CHARE Rekeningblad in vogelvlucht

Transcriptie

1 Industry CTAC Real estate CHARE Rekeningblad Woningcorporaties en vastgoedondernemingen streven naar optimale klanttevredenheid en optimale rendementen. Duidelijke financiële gegevens spelen hierin een belangrijke rol, zeker in het kader van Zaakgericht werken en KCC (Klant Contact Centrum)-processen. Zo is het cruciaal om betaalachterstanden tijdig te signalen, maar ook om gemaakte afspraken hierover duidelijk inzichtelijk te hebben in concrete, complete en betrouwbare financiële overzichten. Overzichten die moeten leiden tot concrete acties en workflows. Wanneer betaalachterstanden ontstaan, wordt samen met de huurder naar een oplossing gezocht. Als deze oplossing tot betalen uiteindelijk niet werkt, zal de corporatie met een toegewezen deurwaarder schakelen. Alle betrokken partijen in deze processen hebben informatie, dossiers en data nodig die op een makkelijke en eenduidige manier beschikbaar zijn. Waarom CHARE Rekeningblad? SAP is het marktleidende ERP-platform en bevat complete end-to-end businessprocessen. Voor de vastgoed- en woningcorporatiesector heeft Ctac op basis van het SAP platform haar CHARE-oplossing ontwikkeld. SAP ERP bevat de gegevens vanuit bijvoorbeeld huurdercontracten, financiën, onderhoud, projecten en de vastgoed/ woningcarthotheek. De financiële gegevens hierover zijn gedetailleerd wat voor financespecialisten of bestuur een groot voordeel betekent. Om alle medewerkers te helpen in hun rol (zoals KCC-medewerker, frontoffice of teamleiders) heeft Ctac CHARE Rekeningblad ontwikkeld: een applicatie waarmee ook niet-financieel specialisten inzicht krijgen in zaken als huurtoeslagen, waarborgsommen of schuldenregelingen en de deelbetalingen die hier tegenover staan. Ook deurwaarders kunnen toegang krijgen tot de applicatie ingeval zij betrokken worden in de betaalachterstanden. Ctac vereenvoudigt SAP ERP standaard aanzienlijk, wat de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie ten goede komt. En niet in het minst profiteert de huurder, die nu altijd op de juiste manier wordt geïnformeerd. Zaakgericht werken zoals het hoort.

2 CHARE Rekeningblad in vogelvlucht CHARE Rekeningblad is een applicatie die volledig geïntegreerd is in SAP ERP standaard. In essentie is het één eenvoudig scherm waarin detailinformatie uit de diverse modules in SAP overzichtelijk wordt gepresenteerd. Een belangrijk winstpunt van CHARE Rekeningblad is het verminderde aantal regels in het open-postenbeheer, doordat het saldoverloop vanaf de oorspronkelijke vordering op de huurder op één regel wordt weergegeven. De gebruiker ziet in één oogopslag de totalen, maar kan deze desgewenst openklappen en weer oprollen. De moderne SAP Webdynpro- en Floorplan Manager-technologie die Ctac toepast, maakt dit mogelijk en zorgt bovendien voor een visueel prettig scherm. Het rekeningoverzicht vormt ten opzichte van standaard SAP een alternatieve wijze waarop het saldo van de debiteur wordt gevisualiseerd. In plaats van de gebruikelijke verticale ordening in rijen per document, worden in het rekeningoverzicht de vorderingen in chronologie gesorteerd, met de deelontvangsten zo mogelijk op dezelfde regel. Een dergelijk overzicht is in de praktijk relevant gebleken. Het rekeningoverzicht is te gebruiken in een eigen transactie waarbij de debiteur centraal staat. Hetzelfde rapport is tevens in gebruik in de kasportal. Bovenstaande initiële view kan worden bereikt vanuit: Een eigen startscherm op basis van bedrijfsnummer en debiteur Een uitgebreid startscherm op basis van NAW-kenmerken Een specifieke SAP applicatie, waarin zoekcriteria in dialoog met de gebruiker zijn voor-ingevuld.

3 Ter vergelijking: de standaard open-postenlijst (SAP transactie FBL5n). In deze lijst worden de nog openstaande vorderingen verticaal geordend, waarbij op basis van sorteren de juiste groepering kan worden bereikt. CHARE Rekeningblad toont nu op dezelfde regel van welke vordering reeds een deel is ontvangen. Tevens toont het relevante relaties met andere (zaken)partners in hetzelfde huurcontract; denk aan medehuurders of een deurwaarder. Daarnaast worden bedragen uit hoofde van een waarborgsom, betalingsregeling en/of schuldsaneringen getoond die geen invloed hebben op het totaal. Niet alleen het saldo per (deel)vorderingen is zichtbaar, maar ook een meelopend saldo dat uiteindelijk overeenkomt met het saldo uit de standaard open-postenlijst. De gebruiker kan eenvoudig vanuit het hoofdscherm de posten uitrollen, waarbij de volledige posten gerangschikt per oorspronkelijke vordering worden weergegeven. Deze details worden dan ook op typische CHARE-manier makkelijk leesbaar, met een consistente look & feel getoond.

