Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO

Transcriptie

1 Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO Inhoud 1. Visie en strategische doelstellingen inzake kwaliteitszorg 1.1. Visie op kwaliteitszorg 1.2. Strategische doelstellingen inzake kwaliteitszorg 2. Organisatorische structuur 2.1. De processen 2.2. Bevoegdheden inzake kwaliteitszorg 2.3. Verantwoordelijkheden voor de concrete uitwerking van kwaliteitszorg 3. Het kwaliteitszorgsysteem 3.1. De pijlers van het kwaliteitssysteem 3.2. Kenmerken van het kwaliteitssysteem 3.3. Instrumenten van het kwaliteitssysteem voor interne kwaliteitszorg Het kwaliteitshandboek Registratie en archivering van kwaliteitsgegevens van een opleiding Jaarwerkplan en projectplan Evaluatie van het onderwijsproces van een opleiding 3.4. Instrumenten van het kwaliteitssysteem voor externe kwaliteitszorg Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

2 1. Visie en strategische doelstellingen inzake kwaliteitszorg 1.1 Visie op kwaliteitszorg De hogeschool hanteert volgende visie op kwaliteitszorg: 1. Bij kwaliteitszorg van de hogeschool, een departement, een opleiding, een administratieve of technische dienst, gaat het in eerste instantie om het systematisch bepalen, ontwikkelen, evalueren en verbeteren van de kwaliteit van zijn/haar drie kernprocessen: onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening. De professionele ontwikkeling van de medewerkers (directie, docenten, administratief en technisch personeel) en van het betreffende team en de ontwikkeling van de organisatie gaan hierbij samen. 2. Ten tweede heeft de hogeschool, een departement, een opleiding, een administratieve of technische dienst als doel voor zijn / haar kernproces(sen), kwaliteitsstandaarden vast te leggen en procedures te ontwikkelen om het behaalde kwaliteitsniveau te behouden. 3. Een derde doelstelling van kwaliteitszorg is het afleggen van verantwoording over de onderwijskwaliteit en de kwaliteit van de organisatie. Daarom streeft de hogeschool, een departement, een opleiding, een administratieve of technische dienst de nodige transparantie na, zowel naar internen (docenten, medewerkers en studenten) als naar externen (een visitatiecommissie en het beroepenveld). 1.2 Strategische doelstellingen inzake kwaliteitszorg De doelstellingen inzake kwaliteitszorg zijn opgenomen in de strategische doelstellingen van de KHBO. Elk organisatieonderdeel van de KHBO heeft als opdracht de kwaliteit van haar werking aantoonbaar te maken. Op die manier kan gemakkelijker verantwoording worden afgelegd aan externen: aan visitatiecommissies, aan de overheid via het accreditatieorgaan de KHBO werkt immers met middelen die haar door de gemeenschap ter beschikking worden gesteld maar ook aan studenten, aan hun ouders en aan het professionele milieu waarvoor de KHBO toekomstige arbeidskrachten opleidt. Hierbij ligt de nadruk op een hoge betrokkenheid van het personeel door het stimuleren van teamwork zowel op opleidingsniveau, op departementaal niveau als op hogeschoolniveau. De kwaliteitszorg in de KHBO moet de transparantie van de organisatie bevorderen zowel voor de studenten, voor het personeel als voor externen. De centrale diensten (administratie, ICTS, onderwijsondersteuning en de technische dienst) ondersteunen de dagdagelijkse werking van de hogeschool. Zodoende zijn de principes en procedures inzake kwaliteitszorg ook op hen toepasbaar. Een integrale kijk op de hogeschoolwerking in combinatie met een goede interne en externe communicatie is daarbij onontbeerlijk. De reeds geplande visitaties en de accreditatie van de opleidingen die voorzien wordt tegen het academiejaar , vormen voor de KHBO een centraal aandachtspunt in de conceptualisering en de concrete vormgeving van haar onderwijsactiviteiten. Zowel de visitaties als de toekomstige accreditatie situeren zich op het niveau van de opleidingen. Elke opleiding schrijft aan de hand van de door VLHORA uitgewerkte topiclijst een samenhangende visie (met inbegrip van concrete doelstellingen) op haar onderwijsactiviteiten. Het spreekt voor zich dat in die visie de doelstellingen die op KHBOniveau en op departementaal niveau worden geformuleerd, moeten worden verwerkt. Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

