Het resultaat is een geïntegreerde onderhoudsketen.

Transcriptie

1 Industry CTAC Real estate CHARE Intake Voor woningcorporaties en vastgoedondernemingen is het essentieel om het vastgoed in optimale staat te hebben en houden. Hierbij is het belangrijk dat huurders makkelijk en snel worden geholpen in het opgeven van reparatieverzoeken, klachten/storingen of verhuisverzoeken. Deze activiteiten vallen onder Niet Planmatig Onderhoud en het efficiënt en effectief uitvoeren van NPO-processen levert een substantiële bijdrage aan de financiële effectiviteit van de organisatie en natuurlijk de klanttevredenheid. Corporaties hebben dagelijks te maken met uiteenlopend niet-gepland onderhoud. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een lekkende gootsteen, een kapotte ruit, sloten die vervangen moeten worden of een gaslek dat gedicht moet worden. Bij voorkeur melden huurders dit soort ongemakken op één centrale plek, waarna eigen onderhoudsmensen of externe aannemers op pad worden gestuurd om het probleem op te lossen. Ook mutatieprocessen (huurders die vertrekken, nieuwe huurders die komen) zijn aan de orde van de dag. CHARE draagt zorg voor een efficiënte uitvoering. Ctac heeft in haar CHARE-oplossing hiervoor CHARE Intake ontwikkeld: een intake-applicatie die op basis van standaard SAP ERP-componenten en Ctac-eigen branchespecifieke ontwikkelingen, het complete NPO afdekt. Vragen, reparatieverzoeken en mutaties opgegeven door de huurders worden in CHARE Intake afgehandeld volgens het one-call-done -principe. De afspraak met de huurder, op de gewenste datum/tijd, is automatisch vastgelegd in het SAP ERP (MRSS)-planbord. De vakmannen van de interne aannemerij ontvangen automatisch werkopdrachten op hun PDA. Externe aannemers krijgen opdrachten via de CHARE Aannemersportal. Deze opdrachten worden eventueel gecombineerd met een voor- en/of eindinspectie. Een Maasdelta-opzichter voert de inspecties uit met behulp van de mobiele inspectieapplicatie(tablet).

2 Dankzij het one-call-done -principe is er geen noodzaak meer om huurders na te bellen over een afspraak. Aannemers zijn zeer actief om via de Aannemersportal hun werkzaamheden terug te melden. Op basis van deze gereedmelding krijgen zij hun facturen betaald (SAP ERS). De papieren werkbon bij de vakmannen ligt alleen nog in hun bestelbus, mocht de connectie uitvallen. De opzichters gaan niet meer op weg met een papieren dossier, maar met een tablet. De kostenafrekeningen en factuurbetalingen worden automatisch en geïntegreerd door de financiële administratie in CHARE afgehandeld. Het resultaat is een geïntegreerde onderhoudsketen. De visie van Ctac Vaak zijn meerdere databronnen aanwezig die het moeilijk maken een single point of truth te realiseren. Het is daarmee lastig om de informatievoorziening zowel intern als extern flexibel en up-to-date te houden. Steeds weer veranderende behoeftes vragen om een flexibele opzet van uw informatiesysteem voor het aanbieden, delen en openstallen van klant-, vastgoed-, onderhoud- en financiële informatie. Ctac heeft een modulaire opzet ontwikkeld waarmee alle klantinformatie beschikbaar is en klantprocessen worden gestart en bewaakt. De inzet van CHARE levert uniforme bedrijfsprocessen waarmee de zo gewenste betrouwbaarheid en compleetheid van data wordt geleverd. De voordelen van CHARE Intake zijn daarmee onder andere: Eenduidige, complete en verrijkte gegevens beschikbaar voor alle klant- en CRM-processen Geïntegreerde huurder/klantdossiers waarin alle gegevens digitaal beschikbaar zijn Gegarandeerde datakwaliteit door SAP ERP als operationele systeem voor de primaire processen Toepassing van moderne webtechnologie en mobility Eenvoudige maar krachtige schermen Proactieve monitoring; CHARE bewaakt onder andere deadlines en termijnen

