszakkengeld o.i.d.) als je geld overmaakt. Deelnemers aan de SamenLoop betalen 15,- inschrijfgeld per persoon. Stap 3: Heb je een marktkraam? Het is mogelijk om als team een actie (zie stap 5) op te zetten en deze op de SamenLoop in een marktkraam tot uiting te brengen. Daarom zal rondom de SamenLoop een markt worden georganiseerd waarop bedrijven, scholen, verenigingen, organisaties en teams de gelegenheid krijgen dingen te verkopen of activiteiten te organiseren. Alle winst komt ten goede aan de SamenLoop. De organisatie zal de terreinindeling en de toewijzing van de marktkramen bepalen. Voor deelnemende teams is het gebruik van een marktkraam gratis. Voor anderen bedragen de kosten 15 per marktkraam. De aankleding van de marktkraam dien je zelf te verzorgen. De tijden voor het opbouwen en afbreken van de kraam worden later bekend gemaakt. Op het terrein is elektriciteit aanwezig maar je dient zelf een haspel, verlengsnoer en eventueel verlichting mee te nemen. Het is niet toegestaan om een geluidsinstallatie mee te nemen. Er is wel water aanwezig op het terrein. Indien jullie gebruik willen maken van een marktkraam kan dit doorgegeven worden via de Baarle@samenloopvoorhoop.nl Stap 4: Stel een loopschema samen Nadat je team is opgegeven is het verstandig om alvast te gaan nadenken over wie wanneer en hoe lang gaat wandelen. Het is de bedoeling dat minimaal 1 teamlid tijdens de 24 uur op het parkoers is. Het is echter leuker om met minimaal 2 personen op het parcours te zijn. Zo kun je elkaar ondersteunen als de een er even doorheen zit en kun je emoties die tijdens het wandelen ontstaan met elkaar delen. Afhankelijk van het aantal personen in een team en de conditie van deze personen kun je een loopschema opstellen. VOORBEELD: Als je team uit 24 personen bestaat kun je het zo verdelen dat wanneer je steeds met 2 personen op de baan bent, iedereen 2x een uur loopt. Dit ziet er als volgt uit: teamlid 1 en 2 beginnen en lopen een uur. Daarna nemen teamlid 3 en 4 het over en lopen ook een uur. Dit gaat zo door totdat elk teamlid een uur heeft gelopen. Daarna beginnen teamlid 1 en 2 weer met een uur te lopen en daarna teamlid 3 en 4 enz.. Elk teamlid heeft dan 2x een uur gelopen. Dit is echter slechts een voorbeeld. Als een team uit minder personen bestaat zullen de teamleden langer en/of vaker moeten lopen, als een team uit meerdere personen bestaat zullen de teamleden korter en/of minder vaak lopen. De frequentie (een half uur/1 uur/2 uur achtereen lopen) en het totaal aantal te lopen kilometers hoeft binnen een team niet evenredig verdeeld te worden. Het zal voorkomen dat het ene teamlid een betere conditie heeft dan het andere teamlid of juist de wens heeft om meer te lopen. Het is allemaal mogelijk. 7

8 Stap 5: Bedenk leuke acties om geld in te zamelen Haal zoveel mogelijk geld voor de strijd tegen kanker. Van jullie als deelnemende teams vragen we, om naast jullie inschrijfgeld ook op andere manieren geld in te zamelen. Dit kan beginnen op het moment dat jullie je als team hebben ingeschreven. Daarnaast is er natuurlijk ook de mogelijkheid om tijdens de SamenLoop geld in te zamelen. Het streven is om als team gemiddeld 100,- per teamlid op te halen voor de SamenLoop. Dus een team met 15 leden moet proberen minimaal 1.500,- in te zamelen. Belangrijk is dat jullie bedenken hoe je het inzamelen van geld gaat aanpakken. Het succes zit hem meestal niet zozeer in WAT je doet, maar vooral in HOE je het doet. Er