Notulen extra Algemene Ledenvergadering Huurdersplatform de dato 28 oktober 2010

Transcriptie

1 ~ 1 ~ Beverwijk, 3 november 2010 Notulen extra Algemene Ledenvergadering Huurdersplatform de dato 28 oktober 2010 Aanwezig: Het bestuur Huurdersplatform: Fred Koops (voorzitter), Lars Witkamp (penningmeester), Els Verhage, Chris Spanjaardt, Ina Kloosterman, Jacqueline de Ruiter, Wim van der Zon en Joop den Hollander Er waren 57 leden buiten het bestuur en de genodigden Robert Herder en Luc Tros (leden Raad van Commissarissen WOONopMAAT) en Mieke Joukes van WOONopMAAT Afmelding: Leden van het Huurdersplatform: Pieta Kamhoot, Joke van Tongeren, Johan Beier, T. Dekker, Nico Boone, Els Ellerkamp en bestuurslid Annette Leeuw Agenda: 1. Opening 2. Mededelingen 3. Ingekomen stukken 4. Verslag Ledenvergadering de dato 21 april Concept Kaderregeling 6. Thema: Wijkinformatiebijeenkomsten (WIB) door Mieke Joukes van WOONopMAAT 7. Rondvraag 8. Sluiting

2 ~ 2 ~ 1. Opening Voorzitter Fred Koops opent de vergadering en heet iedereen welkom en in het bijzonder de heren Robert Herder en Luc Tros, leden van de Raad van Commissarissen van WOONopMAAT en onze gastspreker Mieke Joukes van WOONopMAAT. Mieke Joukes zal een inleiding houden over (WIB) nieuwe stijl. De voorzitter merkt nog op dat in de uitnodiging vermeld stond dat ook Sacha Schilthuizen van WOONopMAAT aanwezig zou zijn, maar dit is niet het geval. 2. Mededelingen: Achter de tafel zitten: voorzitter Fred Koops, penningmeester Lars Witkamp en 2 e vz.secr.pennm. Joop den Hollander. Het bestuur wordt gecomplementeerd door: Chris Spanjaardt, Wim van der Zon, Jacqueline de Ruiter, Els Verhage en Ina Kloosterman die allen in de zaal plaats hebben genomen. De secretaris Annette Leeuw is verhinderd. De voorzitter doet melding van het feit dat het bestuur van het Huurdersplatform opnieuw de heren Robert Herder en Luc Tros heeft voorgedragen als lid van de Raad van Commissarissen van WOONopMAAT. Voor beide heren is dit hun laatste periode. In één van de komende bestuursvergadering zullen we discussiëren over de rol en positie van de Raad van Commissarissen en zal één van de heren hiervoor worden uitgenodigd. Wim van der Zon heeft een nieuw logo ontworpen, uw eventuele commentaren kunt u kwijt in de pauze. Els Verhage meldt dat het Huurdersplatform nu 1535 leden heeft. De voorzitter meldt dat het bestuur van het Huurdersplatform heeft besloten collectief lid te blijven van de Woonbond. De argumentatie hierbij is dat de Woonbond een grote toegevoegde waarde heeft. De penningmeester is in gesprek om tot een eenvoudigere financiële verantwoording te komen. Wat betreft het stopzetten van Propoints meldt de voorzitter dat het saldo aan niet ingeleverde Propoints zal worden overgemaakt naar een goed doel door WOONopMAAT. Als laatste meldt de voorzitter dat het bestuur in de voorjaarsvergadering van 2011 zal komen met een concept statuutwijziging betreffende de zittingsduur van bestuursleden.