3 CHARE Intake in vogelvlucht MDG INTAKE APPLICATIE ZOEKEN De corporatiemedewerker vindt heel gemakkelijk een huurder, adres, verhuureenheid of contract; deze processen worden door de enterprise searchfunctionaliteit in CHARE verzorgd. CHARE Intake faciliteert met zogeheten guided procedures de gebruiker, zodat ook ongetrainde medewerkers in de belangrijke NPO-processen kunnen acteren. Wanneer de gebruiker als zoekargument een telefoonnummer gebruikt, wordt de informatie over het vastgoed object dankzij de integratie met de telefooncentrale desgewenst direct in één scherm zichtbaar. MDG INTAKE APPLICATIE OVERZICHT 2

4 Tijdens het gesprek met de huurder wordt de medewerker geholpen in het proces, waarbij één of meer reparatieverzoeken worden vastgelegd. CHARE Intake zorgt voor de juiste logistieke opvolging door de inzet van Interne Aannemerij of externe vaklieden bij aannemers. Door middel van de effectieve LRED-methode wordt aan de hand van de Locatie, de Ruimte, MDG het INTAKE Element APPLICATIE in die ruimte, NIEUW VERZOEK uiteindelijk het Defect gevonden. Deze beslisboom is geïntegreerd met de vastgoed- en onderhoudsstructuren die in CHARE beschikbaar zijn. De beslisboom maakt verder ook desgewenst gebruik van NEN- en StaBU-normeringen, zodat de juiste prijzenboeken worden gebruikt. De corporatiemedewerker kan tijdens het gesprek met de huurder meerdere gebreken vastleggen. Deze kunnen allemaal realtime worden ingepland. 4 De medewerker krijgt inzage in alle data en tijdslots waarin capaciteit beschikbaar is. CHARE calculeert hierbij in welke slots binnen de contractafspraken ten aanzien van reactietijden en kosten vallen waarmee de oplossing actief zorgdraagt voor bijvoorbeeld KWHkwaliteitsnormen. Wanneer niet de huurder contact opneemt met de corporatie maar bijvoorbeeld een familielid, dan kunnen zijn/haar gegevens worden opgenomen met het doel geïnformeerd te blijven over de voortgang. MDG INTAKE APPLICATIE CONTACTGEGEVENS VASTLEGGEN

5 Als alle vragen, klachten en verzoeken met de huurder zijn besproken, worden de benodigde activiteiten als een melding in CHARE opgeslagen en de vervolgstappen automatisch uitgevoerd. Met behulp van CHARE Intake is nu de afspraak gepland. MDG INTAKE APPLICATIE SAMENVATTING Afspraken waarvoor eerst een inspectie nodig is, worden via CHARE Huur Inspectie afgehandeld waarbij de inspecteur via een tablet of ander mobiel apparaat ter plaatse bij de huurder verder onderzoek doet. De uitkomst daarvan wordt ook weer in CHARE Intake gebruikt. CHARE Intake zorgt voor een correcte werkopdracht voor de juiste vakman(nen). Tevens worden de opdrachten op een juiste manier verdeeld onder de beschikbare externe aannemers en vakmensen van de Interne Aannemerij. Ook de financiële afwikkeling vindt volledig geautomatiseerd plaats. Daarnaast is het concept van self billing voor leveranciers ingeregeld, wat het facturatieproces enorm verbetert. Interne Aannemerij heeft realtime toegang tot CHARE via de PDA. Door de geïntegreerde planbordfunctionaliteit in CHARE worden zij conform afspraken naar de huurder gestuurd. Hierbij hebben zij alle relevante informatie op zak, inclusief de benodigde materialen die vanzelfsprekend in de bestelwagen zijn gelegd. Deze grijpvoorraad wordt beheerd door de logistieke functionaliteit in CHARE en is flexibel in te richten. Interne Aannemerij gebruikt barcode scanning en digitale bevestiging (handtekening) van de huurder voor de bevestiging van een goede klachtafhandeling. 7 Externe vaklieden hebben toegang tot de Aannemersportal in CHARE waarmee zij opdrachten kunnen accepteren, gereed melden en financieel afhandelen. Bij gereed melden kunnen afwijkingen in benodigde uren en verbruikte materialen worden ingelegd. MDG AANNE OPDRACH Via deze portal is voor iedereen in de keten de voortgang en status van reparatieverzoeken en meldingen zichtbaar.

