Boosts. Time management. Kernkwaliteiten. Conflicthantering

Transcriptie

1 Boosts

2

3 Boosts Time management Kernkwaliteiten Conflicthantering

4 Het verbeteren van je eigen time management Time management gaat in essentie over twee belangrijke zaken: belangrijkheid en urgentie. Belangrijkheid is de mate waarin taken of activiteiten van grote betekenis zijn voor jouw organisatie. Urgentie gaat over taken of activiteiten waarvoor zeer dringend een oplossing of regeling voor gevonden moet worden. Bij elke taak die je krijgt, maak je bewust of onbewust een afweging tussen deze twee factoren. Het onderstaande diagram geeft een overzicht van de vier keuzes die gemaakt kunnen worden. hoog URGENTIE laag laag BELANGRIJKHEID hoog Inzicht in je eigen tijdsbesteding Het is interessant om inzicht te krijgen in je eigen tijdsbesteding. Loop daarom eens het volgende stappenschema door: Plaats al je taken en activiteiten in het bovenstaande schema. Doe dit zoals je de taken nu doet, niet zoals je dit zou willen. Geef per taak of activiteit aan hoeveel uur per week dit jou kost. Tel alle uren per kwadrant op en tel op hoeveel tijd je in totaal per week aan jouw taken en activiteiten besteed. Is dit 50 uur of meer per week, dan heb je veel baat bij time management. Vraag jezelf af hoe moeilijk je het vond om jouw taken in het bovenstaande kwadrant in te delen. De kans is groot dat je dit vrij lastig hebt gevonden. Hoe komt dat? Seizoensinvloeden, piekmomenten en minder vaak repeterende taken maken het lastig om een precieze planning per week aan te geven. Toch is dit strategisch plannen van taken erg belangrijk voor de beheersing van jouw agenda.

5 Urgent en belangrijk: wat doe je eerst? Belangrijkheid is de reden waarvoor jij in je functie bij jouw bedrijf werkt. 80% van de taken die je wekelijks uitvoert, zou in de hoge belangrijkheidscategorieën horen te zitten. hoog URGENTIE laag laag BELANGRIJKHEID hoog Dan blijft er 20% van de tijd over voor taken met een lage belangrijkheid en een hoge urgentie (linksboven in het diagram). Taken met een lage belangrijkheid en een lage urgentie zouden eigenlijk niet door jou uitgevoerd moeten worden (linksonder in het diagram). Zorg er voor weinig tijd aan deze taken en activi teiten te besteden, door ze bijvoorbeeld te delegeren aan anderen. Soms leiden bedrijven aan de urgentieziekte. Alle taken en activiteiten die urgent zijn, dienen direct te worden uitgevoerd. Als je dit niet zelf inziet, dan is er altijd wel een leidinggevende of collega die je op de urgentie wijst. De urgentieziekte leidt tot ad hoc werkgedrag, verlies aan overzicht en vanwege het reactieve patroon tot het altijd achter de feiten aan blijven rennen. Als je het heel erg druk hebt, is de kans op spanning of stress groter, waardoor je eerder fouten maakt of dingen over het hoofd ziet. Daarnaast worden geplande taken met een hoge belangrijkheid en een lage urgentie, nooit of als laatste uitgevoerd. Op den duur leidt dit tot problemen; deze taken hebben niet voor niets een hoge belangrijkheid.

6 hoog URGENTIE laag laag BELANGRIJKHEID hoog De belangrijkheid van een taak of activiteit bepalen alleen jij en jouw baas. Urgentie is altijd uit te onderhandelen met de andere partij. Het managen van verwachtingen Nauw verbonden met time management is het managen van verwachtingen. Verwachtingen zijn ideeën over hetgeen dat komen gaat. Deze ideeën leven zowel bij jezelf, als bij de ander en hebben ook een groot effect op jezelf en de ander. Kijk eens naar onderstaande grafiek. VERWACHTINGEN realisatie Stel dat je afspreekt om uur een bepaalde taak af te hebben en dat gebeurt ook, dan is er sprake van een neutrale situatie. Is deze taak om uur al gereed, dan treedt een verrassingseffect op. Jouw klant of afnemer is verrast over de vroegtijdige afronding en zal tevredener zijn dan in de neutrale situatie. Tijdig taken en activiteiten realiseren vergt enerzijds een gedegen inzicht in de werktijd voor de benodigde taken en anderzijds ruimte om calamiteiten op te kunnen vangen. Een goede planning bouwt altijd extra tijd in om urgente, vaak onverwachte taken uit te kunnen voeren, zonder dat de realisatie van de eigenlijke taak of activiteit in het geding komt. Verwachtingsmanagement is dus een combinatie van realistisch plannen en het managen van je eigen grenzen.

