RUD UTRECHT. Algemeen Bestuur RUD Utrecht. Dagelijks Bestuur RUD Utrecht

Transcriptie

1 RUD UTRECHT Aan: Algemeen Bestuur RUD Utrecht Van: Dagelijks Bestuur RUD Utrecht Steller: Norbert de Blaay Onderwerp: Startnotitie facilitaire zaken t.b.v. Vergadering d.d. 13 maart 2014 Bijlagen geen Status X ter kennisneming ter (oriënterende) bespreking ter besluitvorming Samenvatting Voor de operationele start van de RUD Utrecht moeten een aantal facilitaire zaken geregeld worden. Het betreft naast de huisvesting en ICT, waarvoor gesprekken worden gevoerd met de provincie, zaken die nodig zijn voor de uitvoering van de reguliere werkzaamheden. Hierbij is een onderscheid te maken tussen zaken die sec voor de bedrijfsvoering van de RUD van belang zijn èn zaken die afstemming vragen met de latende organisaties. Voor de bedrijfsvoering van de RUD is het van nodig vast te stellen op welke wijze met dienstreizen, consignatiedienst en de klachtentelefoon wordt omgegaan. Tevens moet duidelijk zijn of we gaan werken met decentrale locaties en op welke wijze consignatiediensten worden gelopen. E.e.a. is ook van belang voor de begroting van de RUD. In de afstemming met de latende organisaties spelen ook een aantal facilitaire zaken. Zo is het van belang om aan te geven, indien dat nog niet in het bedrijfsplan is opgenomen, op welke wijze we omgaan met zaken als publicatiekosten, inbreng van apparatuur/klein materieel en materiele kosten. De Startnotitie facilitaire zaken fungeert als kader voor de verdere uitwerking van bovengenoemde zaken. Het Dagelijks bestuur heeft daarover op 28 februari jl een - voorgenomen - besluit genomen. De notitie ligt nu ter advisering voor bij de BOR. Besluit DB d.d. 28 februari 2014 Het Dagelijks bestuur heeft de volgende voorgenomen besluiten genomen. 1. Ten aanzien van de huisvesting: a. alle deelnemers te vragen om één flexibele werkplek beschikbaar te stellen voor het uitvoeren van bureauwerkzaamheden b. voor het beschikbaar stellen geen kosten in rekening te brengen bij de RUD Utrecht. 2. Ten aanzien van dienstauto s: a. Voor de uitvoering van de taken vooralsnog twee auto s voor de crisisbeheersing/ consignatiedienst, twee wagens voor groencontrole, één geluidsbus, één bodemwagen, één wagen voor de controle van zwemwater en twee poolauto s aan te schaffen. T.b.v. : Algemeen bestuur RUD d.d. 13 maart 2014 Pagina 1 van 8

2 b. Voor de verkrijging van deze auto s in eerste instantie auto s/leasecontracten over te nemen van de latende organisaties, dan wel een procedure te doorlopen voor de aanschaf van dergelijke auto s. c. Indien er geen contracten of boekwaarde meer is de auto/auto s om niet over te nemen en voor de vervanging een reservering op te nemen d. Voor dienstreizen medewerkers toe te staan om een privé auto te gebruiken en daarvoor een kilometervergoeding vast te leggen als onderdeel van het arbeidsvoorwaarden pakket. e. Op basis van ervaringsgegevens op termijn te bezien of meer dienstauto s leiden tot een efficiëntere bedrijfsvoering. 3. Voor de milieutelefoon/consignatiedienst: a. Als uitgangspunt te hanteren dat de RUD Utrecht gebruik maakt van een milieuklachtentelefoon die 24 uur bereikbaar is. Deze milieuklachtentelefoon is beschikbaar voor het gehele gebied, waarbij afspraken worden gemaakt met gemeenten die deze taak zelf blijven uitvoeren. b. Voor de RUD een consignatiedienst in te richten, waarbij uitgangspunt is dat deze voldoende bemenst is en budgettair neutraal voor de deelnemers is Ten aanzien van de dienstkleding en ARBO a. Veiligheidskleding en -spullen worden waar mogelijk van deelnemers overgenomen. b. Waar herkenbaarheid een rol speelt (bijvoorbeeld veiligheidsjassen) schaft de RUD zo snel als mogelijk eigen dienstkleding en -spullen aan. 5. Ten aanzien van inbreng apparatuur/ klein materieel a. Bij elk van de deelnemers het klein materieel te inventariseren b. Het klein materieel wordt, indien niet geactiveerd, door de deelnemers om niet ingebracht. c. Voor de vervanging wordt een bedrag (stelpost) in de begroting opgenomen. 1 Een nadere uitwerking van deze consignatiedienst wordt zo spoedig mogelijk aan geboden. T.b.v. : Algemeen bestuur RUD d.d. 13 maart 2014 Pagina 2 van 8

