Handleiding First Intersentia Antwerpen Oxford

Transcriptie

1 Handleiding First

2 Handleiding First 2009 Intersentia Antwerpen Oxford Intersentia nv Groenstraat Mortsel Tel.: Fax: ISBN D/2009/7849/35 Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgevers.

3 Inhoudstafel Inhoudstafel Systeemvereisten Essentiële richtlijnen voor het eerste gebruik Hoe kan ik mijn dossiers op de beste manier beheren? Hoe kan ik rapporten van een oud protocol omzetten naar het huidige protocol? Instellen van het decimaal teken (punt - komma) voor het aparte numerieke klavier Hoe worden negatieve waarden ingegeven? Opstarten en voorbereiding Opstarten Help Instellingen Algemene instellingen Werktaal wijzigen Hoe een Nederlandstalig rapport omzetten naar het Frans of het Engels? Decimaal teken Bestanden (plaats en back-up) Financiële analyse Navigeren Boomstructuur en tabkaarten Zoeken op code Hyperlinks tussen balans, resultatenrekening en toelichting Hyperlinks tussen controles en jaarrekening Dossier Bestand aanmaken Bestand openen Bestand sluiten Altijd met hetzelfde gegevensbestand opstarten First Dossierstructuur Dossier Dossier aanmaken Dossier wijzigen Dossier verwijderen Dossier voor VZW s Boekjaar Boekjaar aanmaken Boekjaar wijzigen Boekjaar verwijderen 21

4 6.8. Rapport Rapport aanmaken (met overdracht boekjaar) Rapporteigenschappen wijzigen Rapport verwijderen Rapport dupliceren Invoeren Manueel invoeren Adressen Postcodes Cijfers Vorig boekjaar afschermen Brutomarge Btw-nummer / Ondernemingsnummer Waarderingsregels Aandeelhoudersstructuur, Jaarverslag en Verslag van de commissarissen Personeelskosten in de sociale balans Eerste boekjaar Toevoegen aan lijsten (XBRL-fiches) Vennootschap in vereffening Fusie/Spliting Automatisch importeren van een NBB-bestand Automatisch importeren van een XBRL-bestand Proef- en saldibalans Proef- en saldibalans Niet-toegekende rubrieken Correctieboekingen Import filter Importeren van een proef- en saldibalans Import bestand in First-, Vast Lengte- of in NBB-formaat Import bestand met een zelf te definiëren formaat Controles Afronden / Delen Delen of afronden Wisselen van grootteorde (zonder deling) Conversie BEF naar EUR Afdrukken en afdrukinstellingen Afdrukken Afdrukken in pdf-formaat Pdf-writer installeren (PDF redirect) Afdrukken naar PDF Neerleggen in XBRL Interne balans Ratioanalyse... 79

5 15. Statistische vragenlijst Statistische vragenlijst invullen Linkicoontjes Controles in de statistische vragenlijst Afronding/Deling Neerleggen van de Statistische vragenlijst FAQ Een rapport kan enkel in inzage modus geopend worden Negatieve waarden worden positieve waarden Vorig Boekjaar overnemen Wat moet u in First aanpassen bij een adreswijziging? Waarvan moet u voor First zeker een back-up nemen? Gebruikslicentievoorwaarden maart 2009

6

7 Handleiding First 1 1. Systeemvereisten First vereist volgende minimum apparatuur en software: een PC met Microsoft Windows 2000/XP/Vista ten minste een Pentium IV processor (of gelijkwaardig) ten minste 512 MB RAM schermresolutie van ten minste 1024x768 pixels toegang tot een cd-rom station (eventueel via een netwerk) vereiste schijfruimte: 300 MB of Mac OS X versie 10.4 ten minste G5 processor of Intel Core Duo ten minste 512 MB RAM schermresolutie van ten minste 1024x768 pixels toegang tot een cd-rom station (eventueel via een netwerk) vereiste schijfruimte: 300 MB

8 2 Handleiding First 2. Essentiële richtlijnen voor het eerste gebruik 2.1. Hoe kan ik mijn dossiers op de beste manier beheren? De structuur voor First-rapporten ziet er als volgt uit: Nadat u First geïnstalleerd hebt, moet u zich de vraag stellen hoe u uw dossiers gaat beheren. U hebt twee mogelijkheden om de dossiers van uw klanten te beheren: 1. U kunt voor elke klant (elk dossier) een nieuw bestand aanmaken op uw harde schijf. Dit bestand heeft altijd de extensie.df1. Voordeel/nadeel: - U kunt een DF1-bestand doorgeven aan klanten of aan een collega. Die heeft dan alleen de gegevens van dit dossier ter beschikking. - Deze methode is aan te raden als u veel dossiers hebt. - Als de correspondent First geïnstalleerd heeft op zijn computer, zal hij de jaarrekening kunnen bewerken en aanpassen. - U moet een back-up nemen van alle.df1 bestanden. Zorg dus dat u weet waar al uw bestanden staan. 2. U kunt al uw klanten (dossiers) binnen hetzelfde DF1-bestand beheren. Voordeel/nadeel: - Alle dossiers staan bij elkaar. - U moet alleen van dit bestand een back-up nemen. - U kunt dossiers uitwisselen, maar enkel door het DF1-bestand door te geven waarin alle dossiers zitten of door een jaarrekening te exporteren in XBRL of NBB-formaat. - Deze methode is af te raden als u veel dossiers hebt.

9 Handleiding First 3 U kunt ook voor een tussenoplossing kiezen. Bijvoorbeeld alle ondernemingen van een bepaalde groep of sector in één DF1-bestand plaatsen. Samengevat deelt First de gegevensopslag op in vier lagen: 1. Bestand: het fysieke bestand dat op de harde schijf opgeslagen wordt. 2. Dossier: de niet-financiële gegevens van het bedrijf/de klant. 3. Boekjaar. 4. Rapport: de eigenlijke jaarrekening. Het aanmaken van bestanden, dossiers, boekjaren en rapporten wordt besproken in hoofdstuk Hoe kan ik rapporten van een oud protocol omzetten naar het huidige protocol? Vanaf 1 april 2009 dienen alle neerleggingen te gebeuren volgens een nieuw protocol van de NBB. Ga als volgt te werk om de upgrade uit te voeren: Open een gegevensbestand (*.df1) in First. Klik in het scherm First Dossierstructuur het rapport aan dat u wilt upgraden naar het laatste protocol van de NBB.

10 4 Handleiding First Klik met de rechtermuisknop (Macintosh-gebruikers houden <CTRL> op het toetsenbord ingedrukt en klikken met de muis) op het rapport en u krijgt volgend menu: Klik op Omzetten naar protocol Uw oude rapport blijft bewaard in de oorspronkelijke toestand en er wordt een nieuw rapport aangemaakt dat voldoet aan het nieuwe protocol. First stelt u dezelfde naam voor, aangevuld met de versie van het laatste protocol: Klik op OK en uw nieuw rapport wordt aangemaakt.

