Handleiding First. Antwerpen - Cambridge

Transcriptie

1 Handleiding First Antwerpen - Cambridge

2 Handleiding First 2015 Intersentia Antwerpen Cambridge Intersentia nv Groenstraat Mortsel Tel.: Fax: ISBN D/2010/7849/63 Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgevers.

3 Inhoud Inhoud Systeemvereisten Essentiële richtlijnen voor het eerste gebruik Hoe kan ik mijn dossiers op de beste manier beheren? Hoe kan ik rapporten van een oud protocol omzetten naar het huidige protocol? Instellen van het decimaal teken (punt - komma) voor het aparte numerieke klavier Hoe worden negatieve waarden ingegeven? Opstarten Opstarten Help Instellingen Algemene instellingen Bestanden (plaats en back-up) Financiële analyse Navigeren Boomstructuur en tabkaarten Zoeken op code Hyperlinks tussen balans, resultatenrekening en toelichting Hyperlinks tussen controles en jaarrekening Dossier Bestand aanmaken Bestand openen Bestand sluiten Altijd met hetzelfde gegevensbestand opstarten First Dossierstructuur Dossier Dossier aanmaken Dossier wijzigen Dossier verwijderen Dossier voor vzw s Boekjaar Boekjaar aanmaken Boekjaar wijzigen Boekjaar verwijderen Rapport Rapport aanmaken (met overdracht boekjaar) Rapporteigenschappen wijzigen Rapport verwijderen Rapport dupliceren 23

4 6.9. Automatisch importeren van een XBRL-bestand Invoeren Proef- en saldibalans Een proef- en saldibalans inlezen of aanmaken Een proef- en saldibalans bewerken Correctieboekingen Importfilters Manueel invoeren Adressen Postcodes Cijfers Vorig boekjaar afschermen Brutomarge Btw-nummer / Ondernemingsnummer Waarderingsregels Aandeelhoudersstructuur, Jaarverslag en Verslag van de commissarissen Personeelskosten in de sociale balans Eerste boekjaar Toevoegen aan lijsten (XBRL-fiches) Vennootschap in vereffening Fusie/Splitsing Controlegetal Module talen Controles Afronden / Delen Delen of afronden Wisselen van grootteorde (zonder deling) Afdrukken en afdrukinstellingen Afdrukken Afdrukken in pdf-formaat Pdf-writer installeren (PDF redirect) Afdrukken naar PDF Neerleggen in XBRL Interne balans Interne balans afdrukken Gegevens uit de interne balans naar Excel kopiëren Ratioanalyse Structuurenquête Aanmaken rapport Afdrukken Aanmaken XBRL-bestand Keuze van een ander formulier Overnemen gegevens uit de jaarrekening Importeren XBRL-bestand Neerlegging structuurenquête... 84

5 14.8. Omzetten naar het nieuwe protocol Afronden Controles Help FAQ Een rapport kan enkel in inzage-modus geopend worden Negatieve waarden worden positieve waarden Vorig Boekjaar overnemen Wat moet u in First aanpassen bij een adreswijziging? Waarvan moet u voor First zeker een back-up nemen? Gebruikslicentievoorwaarden februari 2015

6

7 Handleiding First 1 1. Systeemvereisten First vereist volgende minimum apparatuur en software: een PC met Microsoft Windows XP/Vista/7/8 ten minste een Pentium IV processor (of gelijkwaardig) ten minste 512 MB RAM schermresolutie van ten minste 1024x768 pixels toegang tot een cd-rom station (eventueel via een netwerk) vereiste schijfruimte: 300 MB PDF-reader (Adobe Reader, Foxit Reader, ) of ten minste Mac OS X versie 10.5 Mac Intel-processor ten minste 1 GB RAM schermresolutie van ten minste 1024x768 pixels toegang tot een cd-rom station (eventueel via een netwerk) vereiste schijfruimte: 500 MB

