KRAAN Financieel Werkkostenregeling (WKR) Versie 1.4 build 409

Transcriptie

1 Versie 1.4 build 409 Copyright 2014 Kraan Bouwcomputing B.V.

2 Publicatiedatum: Alle gegevens in dit document vallen onder het auteursrecht. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, opgeslagen in een retrievalsysteem, of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kraan Bouwcomputing B.V. Uit het gebruik van dit document vloeien geen garanties van Kraan Bouwcomputing B.V. voort. Kraan Bouwcomputing B.V. is niet aansprakelijk voor fouten in dit document noch voor schade die kan optreden als gevolg van de instructies in dit document. De afbeeldingen in dit document zijn gemaakt in Microsoft Windows. Afbeeldingen binnen het door u gebruikte besturingssysteem, of in de door u gebruikte versie van Windows kunnen hiervan afwijken. Kraan Bouwcomputing B.V. behoudt zich het recht voor wijzigingen in dit document in te voeren zonder voorafgaande berichtgeving. Dit document is automatisch gegenereerd.

3 Inhoud 1 Introductie Werkkostenregeling Afdrukken WKR Dimensies Consolidatie Variabel boekingsscherm WKR in KRAAN LoSa Kraan Bouwcomputing B.V. i

4 1 Introductie De beschreven aanpassingen gelden voor de KRAAN module Financieel vanaf versie 1.4 build 409. Kraan Bouwcomputing B.V. 2

5 2 Werkkostenregeling In Fi heeft u nu de mogelijkheid de werkkostenregeling in te richten in uw administratie. KRAAN maakt hiervoor onder andere gebruik van reeds bestaande eigenschappen van Fi: Dimensies Eventueel consolidatie Eventueel variabel boekingsscherm Niet alle klanten beschikken over deze functionaliteiten in Fi. Om hiervan gebruik te kunnen maken zijn misschien extra licenties nodig. Dit is afhankelijk van de wijze waarop u met WKR wilt omgaan. Daarnaast zijn in Fi enkele aanpassingen gedaan. Licentie Om te zien of u beschikt over licenties voor Consolidatie, Dimensies en Variabel boekingsscherm, gaat u naar > > tab Licentie. Aanpassingen in FI Kraan biedt de mogelijkheid de elementen van WKR in te richten in het rekeningschema en in Dimensies. Met 'elementen van WKR' wordt hier bijvoorbeeld bedoeld: Gerichte vrijstellingen Vrije ruimte Intermediaire kosten In het kort komt het erop neer dat de juiste benaming aan grootboekrekening en/of dimensiecode wordt gegeven, en de onder WKR vallende kosten worden voorzien van een juiste codering. Voor alle elementen in de WKR geldt dat de kosten inclusief BTW zijn. Voor het element Vrije ruimte geldt aanvullend, dat het plafond van de vrije ruimte is vastgesteld op 1,2% over het loon in het bedrijf (vanaf 2015). Over het meerdere (incl. BTW) betaalt u eindheffing. Hier heeft incl. BTW mogelijk financiële gevolgen. Om een juiste weergave te krijgen (uw boekhouding is tenslotte excl. BTW) is aan de instellingen in Fi een tabblad WKR toegevoegd. Hier kunnen de volgende instellingen worden gedaan: Met welk afwijkend BTW-percentage de bedragen WKR dienen te worden berekend (u kunt hierover eventueel afspraken maken met de belastinginspecteur). Welke grootboekrekeningen boekingen bevatten in de WKR. Welke dimensie wordt gebruikt voor WKR. Voor welke dimensiecodes een weergave incl. BTW moet worden gemaakt (dimensiecodes zijn gegevens per bedrijf). De weergave incl. BTW gaat ervan uit dat bij het boeken van kosten op de kostenregels de juiste BTW-code wordt gekozen en het juiste BTW-bedrag wordt ingevuld. Door deze werkwijze kan in het WKR overzicht de BTW bij de kosten worden geteld en een realistische weergave worden Kraan Bouwcomputing B.V. 3