zijn vele manieren om geld in te zamelen voorafgaand aan of tijdens de SamenLoop. Hieronder zijn een aantal ideeën weergegeven. Laat je hierdoor vooral niet beperken, wees creatief! Als je vragen hebt of ondersteuning nodig hebt, laat het ons dan weten. Om dubbele acties (of te veel van een soort actie) te voorkomen vernemen wij graag wat voor actie jullie op touw gaan zetten. Je kunt ons hiervan op de hoogte brengen door onder het bloc meedoen? en dan klikken op Start een actie.om verschillende soorten acties te stimuleren geven wij een prijs weg aan het team met de leukste/grappigste/ludiekste actie. De prijs wordt op de dag uitgereikt. In het hoofdstuk Geld inzamelen voor de SamenLoop zijn tips weergegeven hoe je acties succesvol kunt maken en zo veel geld in te zamelen. Manieren om snel 100,- per teamlid in te zamelen Stort zelf 20,- en vraag vier vrienden hetzelfde te doen. Vraag twintig vrienden/buren/kennissen/ familie om elk 5,- te geven. Vraag tien vrienden/ buren/kennissen/familie om elk 10,- te geven. Flessenactie Zamel lege flessen in. Mocht je dit in de supermarkt willen doen, vraag hier dan wel toestemming voor. Auto s wassen Ga met je hele team auto s wassen. Dit kan in je eigen buurt, maar je kunt er ook bekendheid aan geven, zodat zoveel mogelijk mensen naar jullie toe komen. Wisselgeld Zet in de kantine of op de balie (bedrijf, sportvereniging, werk, school) een pot neer waarop in het kort uitgelegd wordt waar de SamenLoop voor staat en vraag mensen hier hun wisselgeld in te storten. 8

9 Kaarsen voor Hoop Iedereen kan Kaarsenzakken voor de kaarsenceremonie verkopen. Een kaarsenzak is een papieren zak met zand en een brandende kaars. De meeste mensen schrijven een boodschap of naam op de zak. Net voordat de kaarsenceremonie begint, worden deze kaarsen aangestoken en deze branden de hele nacht, zodat de lopers omringd worden door een zee van licht. Een indrukwekkend en voor veel mensen een emotioneel en belangrijk moment. In het hoofdstuk Kaarsenzakken van deze wegwijzer vind je meer informatie over de Kaarsenzakken. Zamel geld in op je werk Zet een collectebus neer op je werk (kantine/koffieautomaat/receptie), verkoop cakejes voor de SamenLoop in de bedrijfskantine of vraag de IT-afdeling om een pop-up van de SamenLoop te laten verschijnen op het intranet. Op deze manier kun je je collega s ook vragen om een bijdrage. Profiteren van andere evenementen Hou in de gaten welke evenementen er gedurende het jaar in jouw omgeving worden georganiseerd. Markten, optredens of rommelmarkten zijn prima gelegenheden om zelf spullen te verkopen of om mensen te vragen de opbrengsten te doneren aan jouw SamenLoop-team. Eten Organiseer een speciale lunch op je werk, een koffieochtend in het buurthuis, of een speciale avond in een lokaal restaurant. Spreek af welk deel van het bedrag dat mensen betalen voor de SamenLoop is en laat dit aan de mensen weten. Restaurants kunnen bijvoorbeeld een speciale SamenLoopdagschotel serveren. Bij het verkopen van eten (patat, soep, pannenkoeken e.d.) op de dag zelf dient er rekening gehouden te worden met de HACCP regels, dit betekent bijvoorbeeld dat eten ter plekke en á la minute bereid moet worden op het terrein, er gecontroleerd wordt of eten koel genoeg bewaard blijft. De organisatie blijft verantwoordelijk en wil niet dat mensen voedselvergiftiging oplopen. Etenswaren zoals koekjes en cake e.d. mogen wel van tevoren gemaakt worden mits deze goed verpakt worden. Feesten