11 Handleiding First 5 De First Dossierstructuur ziet er als volgt uit: Het is aangeraden om in dit nieuwe rapport de controles uit te voeren vooraleer u een bestand aanmaakt voor de neerlegging bij Nationale Bank van België Instellen van het decimaal teken (punt - komma) voor het aparte numerieke klavier Ga naar het menu Bestand>Instellingen. U komt op volgend scherm:

12 6 Handleiding First Klik in het invulveld naast Decimaal teken en selecteer de inhoud. Druk dan het decimaal teken in op uw numeriek klavier. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan Hoe worden negatieve waarden ingegeven? Het protocol van de NBB bepaalt welke waarden enkel negatief/positief kunnen zijn. De waarden die enkel negatief kunnen zijn, worden door First met een rode kleur gemarkeerd én tussen haakjes geplaatst. First zet dus standaard zelf een minteken voor het getal. Als u zelf ook een minteken plaatst, ontstaat er een situatie met een dubbel minteken, waardoor het getal als een positieve waarde zal worden geïnterpreteerd.

13 Handleiding First 7 3. Opstarten en voorbereiding 3.1. Opstarten Als u op de Start-knop klikt in Windows, ziet u onder Programma s de programmagroep First staan. Navigeer met de muis naar deze programmagroep en u krijgt de mogelijkheid om het programma op te starten door First aan te klikken: of Klik op het icoontje dat op uw bureaublad geïnstalleerd is. Op Macintosh kunt u naar de map Applications gaan. Dubbelklik op het bestand First Help U hebt twee mogelijkheden om de helpfunctie van First te gebruiken: - Als u een internetverbinding hebt, kunt u via het menu Help>FAQ de vragenlijst van de First-website oproepen. - First Jaarrekeningen biedt u de mogelijkheid om de handleiding in PDF-formaat op te roepen en af te drukken. Hiervoor hebt u het programma Acrobat Reader nodig, dat gratis ter beschikking gesteld wordt. Als Acrobat Reader geïnstalleerd is op uw systeem, kunt u de handleiding oproepen door in het menu Help op Handleiding te klikken: Acrobat Reader zal dan automatisch opgestart worden en de handleiding openen. Via dit programma kunt u deze handleiding afdrukken. Als u na het raadplegen van de handleiding nog vragen hebt, kunt u met Intersentia contact opnemen: Intersentia - Groenstraat 31, BE-2640 Mortsel Fax: mail@first.intersentia.be Website: First Pro-klanten kunnen bellen naar het nummer:

14 8 Handleiding First 4. Instellingen 4.1. Algemene instellingen Werktaal wijzigen Om de werktaal te wijzigen, klikt u in het menu Bestand op de optie Instellingen: of u kunt rechtstreeks klikken op het icoontje in de knoppenbalk. Het volgende scherm verschijnt: U kunt hier aanduiden in welke taal u wenst verder te werken. Nadat u op Toepassen of OK geklikt hebt, wordt het volledige programma aan de gekozen taal aangepast. Opgepast: het Engels is enkel beschikbaar voor First Pro-klanten Hoe een Nederlandstalig rapport omzetten naar het Frans of het Engels? In het geval dat u een Nederlandstalig rapport wenst om te zetten naar een andere taal, kunt u eerst een kopie maken van het huidige rapport. Dit kan nodig zijn omdat u verschillende teksten in de jaarrekening zelf ingevoerd hebt (vb. waarderingsregels, verslag van de commissarissen, ), die niet automatisch door First vertaald kunnen worden. Een kopie maken van een rapport is heel eenvoudig: u navigeert naar het scherm van de dossierstructuur, selecteert een rapport door er éénmaal op te klikken en vervolgens op de rechtermuisknop te klikken. U krijgt nu de mogelijkheid om een rapport te dupliceren:

15 Handleiding First 9 First zal een kopie van het rapport creëren waaraan u een willekeurige naam (bijvoorbeeld een toevoegsel als NL, FR of EN) kunt toekennen in de Eigenschappen van het rapport. Let op: de NBB aanvaardt enkel Nederlandstalige, Franstalige en Duitstalige documenten of bestanden! First biedt u de mogelijkheid om een Engelstalige afdruk te maken, maar u kunt deze NIET neerleggen bij de NBB! Opgepast: De Engelstalige en Duitstalige afdruk is enkel beschikbaar voor First Pro klanten Decimaal teken Ga naar het menu Bestand>Instellingen. U komt op volgend scherm: Klik in het invulveld naast Decimaal teken en selecteer de inhoud. Druk dan het decimaal teken in op uw numeriek klavier. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

16 10 Handleiding First 4.2. Bestanden (plaats en back-up) Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik op de tabkaart Gegevens. U kunt zelf bepalen in welke mappen u het First gegevensbestand (DF1-bestanden) of de bestanden voor de importfilters plaatst. U kunt hier ook instellen om altijd automatisch met een zelfde gegevensbestand (DF1) op te starten. Map voor gegevensbestanden: Vul hier het pad in waar u uw gegevensbestanden (DF1 s) bewaart. First installeert standaard op uw computer een map in Mijn Documenten\Mijn First. U kunt dit pad wijzigen als u met verschillende gebruikers dezelfde bestanden wilt raadplegen. Plaats de bestanden op een netwerk en leg hier het pad juist. Maak van deze map regelmatig een back-up. Opstarten met gegevensbestand: Als u alle dossiers in hetzelfde gegevensbestand (DF1) bewaart, kunt u hier instellen om altijd automatisch met dit DF1-bestand op te starten. Map voor importfilters: U kunt hier instellen waar u de importfilters wilt bewaren. Als de importfilters beschikbaar moeten zijn voor verschillende gebruikers, kunt u hier een netwerkpad ingeven. U moet dan bij elke gebruiker hetzelfde pad instellen. Gebruik het icoontje om een andere map te selecteren. U kunt ook een ander pad intikken.

17 Handleiding First Financiële analyse U kunt hier de standaardinstellingen bepalen voor de ratioanalyse. Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik op de tabkaart Ratioanalyse. Afbeelding 1: U kunt hier de standaardafbeelding instellen die op het eerste blad van elke ratioanalyse zal afgedrukt worden. Opgesteld door: De standaardtekst is hier First Jaarrekeningenpakket, maar u kunt die vervangen door bijvoorbeeld de naam van uw kantoor. Afbeelding 2: Deze afbeelding hoort bij de melding Opgesteld door. U kunt hier bijvoorbeeld het logo van uw kantoor selecteren. Deze instellingen kunt u altijd wijzigen tijdens het uitvoeren van de ratioanalyse.