6 gemaakt van die kosten incl. BTW (indien geen afspraak met de belastinginspecteur over het percentage is gemaakt). De nadruk ligt op Vrije ruimte vanwege het financiële risico (de eindheffing). De functionaliteit kan echter ook worden gebruikt om afwisselend alleen vrije ruimte of alle elementen van WKR incl. BTW weer te geven. Bestedingen aan de elementen van WKR kunnen met de bestaande functionaliteit al zichtbaar worden gemaakt (excl. BTW) in de functie Grootboek totaal in Financieel. In de WKR weergave van grootboek worden ook de gebruikelijke bedragen weergegeven. In Grootboek is een nieuwe functie (WKR) gemaakt, waarin de bestedingen WKR inclusief BTW worden weergegeven: Als in de instellingen geen BTW percentage is opgegeven, wordt de BTW van de kostenregel opgeteld bij het bedrag van de regel. Als in de instellingen wel een BTW percentage is opgegeven, wordt het bedrag van elke kostenregel verhoogd met het opgegeven percentage. In de instellingen kan vanaf versie 1.4 build 409 het volgende worden opgegeven: Toelichting: In het veld 'BTW % WKR' kan een eventueel met de belastinginspecteur afgesproken percentage worden ingevuld als gemiddeld BTW percentage. Laat dit veld leeg als hierover geen afspraak bestaat. In het kader 'Rekeningnummer voor weergave inclusief BTW' worden de grootboekrekeningen opgegeven waarvan u de boekingen inclusief BTW wilt weergeven. U dient hier alleen 6-cijferige bestaande grootboekrekeningen op te geven. Niet bestaande rekeningen en kortere nummers worden weergegeven als <niet gevonden> en hebben geen effect op het WKR overzicht. Kraan Bouwcomputing B.V. 4

7 Bij 'Dimensie WKR' kunt u uit de keuzelijst een dimensie kiezen welke is ingericht voor WKR (zie de toelichting verderop in dit artikel). In de opsomming Dimensiecodes (wat de dimensiecodes zijn van de gekozen dimensie) kunt u de dimensiecodes opgeven welke dienen te worden weergegeven in het nieuwe grootboekoverzicht WKR. Het aangepaste navigatiemenu Grootboek ziet er als volgt uit: Klikt u op 'WKR' terwijl de instellingen nog niet zijn opgegeven, verschijnt de melding: Kraan Bouwcomputing B.V. 5

8 In het overzicht met boekingen in het grootboek zijn de volgende kolommen toegevoegd: Deze kolommen zijn standaard in het overzicht geplaatst. De nieuwe velden worden achteraan (= helemaal rechts) toegevoegd. U kunt deze zelf verschuiven naar de juiste plaats in het scherm. Kraan Bouwcomputing B.V. 6

9 3 Afdrukken WKR De nieuwe weergavefunctie voor WKR inclusief BTW is een afgeleide van Grootboek Totaal en heeft daarom dezelfde functies van Grootboek Totaal. Via de knop zijn dan ook dezelfde afdrukdefinities beschikbaar. Op deze wijze kunnen eenvoudig kopieën worden gemaakt van de beschikbare afdrukdefinities voor WKR en deze aanpassen, door de bedragkolommen WKR toe te voegen. Dit kopiëren en aanpassen gaat als volgt: Klik op. U ziet het volgende scherm: Klik op Wijzigen en vervolgens Beheer. Het volgende scherm verschijnt: Selecteer de juiste afdrukdefinitie en klik op Kopiëren. U kunt nu een naam opgeven voor de nieuwe definitie. Kies een herkenbare naam in met verwijzing naar gebruik binnen de schermfunctie voor WKR. Sla de definitie op en kies voor Actief maken en Sluiten. Kraan Bouwcomputing B.V. 7

