Thema. Minder faalkosten dankzij beter inkoopproces. Praktijkvoorbeeld Slokker Bouwgroep

Transcriptie

1 Praktijkvoorbeeld Slokker Bouwgroep Minder faalkosten dankzij beter inkoopproces Slokker Bouwgroep is sinds de oprichting in 193 uitgegroeid tot een internationaal bedrijf in de onroerendgoedsector. Het bouwbedrijf, dat actief is in de woningbouw, utiliteitsbouw, renovatie en groot onderhoud is een voorloper in inventief denken. Slokker speelt op creatieve wijze in op marktvragen. In de bouw zijn faalkosten een berucht fenomeen. Volgens de Stichting Bouw Research (SBR) kunnen deze oplopen tot 10% van de totale bouwsom. Daarnaast kent de bouwwereld een enorme papierstroom. Ook de grote spreiding van bouwprojecten vormt een belangrijk knelpunt; letterlijk en figuurlijk is er een grote afstand tussen het kantoor en de bouwplaats. Dit leidt ertoe dat men bij wijzigingen in de bouwplannen veelal achter de feiten aanloopt. Andere knelpunten zijn de hevige prijsconcurrentie en de verandering van de kerntaak van aannemers van zekere omvang. Doordat tussen de 30 en 70% van de werkzaamheden wordt uitbesteed, richten deze bedrijven zich meer op de regie, organisatie en coördinatie van projecten dan op pure uitvoering. Hierdoor wordt de inkoopfunctie steeds belangrijker. Ict kan hier een uitkomst bieden. Eerder en beter samenwerken Vanuit de zojuist genoemde bredere visie wil Slokker Bouwgroep besparingen realiseren, risico s indammen en de kwaliteit verhogen. Dat wil zij bereiken door de samenwerking met toeleveranciers en onderaannemers te verbeteren. Een samenwerking die, behalve op wederzijds vertrouwen en respect, op goede controlemogelijkheden gebaseerd moet zijn. Om een efficiënter en effectiever verloop van de informatievoorziening en uitwisseling van documenten te realiseren, krijgen ict-oplossingen een hoofdrol toebedeeld. Met een uitgekiende logistiek en een heldere communicatie tussen calculatie en uitvoering moet het bedrijf de faalkosten in de materiaalstromen naar de bouwplaatsen terugdringen. Continue registratie d.m.v. ict ziet Slokker als oplossing om een sluitend controlecircuit tussen aannemer, bouwplaats en bouwpartners te creëren. Met als resultaat dat niemand meer voor onplezierige verrassingen komt te staan en de administratieve rompslomp wordt verminderd. Voor- en achterwaartse integratie Om de beoogde kwaliteitsverbetering en kostenbesparingen te realiseren moet in de organisatie zowel voor- als achterwaarts integratie plaatsvinden. Want als opdrachtgevers en ontwerpers de informatie goed en tijdig opzetten, wordt het makkelijker om naar leveranciers en onderaannemers te communiceren. De eerste besparingen die het bouwbedrijf kan realiseren, liggen vooral in de samenwerking met de bouwpartners. Vandaar dat Slokker zich focust op de inkoop en op het vroegtijdig betrekken van toeleveranciers en onderaannemers bij projecten. Geringe investering Slokker begint voorzichtig en start met één groothandel in bouwmaterialen, die met haar informatie- en bestelsysteem via internet al ervaring heeft opgedaan. Beide bedrijven bekijken samen manieren om de onderlinge samenwerking te optimaliseren en brengen nog enige aanpassingen aan in het systeem. Zo kan Slokker tegen een geringe investering een computer met internetaansluiting inloggen in het systeem van de groothandel. Aansluiting bestaande werkwijze De procedure volgt de werkwijze in de bouw. De werkvoorbereiding stelt de te leveren materialen vast en legt dit vast in een contract met de groothandel. Daarna kunnen de uitvoerders via de computer de bouwmaterialen direct bij de groothandel afroepen. Op de computer kunnen ze precies zien wat besteld is en wat nog geleverd moet worden. De groothandel registreert de bestelling en zorgt voor aflevering. Slokker zelf is nu bezig om het eigen SAP-pakket zo aan te passen dat de leverancier geleverde materialen rechtstreeks in de administratie kan zetten. De kwaliteit van de calculatie neemt sterk toe en ongeregistreerd meer- of minderwerk wordt opgemerkt, wat van de bouwplaats planmatiger werk vereist. Positieve resultaten Slokker wil op termijn met meer leveranciers op deze wijze zakendoen, want de eerste resultaten zijn positief. De winst bedraagt circa 1 tot 2% van de bouwomzet. De grootste winst wordt echter behaald door het naar voren schuiven van de planningshorizon. Hierdoor lopen de faalkosten terug, verbetert de bouwkwaliteit en heeft de uitvoerder minder administratieve rompslomp. Ook heeft Slokker altijd on line zicht op de geplande, gerealiseerde en uitstaande levertijden en -hoeveelheden, is het logistieke proces efficiënter ingericht en zijn de communicatiefouten sterk afgenomen. De toekomst Slokker wil ict verder inpassen op de bouwplaats en kostenbesparingen realiseren via elektronische factuurstromen. Ook blijft zij investeren in duurzame relaties met opdrachtgevers om maximaal voordeel te behalen. Op termijn wil Slokker dat 80% van de transacties met leveranciers en onderaannemers digitaal verloopt. De lessen uit deze case Ict is een hulpmiddel om werkprocessen te verbeteren. Creëer draagvlak bij de directie en betrek uitvoerders vroegtijdig bij ict-plannen. Werk samen met wederzijds respect en vertrouwen in combinatie met controle en aandacht. Duidelijkheid en discipline zijn bepalend voor het resultaat. 38