18 12 Handleiding First 5. Navigeren U hebt volgende mogelijkheden om door een rapport te navigeren Boomstructuur en tabkaarten Als u een rapport geopend hebt, ziet u links van het scherm een boomstructuur waarin de jaarrekening volledig is uitgesplitst. U vindt dezelfde indeling onderaan het scherm, maar dan in de vorm van tabkaarten. U kunt beide mogelijkheden gebruiken om door de jaarrekening te navigeren. Boomstructuur: U kunt op + klikken om verder in detail te gaan. Als u dubbelklikt op een rubriek, wordt automatisch dat onderdeel van de jaarrekening getoond in het rechtergedeelte van het scherm. Tabkaarten: De onderste rij tabkaarten is de onderverdeling van de jaarrekening. De tabkaarten Documentinformatie en Toelichting worden verder onderverdeeld met een nieuwe rij tabkaarten erboven Zoeken op code U kunt in een rapport zoeken op code via de optie boven de boomstructuur. Dit is een snelle manier om rechtstreeks naar een bepaalde code in de jaarrekening te navigeren. Typ de gewenste code in en klik dan op om naar die code te navigeren.

19 Handleiding First Hyperlinks tussen balans, resultatenrekening en toelichting U vindt in First hyperlinks waarmee u automatisch naar verbonden rubrieken kunt navigeren. Bijvoorbeeld: In de balans staat naast code 21 een verwijzing:. Als u hier op klikt, krijgt u alle verbonden rubrieken binnen de jaarrekening: Als u op (21) Immateriële vaste activa klikt, navigeert u automatisch naar sectie Hyperlinks tussen controles en jaarrekening In het detail van de controles vindt u naast de codes het volgende icoontje:. Als u hier op klikt, navigeert u automatisch naar die code.

20 14 Handleiding First 6. Dossier First geeft u twee mogelijkheden om de dossiers van uw klanten te beheren. 1. U kunt voor elke klant een nieuw bestand op uw harde schijf aanmaken. Op deze manier kunt u gemakkelijk een specifiek dossier uitwisselen met uw klant of een collega door het bestand op een memory stick te plaatsen of via het internet door te sturen. Indien de correspondent First geïnstalleerd heeft op zijn computer, zal hij de jaarrekening kunnen bewerken en aanpassen. 2. U kunt al uw dossiers binnen één bestand beheren. U kunt dossiers uitwisselen, maar u geeft dan ofwel al uw dossiers door die zich in het gegevensbestand (DF1) bevinden, ofwel kunt u een jaarrekening exporteren in XBRL-formaat.. Meer uitleg hierover vindt u in punt Bestand aanmaken Wanneer u First voor de eerste maal opstart, verschijnt het volgende scherm: In de knoppenbalk zijn er 3 knoppen die een functie hebben bij het beheren van bestanden:

21 Handleiding First 15 Het icoontje scherm: dient om nieuw bestand (DF1) aan te maken. Klikt u hierop, dan verschijnt het volgende In dit scherm kunt u de bestandsnaam en locatie van het nieuwe bestand ingeven. First plaatst alle DF1-bestanden standaard in uw map Mijn Documenten\Mijn First\Data. Tenzij u een ander pad hebt ingegeven via het menu Bestand>Instellingen. Kies daar de tabkaart Gegevens. Onder de optie Map voor gegevensbestanden kunt u de bestaande instelling raadplegen of wijzigen zoals hierboven beschreven in punt 4.2. U past het pad hier best aan als u de gegevensbestanden op een netwerk wilt bewaren.

22 16 Handleiding First 6.2. Bestand openen Wenst u een bestand te openen, dan klikt u op het icoontje. Het volgende scherm verschijnt: In dit scherm kunt u manueel de bestandsnaam en locatie ingeven of met de muis het bestand selecteren Bestand sluiten Het icoontje dient om een DF1-bestand te sluiten.

23 Handleiding First Altijd met hetzelfde gegevensbestand opstarten U laat First bij het opstarten altijd een door u gekozen bestand automatisch openen. Dan moet u de instellingen als volgt wijzigen: Ga naar het menu Bestand>Instellingen of klik rechtstreeks op het icoontje in de knoppenbalk. Navigeer naar het tabblad Gegevens door bovenaan op Gegevens te klikken. In het volgende scherm kunt u manueel de bestandsnaam en locatie ingeven bij Opstarten met gegevensbestand. Bij Windows PC s maakt First automatisch een map Mijn First aan (met subfolders Data en SchemaFilters) onder Mijn Documenten. Bij Mac computers staat de map Data onder Naam Harde Schijf\Applications\First\Startup\Data. Voor Mac-gebruikers is het aan te raden om dit pad zeker te wijzigen naar het netwerk of de map Documenten. U kunt eveneens op het icoontje met de muis: klikken en in het volgende scherm de bestandsnaam en locatie aanduiden Nadat u het bestand aangeduid heeft, klikt u op OK. Vanaf dat moment zal First bij het opstarten altijd het door u gekozen bestand automatisch openen.

24 18 Handleiding First 6.5. First Dossierstructuur Als u een bestand (*.DF1) geopend hebt, wordt de First Dossierstructuur van dat bestand automatisch opgeroepen: U krijgt hier een overzicht van alle dossiers die u in dit bestand ingegeven hebt met de versie van het protocol. U kunt de First Dossierstructuur altijd naar voor brengen door in de bovenste knoppenbalk op het volgende icoontje te klikken:. Via het icoontje kunt u een XBRL-bestand importeren en via het icoontje kunt u een NBB-bestand importeren. First gaat zoeken of dit dossier al bestaat aan de hand van het ondernemingsnummer. Als er al een dossier bestaat met hetzelfde ondernemingsnummer, wordt daar een rapport toegevoegd. Anders worden het dossier, het boekjaar en het rapport automatisch aangemaakt en worden de cijfers in het rapport ingelezen. Opgelet! De cijfers die ingelezen worden van een NBB-bestand, staan voor een verkort schema in eenheden en voor een volledig schema in duizenden. U beschikt dus niet over de gegevens met twee cijfers na de komma. Een XBRL-bestand bevat ofwel de gegevens met 2 cijfers na de komma ofwel de afgeronde eenheden.

25 Handleiding First Dossier Dossier aanmaken Klik op het icoontje in het venster First Dossierstructuur. U krijgt volgend scherm: Een dossier bestaat uit twee tabkaarten: Algemeen en Andere. De gegevens die u hier invult, worden overgenomen bij het aanmaken van een rapport. De gegevens worden geïmporteerd in de rubriek identificatiegegevens van het rapport. Klik op om de ingevoerde gegevens te bewaren en dit scherm te verlaten of op om dit scherm te verlaten zonder te bewaren. De Dossiernaam wordt gebruikt voor de automatische link met boekhoudpakketten. Als u First niet opstart vanuit het menu van uw boekhoudpakket mag u dit veld leeg laten. Als u wel automatisch opstart vanuit uw boekhouding, zal dit veld automatisch ingevuld worden. De Naam onder Firmagegevens wordt overgenomen op pagina 1 van de jaarrekening. Bij een naam- of adreswijziging is het belangrijk dat u dit hier aanpast en niet alleen in de jaarrekening. Bij het aanmaken van een nieuw rapport worden de dossiergegevens hier opgehaald en niet uit het rapport van vorig boekjaar.

