Stichting ORION. Maatschappelijk verslag JAARVERANTWOORDING Gehandicaptenzorg Rotterdam-Zevenkamp, Rotterdam-Nesselande en Zevenhuizen

Transcriptie

1 JAARVERANTWOORDING 2011 Maatschappelijk verslag Stichting ORION Gehandicaptenzorg Rotterdam-Zevenkamp, Rotterdam-Nesselande en Zevenhuizen Stichting Orion legt haar Jaarverantwoording af in 3 delen: 1- Maatschappelijk verslag. (MV) 2- Jaarrekening (JR) 3- Digi-MV Deze delen worden gedepord op

2 1 2 3 INHOUDSOPGAVE Maatschappelijk Verslag pagina Uitgangspunten verslaglegging PROFIEL VAN DE ORGANISATIE 4 Algemene identificatiegegevens Structuur Orion Juridische structuur Organogram Intern toezicht Toelating Medezeggenschap Kerngegevens - Kernactiviteiten, Typering organisatie, Werkgebied - Tabel cliënten, capaciteiten, productie, persol en opbrengsten Samenwerkingsrelaties BESTUUR, TOEZICHT, BEDRIJFSVOERING EN MEDEZEGGENSCHAP 8 Normen voor goed - Governancecode bestuur - Klokkeluidersregeling Directeur/Bestuurder Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Medezeggenschap - Bewonersoverleg en Cliëntenraad - Ondernemingsraad BELEID, INSPANNINGEN EN PRESTATIES 16 Meerjarenbeleid - Visie, Missie en Waarden - 6 Pijlers voor Meerjarenbeleidsplan Algemeen beleid 19 Algemeen - HKZ & PDCA 20 kwaliteitsbeleid - Kwartaalrapportage - Certificering - Kwaliteitshandboek - Lange Termijn Huisvestingsplan - Brandveiligheid - Legionella beheersplan Kwaliteit tav cliënten - Kwaliteit van zorg 22 - Cliënttevredenheid - Controle Inspectie - Middelen & Maatregelen - Zichtbare Zorg/Kwaliteitskader - Onder Steunings Plannen (OSP) - Klachten cliënten/bewoners Kwaliteit t.a.v. medewerkers Kwaliteit van het werk Samenleving & Belanghebbenden - Persolsbeleid - Arbeidsomstandigheden, Verzuim&Reïntegratiebeleid - Levensfasebeleid & Jaargesprekken - Exit onderzoek vertrekkende medewerkers - Vertrouwenspersoon medewerkers - Klachten medewerkers - Vacatures - Deskundigheidsbevordering - Preventief verzuimbeleid - Medewerkers onderzoek Meerwaarde voor de samenleving - Orion werkplaatsen - Cultureel Centrum Orion - Milieuvriendelijke materialen Nationale en internationale samenwerking Financiëel beleid 31 pagina 2/

3 Uitgangspunten bij verslaglegging In het verlengde van de ingezette reorganisatie werd de functiedifferentiatie verder vorm gegeven. Door de functie persoonlijk begeleider komt de cliënt centraal te staan in de zorg en dienstverlening. Door de invoering van het bewonersoverleg in 2010 krijgen cliënten een eigen stem, naast de cliëntenraad die een formele status heeft op grond van de WMCZ (Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen). Door ondermeer productieverlies en een hoog ziekteverzuim sluit Orion het jaar af met een verlies. Deze en andere tegenvallers leiden tot een negatief resultaat van ruim Dit verlies dwong mij begin 2012 tot een aantal snelle ingrepen in de bedrijfsvoering. De begroting werd aangepast aan de ontstane situatie. Bestuurder Remco Bakker vertrok eind Hij aanvaardde een betrekking als Lid Raad van Bestuur bij de Rafaëlstichting. Directeur/bestuurder Wietse de Lege pagina 3/53

4 1. PROFIEL VAN DE ORGANISATIE Algemene Identificatiegegevens Stichting ORION Adres Boy Edgarstraat 208 Postcode 3069 ZA Plaats Rotterdam Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Juridische structuur De rechtsvorm van Orion is het stichting model met een Raad van Toezicht. De Directeur/bestuurder legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De Directeur/bestuurder stuurt de teamleiders van Wonen en Werken aan en vormt met hen het Management Team (MT). Dit MT geeft directe dagelijkse leiding aan Orion. Begin 2012 zijn het hoofd bedrijfsvoering en de consulent P&O aan het MT toegevoegd. De teamleiders geven direct leiding aan één of meerdere voorzieningen. pagina 4/53

5 Intern toezicht Voor toelichting over het interne toezicht; de afspraken tussen de dagelijkse leiding en de Raad van Toezicht zie onder hoofdstuk II. Toelating De toelating van Orion kent 118 plaatsen, waarvan 35 plekken SGLVG/SGEVG. Medezeggenschap De cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de cliënten/bewoners van Orion. 1x in de 2 maanden vindt een overleg plaats met de directeur/bestuurder. Het Bewonersoverleg is begin 2010 geïnstalleerd. Bijeenkomsten vinden regelmatig plaats met de directeur/bestuurder en 2x per jaar wordt ook de cliëntenraad hierbij uitgenodigd. Voor medewerkers is er vanaf begin 2008 de Ondernemingsraad. Maandelijks vindt overleg met de directeur/bestuurder plaats. KERNGEGEVENS Kernactiviteiten Functie Persoonlijke verzorging Verpleging Begeleiding Behandeling Verblijf op grond van de AWBZ Privaat gefinancierde activiteiten. ja ja ja ja ja geen Typering activiteiten Orion heeft een AWBZ-erkenning en heeft tot doel een gemeenschap te zijn waarin ideële waarden en professiol handelen met elkaar in evenwicht zijn. De organisatie verleent zorg, begeleiding en ondersteuning aan mensen (kinderen en volwassenen) met een verstandelijke beperking. De zorg is voornamelijk intramuraal (d.w.z. met verblijfsfunctie) en gedeeltelijk extramuraal (zonder verblijfsfunctie). In 2011 was er 1 cliënt die bij Orion logeerde en aan wie persoonlijke verzorging werd geleverd. In 1994 is Orion gestart als leef- en werkgemeenschap voor volwassenen met een verstandelijke beperking en hun begeleiders in Rotterdam-Zevenkamp. Het betreft een aantal woningen (buurtschappen) en werkplaatsen, verder een cultureel centrum en een centraal gebouw, waar de andere (ondersteunende) diensten zijn ondergebracht en de therapieruimtes zijn gehuisvest. Werkgebied Orion is werkzaam in de zorgkantoorregio Rotterdam. pagina 5/53