7 Tips voor tijdwinst Maak to-do lijstjes. Deze geven rust in je hoofd doordat je niet steeds onbewust alle taken herhaalt die je nog moet doen om ze niet te vergeten. Bijkomend effect is dat je echt aanwezig bent bij wat je doet. Dit geldt ook voor thuis: als je thuis bent, wees dan ook thuis en niet in gedachten op je werk. Stel prioriteiten. Denk zorgvuldig na over het belang van de verschillende taken en activiteiten. Plan deze in je agenda in door tijd vrij te maken om de taak of activiteit te doen. Plan en herplan. Maak elke dag aan het begin of het einde van de dag een planning van activiteiten die gedaan dienen te worden. Wijs aan iedere taak of activiteit een bepaalde tijd toe en hou rekening met onverwachte gebeurtenissen. Delegeer taken aan anderen. Op termijn scheelt dit tijd. Goed delegeren betekent wel de tijd nemen om volledig uit te leggen wat gedaan moet worden, anderen te leren de taak of activiteit goed te kunnen doen, toestaan aan de ander om fouten te kunnen maken en het werk later te controleren en feedback geven over het resultaat. Gebruik zo veel mogelijk aaneengesloten tijdsperiodes. Lange, moeilijke taken of activiteiten voorkomen insteltijd om steeds weer in de materie te verdiepen. Dit betekent soms de telefoon uitzetten of niet gedurende de hele dag te checken en te beantwoorden. Beperk onderbrekingen zo veel mogelijk. Vragen als Schikt het even? hoeven niet per definitie met Ja natuurlijk te worden beantwoord. Een antwoord als Dat hangt er vanaf is minstens net zo eerlijk. Leer nee-zeggen. De meeste tijd wordt verspild door direct ja te zeggen op verzoeken van anderen, waar we eigenlijk niet geïnteresseerd of gemotiveerd voor zijn. Nee-zeggen tegen tussendoorkomende vragen of deze op een later moment inplannen om te doen is even wennen (ook voor de ander), maar besparen op termijn een hoop tijd (en soms ellende). Reserveer elke dag enkele rustige denkperioden. Zorg dat je dan helemaal alleen bent, ontspan en ga vrij associëren over de taken en activiteiten die je onder handen hebt.

8 Kernkwaliteiten Vier kwadranten Het kernkwadrantenmodel is ontwikkeld door arbeidspsycholoog Daniël Ofman en is een veelgebruikt hulpmiddel om de eigenschappen te beschrijven die bij een persoon passen. Het model bestaat, zoals de naam al zegt, uit kwadranten. De vier kwadranten zijn kernkwaliteit, valkuil, allergie en uitdaging. De kwadranten worden altijd in een vaste volgorde weergegeven: kernkwaliteit schiet door valkuil ervaart bij anderen als lastig goede aanvulling tegenovergestelde allergie schiet door uitdaging Kernkwaliteiten Kernkwaliteiten zijn positieve eigenschappen die tot het wezen (de kern) van een persoon behoren. Het zijn specifieke sterktes, waar we bij iemand direct aan denken. Kernkwaliteiten geven uiting aan wie je bent. Het zijn niet zozeer gedragingen, als wel mogelijkheden waarop men zich kan afstemmen. Een kernkwaliteit is altijd potentieel aanwezig en kan niet bewust aan of uitgezet worden. Ze kunnen wel verborgen gehouden worden. Kernkwaliteiten gaan over: wat anderen in mij waarderen wat ik bij anderen vanzelfsprekend verwacht wat ik in mijzelf een belangrijke kwaliteit vind

9 Een kernkwaliteit is te herkennen aan iemands bijzondere vaardigheid, waarover de persoon zelf zegt dat kan toch iedereen. Voorbeelden van kernkwaliteiten zijn onder meer: daadkracht zorgzaamheid zorgvuldigheid ordelijkheid Valkuilen Elke kernkwaliteit heeft ook een schaduwzijde, vaak vervorming of valkuil genoemd. Een vervorming ontstaat als iemand doorschiet in zijn kernkwaliteit en te veel van het goede laat zien. Een valkuil is onlosmakelijk verbonden met een kernkwaliteit en is vaak wat je regelmatig als verwijt naar je hoofd geslingerd krijgt. Valkuilen gaan over: wat anderen mij verwijten wat ik bij anderen bereid ben door de vingers te zien wat ik in mijzelf geneigd ben te rechtvaardigen voorbeeld: kernkwaliteit daadkracht valkuil drammerigheid Uitdagingen Een uitdaging is een goede aanvulling op de kernkwaliteit en is in feite jouw allergie terug gebracht tot normale proporties. De kunst is om de balans tussen de kern kwaliteit en de uitdaging zodanig te managen dat je niet in je valkuil terecht komt. Dit is erg lastig.