26 20 Handleiding First Dossier wijzigen Selecteer het dossier in het venster First Dossierstructuur dat u kunt oproepen via de knop. Klik dan op het icoontje. U komt dan op het scherm dat beschreven is onder het vorige punt. U kunt hier de wijzigingen aanbrengen en bewaren. Opgelet! Als u een rapport binnen een dossier aangemaakt hebt en de gegevens uit de dossiereigenschappen in de identificatiegegevens van het rapport geïmporteerd zijn (bijvoorbeeld uit een XBRL- of NBB-bestand), dan bestaan beide gegevens onafhankelijk van elkaar. Dit wil zeggen dat als u wijzigingen aanbrengt in de dossiereigenschappen, deze wijzigingen NIET doorgevoerd worden in de identificatiegegevens van een bestaand rapport, en andersom Dossier verwijderen Selecteer het dossier in het venster First Dossierstructuur dat u kunt oproepen via de knop. Klik op het icoontje in de First Dossierstructuur. U komt dan op het scherm dat beschreven is onder punt Klik hier op het icoontje om het dossier te verwijderen. Een dossier wordt niet verwijderd als er nog boekjaren bestaan. In dat geval moet u eerst de boekjaren verwijderen Dossier voor VZW s De module VZW is een apart aan te kopen module bij First. U beschikt standaard niet over deze module. Om een jaarrekening aan te maken voor VZW s, moet u bij het dossier één van de volgende rechtsvormen hebben geselecteerd: - VZW: Vereniging zonder winstoogmerk - PRIV. ST: Private stichting - Een zelf ingegeven rechtsvorm via het menu Extra>Fiches>Rechtsvorm. Bij het aanmaken van een rapport zult u de keuze krijgen tussen een verkort en volledig schema voor VZW s. De werking van First is hetzelfde als bij het invullen van een jaarrekening van de ondernemingen.

27 Handleiding First Boekjaar Boekjaar aanmaken 1. Selecteer een dossier in het scherm First Dossierstructuur. 2. Klik op het icoontje. 3. U krijgt volgend scherm: Boekjaar: Vul hier de naam van het boekjaar in. Bijvoorbeeld: 2008 als het boekjaar over het jaar 2008 gaat. Als u een boekjaar hebt over verschillende jaren, kunt u hier bijvoorbeeld invullen. Begindatum/Einddatum: Vul de begin- en einddatum van het boekjaar in dat neergelegd moet worden. 4. Klik op om het boekjaar aan te maken Boekjaar wijzigen Selecteer een boekjaar in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje. U krijgt het scherm zoals hierboven is. Klik na uw aanpassingen op het icoontje. De wijzigingen worden dan aanvaard Boekjaar verwijderen Selecteer een boekjaar in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje Klik op het icoontje in de First Dossierstructuur. U krijgt het scherm zoals in punt getoond wordt.. Het boekjaar wordt verwijderd. Een boekjaar wordt niet verwijderd als er nog rapporten bestaan. In dat geval moet u eerst de rapporten verwijderen.

28 22 Handleiding First 6.8. Rapport Rapport aanmaken (met overdracht boekjaar) 1. Klik het boekjaar aan waarin u een rapport wilt aanmaken in het venster First Dossierstructuur. 2. Klik op het icoontje. Er wordt een wizard opgestart die u begeleidt met het aanmaken van het rapport. Naam: Geef de naam in van het rapport. Deze naam kunt u vrij kiezen. Bijvoorbeeld: Volledig schema boekjaar Schema: Kies hier het type schema waarin u de jaarrekening wilt opstellen; verkort of volledig. U kunt hier ook Geconsolideerd schema of Statistische vragenlijst kiezen als u die module hebt aangekocht. Om een jaarrekening voor vzw s aan te maken, moet u eerst die module aangekocht hebben en u moet in het dossier één van de volgende rechtsvormen hebben geselecteerd: - Vereniging zonder winstoogmerk; - Stichting van openbaar nut; - Onderlinge verzekeringsmaatschappij; - Buitenlandse privaatrechtelijke vereniging met vesting, agentschap, kantoor of bijhuis in België; - Private stichting; - Onderlinge verzekeringsmaatschappij (Publiek recht); - Internationale vereniging zonder winstoogmerk; - Organisme van de financiering van Pensioenen; - Een zelf ingegeven rechtsvorm. 3. Klik op Volgende als u de gegevens ingevuld hebt.

29 Handleiding First U krijgt volgend scherm: Eenheden: Kies de grootteorde waarin u de gegevens wilt invoeren. U maakt het rapport best in Eenheden (2 dec.) aan. U kunt na het invullen van de jaarrekening met één druk op de knop de jaarrekening afronden of delen. First zorgt daarbij dat de balans, resultatenrekening en toelichting in evenwicht blijven. Vorig boekjaar: Hier kunt u bepalen van welk rapport u de kolom Boekjaar wilt overnemen in de kolom Vorig boekjaar van het nieuwe rapport. U krijgt de keuze uit alle rapporten van hetzelfde schema van het vorige boekjaar indien de einddatum van dat boekjaar één dag vroeger is dan de begindatum van het huidige boekjaar. Kies Manuele ingave als u de gegevens van het vorige boekjaar zelf gaat invullen. 5. Klik op Klaar als u de gegevens ingevuld hebt. 6. Het rapport wordt geopend.

30 24 Handleiding First Rapporteigenschappen wijzigen Selecteer een rapport in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje. U krijgt het volgende scherm: U kunt de rapportnaam aanpassen en eventueel een aantekening bij dit rapport noteren. Klik na uw aanpassingen op het icoontje. De wijzigingen worden aanvaard Rapport verwijderen Selecteer een rapport in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje in de First Dossierstructuur. U krijgt het scherm zoals in punt beschreven is. Klik op het icoontje. Het rapport wordt verwijderd Rapport dupliceren U kunt een rapport volledig kopiëren door in de First Dossierstructuur het rapport te selecteren. Klik dan met de rechtermuisknop (Mac-gebruikers CTRL-klik) op het rapport. U krijgt de volgende keuzelijst: Klik op Dupliceer. Het rapport wordt gekopieerd en krijgt dezelfde naam met daarvoor: Copy of. U kunt binnen deze kopie bijvoorbeeld simulaties doen, zonder dat u uw origineel rapport moet wijzigen.