6 Tabel kerngegevens Kerngegevens Aantal/bedrag 2011 Cliënten per einde Aantal Aantal cliënten in instelling op basis van een zzp met dagbesteding 100 Aantal cliënten in instelling op basis van een zzp zonder dagbesteding 14 Aantal cliënten met verblijf op basis van volledig pakket thuis (VPT) 2 Aantal extramurale cliënten (inclusief cliënten met begeleiding of dagbesteding (op 11 basis van de functies BGI en/of BGG) voor zover niet opgenomen in een instelling) Capaciteit Aantal Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg per einde, 118 inclusief vroegere gezinsvervangende tehuizen Productie gedurende het Aantal Aantal dagen zorg met verblijf en dagbesteding (zie toelichting) Aantal dagen zorg met verblijf zonder dagbesteding (zie toelichting) Aantal dagen zorg op basis van volledig pakket thuis (VPT) 640 Aantal dagdelen dagbesteding (op basis van de functie Begeleiding in groepsverband (BGG) (zie toelichting) Aantal uren extramurale productie (exclusief dagbesteding op basis van de functie 142 Begeleiding in groepsverband (BGG) en Wmo-zorg) Persol Aantal Aantal persolsleden in loondienst per einde 289 Aantal FTE persolsleden in loondienst per einde 188,82 Bedrijfsopbrengsten Bedrag in euro's Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro's) in Waarvan wettelijk budget voor AWBZ/Zvw-zorg, exclusief subsidies Waarvan overige bedrijfsopbrengsten pagina 6/53

7 SAMENWERKINGSRELATIES De belanghebbenden van Orion zijn de cliënten en hun ouders/wettelijke vertegenwoordigers, medewerkers, financier (Zorgkantoor), banken en Inspectie Gezondheidszorg. Ook de samenleving en de Rotterdamse wijken Zevenkamp, Nesselande en de gemeente Zuidplas (Zevenuizen) worden als belanghebbenden gezien. Landelijk en internationaal participeert Orion in de Camphill beweging vanuit een gedeelde identiteit en visie (antroposofie). Orion is meer zichtbaar en actief in de regio aanwezig. Dit ondermeer door actief de samenwerking met diverse (lokale) partijen te zoeken, door actief te onderzoeken welke externe mogelijkheden er bestaan voor dagbesteding en/of werk en door actief nieuwe projecten te initiëren. De organisatie hecht grote waarde aan goede samenwerking en communicatie met ouders en familie/vrienden van de aan haar toevertrouwde zorgvragers. Een lid van de Raad van Toezicht heeft zitting op voorspraak van de Cliëntenraad. Jaarlijks vindt er overleg plaats tussen de CR en RvT. Op het niveau van de woonhuizen en werkplaatsen vindt nauw overleg plaats met de ouders en familie van onze cliënten/zorgvragers. Dit overleg heeft een individueel karakter: dagelijkse aangelegenheden, persoonlijk gesprek, individueel beleidsplan. Om een compleet en volledig aanbod te kunnen bieden heeft Orion voor de werkplekken en dagbesteding onderaannemerovereenkomsten met - ASVZ, - Lievegoed Zorggroep - OMR - Pameijer - Stichting Laurens - Thuiszorg Rotterdam Op detacheringbasis heeft Orion via De Stromenopmaatgroep (Aafje) een samenwerking met de ergotherapie. De AVG en BOPZ-arts wordt ingeleend via Ipse De Bruggen. Ook met de huisarts is een samenwerkingsafspraak. Via Pro Aegis heeft Orion een arbeidsdeskundige ter plaatse, zijn er afspraken in kader van bedrijfsarts en is er een vertrouwenspersoon voor medewerkers beschikbaar. Voor cliënten is er een cliëntvertrouwenspersoon die als zelfstandige verbonden is aan Orion. pagina 7/53

8 2. BESTUUR, TOEZICHT, BEDRIJFSVOERING, MEDEZEGGENSCHAP NORMEN VOOR GOED BESTUUR Zorgbrede governancecode In Nederland is in 2010 een bijstelling gekomen op de sinds 2005 bestaande afspraken over de manier waarop commerciële en gesubsidieerde instellingen in de zorgsector bij voorkeur moeten worden bestuurd; de Zorgbrede governancecode. In deze code staat ondermeer beschreven dat: - de bestuurder en de leden van de RvT integer, onafhankelijk en objectief zijn, - dat het maatschappelijk belang een grote plaats inmt bij de beraadslagingen en besluiten, - dat er geen sprake is van (vermeende) belangenverstrengeling, - dat er gevraagd en ongevraagd en wederzijds voldoende informatie wordt uitgewisseld, - dat de gang van zaken binnen de organisatie voor belanghebbenden transparant is - dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen duidelijk zijn - de RvT regelmatig een functionerings- of evaluatiegesprek met de bestuurder/directeur voert. Orion volgt deze code sinds De RvT en de bestuurder zijn in 2007 begonnen met het in de praktijk brengen en toetsen van de zorgbrede governancecode. De code is een nadrukkelijke richtlijn voor het handelen waarbij afwijkingen indien van toepassing gemotiveerd dienen te worden. Klokkeluidersregeling Orion beschikt over een Klokkeluidersregeling. pagina 8/53

9 DIRECTEUR / BESTUURDER Orion kent sinds september 2008 één directeur/bestuurder. Nevenfuncties van de directeur / bestuurder: - Uit hoofde van de functie bestuurslid van het Edith Maryon College, een onderwijssamenwerkingsverband tussen diverse instellingen. - Uit hoofde van de functie mede bestuurslid van Camphill Nederland, een koepelstructuur voor de 5 Camphill instellingen in Nederland. - Toezichthouder in een instelling voor mensen met een verstandelijke beperking. Deze instelling bevindt zich niet in het adherentiegebied van de instelling, waarmee de onafhankelijkheid geborgd is. Verder zijn er individueel met de directeur/bestuurder contractueel afspraken gemaakt over mogelijke nevenfuncties en de onafhankelijkheid daarvan. Dit is indien nodig onderwerp van gesprek tussen de directeur/bestuurder en de Raad van Toezicht. De directeur/bestuurder en de Raad van Toezicht hebben op basis van reglement Raad van Toezicht afspraken over het verstrekken van informatie en het inrichten van overleg. Dit behelst ondermeer dat de Raad van Toezicht periodiek informatie ontvangt in het kader van de afspraken uit jaarplan en strategisch beleidsplan. In ieder geval betreft dat de resultaatgebieden: - kwaliteit van zorg - doelmatigheid en continuïteit van de organisatie - innovatievermogen - toegankelijkheid - cliëntgerichtheid en cliënttevredenheid - medewerkertevredenheid - huisvesting Deze aandachtsgebieden zijn verder uitgeschreven naar concrete onderwerpen waarvan de Raad van Toezicht verwacht dat de directeur/bestuurder haar informeert. In aanvulling daarop zijn in 2008 afspraken gemaakt tussen de directeur/bestuurder en de Raad van Toezicht over het werken met een auditcommissie en is op basis van balanced scorecard gewerkt aan een model waarop breed over de organisatie relevante informatie verstrekt wordt. De bezoldiging van de directeur/bestuurder is conform CAO Gehandicaptenzorg geregeld. pagina 9/53