3 ~ 3 ~ De motivatie hierbij is, dat onder andere door de nieuwe Overlegwet er veel meer taken en bevoegdheden zijn bijgekomen en dat daardoor de inwerktijd veel langer is geworden. Door een langere zittingsduur wordt de kwaliteit beter geborgd. De Woonbond heeft ons hierin geraadpleegd. De voorzitter merkt hierbij op dat dit niet voor hem geldt, daar hij geen actieve huurder meer is van WOONopMAAT. Hij vraagt mandaat aan de vergadering om aan te mogen blijven als voorzitter tot de voorjaarsvergadering. Dit mandaat wordt hem door de vergadering verleend. Dit betekent dat er actief gezocht moet worden naar een nieuwe voorzitter daar de huidige bestuursleden te kennen hebben gegeven niet de voorzittersrol te ambiëren. 3. Ingekomen stukken: Er zijn zeven meldingen van verhindering. 4. Verslag van 21 april 2010 Tekstueel: Blz. 1) Raad van Bestuur moet Raad van Commissarissen zijn. Blz. 3) De penningmeester Lars Witkamp merkt vooraf op dat het hier een gezamenlijk werk betreft. Gerard Castricum, de vorige penningmeester, heeft meer dan de helft voor zijn rekening genomen. Verder merkt hij op dat hij het niet geheel eens is met het resultaat. Hij heeft hierover gesproken met het accountantskantoor en de kascommissie. Dit heeft geresulteerd in een gecorrigeerd jaarverslag wat in de najaarsvergadering besproken zal worden. Vervangen door: De penningmeester Lars Witkamp merkt vooraf op dat het hier een gezamenlijk werk betreft. Gerard Castricum, de vorige penningmeester, heeft meer dan de helft voor zijn rekening genomen. Verder merkt hij op dat hij het niet geheel eens is met de boekingen onder de verschillende posten. Hij neemt hierover contact op met het accountantskantoor en de kascommissie. Blz.4) Jacqueline de Ruiter was actief in de SP en niet is. Zij is actief in Bewonerscommissie Maerelaan Blok 2. Blz.4) Cor Mink merkt op dat hij in de Ardennenlaan woont en uitzicht heeft op de westgevel van de Pantalon. Hij vraagt of de westgevel niet wat opgevrolijkt kan worden. Het woordje niet schrappen. De voorzitter bedankt de samensteller. Naar aanleiding van: Jos Dijcks merkt op dat hij zijn taak als lid van de kascontrolecommissie slecht kan uitvoeren daar hij een verwoed kampeerder is. De voorzitter merkt op dat er een reserve is aangesteld. Dus als Jos Dijcks niet kan is nog niets loos.

4 ~ 4 ~ Petra van Loon meldt dat er erg veel verloop is in de Bewonerscommissie en vraagt of ze alle mutaties telkens moet melden? Het antwoord is bevestigend. 5. Kaderregeling De voorzitter meldt dat in het kader van grote renovaties en sloop het bestuur van het Huurdersplatform en WOONopMAAT een kaderregeling aan het ontwerpen zijn. Het was de bedoeling deze kaderregeling in conceptvorm vandaag te bespreken. Maar door onvoorziene omstandigheden is deze nog niet gereed. Onderdelen van een kaderegeling zijn: Vangnet (hardheidsclausule); Terugkeer (wisselwoning); Huurgewenning; Fiscaal probleem huurgewenning bij huurtoeslag. Gefaseerde sloopdatum; Herstructureringsverklaring wordt samen vastgesteld met HP. Checklist (huisbezoek); Voorgesteld iets te doen met de trouwe huurdervergoeding in relatie met de administratiekosten van 150. In het kader van gedwongen vertrek past zo n hoge administratielast niet. Kosten verhuizing; Status, samenstelling Klankbordgroepen; Inspanningsverplichting klankbordgroepen. Ondersteuning aanwezig. HP aanwezig. Samenstelling op basis van representativiteit. Volgorde van toewijzing (fasering en woonduur); Bij meerdere opties op dezelfde woning geldt het criterium van woonduur. Bij meerdere gebouwen geldt fasering per blok en sociaal plan volgt stedenbouw. Wij hopen voor het einde van het jaar een kaderregeling in conceptvorm gereed te hebben en zullen hierover dan gaan communiceren. Henny Band vraagt wat er wordt verstaan onder grote renovaties? De voorzitter antwoordt dat er dan sprake is dat mensen hun woning uit moeten. 6. Inleiding Mieke Joukes over WIB en WIB nieuwe stijl Mieke Joukes begint met zich voor te stellen. Ze is werkzaam op de afdeling Sociale Woondiensten bij WOONopMAAT. Ook Sacha Schilthuizen is werkzaam op deze afdeling.