31 Handleiding First Invoeren 7.1. Manueel invoeren U kunt alle adressen en cijfers manueel ingeven, wijzigen of verwijderen in First Adressen - Identificatiegegevens: Hier vindt u de gegevens terug die in sectie 1.1 van de afdruk verschijnen, zoals adres van de onderneming, begin- en einddatum boekjaar, datum algemene vergadering en register. U kunt hier ook de contactgegevens aanvullen van de personen die verantwoordelijk zijn voor de gegevens van de jaarrekening en voor de gegevens van de sociale balans. Deze informatie wordt enkel neergelegd bij een elektronische neerlegging. Als u tijdens het boekjaar een fusie of splitsing van de onderneming heeft gedaan,klikt u de optie De onderneming heeft gedurende het boekjaar een andere onderneming opgeslorpt of heeft het geheel of een gedeelte van haar activiteiten afgestoten aan. U kunt dan geen XBRL-bestand meer aanmaken. U moet op papier neerleggen. Bij een verbeterde neerlegging kruist u het vakje Betreft het een verbeterde neerlegging van een reeds door de NBB aanvaarde jaarrekening voor hetzelfde boekjaar en in dezelfde taal aan. Als u de verbeterde jaarrekening elektronisch neerlegt, vraagt de Nationale Bank om het ondernemingsnummer, de Einddatum van het boekjaar, de Taal en het Schema van de oorspronkelijk neergelegde jaarrekening in te geven. First vult deze velden automatisch in. Controleer of het voorstel correct is. - Bestuurders en zaakvoerders: Hier kunt u de namen, voornamen, beroepen en adressen van de bestuurders en zaakvoerders invullen die afgedrukt worden in sectie 1.1. Klik op het icoontje om een bestuurder of zaakvoerder toe te voegen. U krijgt de keuze tussen een rechtspersoon en een natuurlijke persoon. Als u een rechtspersoon aanmaakt, kunt u een onbeperkt aantal natuurlijke personen ingeven die deze rechtspersoon vertegenwoordigen. Het is volgens het protocol van de Nationale Bank niet mogelijk om een rechtspersoon aan een rechtspersoon te verbinden. De begin- en einddatum van het mandaat zijn facultatieve vermeldingen. Om een bestuurder of zaakvoerder te verwijderen, klikt u op het icoontje. Om bestuurders of zaakvoerders van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes gebruiken. - Commissarissen: Hier kunt u de namen, voornamen, beroepen en adressen van de commissarissen invullen die afgedrukt worden in sectie 1.1 bij de bestuurders en zaakvoerders. Bij een digitale neerlegging worden de bestuurders en zaakvoerders in een andere sectie neergelegd dan de commissarissen. - Verklaringen betreffende een aanvullende opdracht voor nazicht of correctie: Vul hier de namen en adressen in die gevraagd worden in sectie 1.2. Klik op het icoontje om een externe accountant of een bedrijfsrevisor in te geven. U krijgt de keuze tussen een rechtspersoon en een natuurlijke persoon. Als u een rechtspersoon aanmaakt, kunt u een onbeperkt aantal natuurlijke personen ingeven die deze rechtspersoon vertegenwoordigen. Het is volgens het protocol van de Nationale Bank niet mogelijk om een rechtspersoon aan een rechtspersoon te verbinden. Om een externe accountant of een bedrijfsrevisor te verwijderen, klikt u op het icoontje.

32 26 Handleiding First Om een externe accountant of een bedrijfsrevisor van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes gebruiken. Opgelet! De vraag in sectie 1.2: De jaarrekening werd / werd niet geverifieerd of gecorrigeerd door een externe accountant of door een bedrijfsrevisor die niet de commissaris is vindt u terug op de tabkaart Documentinformatie>Identificatiegegevens en inlichtingen. Als de optie aangevinkt is, antwoordt u Ja op de vraag. - Inlichtingen omtrent de deelnemingen: Vul hier de informatie in die u terugvindt in sectie VKT of VOL 5.5.1: Deelnemingen en maatschappelijke rechten in andere ondernemingen. Klik op het icoontje om een deelneming aan te maken. U kunt hier ook de Einddatum boekjaar, het Eigen vermogen en het Nettoresultaat van de verbonden onderneming ingeven. Klik op de tabkaart Aangehouden maatschappelijke rechten om het Soort maatschappelijke rechten, aantal, en Percentages in de onderneming waaruit de deelneming bestaat in te geven. Om een deelneming te verwijderen, klikt u op het icoontje. Om een deelneming van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes gebruiken. - Ondernemingen waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is: Vul hier de informatie in die u terugvindt in sectie VKT of VOL : Ondernemingen waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is in haar hoedanigheid van onbeperkt aansprakelijk vennoot of lid. Klik op het icoontje om een onderneming in te geven waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is. Vergeet onderaan niet aan te duiden hoe de jaarrekening van de onderneming waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is, wordt neergelegd. Om een deelneming te verwijderen, klikt u op het icoontje. Om een deelneming van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes gebruiken. - Verklaring betreffende de geconsolideerde jaarrekening: Vul hier de informatie in die u terugvindt in sectie VKT 5.9 of VOL In het volledige schema kunt u ook de inlichtingen verstrekken die door elke onderneming moeten verstrekt worden die onderworpen is aan de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen inzake de geconsolideerde jaarrekening Postcodes In de standaardlijst van het protocol van de NBB staan enkel de postcodes van de hoofdgemeentes. Per postcode is er dus slechts één gemeente of stad beschikbaar.

33 Handleiding First 27 U kunt zelf andere postcodes toevoegen (Belgische of buitenlandse) in elk venster waar een postcode gevraagd wordt. Als de postcode bestaat, wordt de gemeente aangevuld. Als er verschillende mogelijkheden bestaan, worden die voorgesteld. Als u een nieuwe postcode wenst aan te maken, kan u klikken op het volgende icoontje scherm:. U komt op volgend Geef de postcode in het veld Code, bijvoorbeeld FR