10 RAAD VAN TOEZICHT Werkwijze Raad van Toezicht. Het afgelopen jaar heeft de RvT naast de 7 reguliere overleggen ook 3 keer middels een auditcommissie contact gehad met de bestuurder. De auditcommissie richt zich op meer gedetailleerde informatie van de bestuurder en/of breder binnen de organisatie. Naast een auditcommissie heeft de raad ook een huisvestingscommissie die het afgelopen jaar 1 maal bijeengeweest is, in nieuwe samenstelling. Jaarlijks wordt ook met de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad gesproken. Een van de leden zit ook op voordracht van de Cliëntenraad in de Raad van Toezicht. Leidend zijn het jaarplan 2011, de begroting 2011 en het meerjarenbeleidsplan De Raad van Toezicht heeft breed aandacht besteed aan de ontwikkelingen binnen de organisatie. Enerzijds door specifieke punten ter informatie of besluitvorming te agenderen, anderzijds om in bijeenkomsten meer thematisch stil te staan bij thema s, zoals afgelopen jaar het klachtenreglement. Het afgelopen heeft de RvT in het bijzonder gesproken en besloten over de Begroting, BOPZ, Evaluatie functioneren RvT en bestuurder, Huisvesting, Identiteit, Invoering Zorgzwaartepakketten, Jaarrekening, Klachtenreglement, Overleg Zorgkantoor. Rapportage en plannen van aanpak IGZ Reorganisatie en de voortgang, Samenwerking, Sturing op risico s, Zichtbare Zorg, De Raad van Toezicht ontvangt honorering volgens een vastgestelde regeling die jaarlijks einde jaar uitgekeerd wordt. De vacatiegelden bedragen 2000 voor de leden en 3000 voor de voorzitter. Omdat de auditcommissie 3x bijeengekomen is krijgen zij een extra vergoeding van per lid. Afgelopen jaar is deze norm getoetst aan de richtlijnen van de NVTZ. Bewust is gekozen om onder deze regeling te blijven uit oogpunt van maatschappelijk doeleinde. De leden van de Raad van Toezicht zijn aangesloten bij de NVTZ. Meerdere leden van de raad beschikken over relevante kennis en ervaring in de zorg. De raad heeft eenmaal in aanwezigheid van de accountant vergaderd ter vaststelling van de jaarrekening. Daarnaast is de accountant uitgenodigd bij de auditcommissie, ook dit ter voorbereiding op de jaarrekening. pagina 10/53

11 BEDRIJFSVOERING De bedrijfsvoering heeft zich het afgelopen jaar gericht op verbetering van de financiële overzichten. Maandelijks is er nu een overzicht. Bijzondere aandacht was er in 2011 voor de nieuwe bekostigingssystematiek en de ontwikkelingen rond de NHC, waarvoor eerste berekeningen zijn gemaakt om eventuele risico s in kaart te brengen. In lijn met de meer integrale verantwoordelijkheid van de leidinggevenden werd de begroting opgebouwd. Zo zou een reëler beeld ontstaan en is er een koppeling van verantwoordelijkheid en begrotingsafspraken. Door de bestuurder is gewerkt aan het ontwikkelen van kwartaalrapportage in de vorm van een balanced scorecard. Begin 2012 hebben wij geconstateerd dat de ontwikkeling in de bedrijfsvoering nog niet het gewenste resultaat heeft gehad. Het opgelopen verlies heeft duidelijk gemaakt dat een aantal zaken beter en anders geregeld moet worden. De begroting werd veranderd, en in plaats van aan formatie, gekoppeld aan daadwerkelijk beschikbaar geld. Daarnaast wordt gewerkt aan een grotere interne discipline, waarbij verantwoordelijkheid daadwerkelijk gekoppeld is aan beschikbaar budget. pagina 11/53

12 MEDEZEGGENSCHAP Bewonersoverleg, Cliëntenraad en Ondernemingsraad Bewonersoverleg Orion heeft in 2010 het bewonersoverleg geïnstalleerd in het kader van medezeggenschap voor bewoners. Dit om naast de cliëntenraad waarin ouders/wettelijke vertegenwoordigers zitting hebben ook de bewoners zelf het woord te geven. Het bewonersoverleg bestaat uit een vertegenwoordiging van bewoners uit de woonhuizen en de werkplaatsen. Tijdens dit overleg spreken de bewoners met de bestuurder (ongeveer 6 keer per jaar) over allerhande praktische zaken en beleidsvoornemens. Het bewonersoverleg heeft 2 keer per jaar een overleg met de CR. In 2011 zijn o.a. zijn de uitkomsten van het cliënttevredenheidsonderzoek besproken in het bewonersoverleg. De Cliëntenraad (CR) De CR, bestaande uit de ouders/wettelijke vertegenwoordigers van bewoners behartigt de gemeenschappelijke belangen van bewoners die op de zorg van Orion zijn aangewezen. 5 á 6 keer per jaar volgens een vaste cyclus vindt overleg plaats tussen de bestuurder en de CR. In 2011 hebben er 5 overleggen plaatsgevonden. Indien noodzakelijk vindt tussentijds overleg plaats met de voorzitter van de CR. De CR beschikt over een secretaris en maakt gebruik van de facilitaire voorzieningen van Orion. De CR vervult haar rol in lijn met de WMCZ en heeft in 2011 gevraagd en ongevraagd advies gegeven op (voorgenomen) besluiten van de organisatie. Orion hecht samen met de CR aan een participerend model en probeert daarin gezamenlijk vorm te geven aan beleid / beleidsuitkomsten. Een afgevaardigde van de CR heeft samen met de bestuurder in het zogeheten voorjaarsoverleg met het Zorgkantoor gesproken. In 2011 vindt ook een regionaal overleg plaats waarbij het Zorgkantoor het beleid bespreekt met de CR. De invulling van de rol van (externe) cliëntvertrouwenspersoon is in samenspraak met de CR en een delegatie van het bewonersoverleg gebeurd. De CR gaf aan dat ouders meer in beeld willen komen bij scholing PBer (Persoonlijk Begeleider) van de medewerkers vooral waar het gaat om communicatie. Dit verzoek is gehonoreerd en heeft een vaste plek gekregen in de instructie bijeenkomsten. Er is uitvoerig gesproken over Zelfbepaling en medezeggenschap van de cliënt/bewoner. De wettelijke medezeggenschap is geregeld in de CR. De visie is dat er inspraak is bij zowel de bewoners als de CR en dat er regie is op kwaliteit van leven. In eerste instantie heeft de CR een negatief advies gegeven over zelfbepaling en zeggenschap op basis van het niet wenselijk achten van een samengestelde CR. Er wordt nog gezocht naar een goede tussenweg voor een gemengde vorm. Ook is in 2011 is een traject met de cliëntenraad gestart om gezamenlijk naar communicatie te kijken; dit moet gaan leiden tot een prestatie-indicator. De kwaliteitsparagraaf van de cliëntmeting (cliënttevredenheidsonderzoek) wordt door zowel CR als bestuurder ondertekend. pagina 12/53

