KRAAN Financieel Handleiding

Transcriptie

1 Handleiding Copyright 2014 Kraan Bouwcomputing B.V.

2 Publicatiedatum: Alle gegevens in dit document vallen onder het auteursrecht. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, opgeslagen in een retrievalsysteem, of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kraan Bouwcomputing B.V. Uit het gebruik van dit document vloeien geen garanties van Kraan Bouwcomputing B.V. voort. Kraan Bouwcomputing B.V. is niet aansprakelijk voor fouten in dit document noch voor schade die kan optreden als gevolg van de instructies in dit document. De afbeeldingen in dit document zijn gemaakt in Microsoft Windows. Afbeeldingen binnen het door u gebruikte besturingssysteem, of in de door u gebruikte versie van Windows kunnen hiervan afwijken. Kraan Bouwcomputing B.V. behoudt zich het recht voor wijzigingen in dit document in te voeren zonder voorafgaande berichtgeving. Dit document is automatisch gegenereerd.

3 Inhoud 1 Welkom Gebruik documentatie Starten met Inleiding De Structuur De Basisbestanden Het Grootboek Debiteuren/Crediteuren De Inrichting Hoe kan ik Inleiding Boeken Toepassingen tijdens het boeken Batches Uitvullen LookUps Selecteren van debiteuren en crediteuren tijdens het boeken: Indelen Boekingschermen Horizontale en verticale boekingsschermen Repeterende invoer Schermfuncties De statusbalk Toetsencombinaties tijdens boeken Dagboeken Inkoopboek Verkoopboek Kas, Bank en Giro Memoriaal Tarieven Voorafgaande journaalposten Rekening courant boeken Dimensies Inleiding Grootboek Boeken Journaalbestand inlezen Betalen Betaaladvies Automatische betaaladvieslijst Handmatige betaaladvieslijst Betalingen bewerken Kraan Bouwcomputing B.V. i

4 4.3.3 Clieop03 Aanmaken Borderel bewerken Borderel doorboeken Status borderel terugzetten Afdrukken specificatie betalingen Automatisch betalen in combinatie met Rekening Courant Aanmaningen BTW aangifte Nieuwe aangifte Historische aangifte Journaalrecords van BTW aangifte EBA (Elektronische belastingaangifte) Jaarwerk en beginbalans Voorwaarden Jaarwerk starten Voorstel jaarwerk Journaal Periodes Saldibalans Kolommenbalans Rapporteren Inleiding De stamgegevens De groeps-/bedrijfgegevens De basisgegevens Het rekeningschema Debiteuren en crediteuren De historie, saldi en kolommenbalansen Toepassingen algemeen Afdrukdefinities Openstaande posten Afdrukken Openstaande postenlijst Controlelijsten Zelf afdrukrapportages creëren KRAAN Algemeen Inleiding Kijken, wijzigen en selecteren Kijken en wijzigen Selecteren Knippen, kopiëren en plakken Knippen Kopiëren Plakken Verplaatsen Kolommen in venster Vastleggen en ophalen beeld Gebruiken filterweergave Selectiescherm Sneltoetsen en knoppen Kraan Bouwcomputing B.V. ii

5 Algemene sneltoetsen Toetsen in hoofdvensters Toetsen in detailvensters Knoppen Document types KRAAN Info Index Kraan Bouwcomputing B.V. iii

6 1 Welkom De applicatie KRAAN Financieel biedt u de mogelijkheid om uw Financiële Administratie, Projecten en Debiteuren/Crediteuren te beheren. Het programma bevat diverse mogelijkheden en middelen voor een doelmatig beheer van uw administratieve gegevens voor kleine tot grotere bouwbedrijven. De modulaire opbouw verschaft u toegang tot het Grootboek, Projecten of Debiteuren en Crediteuren. U onderhoudt de vaste gegevens in elk van de modules. De financiële vastlegging van uw bedrijfsactiviteiten vindt plaats in het Grootboek en van daaruit worden de gegevens rechtstreeks doorgegeven aan de Projecten en het Subgrootboek. Met KRAAN Financieel stroomlijnt u de vastlegging van en toegang tot de financiële gegevens van uw bedrijf. KRAAN Financieel neemt niet alleen een centrale plaats in binnen onze KRAAN lijn maar ook in uw bedrijfsvoering. Immers het bevat de financiële vastlegging van al uw bedrijfsactiviteiten. Deze module werkt integraal samen met andere applicaties van Kraan met hetzelfde concept zoals Begroot & Bewerk (bewerk voor de integratie naar Projectadministratie), Projectenbeheer, Burgerwerk en Relatiebeheer. Afhankelijk van uw huidige oplossing kan er ook integraal gewerkt worden met Inkoop (voorfase gericht op de inschrijfbegroting) en Bouw Plus. Financieel is een module van de KRAAN lijn. Kraan Bouwcomputing B.V. 4

7 2 Gebruik documentatie De documentatie beschrijft in het hoofdstuk 'Starten met' schematisch en stapsgewijs het pakket om snel met Financieel aan de slag te kunnen. Het hoofdstuk 'Hoe kan ik' beschrijft de belangrijkste handelingen die met de applicatie gedaan kunnen worden en kan goed als naslagwerk gebruikt worden. Kraan Bouwcomputing B.V. 5

