Lean doen en denken in het Kennemer Gasthuis

Transcriptie

1 Lean doen en denken in het Kennemer Gasthuis Programma: 1. Inleiding 2. Lean Doen in KG 3. Lean Denken in KG

2 Het Kennemer Gasthuis Kerngegevens: Bedden: Zuid Noord 5 Polikliniek, Kliniek 6 Polikliniek,dagbehandeling Kort verblijf (5x2 uur) Opnamen/jaar Eerste poli bezoekers Dagopnamen Verpleegdagen N Omzet 200 miljoen Markt Zuid-Kennemerland 2500 medewerkers 160 medisch specialisten Z Missie: KG staat (ook) voor Kundig en Gastvrij Algemeen en topklinisch opleidingsziekenhuis (STZ) Vakkundig en betrouwbaar Innovatief en ambitieus Veilig Financieel op orde 2 Waarom Lean Boodschap van RvB (samenvatting) De vraag Terugkomende thema s de onderlinge samenwerking, de manier waarop onze interne processen zijn georganiseerd en de knelpunten die hierin worden ervaren door zowel patiënten als medewerkers. Bijvoorbeeld: onnodige wachttijden, uitloop van spreekuren, ontbreken van gegevens, het onvoldoende benutten van aanwezige kennis en kunde en de soms gebrekkige onderlinge communicatie Het antwoord.. Er is noodzaak tot en behoefte aan fundamentele en duurzame verbeteringen met als doel het leveren van de beste kwaliteit van zorg De doelstelling die wij voor ogen hebben is het zodanig inrichten van zorgprocessen dat kwaliteit, doelmatigheid en doorloopsnelheid voor patiënten kunnen worden gegarandeerd. De mogelijke oplossingen hiervoor kunnen het beste uit jullie zelf komen. Hoe gaan wij dit doen? De methodiek die al deze ingrediënten in zich heeft is LEAN We starten met een pilot Naast het KG zijn de volgende partijen zijn betrokken: Zorgverzekeraar, Consultant, Isala Klinkieken 3

3 Zorgpaden en verpleegafdelingen zijn betrokken in LieverLean Zorgpaden Afdelingen Cardiologie zorgpaden 1. ICD en Pacemaker 2. Pijn op de borst Polikliniek Diagnostiek OK Verpleegafd. 1. Cardiologie 2. Chirurgie Chirurgie zorgpaden 3. Acute heup. Spataderen 5. Liesbreuk 6. Galblaas MDL zorgpaden 7. Galwegstenen. Bloedingen Een LieverLean traject begint met een grondige voorbereiding 2 maanden 2 weken Kick-off weken 6 weken 6 weken Kwartier Ontwer Uitrol Voorbere Herontwerp p Implementatie maken iding Belangrijkste activiteiten: Kwartier maken: Communicatie over Lean door RvB Onderhandelingen Keuze zorgpaden Besluitvorming Go/Nogo Werving leanexperts Voorbereiding Multi disciplinair teams formeren en sessies inplannen Nieuwe lean experts trainen Kick-off voorbereiden Eerste sessies voorbereiden 5

4 In de diagnosefase wordt de huidige situatie in kaart gebracht 2 weken weken 6 weken 6 weken Ontwer Uitrol Voorbe Ontwerp p Implementatie reiding Zorgpaden In een werksessie wordt met post-its het logistiek proces van het zorgpad in kaart gebracht en knelpunten geïdentificeerd Verpleegafdelingen Voor zorgpaden wordt per aandoening in een werksessie de huidige medische handelswijze beschreven Meelopen met patiënt Naar plekken toe gaan die als knelpunt naar voren komen, observeren, spreken met artsen, verpleging en patiënten Verzamelen extra data Voeg volumes en bevindingen toe aan de stappen/vertragingen in het zorgproces 6 Kaizensessies met 5x Waarom om de oorzaak van een probleem te definiëren Indicatiestelling te laat/niet juist Waarom? Zorgbehoefte is niet helder Waarom? Vpk kunnen behoefte niet in kaart brengen Anamnese ontbreekt Loket nazorg is te laat ingeschakeld Expertise/inzicht in koppeling type patient en nazorg behoefte ongbreekt Onduidelijk wie/wat/wanneer doet Mogelijkheden cardiale patient na ontslag niet in kaart Er is niet/te laat met patient en familie gesproken Maatregelen treffen die echte oorzaak aanpakken Patiënten ontvangen niet op tijd de juiste nazorg Waarom? Patiënt kan niet terug naar zorginstelling van herkomst Start acties daags voor ontslag of op dag ontslag Er is te laat contact opgenomen met zorginstelling Plek in bestaande zorginstelling wordt binnen 3 dagen vergeven Zorgbehoefte te laat bepaald Wettelijke regels ivm beschikbare capaciteit zorginstellingen Patiënt en/of familie verweert zich tegen gekozen voorziening Men ontvangt van te veel verschillende kanten informatie Men is niet tijdig op de hoogte gebracht van de mogelijkheden Het is bij vpk en onduidelijk wat de mogelijkheden zijn 7