10 Uitdagingen gaan over: wat ik zelf graag wil zijn wat ik in mijzelf mis wat ik in anderen bewonder wat anderen mij toewensen voorbeeld: kernkwaliteit daadkracht valkuil drammerigheid uitdaging geduld Allergieën Allergieën doen zich voor als je geconfronteerd wordt met een teveel van je uitdaging. Eigenlijk zijn dit eigenschappen waar je een hekel aan hebt als je die bij een ander aantreft. Veel mensen weten zich hier geen raad mee en ontwikkelen daardoor irritaties, spanningen en conflicten. Jouw allergie bij een ander merk je zelf altijd als eerste op. Wanneer je bij jezelf een allergie waarneemt voor de ander, is het risico groot dat jij in je valkuil schiet en daardoor niet meer effectief bent. Dit is daarom het element dat jou zelf het meest kwetsbaar maakt. Allergieën gaan over: wat ik in mijzelf zou verafschuwen wat ik in anderen minacht of moeite mee heb wat anderen mij aanraden te relativeren voorbeeld: kernkwaliteit daadkracht allergie passiviteit valkuil drammerigheid uitdaging geduld

11 Ontwikkel jezelf Van allergieën bij anderen kun je zelf het meeste leren. Als jouw allergie door een ander wordt geactiveerd, onderzoek eens wat het over jezelf zegt en wat je van die ander kunt leren, in plaats van geïrriteerd weglopen. Het bewust worden van een allergie en hiervoor verantwoordelijkheid nemen vermindert het destructieve effect dat een allergie kan hebben. Een allergie verdwijnt nooit, maar je kunt er wel beter mee leren omgaan. Beschouw je allergie als een voelspriet voor wat er gebeurt. Bij een situatie waarin de druk hoog wordt en het stressniveau toeneemt, zul je in eerste instantie teveel van het goede naar buiten brengen. Je schiet dus in je valkuil. Wordt de druk nog groter, dan is de kans aanwezig dat iemand (kort) in zijn allergie schiet en deze gaat bezigen. Op zo n moment is het tijd voor een time-out, voordat de situatie verder escaleert in ziekte, een ernstige fout of een ongeluk. Tips Wordt je bewust van de dynamiek die bij de kernkwaliteiten hoort. Neem je verantwoordelijkheid door onder ogen te zien dat je niet perfect bent, maar ook valkuilen en allergieën hebt. Leer jezelf accepteren, inclusief je onvolmaaktheden. Jezelf zien zonder te oordelen en te veroordelen is een van de moeilijkste dingen die er is. Voorbeelden kernkwadranten kernkwaliteit valkuil allergie uitdaging service-gericht grenzeloos hard en star grens stellen consensus-gericht egocentrisch dwang gezagsgetrouw optimistisch naief pessimisme alert beheerst onpersoonlijk onbereikbaar empatisch stabiel traag onbezonnen experimenteel

12 De vijf conflictstijlen nader uitgelegd Conflictstijlen gaan over het gedrag van een individu in conflictsituaties, oftewel in situaties waarin de belangen van twee partijen onverenigbaar lijken. In conflict situaties kan het gedrag van een individu op twee onderdelen worden gemeten: assertiviteit oftewel de mate waarin het individu aan de eigen wensen probeert te voldoen. bereidwilligheid oftwel de mate waarin aan de belangen van de ander tegemoet gekomen wordt. Deze twee onderdelen zijn vertaald in vijf conflicthanteringsstijlen, te weten forceren, samenwerken, compromis zoeken, vermijden en toegeven. Forceren Forceren is assertief en niet-bereidwillig, dus een op macht gerichte stijl. Als een individu forceert, streeft hij zijn eigen belangen na ten koste van de ander en gebruikt hij iedere vorm van macht om zijn standpunt te laten gelden. Forceren kan betekenen dat u opkomt voor uw rechten, dat u een standpunt verdedigt waarvan u vindt dat het juist is, of dat u gewoon probeert te winnen. Effectief toepassen van forceren Als een snelle, beslissende actie nodig is Bij impopulaire acties voor belangrijke kwesties Bij kwesties die van groot belang zijn voor een organisatie en u weet dat u gelijk hebt Ter bescherming tegen mensen die misbruik maken van niet-forceerstrategieën Samenwerken Samenwerken is zowel assertief als bereidwillig. Als een individu samenwerkt, probeert hij door samen te werken met de ander een oplossing te vinden om geheel de belangen van beide personen te dienen. Dit houdt in dat beide partijen zich ver diepen in een kwestie om de onderliggende belangen van beide partijen te bepalen en een alternatief te vinden dat de belangen van beide partijen tegemoet komt. Wanneer twee individuen samenwerken, kan dat betekenen dat grondig naar een meningsverschil wordt gekeken om van elkaars inzichten te leren, of dat een situatie wordt opgelost waarin zij normaal gesproken om middelen zouden concurreren, of dat men gaat confronteren en probeert een creatieve oplossing te vinden voor een interpersoonlijk probleem.