10 Ga naar de tab Kolommen (de weergave kan verschillen): De beide bedragen in de linkerkolom (Bedr.Cr.WKR en Bedr.Db.WKR) voegt u toe in de samengestelde kolom Bedragen in de rechterkolom. Hierdoor zullen in het te maken overzicht de bedragen incl. en excl. BTW naast elkaar worden weergegeven. De samengestelde kolom bestaat uit de velden gekoppeld met een geel haakje. De omschrijving van de samengestelde kolom (Bedragen) wordt rechtsboven in het scherm getoond. Dit gaat als volgt: Klik 'Bedr.Db.WKR' aan in de linkerkolom. Klik éénmaal op. Klik op 'Bedr.Db.WKR'. Klik op zo vaak als nodig is om het veld op de juiste plaats te krijgen. Herhaal dit voor 'Bedr.Cr.WKR'. Druk op de Shift toets en houd deze ingedrukt. Klik op 'Bedr.Db.WKR'. Klik op 'Bedr.Cr.WKR'. Laat de Shift toets los. Geef onder Samengestelde kolom een naam op, bijvoorbeeld 'WKR inclusief BTW'. Pas de (sub)tellingen van de nieuwe bedragkolommen aan aan die van de bedragen excl. BTW: Kraan Bouwcomputing B.V. 8

11 Het scherm toont nu de volgende situatie: Klik op Opslaan. Het overzicht is nu bruikbaar voor de functie WKR onder Grootboek, maar ook onder Grootboek totaal. Onder Grootboek totaal zijn echter niet de kolommen 'Bedr.Db.WKR' en 'Bedr.Cr.WKR' beschikbaar. In dit voorbeeld zijn de bedragen exclusief BTW ook opgenomen, maar dit is niet nodig. Kraan Bouwcomputing B.V. 9

12 4 Dimensies In Financieel dient aan elke boeking een grootboekrekening te worden gekoppeld en aan iedere boeking welke geen debiteur-, crediteur- of automatische boeking (zoals BTW en AK) is, kunnen ook één of meer dimensiecodes worden meegegeven. Met deze dimensiecodes geeft u een nadere specificatie aan de boeking. Het gebruik van dimensiecodes voor WKR is met name interessant voor bedrijven die hun rekeningschema niet willen aanpassen aan steeds wisselende overheidsmaatregelen. De inrichting ervan gaat als volgt: In de Basisbestanden vindt u onder Financieel > Groep: Wilt u een dimensie gebruiken voor WKR, plaatst u een vinkje in de betreffende regel in de kolom 'In gebruik' en voert u een korte en lange omschrijving in. Bijvoorbeeld: De lengte is het maximum aantal tekens dat voor een code kan worden gebruikt. Het maximum is 15. Voor de aanpassingen in de software en dit document wordt ervan uit gegaan dat één dimensie wordt gebruikt voor WKR. Dit op basis van onze ervaringen bij meerdere klanten die de functie Dimensies reeds geruime tijd in gebruik hebben, dat niet alle dimensies worden gebruikt. Kraan Bouwcomputing B.V. 10

13 Onder Bedrijf kan nu de inrichting van de aangemaakte dimensie worden ingevoerd, bijvoorbeeld: Deze codes kunnen tijdens het boeken worden gebruikt in Financieel en eventueel ook worden aangeboden vanuit KRAAN Loonadministratie (zie verderop in dit document). Met behulp van deze codes kan in overzichten in Financieel worden geselecteerd en geteld. Dit is reeds bestaande functionaliteit. Voordeel van het gebruik van dimensiecodes voor WKR aan grootboekrekeningen is, dat het bestaande rekeningschema zoveel mogelijk in stand kan blijven, wat eveneens geldt voor bestaande rapportages op basis van het rekeningschema. Dimensies is een toevoeging bij het gebruik van bepaalde grootboekrekeningen. De wijze waarop dimensiecodes worden gebruikt bij het boeken is vastgelegd in het rekeningschema: Afhankelijk van het gebruikte rekeningschema kan het noodzakelijk zijn het vinkje Verplicht bij de dimensiesoort in de grootboekrekening wel of niet te plaatsen. Aangeraden wordt het vinkje te plaatsen als op een grootboekrekening uitsluitend WKR boekingen met WKR dimensie worden geboekt. Als ook zonder WKR dimensie moet kunnen worden geboekt op de grootboekrekening (zoals bij projectboekingen), dan dient het vinkje niet te zijn geplaatst. Kraan Bouwcomputing B.V. 11