13 Andere onderwerpen die aan de orde zijn gekomen in 2011 zijn: Uitkomsten cliënttevredenheidsonderzoek, Werven van vrijwilligers, Afbouw middelen en maatregelen, Medicatieveiligheid, Voorjaarsoverleg en materiële controle met Zorgkantoor, Nieuwe rol zorgkantoor OSP evaluatie, Businessplan Cultureel Centrum, Ontwikkelingen AWBZ en de consequenties in Orion, Overstap leverancier hulpmiddelen, Afbouw Status Aparte woonhuis Sirius, Voedingsgeld ambulante bewoners, Financiering bewoners uitjes, Huisregels, Therapeutisch zwemmen, Vrije tijd besteding, Cliëntvertrouwenspersoon, Ontwikkeling en voortgang Eendrachtpolder, HKZ certificering, Nieuwe Website, Incidenten, Jaardocument, Verbouwing houtwerkplaats, Ouderavond, Kwartaalrapportage Wijzigingen ZZP en informatieverstrekking daarover, Ziekte en vervanging medewerkers, Werkdruk en vitaliteit werknemers, Schoonmaken. Ondernemingsraad (OR) Orion beschikt over een OR die is samengesteld conform wettelijke voorschriften. De OR hield dit jaar 8 overlegvergaderingen met de bestuurder waarvan 2 met een afgevaardigde van de Raad van Toezicht. Daarnaast hield de OR circa 27 reguliere vergaderingen. Ook nieuw in was de opdeling van de OR in 2 commissies. Dit om de OR werkzaamheden efficiënt te laten verlopen. De commissies zijn: Sociaal Beleid & Personele Regelingen, afgekort SB & P Organisatie & Beleid, afgekort O & B De commissies doen het voorbereidende werk waarna in de voltallige OR een besluit genomen wordt. Als een onderwerp daarom vraagt, wordt er een toelichting gegeven door het bestuur. Ook kan de OR het initiatief nemen om een (externe) deskundige uit te nodigen. In 2011 is daar geen gebruik van gemaakt. Informatie aan achterban: pagina 13/53

14 Om de achterban te informeren over de werkzaamheden en aandachtpunten van de OR is in het begin van 2011, 3 keer, steeds na een overlegvergadering, de OR nieuwsbrief Het Communiqué uitgekomen. In de maanden daarna is geen nieuwsbrief uitgegaan. In september en december heeft de nieuwsbrief een andere naam en uitstraling gekregen; De horizon. Voor de andere uitstraling en andere schrijfstijl is gekozen om het voor de achterban aantrekkelijker te maken om het nieuws daadwerkelijk te lezen. De notulen van de overlegvergaderingen worden niet verspreid maar zijn per opvraagbaar door medewerkers. OR training/cursussen De voltallige OR heeft een 2 daagse cursus gevolgd namens SBI training & advies waaraan op de laatste dag ook de Bestuurder en Ambtelijk Secretaris hebben deelgenomen. Ook is een cursus werkkostenregeling en Planning & Control gevolgd door enkele leden van de aparte commissies. Gedurende 2011 wordt tijdens de OR vergadering een kwartier besteed aan actuele WOR wetenswaardigheden. Alle cursussen zijn afgenomen met GBIO subsidie. Contacten met de Raad van Toezicht Medio 2011 is een lid van de Raad van Toezicht te gast in de OR vergadering. De volgende onderwerpen komen aan de orde: - Werkwijze van de Raad van Toezicht, - Antroposofie binnen Orion, - Komende bezuinigingen en het effect hiervan op arbeidsrelaties, - Kwaliteit van de Zorg, - Ondernemerschap en bedrijfsgroei, - De nieuwe nieuwsbrief van de OR zal ook worden toegezonden aan de RvT - Gepland wordt om in december een volgende Artikel 24 vergadering te houden. (welke door het vertrek van De Bestuurder niet heeft plaatsgevonden). Besproken onderwerpen in de OR Op hoofdlijnen Jaarplan & Begroting 2011 Jaarverslag en jaarrekening 2010 Kwartaal rapportages in 2011 Jaarplan & Begroting 2012 Onderwerpen waaraan de OR positief advies c.q. instemming verleende Klokkeluidersregeling Jaargesprekken Sleutelprotocollen Onderwerpen waarvan advisering of instemming is opgeschort Vakantie- en verlofregeling Implementatie Bosor Roosterstatuut Onderwerpen waarvoor op korte termijn nader advies of instemmingtraject worden verwacht. Van werkdruk naar vitaliteit Preventiemedewerker Samenwerking met andere organisaties pagina 14/53

15 Functie karakters werkplaatsen / Functiewaardering werkplaatsen Bouw / Verbouwing Zorgboerderij Eendrachtspolder Onderwerpen die door de OR behandeld zijn zonder dat er sprake was van advies of instemming Scholing medewerkers / Opkomst trainingen Vervangen teamleiders Jubilea regeling Plan Cultureel Centrum Verzuim en re-integratie Calamiteiten/ bedrijfsnoodplan/reanimatie /Achterwacht /Bereikbaarheid /BHV Beleid Risico Inventarisatie & Evaluatie Persoonlijk begeleiderschap Gastvrouw Er zijn geen onderwerpen waarbij het negatieve advies van de OR de bestuurder heeft doen besluiten het onderwerp naast zich r te leggen. Onderwerpen waarop in eerste instantie in 2011 negatief door de OR is gereageerd zijn door de bestuurder teruggenomen voor nader beraad. In december heeft de OR een bijdrage geleverd aan het selecteren van een nieuwe bestuurder per pagina 15/53

16 3. BELEID, INSPANNINGEN en PRESTATIES MEERJARENBELEID Elke discussie over strategie, gaat feitelijk over de discussie langs welke weg het beeld dat we gezamenlijk voor ogen hebben bereikt gaat worden. Dat betekent dat er een helder beeld moet zijn van Orion over 3 jaar voordat we gaan kijken langs welke weg willen we dit gaan bereiken. Dat betekent dat we eerst terug zullen kijken, wat hebben we waargemaakt en waar staan we nu om ons vervolgens te oriënteren op wat er gebeurt in onze directe omgeving en wat komt er op ons af. Vervolgens stellen we vast wat we willen (ambitie) om vanuit dat perspectief met wetenschap van voorgaande te komen tot de strategie. De visie, missie en waarden: Visie Ieder mens brengt bij zijn geboorte een impuls mee vanuit de geestelijke wereld. Mensen worden niet ontwikkeld, ze ontwikkelen zich zelf en zijn vrij om hun leven zelf vorm te geven. Ieder mens is verbonden met andere mensen. Om de eigen impuls tot ontwikkeling te brengen hebben mensen elkaar nodig. Hierin staan wij elkaar bij op basis van wederkerigheid en gelijkwaardigheid. Ieder mens maakt deel uit van en draagt op zijn eigen unieke wijze bij aan de samenleving. Missie Wonen, werken, behandelen en vrijetijdsbesteding vormgegeven in een onderlinge samenhang, dat wil zeggen in een gemeenschap, biedt unieke mogelijkheden en een breed draagvlak om individuele ontwikkeling mogelijk te maken. Dat betekent voor Orion: bewuste zorg, begeleiding en/of ondersteuning bieden voor de mens in zijn ontwikkeling. Dit geldt voor cliënten zowel als voor medewerkers. Orion wil hiervoor maatwerk bieden en verwacht van alle betrokkenen de bereidwilligheid om zich hiervoor in te zetten. Orion geeft hieraan vorm door - door middel van wonen het leven sociaal maken - door middel van werken het leven zinvol maken - door middel van therapie het leven draagbaar maken - door middel van cultuur het leven inspirerend maken Waarden Vanuit de visie en de missie worden een aantal waarden met elkaar gedeeld: Mensgerichtheid Gelijkwaardigheid Wederkerigheid Een cultureel/religieus leven Integratie in de wijk Orion vindt haar kernwaarden in de antroposofie. Deze waarden spiegelen in samenhang waarom Orion zich verbonden in het bijzonder verbonden weet met de Camphilltraditie. pagina 16/53