3 RUD UTRECHT Startnotitie Facilitaire zaken In de startnotitie wordt per onderwerp de uitgangspunten beschreven die we als RUD hanteren bij de verdere uitwerking. Het betreft de volgende onderwerpen: Dienstreizen/ gebruik decentrale huisvesting Dienstauto s Milieu-/ klachtentelefoon/ consignatiedienst Publicatiekosten Dienstkleding/ARBO Materiele kosten basis- en plustaken Inbreng van apparatuur/ klein materieel Dienstreizen/ gebruik decentrale huisvesting Met de keuze van een hoofdkantoor in het midden van de provincie wil de RUD het aantal vervoersbewegingen (dienstreizen en woon werk) zoveel als mogelijk beperken. Als gevolg van de centralisatie neemt het aantal vervoersbewegingen echter wel toe ten opzichte van de huidige uitvoering bij de verschillende deelnemers. Medewerkers moeten van huis naar de centrale locatie reizen, deze ligt verder weg dan de huidige werkplek. Omdat zoveel als mogelijk te beperken wordt gebruik gemaakt van het nieuwe werken. Op termijn is het daardoor mogelijk om meer tijd en plaats onafhankelijk te werken. Het is de vraag op welke wijze de vervoersbewegingen al vanaf het begin zoveel als mogelijk kunnen worden beperkt. En dan gaat het met name over de woon-werk-bewegingen. Daar zit echter een belangrijk dilemma met het bouwen van een nieuwe organisatie. Daarvoor is het juist wenselijk om elkaar gemakkelijk te ontmoeten. Aan de ene kant wil de RUD het aantal vervoersbewegingen zoveel als mogelijk al vanaf de start beperken. Dat kan door de medewerkers in de toezicht en handhaving in één stad en/ of regionaal in te zetten. Daardoor is het niet nodig dat iedereen elke dag naar kantoor komt in Utrecht. Daarvoor kan gebruik gemaakt worden van de decentrale huisvesting van de deelnemers. Aan de andere kant is het nodig dat er een bedrijf gebouwd gaat worden. Juist daarvoor is het nodig elkaar veelvuldig te ontmoeten. Voorstel is dat elke deelnemer een flexibele werkplek (gedurende kantooruren) beschikbaar stelt. Als gebruik gemaakt wordt van decentrale huisvesting dan moet vervolgens de vraag beantwoord worden of daar ook een vergoeding tegenover moet staan. Omdat deze uiteindelijk toch weer verrekend worden in de tarieven wordt voorgesteld om voor deze werkplekken geen vergoeding in rekening te brengen. De RUD gaat ervan uit dat de flexibele werkplekken bij de deelnemers voldoen aan de ARBO eisen en dat de medewerker toegang heeft tot internet (via WIFI of netwerk). Voor de toegang tot deze werkplekken melden medewerkers zich bij de balie, dan wel wordt een toegangspas beschikbaar gesteld. In de Dienstverleningsovereenkomst worden daarover afspraken vastgelegd Alle deelnemers te vragen om één flexibele werkplek beschikbaar te stellen voor het uitvoeren van administratieve werkzaamheden. 2. Geen kosten voor deze werkplekken te verrekenen. 2 Daarbij kun je ook denken aan het vastleggen van de afspraak dat de werkplek bij voorkeur beschikbaar is op de afdeling die betrokken is bij de taken van de RUD. T.b.v. : Algemeen bestuur RUD d.d. 13 maart 2014 Pagina 3 van 8