34 28 Handleiding First In de velden Nl, Fr, En en De kunt u de naam van de stad of gemeente ingeven in de respectieve talen. Klik op om de postcode te bewaren. U komt dan terug in de overzichtlijst. Klik op OK om de postcode naar het hoofdscherm te kopiëren. Als u de landcode bij de postcode hebt ingetypt, wordt het land onmiddellijk correct geselecteerd. In het scherm van de postcodes is de lijst gesorteerd op postcode. U kunt de sortering omdraaien door op de kolomtitels te klikken Cijfers U kunt alle cijfers in de jaarrekening manueel invullen. Principe: Een cijfer dat positief moet worden ingevuld, kunt u altijd zonder teken ingeven. Een cijfer dat altijd negatief is (-), bijvoorbeeld code 649 in de resultatenrekening, staat al tussen haakjes. U mag hier geen minteken meer ingeven. Bij een cijfer dat zowel positief als negatief kan zijn (+/-), moet u een minteken ingeven als het negatief is Vorig boekjaar afschermen U kunt voorkomen dat de cijfers van het vorige boekjaar per vergissing worden gewijzigd of verwijderd, door op het icoontje te klikken of via het menu Extra>Vorig boekjaar afschermen. Het icoontje verandert dan in een icoontje met een rode kolom:. De cijfers van het vorige boekjaar in de jaarrekening worden in een grijze achtergrond geplaatst en zijn niet meer wijzigbaar:. Als u toch een cijfer in het vorige boekjaar wilt aanpassen, kunt u op het icoontje klikken of via het menu Extra>Vorig boekjaar openstellen. De kolom van het vorige boekjaar wordt dan opnieuw wijzigbaar Brutomarge De brutomarge is alleen van toepassing op het verkorte schema van de ondernemingen en het verkort schema voor de vzw s Verkort schema van de ondernemingen In First wordt de brutomarge voor u berekend. Als u een proef- en saldibalans importeert, worden automatisch alle details van de brutomarge geïmporteerd. Volgende rubrieken maken deel uit van de brutomarge: 70 Omzet 71 Wijzigingen in de voorraad goederen in bewerking, gereed product en bestellingen in uitvoering (toename +, afname -) 72 Geproduceerde vaste activa 74 Andere bedrijfsopbrengsten Totaal van deze rubrieken is code 70/74 Bedrijfsopbrengsten 600/8 Inkopen handelsgoederen, grond- en hulpstoffen 609 Wijziging in de voorraad handelsgoederen, grond- en hulpstoffen (toename +, afname -) 61 Diensten en diverse goederen Totaal van deze rubrieken is code 60/61 Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen, diensten en diverse goederen Berekening brutomarge: 70/74 60/61

35 Handleiding First 29 Het resultaat wordt in code 9900 weergegeven. Op de afdruk zullen alleen codes 70, 60/61 en 9900 staan. Als u de facultatieve vermeldingen (codes 70 en 60/61 wilt afdrukken, moet u dit op het afdrukscherm aanduiden. Bij de het aanmaken van het XBRL-bestand wordt de vraag gesteld of u de facultatieve vermeldingen wilt neerleggen Verkort schema voor de vzw s In First wordt de brutomarge voor u berekend. Als u een proef- en saldibalans importeert, worden automatisch alle details van de brutomarge geïmporteerd. Volgende rubrieken maken deel uit van de brutomarge: 70 Omzet 71 Wijzigingen in de voorraad goederen in bewerking, gereed product en bestellingen in uitvoering (toename +, afname -) 72 Geproduceerde vaste activa 73 Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies 74 Andere bedrijfsopbrengsten Totaal van deze rubrieken is code 70/74 Bedrijfsopbrengsten 600/8 Inkopen handelsgoederen, grond- en hulpstoffen 609 Wijziging in de voorraad handelsgoederen, grond- en hulpstoffen (toename +, afname -) 61 Diensten en diverse goederen Totaal van deze rubrieken is code 60/61 Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen, diensten en diverse goederen Berekening brutomarge: 70/74 60/61 Als het resultaat positief is, wordt code 70/61 ingevuld. Als het resultaat negatief is, wordt code 61/70 ingevuld. Op de afdruk zullen alleen codes 70, 73, 60/61 en 70/61 of 61/70 staan. Als u de facultatieve vermeldingen (codes 70, 73 en 60/61) wilt afdrukken, moet u dit op het afdrukscherm aanduiden Btw-nummer / Ondernemingsnummer Naar aanleiding van het wijzigen van het btw-nummer in een ondernemingsnummer past First btw-nummers met 9 karakters automatisch aan naar 10. Er wordt automatisch een 0 gezet voor het btw-nummer Waarderingsregels U vindt de waarderingsregels terug onder sectie 7 in de tabkaarten of via de boomstructuur van de jaarrekening: U moet zelf de tekst van de waarderingsregels opstellen en ingeven in First. Er is door de NBB sinds 1 april 2007 geen sjabloon meer voorzien Aandeelhoudersstructuur, Jaarverslag en Verslag van de commissarissen U kunt kiezen om de Aandeelhoudersstructuur, het Jaarverslag en/of het Verslag van de commissarissen op te nemen als pdf, of zelf een vrije tekst in te geven.

36 30 Handleiding First Als u zelf een tekst ingeeft, kan u de optie Jaarverslag Tekst laten aan staan en de tekst ingeven in het invulveld. Ga in First als volgt te werk als u een pdf wilt opnemen als jaarverslag: Klik op het keuzerondje voor Jaarverslag pdf. Klik op het icoontje om een pdf-bestand in deze rubriek in te voegen. Klik op het icoontje om het geselecteerde pdf-bestand te bekijken. Als u op Windows werkt en u hebt een recente versie van Adobe Reader, wordt de pdf in First opgeroepen en getoond. Bij de neerlegging wordt het pdf-bestand in het XBRL-bestand ingekapseld. Als u afdrukt, wordt de pdf mee afgedrukt. De ingevoegde pdf-bestanden worden op de afdruk meegeteld in het totaal aantal pagina s en worden geplakt in de lay-out van de jaarrekening. Let op! Uw pdf-bestand moet aan volgende voorwaarden voldoen: Onderstaande tabel geeft een lijst van de verschillende soorten pdf-bestanden en de houding van de Balanscentrale ertegenover. Kenmerk Aanvaard Geweigerd Kleuren X 1 Klassieke handtekening X Elektronische handtekening X 2 "Electronic threads" X 3 Hyperlinks X 3 Bookmarks X 3 Optional Content Groups (OCGs) of X 4 Layers Opmerkingen X 5 Audio- / Videomateriaal X 5 Aangehechte bestanden X 5 Beveiliging / Paswoord X 7 Gecomprimeerde bestanden X 8 "Valse" PDF-bestanden X 9 pdf-bestanden > DINA4 X 10 Opmerkingen 1. Een zwart-wit afdruk kan leiden tot informatieverlies door gebrek aan contrast tussen de oorspronkelijke kleuren. Kleuren (in de achtergrond of de karakters) worden geweigerd naar analogie met de neerlegging op papier waarbij het gebruik van kleuren eveneens verboden is. 2. Het gebruik van de elektronische handtekening kan leiden tot het verlies van pertinente gegevens van de jaarrekening en compliceert de verwerking voor de Balanscentrale. Zij wordt bijgevolg geweigerd. 3. "Threads", hyperlinks en bookmarks zijn navigatiemiddelen die de lezer helpen om zich te verplaatsen in het document. Zij hebben echter geen invloed op de presentatie of de afdruk van het document. Ze worden bijgevolg aanvaard. 4. OCGs laten toe om documenten te creëren met meerdere "lagen" die enkel zichtbaar zijn op aanvraag. Aangezien de lagen op geen enkele manier een aanduiding kunnen bevatten omtrent hun officiële karakter, noch omtrent de manier waarop ze weergegeven moeten worden op papier, worden OCGs geweigerd.