17 6 Pijlers voor het meerjarenbeleidsplan: - Cliënt centraler; versterking van de positie van de cliënt - Gewoon goed, degelijk, professiol en betrouwbaar - Onderdeel van de antroposofisch georiënteerde Camphilltraditie - Zelfstandig maar niet alleen - Binden en verbinden; mooi werkgeverschap, op naar HRM beleid - Kleinschalige woonprojecten; doen waar je goed in bent Cliënt centraler: versterking van de positie van de cliënt De organisatie van zorg, ondersteuning en begeleiding begint bij die ene cliënt met zijn/haar vraag. Orion heeft in de structuur die zij de laatste twee jaar heeft rgezet dit duidelijk als uitgangspunt gekozen en wil dichtbij en rondom de cliënt de zorg, ondersteuningen en begeleiding organiseren; met duidelijke aanspreekpunten, een helder Ondersteuningsplan en een goede ondersteuning. Daarin zijn medezeggenschap en zelfbepaling belangrijke uitgangspunten en waarden. De notitie, Programma zeven rechten van de cliënt in de zorg: investeren in de zorgrelatie, van bewindslieden Klink en Bussemaker kent de volgende thema s - Het recht op beschikbare en bereikbare zorg - Het recht op keuze en keuze-informatie - Het recht op kwaliteit en veiligheid - Het recht op informatie, toestemming, adviesvorming en privacy - Het recht op afstemming tussen zorgverleners - Het recht op effectieve, laagdrempelige klacht- en geschillenbehandeling - Het recht op medezeggenschap en goed bestuur Orion onderschrijft deze uitgangspunten en zal deze een plek geven in de organisatie. Dat betekent onder andere een versterking van de communicatie en informatievoorziening. Zowel naar de formele medezeggenschapskant (de CR) maar bovenal primair vanuit de nabijheid van de cliënt zorgen voor beschikbare informatie en waar nodig het goed (door)communiceren. Gewoon goed; degelijk, professiol en betrouwbaar De kwaliteit van de zorg mag niet ter discussie staan. Ter beschikking staan de eisen die de kwaliteitswet (HKZ) maar ook de eisen van de inspectie. Orion maakt daar gebruik van maar wil vooral regisseur zijn van de kwaliteit van haar zorg. Daarin wil zij goed zijn, dus doen wat moet en goed is. Dat betekent professiol werken, voldoende kennis in huis hebben dan wel aan ons binden. Dat betekent betrouwbaar zijn, zeggen wat we doen en vervolgens ook doen wat we zeggen. Daarnaast vooral degelijk. Orion is geen expertinstelling, dus we gaan niet voor een kennisgedreven instelling, we gaan niet voor specialisatie. We gaan voor dat wat we doen, dat doen we goed. Daarin kennen we van oudsher een diversiteit aan doelgroepen, die bedienen we zo goed als mogelijk. Vanuit historie en traditie weet Orion zich onderdeel van de antroposofisch georiënteerde Camphilltraditie Orion weet zich geïnspireerd op de antroposofie, dit moet een duidelijke zichtbaar blijven en een duidelijke plek krijgen en houden. Orion zal in de zoektocht naar haar kernkwaliteit vooral ook stilstaan bij haar identiteit, wie zijn we en wat willen we nu echt. Wat betekent deze historie en waarin herkennen wij de inspiratie. Dat betekent niet alleen stilstaan bij identiteit maar vooral actief werken aan de ontwikkeling van de eigen pagina 17/53

18 organisatie, impuls geven aan die zaken die raken aan de identiteit, het voortdurend met elkaar de vraag blijven stellen. Vanuit deze identiteit is zij smaakmaker binnen het palet van de zorg en maakt zij daadwerkelijk een verschil: dat verschil daar wil zij ook op herkend worden. Orion zal daarin ook de ander opzoeken om deze meerwaarde te laten zien en bijvoorbeeld actief mee te doen aan de (landelijke) discussie over kwaliteit. Zelfstandig maar niet alleen Orion onderscheidt zich duidelijk door haar signatuur en wil daarin zelfstandig blijven. Haar kleinschalige positie zal zij in de toekomst meer gaan uitnutten. Orion wil degelijk en goed zijn om betrouwbaar te worden voor haar klanten. Tegelijkertijd juist door haar signatuur wil zij iets anders bieden, als ware zij een smaakmaker binnen het palet van de zorg. Echter Orion is een kleine organisatie die zich geconfronteerd weet met allerlei (externe) ontwikkelingen die op haar af komen. Daarin is zij door haar schaalgrootte beperkt flexibel en beperkt weerbaar. Om een goed antwoord te kunnen bieden zal zij daarom zowel op bedrijfsondersteuning als op zorgondersteuning de samenwerking met anderen in de directe regio gaan zoeken. Voor de bedrijfsondersteuning zal dit liggen in meer servicegerichte ondersteuning die in samenhang met anderen georganiseerd kan worden waarmee continuïteit van bedrijfsondersteuning minder kwetsbaar wordt. Voor de zorgondersteuning zal zij zoeken naar enerzijds aanverwante collega s (ondermeer de LZG) maar zal zij ook niet zelfstandig kunnen beschikken over experts en deze deskundigheid middels netwerken aan zich willen binden. Daarmee ontstaat een breed palet aan deskundigheid die we beschikbaar hebben voor onze cliënten. Binden en verbinden; mooi werkgeverschap, op naar HRM beleid Orion hecht groot belang aan de eigen ontwikkeling van medewerkers. Ontwikkeling ontstaat in de wisselwerking tussen medewerkers onderling en tussen medewerkers en cliënten. Deze ruimte voor de eigen ontwikkeling heeft een belangrijke plek in ons scholingsbeleid. Het binden van medewerkers in een tijd van vergrijzing is en blijft een belangrijk thema, temeer daar de toekomstige medewerker in de zorg mogelijk zelfstandige zal zijn (in los dienstverband werken). Deze trend zien we al in de ziekenhuizen en zal zich tussen nu en 2025 naar verwachting (rapport VWS) breed over de zorg doorzetten. De nieuwe medewerkers zullen nog sterker gaan kijken in termen van halen en brengen. Dat vraagt om een duidelijke visie op medewerkers en hun competenties. Kleinschalige woonprojecten; doen waar je goed in bent Orion zal zich in de nabije toekomst meer en meer gaan oriënteren op kleinschalige woonprojecten met een beschermend karakter, dat kan zijn in de vorm van aanleun, inleun of zelfstandige maar gegroepeerde woningen zijn. Met een aantal cliënten wordt naar een eigen woning gezocht. We sluiten daarbij aan bij de kracht van Orion (vanuit nabijheid en betrokkenheid op de cliënt) en geven ook een antwoord op de vraag van cliënten die zich op zorg oriënteren. Juist door het beschermende kleinschalige karakter. pagina 18/53