8 2 Handleiding First 2. Essentiële richtlijnen voor het eerste gebruik 2.1. Hoe kan ik mijn dossiers op de beste manier beheren? De structuur voor First-rapporten ziet er als volgt uit: Nadat u First geïnstalleerd hebt, moet u zich de vraag stellen hoe u uw dossiers gaat beheren. U hebt twee mogelijkheden om de dossiers van uw klanten te beheren: 1. U kunt voor elke klant (elk dossier) een nieuw bestand aanmaken op uw harde schijf. Dit bestand heeft altijd de extensie.df1. Voordeel/nadeel: - U kunt een DF1-bestand doorgeven aan klanten of aan een collega. Die heeft dan alleen de gegevens van dit dossier ter beschikking. - Deze methode is aan te raden als u veel dossiers hebt. - Als de correspondent First geïnstalleerd heeft op zijn computer, zal hij de jaarrekening kunnen bewerken en aanpassen. - U moet een back-up nemen van alle.df1 bestanden. Zorg dus dat u weet waar al uw bestanden staan. 2. U kunt al uw klanten (dossiers) binnen hetzelfde DF1-bestand beheren. Voordeel/nadeel: - Alle dossiers staan bij elkaar. - U moet alleen van dit bestand een back-up nemen. - U kunt dossiers uitwisselen, maar enkel door het DF1-bestand door te geven waarin alle dossiers zitten of door een jaarrekening te exporteren in XBRL of NBB-formaat. - Deze methode is af te raden als u veel dossiers hebt.

9 Handleiding First 3 U kunt ook voor een tussenoplossing kiezen. Bijvoorbeeld alle ondernemingen van een bepaalde groep of sector in één DF1-bestand plaatsen. Samengevat deelt First de gegevensopslag op in vier lagen: 1. Bestand: het fysieke bestand dat op de harde schijf opgeslagen wordt. 2. Dossier: de niet-financiële gegevens van het bedrijf/de klant. 3. Boekjaar. 4. Rapport: de eigenlijke jaarrekening. Het aanmaken van bestanden, dossiers, boekjaren en rapporten wordt besproken in hoofdstuk Hoe kan ik rapporten van een oud protocol omzetten naar het huidige protocol? Vanaf 1 april 2014 dienen alle neerleggingen te gebeuren volgens een nieuw protocol van de NBB. Ga als volgt te werk om de upgrade uit te voeren: Open een gegevensbestand (*.df1) in First. Klik in het scherm First Dossierstructuur het rapport aan dat u wilt upgraden naar het laatste protocol van de NBB.

10 4 Handleiding First Klik met de rechtermuisknop (Mac-gebruikers houden <CTRL> op het toetsenbord ingedrukt en klikken met de muis) op het rapport en u krijgt volgend menu: Klik op Omzetten naar protocol Uw oude rapport blijft bewaard in de oorspronkelijke toestand en er wordt een nieuw rapport aangemaakt dat voldoet aan het nieuwe protocol. First stelt u dezelfde naam voor, aangevuld met de versie van het laatste protocol: Klik op OK en uw nieuw rapport wordt aangemaakt.

11 Handleiding First 5 De First Dossierstructuur ziet er als volgt uit: Het is aangeraden om in dit nieuwe rapport de controles uit te voeren vooraleer u een bestand aanmaakt voor de neerlegging bij Nationale Bank van België Instellen van het decimaal teken (punt - komma) voor het aparte numerieke klavier Ga naar het menu Bestand>Instellingen. U komt op volgend scherm:

12 6 Handleiding First Klik in het invulveld naast Decimaal teken en selecteer de inhoud. Druk dan het decimaal teken in op uw numeriek klavier. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan Hoe worden negatieve waarden ingegeven? Het protocol van de NBB bepaalt welke waarden enkel negatief/positief kunnen zijn. De waarden die enkel negatief kunnen zijn, worden door First met een rode kleur gemarkeerd en tussen haakjes geplaatst. First zet dus standaard zelf een minteken voor het getal. Als u zelf ook een minteken plaatst, ontstaat er een situatie met een dubbel minteken, waardoor het getal als een positieve waarde zal worden geïnterpreteerd.