Bedenk een thema en geef een feest. Je kunt het zo klein of zo groot maken als je zelf wilt: een tuinfeest, een buurtfeest of een gala, alles is geschikt. Vraag entreegeld en verkoop de SamenLoop voor Hoop bij je gasten. Verkopen of veilen Ruim de zolder op, vraag je teamleden hetzelfde te doen en organiseer samen een rommelmarkt. Je kunt natuurlijk ook zelfgemaakte spulletjes verkopen zoals sieraden en kaarten. De koopwaar kunnen jullie ook aanbieden op een braderie, tijdens een Koningsdagmarkt, via internet en op de markt tijdens de SamenLoop (m.u.z. rommelmarkt spullen) Organiseer een veiling met spullen die lokale bedrijven hebben gedoneerd en bedenk een thema voor jullie verkoop. 9

10 Maak gebruik van je talent Schilder je? Heb je groene vingers? Kun je goed masseren of kinderen schminken? Maak gebruik van jullie talenten en verkoop dit tijdens de SamenLoop. Kinderen De SamenLoop is een familie-evenement. Met activiteiten voor kinderen trek je zeker publiek. Ballonfiguren maken, schminken of een wedstrijd zaklopen zijn leuk voor kleine en voor grotere kinderen. Geld overmaken Om op de dag zelf zo min mogelijk contant geld in omloop te hebben, vragen wij jullie het ingezamelde geld vooraf aan ons over te maken of vooraf aan ons te overhandigen. Het geld kan worden overgemaakt op IBAN: NL17RABO ten name van SamenLoop voor Hoop, te Baarle-Nassau. Vermeld te allen tijde je teamnaam en het soort geld (inschrijfgeld, actiegeld, sponsorgeld, kaarszakkengeld o.i.d.) als je geld overmaakt. Daarnaast kan het geld ook contant (in een envelop voorzien van teamnaam) worden afgegeven bij Sandra Voeten, Korenbloemstraat 4 te Baarle- Nassau. Stap 6: Maak gebruik van Facebook en/of Twitter Het is leuk als teams gebruik te maken van Facebook en/of Twitter. Je kunt hier acties aankondigen, of aangeven welke actie je hebt gehouden en wat het resultaat is. Om te stimuleren dat teams hier gebruik van maken hebben wij een prijs in het leven geroepen voor het team met de leukste/origineelste Facebook en Twitter berichten voor en tijdens de SamenLoop voor Hoop. Op de dag van de SamenLoop wordt bekend gemaakt welk team de prijs heeft gewonnen. Stap 7: Bezoek de teamavond Op 15 maart is een algemene informatie-avond georganiseerd. Op deze avond worden de teams bijgepraat, is er de mogelijkheid voor het stellen van vragen, kunnen er Kaarsenzakken worden opgehaald en/of ingeleverd en is er de mogelijkheid om inschrijfgeld, sponsorgeld, actiegeld en de opbrengsten van de Kaarsenzakken af te geven. Voor deze bijeenkomst zullen de teams vroegtijdig worden uitgenodigd. Deze bijeenkomst wordt gehouden in Cultureel centrum te Baarle-Nassau- Hertog en starten om uur. Alle teams ontvangen hiervoor een uitnodiging. Ook mensen die zich nog niet hebben ingeschreven zijn van harte welkom. Stap 8: Bereid je voor op de dag zelf Voor de dag zelf zullen jullie een aantal dingen moeten regelen afhankelijk van de wensen van het team. Als jullie hebben aangegeven dat jullie een marktkraam willen tijdens de SamenLoop zal deze kraam moeten worden ingericht/versierd. Leuk ingerichte kramen trekken meer bezoekers dan kale kramen en bezoekers blijven meestal ook langer hangen. Omdat de markt tijdens de SamenLoop is, is het handig om ook hiervoor een schema op te stellen zodat bekend is wie wanneer de kraam beheert. Naast alle spullen die moeten worden meegenomen is een goede voorbereiding op het lopen van cruciaal belang. Met een groot team zal elk teamlid waarschijnlijk minder kilometers lopen dan een teamlid van een klein team (er moet immers altijd een teamlid op de baan zijn tijdens de 24 uur). Na het opstellen van een loopschema is bekend hoeveel km ieder teamlid gaat lopen. Zijn dit veel kilometers en ben je dit niet gewend, ga dan van te voren oefenen. Het leukste is om het oefenen ook 10