4 Dienstauto s Uitgangspunt voor de RUD is dat het aantal dienstreizen, net als het woon-werk-verkeer, zoveel als mogelijk beperkt wordt. Door gebruik te maken van decentrale locaties kunnen de dienstreizen ook worden beperkt. Mogelijk laten het aantal afgelegde kilometers wel toe. Bij de deelnemers wordt in de huidige situatie verschillend met dienstauto s omgegaan. In de bijlage staat aangegeven op welke wijze dat is. Het is verder niet mogelijk om op basis van de bestaande auto s verder te gaan, de contracten van deze auto s zijn in afwachting van de RUD al enkele malen verlengd. Vervanging van deze auto s kan niet meer worden uitgesteld. De RUD zal daarvoor een keuze moeten maken. Hieronder wordt daarvoor een voorstel gedaan. Het is vervolgens de vraag op welke wijze wordt omgegaan met deze dienstreizen. Gaat de RUD gebruik maken van dienstauto s, huur van auto s/ greenwheels of mogen medewerkers eigen auto s gebruiken en wordt een vergoeding voor het gebruik daarvan verstrekt. Aan alle drie de opties zitten voor- en nadelen verbonden. Voordeel van dienstauto s is dat de RUD daarmee zelf bepaalt hoe het vervoersmiddel eruit ziet, aan welke eisen de dienstauto s (o.a. ARBO maar ook uitrusting en speciale voortuigen) moeten voldoen en dat het bijdraagt aan de herkenbaarheid van de RUD. Daarnaast kan de werkgever ervoor zorgdragen dat een dergelijke auto aan de ARBO eisen voldoet. Het gebruik van dienstauto s voor dienstreizen levert als nadeel mogelijk onnodige vervoersbewegingen op indien medewerkers eerst naar kantoor moeten komen. Dit heeft een nadelig effect op de duurzaamheid van het alternatief. Daarmee stijgen de kosten van de RUD als gevolg van het groter aantal kilometers, maar zijn mogelijk ook meer auto s nodig. Verder levert het voor meerdere dagen meenemen van dienstauto s voor medewerkers mogelijk een fiscale bijtelling op, dan wel een risico daartoe. Het voordeel van de privé auto is dat de RUD alleen betaalt voor het gebruik voor de dienstreizen door medewerkers. Daarnaast is het zeer flexibel, en is er een groot potentieel omdat veel medewerkers over een auto beschikken. Het aantal dienstkilometers wordt beperkt wat de duurzaamheid ten goede komt. Hiervoor dient in de arbeidsvoorwaarden wel een regeling te worden opgenomen, zodat daarover ook duidelijkheid bestaat voor de medewerkers (BGO zal dat naar alle verwachting eisen). Aan de andere kant heeft de RUD geen invloed op het vervoersmiddel, of het voldoet aan de ARBO eisen en draagt het niet bij aan de herkenbaarheid van de RUD. Daarnaast is de RUD afhankelijk van de mogelijkheden van de medewerkers, niet alle medewerkers hebben een privé auto of kunnen altijd beschikken over een auto. Verder dient er een oplossing gevonden te worden voor de persoonlijke uitrusting welke door de RUD medewerkers wordt gebruikt. Het is de vraag of privé auto s daarvoor voldoende zijn toegerust. Ten slotte blijft de werkgever verantwoordelijk voor veilig vervoer gedurende de werktijd. Ook bij ongelukken kleven er juridische risico s aan het gebruik van prive auto s omdat deze mogelijk niet aan ARBO eisen voldoet. Er zijn verschillende mogelijkheden van huurauto s. Het kunnen poolauto s zijn welke bijvoorbeeld met de provincie, VRU en ODRU worden gedeeld, het kunnen greenwheels zijn dan wel auto s die gehuurd worden van een verhuurbedrijf (bijvoorbeeld AVIS of Hertz). Voordeel van het huren van auto s is dat deze goed, in alle vormen, afgestemd kunnen worden aan de behoefte en er wordt alleen betaald voor het gebruik en het een duurzaam alternatief. o Ten aanzien van poolauto s is verder het voordeel dat daarmee de piekbehoefte van de RUD kan worden opgevangen, en mogelijk het vaste aantal auto s nog verder