13 Handleiding First 7 3. Opstarten 3.1. Opstarten Als u op de Start-knop klikt in Windows, ziet u onder Programma s de programmagroep First staan. Navigeer met de muis naar deze programmagroep en u krijgt de mogelijkheid om het programma op te starten door First aan te klikken: of Klik op het icoontje dat op uw bureaublad geïnstalleerd is. Op Macintosh kunt u naar de map Applications gaan. Dubbelklik op het bestand First Help U hebt twee mogelijkheden om de helpfunctie van First te gebruiken: - Als u een internetverbinding hebt, kunt u via het menu Help>FAQ de vragenlijst van de First-website oproepen. - First biedt u de mogelijkheid om de handleiding in PDF-formaat op te roepen en af te drukken. Hiervoor hebt u het programma Acrobat Reader nodig, dat gratis ter beschikking gesteld wordt. Als Acrobat Reader geïnstalleerd is op uw systeem, kunt u de handleiding oproepen door in het menu Help op Handleiding te klikken: Acrobat Reader zal dan automatisch opgestart worden en de handleiding openen. Via dit programma kunt u deze handleiding afdrukken. Als u na het raadplegen van de handleiding nog vragen hebt, kunt u met Intersentia contact opnemen: Intersentia - Groenstraat 31, BE-2640 Mortsel Fax: mail@firstsoftware.be Website: First Pro-klanten kunnen bellen naar het nummer:

14 8 Handleiding First 4. Instellingen 4.1. Algemene instellingen Klik in het menu Bestand op de optie Instellingen om de algemene instellingen op te roepen: of u kunt rechtstreeks klikken op het icoontje in de knoppenbalk. Het volgende scherm verschijnt: Taal: U kunt hier aanduiden in welke taal u wenst verder te werken. Nadat u op OK geklikt hebt, wordt het volledige programma aan de gekozen taal aangepast. Opgepast: het Engels is enkel beschikbaar voor First Pro-klanten. Decimaal teken: Instellen van het decimaal teken van uw numeriek klavier. Klik in het invulveld naast Decimaal teken en selecteer de inhoud. Druk dan het decimaal teken in op uw numeriek klavier. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. PDF-bestanden tonen in rapport: In de velden waar u een pdf-bestand kunt invoegen, wordt het pdf-bestand automatisch getoond. U kan deze optie hier afvinken. Controlegetal berekenen bij afdrukken en aanmaken XBRL-bestand: U kunt hier aanduiden of u het controlegetal wilt zien verschijnen op de afdruk en tijdens het aanmaken van een XBRL-bestand. Taakbalk: U kunt een taakbalk zichtbaar maken in First die u alle geopende vensters toont. Toon tekst in werkbalken: U kunt de tooltip bij elk icoontje zichtbaar maken.

15 Handleiding First Bestanden (plaats en back-up) Als het programma First lokaal geïnstalleerd wordt, kunt u de gegevens wel op het netwerk plaatsten. Zo worden de gegevensbestanden die u in First aanmaakt mee gebackupped. Ook verschillende gebruikers kunnen dan de gegevensbestanden openen zonder ze lokaal te plaatsen. Dit om dubbele ingave te vermijden. Ook bij installatie van First op het netwerk (Terminal server, Citrix, ) kan u hier instellen waar de gegevensbestanden van de gebruikers staan. Als u in First een gegevensbestand wilt openen, zal First automatisch de inhoud van de map tonen die ingegeven is in de Map voor gegevensbestanden. Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik op de tabkaart Gegevens. Map voor gegevensbestanden: Vul hier het pad in waar u uw gegevensbestanden (DF1 s) bewaart. First installeert standaard op uw computer een map in Mijn Documenten\Mijn First. U kunt dit pad wijzigen als u met verschillende gebruikers dezelfde bestanden wilt raadplegen. Plaats de bestanden op een netwerk en leg hier het pad juist. Maak van deze map regelmatig een back-up. Opstarten met gegevensbestand: Als u alle dossiers in hetzelfde gegevensbestand (DF1) bewaart, kunt u hier instellen om altijd automatisch met dit DF1-bestand op te starten. Map voor importfilters: U kunt hier instellen waar u de importfilters wilt bewaren. Als de importfilters beschikbaar moeten zijn voor verschillende gebruikers, kunt u hier een netwerkpad ingeven. U moet dan bij elke gebruiker hetzelfde pad instellen. Gebruik het icoontje om een andere map te selecteren. U kunt ook een ander pad intikken.