11 alvast met je team te doen zodat je aan elkaar gewend raakt qua snelheid en elkaars gewoonten tijdens het lopen. Door van te voren te oefenen zal het lopen op de dag zelf beter gaan waardoor het een leuke dag wordt zonder fysieke ongemakken zoals blaren e.d.. Goed schoeisel is hier ook van groot belang. Het is aan te raden de loopschoenen die je op de dag zelf aanhebt van tevoren in te lopen zodat ze op de dag zelf lekker lopen en geen hinder geven. Bedenk ook welke kleding je als team aandoet. Iedereen kan zijn eigen kleding aandoen maar er zijn ook teams die een outfit (laten) maken of zich verkleden. Het is leuk om tijdens de SamenLoop divers uitgedoste teams op het parcours te zien lopen. Houdt rekening met het weer op de dag zelf. Het kan regenen maar het kan ook stralend weer zijn. Houdt van tevoren de weerberichten goed in de gaten en stem je kledingkeuze hierop af. Let er op dat in mei de nachten nog koud kunnen zijn in vergelijking met de temperaturen overdag. Stem je kledingkeuze dus af op het weer en de tijdstippen dat je loopt. Stap 9: De dag zelf Op de dag zelf raden wij jullie aan om op tijd aanwezig te zijn. Jullie zullen bij ons kenbaar moeten maken dat jullie aanwezig zijn en jullie zullen de marktkraam in moeten richten als jullie hier gebruik van maken. De tijdstippen van opening van de verschillende terreinen wordt te zijner tijd bekend gemaakt. Op de dag zelf zijn er drie ceremonies tijdens de SamenLoop. De eerste ronde is gelijk de openingsceremonie. De eerste ronde van de SamenLoop wordt gelopen door de survivors (zie ook het hoofdstuk Survivors ). We denken dan aan de personen voor wie we meedoen aan de SamenLoop. Dan is er een kaarsenceremonie. Als het donker is worden alle Kaarsen voor Hoop aangestoken (zie ook hoofdstuk Kaarsenzakken ). Voor velen is dit een emotioneel moment omdat bij deze ceremonie wordt gedacht aan de mensen die kanker hebben, die kanker hebben overleefd of die er aan zijn overleden. Veel mensen hebben een boodschap op de kaarszak geschreven/getekend. Als laatste is er de slotceremonie. Deze laatste ronde wordt veelal gelopen met het hele team. Iedereen wordt toegejuicht door de toeschouwers omdat jullie de SamenLoop hebben volbracht en hiermee geld hebben opgehaald voor onderzoek naar kanker. We hopen er met jullie een emotionele maar ook leuke 24 uur van te maken! Stap 10: The day after Uit ervaring weten wij dat veel teams nog een bijeenkomst plannen na de SamenLoop zelf. Dit kan een week erna zijn maar ook een maand. Veel teamleden hebben behoefte om, nadat zij zelf alles op een rijtje hebben gezet, dit met de teamleden te bespreken. Er komen namelijk veel emoties voorbij en er worden veel indrukken opgedaan op de dag zelf en misschien ook wel vooraf bij diverse acties. Veel teams komen daarom nog eenmaal bijeen om dit te bespreken onder het genot van een hapje of drankje om zo de succesvolle SamenLoop af te sluiten. 11

