NIS Notarieel Informatie Systeem

Transcriptie

1 NIS UPDATE RELEASE Q NIS Notarieel Informatie Systeem Sportlaan 2h, 818 BE Heerde T (0578) , F (0578) info@vanbrug.nl

2 2014 Van Brug Software B.V. Niets uit deze opgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronica of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van Brug Software B.V. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software BV enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of andere documentatie gaarne contact opnemen met: Van Brug Software B.V. Kantooradres: Sportlaan 2h, 8181 BE Heerde Postadres: Postbus 123, 8180 AC Heerde Tel.: (0578) Fax: (0578) Web: 2

3 Inhoudsopgave 1 Algemeen 4 2 KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit KantoorCockpit CDR Tijdschrijven Connector Rapportages/Overzichten ZakenCockpit/PartijenCockpit AkteOfferte ECH 6 3 KIK-R/KIK-I KIK-R KIK-I 7 4 Zakenadministratie NP/NNP kaart Zaakkaart Personeels Management Systeem 8 5 Boekhouding Van Brug Autojournaal 9 Versie: Q2-2014

4 Algemeen 1 ALGEMEEN Dit document beschrijft de functionele uitbreidingen en verbeteringen in het Notarieel Informatie Systeem. Deze beschrijving is behalve voor de applicatiebeheerder van het kantoor, ook bestemd voor de gebruikers van het systeem om kennis nemen van de verbeteringen en de nieuwe mogelijkheden. Medewerkers van Van Brug Software B.V. zijn continue actief met het verbeteren van de kwaliteit en functionaliteit van de software. Dat deze activiteiten tevens worden beïnvloed door externe factoren, zoals veranderde procedures bij het Kadaster, wetswijzigingen en de ontwikkelingen bij Microsoft op gebied van databases en besturingssystemen, is evident. 4 Versie: Q2-2014

5 KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit 2 KANTOORCOCKPIT/ZAKENCOCKPIT/PARTIJENCOCKPIT 2.1 KantoorCockpit CDR Binnen de aktekaart was het mogelijk om een [Correctie/Bezwaar/Verzoek] in te dienen, voordat de OVB aangifte was gedaan. Dit is bij het CDR niet mogelijk waardoor een foutmelding kon ontstaan. Nu kan in zo n geval alleen een toelichting worden ingevuld (5112). Verschillende wijzigingen doorgevoerd voor het tonen van de statussen indien het wel/geen OVB aangifte en indien het wel/geen historische akte betreft (5672). In het veld [Verrichtingscode] is het alleen nog maar toegestaan om cijfers in te vullen (5731). Er vindt een controle plaats op het KvK nummer, indien dit niet alleen maar cijfers bevat dan wordt dit ook niet meegestuurd naar CDR, aangezien CDR alleen cijfers bij een KvK nummer verwacht (5731). De foutmelding, waarbij het niet mogelijk was om tegelijk de akteregel en het akteafschrift te versturen is opgelost (5540) Tijdschrijven Bij het tijdschrijven in de KantoorCockpit voor een zaak wordt nu ook het kenmerk getoond van de betreffende zaak (4436). Voor de invoer van de tijd is er aanpassing gedaan, die zorgt voor een betere gebruikerservaring (4655) Connector Indien bij de klaargezette XML de voornamen en de gegevens m.b.t. het huwelijksgoederenregime ontbreken dan kan nu toch de zaak en de cliëntenkaart worden aangemaakt (5710) Rapportages/Overzichten Er is een aanpassing gedaan, zodat het totaal van de uren bij een export naar Excel van het overzicht [Uren van Zaak] beter wordt getoond (4582). In het [OHW overzicht] en [Af-/opboeking overzicht] is de kolom [Medewerker] toegevoegd (4418). Bij de export naar Excel van o.m. het [OHW overzicht] worden de kolommen nu automatisch passend gemaakt (3922). Met de juiste rechten in PMS: [Gebruiker mag management informatie inzien] wordt er nu informatie beschikbaar gesteld voor de [Omzet per medewerker]. Zaken waarop geen uren zijn geboekt of die geen omzet hebben worden niet getoond. De omzet wordt, indien er wordt gewerkt met Profit, uit de boekhouding uitgelezen. Wanneer er nog wordt gewerkt met Finad, maar wel met de nieuwe facturering worden de gegevens uit de facturering uitgelezen. De berekening is op de volgende wijze tot stand gekomen: (geschreven uren medewerker op zaak x commercieel uurtarief medewerker) / (totaal geschreven uren op zaak x commercieel uurtarief) x daadwerkelijke omzet. In de ZakenCockpit is dit per zaak inzichtelijk geworden op het tabblad [Financieel/Uren] onder [OHW], in een volgende versie zal er ook een totaal overzicht komen in de KantoorCockpit (4081). Versie: Q