3 Aan de hand van een sterkte/zwakte-analyse die uitgaat van dezelfde VLHORA-topiclijst wordt een status questionis opgemaakt van de opleiding. Met deze analyse als basis worden in het kader van de permanente kwaliteitszorg op systematische wijze verbeterprojecten uitgewerkt en geïmplementeerd. Via opleidingsplannen wordt de PDCA-cirkel toegepast op alle thema s uit het referentiekader voor de onderwijsvisitatie, de zogenaamde VLHORA-checklist. Zij moeten de opleidingen toelaten om doelstellingen geformuleerd in de opleidingsvisie binnen een vooropgestelde timing te bereiken. Deze werkwijze garandeert bovendien een curriculumontwikkeling die gebaseerd is op een geëxpliciteerde en opleidingsspecifieke onderwijsvisie. De voortdurende optimalisatie van het onderwijsproces moet uiteindelijk leiden tot de accreditatie van elke opleiding tegen het academiejaar In de strategische onderwijsdoelstellingen zijn volgende doelstellingen inzake kwaliteitszorg opgenomen: Alle opleidingen gebruiken een systeem van interne kwaliteitszorg dat erop gericht is hun werking te verbeteren, te borgen en aantoonbaar te maken. - De afspraken over de werking van de opleiding zijn voor alle betrokken docenten gemakkelijk raadpleegbaar. - De opleidingen voeren systematisch relevante (kwantitatieve en/of kwalitatieve) metingen uit bij hun docenten, studenten, alumni en het beroepenveld. - De opleidingen sturen hun doelstellingen, programma en werking bij op basis van meetresultaten, een zelfevaluatie en eventueel een visitatierapport. 2 Organisatorische structuur 2.1 De processtructuur Voor de praktische uitwerking van kwaliteitszorg ligt de nadruk op een processtructuur. Dit wil zeggen dat alle activiteiten worden gezien als onderdelen van een proces. Processen zijn ketens van activiteiten. Deze activiteiten zijn logisch geordend en gericht op het bereiken van een resultaat (output). Elk proces is opgebouwd uit vijf elementen: 1. Input; 2. Output (resultaten); 3. Activiteiten; 4. Besturing (visie, strategie, doelstellingen); 5. Randvoorwaardelijke basisvoorzieningen (mensen, middelen, organisatiestructuren). Bij een procesgerichte aanpak wordt de werking van de hogeschool gezien als één globaal proces. Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

4 Schematische voorstelling van de werking de hogeschool als een proces Visie en strategie doelstellingen Input - abituriënten - projecten Kernprocessen 1. Onderwijs 2. Maatschappelijke dienstverlening 3. Onderzoek Resultaten - afgestudeerden - output projecten Randvoorwaardelijke basisvoorzieningen 1. personeel 2. middelen 3. organisatiestructuren Het globale proces van de hogeschool bestaat uit een aantal deelprocessen. Deze deelprocessen worden geordend in een logische processtructuur. Besturende processen en Verbeterprocessen Activiteiten die het beleid uitvoeren d.m.v. plannen, controleren, evalueren en bijsturen Kernprocessen De samenhangende activiteiten om het onderwijs, het onderzoek en de maatschappelijke dienstverlening te realiseren Ondersteunende processen De activiteiten gericht op het scheppen van voorwaarden (mensen en middelen), om de kernprocessen goed te laten functioneren Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