12 Overige Algemeen Als team is het dus belangrijk om goed voorbereid te zijn voor de SamenLoop. Het is goed om regelmatig bij elkaar te komen en de volgende punten te bespreken: hoe gaan we geld inzamelen? Welke activiteiten gaan we doen om geld in te zamelen voor de SamenLoop, willen we een activiteit doen tijdens de SamenLoop, welke spullen hebben we hiervoor nodig, hebben we alle informatie die we nodig hebben; gaan we ons ook ludiek verkleden? Hebben we een thema als team; hoe gaan we onze teampagina op de website invullen; hebben we een mascotte? (om door te kunnen geven als estafettestokje tijdens de SamenLoop (niet verplicht)); Hoe komt een loopschema voor de SamenLoop er uit te zien? Hierbij kun je rekening houden met conditie/leeftijd/mogelijkheden van ieder teamlid. Horeca Er is horeca aanwezig op het terrein van de SamenLoop. Alle consumpties dienen met consumptie bonnen voldaan te worden. Deze zijn te verkrijgen in de daarvoor bestemde verkooppunten op het terrein. Het is toegestaan om eigen eten/drinken mee te nemen. Het is mogelijk om in je eigen kraam eten/drinken te verkopen maar het wordt afgeraden om eten/drinken te verkopen dat snel bederft, zie ook stap 5 eten. Survivors Een survivor is iemand die kanker heeft, of kanker heeft gehad. Tijdens de SamenLoop voor Hoop zijn de survivors onze speciale gasten. Samen met andere survivors openen zij de SamenLoop voor Hoop, en lopen ze onder warme aanmoediging van familie, vrienden en belangstellenden de eerste ronde op de baan. De samenkomst van zoveel survivors en familie en vrienden is een emotioneel en indrukwekkend moment. Ere ronde in Baarle-Nassau-Hertog 2013, erg indrukwekkend 12

13 Op het evenemententerrein is een VIP accommodatie, waarin tijdens de duur van de SamenLoop een speciaal gastenprogramma voor alle survivors wordt verzorgd. Uiteraard kunnen de survivors ook meelopen met een team. Veel survivors lopen ook mee tijdens de kaarsenceremonie. Dit is een indrukwekkend moment tijdens de SamenLoop voor Hoop. De SamenLoop voor Hoop wordt afgesloten met de sluitingsronde waarin iedereen mee kan lopen. Ook de survivors kunnen hier aan deelnemen. Ben je een survivor, dan heten we je van harte welkom en we hopen dat je samen met ons de ereronde van de SamenLoop voor Hoop in Baarle-Nassau-Hertog wilt komen lopen. Je kunt je aanmelden via: onder het bloc meedoen? en dan klikken op inschrijven BELEVEN...MEELEVEN...DOORLEVEN Kaarsenzakken Een Kaarsenzak is een speciale (niet brandbaar) papieren zak en een brandende kaars. De meeste mensen schrijven een boodschap of naam op de zak. Net voor de kaarsenceremonie begint, worden deze kaarsen aangestoken en deze branden de hele nacht, zodat de lopers omringd worden door een zee van licht. De kaarsenceremonie is een bijzonder en voor veel mensen emotioneel moment, een om nooit meer te vergeten. De verkoop van de kaarsen voor de Kaarsenceremonie brengt veel geld op. Voor de Kaarsen voor Hoop vragen we een (minimale) donatie van 5,00. Zet je er met je team voor in, om zoveel mogelijk 13

14 kaarsen te verkopen. Bij onderstaande personen/op deze bijeenkomsten is het ook mogelijk om de (beschreven/getekende) kaarszakken weer in te leveren. Ook niet verkochte kaarszakken moeten retour naar deze personen. Tevens is het mogelijk om op de dag zelf de zak weer in te leveren. Nodig iedereen waaraan je kaarsen verkoopt ook uit voor de SamenLoop, iedereen is welkom! De kaarsenceremonie zal op zaterdag 13 mei uur plaatsvinden. Geld inzamelen voor de SamenLoop Hieronder zijn een aantal tips weergegeven om succesvol geld in te zamelen. Begin ruim voor de SamenLoop met het inzamelen van geld. Dit zorgt ervoor dat