Architectuur terug naar de bron Applicatie Portfolio Management met Architectuur

Transcriptie

1 Architectuur terug naar de bron Applicatie Portfolio Management met Architectuur Auteur Marc Bonenkamp, Kees Wichard november 03 Trefwoorden Architectuur Applicatie Portfolio Management Applicatie Levensduur Methode Landschapskaart Ordina Public Consulting Burgemeester Burgerslaan NH Rosmalen Postbus AE Rosmalen Telefoon (+31) Fax (+31) Herkent u deze opmerkingen? Architectuur werkt vertragend en is alleen geschikt in een statische omgeving. Architecten leven in Utopia. Architectuur is een product dat eenmalig moet worden gemaakt en nooit meer gewijzigd. Architecten zijn alleen nodig als we gaan bouwen. Architecten denken carte blanche. Dit zijn stuk voor stuk misverstanden die voortkomen uit een theoretische wijze van kijken van architecten naar organisaties. Wellicht is het nuttig om ook eens praktischer, slagvaardiger en meer met de voeten in de modder te gaan opereren. Om aansluiting te zoeken en te krijgen op het organisatorische en veranderkundige vakgebied van business managers stellen wij daarom een ontwikkelaanpak voor Ordina

2 De kernvraag van deze benadering is: Waar begin ik? Het vertalen van een strategische visie naar de inrichting van de informatievoorziening is bij uitstek het domein van de ICT-architect. Het aangeven hoe deze inrichting ook daadwerkelijk bereikt kan worden wordt vaak overgelaten aan bijvoorbeeld implementatiemanagers of projectenbureaus. Toch kan de architect ook hierin een belangrijke rol spelen. Hiervoor moet hij zijn visie op de gewenste situatie stapsgewijs opbouwen vanuit de huidige stand van zaken: de portfolio van bestaande applicaties. Deze ontwikkelaanpak heeft als voordeel dat verbeteringen en vernieuwingen geleidelijk en stapsgewijs kunnen worden doorgevoerd. Om deze ontwikkeling te sturen, introduceren we het begrip Applicatie Portfolio Management (APM). APM combineert het beheren van applicaties met het bepalen van de toegevoegde waarde van (combinaties van) applicaties. Portfolio Management als groeimodel De ontwikkeling van de huidige naar de gewenste situatie vereist een stuurmiddel waarmee de effecten van ingrepen in de applicatie portfolio zichtbaar worden gemaakt. Alleen zo wordt duidelijk of het daadwerkelijke effect van een maatregel overeenkomt met het beoogde effect. Daarom vraagt applicatie portfolio management om een continue aanpak, waarin men de beschikking moet hebben over: instrumenten die de huidige staat van de applicatieportfolio inzichtelijk maken; inzicht in de gewenste situatie waar men naartoe wil groeien; een proces dat het effect van getroffen maatregelen monitort. Architectuur is stadsvernieuwing, geen stedenbouw In de literatuur over ICT-Architectuur wordt graag gerefereerd aan stedenbouw. Architectuur is in de stedenbouw een noodzaak om een ordelijke en leefbare stad te verkrijgen. Een voorbeeld hiervan is Haussmann die zijn stedenbouwkundig ideaal realiseerde door het wildgegroeide, chaotische oude Parijs te veranderen in een ordelijke stad met brede boulevards. Hij hield echter weinig rekening met de waardevolle elementen van het oude Parijs, waardoor tal van historische monumenten zijn gesneuveld. Ook in de ICT-Architectuur zien we deze aanpak. Er wordt een ideaalsituatie ontworpen waarin wordt voorbijgegaan aan de huidige situatie met al haar (legacy) systemen. Dit samen met de lange doorlooptijd van een architectuurtraject en veranderende omstandigheden, maakt dat het doel zelden wordt bereikt. Een meer bij ICT-Architectuur passende aanpak is stadsvernieuwing. Verloederde oude wijken worden vernieuwd vanuit een bepaalde visie. Eerst wordt gekeken hoe de wijk er nu uit ziet, en daarna welke elementen kunnen worden behouden en welke moeten verdwijnen. Vervolgens wordt de wijk stapsgewijs omgebouwd tot een nieuwe, beter leefbare wijk. Als we dit doortrekken naar ICT- Architectuur gaan we uit van de bestaande applicatie portfolio met al zijn problemen die moet worden getransformeerd naar een meer wenselijke situatie. Daartoe wordt eerst de portfolio geïnventariseerd (welke applicaties zijn waardevol, welke kunnen weg, welke moeten worden vernieuwd). Vervolgens wordt bepaald welke acties moeten worden ondernomen en worden deze acties stapsgewijs uitgevoerd en geëvalueerd. 2