5 1. Besturende processen 1.1. Besturende processen - Strategische doelstellingen bepalen 1.2. Verbeterprocessen - Een zelfevaluatierapport schrijven - Een visitatie organiseren - Een visitatie opvolgen - Het onderwijsproces van een opleiding evalueren - Systematisch werken aan verbetering 2. Kernprocessen 2.1. Onderwijsproces Opleidingsprogramma - Een opleidingsprogramma ontwikkelen / bijsturen - Een programmagids opstellen Fysische leeromgeving / planning - Een fysische leeromgeving ontwerpen, beheren, uitbreiden, aanpassen, onderhouden - Lessenroosters opstellen - Een onderwijsregeling opstellen Onderwijsactiviteiten Onderwijsmiddelen en didactische werkvormen - Studiemateriaal ontwikkelen en aankopen Begeleiding van studenten - Lesgeven - Studenten begeleiden - Monitoraat organiseren Organisatie en begeleiding van werkveldervaring voor studenten - Bedrijfsbezoeken organiseren - Stages organiseren - Eindwerken organiseren Beoordeling van studenten - Studenten evalueren - Examens organiseren Organisatie van internationale uitwisseling en samenwerking - Internationale uitwisseling organiseren - Studenten begeleiden bij internationale uitwisseling Studietrajectbegeleiding - Nieuwe studenten werven - De studenteninstroom opvangen - Studenten begeleiden in hun studievoortgang - Studenten begeleiden bij de uitstroom 2.2. Onderzoek - Een onderzoeksproject uitschrijven - Onderzoeksprojecten uitwerken - Onderzoeksmiddelen verzamelen - Onderzoeksresultaten publiceren 2.3. Maatschappelijk dienstverlening - Contracten afsluiten - Projecten voor maatschappelijke dienstverlening uitwerken - Middelen voor maatschappelijke dienstverlening verzamelen Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

6 3. Ondersteunende processen 3.1. Personeelsprocessen - Personeel selecteren en aanwerven - Personeel introduceren - Het functioneren van personeel beoordelen - Vakantieregeling en afwezigheid door ziekte bepalen - Personeel bijscholen - De opdracht van personeel vastleggen - Pensioenregeling bepalen - Personeelsadministratie verwerken - Zorgen voor het personeel 3.2. Financiële processen - Goederen en diensten bestellen - Kosten terugbetalen - Investeringen plannen 3.3. Informatie- en communicatieprocessen - De website beheren - Het personeelsportaal beheren - Het elektronische leerplatform beheren 3.4. Logistieke processen - Afvalstoffen verwijderen - Studiemateriaal drukken 3.5. Faciliteitenprocessen - Het patrimonium beheren KHBO streeft in haar procesontwikkeling en procesoptimalisatie naar een organisatie die beantwoord aan fase III van het EFQM-model. Concreet betekent dit dat de hogeschool streeft naar een organisatie met volgende kenmerken: - Iedere docent en medewerker streeft ernaar in zijn werksituatie het werk zo goed mogelijk uit te voeren. Vakmanschap wordt hoog gewaardeerd en door nascholing ondersteund. Als er klachten zijn probeert de organisatie deze te verhelpen. - Het onderwijsproces (en alle deelprocessen), het onderzoeksproces en het proces van maatschappelijke dienstverlening verlopen beheerst. De afzonderlijk processtappen zijn geïdentificeerd, taken en verantwoordelijkheden liggen vast. Prestatie-indicatoren fungeren als stuurmiddel. Processen worden verbeterd op basis van geconstateerde afwijkingen. - Er wordt op alle niveaus systematisch gewerkt aan verbeteringen van de organisatie als geheel. De PDCA-cirkel wordt toegepast in de kernprocessen, de ondersteunende en de besturende processen. Het beleid focust zich op de tevredenheid van de student, het werkveld en de maatschappij. Het beleid is erop gericht problemen te voorkomen in plaats van te verhelpen. 2.2 Bevoegdheden inzake kwaliteitszorg De twee organen van de KHBO die beslissingsbevoegdheid hebben inzake kwaliteitszorg zijn de directieraad en de Raad van Bestuur. Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

