Thema Digitale snelweg tussen fabrikant en klant

Transcriptie

1 Interview met Martin Boekeloo TCI groep Digitale snelweg tussen fabrikant en klant Martin Boekeloo noemt zichzelf min of meer de oprichter van TCI Groep. Vroeger verrichtte dit bedrijf alleen ict-activiteiten voor de Nederlandse Aardolie Maatschappij. Na een management buy-out in 1993 stippelde Boekeloo zijn eigen route uit, gericht op de infrastructuur voor automatisering in een kantooromgeving. Van één directeur met drie medewerkers is het bedrijf uitgegroeid tot een holding van in Noord- en Midden-Nederland gevestigde ict-bedrijven met ruim 100 medewerkers. Om klanten nog beter te bedienen, introduceerde TCI ketendigitalisering. Wat was uw drijfveer voor zelfstandigheid? Ik was ervan overtuigd dat er in het noorden vraag was naar een allround automatiseringsbedrijf. Om die brede focus waar te maken, hebben we verschillende bedrijven overgenomen. Van oudsher is TCI vooral gericht op grote klanten binnen de overheidsen non-profitsector. Daarnaast biedt FT Plus Automatisering totaaloplossingen voor het mkb. ACom Automatisering richt zich op bedrijven in de kleinzakelijke markt. Met Apple-specialist Guide Automatisering kregen we ook een locatie in Midden-Nederland en verder hebben we nog de Vobis-winkels met computers en randapparatuur. Had u daarbij een uitdaging voor ogen? Ons motto is: alle markten bedienen, van grote professionele klant tot consument, met gespecialiseerde bedrijfsonderdelen. De opbouw van ons bedrijf maakt dat mogelijk. Maar ook qua informatievoorziening en bestelmogelijkheden moet je je klanten tegemoet komen. Kampte u met specifieke problemen? Wij verkopen duizenden computers per jaar. Samen met alle andere toebehoren zoals monitoren, printers en standaardsoftware hebben wij ruim verschillende producten in ons systeem. Het is onmogelijk om die allemaal zelf in te voeren. Ten eerste kost dat te veel tijd, ten tweede verandert onze markt erg snel. Toch realiseerden wij ons dat vooral professionele klanten behoefte hadden aan een elektronisch bestelsysteem waarin ze in één oogopslag de voor hen belangrijke informatie zien; Wat kost het? Wat kan het? Wanneer is het beschikbaar? Welke oplossing heeft u gevonden? Door ook de andere schakels in de keten onze leveranciers en fabrikanten erbij te betrekken; ketendigitalisering dus! De fabrikanten versturen hun productie- en voorraadgegevens naar de vier distributeurs bij wie wij gestandaardiseerde merken inkopen. De distributeurs voeren hun eigen prijs, productomschrijving en afbeelding in, volgens een door ons opgegeven standaard. Door die gegevens aan elkaar te koppelen ontstaat een totaaloverzicht, dat wij vervolgens als elektronisch bestelsysteem aanbieden aan onze klanten. Vooralsnog alleen aan grote klanten, meestal met eigen ict-deskundigen die goed overweg kunnen met zo n systeem, maar op termijn waarschijnlijk ook aan particulieren. Bent u tevreden over de resultaten? Ja, deze werkwijze bespaart iedereen tijd. Het is niet langer nodig om eindeloos orders aan te maken. De eenmaal ingevoerde bestelgegevens gaan naadloos door naar de volgende schakel in de keten. Dit maakt de informatieoverdracht minder foutgevoelig en sneller. Wij hoeven nu niet meer bij verschillende leveranciers te informeren naar de leverbaarheid van producten, maar zien de stand van zaken op het computerscherm. Nog een voordeel: dankzij de digitale ketenlogistiek kunnen wij onze klanten nu precies die informatie aanbieden die ze willen hebben, zonder dat ze zich door een overdosis aan extra materiaal heen moeten lezen. Wat gaat de toekomst brengen? Binnenkort willen we een koppeling maken naar de logistiek, zodat klanten volledig geautomatiseerd worden ingelicht als de afgesproken levertijd niet haalbaar blijkt. Een ontwikkeling op iets langere termijn is het toevoegen van meer intelligentie aan het systeem. Een klant die een laserprinter bestelt, krijgt dan bijvoorbeeld in beeld welke toner daarvoor nodig is of wordt gewaarschuwd als hij de verkeerde productencombinatie maakt. Nu verlenen wij die service nog handmatig, door alle bestellingen te checken en te fiatteren. Welke lering heeft u hieruit getrokken? Toen wij dit proces startten, was er nauwelijks standaardisatie in opslag en transport van data. Die komt nu op gang in de vorm van geautomatiseerde XML-koppelingen naar databases van onder meer HP, Toshiba en IBM. We hebben heel veel energie in het traject gestoken. Maar het is de investering waard geweest, want nu zijn we koploper op dit gebied. Veel bedrijven hebben een elektronische bestelservice, maar dan louter voor hun eigen bedrijf. Pak je dat aan per keten, dan heb je meteen een totaaloverzicht. 50