2 Elektronisch inkopen Optimaliseren van het inkoopproces Elektronisch inkopen is gebruik maken van internettechnologie voor het ondersteunen van het inkoop- en orderproces. Afhankelijk van de activiteiten en omvang van de onderneming kan inkoop een behoorlijk administratieve druk op een organisatie leggen. Productomschrijvingen en codes, leveranciersgegevens, prijslijsten en afspraken, bestelgegevens etc. moeten gestructureerd vastgelegd worden. De administratieve inkoopkosten maken een substantieel deel uit van de kostprijs van een product. De kostenreductie die met elektronisch inkopen samenhangt wordt voornamelijk behaald in de optimalisatie van het inkoopproces en niet zozeer in de verlaging van de aankoopprijs van het product. Daarnaast levert het een behoorlijke tijdsbesparing op bij herhalingsaankopen en afroeporders. Elektronisch inkopen vanuit 3 invalshoeken bekeken Uw leverancier beschikt over een elektronisch verkoopsysteem en u maakt hier gebruik van om uw inkoop af te handelen. Voordelen: - U hoeft niet over de expertise te beschikken om het systeem te onderhouden. - U hoeft geen (grote) investering te doen. Nadelen: - U bent geen eigenaar van het systeem en heeft dus weinig zeggenschap. - Bij meerdere leveranciers moet u gebruik maken van meerdere systemen. - De doorkoppeling van informatie over de bestelling naar andere systemen in uw organisatie is niet vanzelfsprekend. U beschikt over een elektronisch inkoopsysteem waar u uw leveranciers toegang toe verschaft om hun producten aan te bieden. Voordelen: - U kunt uw inkoopsysteem naar eigen wens inrichten. - U kunt voor een inkoopsysteem kiezen waarbij het informatiehergebruik afgestemd is op andere aanwezige systemen. Nadelen: - Een eigen inkoopsysteem vergt een grote investering in tijd, kennis en geld. U sluit u aan bij een elektronische marktplaats waar aanbieders en kopers elkaar treffen (zie ook thema marktplaatsen). Voordelen: - U maakt gebruik van de technische ondersteuning van de marktplaats. - Door het delen van de marktplaats met andere gebruikers blijft de investering beperkt. De marktplaats kan dankzij het schaalvoordeel additionele diensten aanbieden die voor onafhankelijke spelers op de markt niet haalbaar zijn. Nadelen: - U moet zich aanpassen aan de systemen die op de marktplaats voorhanden zijn. 39