19 ALGEMEEN BELEID In de zorg wordt al jaren gesproken over de cliënt meer centraal en elke keer blijkt weer hoe moeilijk dat is zonder de cliënt niet gelijkwaardig te benaderen. En dat is ook moeilijk temeer daar waar stevige beperkingen in de ontwikkeling van de cliënt ook steeds centraler komen te staan en de formulering van deze ondersteuning, begeleiding en of zorg dwingender wordt. Inmiddels zijn er bewegingen vanuit overheid, vanuit landelijke patiëntenplatforms, maar ook inspectie voor de gezondheidszorg en de zorgkantoren die ertoe geleid hebben dat de zorg (en de financiering) meer en meer volgend worden aan het individuele dat de Cliënt meebrengt. Deze hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld de ondersteuningsplannen, de cliëntmetingen maar ook de Zorgzwaartepakketten versterken mooi gezegd de positie van de cliënt. Met deze bewegingen is Orion, juist vanuit de historie die zij heeft, gaan nadenken op welke wijze deze instrumenten ook daadwerkelijk te vertalen zijn naar de werkwijze en praktijk van alledag. Hoe doen we dat nou met elkaar, wie ben je dan, wat mag je dan meebrengen en wie stelt de vragen? Allemaal niet eenvoudige zaken, temeer daar spanning ontstaat tussen enerzijds de deskundigheid van de instelling (en de professional) waarmee bijna vanzelfsprekend een opinie ontstaat en anderzijds de werkelijke behoefte van de cliënt. Kernwaarde is daarin de ontmoeting. In een werkelijke ontmoeting ontstaat de ruimte om de ander te zien in wie die is, niet alleen de beperking maar ook de eigenaardigheden, de persoonlijke interesses. Het is de uitdaging om vanuit dit volledige beeld de vertaalslag te maken naar wat deze persoon aan ondersteuning, zorg ofwel begeleiding vraagt. En pas met deze vraag ontstaat het begrip cliënt. Het is de kunst van de professional om ook de persoon achter de cliënt te zien, de opdracht aan de professional om dat wat nodig is uiteindelijk te vertalen in het jargon van de zorg. Orion wil de cliënt écht centraal stellen en in bijzonder de regie die de cliënt over zijn/haar eigen leven kan hebben. Het afgelopen jaar is veel aandacht gegaan naar meer randvoorwaardelijke stappen om te komen tot sturing op deze waarde. Zo is ondermeer een bewonersoverleg ingevoerd om de schakel te maken tussen het overleg op huisniveau en de cliëntenraad op centraal beleidsmatig nivo. Daarnaast is er een nieuwe rol geïntroduceerd, de rol van de persoonlijk begeleider. Eén vast aanspreekpunt voor de cliënt die zich verantwoordelijk maakt voor de ondersteuning van de cliënt. Ter versteviging van deze beweging is er een externe cliëntvertrouwenspersoon aangesteld die de rol heeft om benaderbaar voor de cliënt te ondersteunen bij knelpunten en problemen en hoe deze op te lossen. Dat vraagt ook dat de organisatie is ingericht naar deze beweging. De afgelopen jaren en ook nog in 2011 heeft het accent sterk gelegen op de systemen en het op orde krijgen daarvan (denk aan HKZ en Zichtbare Zorg). In 2011 heeft Orion te maken gehad met aanvullende eisen. De kwaliteit van de zorg en dienstverlening moet meer het karakter krijgen van vooruitkijken en anticiperen (voorkomen) en minder op ad hoc. Daarin staan een aantal thema s centraal, te weten: Veiligheid en Communicatie. Deze aspecten zijn binnen elk aandachtsveld vertaald naar praktische speerpunten. Een belangrijke voorwaarde is daarin de aansluiting bij het vanuit het kwaliteitskader ontwikkelde Zichtbare Zorg. pagina 19/53

20 ALGEMEEN KWALITEITSBELEID HKZ en PDCA Het kwaliteitsbeleid is vervolgens een afspiegeling van het algemene kwaliteitsbeleid in de (gehandicapten)zorg, vooral van het kwaliteitsbeleid van de VGN (Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland) en HKZ (Stichting Harmonisatie Kwaliteitssystemen Zorgsector). Kwaliteitsbeleid heeft als doel: een tevreden klant en zo min mogelijk fouten. Het omvat alle activiteiten die het kwaliteitsbewustzijn bevorderen en die het niveau van zorg en dienstverlening verhogen en toetsbaar maken. Het kwaliteitsbeleid van Orion bevat vier cruciale ingrediënten: - PDCA (Plan-Do-Check-Act) dynamiek; - HKZ systematiek, - Kwaliteitshandboek - Certificatie door een onafhankelijke geaccrediteerde instelling. De bestuurder stelt het kwaliteitsbeleid vast en bewaakt dat het wordt uitgevoerd. Ziet erop toe dat het interne kwaliteitssysteem volgens HKZ als geheel goed wordt ingericht en gebruikt, Controleert of PDCA (kwaliteitskringloop) consequent in alle geledingen van de organisatie wordt toegepast en mt zo nodig corrigerende maatregelen middels het MT. De MT leden zijn beleidsmatig en organisatorisch verantwoordelijk voor de inrichting, het beheer en het gebruik van onderdelen van het kwaliteitssysteem, zij houden het systeem actueel, stimuleren/initiëren evaluaties en verbeteracties volgens PDCA, en nemen zo nodig corrigerende maatregelen De Teamleiders en medewerkers zijn ervoor verantwoordelijk dat de onderdelen van het kwaliteitssysteem waarmee zij in hun dagelijkse werk te maken hebben goed worden toegepast en voeren regelmatig verbeteracties uit volgend PDCA. De kwaliteitsmedewerker bewaakt dat het kwaliteitssysteem helder en beknopt wordt vastgelegd, actueel wordt gehouden en extern toetsbaar/transparant is (certificatie). Geeft teamleiders en medewerkers ondersteuning bij verbeteracties volgens de PDCA cyclus en adviseert directie en MT over het kwaliteitsbeleid/systeem. Kwartaalrapportage In de kwartaalrapportage wordt breed aandacht besteed aan de verschillende aandachtsvelden binnen de organisatie. Het gaat hier dan niet alleen om kwantitatieve informatie maar ook om kwalitatieve informatie om een zo breed mogelijk beeld te krijgen. De kwartaalrapportage is gebaseerd op de Balanced Score Card en vormt de basis voor een gedegen risicomanagement. In dit model worden de volgende prestatievelden gehanteerd: - kwaliteit van zorg - eigen identiteit - bedrijfsvoering en financiële continuïteit - cliënt- en leverancierswaardering - medewerkerontwikkeling en waardering - (keten) samenwerking en innovatie pagina 20/53