8 3 Starten met 3.1 Inleiding Om een duidelijk inzicht te krijgen in het menu van KRAAN Financieel, wordt in deze stap voor stap eerst uitgelegd waarop de administratie in KRAAN Financieel gebaseerd is. Daarna zal deze handleiding ingaan op de functionaliteit van het programma. Het programma bestaat uit drie componenten die de noodzakelijk zijn om een financiële administratie vormen. In KRAAN Financieel zijn dat de volgende componenten: De Basisbestanden Het Grootboek De Debiteuren/crediteuren 3.2 De Structuur De Basisbestanden... 6 Het Grootboek... 9 Debiteuren/Crediteuren De Basisbestanden De stamgegevens binnen Basisbestanden vormen de basis voor het doelmatig beheren van de financiële administratie. Het principe van de stamgegevens binnen Basisbestanden is dat deze een langdurig dan wel vast karakter hebben. Het venster Basisbestanden kan geopend worden vanuit de twee basisvensters, Grootboek en Debiteuren/Crediteuren. Het venster van Basisbestanden bestaat uit verschillende submappen onderverdeeld in de categorieën: Financieel Algemeen Landen Nadat alle mappen van dit menu zijn opengeklapt is er een volledig overzicht op het linkerpaneel te zien van de stambestanden die hier te raadplegen en/of te muteren zijn. Het venster van Basisbestanden bestaat altijd uit twee panelen. Op het linkerpaneel selecteert u uit de mappenstructuur een bestand dat u wilt raadplegen of bewerken en op het rechterpaneel krijgt u de tabellen met de details (ofwel inhoud van de map) te zien die u naar eigen inzicht op dit paneel kunt inrichten of bewerken. In onze voorbeelden laten wij op het rechterpaneel zoveel mogelijk de verticale vensters zien. Deze vensters zijn overzichtelijker. In sommige gevallen mag u zelf bepalen of er wel of geen gegevens worden ingevuld in een bepaald veld. Echter, in een aantal gevallen is het noodzakelijk om het veld te vullen met een Kraan Bouwcomputing B.V. 6

9 'waarde'. Dit zijn verplichte velden. Mocht er op een veld geen waarde vermeld staan terwijl dat wel vereist is, dan wordt u er automatisch door het programma op gewezen door een foutmelding op uw beeldscherm. De keuzes in basisbestanden zijn de volgende: De functie van elk van de Basisbestanden: Map Basisbestand Functie Financieel Algemeen Groep BTW verzamelcodes RC rekeningen Valutacodes BTW codes Debiteur/crediteur groepen Administratieve kostensoort Bewakingskosten-soort Standaard dimensies Tabel met indeling van de Nederlandse BTW aangifte, aansluitend op uw BTW administratie. Wordt gevuld uitgeleverd. Tabel met verwijzingen voor Rekening Courant boekingen. Hierin moet in ieder geval de Euro als valuta aanwezig zijn. Tabel met BTW codes ten behoeve van een correcte BTW administratie. Groepsaanduidingen t.b.v. de koppeling tussen relaties en grootboek. Koppeltabel tussen grootboek en projectbewaking op basis van gerealiseerde kosten vs. begrote kosten. Tabel met bewakingskostensoorten van uw bedrijf. De bewakingskostensoort is de in de begroting gehanteerde kostensoort. Tabel waarin max. 5 afgeleiden van het grootboek, zoals kostendragers, plaatsen enz. vastgelegd kunnen Kraan Bouwcomputing B.V. 7

10 Bedrijf Algemeen Relaties Landen Algemene kosten groepen Algemene kosten Bank/Girogegevens Dagboeken Periodes Tariefcodes Tariefopbouw Dimensies Titel Werkzame personen Functie Schrijfwijze Taal Gemeente worden Groepentabel waarmee een gedefinieerde dekkingenstructuur gemakkelijk aan een project kan worden gekoppeld. Dekkingentabel voor doorbelasting van AK naar Projecten. Tabel met bank en gironummers van uw bedrijf. Gedefinieerde invoervormen van boekingen in de financiële administratie. Periode indeling van de financiële administratie. Tabel met tariefcodes voor gebruik Boeken tarieven Tabel waarin opbouw per tariefcode is vastgelegd. Tabel waarin de variabelen per standaard dimensie kunnen worden vastgelegd. Tabel met titels van personen. Tabel waarin per relatie aangegeven kan worden hoeveel personen er werkzaam. Tabel om per relatie/contactpersoon aan te kunnen geven welke functie zij hebben. Internationale tabel voor schrijfwijzen van adressen Talentabel met aanwijzingen voor adressering en aanspreken van mannen en vrouwen. Gemeentetabel van Nederland. Wordt gevuld uitgeleverd. Kraan Bouwcomputing B.V. 8

11 Postcode Landen KvK Postcode cijfers tabel van Nederland, met koppeling aan gemeente en KvK. Wordt gevuld uitgeleverd. Landen en talentabel. Tabel met Kamer van Koophandel regio s. Het Grootboek... 9 Debiteuren/Crediteuren Het Grootboek Anders dan in Basisbestanden bevat het scherm Grootboek slechts één type stamgegevens. Het rekeningschema kan integraal benaderd worden of op basis van de rubrieksindeling en groepsindeling, welke met behulp van verkorte rekeningnummers wordt vastgelegd. De wijze van benadering wordt gekozen via de knop in het lint onder Beeld. Invoer in het rekeningschema geschiedt niet in het horizontale scherm maar altijd in het verticaalscherm. Voorbeeld van een leeg verticaalscherm: Kraan Bouwcomputing B.V. 9

12 Alle ingevoerde en/of gemuteerde gegevens worden opgeslagen zodra u het venster verlaat. Bij het sluiten van het venster komt het programma met de volgende vraag: Als eenmaal is geboekt op een grootboekrekening, kunt u onder de tabs van dit invoerscherm deze financiële gegevens benaderen: Het Journaal bevat de boekingsregels. De Dimensies onderhouden per grootboekrekening of dimensies van toepassing zijn. De Periodes tonen de boekingen per periode. De Saldibalans toont het saldo tot en met de geselecteerde eindperiode (huidig), het saldo tot en met de geselecteerde beginperiode (vorig), en de mutaties in de geselecteerde periode. De Kolommenbalans geeft een overzicht bestaande uit achtereenvolgens proefbalans, saldibalans, voorafgaande journaalposten, resultatenrekening en (eind)balans. De Basisbestanden... 6 Debiteuren/Crediteuren Debiteuren/Crediteuren Net als in het grootboek bevat het basisvenster van Debiteuren/Crediteuren slechts één type stamgegevens. Debiteuren/Crediteuren kunnen integraal benaderd worden of op basis van een selectie, die u kunt maken met de knoppen in de navigatiebalk en in het lint onder Beeld. De volgende functies staan ter beschikking: Bedrijven en personen Alleen bedrijven Alleen personen Debiteuren en Crediteuren Alleen Debiteuren Alleen Crediteuren Invoer van een nieuwe relatie in de functie Debiteur of Crediteur geschiedt, zoals in het rekeningschema, niet in het lijstscherm, maar altijd in het verticaalscherm. Hierbij kiest u voorafgaand altijd of een bedrijf of een persoon moet worden toegevoegd. Kraan Bouwcomputing B.V. 10