kan worden beperkt. Onbekend is echter of andere gebruikers van het Provinciehuis daar gebruik van zouden willen maken. Dit zou nader moeten worden uitgezocht, en kan worden gezien als een nadeel gezien de urgentie om te komen tot een keuze. o Ten aanzien van greenwheels is met name de beschikbaarheid nog een vraagstuk, voor de zekerheid zou dat ruim van te voren moeten worden gepland. Het is de vraag of het werk dat altijd toelaat. Daarnaast is een mogelijk nadeel dat het ophaalpunt nog relatief ver weg van de T.b.v. : Algemeen bestuur RUD d.d. 13 maart 2014 Pagina 4 van 8

5 o medewerker ligt, of dat er geen beschikbaarheid over is. Dit laatste kan met name het geval zijn in de kleinere gemeenten. Ten aanzien van de huurauto is een belangrijk nadeel de onzekerheid bestaat dat het vervoersmiddel niet of niet tijdig beschikbaar is dan wel dat medewerkers eerst de huurauto moeten gaan ophalen voordat naar de locatie gereden kan worden. Daarover kunnen afspraken worden gemaakt, maar dat wordt in eerste instantie niet als efficiënt gezien. Om een goede afweging te maken zijn vanzelfsprekend ervaringsgegevens nodig. Deze zijn nu niet voorhanden. Het lijkt daarom opportuun om een pragmatische oplossing te kiezen en een beperkt aantal dienstauto s van start te gaan. Het betreft auto s met speciale uitrusting dan wel auto s die voor de specifieke herkenbaarheid nodig zijn voor de RUD, te denken valt aan piket dienst en een geluidbus, een bodemauto en auto voor zwemwatercontrole. Voor deze speciale voertuigen wordt aangesloten bij het bestaande wagenpark bij de deelnemers. Voor de overige dienstreizen wordt medewerkers de mogelijkheid geboden om bij gebruik van een privéauto aan medewerkers een kilometervergoeding te betalen. De RUD heeft vervolgens de tijd om op termijn te kijken of dit de meest effectieve en efficiënte werkwijze is. Er wordt verder gekeken of het daarbij nodig is of daarvoor nog een aanvullende verzekering nodig is, ter afdekking van eventuele schade gedurende deze dienstreizen. Waar mogelijk worden leasecontracten van de deelnemers overgenomen, dat geldt met name voor de provinciale contracten. Nu kan het zijn dat er medewerkers zijn die geen beschikking hebben over eigen vervoer. Deze medewerkers kunnen gebruik maken van de beschikbare dienstauto s. Hiervoor worden in eerste instantie twee poolauto s aan te schaffen. Op basis van ervaringsgegevens kan op een later worden bezien of het aanschaffen van meer poolauto s efficiënter is. Dan wel kan worden bezien of de poolauto s gedeeld kunnen worden met andere gebruikers in het Huis van de Provincie. Door de deelnemers wordt nu verschillend met de herkenbaarheid van de dienstauto s omgegaan. Sommige kiezen ervoor om logo s op de auto te hebben, terwijl andere daar juist expliciet niet voor kiezen. Voorstel is om voor de RUD dienstauto s wel te kiezen voor herkenbaarheid, omdat deze voor specifieke werkzaamheden dan wel buitenkantooruren worden gebruikt. Daarvoor is de herkenbaarheid van belang. Op andere momenten kan van de privé auto s gebruik worden gemaakt. 1. Voor de uitvoering van de taken twee auto s voor de crisisbeheersing/ constignatiedienst, twee wagens voor groencontrole, één geluidsbus, één bodemwagen, één wagen voor de controle van zwemwater en twee poolauto s aan te schaffen. 2. Voor de verkrijging van deze auto s in eerste instantie auto s/ leasecontracten over te nemen van latende organisaties, dan wel een procedure te doorlopen voor de aanschaf van een dergelijke auto. Indien er geen contracten of boekwaarde meer is de auto om niet over te nemen en voor de vervanging een reservering op te nemen. 3. Voor dienstreizen medewerkers toe te staan om een privé auto te gebruiken en daarvoor een kilometervergoeding vast te leggen als onderdeel van het arbeidsvoorwaarden pakket. 4. Op basis van ervaringsgegevens op termijn te bezien of meer dienstauto s leiden tot een efficiëntere bedrijfsvoering. T.b.v. : Algemeen bestuur RUD d.d. 13 maart 2014 Pagina 5 van 8