je als team toeleeft naar het evenement, de teamspirit groeit en je genoeg tijd hebt om je activiteiten voor te bereiden en uit te voeren. Organiseer een bijeenkomst met je teamleden om met elkaar manieren te bedenken om geld in te zamelen en afspraken te maken over de uitvoering daarvan. Breng het evenement zoveel mogelijk in de publiciteit (denk aan de Facebookpagina en het Twitteraccount van de SamenLoop in Baarle-Nassau-Hertog). Wees enthousiast, opgewekt en geïnspireerd als jullie geld aan het inzamelen zijn, dit werkt aanstekelijk. Stel als team een streefbedrag wat jullie willen ophalen. Neem een richtbedrag, bijvoorbeeld: met zoveel geld kan er zoveel onderzoek gedaan worden. Als team kun je een prijs instellen om alle teamleden te motiveren, bijvoorbeeld: versleten schoenen troffee voor de persoon die het langste heeft gelopen, of een kampioens troffee voor de persoon die het meeste geld heeft verzameld. Zet op het inschrijfformulier je eigen gift bovenaan. Zorg dat eerste giften hoog zijn. Anderen willen dan vaak niet achterblijven. Verplaats je in de mensen van wie jullie geld willen vragen/voor wie jullie activiteiten organiseren. Bedenk activiteiten die bij ze passen en die bij hun interesses aansluiten, dit vergroot de kans dat ze geld uitgeven. Maak gebruik van jullie lokale netwerk: vraag bedrijven in de buurt of zij jullie willen steunen bij de activiteiten door geld, spullen of advertentieruimte te doneren. Hoe minder kosten je hebt, hoe hoger de opbrengst! Denk daarnaast ook aan het bedrijf waar je zelf werkt, ook als deze niet in Baarle-Nassau of Hertog is gevestigd. Het KWF heeft landelijke bekendheid en de strijd tegen kanker spreekt veel mensen aan, omdat veel mensen er (in)direct mee te maken hebben. 14

15 Bedrijven zijn eerder bereid om mee te werken als het ze geen geld kost, vraag om sponsoring/ondersteuning in natura (product of dienst dat ze verkopen zodat jullie prijzen hebben om bij jullie activiteiten in te zetten). Bedrijven hebben vaak speciale regelingen voor goede doelen. Vraag ernaar: misschien wil je werkgever de opbrengst van het team wel verdubbelen. Giften aan de SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding zijn aftrekbaar van de belasting. Hierover kun je bedrijven inlichten. Op de volgende website kun je hier meer informatie over vinden: De vergaderingen met teamaanvoerders zijn een goed moment om de plannen van het team uit de doeken te doen, zodat er op de SamenLoop verschillende activiteiten zijn. We moeten voorkomen dat mensen/bedrijven overvraagd worden door de SamenLoop en hun belangstelling verliezen. Als jullie een geweldig idee hebben om geld in te zamelen, vertel dat dan ook aan de andere teamcaptains, door op onder het bloc meedoen? en dan klikken op Start een actie. Dan kunnen teams ook zien waarmee jullie bezig zijn zodat ze niet het zelfde gaan organiseren. Vergeet niet om mensen te bedanken voor hun donatie. Vertel hoeveel jullie hebben opgehaald en waar het geld aan wordt besteed. Je kunt ook een nieuwsbrief maken, met verhalen en foto s van het team en het evenement. Facebook, Twitter, andere social media en lokale kranten zijn hier natuurlijk goede media voor. Daarnaast geeft dit ook een impuls aan de bekendheid van de SamenLoop voor Hoop in Baarle-Nassau-Hertog, gebruik hiervoor ook Facebook en Twitter van de SamenLoop zelf (zie voorwoord). Bedank iedereen die mee heeft geholpen bij het inzamelen van geld, dit maakt het makkelijker om ze nogmaals om hulp te vragen, bijvoorbeeld tijdens de SamenLoop. 15