13 Voorbeeld van een leeg toevoegscherm: De betekenis van de tabs in dit scherm is (in hoofdlijnen): NAW: Basisgegevens van bedrijf of persoon. Personen: Gegevens van personen in relatie tot de relatie. Financieel: Gegevens ten behoeve van financiële transacties. Debiteur: Indien relatie debiteur is, kunnen hier de debiteureneigenschappen ingevoerd worden. Crediteur: Indien relatie crediteur is, kunnen hier de crediteureneigenschappen ingevoerd worden. Boekingen: Boekingen en openstaande posten van de debiteur/crediteur. WKA: Aanvullende relatiegegevens inzake de Wet Keten Aansprakelijkheid. Als u in het basisvenster Debiteuren/Crediteuren via de navigatiebalk naar Saldioverzichten per groep gaat, krijgt u het scherm te zien waarin u per debiteuren/crediteurengroep het journaal, de periodes en saldibalans kunt opvragen. Kraan Bouwcomputing B.V. 11

14 In het lint kunt u de groepscode selecteren. In dit scherm ziet u de Journaalposten van de geselecteerde periode. Onder de tab Periodes ziet u de saldi van de boekingen op de relatie per periode. Onder de tab Saldibalans ziet u de saldibalans per relatie over de opgevraagde periode. De Basisbestanden... 6 Het Grootboek De Inrichting De hoofdmap Basisbestanden is onderverdeeld in drie submappen, namelijk: Financieel Algemeen Landen Deze drie mappen zijn op hun beurt weer onderverdeeld in submappen. De diverse stambestanden staan in relatie tot elkaar. Dat betekent dat bepaalde gegevens pas effect hebben als eerst een ander stambestand is ingevoerd of aangevuld. De volgorde en mate van afhankelijkheid wordt weergegeven in het onderstaande schema, waarin tabellen onder Algemeen, Relaties en Landen buiten beschouwing zijn gelaten, omdat voor die tabellen voor een financiële administratie geen functionele verplichtingen gelden. De volgorde zoals wordt geadviseerd: 1. Valutacodes. Voor elke groep dient een valutatabel aanwezig te zijn. Deze wordt standaard meegeleverd. 2. Groepen (geen basisbestand). Tijdens het installeren van KRAAN Financieel wordt standaard Kraan Bouwcomputing B.V. 12

15 een groep 001 en een bedrijf 001. Een groep functioneert alleen indien er minimaal één bedrijf actief is. 3. Bedrijven (geen basisbestand). Een bedrijfsnummer is te allen tijde gekoppeld aan een groep. 4. Bewakingskostensoort. De Bewakingskostensoort (ook wel technische kostensoort) dient ingevuld te zijn ten behoeve van de Administratieve kostensoort. 5. Administratieve kostensoort. Deze is gekoppeld met de Bewakingskostensoort en is verantwoordelijk voor de rubricering van de projectkosten in de financiële administratie. 6. Rekeningschema (geen basisbestand). In het grootboek dienen aangemaakt te worden de rekeningen: - Projectadministratie; - Bank, Giro en kas; - Debiteuren en crediteuren; - Algemene kosten; - BTW boekingen; - Betalingskorting; - Verschillenrekening dagboek; - Rekening-courant. 7. Periodes. Met de periodetabel deelt u het boekjaar in boekingsperiodes. 8. BTW verzamelcodes. De BTW codes worden gekoppeld aan de verzamelcodes ten behoeve van de BTW aangifte. De tabel BTW verzamelcodes wordt standaard meegeleverd. 9. BTW codes. Deze categoriseren de BTW tijdens het boeken. En moet ingegeven worden in het dagboek. 10. Dagboeken. Ter ordening van financiële feiten naar groepen van gelijksoortige feiten. Verplicht voor Bank/Giro gegevens. 11. Bank/Giro gegevens. Noodzakelijk bij het uitvoeren van betalingen. 12. Debiteur/Crediteur groepen. Verplicht ten behoeve van groepering debiteuren en crediteuren (ofwel t.b.v. Relaties). 13. Relaties. Hiervoor dienen BTW codes, valutacodes en debiteur/crediteurgroepen aanwezig te zijn. 14. Algemene Kosten groepen. Ten behoeve van doorbelasting AK. 15. Algemene Kosten. Invoeren doorbelastingregels. 16. Rekening-courant. Indien men gebruik wil maken van automatische interne verrekeningen binnen een fiscale eenheid. 17. Standaard dimensies (licentie benodigd). Indien men gebruik wil maken van kostendragers en plaatsen. 18. Dimensies. 19. Tariefcodes. Door gebruik van tariefcodes kunnen (standaard) werkzaamheden snel en eenvoudig tegen vaste verrekenprijzen worden ingeboekt. 20. Tariefopbouw. Inleiding... 6 De Structuur... 6 Kraan Bouwcomputing B.V. 13