7 Directieraad De directieraad is verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de KHBO. De directieraad wordt geleid door de algemeen directeur en bestaat verder uit de vier departementshoofden, en de algemeen secretaris. De directieraad legt verantwoording af aan de Raad van Bestuur. Raad van Bestuur Het bestuur van de KHBO is in handen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering. Deze staan onder de leiding van een voorzitter. 2.3 Verantwoordelijkheden voor de concrete uitwerking van kwaliteitszorg De concrete uitwerking van kwaliteitszorg ligt bij verschillende functies. Kwaliteitscoördinator De kwaliteitszorg op het niveau van de hogeschool wordt gecoördineerd door de centrale kwaliteitscoördinator. Hij ontwikkelt het kwaliteitszorgsysteem, werkt de instrumenten van interne kwaliteitszorg uit en begeleid verbeterprojecten. Hij wordt hierbij ondersteund door een expertisegroep. In de expertisegroep kwaliteitszorg zijn de vier departementen vertegenwoordigd door docenten en/of administratief personeel. Deze samenstelling komt het draagvlak van kwaliteitszorg ten goede. Verder begeleidt de kwaliteitscoördinator opleidingen bij het schrijven van een zelfevaluatierapport, bij een externe visitatie en bij het aanvragen van een accreditatie. De kwaliteitscoördinator vertegenwoordigt de hogeschool op de fora over kwaliteitszorg in de Associatie K.U.Leuven, in de VLHORA en in het VVKHO. De kwaliteitscoördinator legt rechtstreeks verantwoording af aan de algemeen directeur. Departementshoofden Een departementshoofd is verantwoordelijk voor de concrete uitwerking van kwaliteitszorg binnen zijn departement. Hij stuurt de verschillende opleidingen en de departementale administratie aan bij de uitvoering van kwaliteitszorg. Opleidingshoofden Binnen een opleiding bewaakt het opleidingshoofd de zorg voor kwaliteit, zowel op het vlak van het onderwijs, de maatschappelijke dienstverlening, als het projectmatig wetenschappelijk onderzoek. Hij draagt er zorg voor dat processen gericht op het identificeren, plannen en implementeren van verbeteringen worden ontwikkeld en ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Het opleidingshoofd heeft niet alleen oog voor het verbeteren van kernprocessen, maar ook voor innovatie. Docenten Op microschaal draagt elke docent op zijn beurt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van zijn onderwijsactiviteiten. Diensthoofden Binnen een dienst bewaakt het diensthoofd de zorg voor kwaliteit van zijn dienst. Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

8 3 Kwaliteitszorgsysteem 3.1 De pijlers van het kwaliteitssysteem Het systeem van interne kwaliteitszorg van de KHBO steunt op vijf pijlers 1. Explicitering van visie en strategie; 2. Afbakening van de kernprocessen die de kwaliteit van het onderwijs, het onderzoek en de maatschappelijke dienstverlening in hoge mate beïnvloeden; verheldering van verantwoordelijkheden en explicitering van basisafspraken met betrekking tot het wenste procesverloop; 3. Aandacht voor randvoorwaardelijke basisvoorzieningen: toewijzing van personeel, aangepaste middelen en ontwikkeling van geschikte organisatiestructuren; 4. Uitbouw van een systematische evaluatie van werkwijze en resultaat; 5. Vertaling van evaluatieresultaten naar optimalisatie- en innovatietrajecten met inbegrip van de opvolging. 3.2 Kenmerken van het kwaliteitssysteem Het systeem van interne kwaliteitszorg van de KHBO vertoont een aantal hoofdkenmerken: Het is doelgericht, cyclisch, systematisch en integraal. 1. Doelgericht De doelen van de hogeschool, de verschillende departementen, opleidingen en diensten worden opgesteld volgens het SMART-principe; Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdsgebonden. 2. Cyclische De hogeschool, de verschillende departementen, opleidingen en diensten bepalen welke kwaliteitsniveau ze willen bereiken, evalueren of ze hun doelstellingen halen en ondernemen acties om het bereikte kwaliteitsniveau te bewaken of te verbeteren. Zij doorlopen continu de PDCA-cirkel: Plan Do Check Act. 3. Integraal Het doorlopen van de PDCA-cirkel gebeurt op alle niveau s (hogeschool, departement, opleiding, docent, student), in alle domeinen (visie en strategie, kernprocessen, randvoorwaardelijke basisvoorzieningen) en in alle opleidingen en diensten. Bij de evaluatie van de gerealiseerde kwaliteit worden alle belanghebbenden (collega s; studenten, externen) betrokken. 4. Systematisch De processen van de hogeschool, een departement, een opleiding en een dienst worden vastgelegd in procedures en handleidingen. 3.3 Instrumenten van het kwaliteitssysteem voor interne kwaliteitszorg Kwaliteitshandboek Het kwaliteitssysteem wordt zichtbaar gemaakt in het kwaliteitshandboek op het niveau van de hogeschool en op het niveau van een departement. Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