2 Ketenlogistiek Efficiënt van grondstof tot eindgebruiker Ketenlogistiek: iedereen heeft een leverancier en een klant. Philips noemt dit: van zand tot klant en bedoelt daarmee de keten zand-glasfabriek-lampenfabriek-distributie-eindgebruiker. Met de komst van de computer is het voor bedrijven intern mogelijk om inkoop, productie, voorraad en verkoop beter en actueler in kaart te brengen. Om snel op veranderingen in de markt te kunnen inspelen is het echter van groot belang om inzicht te hebben in de situatie bij andere deelnemers binnen uw keten. Technologische en maatschappelijke ontwikkelingen zorgen voor een toegenomen belangstelling voor het ketendenken. Zo is de situatie van de marktspelers de afgelopen jaren sterk veranderd: Producent: - globalisering (concurrentie uit lage lonen landen) - time-to-market wordt korter - er moet vraaggestuurd geproduceerd worden - er moet meer maatwerk geleverd worden Verkooporganisatie: - toegenomen concurrentie (bijv. door webmarketing) - globalisering - verkoop wordt meer vraaggestuurd Logistieke dienstverlener: - fileprobleem wordt groter - er moet sneller, vaker en in kleinere hoeveelheden worden uitgeleverd Eindgebruiker: - individualistischer - kritischer - minder loyaal/merkgebonden - beschikt over meer informatie De trend is dat de concurrentiestrijd steeds meer zal plaatsvinden tussen ketens i.p.v. tussen individuele bedrijven. Het voortbestaan van bedrijven wordt daarbij bepaald door de mate waarin een bedrijf in staat is om samen te werken en vraaggestuurd te werken. Voor de continuïteit van uw bedrijf is het van belang om op deze verschuiving in te spelen. Ketenomkering Geen van de marktspelers wil grote voorraden. De levenscyclus van producten wordt sterk verkort door snel opvolgende technologische vernieuwingen/ modetrends. Het gedrag van eindgebruikers is steeds moeilijker te voorspellen. Een keten wordt daarom steeds meer vanuit de vraagzijde (eindgebruiker) gestuurd in plaats vanuit de aanbodzijde (producent). We noemen dit ketenomkering. Ketenomkering vergt een zeer goede afstemming tussen de diverse schakels in de keten. 51

3 Ketendigitalisering Omdat de keten meer vraaggestuurd gaat werken moet informatie, die vanuit de markt beschikbaar komt, teruggekoppeld worden naar de andere spelers in de keten. Op deze wijze kunt u adequaat reageren op veranderingen in de markt. Om dit zo efficiënt mogelijk te doen moeten de diverse geautomatiseerde systemen die deze informatie bevatten aan elkaar gekoppeld worden. Hierdoor wordt het mogelijk om informatie over bestellingen, voorraden, productie etc. van diverse organisaties uit te wisselen. U bent minder kostbare tijd en geld kwijt aan het (opnieuw) invoeren van gegevens en de meest actuele gegevens zijn direct beschikbaar. Het geautomatiseerd uitwisselen van gegevens door organisaties binnen een keten noemen we ketendigitalisering. Samenwerking Binnen een vraaggestuurde keten is samenwerking cruciaal. Er moeten afspraken gemaakt worden over welke informatie binnen de keten beschikbaar moet zijn en deze gegevensuitwisseling moet ook technisch mogelijk gemaakt worden. Samenwerking kan grofweg twee vormen aannemen: Samenwerking gebaseerd op gemeenschappelijk voordeel: Hierbij speelt onderling vertrouwen een grote rol. Er worden afspraken gemaakt die de keten als geheel concurrentievoordeel opleveren. Binnen dit kader worden er afspraken gemaakt over investeringen, verantwoordelijkheden en compensatie. Gedwongen samenwerking: Een grote klant, producent of leverancier dwingt de keten tot samenwerking en dicteert in hoge mate de invulling van deze samenwerking. Wilt u uw rol binnen de keten behouden dan zult u zich moeten aanpassen. Het mkb heeft vaak met deze situatie te maken. Techniek In de afgelopen jaren bleek het uitwisselen van informatie uit verschillende systemen niet zo eenvoudig. In de praktijk betekende het veel vallen en opstaan voordat een koppeling tussen diverse softwaresystemen werkte. Er worden inmiddels initiatieven ontplooid om dit koppelingsprobleem te ondervangen. Zo wordt er meer gewerkt met open standaarden. Hierbij worden broncodes openbaar gemaakt en kunnen systemen makkelijker aan elkaar geknoopt worden om gegevens uit te wisselen. Daarnaast worden er wereldwijde standaarden voor gegevensuitwisseling ontwikkeld. Gebruik indien u een keuze heeft open standaarden. Op deze manier heeft u meer flexibiliteit bij toekomstige wijzigingen en vernieuwingen. Op de website vindt u de Nederlandse Catalogus van Open Standaarden (CANOS) en aanvullende informatie over open standaarden en open source software. Aan de slag. Een laatste tip! U kunt de duurste technische middelen aanschaffen, de prachtigste plannen maken, maar bedenk wel dat ketenlogistiek in de kern draait om samenwerking. Succesvolle ketenlogistiek komt voort uit de bereidheid tot samenwerking, vertrouwen en het maken van goede afspraken. 52