16 4 Hoe kan ik Inleiding Boeken Betalen BTW aangifte Jaarwerk en beginbalans Rapporteren Inleiding In dit hoofdstuk wordt de diversiteit aan functionaliteit uiteengezet. Hoe kan ik? Boeken (pagina 15) Het vullen van de administratie met financiële feiten via de verschillende dagboeken. Betalen (pagina 41) Het aanmaken van een bestand met betalingsgegevens in het formaat Clieop03. BTW aangifte (pagina 56) Het opmaken van de aangifte omzetbelasting op basis van de BTW bedragen die geboekt zijn op de BTW codes. Jaarwerk en beginbalans (pagina 60) Het aanmaken van een beginbalans op basis van boekingen in het vorige boekjaar. Rapporteren (pagina 65) Het zo efficiënt mogelijk raadplegen van de geboekte financiële feiten. In het volgende hoofdstuk wordt ervan uitgegaan: dat de benodigde kennis voor KRAAN Financieel door de door Kraan Bouwcomputing voorgeschreven opleidingen; dat er sprake is van genoeg boekhoudkundige kennis; dat alle benodigde basisgegevens zijn ingevoerd. Boeken Betalen BTW aangifte Jaarwerk en beginbalans Rapporteren Kraan Bouwcomputing B.V. 14

17 4.2 Boeken KRAAN Financieel kent twee methoden om een boekingsbestand te verwerken in de administratie. Inherent aan het verwerken van een boekingsbestand staat het begrip Batches. Toepassingen tijdens het boeken (pagina 15) Dagboeken (pagina 26) Rekening courant boeken (pagina 35) Dimensies (pagina 37) Journaalbestand inlezen (pagina 39) Toepassingen tijdens het boeken Dagboeken Rekening courant boeken Dimensies Journaalbestand inlezen Toepassingen tijdens het boeken In deze paragraaf wordt ingegaan op een aantal handigheidjes tijdens het boeken. Batches Uitvullen LookUps Selecteren van debiteuren en crediteuren tijdens het boeken: Indelen Boekingschermen Horizontale en verticale boekingsschermen Repeterende invoer Schermfuncties De statusbalk Toetsencombinaties tijdens boeken Batches Kraan Bouwcomputing B.V. 15

18 Boeken nieuwe batch of bestaande batch De invoer van boekingen geschiedt in batches. Een batch is een aantal boekstukken dat verzameld wordt vóór de definitieve verwerking. De letterlijke betekenis van Batch is 'stapel'. Het is de verbeelding van een stapel boekstukken, die gezamenlijk te verwerken is. Initieel wil het programma altijd een nieuwe batch aanmaken. Deze batch krijgt een standaardnaam. Deze is te veranderen in een toepassende naam. Bijvoorbeeld Dagboek, Datum, Periode en initialen (als er meer collega s zijn voor de administratie). De aangemaakte of ingelezen boekingen in een batch zijn direct zichtbaar in de financiële administratie. De batches hoeven daarvoor niet definitief verwerkt te worden. Kan er van worden uitgegaan dat de boekingen correct zijn en geen aanvullingen behoeven, dan kunnen ze worden vastgelegd in de historie door ze definitief te verwerken. Let wel: Bij het aanmaken van een BTW aangifte of het doen van jaarwerk dienen de batches voor de betreffende periode definitief verwerkt te zijn. Daarom wordt geadviseerd in de batchnaam de periode te vermelden. In plaats van een nieuwe batch aan te maken is het ook mogelijk een toevoeging te maken op een bestaande batch. Zo wordt het mogelijk bijvoorbeeld alle inkoopboekingen voor de periode augustus te verwerken onder batchnaam: 'Inkopen TZ'. Hoewel het mogelijk is meerdere dagboeken in een batch in te voeren, wordt dit sterk afgeraden omdat het de duidelijkheid van de controlelijst niet ten goede komt. Ophalen van bestaande boekstukken om deze aan te passen is ook mogelijk, maar beter is het te doen via de navigatiebalk, keuze Batches. Om de ingevoerde boekingen in de administratie te verankeren zijn nog enkele handelingen nodig. Het doel van het overzicht van batches is het kunnen controleren, muteren en afdrukken van voorlopige boekstuknummers, waarna deze definitief te verwerken zijn in de historie. Hiermee wordt de controle gestart op de boekingen van de geselecteerde batch. Het programma Kraan Bouwcomputing B.V. 16

19 controleert of de boekstuknummers binnen de batch valide en vierkant zijn. Alternatieve mogelijkheden om de keuze op te starten is de toetscombinatie Ctrl-U of via 'Batchcontrole uitvoeren'. Als het programma tijdens de controle geen problemen signaleert, verschijnt de vraag of de batch definitief verwerkt dient te worden: Als het programma problemen vindt in de boeking verschijnt dit scherm niet. Klikt u op Nee, dan heeft u de gelegenheid om in tabblad 'Resultaten van verwerking' aanvullingen en mutaties te verrichten in de batch. In het bovenste venster staan de boekstukken. In het veld Vierkant wordt met een vinkje aangegeven dat het boekstuk vierkant is. In veld 'Gevalideerd' wordt met een vinkje aangegeven dat er geen andere fouten in het boekstuk zijn aangetroffen. Als er foutmeldingen zijn, worden deze per boekstuk aangegeven in het onderste paneel van het scherm. Toelichting: Batches Deze lijst geeft een overzicht van de voorlopige batches. Om een overzicht te krijgen van ook definitief gemaakte batches, gebruikt u de knop weergegeven. zodat ook afgesloten batches worden Kraan Bouwcomputing B.V. 17