9 Het kwaliteitshandboek is de verzameling van de afspraken in de hogeschool en de departementen. Het is als het ware een handleiding over hoe de hogeschool en de departementen werken, waar ze voor staan en welke hun overeengekomen werkwijzen zijn; procedures met bijhorende hulpdocumenten zoals handleidingen, instructies en standaardformulieren. Het kwaliteitshandboek: - zorgt ervoor dat de afspraken helder op papier staan en kunnen worden opgevolgd; - moet de garantie geven dat goede afspraken en goedlopende werkwijzen behouden blijven. Het kwaliteitshandboek maakt het bewaken hiervan gemakkelijker. Wanneer afspraken en werkwijzen vastliggen, dan zijn ze niet meer persoonsgebonden en variabel. Dit zorgt voor stabiliteit en transparantie in de werking. - zorgt voor een dynamiek van continue verbetering als we de afspraken en werkwijzen regelmatig evalueren en bijsturen. Dit wil zeggen dat de PDCA-cyclus geïntegreerd is in elke procedure. Het kwaliteitshandboek bestaat uit twee delen: 1. Documenten kwaliteitszorg 2. Procedurehandboek Het eerste deel is een verzameling van een aantal basisdocumenten: 1. De engagementsverklaring 2. Interne reglementen personeel 3. Het kwaliteitsysteem 4. De onderwijsregeling en het examenreglement 5. Het onderwijsontwikkelingsplan Strategische onderwijsdoelstellingen Het tweede deel is het procedurehandboek. Alle relevante deelprocessen worden uitgeschreven in procedures. Deze procedures zijn geordend in de hierboven beschreven processtructuur Registratie en archivering van de kwaliteitsgegevens van een opleiding Op het niveau van een opleiding ligt het accent op het ontwikkelen van de kwaliteit van het onderwijsproces. Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

10 De elementen van het primair proces vinden we terug in het accreditatiekader met zijn zes onderwerpen en 21 facetten. Dit kader wordt dan ook gebruikt als ordeningskader voor de kwaliteitsgegevens van een opleiding. 1. Doelstellingen van de opleiding 1.1 Niveau en oriëntatie 1.2 Domeinspecifieke eisen 2. Programma 2.1. Relatie tussen doelstellingen en inhoud van het programma 2.2. Eisen professionele en academische gerichtheid van het programma 2.3. Samenhang van het programma 2.4. Studeerbaarheid 2.5. Afstemming tussen vormgeving en inhoud 2.6. Beoordeling en toetsing 2.7. Masterproef 2.8. Stage en/of eindwerk 2.9. Toelatingsvoorwaarden 3. Inzet van personeel 3.1. Kwaliteit personeel 3.2. Eisen professionele/academische gerichtheid 3.3. Kwantiteit personeel 4. Voorzieningen 4.1. Materiële voorzieningen 4.2. Studiebegeleiding 5. Interne kwaliteitszorg 5.1. Evaluatie resultaten 5.2. Maatregelen tot verbetering 5.3. Betrekken van medewerkers, studenten, alumni en beroepenveld 6. Resultaten 6.1. Gerealiseerd niveau 6.2. Onderwijsrendement Dit model is geen doel op zich, maar wordt gebruikt als ordeningskader. De opleiding gebruikt dit ordeningskader als basis om haar kwaliteitsgegevens op het portaal te ordenen. Wat onder elk onderwerp of facet thuishoort, kan worden afgeleid uit de handleiding voor zelfevaluatie van een opleiding Jaarwerkplan en projectplan Een opleiding stelt jaarlijks tegen de start van het academiejaar een werkplan op. Dit plan bestaat uit een lijst van prioriteiten. De prioriteiten worden gekozen op basis van: 1. het onderwijsontwikkelingsplan van de KHBO 2. een departementale planning 3. externe regelgeving 4. de aandachtspunten uit een zelfevaluatierapport 5. aanbevelingen van een visitatiecommissie 6. aanbevelingen van een adviesraad 7. resultaten van enquêtes bij studenten, afgestudeerden, werkveld en docenten 8. evaluatie van vorige jaardoelstellingen Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