37 Handleiding First Pdf-bestanden kunnen opmerkingen en aangehechte bestanden bevatten. Om discussies omtrent het al dan niet openbaarmaken van die opmerkingen / aangehechte bestanden of omtrent de volgorde te vermijden, is het gebruik ervan verboden. 6. Omwille van de weergave op papier is het vanzelfsprekend dat het gebruik van audiovisueel materiaal niet toegelaten is. 7. Pdf-bestanden kunnen beveiligd worden tegen openen, afdrukken of wijzigen. Gezien de automatische verwerking die toegepast wordt voor de openbaarmaking, worden beveiligde pdf-bestanden geweigerd. 8. De compressie van een pdf-bestand als gevolg van een scanning levert weinig winst op in termen van volume. Om bijkomende handelingen bij de openbaarmaking te vermijden, worden gecomprimeerde pdfbestanden geweigerd. 9. Met een "vals" pdf-bestand wordt een bestand bedoeld dat gecreëerd werd met een andere software en waarvan de extensie gewijzigd werd in.pdf. Deze bestanden worden in het algemeen niet herkend door Acrobat Reader en worden bijgevolg niet aanvaard. 10. Bestanden waarvan de pagina's groter zijn dan het DINA4-formaat geven problemen bij het afdrukken. Zij worden niet aanvaard. Deze kenmerken kunnen door de NBB niet allemaal automatisch gecontroleerd worden. Jaarrekeningen die ingekapselde pdf-bestanden bevatten zouden dus eventueel geweigerd kunnen worden bij de visuele controle na de upload op de website van de NBB Personeelskosten in de sociale balans In de sociale balans kunnen kolom 1 en 2 van code 102 in First een grijze achtergrond hebben en niet invulbaar zijn. Code 102 kolom 3 is dan geen totaal meer, maar een invulveld. Waarom? Wettelijke basis Hierbij een uittreksel uit het KB van 30 januari 2001, artikel 91 punt B. B. Sociale balans Volgende gegevens inzake het personeelsbestand dienen in deze afdeling vermeld te worden : I. Een staat van de tewerkgestelde personen met uitsplitsing tussen enerzijds de personen ingeschreven in het personeelsregister en anderzijds de uitzendkrachten en ter beschikking van de vennootschap gestelde personen. Wat de werknemers ingeschreven in het personeelsregister betreft, vermeldt deze staat: 1 voor de betrokken periode : - het gemiddelde aantal voltijdse en deeltijdse werknemers van het boekjaar en het totale aantal werknemers in voltijdse equivalenten van het boekjaar en van het vorige boekjaar; - het aantal gepresteerde uren van de voltijdse en deeltijdse werknemers tijdens het boekjaar en het totale aantal gepresteerde uren van het boekjaar en van het vorige boekjaar; - de personeelskosten van de voltijdse en deeltijdse werknemers van het boekjaar en de totale personeelskosten van het boekjaar en het vorige boekjaar; - het totaal van de voordelen bovenop het loon van het boekjaar en het vorige boekjaar. Deze laatste twee rubrieken moeten niet ingevuld worden wanneer het gaat om één enkele persoon. Praktisch In de sociale balans staat het gemiddelde aantal werknemers op code 100, het aantal gepresteerde uren op code 101 en de personeelskosten op code 102. Dit wil dus zeggen dat als u in code 100 (kolom 1 of 2) één medewerker invult, u alleen de totale personeelskost van alle werknemers moet invullen in code 102 kolom 3. Ingeval u in de onderneming slechts één werknemer (voltijds of deeltijds) in dienst hebt, moet ook code 102 kolom 3 niet ingevuld worden. De reden is duidelijk: het salaris of het loon mag niet identificeerbaar zijn.

38 32 Handleiding First Eerste boekjaar Als u een nieuw dossier opstart met een eerste boekjaar kunt u dit aanduiden bij de Identificatiegegevens>Identificatiegegevens en inlichtingen. Klik de optie Eerste boekjaar aan bij Huidig boekjaar Toevoegen aan lijsten (XBRL-fiches) U kunt in volgende lijsten gegevens toevoegen: Postcode; Land; Rechtsvorm; Functie; Paritair comité; Rechtbank van koophandel; Aard adres. U kunt voor elke categorie gegevens toevoegen. We bespreken hieronder enkele. 1. Rechtsvorm: U kunt een rechtsvorm toevoegen via het menu Extra>XBRL-Fiches>Rechtsvorm. U komt op volgend scherm:

39 Handleiding First 33 Klik op het icoontje om een rechtsvorm toe te voegen. De code kunt u niet wijzigen. Die moet voor de NBB altijd 151 zijn. Geef in het veld nl een benaming voor de rechtsvorm in. Geef eventueel in de andere velden een vertaling van de naam in. Klik op het icoontje om te bewaren. De nieuwe vennootschapsvorm komt vanaf nu voor in de lijst die u oproept in de jaarrekening in dit gegevensbestand. Bij de neerlegging op papier of in pdf-formaat wordt de door u opgegeven naam gebruikt. Bij de neerlegging wordt die naam aanvaard door de NBB. Bij het aanmaken van het XBRL-bestand wordt alleen de code 151 opgenomen. De NBB maakt automatisch de omschrijving Andere rechtsvorm aan. Bij het raadplegen van een door de NBB gepubliceerde jaarrekening zal Andere rechtsvorm vermeld worden. 2. Functie U kunt een functie toevoegen via het menu Extra>XBRL-Fiches>Functie. U komt op volgend scherm: Klik op het icoontje om een functie toe te voegen. De code kunt u niet ingeven. Geef in het veld nl een benaming voor de functie in. Geef eventueel in de andere velden een vertaling van de naam in. Klik op het icoontje jaarrekening. om te bewaren. De nieuwe functie komt vanaf nu voor in de lijst die u oproept in de Bij de neerlegging wordt zowel op papier als bij het aanmaken van het XBRL-bestand de correcte functie weergegeven Vennootschap in vereffening Er is in het protocol van de NBB geen enkele mogelijkheid voorzien om aan te duiden dat de vennootschap in vereffening is. U mag bij een vereffening de datum van de algemene vergadering leeg laten als ze niet is goedgekeurd door de algemene vergadering. U kunt achter de naam van de onderneming op de eerste pagina (in vereffening) tikken. Deze optie is beschikbaar voor de verkorte en volledige jaarrekeningen van de ondernemingen.