20 Resultaten van verwerking Het paneel 'Resultaten van verwerking' geeft een overzicht van de inhoud per batch. Dit overzicht geeft de mogelijkheid aanvullingen en mutaties te verrichten per boekstuk. Door met de rechtermuisknop op een boekstuk te klikken, wordt het volgende bewerkingsmenu geopend: Met de optie Boekstuk bijwerken zijn aanvullingen en mutaties te verwerken in het geselecteerde boekstuk. Om snel een boekingsregel te benaderen, wordt geadviseerd het horizontale boekingsscherm te gebruiken. Met de optie Boekstuk verplaatsen kunnen boekstukken verplaatst worden naar een andere bestaande batch. Opmerking: Bij voorafgaande journaalposten is het niet mogelijk een boekstuk naar een andere batch te verplaatsen, omdat een voorgaande journaalpost uit twee boekstukken in verschillende periodes bestaat. Met deze knop wordt een voorlopige batch inclusief inhoud verwijderd. Met deze knop krijgt u een overzicht te zien van de journaalposten. Uitvullen LookUps Selecteren van debiteuren en crediteuren tijdens het boeken: Indelen Boekingschermen Horizontale en verticale boekingsschermen Repeterende invoer Schermfuncties De statusbalk Toetsencombinaties tijdens boeken Uitvullen Het grootboekrekeningnummer (6-cijferige code) wordt tijdens het boeken aangevuld met nullen. Van een rekeningnummer, dat eindigt op één of meer nullen, hoeft u alleen de cijfers tot en met het laatste cijfer ongelijk aan nul in te vullen. Vervolgens verplaatst u de cursor. Het programma vult het ingevulde rekeningnummer aan met de resterende nullen. Ook de bewakingscode wordt automatisch uitgevuld. Het verschil t.o.v. een grootboekrekening is, dat per project kan worden gekozen of naar links of naar rechts moet worden uitgevuld (aan de voor- of achterkant van de ingevulde waarde nullen toevoegen). Kraan Bouwcomputing B.V. 18

21 LookUps Knop Het opvragen kan bij velden waarachter dit icoon staat. Tijdens het boeken kan de informatie direct ingetoetst worden (u weet wat u wilt invullen en toetst dat in). Met behulp van de filterregel is het gezochte gegeven te vinden. Als deze gevonden is, wordt deze in het boekingsscherm toegevoegd door middel van OK of een dubbelklik met de linkermuisknop op de gezochte regel Selecteren van debiteuren en crediteuren tijdens het boeken: Tijdens het boeken (vooral wanneer het inkoop- en verkoopboekingen betreft) is het handig om snel debiteuren en crediteuren te kunnen opvragen. Daarvoor zit in het boekingsprogramma voor alle programmacodes de mogelijkheid deze op te vragen op verschillende manieren. Via de knop bepaalt u de standaard invoer van de relatie per dagboek en gebruiker. De invoer kent de volgende mogelijkheden: Zoeken op relatiecode; Zoeken op zoeknaam; Zoeken op naam; Zoeken op bank-/gironummer; Zoeken op OB/BTW-nummer. Op relatiecode, zoeknaam en naam zoeken, spreekt voor zich. Door het veld 'Debiteur/Crediteur' gedeeltelijk in te vullen en op de entertoets te drukken, toont het programma de opties die als relatie in KRAAN Financieel beschikbaar zijn. Het zoeken op bank-/gironummer en BTW-nummer heeft als voordeel dat het karakter van het nummer altijd uniek is. Dat betekent dat de kans dat op een verkeerde relatie wordt geboekt sterk wordt verkleind. Veel bedrijven hebben immers te maken met facturen van relaties onder dezelfde naam maar van een andere locatie/afdeling. Indien het tabblad Financieel van de relatie gevuld is, kan hiermee de relatie geslecteerd worden worden. Kraan Bouwcomputing B.V. 19

22 In het Inkoopboek wordt alleen geboekt op Crediteuren. In het Verkoopboek wordt alleen geboekt op Debiteuren. In Kas, Bank, Giro en Memoriaal kan op relaties worden geboekt in beide hoedanigheden (debiteur en/of crediteur). Als u een relatie kiest die zowel debiteur als crediteur is, verschijnt een keuzevenster: Er zijn bij LookUps nog twee bijzondere situaties: Als u bij het boeken van kosten en opbrengsten een projectrekening kiest in een LookUp, verschijnen achtereenvolgens ook LookUps van Projecten en Bewakingscodes. Als u bij het boeken van betalingen in Kas, Bank, Giro of eventueel Memoriaal de relatie kiest in een LookUp, verschijnt daar de lijst met openstaande posten van de desbetreffende relatie. Deze is ook handmatig op te vragen via veld 'Intern factuurnummer'. Boeken van betalingen van facturen: In alle keuzelijsten tijdens het boeken, kan per LookUp maar één regel gekozen worden. Alleen bij het boeken van betalingen (in Kas, Bank, Giro en Memoriaal) onder veld 'Intern factuurnummer' bestaat een meervoudige selectie Indelen Boekingschermen Het is mogelijk de indeling van het boekingsscherm per dagboek per gebruiker aan de werkmethodiek van de betreffende gebruiker aan te passen. Per boekingsscherm is de functie te vinden in het lint. Kraan Bouwcomputing B.V. 20

23 Indien gekozen wordt voor Bewerken, opent het scherm in de actuele indeling. Op de tabbladen 'Boeking velden' en 'Tegenboeking velden' is de indeling en invulling te bepalen door velden te selecteren en verplaatsen van de groep 'Optionele velden' naar groep 'Gebruikte velden' en vice versa. In de groep 'Gebruikte velden' zijn de velden te rangschikken door middel van de pijltjes. Standaard staan drie velden naast elkaar. Een uitzondering hierop vormt een omschrijving achter een optioneel veld. Indien een veld met een optionele omschrijving wordt geselecteerd in de groep 'Gebruikte velden' wordt onderin het scherm een paneel getoond met de opties: Rechts, Onder en Geen. Dit geeft de positie aan van de omschrijving. Als de omschrijving 'Rechts' komt te staan, is ruimte voor één veld minder op die regel. Als de omschrijving 'Onder' komt te staan dan worden de velden in de regel eronder één regel verder geplaatst. Als een veld aan de rechterkant van het scherm geplaatst zou worden en er wordt een omschrijving bij geplaatst aan de rechterkant, dan komt zowel het veld als de omschrijving op de volgende regel te staan. In de groep 'optionele velden' kan tevens het veld LEGE RUIMTE worden geselecteerd. Dit veld kan gebruikt worden om het volgende veld één positie op te schuiven naar rechts. Tijdens het selecteren en rangschikken van velden (eventueel met behulp van het veld LEGE Kraan Bouwcomputing B.V. 21