21 Input kwartaalrapportage Gegevens komen volgens PDCA en uit verschillende informatiebronnen, waarbij Orion gebruik maakt van bijvoorbeeld: Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO), de ZorgRI&E, cliënttevredenheidonderzoek, audits (intern-extern), AO/IC, de jaar en exitgesprekken medewerkers, de Ondersteuningsplannen en de daarin opgenomen evaluaties en exitgesprekken bewoners. Certificering In oktober 2011 is Orion opnieuw gecertificeerd; nu op de HKZ De omslag ligt bij de normbeschrijving. In plaats van het het hebben van (HKZ202) naar de het beschrijven van de werk en beleidsprocessen (HKZ2008). Naast het beschrijven behelst de omslag een andere manier van benaderen. Het systematisch volgen van de Plan Do Check Act is soms lastiger dan het lijkt en staat nog nadrukkelijker centraal. Verbeteringen niet alleen locatie gebonden ingezet n.a.v. bijv. de in en externe audits maar Orionbreed. Dat vraagt breder en locatieoverstijgend denken. Om deze lijnen ook daadwerkelijk vast te houden en te realiseren vraagt extra inspanning en alertheid van alle medewerkers. Kwaliteitshandboek Het Kwaliteitshandboek is omgezet naar een gebruiksvriendelijker variant. De indeling op HKZ norm is losgelaten. Documenten en formulieren zijn ondergebracht in 3 hoofdmappen: Zorgaanbod, Persol en Management; digitaal te vinden op de F schijf. In de documenten wordt nog wel verwezen naar de normomschrijving. Lange Termijn Huisvestingsplan Ten aanzien van het beheer van gebouwen geldt dat er gewerkt wordt met een Lange Termijn Onderhoudsplan en een Lange Termijn Huisvestings Plan. Brandveiligheid Rondom brandveiligheid wordt gewerkt met BHV-ers, waarvoor instellingsbreed beleid is en er bedrijfsnoodplannen zijn. Ook is er binnen de organisatie een Opgeleid Persoon, die naast aanspreekpunt voor de brandweer belast is met de verantwoordelijkheid van het onderhoud van de brandmeldinstallaties, blusapparaten ed. en de planning van de brandoefeningen. Legionellabeheersplan Ondanks de vereenvoudiging van het spoelpuntenbeleid van de overheid in 2011 blijven bepaalde punten een risico. Keerklepcontrole, het spoelen van de diverse punten en de registratie wordt eind 2011/begin 2012 extern uitgezet. pagina 21/53

22 KWALITEIT t.a.v. CLIËNTEN Kwaliteit van zorg De kwaliteit van de zorg gaat een steeds meer preventief karakter krijgen. Mede op basis van de eerste inventarisaties van Zichtbare Zorg, wil Orion komend jaar op een aantal inhoudelijke terreinen scherper in beeld krijgen welke problematiek wel en niet beschreven is en welke risico s bij de verschillende problematiek in beeld gebracht dienen te worden. De kunst is om dit zo te doen dat dit niet leidt tot een lijvig document dat niet gebruikt wordt. Dat hangt samen met het bredere thema van veiligheid dat zich verder uitstrekt dan risicopreventie rondom de problematiek van onze cliënten. Veiligheid heeft ook te maken met je geborgen weten, je thuis voelen. En juist deze thema s hebben alles te maken met continuïteit van zorg (stabiel team), heldere afspraken (ondersteuningsplan, huisregels, etc) maar ook met de mate waarin je invloed kunt uitoefenen op de keuzes die je in je leven maakt. Begrippen als zelfbepaling en medezeggenschap staan hierin centraal. Afgelopen jaar is een inzet gedaan om deze begrippen te versterken binnen de organisatie, dit jaar gaan we daar op verder. Cliënt tevredenheid In het najaar van 2010 vond een (externe) cliëntmeting plaats onder de ouders/wettelijke vertegenwoordigers, vooruitlopend op de zogeheten CE index die via Zichtbare Zorg verplicht gaat worden. In 2011 is deze met de cliëntenraad geëvalueerd. Aandachts/Verbeterpunten uit het Cliënttevredenheidsonderzoek zijn: - heldere communicatie, - persoonlijk begeleider, - haalbare afspraken in OSP - actief persoonlijk netwerk voor de bewoner. Er is actief advies en input gevraagd aan CR met o.a. als positief resultaat de ondertekening van de kwaliteitsparagraaf door CR en Bestuurder. Het Cliënttevredenheidsonderzoek is evens besproken in het bewonersoverleg. Controle Inspectie Orion heeft in 2009 en 2010 follow up bezoeken gehad van de inspectie. In 2010 Een thematisch bezoek medicatieveiligheid en een afsluitend bezoek in het kader van algemeen toezicht. Vanuit de bezoeken is een plan van aanpak aangeleverd dat volstond. In 2011 heeft Orion hiervan de eind rapportage ontvangen. Vooral de herkenbaarheid van medicatie is een verbeterpunt geworden. Ook is Orion overgestapt naar een nieuwe apotheek. De inspectie vraagt nadrukkelijk meer aandacht voor voldoende borging van de onderwerpen zelfbepaling en medezeggenschap binnen de organisatie. Zij verwijst daarbij ondermeer naar de opzet van de homogeen samengestelde cliëntenraad (wettelijk vertegenwoordigers), de inspraak van de cliënten in hun zorgplan en de wens van bewoners meer actief betrokken te zijn/worden bij beslissingen. Met de oprichting van het Bewonersoverleg (in 2010) en de deelname van de CR in het Bewonersoverleg (2x per jaar) is de medezeggenschap van beiden, zowel de bewoner/cliënt als de wettelijke vertegenwoordiging wettelijk geregeld; de gemengde samenstelling blijft een van de regelmatig terugkerende onderwerpen op de agenda van de CR. Eind 2011 is hiervoor nog geen definitieve vorm gevonden. Middelen & Maatregelen (M&M) pagina 22/53