4 Voorbeelden in CHARE Rekeningblad De oplossing kan vele scenario s tonen, waarbij de ontwikkelde logica ervoor zorgt dat gegevens eenvoudig en eenduidig in beeld komen. Enkele praktijkvoorbeelden zijn: 1. Reguliere termijnen 2. Oprollen van posten 3. Kasontvangst reguliere termijn: Volledige betaling 4. Storno Kasontvangst reguliere termijn volledige betaling 5. Kasontvangst reguliere termijn: Gedeeltelijke betaling 6. Storno Kasontvangst reguliere termijn: Gedeeltelijke betaling 7. Voorstand en verrekening met volgende termijn 8. Huurtoeslag en verrekening 9. Betalingsregeling 10. Terugwerkende kracht correctie; zoals op servicekosten 11. Eenmalige boekingen 12. Afwijkende betaler 13. Chronologie aflopend i.p.v. oplopend 14. WSNP (Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen)

5 Voorbeeld van Schuldsanering (WNSP). Voorbeeld Huurtoeslag.

6 Voorbeeld met betalingsregeling, deelbetalingen, nog niet alle posten vervallen, alle posten getoond. Wanneer de KCC-of baliemedewerker de informatie met de huurder bespreekt, kunnen één of meerdere acties vanuit CHARE Rekeningblad worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld het verwerken van een kasbetaling of het afspreken van een betalingsregeling.

7 Doelgroepen CHARE Rekeningblad staat voor het overzichtelijk presenteren van de staat van vorderingen en (deel) betalingen, in het contact met de klant: de huurder. Doelgroepen voor gebruik zijn: Klant Contact Centrum (KCC) (Afdeling) Klant- en/of contractbeheer (Afdeling) Debiteurenadministratie (Afdeling) Huurincasso Deurwaarders Voor het rekeningoverzicht gelden twee basisprincipes. 1) De betalingsreferentie dient bij boeking van de betalingsontvangst te worden gevuld met het documentnummer van de oorspronkelijke vordering. 2) De primaire invalshoek is het huurcontract in SAP Flexible Real Estate, zoals in gebruik bij woningcorporaties en vastgoedbeheerders. Voordelen van CHARE Rekeningblad De voordelen van CHARE Rekeningblad zijn onder andere: Klantvriendelijkheid De gegevens van en omtrent de huurder kunnen met hem realtime worden besproken. In de praktijk kan de huurder met de baliemedewerker meekijken op het scherm, net zoals bij een reisbureau. De financiële gegevens zijn eenvoudig te begrijpen, wat de communicatie met de klant enorm helpt. Kostenbesparing De KCC- of baliemedewerker heeft snel, met een minimum aan handelingen de juiste gegevens beschikbaar. SAP gebruik is eenvoudig en vereist geen trainingen. Verbetering van inzicht Realtime zijn de gegevens beschikbaar. Een binnenkomende betaling via Incasso is bijvoorbeeld direct zichtbaar op het moment van het maken van betalingsregelingen met de huurder. Ook de deurwaarder werkt met dezelfde realtime data en dossiers die in SAP/CHARE beschikbaar zijn. Snelle opvolging De betalingen en afspraken worden direct automatisch verwerkt in SAP, waardoor processen en activiteiten snel kunnen worden opgevolgd in de richting van de oplossing; zoals het versturen van bevestigingen of aanmaanbrieven.

8 Optimale processen door krachtige integratie De CHARE Rekeningblad-oplossing is geïntegreerd met verschillende SAP/CHAREonderdelen van Verhuur, Contractadministratie, Incasso en Financiële administratie tot Onderhoud, Inkoop of bijvoorbeeld DMS. Doorgaans zijn CHARE KCC (Klant Contact Center) of CHARE Intake het startpunt om CHARE Rekeningblad te gebruiken in de communicatie met de huurder. CHARE is de marktleidende oplossing van Ctac die in nauwe samenwerking met de corporatiesector is ontwikkeld. Het is een gecertificeerde SAP Business All-in-One oplossing waarmee primaire en secundaire processen worden ondersteund. Ctac levert CHARE zowel als compleet pakket als in bouwstenen en modules. De toepassing is beschikbaar on-premise en in de cloud. Ctac investeert doorlopend in CHARE en is actief in marktinitiatieven als CORA, VERA en REDEX. De kracht van CHARE Rekeningblad is ook beschikbaar in SAP systemen die niet op basis van CHARE zijn ingericht zolang deze systemen de moderne SAP ECC6.0/EhP6 versie of hoger hebben. Ctac - Enabling your Ambition Ctac helpt als innovatieve ICT Solution Provider klanten bij het realiseren van hun ambities. Dat doen we door het ontwikkelen en implementeren van branchegerichte oplossingen die exact inspelen op de bedrijfsprocessen van klanten in uiteenlopende sectoren. Met een passie voor technologie en een scherp oog voor bedrijfsprocessen werken we dagelijks op het snijvlak van business en IT. De sectorspecifieke totaaloplossingen voor onder meer retail, wholesale, real estate en charity zijn samen met klanten ontwikkeld. We completeren deze composed solutions met een volwaardig pakket van diensten, variërend van businessconsultancy tot managed services en softwareontwikkeling tot mobility- en clouddiensten. Daarbij kiezen we altijd voor een professionele benadering, een innovatieve invalshoek en transparant, persoonlijk contact. Ctac is genoteerd aan Euronext Amsterdam. CTAC THE NETHERLANDS Meerendonkweg 11, Postbus AT s-hertogenbosch T. +31 (0) E. info@ctac.nl I. CTAC BELGIUM Uilenbaan Wommelgem T. +32 (0) E. info@ctac.be I. CTAC FRANCE Avenue Hoche Paris T. +33 (0) E. info@ctacfrance.fr I. Ctac N.V. 2013, alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/ of openbaar gemaakt door middel van druk, fotocopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook en evenmin in een databank of retrieval systeem worden opgeslagen, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ctac N.V. NL-IN-RE-BR