6 MDG AANNEM Vanzelfsprekend kan de ketenkoppeling tussen corporatie en aannemers ook via XML-berichtenuitwisseling gebeuren. Hierbij wordt CHARE met de applicaties van de aannemer gekoppeld een ESB-taak die SAP NetWeaver verzorgt. De vaklieden hebben de complete informatie beschikbaar om de gewenste activiteiten te beoordelen en vervolgens in bewerking te nemen. MDG AANNEMERSPORTAAL VOORTGANG 11 De functionaliteit in CHARE faciliteert de aannemer bij het melden van de realtime voortgang, die vervolgens centraal in CHARE Intake beschikbaar is. Realtime statusinformatie zorgt ervoor dat het management van de corporatie altijd up-to-date informatie heeft over NPO. Deze monitorfunctie is ook proactief te gebruiken om prioriteiten bij te stellen of bijvoorbeeld extra capaciteit in te zetten wanneer deadlines in het gedrang komen.

7 CHARE Intake verzorgt ook het financieel gereed melden van opdrachten. Hierbij wordt het concept van self billing gehanteerd (ERS = evaluated receipt settlement), dat tot een grote optimalisatie in de factuur- en betaalstromen leidt en de corporatie meer inzicht en grip op de financiële activiteiten oplevert. MDG AANNEMERSPORTAAL FINANCIEEL GEREEDMELDEN 13

8 CHARE Intake als integraal onderdeel of als bouwsteen De basis van CHARE is het krachtige SAP ERP-platform. Hierin worden alle primaire bedrijfsprocessen afgebeeld en uitgevoerd, en kunnen medewerkers en externen (zoals aannemers) rolgebaseerd toegang krijgen tot deze processen. In het SAP platform worden huurder/klantdossiers bijgehouden, waarbij alle vormen van digitale documenten worden opgeslagen. Denk daarbij niet alleen aan digitale brieven, maar ook aan s, transacties, afspraken, websitebezoeken of intelligente formulieren die via apps beschikbaar zijn. Oftewel, zaakgericht werken zoals het bedoeld is. Door de wijze waarop Ctac haar branchespecifieke ontwikkelingen realiseert, is CHARE Intake in elk SAP ERP-platform (versie ECC6.0, EhP5 of hoger) ook als bouwsteen te gebruiken. Hiermee is de doeltreffendheid van dergelijke implementaties sterk te verbeteren. Omdat CHARE de CORA- en VERA-richtlijnen ondersteunt, is het ook mogelijk om CHARE Intake te gebruiken in combinatie met andere, non-sap, systemen. Hierbij wordt dan de Enterprise Service Bus (ESB)-functionaliteit van SAP NetWeaver gebruikt. CHARE is de marktleidende oplossing van Ctac die in nauwe samenwerking met de corporatiesector is ontwikkeld. Het is een gecertificeerde SAP Business All-in-One oplossing waarmee primaire en secundaire processen worden ondersteund. Ctac levert CHARE zowel als compleet pakket als in bouwstenen en modules. De toepassing is beschikbaar on-premise en in de cloud. Ctac investeert doorlopend in CHARE en is actief in marktinitiatieven als CORA, VERA en REDEX. Ctac - Enabling your Ambition Ctac helpt als innovatieve ICT Solution Provider klanten bij het realiseren van hun ambities. Dat doen we door het ontwikkelen en implementeren van branchegerichte oplossingen die exact inspelen op de bedrijfsprocessen van klanten in uiteenlopende sectoren. Met een passie voor technologie en een scherp oog voor bedrijfsprocessen werken we dagelijks op het snijvlak van business en IT. De sectorspecifieke totaaloplossingen voor onder meer retail, wholesale, real estate en charity zijn samen met klanten ontwikkeld. We completeren deze composed solutions met een volwaardig pakket van diensten, variërend van businessconsultancy tot managed services en softwareontwikkeling tot mobility- en clouddiensten. Daarbij kiezen we altijd voor een professionele benadering, een innovatieve invalshoek en transparant, persoonlijk contact. Ctac is genoteerd aan Euronext Amsterdam. CTAC THE NETHERLANDS Meerendonkweg 11, Postbus AT s-hertogenbosch T. +31 (0) E. info@ctac.nl I. CTAC BELGIUM Uilenbaan Wommelgem T. +32 (0) E. info@ctac.be I. CTAC FRANCE Avenue Hoche Paris T. +33 (0) E. info@ctacfrance.fr I. Ctac N.V. 2013, alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/ of openbaar gemaakt door middel van druk, fotocopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook en evenmin in een databank of retrieval systeem worden opgeslagen, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ctac N.V. NL-IN-RE-BR