Hij/zij zal de supervisie hebben over de HR-cel, de coördinator Logistiek en de cel Financiën van de Vertegenwoordiging.

Transcriptie

1 BTC is het Belgisch ontwikkelingsagentschap. BTC stelt zijn middelen en expertise ter beschikking om de armoede in de wereld uit te roeien. Het agentschap sluit zich aan bij de inspanningen van de internationale gemeenschap en wil een samenleving tot stand brengen die de huidige en toekomstige generaties alle mogelijkheden biedt om te bouwen aan een duurzame en rechtvaardige wereld. De 650 medewerkers van BTC in Brussel en in het buitenland vertolken het engagement van de Belgische staat en van andere ontwikkelingspartners voor internationale solidariteit. Zij begeleiden ruim 300 ontwikkelingsprojecten en -programma s in een twintigtal landen in Afrika, Azië en Latijns-Amerika. In het kader van de verdere ontwikkeling van zijn activiteiten, zoekt BTC een (m/v): Verantwoordelijke voor Human Resources, Financiën en Logistiek voor de BTC-vertegenwoordiging in DR Congo Ref.: BRU/12/16RHRDC Plaats van tewerkstelling Kinshasa, DR Congo Duur van het contract : 24 maanden (verlengbaar) Vermoedelijke datum van indiensttreding : derde trimester 2012 Maandelijks loonpakket: tussen 4595,98 euro en 7722,89 euro (inclusief brutomaandloon en voordelen van het expatstatuut: verwijderings- en hardshipvergoeding). Het loon wordt berekend naargelang de gezinssamenstelling en de relevante beroepservaring. Context: De Democratische Republiek Congo is in termen van activiteitenvolume het belangrijkste partnerland van BTC. Eind 2011 is de werkwijze van de Vertegenwoordiging (PV) van BTC in DR Congo veranderd met de invoering van de UCAG s (Unités Conjointes d Appui à la Gestion) van het Sectorprogramma. De invoering van de UCAG s is een antwoord op de vraag naar een grotere betrokkenheid van het Congolese deel in het projectbeheer. Daarbij zijn de twee belangrijkste strategische oriëntaties de volgende: - Beheersondersteuning aan de projecten van de Belgisch-Congolese ontwikkelingssamenwerking ; - Versterking van de beheerscapaciteiten en ondersteuning aan de coördinatie van de interventies van de sector. Overeenkomstig met de prioritaire interventiesectoren zoals gedefinieerd in het Indicatief Samenwerkingsprogramma (ISP), telt BTC momenteel 3 UCAG's, die respectievelijk gericht op de programma's rond Landbouw, Infrastructuur en Onderwijs. Elke UCAG bestaat uit een

2 Nationaal medeverantwoordelijke en een Internationaal medeverantwoordelijke en telt 4 cellen: Planning en Monitoring, Communicatie, Administratie en Financiën en Overheidsopdrachten. Het team telt in totaal 3 Internationaal Technisch Assistenten (ITA), 7 medewerkers met een BTC-arbeidsovereenkomst en een tiental gedetacheerde agenten van het Ministerie. De bezetting van de Vertegenwoordiging daalde van 52 nationale medewerkers in 2011 naar 23 begin Er blijft financiële opvolging nodig voor de PV voor de projecten buiten UCAG. De projecten rond Gezondheid, een niet-prioritaire sector volgens het laatste ISP, worden geïntegreerd in de Cel ter ondersteuning van het Gezondheidsbeheer. De UCAG-verantwoordelijken wensen dat de PV de acties rond Logistiek coördineert (gezamenlijk leveranciersbeheer, procedures voor dedouanering, autoverzekeringen) en HR (beheer van uitbetalingen en arbeidscontracten). Er zijn momenteel 4 chauffeurs op de Vertegenwoordiging, de cel HR telt 6 eenheden (onder wie iemand belast met HR, een verantwoordelijke voor de uitbetaling en twee HRassistenten), en het financieel personeel dat bestaat uit een financieel verantwoordelijke en 4 financiële medewerkers. Functie: De HR/FIN/LOG-verantwoordelijke van de Vertegenwoordiging brengt verslag uit bij de plaatselijk vertegenwoordiger en werkt nauw samen met de HR-, logistieke en financiële diensten van de zetel alsook met de administratief en financieel verantwoordelijken in DRC. Hij/zij zal belast zijn met het beheer en de ontwikkeling van van het BTC-personeel, alsook met het logistieke, administratieve en financiële beheer van de Vertegenwoordiging en van een aantal projecten & programma's verbonden aan de Vertegenwoordiging. Hij/zij zal de supervisie hebben over de HR-cel, de coördinator Logistiek en de cel Financiën van de Vertegenwoordiging. De HR-verantwoordelijke staat meer bepaald in voor de volgende taken en verantwoordelijkheden: Human Resources - Het lokaal personeelsbestand beheren, een zorgvuldig beheer van de administratie en een coherent regelgevend kader garanderen : o optimalisatie van de integrale personeelsadministratie, toepasbaar op alle personeelsleden in DRC ; o organisatie en animatie van de sociale dialoog met de vakbondsafvaardiging; o het jaarlijks personeelsbudget opmaken. o het beheer, coördinatie en controle van de payroll opvolgen o de rekrutering, planning en selectie van lokaal personeel opvolgen; o opvolgen van geschillen en onenigheden vooral op het vlak van arbeidsrecht, in samenwerking met de legal officer en de juridisch verantwoordelijke van de zetel bezoek aan de arbeidsinspectie indien nodig ; o continue opvolging en verbetering van de procedures en het beleid inzake HRmanagement (opleiding, ontwikkelcirkels, gezondheidszorg, aanwerving, enz.) ; - Steun aan de zetel voor wat betreft het beheer van de Internationaal Technisch Assistenten, een duidelijk en motiverend werk- en leefkader creëren voor het functioneren