4 Ketenlogistiek binnen uw onderneming Hoe ziet uw keten eruit? Positie Vul in: A1 de naam van uw belangrijkste leverancier A2 de naam van de belangrijkste leverancier van de leverancier genoemd bij A1 B1 de naam van uw belangrijkste klant B2 de naam van de belangrijkste klant van de klant genoemd bij B1 A2 A1 uw bedrijf B1 B2 Hoe is uw markt de afgelopen jaren veranderd? JA NEE Zijn uw klanten veeleisender geworden m.b.t. levertijden? o o Zijn uw klanten veeleisender geworden wat betreft maatwerk? o o Zijn uw klanten veeleisender geworden wat betreft prijzen? o o Moet u vaker in kleine hoeveelheden leveren? o o Zijn uw klanten minder loyaal? o o Heeft u te maken met toegenomen concurrentie via internet? o o Heeft u te maken met toegenomen concurrentie uit het buitenland? o o Drie of minder keer JA: Vier of meer keer JA: U bevindt zich in een weinig dynamische markt. U bevindt zich in een veranderende markt en verbeterde ketenlogistiek zou u wellicht concurrentievoordeel op kunnen leveren. Bent u zelf veranderd in de afgelopen jaren ten opzichte van uw leveranciers? JA NEE Bent u veeleisender geworden m.b.t. levertijden? o o Bent u veeleisender geworden wat betreft maatwerk? o o Bent u veeleisender geworden wat betreft prijzen? o o Wilt u vaker in kleine hoeveelheden geleverd krijgen? o o Bent u minder loyaal? o o Bent u vaker op zoek naar nieuwe leveranciers via internet? o o Zoekt u tegenwoordig vaker naar buitenlandse leveranciers? o o Drie of minder keer JA: Vier of meer keer JA: U bent geen veeleisende klant. U bent een veeleisende klant en ketenlogistiek zou een bijdrage kunnen leveren aan een nog betere afstemming op uw wensen. 53