24 RUIMTE) is het mogelijk tussentijds de indeling te bekijken via tabblad Scherm tot uiteindelijk het gewenste resultaat bereikt is. Aangezien de boekingsschermen per dagboek twee weergaven hebben, namelijk: Grootboek of debiteuren/crediteuren weergave voor KBG en memoriaal; Grootboek of projectweergave voor inkopen en verkopen zijn deze apart in te delen via beeld en vervolgens te kiezen voor Compact of Uitgebreid formaat. Door te kiezen voor Bestand > Opslaan of Opslaan als wordt de indeling opgeslagen en als standaard ingesteld voor de huidige gebruiker voor het huidige dagboek. Door te kiezen voor Bestand > Verwijderen wordt de indeling verwijderd, ook voor de overige gebruikers die van dit sjabloon gebruik maken. Op het tabblad Gebruik is te zien door wie en voor welk dagboek dit sjabloon wordt gebruikt. Voor het standaardsjabloon is dit leeg. De gebruiker kan op het boekingsscherm kiezen voor de standaard veldindeling voor de programmacode van het huidige dagboek door te kiezen > Standaard. Ook kan de gebruiker een (door een andere gebruiker of hemzelf) aangemaakt sjabloon kiezen door in het boekingsscherm te klikken op > Selecteren en hier een sjabloon te kiezen. Dit wordt dan het standaard sjabloon voor de huidige gebruiker voor het huidige dagboek Horizontale en verticale boekingsschermen In KRAAN Financieel bestaat de mogelijkheid schermen te tonen waarin de velden naast elkaar (horizontaal) dan wel onder elkaar (verticaal) staan. Zo ook voor alle dagboekprogrammacodes. In het lint van het boekingsscherm kunt u de wijze van weergeven selecteren met de knop. Kraan Bouwcomputing B.V. 22

25 Verticaal: Horizontaal: Kraan Bouwcomputing B.V. 23

26 Repeterende invoer De standaard instelling van elk dagboek is zodanig dat elk nieuw boekstuk begint met de boekstukdatum van vandaag en met een nog in te voeren veld voor debiteuren en crediteuren. Het kan voorkomen dat een reeks boekingen gedaan wordt op een boekstukdatum anders dan vandaag en/of één en dezelfde debiteur/crediteur. Via de knop 'Laatste boekingsdatum/relatienummer bewaren' is het mogelijk de laatst gebruikte boekstukdatum en/of debiteur/crediteur automatisch vast te houden voor het volgend boekstuk Schermfuncties Het scherm heeft meerdere functies die het gebruiksgemak vergroten: Het verticaal of horizontaal weergeven van het tegenboekingsscherm. Alleen van toepassing bij Inkoop- of Verkoopdagboek. Het verticaal of horizontaal weergeven van boekstukregels. Voor alle dagboeken van toepassing. - Wisselt tussen Projectweergave of Grootboekweergave bij Inkoop- of Verkoopdagboek. - Wisselt tussen Debiteuren/crediteur of grootboekweergave bij Kas/bank/giro en memoriaal. Met deze twee knoppen kan genavigeerd worden tussen de ingevoerde kostenregels. Vooral handig als bij kostenregels gebruik gemaakt wordt van de verticale schermopstelling. De kostenregels verschijnen achtereenvolgens op het scherm. Met deze knop is het mogelijk de vierkantscontrole in- of uit te schakelen. Met name van belang bij het invoeren van veel boekingsregels in één boekstuk. Indien vierkantscontrole aan staat, zal het programma bij een grote hoeveelheid aan regels steeds trager worden, omdat het programma per toegevoegde regel een totale vierkantscontrole uitvoert. Echter, bij het invoeren zullen de debet- credit- en BTW-totalen in de statusregel niet getoond worden. Is het totale boekstuk ingevoerd en dient deze opgeslagen te worden, dan dient de vierkantscontrole weer aangezet te worden. Het programma beoordeelt tijdens het boeken voortdurend de boeking. Het programma stelt vast of een ingevulde boeking voldoet aan de door het programma gestelde eisen. Zolang de boeking daar niet aan voldoet is het waarschuwingssymbool in de werkbalk en in de statusbalk van het scherm ROOD. Indien tijdens het invoeren van de boekingsregels een fout is gemaakt en de vierkantscontrole wordt (weer) aangezet, zal het systeem een foutenlogboek aanmaken. Deze is Kraan Bouwcomputing B.V. 24

27 op te roepen door op te klikken in het lint. Het boekingsprogramma toont een foutenlogboek waarin wordt aangegeven in welke boekingsregel de fout is gevonden. Wijzigmodus. Deze knop dient actief te zijn om mutaties te kunnen doen. Toevoegen van kostenregels in het onderste gedeelte van het scherm. Voor het snelle toetswerk kunt u hiervoor ook gebruik maken van de + toets in het numerieke gedeelte van het toetsenbord. Een ander alternatief is een rechtermuis klik in het boekingsscherm. Verwijderen van boekingsregels of de gehele boeking. Bij verwijderen van een boekingsregel is het van belang de juiste regel te selecteren. Wordt een boekstuk gekozen, dan wordt een waarschuwing gegeven of de boeking daadwerkelijk afgebroken moet worden De statusbalk Tijdens het boeken geldt voor elk dagboek dat de uiteindelijke boeking gevalideerd kan worden en vierkant is. De status van elk boekstuknummer wordt weergegeven in de statusbalk. Zolang het uitroepteken er staat en het waarschuwingssymbool rood is, kan de boeking niet verwerkt worden. De OK toets is dan ook niet te gebruiken. Nadat het verschil zoals in de statusbalk wordt getoond is gecorrigeerd, verschijnt het groene vierkant en wordt het waarschuwingsymbool grijs. De OK toets is nu benaderbaar. Na OK verschijnt een scherm met een overzicht van de ingevoerde regels. In het bovenstaande scherm overziet u uw boeking en kiest u het vervolg. In het kader Boeking Kraan Bouwcomputing B.V. 25