14 Als een aanpassing zoals bovenstaand wordt gedaan in een groepsrekening (grootboekrekening van minder dan 6 cijfers), dan wordt de volgende vraag gesteld: Kiest u Ja, dan wordt de aanpassing ook verwerkt in alle grootboekrekeningen die met dezelfde cijfers beginnen. Wordt nu geboekt, dan is het veld WKR beschikbaar: Als het veld WKR verplicht is maar niet ingevuld, volgt de melding: In Kraan LoSa kunnen dimensies eveneens worden gebruikt (pagina 17). Kraan Bouwcomputing B.V. 12

15 5 Consolidatie Geldt voor u de Concernregeling van de WKR, dan kan het zinvol zijn te beschikken over de licentie Consolidatie. Met deze functie heeft u in het scherm Grootboek totaal en in het nieuwe scherm WKR de beschikking over de mogelijkheid de gegevens van meerdere bedrijven samengevoegd weer te geven. Welke bedrijven op een bepaald moment worden weergegeven kan telkens opnieuw worden gekozen. In het lint Beeld van het overzicht klikt u op de knop (Selecteer bedrijven): De getoonde bedrijven bevinden zich in de groep waarin wordt gewerkt. N.B.: Consolidatie kan dus alleen binnen een groep worden uitgevoerd. Zijn bedrijven in verschillende groepen opgenomen, dan heeft de licentie Consolidatie geen nut. In dit scherm worden de bedrijven geselecteerd die in het overzicht moeten worden opgenomen. Na OK wordt het scherm aangepast op de verschillende bedrijven. Consolidatie in het overzicht WKR wordt alleen uitgevoerd als bij alle te consolideren bedrijven de inrichting voor WKR in de instellingen gelijk is. Is dit niet het geval dan verschijnt de melding: Kraan Bouwcomputing B.V. 13

16 6 Variabel boekingsscherm Bij het in gebruik nemen van een dimensie wijzigen ook de boekingsschermen enigszins. Wordt voor het boeken alleen gebruik gemaakt van overzichtsschermen, zoals in onderstaand voorbeeld, dan is het effect gering. In overzichtschermen kan door het verschuiven van kolommen het scherm eenvoudig worden aangepast. Om velden in een zogenaamd verticaalscherm te verplaatsen is de licentie Variabel boekingsscherm verkrijgbaar. Bovenstaand scherm in verticale weergave: Als de plaats van het veld Werkkostenregeling in het scherm u niet bevalt, kan het worden verplaatst als u beschikt over de licentie Variabel boekingsscherm (zie bovenstaand voorbeeld). Kraan Bouwcomputing B.V. 14

17 Het resultaat is dan bijvoorbeeld als volgt: Het veld Werkkostenregeling (dit is de ingevoerde omschrijving voor de gebruikte dimensie) wordt hier gepresenteerd als nadere specificatie bij het grootboekrekeningnummer. Deze wijziging gaat als volgt (per dagboek): Klik op de sjabloonknop in het boekingsscherm en kies Bewerken. Het volgende scherm verschijnt: Afhankelijk van het dagboek (dit voorbeeld is uit Inkoopscherm met projectweergave) vindt u de Kraan Bouwcomputing B.V. 15

18 dimensies in de tab 'Boekingvelden' of 'Tegenboekingvelden'. Bij Inkoop, ga naar de tab 'Tegenboekingvelden'. U ziet een scherm als volgt: Klik op het veld dat u wilt verplaatsen en klik vervolgens zo vaak op of tot het te verplaatsen veld op de juiste plaats staat. Bijvoorbeeld: Klik vervolgens in de menubalk op Bestand > Opslaan. Afhankelijk van de situatie overschrijft u een bestaand sjabloon of maakt u een nieuw sjabloon aan. Dit wijst zich vanzelf. Kraan Bouwcomputing B.V. 16

19 7 WKR in KRAAN LoSa Binnen KRAAN LoSa komen dimensievelden niet voor. Wel kunnen voor dit doel andere velden worden gebruikt en in de koppeling van de loonjournaalpost worden aangegeven dat deze in een dimensie terecht moeten komen. Tijdens het inlezen geeft u aan welk veld dient te worden ingelezen in de dimensie voor WKR: Kraan Bouwcomputing B.V. 17