16 Veelgestelde vragen Hoe ziet het terrein eruit? De exacte indeling is nog niet bekend, zo gauw hier meer over bekend is, laten we dit weten. Naast het parcours is er een markt, podium, VIP locatie,slaapgelegenheid en horecafaciliteiten. Is er een programma? Gedurende de hele SamenLoop wordt er gezorgd voor amusement op het terrein. Dit varieert van muziek tot uitvoeringen en andere (sportieve) activiteiten. Tot uur s nachts zal er muziek aanwezig zijn. Vanaf uur s ochtends begint de muziek met bijbehorende optredens. Ook s nachts vinden er activiteiten plaats om het zoveel mogelijk naar jullie zin te maken. Hoe weet ik hoe het programma eruitziet? Het programma wordt later via de website bekend gemaakt. Houd de website dus goed in de gaten voor alle activiteiten en optredens! Ik zit in een rolstoel, is het evenement rolstoeltoegankelijk? Het evenement vindt plaats in het centrum van Baarle-Nassau-Hertog. Het terrein is volledig verhard, waar de activiteiten zullen plaatsvinden. Er is een invalidentoilet aanwezig. Hoeveel geld moet ik ophalen? Zoveel mogelijk! Naast het inschrijfgeld is er geen minimum, zodat iedereen mee kan doen. In de praktijk blijkt dat een bedrag van 100,00 per persoon haalbaar is. In hoofdstuk Tips om geld in te zamelen voor de SamenLoop in deze handleiding vind je tips om geld in te zamelen. Hoe lang moet ik wandelen? Afhankelijk van het aantal teamleden en in overleg met je teamcaptain bepalen jullie samen hoelang ieder teamlid loopt. Gemiddeld bestaat een team uit tien tot vijftien personen, een teamlid loopt dan gemiddeld twee uur. Als team kun je een schema opstellen, zodat iedereen weet wanneer en hoe lang hij moet wandelen tijdens het evenement. Stel dat het regent? Weer of geen weer de SamenLoop gaat door. Bereid je voor op slecht weer: kleed je daar op en houd er rekening mee bij de activiteiten die je gaat organiseren. Mag ik familie en vrienden uitnodigen om te komen kijken en mee te doen met de activiteiten? Ja, graag zelfs. Vraag zoveel mogelijk mensen om te komen kijken: de SamenLoop voor Hoop is voor iedereen, jong en oud. Voor de mensen die komen kijken zijn er allerlei activiteiten te doen op het terrein, al het geld dat daarbij opgehaald wordt gaat naar de SamenLoop, dus op deze manier dragen zij ook bij aan het eindbedrag dat wordt opgehaald bij de SamenLoop in Baarle-Nassau-Hertog. 16

17 Moet ik inschrijfgeld betalen? Ja. Als teamlid betaal je 15,- p.p. inschrijfgeld en kinderen die meedoen met de KinderSamenloop betalen een ludieke bijdrage van 2,00 p.p.. Je inschrijving is alleen geldig wanneer het inschrijfgeld is betaald. Het geld moet worden betaald binnen twee weken na bevestiging van de inschrijving. Kan ik helpen met de organisatie? Ja, graag! Er zijn altijd mogelijkheden om bij de organisatie te helpen. Vraag je teamaanvoerder of hij je in contact brengt met een van de commissieleden, bied je hulp aan tijdens het evenement zelf, of kijk op voor meer informatie. Hoe is een team samengesteld? Teams kunnen bestaan uit familieleden, vrienden, kennissen, buren, collega s, verenigingsleden., Mocht je geen team hebben, maar toch graag willen meelopen, kun je, je ook inschrijven via: onder het bloc meedoen? en dan klikken op inschrijven individueel. Als we genoeg deelnemers hebben, vormen alle individuele lopers ook een team. Anders kunnen we altijd kijken of je bij een ander team kunt