11 9. De opleiding vertaalt elke prioriteit in concrete jaardoelstellingen. Deze doelstellingen zijn specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch en tijdsgebonden. Wanneer zich in de loop van het academiejaar nieuwe prioriteiten stellen, kunnen die nog aan de lijst worden toegevoegd. Op het einde van het academiejaar evalueert de opleiding de gestelde jaardoelstellingen. Ook de diensten werken met een jaarwerkplan dat na elk academiejaar geëvalueerd wordt. Een jaarwerkplan vormt een gesloten PDCA-cyclus. De opleiding / dienst werkt elk omvangrijk project uit in een projectplan (opleidingsplan). Een projectplan vormt een gesloten PDCA cyclus en wordt toegepast voor projecten i.v.m. kwaliteitsverbetering en onderwijsinnovatie. Het project kan over een korte (enkele maanden) of lange periode (meerdere jaren) lopen. Elk projectplan bevat een aantal rubrieken waarin de opleiding het antwoord op een reeks vragen beschrijft, toegepast op een specifiek project: Planning 1. Motivatie Vanwaar komt de idee? Wat wil de opleiding met dit plan op (middellange) termijn realiseren? 2. Doelstellingen Zijn de doelstellingen specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch en tijdsgebonden? Het bepalen van evaluatiecriteria kan dit ondersteunen. 3. Stappenplan Wat moet er gebeuren? Wie zal dit doen? Wanneer zal dat gerealiseerd zijn? Hoe worden de resultaten gemeten? Welke opvolging is daarbij nodig? 4. Samenwerkingsplan Welke samenwerkingsverbanden met andere opleidingen zullen het realiseren van de doelen ondersteunen? Welke ondersteuning vanuit de gecoördineerde centrale diensten (kwaliteitszorg, onderwijsvernieuwing, internationalisering, informatica, mediatheek, maatschappelijke dienstverlening...) is er voor deze plannen nodig? 5. Communicatieplan Hoe zullen alle docenten van de opleiding worden geïnformeerd over de plannen? Hoe zullen beleidsverantwoordelijken van de hogeschool en de andere opleidingen en eventueel andere externen worden geïnformeerd? Hoe zullen de studenten worden geïnformeerd? 6. Nascholingsplan Welke vormingskansen zullen moeten worden aangeboden om het realiseren van de doelstellingen mogelijk te maken? 7. Randvoorwaarden Wat zijn de consequenties van de plannen voor personeelsomkadering, huisvesting, materiële middelen? Uitvoering In deze stap voert het opleidingsteam het project uit. Evaluatie In deze stap evalueert het opleidingsteam zowel de resultaten als het proces van het geplande project. Dit evalueren kan verschillende betekenissen hebben: reflecteren; bestuderen; controleren; beoordelen; toetsen; meten. Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