3 van de expats (en hun gezin), in nauwe samenwerking met de HR-Coördinator Terrein in Brussel: o optreden als centraal aanspreekpunt inzake HR-gerelateerde vragen; o verantwoordelijk voor het openstellen van posten voor ITA voor DRCongo ; - het HR-management opvolgen van het voltallige door BTC tewerkgestelde personeel in RDC, in lijn met het HR-beleid van BTC: o organisatie en opvolging van de ontvangst, hulp bij de installatie en voorstelling van de nieuwe medewerkers (onthaalbrochure) ; o organisatie van opleidingen voor het internationaal en nationaal personeel (HRmodules en vormingsplannen), in samenwerking met de UCAG, Expert in Capaciteitsopbouw en van het beursprogramma en de projectverantwoordelijken alsook de vormingsdienst van BTC ; o waken over de betrokkenheid van het performance management systeem (Ontwikkelcirkels) en andere belangrijke HR-processen door de Projectverantwoordelijken/ leidinggevenden; o meewerken aan de personeelsbehoeftenanalyse voor de projecten tijdens formuleringen en/of de instrumenten ervoor aanreiken; o mee nadenken over het carrièrebeheer op langere termijn en over het profiel van de ITA en van het nationale personeel in DRC. - Centrale contactpersoon voor persoonlijke vragen, met inachtname van de vertrouwelijkheidsregels: o individuele noden detecteren; o optreden als coach bij individuele vragen inzake ontwikkeling of bij conflictbemiddeling; o fungeren als contactpunt voor het stress- en crisisteam van BTC; o fungeren als focuspunt in het geval van een kritisch incident ; o ervoor zorgen dat de veiligheidsregels nageleefd worden, in overleg met de Plaatselijk Vertegenwoordiger. (Updaten van de pyramide, opvolging van de veiligheidsinstrumenten, coördinatie van de dienst luchthavenprotocol en opvolging van de wekelijkse veranderingen, ) Financieel beheer: Het financieel beheer omvat het goed beheer van het budget van de Vertegenwoordiging en van de projecten die worden opgevolgd door de Vertegenwoordiging. De verantwoordelijkheidsdomeinen en de specifieke taken inzake Financiën betreffen de supervisie en de opvolging van het admin/fin-team van de Vertegenwoordiging en de projecten in volgende domeinen: - Ondersteuning budgettair beheer en financiële projectrapportage ; - Ondersteuning boekhouding en schatkistbeheer van de projecten ; - Uitvoering van de regels en procedures van het lokaal personeel van de projecten, met de cel HR ; - Uitwerken en communiceren van beheersinstrumenten en van werkinstructies.

4 Beheerder van de HR- en financiële teams: - Activiteitenplanning regelmatige werkvergaderingen ; - De doelstellingen vastleggen samen met de medewerkers (opvolgingsplan); - Motiveren en omkaderen ; - Ontwikkelen van competenties. Logistiek: - Supervisie van de Coördinator Logistiek van in zijn taak om : o de logistieke procedures van BTC in RDC te ontwikkelen en te bestendigen in functie van de volgende principes: (i) in de mate van het mogelijke, delegeren aan de UCAG, de CAG en de projecten, (ii) daarbij een minimum aan risico s lopen voor BTC; o het dagelijkse werk van de logistiek coördinator uit te voeren (beheer van uitrusting, vrijstelling, ontvangst materialen enz.) Lid van het management team van de vertegenwoordiging: - Initiatief nemen om de dynamiek te brengen in de interne communicatie en «team building», en daarbij rekening houden met de grote geografische spreiding van de BTCpersoneelsleden ; - beslissingen toetsen aan HR-, financiële en logistieke richtlijnen en -procedures; - Steun aan de Plaatselijk Vertegenwoordiger en aan de UCAG-verantwoordelijken inzake HR, Financiën en Logistiek ; - Meewerken aan de ontwikkeling van de strategische visie van de vertegenwoordiging. Profiel - Diploma: o Licentiaat- of masterdiploma bij voorkeur in economische wetenschappen, beheer en administratie, humane wetenschappen of rechten (of gelijkwaardig door ervaring). - Beroepservaring: o Bij voorkeur vijf jaar internationale ervaring in het administratief, financieel en logistiek beheer van projecten; o Bij voorkeur vijf jaar ervaring in personeelsbeheer en/of office management in een internationale context (ervaring in expatbeheer en beheer van lokaal personeel); o Elke professionele ervaring in de ontwikkelingssamenwerking of in een ontwikkelingsland is een bijkomende troef. - Technische expertise: o Een goede kennis van de informaticatoepassingen; o Een goede kennis van de beginselen van het sociaal recht en van het financieel en administratief beheer van de projecten. - Persoonlijke vaardigheden: o Sterke analytische en redactionele vaardigheden en goed met cijfers; o Flexibiliteit, geduld en goed aanpassingsvermogen aan de plaatselijke cultuur ; o Goede vaardigheden op het vlak van communicatie en interpersoonlijke relaties; o Verantwoordelijkheidszin, initiatiefnemer, pro-actief en organisatietalent;

5 o Goed kunnen luisteren om dagelijkse problemen pragmatisch op te lossen en resultaatgericht zijn; o goed functioneren in een team en kunnen samenwerken met collega s van verschillende achtergronden; - Talenkennis: o Uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Frans; o Kennis van het Nederlands en het Engels is een troef. Interesse? Solliciteer ten laatste tegen 24 juni 2012 via onze website: aan de hand van het standaard-cv dat u vindt op de pagina vacatures en een motivatiebrief. Voor verdere vragen kunt u ons contacteren op het nummer +32 (0)