5 Actieplan ketenlogistiek 1. Inventariseer welke initiatieven er binnen uw branche zijn om tot betere samenwerking in de keten te komen. En of er al initiatieven zijn om tot betere informatie-uitwisseling te komen (bijvoorbeeld in de vorm van standaarden voor gegevensuitwisseling). Vraag ook nadrukkelijk uw klanten, leveranciers en zelfs uw concurrenten naar hun visie op ketenlogistiek. 2. Plan een brainstormsessie (zie bijlage I) en bepaal met uw medewerkers hoe uw keten eruitziet. Tip: noteer zoveel mogelijk belangrijke klanten, klanten van klanten, toeleveranciers en toeleveranciers van toeleveranciers op losse blaadjes en plak deze op een muur. 3. Bepaal vervolgens tijdens de brainstormsessie: welke klanten en leveranciers het belangrijkste zijn voor uw bedrijf wie de belangrijkste informatie ontvangt van de eindgebruiker wie de machtigste partij is in de keten of u door één van de partijen gedwongen wordt tot samenwerking hoe er beter samengewerkt kan worden binnen de keten welke partijen bereid zouden zijn tot samenwerking wat de gevolgen zouden zijn van deze samenwerking voor u en de rest van de keten 4. Indien uit de brainstormsessie blijkt dat uw bedrijf vanuit positieve motivatie (we willen) of negatieve motivatie (we moeten) serieus aan de slag moet met ketenlogistiek is het raadzaam om bijeenkomsten te gaan plannen met alle betrokken partijen. U kunt tijdens deze bijeenkomsten de verschillende visies inventariseren om uiteindelijk tot een gemeenschappelijk initiatief te komen. Meer advies en informatie wat? ketenlogistiek vergt meer van uw informatiebeveiliging om ketenlogistiek toe te passen heeft u een goede internetverbinding nodig ondersteuning, onafhankelijk advies en informatie over ketenlogistiek voor het mkb informatie over branchespecifieke initiatieven m.b.t. ketenlogistiek standaardisatie streepjescodes en rfid een dossier over ebxml een dossier over vereenvoudigde handelsprocedures portal over rfid waar? bijlage V Beveiliging van dit boek bijlage VI Internetverbinding van dit boek Syntens uw branchevereniging Als u op het internet op zoek bent naar relevante informatie rondom het thema ketenlogistiek, kunt u gebruik maken van onderstaand lijstje met zoektermen. Door de zoekterm te combineren met uw sector- of branchenaam kunt u nog specifieker zoeken. ketendigitalisering ketenomkering vraaggestuurd werken netwerkeconomie massa-individualisering standaarden voor gegevensuitwisseling EDI XML ebxml rfid 54

6 Heeft ketenlogistiek uw prioriteit? Noteer op het gele memoblaadje: 1. Hoe belangrijk is ketenlogistiek om onze concurrentiepositie te verbeteren/behouden? Geef dit thema een cijfer van 1 (geen prioriteit) tot 10 (zeer belangrijk). 2. Motiveer kort, als geheugensteuntje voor later, waarom u dit cijfer heeft gegeven. 3. Bekijk in het schema hieronder welke thema s die samenhangen met ketenlogistiek voor u ook van belang zijn. 4. Heeft u dit thema een cijfer of hoger gegeven? Plak het memoblaadje dan schuin in zodat het blaadje uitsteekt. Op deze manier kunt u thema s die prioriteit hebben, na het dichtslaan van het boek, snel terugvinden. 5. Lees andere voor u interessante thema s of ga aan de slag met behulp van het actieplan. (voorbeeld) Cijfer : 1 We zitten helemaal aan h eind van de k en en onze klanten vinden de manier waarop wij werken prima zo. Zie geen noodzaak om op dit moment actie te ondernemen. s: Elektronisch inkopen, digitaal factureren Samenhang met andere thema s Hoe verhoudt ketenlogistiek zich tot: Blz. 14 e-marketing meer vraaggestuurd producten/diensten aanbieden 20 marktplaatsen een marktplaats kan een oplossing bieden om tot verbeterde ketenlogistiek te komen 32 digitaal factureren door goede afspraken te maken kunnen uw klanten de gegevens van de factuur aan hun financiële administratie koppelen 38 elektronisch inkopen inkoop wordt vraaggestuurd (ketenomkering) en er is meer gegevensuitwisseling (ketendigitalisering) 44 interne logistiek/erp erp stelt u in staat om beter vraaggestuurd te werken (ketenomkering) 56 tracking&tracing/rfid voor meer afstemming binnen de keten is het van groot belang om te weten waar een product/dienst zich in de keten bevindt 62 standaarden voor voor samenwerking binnen de keten zijn afspraken/standaarden een gegevensuitwisseling absolute voorwaarde 68 financiële administratie administratieve gegevens via internet beschikbaar stellen aan klanten en leveranciers 4 e-crm eerder weten wat de klant wil vergt meer informatie-uitwisseling binnen de keten (ketendigitalisering) 110 netwerkeconomie samenwerking in de keten neemt in belang toe 116 massa-individualisering samenwerking in de keten is noodzakelijk om meer vraaggestuurd te kunnen werken 122 asp normaal dure en kennisintensieve ict-oplossingen worden ook toegankelijk voor kleinere organisaties 128 oss de afhankelijkheid van informatie neemt toe, om niet gelijktijdig afhankelijk te worden van softwareleveranciers neemt de interesse in oss toe 55