28 kunt u kiezen uit de mogelijkheden: Opslaan (Alt-P) (standaard hierop ingesteld) Bijwerken (Alt-B) Annuleren (Alt-N) Daarna kunt u in het kader Vervolg kiezen uit de mogelijkheden: Volgende boeking (Alt-V) Boeken afsluiten (Alt-F) Ander dagboek (Alt-D) (zoals al eerder aangegeven, raden wij dat af in dezelfde batch) Gaat u akkoord met de gekozen instellingen, dan klikt u op OK Toetsencombinaties tijdens boeken DUPLICEREN Dupliceren van een kostenregel. Met de toetscombinatie <Shift-Ctrl-G> of door middel van een rechtermuistoets in het boekingsscherm. ENTER Met <Enter> wordt de cursor verplaatst van veld naar veld. Deze functioneert naast de in Windows gebruikelijke Tab toets. PAGE DOWN Met <Page Down> verplaatst u de cursor van het factuurgedeelte naar het gedeelte met de kostenregels. PAGE UP Met <Page Up> verplaatst u de cursor van het gedeelte met de kostenregels naar het factuurgedeelte. AFSLUITEN Met <Alt-O> sluit u het boekinsscherm af, mits de boeking vierkant en gevalideerd is Dagboeken Het boekingsprogramma wordt gestart vanuit beide basisschermen door middel van: het boekingsicoon in de navigatiebalk; de sneltoets Ctrl-B. Kraan Bouwcomputing B.V. 26

29 Bij starten van boeken wordt eerst gevraagd in welk dagboek en welke periode de boekingen gedaan gaan worden. In dit scherm is een selectie verplicht van een dagboek en periode. In deze handleiding worden alleen de programmacodes beschreven van de dagboeken Inkoop, Verkoop, Memoriaal, Kas, Bank, Giro, Tarieven en Voorafgaande journaalposten. Andere dagboeken in uw mogelijke lijst van dagboeken zijn daar afgeleiden van. Opmerking: Periode jjjj00 is alleen te gebruiken als gekozen wordt voor dagboek beginbalans. Inkoopboek Verkoopboek Kas, Bank en Giro Memoriaal Tarieven Voorafgaande journaalposten Kraan Bouwcomputing B.V. 27

30 Inkoopboek Na de keuze inkoop als dagboek verschijnt het inkoopscherm, in de weergave zoals de laatste keer gebruikt. Toelichting: Mogelijkheid om bij een creditfactuur te verwijzen naar de oorspronkelijke, indien nog niet betaalde, debetfactuur van de crediteur. Beide facturen worden in de programmatuur dan steeds samen behandeld. Mogelijkheid bij de factuur te werken met factuur- en boekingsdatum. Als u dit onderscheid maakt is de valutadatum de factuurdatum. Ook bij de kostenregel is dit veld ter beschikking. Hier geldt de valutadatum als datum waarop de kosten vallen. Dit veld stelt bij facturen, indien ingevuld, de kostenrekening op de kostenregels voor. Bovendien is het een altijd handige verwijzing (voor later) van factuur naar kosten in uw administratie. Gelieve niet gebruiken in combinatie met projectrekeningen. De BTW code ingevuld op de factuurregel geldt voor de gehele factuur. Als een factuur meerdere soorten BTW bevat, wordt het veld BTW code leeggelaten. De BTW codes worden dan per kostenregel bepaald. Factuuromschrijving die uw crediteur bij zijn betaling wil zien. Kraan Bouwcomputing B.V. 28

31 Dit is een verwijzing naar de burgerwerkbon in Kraan Burgerwerk. Indien de rekening-couranttabel is gevuld in de groepsgegevens van de basisbestanden, is het mogelijk een inkoopboeking te maken naar een afwijkend bedrijf waarop de inkoopfactuur betrekking heeft. Een eigenschap van het inkoopboek is, dat de aangemaakte boeking de volgende basisvorm kent: Factuurregel wordt credit geboekt Kostenregel en BTW worden debet geboekt Voorgaande geldt ook voor negatieve bedragen Als de boeking wordt afgesloten, voert het programma op de achtergrond de volgende activiteiten uit: Eventueel omrekenen van vreemde naar bedrijfsvaluta Verrekenen van afrondingsverschillen uit die omrekening op de laatste kostenregel Toevoegen van BTW regels Toevoegen van rekening courant regels Toevoegen van AK regels Verkoopboek Kas, Bank en Giro Memoriaal Tarieven Voorafgaande journaalposten Verkoopboek Het inkoopboek functioneert nagenoeg gelijk aan het verkoopboek. Desalniettemin zijn er enkele verschillen: Het verkoopboek kent niet de rubriek Kredietbeperking; De Kosten in het inkoopboek zijn in het verkoopboek Opbrengsten; Factuurbedragen worden debet geboekt en Opbrengst en BTW credit. Inkoopboek Kas, Bank en Giro Memoriaal Tarieven Voorafgaande journaalposten Kraan Bouwcomputing B.V. 29