12 Actie In deze stap onderneemt het opleidingsteam actie op basis van de evaluatiegegevens. Onder actie kunnen verschillende activiteiten vallen zoals: - het projectplan bijsturen; - het project afsluiten; - het plan veralgemenen en op een ruimere schaal invoeren; - een norm maken van het plan, bijv. een procedure uitschrijven Evaluatie van het onderwijsproces van een op opleiding Het onderwijsproces bestaat uit vier deelprocessen: 1. curriculumontwikkeling 2. ontwerp van de fysische leeromgeving / planning 3. onderwijsactiviteiten 4. studietrajectbegeleiding Elk deelproces is opgesplitst in een aantal processtappen, waarvoor we een product, een verantwoordelijke, medewerkers en een klant voor wie het product bestemd is, kunnen benoemen. Kwaliteitszorg heeft als doel erover te waken dat dit proces (en alle deelprocessen) beheerst verloopt. Dat wil zeggen dat: - het product van elke processtap het vereiste kwaliteitsniveau haalt; - alle processtappen binnen de vastgelegde tijd verlopen; - de kosten het begrote budget niet overschrijden; - elke processtap goed georganiseerd is; - de communicatie tussen de verschillende betrokkenen goed verloopt. Hiervoor leggen we per deelproces een aantal (kritische) kwaliteitsparameters vast waaraan een norm gekoppeld is en een meetinstrument om te controleren of we die norm bereiken. We leggen ook de meetfrequentie vast. Deze werkwijze zorgt voor kwaliteitsplanning, kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsborging. Op geregelde tijdstippen moeten we de vastgelegde normen evalueren en eventueel bijstellen. Op die manier bekomen we kwaliteitsverbetering. De opleiding evalueert onder de relevante betrokkenen (docenten, studenten, externe stagebegeleiders, werkveld) in hoeverre de kwaliteitsaspecten beantwoorden aan de gestelde criteria. De evaluaties voldoen aan minimale methodologische vereisten, wat wil zeggen dat er in ieder geval sprake is van: - een helder geformuleerde een eenduidige vraagstelling; - een redelijk representatieve steekproef van respondenten; - expliciete normen op basis waarvan de evaluatie-uitkomsten worden beoordeeld en geïnterpreteerd; - een schriftelijke vastlegging van de evaluatieprocedure, van de evaluatie-uitkomsten en van de conclusies die hieraan verbonden zijn. 3.4 Instrumenten van het kwaliteitssysteem voor externe kwaliteitszorg De externe kwaliteitszorg krijgt vorm door de visitaties die worden gecoördineerd door de VLHORA voor de opleidingen tot professionele bachelor en door de VLIR en de VLHORA voor de opleidingen tot academische bachelor en master. Bij deze externe beoordeling wordt vertrokken van een zelfevaluatie die wordt uitgevoerd door de betrokken opleiding. Een commissie van onafhankelijk externe deskundigen voert vervolgens een kwaliteitsonderzoek en een beoordeling uit en brengt een openbaar verslag uit van Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september

13 haar bevindingen. De opleiding neemt de aanbevelingen van de commissie op in haar jaarwerkplannen. Het visitatierapport dient als basis voor het verkrijgen van een accreditatie. Zelfevaluatie en visitatie hebben vooral als doel dat een opleiding komt tot kwaliteitsverbetering. Van accreditatie wordt verwacht dat de opleiding garandeert dat ze beantwoordt aan overeengekomen standaarden van basiskwaliteit en daarover verantwoording aflegt. De hoofdfasen van het visitatie- en accreditatieproces zijn: Fase 1: Het schrijven van het zelfevaluatierapport en de samenstelling van de visitatiecommissie o De betrokkenen van de te beoordelen opleiding voeren een zelfevaluatie uit. o De resultaten van deze zelfanalyse worden samengebracht in een zelfevaluatierapport. o VLHORA stelt in overleg met de te visiteren opleidingen een visitatiecommissie samen. Fase 2: De eigenlijke visitatie door de visitatiecommissie o De visitatiecommissie bestudeert het zelfevaluatierapport. o De visitatiecommissie bereidt zich tijdens de installatievergadering verder voor op de visitatie. o De visitatiecommissie bezoekt de opleidingen. Hierbij worden: - gesprekken gevoerd met betrokkenen uit de verschillende geledingen van de opleiding; - beschikbaar materiaal ter plaatse bestudeerd; - faciliteiten bezocht; - mondeling gerapporteerd over de voorlopige bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Fase 3: Publicatie openbaar visitatierapport o De visitatiecommissie legt de oordelen en aanbevelingen vast in een visitatierapport. o De opleiding volgt de aanbevelingen van de visitatiecommissie op. Fase 4: Indienen van de accreditatieaanvraag door het hogeschoolbestuur bij de NVAO en de beslissing van de NVAO. o Uiterlijk één jaar voor het vervallen van de accreditatie van de opleiding dient het hogeschoolbestuur een accreditatieaanvraag in bij de NVAO. o De NVAO beoordeelt het visitatierapport van de visitatiecommissie en het daarin vastgelegde integrale oordeel en toetst het aan het accreditatiekader voor bestaande opleiding o De NVAO neemt binnen vier maanden na ontvangst van de accreditatieaanvraag een besluit over het vernieuwen van de accreditatie. Uitgebreide informatie over visitatie en accreditatie is terug te vinden in het zogenaamde visitatieprotocol op de site van VLHORA: onder de rubriek visitaties en accreditatie De cyclus van zelfevaluatie, visitatie, accreditatie en opvolging duurt acht jaar. Het is een gesloten PDCA-cyclus. Kwaliteitszorgsysteem van de KHBO versie september