5 ~ 5 ~ Zij merkt op dat het Huurdersplatform heeft gevraagd of een van hen een presentatie wilde geven over de wijkinformatiebijeenkomsten tijdens de Algemene Ledenvergadering. Mieke Joukes is werkzaam als medewerker participatie. Het contact tussen huurder en verhuurder gebeurt op verschillende niveaus: Op individueel niveau: De individuele bewoner kan de individuele vragen kwijt bij het callcenter of de wijkopzichter. Klachten altijd melden via het callcenter of via de website van WOONopMAAT. Op complexniveau: Dan is er het overleg over zaken die een heel complex betreffen. Omdat Mieke het aanspreekpunt is voor bewonerscommissies en contactpersonen, worden deze zaken dus met haar besproken en zorgt zij dat deze zaken correct opgepakt en/of afgehandeld worden. Op beleidsniveau: Daar worden beleidszaken besproken met de directie van WOONopMAAT. Op dit moment zijn er 120 complexen, waarvan er ongeveer 60 door een commissie of contactpersoon worden vertegenwoordigd. Eén van de onderdelen van de functie participatie is het houden en organiseren van wijkinformatiebijeenkomsten voor de commissieleden en contactpersonen. Samen met het Huurdersplatform worden deze bijeenkomsten doorgenomen. De oorsprong van wijkinformatiebijeenkomsten stamt uit januari Tijdens een bijeenkomst waarin alle huurdersorganisaties en de directie van WOONopMAAT over de bewonersparticipatie binnen WOONopMAAT hebben gesproken, is er geconstateerd dat de bewonerscommissies goed geïnformeerd moeten zijn. Naar aanleiding hiervan is in overleg met het Huurdersplatform en WOONopMAAT besloten om wijkinformatiebijeenkomsten te gaan houden. Tussentijds kunnen de commissies natuurlijk altijd een overleg aanvragen als zich een bepaald probleem voordoet of als er vragen zijn die zij niet op een andere manier kwijt kunnen. Ook WOONopMAAT neemt initiatief om, indien nodig, tussentijds met de commissies rond te tafel te gaan zitten.

6 ~ 6 ~ WOONopMAAT heeft 5 wijken. Er zijn dus 2 x 5 bijeenkomsten per jaar. Tijdens deze bijeenkomsten worden commissies goed geïnformeerd over zaken die in hun complex, wijk of buurt spelen. De 1 e bijeenkomst werd op 25 april 2002 gehouden. In het begin kon dit nog in het pand van WOONopMAAT, maar al gauw bleek de ruimte te krap en werd er naar een andere locatie uitgeweken. De bijeenkomsten beginnen om uur en eindigen meestal rond uur. Meestal is er sprake van een drukke agenda omdat we veel willen delen met de commissies. Tijdens deze bijeenkomsten is het onder andere de bedoeling dat het contact tussen commissies/contactpersonen en de meest betrokken medewerkers van WOONopMAAT tot stand komt. Belangrijke onderwerpen zijn: Waar zijn WOONopMAAT en het Huurdersplatform mee bezig? De commissies worden dus ook op de hoogte gebracht van beleidszaken. In de voorjaarswib wordt ook de planning van het onderhoudsprogramma besproken. Daarmee zijn de deelnemers op voorhand geïnformeerd wat er in hun complex plaats gaat vinden. Buiten alle informatie-uitwisselingen wordt er ook geschouwd. De complexen die voorgedragen worden zijn meestal de complexen in de eigen wijk. Deze worden door de deelnemers bekeken en besproken. De bewoners kunnen door de bril van WOONopMAAT kijken en WOONopMAAT door de bril van de bewoners. Tijdens de voorjaarswib wordt ook het wijkbudget besproken. Er kunnen zich namelijk wensen voordoen die in 1 e instantie buiten de verantwoordelijkheid van WOONopMAAT vallen en daarom op deze grond niet gehonoreerd worden door WOONopMAAT.