16 10 Handleiding First 4.3. Financiële analyse U kunt hier de standaardinstellingen bepalen voor de ratioanalyse. Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik op de tabkaart Ratioanalyse. Afbeelding 1: U kunt hier de standaardafbeelding instellen die op het eerste blad van elke ratioanalyse zal afgedrukt worden. Opgesteld door: De standaardtekst is hier First Jaarrekeningenpakket, maar u kunt die vervangen door bijvoorbeeld de naam van uw kantoor. Afbeelding 2: Deze afbeelding hoort bij de melding Opgesteld door. U kunt hier bijvoorbeeld het logo van uw kantoor selecteren. Deze instellingen kunt u altijd wijzigen tijdens het uitvoeren van de ratioanalyse.

17 Handleiding First Navigeren U hebt volgende mogelijkheden om door een rapport te navigeren Boomstructuur en tabkaarten Als u een rapport geopend hebt, ziet u links van het scherm een boomstructuur waarin de jaarrekening volledig is uitgesplitst. U vindt dezelfde indeling onderaan het scherm, maar dan in de vorm van tabkaarten. U kunt beide mogelijkheden gebruiken om door de jaarrekening te navigeren. Boomstructuur: U kunt op + klikken om verder in detail te gaan. Als u dubbelklikt op een rubriek, wordt automatisch dat onderdeel van de jaarrekening getoond in het rechtergedeelte van het scherm. Tabkaarten: De onderste rij tabkaarten is de onderverdeling van de jaarrekening. De tabkaarten Documentinformatie en Toelichting worden verder onderverdeeld met een nieuwe rij tabkaarten erboven Zoeken op code U kunt in een rapport zoeken op code via de optie boven de boomstructuur. Dit is een snelle manier om rechtstreeks naar een bepaalde code in de jaarrekening te navigeren. Typ de gewenste code in en klik dan op om naar die code te navigeren.

18 12 Handleiding First 5.3. Hyperlinks tussen balans, resultatenrekening en toelichting U vindt in First hyperlinks waarmee u automatisch naar verbonden rubrieken kunt navigeren. Bijvoorbeeld: In de balans staat naast code 21 een verwijzing: de jaarrekening:. Als u hier op klikt, krijgt u alle verbonden rubrieken binnen Als u op (21) Immateriële vaste activa klikt, navigeert u automatisch naar sectie Hyperlinks tussen controles en jaarrekening In het detail van de controles vindt u naast de codes het volgende icoontje:. Als u hier op klikt, navigeert u automatisch naar die code.

19 Handleiding First Dossier First geeft u twee mogelijkheden om de dossiers van uw klanten te beheren. 1. U kunt voor elke klant een nieuw bestand op uw harde schijf aanmaken. Op deze manier kunt u gemakkelijk een specifiek dossier uitwisselen met uw klant of een collega door het bestand op een memory stick te plaatsen of via het internet (mail) door te sturen. Indien de correspondent First geïnstalleerd heeft op zijn computer, zal hij de jaarrekening kunnen bewerken en aanpassen. 2. U kunt al uw dossiers binnen één bestand beheren. U kunt dossiers uitwisselen, maar u geeft dan ofwel al uw dossiers door die zich in het gegevensbestand (DF1) bevinden, ofwel kunt u een jaarrekening exporteren in XBRL-formaat. Meer uitleg hierover vindt u in punt Bestand aanmaken Wanneer u First voor de eerste maal opstart, verschijnt het volgende scherm: In de knoppenbalk zijn er 3 knoppen die een functie hebben bij het beheren van bestanden:

20 14 Handleiding First Het icoontje scherm: dient om nieuw bestand (DF1) aan te maken. Klikt u hierop, dan verschijnt het volgende In dit scherm kunt u de bestandsnaam en locatie van het nieuwe bestand ingeven. First plaatst alle DF1-bestanden standaard in uw map Mijn Documenten\Mijn First\Data. Tenzij u een ander pad hebt ingegeven via het menu Bestand>Instellingen. Kies daar de tabkaart Gegevens. Onder de optie Map voor gegevensbestanden kunt u de bestaande instelling raadplegen of wijzigen zoals hierboven beschreven in punt 4.2. U past het pad hier best aan als u de gegevensbestanden op een netwerk wilt bewaren. First heeft een extra beveiliging ingebouwd die verhindert dat bestaande gegevensbestanden overschreven worden bij aanmaak van een nieuw gegevensbestand. Dit zal aangegeven worden door volgende melding:

21 Handleiding First Bestand openen Wenst u een bestand te openen, dan klikt u op het icoontje. Het volgende scherm verschijnt: In dit scherm kunt u manueel de bestandsnaam en locatie ingeven of met de muis het bestand selecteren Bestand sluiten Het icoontje dient om een DF1-bestand te sluiten Altijd met hetzelfde gegevensbestand opstarten U laat First bij het opstarten altijd een door u gekozen bestand automatisch openen. Dan moet u de instellingen als volgt wijzigen: Ga naar het menu Bestand>Instellingen of klik rechtstreeks op het icoontje naar het tabblad Gegevens door bovenaan op Gegevens te klikken. in de knoppenbalk. Navigeer

22 16 Handleiding First In het volgende scherm kunt u manueel de bestandsnaam en locatie ingeven bij Opstarten met gegevensbestand. Bij Windows Pc s maakt First automatisch een map Mijn First aan (met subfolders Data en SchemaFilters) onder Mijn Documenten. Bij Mac computers staat de map Data onder de Home folder\ \First\ Data. U kunt eveneens op het icoontje met de muis: klikken en in het volgende scherm de bestandsnaam en locatie aanduiden Nadat u het bestand aangeduid heeft, klikt u op OK. Vanaf dat moment zal First bij het opstarten altijd het door u gekozen bestand automatisch openen.

23 Handleiding First First Dossierstructuur Als u een bestand (*.DF1) geopend hebt, wordt de First Dossierstructuur van dat bestand automatisch opgeroepen: U krijgt hier een overzicht van alle dossiers die u in dit bestand ingegeven hebt met de versie van het protocol. U kunt de First Dossierstructuur altijd naar voor brengen door in de bovenste knoppenbalk op het volgende icoontje te klikken:. Via het icoontje kunt u een XBRL-bestand importeren en via het icoontje kunt u een NBB-bestand importeren. First gaat zoeken of dit dossier al bestaat aan de hand van het ondernemingsnummer. Als er al een dossier bestaat met hetzelfde ondernemingsnummer, wordt daar een rapport toegevoegd. Anders worden het dossier, het boekjaar en het rapport automatisch aangemaakt en worden de cijfers in het rapport ingelezen. Opgelet! De cijfers die ingelezen worden van een NBB-bestand, staan voor een verkort schema in eenheden en voor een volledig schema in duizenden. U beschikt dus niet over de gegevens met twee cijfers na de komma. Een XBRL-bestand bevat ofwel de gegevens met 2 cijfers na de komma ofwel de afgeronde eenheden.