6 KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit 2.2 ZakenCockpit/PartijenCockpit AkteOfferte Indien er wordt gewerkt met de integratie van AkteOfferte kan de offerte na het aanmaken van de zaak weer binnen de ZakenCockpit en de Facturering worden getoond (5642) ECH Stichting ECH heeft een nieuwe versie van de webservice gelanceerd, waarbij ook een aantal aanpassingen zijn doorgevoerd. De belangrijkste zijn: o de flexibele volmacht; en o de rekeningnummers met IBAN formaat. Let op! De huidige versie van ECH zal nog maar tot 24 april 2014 worden ondersteund door stichting ECH. De nieuwe webservice url is: Indien dit in het verleden niet handmatig is gewijzigd, dan zal dit in deze update standaard beschikbaar zijn gesteld, anders kan deze link worden geplaatst in de Applicatie Manager onder [Integraties], [ECH], [ECH webservice url]. Het is niet meer mogelijk om een vrij Kadaster kantoor in te vullen, aangezien ECH deze niet kan verwerken. Er kan nu alleen nog maar worden gekozen uit een kantoor uit de lijst (3656). Er is een aanpassing doorgevoerd, zodat het mogelijk is om 0,00 in te voeren en toch te kiezen voor de optie [Melden sluitnota] (4595). Indien er tevens wordt gewerkt met het Centraal Digitaal Repertorium(CDR) dan worden de gegevens voor wat betreft: [Datum inschrijving],[ Tijdstip inschrijving],[ Deel en nummer] weer uit de aktekaart uitgelezen (3931) FLEXIBELE VOLMACHT Dit nieuwe ontwikkelde volmachtsmodel maakt het voor u mogelijk om alle soorten doorhalingen voor dezelfde klant in één ECH zaak te behandelen. Een gedeeltelijke doorhaling en een gehele doorhaling kunnen nu bijvoorbeeld in één ECH-zaak afgehandeld worden. Daarnaast kan er nu per inschrijving aangegeven worden of deze hypothecaire inschrijving een opzegging, vervallenverklaring of afstandsdoening betreft. Dit is mogelijk omdat de volmacht opgebouwd is uit verschillende blokken. Voor hetzelfde dossier hoeft u nu dus slechts één zaak in ECH aan te maken, in plaats van meerdere. De bank kan hierdoor door middel van één volmacht goedkeuring verstrekken om tot royement over te gaan. 6 Versie: Q2-2014

7 KIK-R/KIK-I 3 KIK-R/KIK-I 3.1 KIK-R Voor dubbele kadastrale gemeente namen is een aanpassing doorgevoerd voor de kadastrale omschrijving, zodat ook de tweede naam met een hoofdletter wordt opgenomen (4279). 3.2 KIK-I Het is mogelijk geworden om een kwalitatieve verplichting op een appartementsrecht te vestigen (5254). Door in de KIK macro met de rechtermuisknop op een partij te klikken kan een aantal afwijkende gegevens worden ingevoerd. Het gaat hier om de velden [Voornamen], [Voorvoegsel],[ Achternaam] en [Geboorteplaats]. In NIS kunnen bepaalde diakritische tekens (nog) niet worden opgenomen. Door middel van deze optie kunnen de genoemde velden, die afwijkende diakritische tekens bevatten, nu toch in een KIK akte worden opgenomen (4895). Versie: Q

8 Zakenadministratie 4 ZAKENADMINISTRATIE 4.1 NP/NNP kaart Bij een print van de cliëntenkaart worden de gegevens van het repertorium ook opgenomen, indien er tevens wordt gewerkt met de module [Gereedmelden] (3327). Indien er wordt gewerkt met [Gereedmelden] en de zaak is gereed gemeld en heeft een repertoriumnummer, dan wordt de omschrijving van de akteverrichting ook getoond onder de cliëntenkaart. Is er geen repertoriumnummer gekoppeld dan wordt de zaaksoort getoond (4845). Wanneer de module [Gereedmelden] is geactiveerd dan wordt er bij de gereed gemelde zaken onder de cliëntenkaart, indien er een koppeling is met een repertoriumnummer, in beginsel alleen de zaak getoond met die gekoppelde akte. Als de cliënt betrokken is bij andere zaken, maar deze cliëntenkaart is niet gekoppeld aan het repertorium, kunnen die zaken middels het vinkje [Alle zaken waarbij cliënt betrokken is geweest tonen] alsnog worden getoond. Default staat dit vinkje nu uit, middels de setting [AlleZakenTonen=True] ( te plaatsen in de kaartenbak.ini, onder [Algemeen]) kan dit standaard aan worden gezet (5070). 4.2 Zaakkaart I.v.m. het verbeteren van de performance is het niet meer mogelijk om meerdere documentenverkenners vanuit de zaak te openen (4849). Zaken aangemaakt door externe programma s zoals ECH of het royementenprogramma krijgen nu automatisch zaakstatus 1 onderhanden (5556). Indien de naam van de vestiging wordt gewijzigd in de Basisgegevens dan wordt dit ook bij de bestaande zaken op de juiste wijze doorgevoerd (3215). 4.3 Personeels Management Systeem In het veld [Mag tijdschrijven voor:] onder [Rechten], [PMS] is het mogelijk geworden om meer gebruikersnamen op te nemen (4674). 8 Versie: Q2-2014

9 Boekhouding 5 BOEKHOUDING 5.1 Van Brug Autojournaal Er is een aanpassing gedaan aan het VanBrugAutojournaal, waardoor het nu mogelijk is om vóór het verwerken van de facturen aan te geven in welke administratie de geselecteerde facturen verwerkt dienen te worden. Hierdoor hoeft de instelling [AdministratieNummer=x] in de kaartenbak.ini niet telkens gewijzigd meer te worden. Om deze functionaliteit te activeren dienen de volgende instellingen in de kaartenbak.ini onder [Profit] te worden opgenomen: MeerdereAdministraties=True AdministratieNummers=1,2,3 De nummers dienen overeen te komen met de gebruikte administratienummers in Profit. Versie: Q