7 ~ 7 ~ Voor deze wensen, die de leefbaarheid in het complex kunnen vergroten, kunnen de bewonerscommissies of contactpersonen aanspraak maken op het wijkbudget van het Huurdersplatform. WOONopMAAT en het Huurdersplatform stellen een budget beschikbaar. Het gaat hier om een bepaald bedrag per woning om bewonerscommissies bepaalde keuzes te kunnen laten maken omtrent verbeterpunten in hun complex of buurt. Wel moeten deze ideeën aan bepaalde voorwaarden voldoen, zoals bijvoorbeeld: Is er toestemming van WOONopMAAT nodig? Is er een vergunning van de gemeente nodig? Betreft het een idee voor de aanschaffing van een specifiek object? Dan kan een uitleencontract van kracht zijn. De aanvragen moeten uiterlijk drie weken voor de aanvang van de voorjaarswib bij het Huurdersplatform binnen zijn. De aanvragen moeten volledig zijn ingevuld. De offerte moet bijgevoegd zijn, inclusief eventueel arbeidsloon en BTW. De deelnemers van de bijeenkomsten, met uitzondering van de vertegenwoordigers van WOONopMAAT en het Huurdersplatform, stemmen over de ingediende ideeën waardoor zo n idee wel of niet gehonoreerd wordt. Voorbeelden van gerealiseerde ideeën zijn: Het aanschaffen van: o Planten en/of plantenbakken voor in de hal; o Kerstattributen voor in de hal; o Zitbanken in de hal; o Een defibrillator in de algemene ruimte met daarbij de kosten van de cursus behorende bij de defibrillator; o Materiaal voor hobbyactiviteiten; o Posters voor kale muren; o Keukenapparatuur voor algemeen gebruik in de ontmoetingsruimte en voor bijvoorbeeld het houden van nieuwjaarsrecepties.

8 ~ 8 ~ Tijdens de voorjaarswib wordt er meestal gezorgd voor een gastspreker, die een inleiding houdt over zijn of haar werkzaamheden. De onderwerpen komen meestal uit de kokers van de deelnemers zelf. Zo is er al een optreden geweest van de brandweercommandant en de ReinUnie. De boa s van de gemeente Heemskerk hebben presentaties gegeven maar ook collega s geven presentaties over bijvoorbeeld het verloop van een onderhoudsverzoek of hoe werkt een VVE. VVE staat overigens voor Vereniging van Eigenaars. Het gaat hierbij om kopers en huurders in één complex. Elke bijeenkomst wordt getracht de balans te vinden tussen droge kost en de andere activiteiten van de wijkinformatiebijeenkomsten. Zowel de voorjaar- en de najaarsbijeenkomsten worden goed bezocht en in het algemeen is men zeer tevreden over de opzet. Een punt van ontevredenheid is de onmogelijkheid om individuele kwesties aan te dragen. Maar ook specifieke punten geldend voor een complex kunnen niet worden behandeld. Dit heeft verschillende redenen: Tijdens de bijeenkomst zijn we niet aangesloten op het computersysteem van WOONopMAAT, dus kunnen niet ter plekke uitzoeken, bevestigen of ontkennen. Maar belangrijker nog, deze zaken kunnen elke dag gemeld worden via de reguliere kanalen. Daar is de wijkinformatiebijeenkomst niet geschikt voor. Omdat we bemerkten dat de bewonerscommissies toch graag over hun eigen complex willen praten hebben we in de voorjaarswib het voorstel gedaan om de najaarswijkinformatiebijeenkomsten te laten vervallen in de huidige vorm en daarvoor in de plaats persoonlijke complexmatige rondes te houden. Dit werd als een goed idee omarmd. Bij deze rondes zijn de contactpersonen, de wijkopzichter, het Huurdersplatform en Mieke Joukes aanwezig. In de voorjaarswib zal deze nieuwe werkwijze geëvalueerd worden. Mieke Joukes verteld verder dat tijdens één van de wijkinformatiebijeenkomsten de behoefte naar boven kwam van duidelijke woon- en leefregels. Naar aanleiding van deze wens is gezamenlijk besloten om daadwerkelijke woon- en leefregels op te stellen en in te voeren. Dit geldt met name in stapelbouw want daar heb je gemeenschappelijke ruimtes waar je samen voor verantwoordelijk bent. Gekoppeld aan deze algemene woon- en leefregels zit een TOP 10. Deze is per complex opgemaakt door de commissies, het Huurdersplatform en WOONopMAAT. Doelstelling is: LEEFBAARHEID VERBETEREN DAN WEL GOED TE HOUDEN. Mieke Joukes beëindigt hiermee haar inleiding en hoopt dat er meer inzicht is gekomen in het reilen en zeilen van wijkinformatiebijeenkomsten. De voorzitter bedankt Mieke Joukes voor haar uitgebreide inleiding en geeft aan dat na de pauze er de mogelijkheid bestaat om aan Mieke vragen te stellen. PAUZE