23 Ook in dit jaar is verder gewerkt aan de professionalisering van de Middelen & Maatregelen. In het kwaliteits handboek van Orion is een actueel (deels aangepast aan de nieuwe wet zorg& dwang ) BOPZ gedeelte toegevoegd. Dit betreft de visie van Orion op vrijheidsbeperking (met grote terughoudendheid toepassen) en de bijbehorende procesbeschrijvingen en documenten. Halverwege het jaar heeft de nieuwe AVG arts het onderdeel BOPZ overgenomen van de vorige BOPZ arts. Deze nieuwe arts is sindsdien wekelijks aanwezig; dit heeft e.e.a. alsnog een nieuwe impuls gegeven. Een aantal procedures en documenten werden zodoende aangescherpt. De bestaande M&M commissie is maandelijks bijeen geweest. Er kwam een goede uitwisseling op gang tussen de verschillende sectoren wonen, werken, zorgondersteunende dienst, gedragskundige en AVG/BOPZ arts. Het lid wonen is tevens lid van het managementteam. (Bij)scholing M&M op de werkvloer Dit jaar heeft vooral de registratie en toepassing van de vrijheidsbeperkingen de aandacht gehad. De M&M coördinator heeft in het kader van (verplichte) bijscholing BOPZ/M&M de diverse locaties in werken en wonen bezocht. Het bewustzijn voor dit onderdeel is groeiend en wordt voortgezet. Structurele opname M&M in OSP. Eventuele vrijheids-beperkende maatregelen bij een cliënt zijn structureel opgenomen in de OSP cyclus, wat betekent dat e.e.a. wordt geëvalueerd en eventueel bijgesteld / afgebouwd / beëindigd. Het signaleringsplan van de cliënt centraal staat hierin centraal. Zodoende kan eventueel probleemgedrag op tijd herkend worden en in de inzet van een M&M niet nodig. Zichtbare Zorg / Kwaliteitskader Vanaf 2010 mt Orion deel aan de verantwoording via Zichtbare Zorg. Op het gebied van de OSP (Ondersteuningsplannen) heeft dit in 2011 geleid tot diverse verbeteracties; aanvullend op de eerder ingezette verbeterpunten. Ondersteuningsplannen (OSP) Het OSP en de ondersteuningsplanbegeleiding is in een groei- en omvormingsproces gekomen. In 2010 zijn de Groepsleidersl 1 hierin geschoold; in 2011 de Persoonlijk begeleiders (Pbers). Het onderwerp komt regelmatig op de agenda van het MT terug. Alle bewoners beschikken over een Ondersteuningsplan. Hierin staan beschreven de risico s verbonden aan de aandoening en de afspraken over het omgaan met de risico s. In de loop van 2011 zijn de bij de OSP behorende bijlagen hierop uitgebreid en verfijnd. Persoonsgebonden risico s, waaronder o.a. probleemgedrag, worden daar waar nodig structureel gevolgd door huisarts/avg arts/orthopedagoog en indien van toepassing besproken in het grootmdo (Multidisciplinair overleg) welk 1x per jaar plaats vindt; en indien nodig tussentijds. Het is een kunst om de planning en afhandeling van de grote MDO s op tijd te laten plaatsvinden. De voorbereiding, het maken van de verslagen, het plannen van de gesprekken, al dan niet met de bewoner, met de ouder/wettelijk vertegenwoordiger; het verwerken van de afspraken in de gewijzigde plannen en het ondertekenen van alle partijen en vervolgens het inscannen/beveiligen van de documenten voor elektronische opslag. Het is een arbeidsintensief proces wat veel discipline en een goede planning vraagt van de medewerker wiens eerste zorg uitgaat naar de dagelijkse begeleiding pagina 23/53

24 van de bewoner. Voor de werkplaatsen en het wonen is in 2011 actief gezocht naar een Orionbrede goede planning die ook goed bruikbaar is voor de individuele medewerker. Medezeggenschap voor bewoners is uitgebreid met de invoering van het Bewonersoverleg. Op individueel niveau wordt gezocht naar een manier om de stem van de bewoner zelf nadrukkelijker te laten klinken in het MDO gesprek. Voor de invulling van vrijetijdsbesteding wordt een werkgroep met bewoners, grl 1 en Pbers gevormd die zich hierover zal buigen en een advies formuleert. Zowel aanbod als ondersteuning worden worden erin belicht. Ook de CR denkt erin mee met name ook in de inzet en werving van vrijwilligers. Klachten bewoners/cliënten Orion beschikt over een klachtenreglement voor cliënten en wettelijk vertegenwoordigers en een (onafhankelijk) cliëntvertrouwenspersoon die ook de functie van klachtenfunctionaris vervult. De cliëntvertrouwenspersoon bezoekt regelmatig de huizen en werkplekken om zo herkenbaar mogelijk te zijn voor de bewoners/cliënten. Wanr de bewoner/cliënt een probleem aangeeft vindt er een vertrouwelijk gesprek met de vertrouwenspersoon plaats waarin ook advies en voorlichting / bemiddeling wordt gegeven. De vertrouwenspersoon biedt steun bij het formuleren van de klacht en de klacht wordt bij de Bestuurder. Aangemeld en alle betrokkenen worden op de hoogte gebracht. In 2011 is 1 formele klacht ingediend welk in behandeling is genomen door de Klachtencommissie. In 2012 is hierover ee uitspraak gedaan. pagina 24/53

25 KWALITEIT t.a.v. MEDEWERKERS Persolsbeleid In 2011 is het vernieuwde persolsbeleid, met daarvan afgeleid o.a. het Arbeidsomstandigheden, Verzuim- en Re-integratiebeleid en Levensfasebeleid, verder geïmplementeerd. Arbeidsomstandigheden, Verzuim- Re-integratiebeleid Na in eerste instantie een verdere daling van het verzuimpercentage tot 5,1% is het percentage in de laatste maanden van het jaar gestegen naar 7,9%; het jaargemiddelde over 2011 kwam uit op 7,4 %. De oorzaak ligt bij het langdurig verzuim. Er is gestreefd naar een duidelijker gezamenlijke verantwoordelijkheid tussen werkgever en werknemer op basis van Salutogenese (het vermogen gezond te zijn), waarbij regelmatig gebruik gemaakt is van het preventief spreekuur van de arbeidsdeskundige. Daarnaast zijn er op het gebied van Arbo-beleid vanaf vorig jaar maatregelen getroffen zoals de inzet van ergocoaches en opvangmedewerkers in de diverse voorzieningen. Levensfasebeleid/jaargesprekken De jaargesprekkensystematiek die in 2009 is ingevoerd is verder doorgezet in In 2011 is het beleid vervolgens geëvalueerd en aangepast. Leeftijdsfasebeleid en duurzame inzetbaarheid zijn geïntegreerd in de jaargesprekken. Met nagenoeg iedere medewerker is een jaargesprek gevoerd. De uitkomst van deze gesprekken vormen de basis voor het teamportret. Exitonderzoek vertrekkende medewerkers In 2011 zijn er 17 medewerkers uit dienst gegaan (totaal 5,4 fte). Vertrekkende medewerkers ontvangen een exitformulier waarop zij o.a. de reden van vertrek aangeven. De resultaten over 2011 laten zien dat als belangrijkste redenen voor vertrek genoemd worden: meer uitdaging ( 23 % ) andere doelgroep (22 % ) anders ( 22% ) verhuizing ( 23%) Het is voor het grootste deel een groep van jaar die is vertrokken. Orion wordt als organisatie door een meerderheid van de vertrekkers beoordeeld met voldoende (46%) en goed (13%) Vertrouwenspersoon medewerkers De vertrouwenspersoon is in x keer benaderd voor een gesprek. Klachtencommissie In 2011 zijn geen klachten ingediend. Vacatures Naar aanleiding van diverse ontstane vacatures, zijn er in 36 medewerkers in dienst getreden (6,6 fte), waarvan 25 oproepkrachten het flexteam kwamen versterken. pagina 25/53