3 Elektronische inkooppakketten Een elektronisch inkooppakket beschikt minimaal over de volgende elementen: Catalogus Elk inkooppakket beschikt over een catalogus waarin de ingekochte artikelen geregistreerd worden. Het beheer van de catalogus kan op vier verschillende manieren geregeld worden: 1. De inkopende organisatie beheert zelf de catalogus. 2. De leveranciers onderhouden hun eigen deel van de inkoopcatalogus (gegevens worden via een website of via een digitaal bestand aangeleverd). 3. De inkoopcatalogus van een tussenpartij wordt gebruikt, bijvoorbeeld een marktplaats. 4. Er is een combinatie van de bovenstaande mogelijkheden. Communicatie Informatie-uitwisseling met externe partijen staat bij elektronisch inkopen centraal. Er wordt dan ook veel gewerkt met Elektronic Data Interchange (EDI), XML of andere standaarden die ervoor zorgen dat verschillende systemen dankzij vaste afspraken informatie kunnen uitwisselen. Let op! Dit soort standaarden is slechts in staat een technisch kader te scheppen waarin de afspraken uitgevoerd kunnen worden. Bedrijven en branches zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van deze communicatie-afspraken. Het is belangrijk de afspraken binnen uw branche te achterhalen. Het is een belangrijke overweging in uw softwarekeuze. Gebruikersomgeving Voor de gebruiker moet een elektronisch inkooppakket eenvoudig en herkenbaar zijn. Veel pakketten zijn dan ook webwinkelachtig vormgegeven. Producten kunnen in de catalogus opgezocht worden of zijn via een zoekmachinefunctie te vinden. Rapporten en budgetten Veel elektronische inkooppakketten beschikken over een rapportagemodule waarbij, op basis van leverancier, product, productgroep of inkoopgroep, een gegevensselectie kan plaatsvinden. Bij sommige pakketten is het mogelijk om budgetbewaking in te stellen. Bij overschrijding van een budget bij een vooraf ingestelde afdeling, productgroep etc. wordt een signaal afgegeven. Koppeling interne systemen De meeste elektronische inkooppakketten kunnen worden gekoppeld aan andere interne systemen. Aan de slag. Een laatste tip! Veel inkoopsystemen zijn tijdens het implementatietraject gesneuveld doordat de gebruikte standaarden software- of platformafhankelijk bleken te zijn. Laat u goed voorlichten over de technische mogelijkheden/beperkingen van de verschillende systemen. 40

4 Elektronisch inkopen binnen uw bedrijf Beantwoord de volgende vragen: JA NEE Overwegingen en consequenties: Is uw product/dienst geschikt voor o o Niet alle producten en diensten zijn even geschikt elektronisch inkopen? om elektronisch in te kopen. De vuistregel is hoe lastiger een product/dienst te standaardiseren is hoe minder geschikt dit product wordt voor elektronische inkoop. Maken uw administratieve kosten een o o Door gebruik te maken van internettechnologie substantieel deel uit van de kostprijs kunnen de transactiekosten dalen. van ingekochte producten/diensten? Kopen de diverse bedrijfsonderdelen o o Door gebruik te maken van één inkoopsysteem onafhankelijk van elkaar in? kunnen orders van diverse bedrijfsonderdelen gebundeld worden. Wordt inkoopinformatie nu al automa- o o Hoewel dit niet vanzelfsprekend is bestaat binnen tisch hergebruikt in andere systemen? de meeste inkoopsystemen de mogelijkheid U kunt hierbij denken aan prijzen of informatie koppelen aan systemen welke gebruikt beschikbaarheid van producten, worden. maar ook aan orderverwerking. Worden de ervaringen/afspraken die o o Door gebruik te maken van één inkoopsysteem verschillende bedrijfsonderdelen met kunnen ervaringen/afspraken met leveranciers leveranciers maken al centraal vastgelegd? van diverse bedrijfsonderdelen centraal vastgelegd worden. Wordt er binnen uw keten (alle stappen o o Indien er afspraken binnen een keten gemaakt die een product/dienst maakt om van kunnen worden over het gebruik van inkoop- en producent naar consument te komen) verkoopsystemen kan dit aanzienlijke concurrentieal samengewerkt? voordelen opleveren voor de keten als geheel. Heeft u voldoende invloed op uw leveran- o o Er speelt een duidelijke machtsvraag. Moet u in ciers om ze te bewegen u tegemoet te de verhouding met uw leveranciers leiden, volgen komen in uw wensen ten aanzien van een of kunnen er gezamenlijke afspraken gemaakt inkoopsysteem? worden? Bent u bereid geld en energie te steken o o Een eigen inkoopsysteem vergt behoorlijk wat geld in het zelf opzetten van een inkoop- en tijd, u moet zich serieus afvragen of u dit aankunt. systeem? Bekijk nogmaals alle vragen waar u NEE heeft ingevuld. In de overwegingen/consequenties vindt u aanwijzingen op weg naar verbetering van uw inkoopproces. 41