32 Kas, Bank en Giro Bij selectie van dagboek Kas, Bank of Giro wordt onder in het scherm het actuele saldo op de rekening weergegeven. Dit moet gelijk zijn aan het beginsaldo van het dagafschrift of kasblad. In het veld 'Oud saldo' staat het uit de administratie opgehaalde saldo van de Bankrekening. In het veld 'Nieuw saldo' is het eindsaldo van het dagafschrift in. Samen met de mutaties van het dagafschrift vormt dit een vierkante boeking. Het nieuwe saldo is in het volgende boekstuk het oude saldo. U kunt ook kiezen het nieuwe saldo in te voeren in het navolgende boekingsscherm. Na OK verschijnt het boekingsscherm (bij voorkeur gekozen voor het horizontale scherm): Met de knop wisselt tussen Debiteuren/crediteur of grootboekweergave. Rubrieken in Kas/Bank/Giro zijn: Ten behoeve van de functie boeken factuurbetalingen via rekening-courant naar andere bedrijven binnen de groep. Code welke mede de aflettering van een factuur bepaalt. Een factuur heeft in het Inkoop- en Verkoopboek standaard een F. Betalingen (afboekingen) hebben de volgende codes: Het borderel kan ook wel beschouwd worden als een Betaallijstnummer. Dit veld wordt automatisch gevuld vanuit het betalingenprogramma. Kraan Bouwcomputing B.V. 30

33 Overige eigenschappen: Het verschil tussen Oud en Nieuw saldo wordt op de verschillenrekening in de dagboekdefinitie geboekt. Anders dan in Inkoop en Verkoop heeft u in Bank per regel zowel de debet- als de creditkolom ter beschikking. Per regel mag echter alléén debet of credit ingevuld worden. Tijdens het afsluiten van de boeking wordt het saldo boeking aangemaakt (verschil tussen Oud saldo en Nieuw saldo). Afletterverschillen die optreden bij valutaboekingen en vierkantverschillen ten gevolge van valutaboekingen worden op afzonderlijke extra regels geboekt. Inkoopboek Verkoopboek Memoriaal Tarieven Voorafgaande journaalposten Memoriaal Het Memoriaal dagboek staat voor een palet van boekingsdocumenten die in geen van de andere drie soorten dagboeken passen. De essentie van dit dagboek is gericht op de interne administratie. Dat wil zeggen, de financiële feiten door de organisatie zelf zijn gemaakt. Voorbeelden daarvan zijn de loonjournaalposten, beginbalans boekingen en correctieboekingen. (Bij voorkeur gekozen voor een horizontaal scherm). Met de knop Overige eigenschappen: wisselt u tussen debiteuren/crediteur- of grootboekweergave. Net als bij bank boeken is er per regel zowel de debet- als de creditkolom ter beschikking. Per regel mag echter alleen debet of credit ingevuld worden. Afletterverschillen ten gevolge van valutaboekingen en vierkantverschillen ten gevolge van valutaboekingen worden op afzonderlijke extra regels geboekt. Kraan Bouwcomputing B.V. 31

34 Inkoopboek Verkoopboek Kas, Bank en Giro Tarieven Voorafgaande journaalposten Tarieven Het dagboek 'Burgerwerk tarieven' is een afgeleide van het memoriaal dagboek bedoeld om eenvoudig vaste interne verrekentarieven gezamenlijk door te belasten naar bijvoorbeeld projecten. De vaste interne verrekentarieven voor standaardactiviteiten worden ingevoerd in de basisbestanden. Voor de eenvoudigste invoer van tariefboekingen wordt gekozen voor het horizontale scherm. Meerdere tariefregels kunnen per boekstuk aangemaakt worden, mits deze betrekking hebben op dezelfde periode en boekstukdatum. Van de velden: periode, boekstuknummer, boekstukdatum, eenheid en bedrag debet/credit kan niet worden afgeweken. In het veld tariefcode wordt de tariefcode gebruikt zoals die is aangemaakt in de basisgegevens. In de velden aantal debet en credit wordt het aantal eenheden ingevoerd dat doorbelast moet worden. Ten opzichte van de andere dagboeken, wordt bij tarieven boeken het journaal gegenereerd op basis van de ingevoerde regels. Het programma bepaalt het totaal van de regel aan de hand van de tariefopbouw van de tariefcode en het aantal eenheden debet of credit. Automatisch wordt het journaal aangemaakt waarbij het totaal wordt doorbelast naar het ingevoerde rekeningnummer en uitgesplitst naar de dekkingsrekeningen volgens de tariefopbouw. Het veld omschrijving voor de boekingsregel wordt gevuld met de omschrijving van de tariefcode. Het veld omschrijving voor de dekkingenregels krijgen het nummer van het rekeningnummer mee waarop geboekt is. Kraan Bouwcomputing B.V. 32

35 Opmerking: Als gebruik wordt gemaakt van boekingen op een project of grootboekrekening uit een ander bedrijf worden wel rekening courantregels gegenereerd, maar de dekkingsregels worden altijd geboekt in het originele bedrijf. Inkoopboek Verkoopboek Kas, Bank en Giro Memoriaal Voorafgaande journaalposten Voorafgaande journaalposten Het dagboek 'Voorafgaande journaalposten' is een afgeleide van het Memoriaal dagboek met het verschil dat dit dagboek het mogelijk maakt kosten of baten (zgn. transitorische posten) enkele periodes vooruit te boeken. Het doel is om financiële feiten te reserveren tot een bepaalde periode. Dit houdt in dat er een scheiding aangebracht wordt tussen: Het boeken van de betaling van de kosten of van de ontvangst van de baten; Het boeken van de kosten of baten voor de betrokken periode. Kraan Bouwcomputing B.V. 33

36 Selectie dagboek ziet er als volgt uit: Het dagboek voorafgaande journaalposten kent twee periodekeuzevensters. In het bovenste venster wordt de periode geselecteerd waarin de boeking plaats vindt. In het onderste venster de periode waarop de boeking betrekking heeft. Het boekingsscherm Voorafgaande journaalposten: Dit boekingsscherm is een afgeleide van het Memoriaal boekingsscherm met als verschil de rubriek Periode VJP. Kraan Bouwcomputing B.V. 34