6 Milieu-/ klachtentelefoon/ consignatiedienst De RUD faciliteert een milieu/klachtentelefoon voor de latende organisaties. Deze taak is overigens niet door elke deelnemer ingebracht 3. Door de provincie is hiervoor ook een budget voor de zogenaamde boodschappendienst ingebracht. Dat betreft de bereikbaarheid van de klachtentelefoon buiten kantooruren, een dienst die samen met de provincie Noord Holland wordt uitgevoerd. Het is nog niet geheel duidelijk op welke wijze dat het proces precies gaat verlopen. Dit proces wordt door de werkgroep Taken en processen verder inzichtelijk gemaakt. Het is daarbij gewenst dat ook het proces met de gemeenten die deze taak niet hebben ingebracht duidelijk wordt. Ook dat wordt door de werkgroep Taken inzichtelijk gemaakt. Door de huidige deelnemers wordt verder op een verschillende wijze omgegaan met de consignatiedienst. De provincie besteed hier momenteel ongeveer 2 fte aan, terwijl de SBG geen capaciteit aan besteed. Als het uitgangspunt gehanteerd wordt dat een ieder alleen de bestaande kwaliteit ontvangt betekent dat sommige deelnemers worden uitgesloten. Dat is vanuit de RUD niet wenselijk. Voorstel is dan ook om voor de gehele RUD een consignatiedienst te hanteren. Wens is echter om de kosten daarvan te beperken. Voorstel is om bij de uitwerking door de werkgroep Taken en Processen budgetneutraliteit na te streven. Ambitie is dat de consignatie dienst op termijn een standaard product is welke door de deelnemers wordt afgenomen. Dat betekent dat het op termijn onderdeel uitmaakt van de DVO van alle deelnemers. 1. Als uitgangspunt te hanteren dat de RUD gebruik maakt van een milieuklachtentelefoon die 24 uur bereikbaar is. Deze is beschikbaar voor het gehele gebied, waarbij afspraken worden gemaakt met gemeenten die deze taak zelf blijven uitvoeren. 2. Voor de RUD een consignatiedienst in te richten, waarbij uitgangspunt is dat deze voldoende bemenst is en budgettair neutraal voor de deelnemers is. Publicatiekosten Voor de vergunningverlening worden door de bevoegde gezagen publicatiekosten gemaakt. Deze kosten zijn niet opgenomen in het bedrijfsplan. Per organisatie verschilt de hoogte van de publicatiekosten sterk. Dit is mede afhankelijk van de zwaarte van de bedrijven welke onder het bevoegd gezag vallen. Het kan echter over aanzienlijke bedragen gaan. Bij de provincie gaat het over een bedrag van ongeveer Gezien het feit dat de bevoegde gezagen front office willen blijven voor de taken die door de RUD worden uitgevoerd, is het logisch dat de publicatie door de deelnemers zelf uitgevoerd wordt. De RUD ondersteunt de deelnemers door de voorbereidingen te treffen, en de publicatie op te stellen. Het is aan de deelnemers om te bepalen op welke wijze de publicatie plaats vindt. De budgetten daarvoor blijven bij de deelnemers. De komende jaren gaan deze kosten mogelijk afnemen omdat meer en meer van digitale publicatievormen gebruik gemaakt gaat worden. 1. De budgetten voor de publicatie bij de latende organisaties te laten. Dienstkleding/ ARBO De deelnemers gaan op een verschillende wijze om met dienstkleding en toebehoren. Bij de provincie is dat een uitgebreider pakket dan bij de andere deelnemers. De RUD verplicht zich te voldoen aan de ARBO eisen. Dat wil zeggen dat medewerkers in de buitendienst over een veiligheidsjas, veiligheidshelm, veiligheidsschoenen en eventueel laarzen moeten beschikken. Voor 3 Gemeenten Amersfoort, Bunschoten, Houten en Nieuwegein T.b.v. : Algemeen bestuur RUD d.d. 13 maart 2014 Pagina 6 van 8