13 Effectief toepassen van samenwerken Als u een oplossing moet vinden waarin de belangen van beide partijen behartigd worden en deze te gewichtig zijn voor een compromis Bij doelen zoals leren, meningen van anderen begrijpen, of eigen aannames testen Bij het samenbrengen van inzichten van anderen die een verschillende visie hebben op hetzelfde probleem Als u verbondenheid wilt bereiken door de belangen van anderen in een besluit op te nemen waarin iedereen zich kan vinden Als u door irritatiegevoelens heen moet werken die een negatieve invloed op een relatie hebben gehad Compromis zoeken Compromis zoeken is gemiddeld op zowel assertiviteit als bereidwilligheid. Als u een compromis sluit, is het doel een doelmatige, wederzijds acceptabele oplossing te vinden die gedeeltelijk aan de belangen van beide partijen tegemoet komt. Compromis zoeken kan betekenen dat het verschil gedeeld wordt, onderling concessies worden gedaan, of dat een snelle middenweg wordt gezocht. Effectief toepassen van compromis zoeken Als de doelen van gemiddeld belang zijn, maar deze de inspanning of mogelijke verstoring bij het gebruiken van meer assertieve stijlen niet waard zijn Als twee tegenstanders met gelijke macht zich sterk inzetten voor elkaar uitsluitende doelen (bijvoorbeeld in werkgevers-werknemers onderhandelingen) Om een tijdelijke overeenkomst over een complexe kwestie te bereiken Om een doelmatige oplossing onder tijdsdruk te bereiken Vermijden Vermijden is niet-assertief en niet-bereidwillig. Als een individu vermijdt, streeft hij niet meteen zijn eigen belangen of de belangen van een ander na. Dit individu gaat het conflict niet aan. Vermijden kan de vorm aannemen van diplomatiek een kwestie omzeilen, een probleem uitstellen tot een geschikter moment, of zich terugtrekken uit een dreigende situatie.

14 Effectief toepassen van vermijden Als een probleem onbelangrijk is of als er meer urgente problemen zijn Als u geen kans ziet om aan uw belangen recht te doen (bijv. in een situatie van weinig macht, of bij moeilijk te veranderen zaken) Als de potentiële valkuilen van het conflict aangaan groter zijn dan de voordelen van de conflictoplossing Als andere individuen moeten afkoelen om de spanningen naar een productief niveau terug te krijgen en zelfbeheersing te herwinnen In situaties waarin het loont om meer informatie te verzamelen in plaats van een direct besluit te nemen Als anderen het conflict effectiever kunnen oplossen Toegeven Toegeven is niet-assertief en bereidwillig. Als een individu toegeeft, negeert hij zijn eigen belangen om aan de belangen van de ander tegemoet te komen. Er zit een element van zelfopoffering in deze stijl. Toegeven kan de vorm aannemen van on zelfzuchtige gulheid of liefdadigheid, van het opvolgen van een bevel van de ander wanneer u dat liever niet zou doen, of van het toegeven aan de zienswijze van de ander. Effectief toepassen van toegeven Om sociaal krediet op te bouwen bij de andere partij voor latere kwesties die voor u van groter belang zijn Als de kwestie belangrijker is voor de ander dan voor u Als u zich realiseert dat u het bij het verkeerde eind hebt, om te leren van anderen en redelijkheid te laten zien Als iemand u de baas is en verliezen of meer concurrentie de totale zaak alleen maar schade zou berokkenen Als het bewaren van de goede relatie van bijzonder belang is Door medewerkers te helpen bij hun ontwikkeling door hen te laten experimenteren en te laten leren van fouten

15 rendement op talent. development

16 If I had my life to live again, I d make the same mistakes, only sooner. - Tallulah Bandhead development