aansluiten. Wat moet ik meenemen naar de SamenLoop? Denk aan: je fototoestel, stoelen, extra sokken, petje, kussen, slaapzak, snacks, zonnebril, zonnebrandcrème, een tent, versiering voor de tent, toiletartikelen, handdoek, zaklamp, warme kleding en een bidon. Ben ik verzekerd tijdens de SamenLoop? Deelname is op eigen risico. Neem zo min mogelijk waardevolle spullen mee, zodat je geen kans loopt om ze te verliezen. Moet ik meer doen dan alleen lopen? Vóór het evenement zamel je geld in. Lever tijdig al het opgehaalde geld (inclusief de bijdragen voor de kaarsenzakken) in de donatie-envelop in bij je teamaanvoerder of maak dit over (zie stap 5). De organisatiecommissie informeert je over de datum waarop dit uiterlijk moet zijn gebeurd. Het geld kan dan op tijd geteld en geregistreerd worden en er is dan tijdens het evenement zo min mogelijk contant geld in omloop. Het geld dat tijdens de SamenLoop wordt opgehaald, wordt dan ook geteld. Door het geld vroeg in te leveren, kun je je concentreren op jouw aandeel in de SamenLoop en kun je genieten van het evenement. 17

18 Regels SamenLoop voor Hoop Iedere deelnemer die zich aanmeldt voor SamenLoop voor Hoop verklaart zich akkoord met het reglement. Neem het reglement voor deelnemers dus goed door. Iedere deelnemer die zich aanmeldt voor een SamenLoop voor Hoop verklaart dat hij of zij akkoord gaat met de onderstaande regels: Deelname aan de SamenLoop voor Hoop is op eigen risico. Deelnemers en vrijwilligers onder de 18 jaar mogen alleen onder toezicht aanwezig zijn. Er is een aanvullende reglement voor jeugddeelnemers. Twijfel je of je gezondheid het toelaat om mee te doen? Raadpleeg vóóraf je huisarts. De opbrengst is ten bate van KWF Kankerbestrijding. De opbrengst wordt vooraf en/of tijdens het evenement aan de organiserende commissie van de SamenLoop (hierna de commissie) afgedragen. Indien er beeld- en/of geluidsopnames in opdracht van KWF Kankerbestrijding gedurende het evenement gemaakt worden, kunnen deze voor promotionele doeleinden gebruikt worden. Er zal afzonderlijk toestemming worden gevraagd door middel van een akkoordverklaringformulier. Voorafgaand aan het evenement dient het inschrijfformulier te zijn ingevuld en het inschrijfgeld te worden voldaan. Invaller(s) van de teamleden zal/zullen eveneens als deelnemer(s) geregistreerd worden. De teamcaptain is verantwoordelijk voor de communicatie tussen commissie en team. Er vindt geen teruggave plaats van het inschrijfgeld bij annulering. De commissie bepaalt de indeling van het terrein. In geval van nood wordt de door de betrokkene deelnemer de op het inschrijfformulier verstrekt informatie gebruikt om het thuisfront in te lichten. Een SamenLoop voor Hoop is een rookvrij evenement. Indien je tijdens het evenement alcohol nuttigt, verzoeken wij je dit met mate te doen. Aan mensen onder de 18 jaar zal geen alcohol worden verstrekt. De commissie zal iedereen die zich misdraagt, verzoeken te vertrekken en het evenemententerrein te verlaten. Aanvullende regels voor deelnemers onder de 18 jaar: Er moet te allen tijde een toezichthouder aanwezig zijn (minimaal 21 jaar). Hij of zij is verantwoordelijk voor het gedrag van dit team. De toezichthouder van een jeugdteam stelt de jongeren in staat om mee te doen. De toezichthouder brengt het team op de hoogte van het gehele reglement De toezichthouder geeft het goede voorbeeld. De toezichthouder is op de hoogte van de activiteiten van de teamleden tijdens de SamenLoop. 18