9 ~ 9 ~ Na de pauze heropent de voorzitter de vergadering en geeft de zaal het woord. Cor Mink vraagt of het karakter van de voorjaarswib nog wijzigt? Mieke Joukes geeft aan dat dit niet het geval is. Mw. Kramer van het Raamveld vraagt hoe je komt aan een Bewonerscommissie? Mieke Joukes geeft aan dat het initiatief bij de bewoners zelf ligt, maar dat er ondersteuning is van het Huurdersplatform en WOONopMAAT (Mieke). Mw. Krul vraagt hoe ze op de hoogte komt van de nieuwe bewoners? Mieke Joukes merkt hieromtrent op dat per kwartaal de mutatielijsten worden verstuurd naar de contactpersonen. Dhr. Uygun krijgt wel uitnodigingen en vraagt wie er verantwoordelijk voor de communicatie naar de bewoners in zijn complex? Mieke Joukes geeft aan dat dit de contactpersonen zijn, maar ook hier geldt dat ondersteuning mogelijk is. Mw. Jong Baw van de Koekoek vraagt of de vragen gesteld in de WIB nog worden beantwoord? Mieke Joukes merkt hieromtrent op dat dit wel het geval is, maar dat het soms wel even duurt omdat het soms gaat om ingrijpende zaken. Vanuit de zaal worden enkele vragen gesteld over de budgetcommissie. Jan Burghout geeft aan dat in de voorjaarswib per wijk 6500 beschikbaar is. Soms blijft er geld over en dat kan besteed worden door de budgetcommissie. Dit geldt voor zowel oude als nieuwe aanvragen. Martin Zuurbier heeft beluisterd dat de nieuwe werkwijze gezien moet worden als een proef. Mieke Joukes geeft aan dat er in het voorjaar geëvalueerd zal worden. Daar er geen vragen meer zijn wordt Mieke Joukes door Chris Spanjaardt bedankt voor haar bijdrage. Hij laat dit gepaard gaan met een boeket en een bon. 7. Rondvraag Mw. vdkruk vraagt of woningruil mag plaatsvinden? Mieke Joukes merkt hierbij op dat er dan wel toestemming moet zijn van WOONopMAAT en dat het minimaal 1 jaar moet duren. Robert Herder geeft aan dat er landelijke spelregels zijn. Vertegenwoordiger Blok7 verwijst naar de Nieuwsbrief over adviesrecht bij renovatie. Zij krijgen de informatie niet rechtstreeks van WOONopMAAT. De eigenaren hebben tegengestemd tegen nieuwe liftdeuren. De voorzitter merkt hieromtrent op dat het hier een complexvraag betreft. Afspraken maken als Bewonerscommissie met Mieke Joukes. Vertegenwoordiger Blok7 vraagt hoe er wordt omgegaan met leegstaande woningen? Afspraken maken als Bewonerscommissie met Mieke Joukes. Martin Zuurbier vraagt wanneer de eventuele verlenging van de zittingsduur van bestuursleden aan de orde komt? In de voorjaarsbijeenkomst van 2011 komt het bestuur met een voorstel. Dhr. Uygun vraagt naar de oorzaak van het opheffen van de Propoints? De voorzitter geeft aan dat het een duur systeem is. Er komt iets voor terug wat breder te besteden is en de waardering wordt hoger.

10 ~ 10 ~ Henny Band merkt op dat de kozijnen in haar complex in 2011 worden vervangen en vraagt of hieromtrent inspraak mogelijk is? Is een vraag voor WOONopMAAT. Henny Band geeft aan dat in het blad `Thuis in de IJmond` soms artikelen staan of over ontwikkelingen wordt gesproken die allang verlopen zijn. Mieke Joukes neemt dit mee. Cor Mink merkt op dat het woordje niet uit het vorige verslag is geschrapt, maar dat hij nog geen antwoord heeft gekregen. Is een vraag voor WOONopMAAT. Luc Tros wil terugkomen op liftdeuren van Blok 7. Hij merkt op dat de VVE, statuten hebben en ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel. Waarschijnlijk is er sprake geweest van een algemene ledenvergadering waarbij het quorum niet aanwezig was. Hij stelt voor het opnieuw op de agenda te zetten. De voorzitter meldt dat het Huurdersplatform gaat praten met WOONopMAAT over huurders en kopers. 8. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en bedankt een ieder voor zijn of haar inbreng. Hij nodigt een ieder uit voor een hapje en drankje om zo informeel met elkaar deze bijeenkomst te besluiten. Joop den Hollander, notulist