24 18 Handleiding First 6.6. Dossier Dossier aanmaken Klik op het icoontje in het venster First Dossierstructuur. U krijgt volgend scherm: Een dossier bestaat uit twee tabkaarten: Algemeen en Andere. De gegevens die u hier invult, worden overgenomen bij het aanmaken van een rapport. De gegevens worden geïmporteerd in de rubriek identificatiegegevens van het rapport. Klik op om de ingevoerde gegevens te bewaren en dit scherm te verlaten of op om dit scherm te verlaten zonder te bewaren. De Dossiernaam wordt gebruikt voor de automatische link met boekhoudpakketten. Als u First niet opstart vanuit het menu van uw boekhoudpakket mag u dit veld leeg laten. Als u wel automatisch opstart vanuit uw boekhouding, zal dit veld automatisch ingevuld worden. De Naam onder Firmagegevens wordt overgenomen op pagina 1 van de jaarrekening. Bij een naams- of adreswijziging is het belangrijk dat u dit hier aanpast en niet alleen in de jaarrekening. Bij het aanmaken van een nieuw rapport worden de dossiergegevens hier opgehaald en niet uit het rapport van vorig boekjaar.

25 Handleiding First Dossier wijzigen Selecteer het dossier in het venster First Dossierstructuur dat u kunt oproepen via de knop. Klik dan op het icoontje. U komt dan op het scherm dat beschreven is onder het vorige punt. U kunt hier de wijzigingen aanbrengen en bewaren. Opgelet! Als u een rapport binnen een dossier aangemaakt hebt en de gegevens uit de dossiereigenschappen in de identificatiegegevens van het rapport geïmporteerd zijn (bijvoorbeeld uit een XBRL- of NBB-bestand), dan bestaan beide gegevens onafhankelijk van elkaar. Dit wil zeggen dat als u wijzigingen aanbrengt in de dossiereigenschappen, deze wijzigingen NIET doorgevoerd worden in de identificatiegegevens van een bestaand rapport, en andersom Dossier verwijderen Selecteer het dossier in het venster First Dossierstructuur dat u kunt oproepen via de knop. Klik op het icoontje in de First Dossierstructuur. U komt dan op het scherm dat beschreven is onder punt Klik hier op het icoontje om het dossier te verwijderen. Een dossier wordt niet verwijderd als er nog boekjaren bestaan. In dat geval moet u eerst de boekjaren verwijderen Dossier voor vzw s De module VZW is een apart aan te kopen module bij First. U beschikt standaard niet over deze module. Om een jaarrekening aan te maken voor vzw s, moet u bij het dossier één van de volgende rechtsvormen hebben geselecteerd: - VZW: Vereniging zonder winstoogmerk; - PRIV. ST: Private stichting; - Instelling van openbaar nut; - Stichting van openbaar nut; - Organisme van de financiering van Pensioenen; - Onderlinge verzekeringsmaatschappij; - Buitenlandse privaatrechtelijke vereniging met vestiging, agentschap, kantoor of bijhuis in België; - Onderlinge verzekeringsmaatschappij (Publiek recht); - Internationale vereniging zonder winstoogmerk; - Een zelf ingegeven rechtsvorm via het menu Extra>Fiches>Rechtsvorm. Bij het aanmaken van een rapport zult u de keuze krijgen tussen een verkort en volledig schema voor vzw s. De werking van First is hetzelfde als bij het invullen van een jaarrekening van de ondernemingen Boekjaar Boekjaar aanmaken 1. Selecteer een dossier in het scherm First Dossierstructuur. 2. Klik op het icoontje. 3. U krijgt volgend scherm:

26 20 Handleiding First Boekjaar: Vul hier de naam van het boekjaar in. Bijvoorbeeld: 2013 als het boekjaar over het jaar 2013 gaat. Als u een boekjaar hebt over verschillende jaren, kunt u hier bijvoorbeeld invullen. Begindatum/Einddatum: Vul de begin- en einddatum van het boekjaar in dat neergelegd moet worden. 4. Klik op om het boekjaar aan te maken Boekjaar wijzigen Selecteer een boekjaar in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje. U krijgt het scherm zoals hierboven is. Klik na uw aanpassingen op het icoontje. De wijzigingen worden dan aanvaard Boekjaar verwijderen Selecteer een boekjaar in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje Klik op het icoontje in de First Dossierstructuur. U krijgt het scherm zoals in punt getoond wordt.. Het boekjaar wordt verwijderd. Een boekjaar wordt niet verwijderd als er nog rapporten bestaan. In dat geval moet u eerst de rapporten verwijderen.