5 In de ontwerpfase wordt de nieuwe werkwijze voorbereid 2 weken weken 6 weken 6 weken Ontwer Uitrol Voorbe Ontwerp p Implementatie reiding Zorgpaden Gestandaardiseerd werken met zorgpadformulier: Minder dubbelwerk / administratieve last en minder overschrijffouten Snel overzicht en makkelijker plannen van activiteiten tijdens de opname Protocol op de werkvloer Minder verspilling, meer toegevoegde waarde voor patiënt bv: Overbodige onderzoeken geschrapt Geriater aanwezig pre-op screening Eerdere inzet bureau nazorg en contact verpleeghuis One-stop shop liesbreuk Two-stop shop galblaas en spatader Verbeteren patient communicatie Acties tbv reduceren complicaties + her-ingrepen (volume, time-out, protocollen) Etc. Verpleegafdelingen Uitgebreid patiënt planningsbord Gestructureerd overzicht van wat gedaan is en wat nog moet gebeuren Per patiënt invullen wat gedaan is en wat nog moet gebeuren Dagelijks contactmoment om planning samen te bespreken Aantal kwalitatieve verbeteringen: Acties tbv reduceren medicatiefouten Afspraken over visite lopen Afspraken over telefonische bereikbaarheid Aanpassen start werktijd Ontslagproces verbeteren Etc. One stop shop Liesbreuk 1. Afspraak huisarts 2. Afspraak polikliniek 3. Afspraak pre-op screening. Afspraak operatie 5. Afspraak polikliniek Nacontrole LIESBREUK: keer naar ziekenhuis, doorlooptijd 2-3 maanden 1. Afspraak huisarts 2. Afspraak ziekenhuis 3. Telefonische nacontrole One stop shop LIESBREUK: 1 keer naar ziekenhuis, doorlooptijd 2-3 weken 9

6 Zorgkaarten 10 Uitgebreider planningsbord op de afdeling Planningsbord afdeling 1-5 Bed Naam 2.1 Dhr Verstraten I 23/ 2/ 25/ 25/ NVT Geplande ontslagdatum wordt ingevuld zodra deze bekend is (liefst bij opname, anders zsm na OK) Let op: Eenmaal ingevuld mag deze niet meer aangepast worden Werkelijke ontslagdatum wordt ingevuld zodra een geplande ontslagdatum uitgesteld wordt of de patiënt ontslagen wordt. Let op: Geef aan de secretaresse door zodra een patiënt naar huis gaat zodat zij ontslagdag in X- care kan verwerken Ontslagproces Datum die aangeeft wanneer actie gestart zou moeten worden Vink of krul indien de actie gestart is Fysio NVT Ontsl papieren ambu rond zelf OK Gepland Werkelijk Start Inzet Hulpmiddel Medicatie Code Datum ontslag ontslag Fysio Nazorg Transport Bijzonderheden Type van transport wordt ingevuld 11

7 Aandachtspuntenlijst voor visite Betere afstemming tussen specialisten, arts-assistenten en verpleegkundigen AANDACHTSPUNTEN VISITE CHIRURGIE Onderwerp Onderdelen 1 Welzijn van patiënt Hoe gaat het met de patiënt? Verbeterinitiatief: Dagelijkse visite gehouden volgens een standaard lijst met aandachtspunten om efficiënter de tijd te besteden 2 3 Controles/Observatie Vochtbeleid Pols, Temp, RR Pijn, wondinspectie, decubitus Vochtbalans: input/output Drains, productie Infuusbeleid Wat betekent dit voor mij? Minder kans op het vergeten van onderwerpen om te bespreken Extra check bij voorbereiding visite Benodigde onderzoeken Labonderzoek nodig? Röntgenaanvragen? Consulten? Mobiliteit Medicatie Nazorg Overig Voortgang mobilisatie? Fysiotherapie nodig? Starten/stoppen medicatie Medicatie overzetten (bijv. AB i.v. naar oraal) Starten nazorg traject Voortgang ontslagproces 12 Rode STOP sticker bij beeindigen medicatie Voorkomen dat medicatie te lang wordt doorgegeven Verbeterinitiatief: Stop sticker gebruiken om extra te attenderen op te stoppen medicatie Wat betekent dit voor mij? Het is duidelijk dat medicatie moet worden gestopt. Ik loop dus niet het risico medicatie te lang door te geven. 13