40 34 Handleiding First Fusie/Spliting Als u tijdens het boekjaar een fusie of splitsing van de onderneming heeft gedaan, klikt u de optie De onderneming heeft gedurende het boekjaar een andere onderneming opgeslorpt of heeft het geheel of een gedeelte van haar activiteiten afgestoten aan in de sectie 1.1 Identificatiegegevens en inlichtingen. U kunt dan een verschillende waarde ingeven in het vorige boekjaar voor code 14 en code 14P in de resutaatverwerking voor het huidige boekjaar. U kunt dan geen XBRL-bestand meer aanmaken. U moet op papier neerleggen. U moet op de eerste pagina niet vermelden dat een jaarrekening opgesteld is na een fusie of opslorping (en daardoor niet voldoet aan alle rekenkundige en logische controles) De onderneming dient wel bepaalde informatie daarover in haar jaarverslag te geven. Deze optie is beschikbaar voor de verkorte en volledige jaarrekeningen van de ondernemingen Automatisch importeren van een NBB-bestand U kunt NBB-bestanden die aangemaakt zijn met andere programma s, eenvoudig in First importeren. Dit houdt in dat First automatisch een dossier, een boekjaar en een rapport aanmaakt. Alle gegevens die in het NBB-bestand staan, worden geïmporteerd, dit wil zeggen dat bijvoorbeeld ook de lijst van bestuurders en zaakvoerders, deelnemingen, waarderingsregels, vrije pagina s geïmporteerd worden. 1. Minimaliseer alle openstaande rapporten. Klik op het icoontje in de knoppenbalk van het venster First Dossierstructuur Import NBB bestand (*.nbb): of selecteer in het menu Extra de optie

41 Handleiding First Het volgende scherm verschijnt: Hier hebt u de keuze tussen het manueel ingeven van de bestandsnaam of het zoeken en aanduiden van het bestand in de mappen van uw harde schijf of de diskette. Selecteer het NBB-bestand dat u wilt inlezen. Klik op de knop Open. 3. Eerst dient u de naam in te voeren die u aan het rapport wenst te geven: Klik op OK. Het dossier, boekjaar en rapport worden automatisch aangemaakt en geopend. Indien het dossier al bestaat, worden enkel een boekjaar en rapport binnen het al bestaande dossier gecreëerd. First baseert zich op het ondernemingsnummer om te zoeken of het dossier al bestaat. Alle gegevens die het NBB-bestand bevat, worden geïmporteerd in het rapport Automatisch importeren van een XBRL-bestand U kunt XBRL-bestanden eenvoudig in First importeren. Dit houdt in dat First automatisch een dossier, een boekjaar en een rapport aanmaakt. Alle gegevens die in het XBRL-bestand staan, worden geïmporteerd, dit wil zeggen dat bijvoorbeeld ook de lijst van bestuurders en zaakvoerders, deelnemingen, waarderingsregels, vrije pagina s geïmporteerd worden.

42 36 Handleiding First 1. Minimaliseer alle openstaande rapporten. Klik op het icoontje in de knoppenbalk van het venster First Dossierstructuur Import XBRL-bestand (*.xbrl). of selecteer in het menu Extra de optie 2. Het volgende scherm verschijnt: Hier hebt u de keuze tussen het manueel ingeven van de bestandsnaam of het zoeken en aanduiden van het bestand in de mappen van uw harde schijf of de diskette. Selecteer het XBRL-bestand dat u wilt inlezen. Klik op de knop Open.

43 Handleiding First Eerst dient u de naam in te voeren die u aan het rapport wenst te geven: Klik op OK. Het dossier, boekjaar en rapport worden automatisch aangemaakt en geopend. Indien het dossier al bestaat, worden enkel een boekjaar en rapport binnen het al bestaande dossier gecreëerd. First baseert zich op het ondernemingsnummer om te zoeken of het dossier al bestaat. Alle gegevens die het XBRL-bestand bevat, worden geïmporteerd in het rapport Proef- en saldibalans U kunt de cijfers in de jaarrekening invullen aan de hand van de proef- en saldibalans Proef- en saldibalans Proef- en saldibalans ingeven Klik in de boomstructuur op Proef- en saldibalans: of ga naar de tabkaart:

44 38 Handleiding First U krijgt volgend scherm: Om een proef- en saldibalans te importeren, volgt u de procedure in punt 7.5 Importeren van een proef- en saldibalans. Klik op om manueel een proef- en saldibalans in te geven. U komt op volgend scherm: U kunt de algemene rekeningen, debet- en creditbedrag ingeven en eventueel een omschrijving. Als u in het veld Omschrijving staat, kunt u een nieuwe lijn aanmaken door Tab of Enter te gebruiken. U kunt ook klikken op het icoontje om een nieuwe lijn aan te maken. Om een lijn te verwijderen klikt u op het icoontje. Als u de manueel ingegeven proef- en saldibalans wilt overnemen op de tabkaart Proef- en saldibalans, klikt u op het icoontje. De algemene rekeningen worden toegepast op de filter en aan de rubrieken van de jaarrekening gekoppeld. De algemene rekeningen die niet voorkomen in de filter worden automatisch bij de Niet-toegewezen rubrieken geplaatst. Klik op Rapport bijwerken om de gegevens in de jaarrekening te importeren.

45 Handleiding First Proef- en saldibalans wijzigen Ga naar de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik dan op het icoontje. U kunt hier alle algemene rekeningen en bedragen wijzigen. U kunt ook nieuwe algemene rekeningen toevoegen met de bedragen. Er wordt geen historiek bijgehouden van de gewijzigde zaken. Als u een overzicht wilt behouden van de wijzigingen, moet u via de correctieboekingen werken. Klik op Rapport bijwerken om de gewijzigde proef- en saldibalans in de jaarrekening te importeren Proef- en saldibalans verwijderen Ga naar de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik dan op het icoontje en saldibalans te verwijderen of om alleen de bedragen te verwijderen.. U kunt kiezen om de volledige proef- Klik op om de volledige proef- en saldibalans te verwijderen. Alle algemene rekeningen, bedragen en omschrijvingen worden verwijderd. Klik op bewaard. om alleen de bedragen te verwijderen. Alle algemene rekeningen en de omschrijvingen blijven Niet-toegekende rubrieken Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Onderaan dit scherm staan in de eerste tabkaart de Niet-toegekende rubrieken. In de tabkaart Niet-toegekende rubrieken worden de algemene rekeningen uit het importbestand geplaatst die First niet automatisch kan toewijzen aan de jaarrekening omdat ze niet tot het Minimum Algemeen Rekeningstelsel behoren of omdat ze nog niet opgenomen zijn in de filter. Ook wachtrekeningen (algemene rekeningen die beginnen met 499) worden op de tabkaart Niet-toegekende rubrieken geplaatst. Als de wachtrekeningen gesaldeerd zijn (debet en credit hetzelfde bedrag), mogen ze in de Niet-toegekende rubrieken blijven staan. Als de wachtrekeningen nog een credit- of debetsaldo vertonen, moet u deze algemene rekeningen eerst in uw boekhouding afboeken via een diverse boeking of u kunt de correctieboeking in First uitvoeren via de tabkaart Correctieboekingen. Bij vzw-schema s kunnen de algemene rekeningen 690, 691, 790, 791 en 792 niet toegewezen worden. Er is in het standaardschema van de NBB voor de vzw-jaarrekening geen resultaatverwerking voorzien. Hierdoor is de proef- en saldibalans in First uit evenwicht. Deze codes moeten blijven staan bij de niet-toegekende rubrieken.