27 Handleiding First Rapport Rapport aanmaken (met overdracht boekjaar) 1. Klik het boekjaar aan waarin u een rapport wilt aanmaken in het venster First Dossierstructuur. 2. Klik op het icoontje. Er wordt een wizard opgestart die u begeleidt met het aanmaken van het rapport. Naam: Geef de naam in van het rapport. Deze naam kunt u vrij kiezen. Bijvoorbeeld: Volledig schema boekjaar Schema: Kies hier het type schema waarin u de jaarrekening wilt opstellen; verkort of volledig. U kunt hier ook Geconsolideerd schema of Structuurenquête kiezen als u die module hebt aangekocht. Om een jaarrekening voor vzw s aan te maken, moet u eerst die module aangekocht hebben en u moet in het dossier één van de volgende rechtsvormen hebben geselecteerd: - Vereniging zonder winstoogmerk; - Stichting van openbaar nut; - Instelling van openbaar nut; - Onderlinge verzekeringsmaatschappij; - Buitenlandse privaatrechtelijke vereniging met vesting, agentschap, kantoor of bijhuis in België; - Private stichting; - Onderlinge verzekeringsmaatschappij (Publiek recht); - Internationale vereniging zonder winstoogmerk; - Organisme van de financiering van Pensioenen; - Een zelf ingegeven rechtsvorm. 3. Klik op Volgende als u de gegevens ingevuld hebt.

28 22 Handleiding First 4. U krijgt volgend scherm: Eenheden: Kies de grootteorde waarin u de gegevens wilt invoeren. U maakt het rapport best in Eenheden (2 dec.) aan. U kunt na het invullen van de jaarrekening met één druk op de knop de jaarrekening afronden of delen. First zorgt daarbij dat de balans, resultatenrekening en toelichting in evenwicht blijven. Het afronden is alleen nodig als u op papier of in pdf gaat neerleggen. De neerlegging in XBRLformaat mag met de twee decimalen. Vorig boekjaar: Hier kunt u bepalen van welk rapport u de kolom Boekjaar wilt overnemen in de kolom Vorig boekjaar van het nieuwe rapport. U krijgt de keuze uit alle rapporten van hetzelfde schema van het vorige boekjaar indien de einddatum van dat boekjaar één dag vroeger is dan de begindatum van het huidige boekjaar. Kies Manuele ingave als u de gegevens van het vorige boekjaar zelf gaat invullen of indien de gegevens van het vorige boekjaar niet in First aanwezig zijn. 5. Klik op Klaar als u de gegevens ingevuld hebt. 6. Het rapport wordt geopend.

29 Handleiding First Rapporteigenschappen wijzigen Selecteer een rapport in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje. U krijgt het volgende scherm: U kunt de rapportnaam aanpassen en eventueel een aantekening bij dit rapport noteren. Klik na uw aanpassingen op het icoontje. De wijzigingen worden aanvaard Rapport verwijderen Selecteer een rapport in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje Klik op het icoontje in de First Dossierstructuur. U krijgt het scherm zoals in punt beschreven is.. Het rapport wordt verwijderd. Vanaf versie is het niet langer mogelijk een rapport dat al geopend is, te verwijderen. First zal dit aangeven met volgende melding: Om een rapport te verwijderen moet u dus eerst nagaan of het rapport in kwestie afgesloten is Rapport dupliceren U kunt een rapport volledig kopiëren door in de First Dossierstructuur het rapport te selecteren. Klik dan met de rechtermuisknop (Mac-gebruikers CTRL-klik) op het rapport. U krijgt de volgende keuzelijst:

30 24 Handleiding First Klik op Dupliceer. Het rapport wordt gekopieerd en krijgt dezelfde naam met daarvoor: Copy of. U kunt binnen deze kopie bijvoorbeeld simulaties doen, zonder dat u uw origineel rapport moet wijzigen.