3 Dit leidt tot het volgende proces: Huidige situatie bepalen Gewenste situatie bepalen Op deze manier kan pragmatisch stap voor stap naar een optimale inrichting van de applicatie portfolio worden toegewerkt, zonder dat veel tijd wordt verloren met het gedetailleerd invullen van de ideale situatie. Verrichten Huidige situatie bepalen Als uitgangspunt voor APM wordt de huidige applicatie portfolio in kaart gebracht. Van elke applicatie worden de technische staat, de mate waarin de functionaliteit aansluit op de behoefte van het ondersteunde bedrijfsproces (toepasbaarheid) en de fase van zijn levenscyclus bepaald. Gewenste situatie bepalen In tegenstelling tot architectuur vanuit een theoretisch doorwrochte ontwerpbenadering, waarin de gewenste situatie van de informatievoorziening in detail wordt beschreven, wordt de gewenste situatie in Applicatie Portfolio Management schetsmatig beschreven in de vorm van een aantal architectuurprincipes. Deze architectuurprincipes worden vervolgens als toetsingskader gebruikt voor veranderingen in de applicatieportfolio. Voorbeelden van architectuurprincipes zijn: Eenmalige vastlegging van gegevens, meervoudig gebruik Zoveel mogelijk gebruik van standaardpakketten Inrichten Richten Alle applicaties worden in.net ontwikkeld 1 systeem per bedrijfsproces Richten In de richtfase worden de resultaten van de inventarisatie geanalyseerd en wordt bepaald welke maatregelen moeten worden getroffen. De maatregelen worden vervolgens gericht volgens de architectuurprincipes zodat wordt gewaarborgd dat ook daadwerkelijk naar de gewenste situatie toe wordt gewerkt. Inrichten De resultaten van het richten worden vervolgens vertaald naar duidelijk afgebakende projecten, zoals het technisch opwaarderen van applicaties, nieuwbouw of aanschaf. Deze projecten worden geprioriteerd op basis van onder andere bijdrage aan bedrijfsvoering, urgentie van vervangingsbehoefte en adaptievermogen van het ontvangende organisatieonderdeel (met het oog op implementeerbaarheid). Verrichten De projecten worden uitgevoerd. Hierbij wordt gewerkt volgens de prioriteiten en richtlijnen uit de voorgaande fasen. Volgende cyclus Door na elk project opnieuw de applicatie portfolio in kaart te brengen, kan worden getoetst of de maatregelen het gewenste effect te hebben gehad. Deze terugkoppeling is essentieel voor het bereiken van de doelstelling van portfoliomanagement. Een vergelijking kan worden getrokken met de leercyclus van Deming: zonder evaluatie kun je niet leren van fouten, maar krijg je ook geen inzicht in bereikte successen. De inventarisatie zal ook worden uitgevoerd als er veranderingen in de organisatie of daarbuiten 3

4 worden voorzien. Op deze manier kan gewaarborgd worden, dat de informatievoorziening optimaal blijft aansluiten op de behoeften van de processen in de organisatie. (Dit duiden we aan met de term alignment ). Tools voor portfolio management Bij het bepalen van de huidige situatie van de applicatie portfolio hebben we beschreven dat de waarde van applicaties kan worden gemeten in drie dimensies: de technische staat en de toepasbaarheid en de plaats in de levenscyclus. In dit hoofdstuk worden deze dimensies uitgewerkt en wordt een aantal instrumenten beschreven om de waarde van een applicatie per dimensie te bepalen. Eerste dimensie: Technische staat De technische staat wordt gemeten per applicatie, bijvoorbeeld aan de hand van het platform waarop de applicatie draait, de gebruiksvriendelijkheid, de juistheid van de documentatie enzovoorts. Door de technische staat in de context van de portfolio te beschouwen kan zichtbaar worden gemaakt welke de sterke applicaties zijn en welke applicaties vanuit een technisch oogpunt aan Applicatie Levensduur Methode (ALM) Voor veel organisaties geldt dat verouderde applicaties - legacy - een zware druk leggen op het beheer- en onderhoudsbudget. Om deze druk te verlichten is het noodzakelijk applicaties tijdig te vernieuwen of te vervangen. ALM helpt hierbij door de levensduur van applicaties te bepalen. ALM drukt de waarde van een applicatie uit in de business value en de technical value. De business value geeft aan hoe goed de applicatie aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen en het bedrijfsproces (fit for use). De technical value is een maat voor de technische staat van de applicatie. De waarde van applicaties wordt vastgesteld aan de hand van elf parameters per value. De score op deze parameters wordt pragmatisch bepaald door middel van interviews met diverse betrokkenen (gebruikers, onderhoudsteam, eigenaar, beheerders, etc.) en een inventarisatie van de gebruikte platformen, databases, programmeertalen, maar ook van de interfaces met andere applicaties, het aantal gebruikers, e.d. De innerlijke' waarde alleen is echter niet voldoende. De levensduur van applicaties is ook afhankelijk van ontwikkelingen in de organisatie en in haar omgeving, zoals de invoering van ERP, de opkomst van.net of een strategische wijziging. Door een schatting te maken van het effect op de gemeten parameters ontstaat een beeld van de waardeontwikkeling van de applicaties. Het resultaat van ALM kan grafisch worden getoond. Zo wordt zichtbaar hoe de staat van de applicatieportfolio is en waar in de komende tijd knelpunten kunnen worden verwacht als verder geen actie wordt ondernomen. 4