8 Niet in aanmerking Niet geincludeerd Uitgevallen Op schema Ochtend Middag Avond Gepasseerd VOD Geen ontslagdatum Ontslagdatum Onbezet Geen onvoldoendes, gemiddeld >7 Geen onvoldoendes, gemiddelde 6-7 Een of meer onvoldoendes Ontwerp (experimenteer) loopt over in implementatie (doen, evalueren en bijstellen) Daarnaast: Meten is weten.. Keek op de week afdeling 1-5 Telefonisch contact Bed status Week: 32 Balanced scorecard Cardiologie Maand sep-09 Aantal keer gestoord tussen 7 en 11:00 uur voor telefoontjes Medicatieronde Aantal keer gestoord tijdens medicatieronde Uniformiteit van medisch handelen/ zorgpad Van alle ontslagen patiënten afgelopen week die in aanmerking kwamen voor zorgpad, hoeveel zijn er 100% Ma 36 Ma Norm 7 Di 3 Di 1 2 Wo Wo 3 Do Do 5 Vr Vr week Ontslagstatus van patiënten Ma Di Wo Tevredenheid Medewerkers score op item.. (score die elke medewerker aan het einde van de dagdienst invult) 12 0 Ma Di Wo Do Do Patiënten (gemiddelde op vragen bij ontslag) Weekbordbesprekingen op afdeling: Eens per week een bespreking om over verbeteringen op de afdeling na te denken Turven om vermoedens hard te maken of verbeteringen te volgen Bord is dynamisch Vr Vr week 6 Kwaliteit en patiënttevredenheid Operationele efficiëntie Financiën Indicator Eenheid Hospital Standardized Mortality Ratio Relatief Risico 1,00 Constant Klachten per patienteneenheden Percentage oo Constant Zorgpad-patiënten volgens protocol behandeld Percentage 75% 0% 20% -- Stijgend Klinische uitkomstindicatoren op target Percentage oo Constant Wachttijd poli Dagen oo Constant Wachttijd opname Dagen oo Constant Patiënttevredenheid Score 1 tot 10 oo Constant Herhaalbezoeken Aantal 1,9 1, ++ Dalend Bedbezetting Percentage oo Constant Patiënten met een geplande ontslagdatum Percentage 0% 0% oo Constant Patiënten ontslagen voor of op de geplande ontslagdatum Percentage oo Constant Klinische patiënten voor 11 uur ontslagen Percentage 5% 13% 15% -- Stijgend Patiënten met CIZ-indicatie dat heeft moeten wachten op overplaatsing (M15) Percentage oo Constant Ligduur Dagen 3,7,0 -- Stijgend Medewerkertevredenheid Score 1 tot 10 oo Constant Verzuim (verpleegafdeling) Percentage,% 7,3% -- Stijgend Jaargesprekken en POP's afgerond Percentage oo Constant A-segment: EPB's t.o.v. begroting Aantal 636,0 755,0 ++ Stijgend A-segment: opnames t.o.v. begroting Aantal 266,0 2,0 262,0 -- Stijgend A-segment: normale en zware verpleegdagen t.o.v. begroting Aantal 1.22,0 1.06, ,0 -- Stijgend A-segment: dagbehandelingen t.o.v. begroting Aantal 51,0 52,0 3,0 -- Dalend B-segment: geopende klinische DBC's Aantal 9,0 10,0 ++ Stijgend Balanced Score Card (BSC): Vaste besprekingen met RvB/OM/MM, OM/unitleider Kwaliteit en patiënttevredenheid bv. klachten, wachttijden Operationele efficiëntie bv. ligduur, herhaalbezoeken Medewerkers bv. tevredenheid, verzuim Financiën bv.aantal EPB, DBC s KPI s per zorgpad Vorige maand Deze maand Status Trend 1 Einddoel borging: zelf verder. met continu verbeteren 2 weken weken 6 weken 6 weken Ontwer Uitrol Ontwerp p Implementatie Onderwerp Doelstelling Medewerkers 2 weken weken 6 weken 6 weken Ontwer Uitrol Voorbere Ontwerp p Implementatie iding Denken Valkuilen: De werkvloer te laat betrekken bij verbeterinitiatieven Lean is geen project; het is nooit klaar en is nooit geborgd Maatschappen hebben hun eigen dynamiek (geen hiërarchische) Door heel sterke ondersteuning zijn afdelingen niet direct in staat zelfstandig verder te gaan Lean is alles 15

9 Denken Tips: Zorg voor sterk commitment in de RvB Probeer een goede mix te vinden van top-down en bottum-up Projectmatige aanpak en Lean kan, maar besef je doel is nooit bereikt Altijd werken aan het uitdragen van het Lean gedachtengoed op de werkvloer: Continu verbeteren kan altijd en begint op je eigen afdeling Niet te veel tegelijk en te versnipperd Niet alleen lokaal, maar ook ziekenhuisbrede verbeteringen Lean aanpakken Denkt alleer gij doende zijt en doende denkt dan nog Guido Gazelle Doorkijkje 2010 en verder.. Volkskrant 15 dec De pilot heeft geleid tot verbeteringen van behandelingen. Maar we gaan het hele ziekenhuis door vertelt Harry Luik enthousiast. Hij denkt dat 60 procent van de zogenoemde zorgpaden zich leent voor een procesverbetering á la Lean. 17

10 1