31 Handleiding First Automatisch importeren van een XBRL-bestand U kunt XBRL-bestanden eenvoudig in First importeren. Dit houdt in dat First automatisch een dossier, een boekjaar en een rapport aanmaakt. Alle gegevens die in het XBRL-bestand staan, worden geïmporteerd, dit wil zeggen dat bijvoorbeeld ook de lijst van bestuurders en zaakvoerders, deelnemingen, waarderingsregels, geïmporteerd worden. 1. Minimaliseer alle openstaande rapporten. Klik op het icoontje in de knoppenbalk van het venster First Dossierstructuur Import XBRL-bestand (*.xbrl). of selecteer in het menu Extra de optie 2. Het volgende scherm verschijnt: Hier hebt u de keuze tussen het manueel ingeven van de bestandsnaam of het zoeken en aanduiden van het bestand in de mappen van uw harde schijf of de diskette. Selecteer het XBRL-bestand dat u wilt inlezen. Klik op de knop Open.

32 26 Handleiding First 3. Eerst dient u de naam in te voeren die u aan het rapport wenst te geven: Klik op OK. Het dossier, boekjaar en rapport worden automatisch aangemaakt en geopend. Indien het dossier al bestaat, worden enkel een boekjaar en rapport binnen het al bestaande dossier gecreëerd. First baseert zich op het ondernemingsnummer om te zoeken of het dossier al bestaat. Alle gegevens die het XBRL-bestand bevat, worden geïmporteerd in het rapport.

33 Handleiding First Invoeren 7.1 Proef- en saldibalans Een proef- en saldibalans inlezen of aanmaken U kunt op verschillende manieren een proef- en saldibalans importeren of aanmaken. U kunt bestanden importeren die in het First-formaat of in een Vast Lengte-formaat (EUR/Analbi) opgesteld zijn of u kunt een bestand importeren en het formaat zelf definiëren. Ten slotte hebt u ook de mogelijkheid om de cijfers van de proef- en saldibalans manueel in te geven. Alvorens u de proef- en saldibalans importeert, moet u uiteraard eerst een exportbestand maken uit uw boekhoudsoftware. Daarna moet u een dossier, boekjaar en rapport aanmaken. Meer informatie hierover vindt u in hoofdstuk 6. Dossier. Als u een proef- en saldibalans inleest of aanmaakt, gebeurt dit altijd in twee decimalen. Uw rapport zal dus omgezet worden naar twee decimalen Import van een bestand in First-formaat, Vast lengte-formaat Hieronder wordt beschreven hoe u een bestand in First-formaat kunt importeren. Om een bestand in Vast lengte formaat te importeren, onderneemt u dezelfde stappen. Een bestand in het First-formaat heeft de volgende specificaties: Het bestand is een tab-delimited tekstbestand. Het bestand bevat vier kolommen: 1ste kolom: algemene rekening 2de kolom: omschrijving 3de kolom: debet 4de kolom: credit Het bestand moet zonder column headers aangemaakt worden. Er mogen geen puntjes tussen de duizendtallen staan. Het decimaal teken moet een komma zijn. Als er geen bedrag is voor debet of credit moet waarde nul ingevuld worden. 1. Open een rapport. 2. Ga naar het menu Extra>Import of klik op het icoontje. De import-wizard wordt opgestart. Zoek uw bestand.

34 28 Handleiding First 3. Klik op Open. U krijgt volgend scherm: De boekhoudpakketten die onderaan dit scherm worden vermeld, hebben een export van de proef- en saldibalans volgens het First formaat. 4. Kies FIRST formaat en klik op Volgende. U komt op volgend scherm: Kies de filter die u wilt gebruiken tijdens het importeren. Als u First voor het eerst gebruikt, kunt u hier enkel kiezen voor de Default import filter. Deze Default import filter bevat alle rekeningen van het MAR. Indien u al een filter heeft opgeslagen, krijgt u hier de mogelijkheid om die te selecteren. Meer informatie over de filters vindt u in hoofdstuk Importfilters.