5 vervanging toe zijn. Hiermee wordt een onderbouwing geleverd voor investeringen in individuele applicaties. Een instrument dat hiervoor gebruikt kan worden is de Applicatie Levensduur Methode (ALM) die door Ordina is ontwikkeld. Tweede dimensie: Toepasbaarheid De toepasbaarheid van applicaties wordt, in tegenstelling tot de technische staat, gemeten vanuit de hele portfolio. Er moet namelijk inzicht worden verkregen in: de ondersteuning van processen door informatiesystemen; de mate waarin de informatiesystemen deze processen ondersteunen; en de inpasbaarheid in de gewenste informatievoorziening. Door in kaart te brengen welke processen door welke applicaties worden ondersteund, worden de hiaten en overlappingen in de applicatieportfolio zichtbaar. Hiaten zijn aanleiding voor nieuwbouw of aankoop; overlappingen geven aan, dat applicaties wellicht kunnen worden uitgefaseerd. Een instrument hiervoor is de Landschapskaart. De mate van ondersteuning geeft aan, hoe belangrijk de applicaties zijn voor deze processen. Is een applicatie bijvoorbeeld gericht op procesondersteuning of voert hij een proces juist volledig geautomatiseerd uit? En in welke mate gebeurt dat dan? De inpasbaarheid in de gewenste informatievoorziening tenslotte geeft aan, hoe de applicaties zich verhouden tot de aanwezige informatiearchitectuur. Zoals boven beschreven kan deze informatiearchitectuur een gedetailleerd blauwdrukachtig ontwerp zijn of meer schetsmatig zijn ingevuld als een aantal richtlijnen. Landschapskaart Naast ALM wordt ook de landschapskaart gebruikt om de huidige situatie van de applicatieportfolio te bepalen. In tegenstelling tot ALM, dat uitspraken doet over individuele applicaties, geeft de landschapskaart inzicht in de gehele informatievoorziening. Op de landschapskaart worden bedrijfsprocessen afgezet tegen andere aspecten van de organisatie (bijvoorbeeld bedrijfsonderdelen of productlijnen). Op het snijpunt van deze assen kunnen de applicaties worden gepositioneerd. Dit maakt inzichtelijk hoe volledig de informatievoorziening is doordat aangegeven wordt welke processen wel en welke niet door applicaties worden ondersteund. Tevens wordt zichtbaar of bepaalde applicaties dezelfde bedrijfsprocessen ondersteunen, zodat doublures in de applicatieportfolio kunnen worden ontdekt. De landschapskaart is daarmee een middel dat ondersteuning biedt voor investeringsbeslissingen voor nieuwe applicaties en geeft aan welke applicaties vanuit businessperspectief moeten worden herbezien. gebouwen bouwen uitvoeren bouw maken offerte orders verwerven overeenkomst sluiten inkopen materiaal bouwen constructie wolkenkrabbers kantoorpanden centraal inkoop-proces standaard rijtjeshuizen bouwproces bouwproces bouwproces De scores op deze drie aspecten geven de bedrijfswaarde van de applicatieportfolio aan. Deze waarde kan verbijzonderd worden naar die van individuele applicaties.!"#$ %'&'('$')*,+.- financiëel afhandelen orders factureren incasso vordering Handmatig uitgevoerd proces 5