5 Actieplan elektronisch inkopen 1. Inventariseer de toegevoegde waarde van elektronisch inkopen. Wat wilt u met elektronisch inkopen bereiken? Tijd besparen, efficiencyslag, faalkosten verlagen etc.? 2. Inventariseer de producten/diensten die u elektronisch wilt gaan inkopen. Producten die voor de hand liggen zijn bijvoorbeeld kantoorartikelen als inktcartridges en printerpapier. Maar welke producten/diensten komen in aanmerking om de doelstellingen gedefinieerd onder punt 1 te bereiken? 3. Inventariseer de gevolgen van elektronisch inkopen binnen uw organisatie. En binnen de keten. Wie mag er inkopen? Wanneer zijn inkoopopdrachten rechtsgeldig? Hoe houdt u controle over de inkopen? 4. Informeer, bij uw branchevereniging en bij relaties binnen uw keten, of er al elektronische inkoopinitiatieven of softwarepakketten bekend zijn voor uw branche. En of er al specifieke standaarden voor informatie-uitwisseling gedefinieerd zijn. Bekijk of deze aansluiten bij uw behoeften.. Van welke elektronische inkoopmethodes kunt/wilt u gebruik maken? Is er een elektronisch systeem binnen de keten beschikbaar, wilt u zelf een inkoopsysteem op gaan zetten, gaat u van een marktplaats gebruik maken of wordt het een combinatie? 6. Inventariseer welke software u nodig heeft om gebruik te maken van het elektronisch inkoopsysteem van uw keuze. Gebruik hiervoor het software selectie schema (zie bijlage IV). Soms is er helemaal geen aanschaf van software nodig, omdat een standaard internetbrowser voldoende is om gebruik te maken van een inkoopsysteem. Meer advies en informatie wat? om gebruik te kunnen maken van elektronische inkoop heeft u een goede internetverbinding nodig juridische gevolgen van overeenkomsten sluiten via internet ondersteuning, onafhankelijk advies en informatie over elektronisch inkopen voor het mkb een dossier over e-procurement nieuws over het thema e-procurement portal over elektronisch inkopen Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement waar? bijlage VI Internetverbinding van dit boek bijlage VII Juridische zaken van dit boek Syntens Als u op het internet op zoek bent naar relevante informatie rondom het thema elektronisch inkopen, kunt u gebruik maken van onderstaand lijstje met zoektermen. Door de zoekterm te combineren met uw sector- of branchenaam kunt u nog specifieker zoeken. inkoopsoftware/inkoopapplicatie e-purchasing e-procurement on line inkopen elektronisch inkoopsysteem e-auction elektronische veiling inkoopmarktplaats/inkoop marktplaats inkoop via internet 42

6 Heeft elektronisch inkopen uw prioriteit? Noteer op het gele memoblaadje: 1. Hoe belangrijk is elektronisch inkopen om onze concurrentiepositie te verbeteren/ behouden? Geef dit thema een cijfer van 1 (geen prioriteit) tot 10 (zeer belangrijk). 2. Motiveer kort, als geheugensteuntje voor later, waarom u dit cijfer heeft gegeven. 3. Bekijk in het schema hieronder welke thema s die samenhangen met elektronisch inkopen voor u ook van belang zijn. 4. Heeft u dit thema een cijfer 7 of hoger gegeven? Plak het memoblaadje dan schuin in zodat het blaadje uitsteekt. Op deze manier kunt u thema s die prioriteit hebben, na het dichtslaan van het boek, snel terugvinden.. Lees andere voor u interessante thema s of ga aan de slag met behulp van het actieplan. (voorbeeld) Cijfer : Twee van onze grootste leveranciers bieden de optie van elektronisch inkopen. Zelf mo en we kijken of we ko elingen naar de back office kunnen laten ontwikkelen. Zou een mooie oplo ing zijn. : financiële administratie Samenhang met andere thema s Hoe verhoudt elektronisch inkopen zich tot: Blz. 20 marktplaatsen locatie op internet waar inkoop plaats kan vinden 44 interne logistiek/erp vraaggestuurd inkopen vraagt meer van de interne logistiek (mogelijke oplossing erp) 0 ketenlogistiek inkoop wordt vraaggestuurd (ketenomkering) en er vindt meer gegevensuitwisseling plaats (ketendigitalisering) 6 tracking&tracing/rfid om te bekijken waar een product/dienst zich in de keten bevindt 62 standaarden voor om de toegenomen gegevensuitwisseling met leveranciers effectief plaats gegevensuitwisseling te laten vinden zijn er standaarden/afspraken nodig 68 financiële administratie er kan een efficiencyslag gemaakt worden door financiële administratieen inkoopsofware aan elkaar te koppelen 110 netwerkeconomie het inkoopproces wordt steeds meer via internet afgehandeld 43