7 diegene die dat nodig hebben zijn verder bril, hesje, handschoenen, gehoorbescherming en oordopjes beschikbaar. Voor de handhaving zwemwater is een waadpak, zwembroek, handdoeken en zwemvesten beschikbaar. Verder is er voor alle medewerkers in het Huis van de Provincie een locker aanwezig om zijn of haar spullen op te hangen en is er ook een mogelijkheid om laarzen schoon te maken. Op decentrale locaties worden geen spullen meer opgeslagen. Waar mogelijk wordt de bestaande dienstkleding en veiligheidsspullen (om niet) overgenomen. 1. Veiligheidskleding en -spullen worden waar mogelijk van deelnemers overgenomen. 2. Waar herkenbaarheid een rol speelt (bijvoorbeeld veiligheidsjassen) schaft de RUD zo snel als mogelijk eigen spullen aan. Materiele kosten basistaken en plustaken Door de verschillende deelnemers worden plustaken ingebracht. Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is de personele capaciteit en de daarbij behorende ondersteunende taken ingebracht in de RUD. Wat nog niet is ingebracht zijn de eventuele materiële kosten die voor de uitvoering van de taken nodig is. In de startnotitie financien staat dit ook nog niet opgenomen. Dit zijn bijvoorbeeld huur van boten/ vliegtuig of specifieke onderzoekskosten en of inhuur kosten. Voorstel is de kosten daarvan te inventariseren per deelnemer. 1. Aan elk van de deelnemers wordt gevraagd om een overzicht aan te leveren van de materiële budgetten. 2. In de begroting/ jaarrekening van de RUD worden materiele budgetten/ uitgaven per deelnemer inzichtelijk gemaakt. 3. In de DVO worden afspraken vastgelegd over de wijze waarop de RUD aanspraak mag maken op de materiele budgetten. Inbreng van apparatuur/ klein materieel Elk van de deelnemers heeft voor de uitvoering van haar taken klein materieel. Het is nog niet duidelijk over welke materieel de deelnemers beschikken. Dit moet eerst worden geïnventariseerd. Over de wijze waarop deze goederen worden ingebracht zijn nog geen afspraken gemaakt. Uitgangspunt is dat in de opgenomen budgetten van het bedrijfsplan deze kosten zijn opgenomen. Veel van dit klein materieel is qua investering van dusdanige omvang dat het bij de latende organisaties niet geactiveerd is. Voorstel is om de inbreng van het klein materieel dan ook om niet te doen. 1. Bij elk van de deelnemers het klein materieel te inventariseren 2. Het klein materieel wordt, indien niet geactiveerd om niet ingebracht. 3. Voor de vervanging wordt een bedrag geraamd (stelpost) in de begroting opgenomen. T.b.v. : Algemeen bestuur RUD d.d. 13 maart 2014 Pagina 7 van 8

8 BIJLAGE 1: Inventarisatie dienstauto s Hieronder staat de inventarisatie van de bestaande dienstauto s bij de deelnemers. De provincie maakt voor de uitvoering van haar taken gebruik van 10 dienstauto s (inclusief een auto voor zwemwatercontrole, groencontrole en piket). Daarnaast beschikt de provincie over enkele specialistische voertuigen zoals een geluidsauto. De SBG heeft geen dienstauto s ter beschikking. Medewerkers mogen gebruik maken van de privé auto s. Indien men geen beschikking heeft over een eigen auto kan gebruik worden gemaakt van greenwheels. Daarmee heeft SBG een contract af gesproken. Bij de gemeente Utrecht wordt geen gebruik gemaakt van eigen auto s. Wel wordt er soms van poolauto s van de gemeente gebruik gemaakt. Daarnaast is er een specialistische geluidsbus beschikbaar. T.b.v. : Algemeen bestuur RUD d.d. 13 maart 2014 Pagina 8 van 8