6 Derde dimensie: Plaats in de levenscyclus Door de uitkomst van de Applicatie Levensduur Methode te combineren met de levenscyclus van applicaties, kan worden geanalyseerd welke maatregelen kunnen worden ondernomen op applicaties op grond van de fase in hun levenscyclus. De typische levensloop wordt in de figuur aangegeven met een pijl. Beheersen Applicaties met een hoge business en technical value moeten behouden worden; de organisatie is er tenslotte vaak afhankelijk van. Hierbij is het voornamelijk zaak te investeren in het beheer van de applicaties, denk aan Itil-procedures, zodat de toegevoegde waarde zo lang mogelijk optimaal blijft. Technical Value Hoog Laag Functioneel vernieuwen Vervangen / *6798 : ;44,<.=>7?4@BA 4C 4,;D*5E5A F D Beheersen Technisch vernieuwen Business value Hoog Technisch vernieuwen Een verouderde applicatie moet worden vernieuwd als deze een hoge toegevoegde waarde voor de organisatie heeft. Hierbij is de niet zozeer de vraag óf er geïnvesteerd moet worden, maar hoe: (ver)bouwen of kopen (waarmee we in het volgende scenario, vervangen, belanden)? Vervangen Bij een technisch slechte applicatie en een lage toegevoegde waarde is het zaak om de investering zo snel mogelijk af te schrijven. Zo kunnen de vrijgekomen resources weer worden ingezet in andere delen van de portfolio. Functioneel vernieuwen De belangrijkste gevallen in de matrix zijn de applicaties die het advies functioneel vernieuwen krijgen. Meestal staan deze applicaties in het begin van hun levenscyclus en zijn in feite risicoinvesteringen. Ze zijn technisch sterk, maar hebben (nog) onvoldoende toegevoegde waarde voor de business. De business value kan worden vergroot door te onderzoeken, hoe de business van de (nieuwe) mogelijkheden van dit stukje ICT kan profiteren.prototyping kan hier goede diensten bewijzen. Als deze applicaties niet aan het begin van hun levensduur staan, moeten ze worden afgestoten. Ze zijn weliswaar technisch goed, maar men er blijkbaar niet in is geslaagd om de applicaties te alignen aan de bedrijfsprocessen. Conclusie Dit artikel beschrijft een pragmatische methode om de informatievoorziening stapsgewijs met behulp van architectuur te verbeteren. Met behulp van applicatie portfolio management worden kleine stappen in de goede richting gezet. Dit kan al gebeuren in situaties waarin de gewenste situatie niet in een grootschalige architectuur is beschreven. De toegevoegde waarde van de elementen van de informatievoorziening wordt op een objectieve wijze bepaald en door het cyclische karakter van de methode worden de effecten van maatregelen zichtbaar. Zo wordt snel duidelijk of een maatregel zinvol is en kan indien nodig tijdig bijgestuurd worden. In plaats van een serie van losstaande maatregelen in de informatievoorziening, is applicatie portfolio management daarmee een continu proces van samenhangende besturing. 6

7 Door deze aanpak te combineren met een incrementele wijze van opbouwen van de informatiearchitectuur, zal deze visie nooit ver van de werkelijkheid af staan en kan het nut en effect van de visie continu aangetoond worden. Hiermee wordt het gebruik van applicatie portfolio management een nuttige methode om de misverstanden rond architectuur te weerleggen. 7

8 over de auteurs Marc Bonenkamp en Kees Wichard zijn consultant bij Ordina Public Consulting. Kees Wichard is telefonisch te bereiken via (+31) of via mail op het adres Marc Bonenkamp is telefonisch te bereiken via (+31) of via mail op het adres over Ordina Ordina is een beursgenoteerde en toonaangevende dienstverlener in de markt voor Informatie en Communicatie Technologie. De organisatie, opgericht in 1973, telt circa medewerkers. Ordina ondersteunt haar opdrachtgevers met behulp van hoogwaardige informatie- en communicatietechnologie om strategisch voordeel te behalen, door toepassing van gedegen vakkennis van ICT in combinatie met voortdurende innovatie en een heldere kijk op bedrijfskundige vraagstukken. Het dienstenpakket van Ordina bestaat uit management- en businessconsultancy, systeemontwikkeling en -integratie en managed services. Het aandeel Ordina N.V. is genoteerd aan de Amsterdamse Effectenbeurs. 8