Administratief medewerker team organisatie

Transcriptie

1 1. Doel van de functie Op zelfstandige basis tijdig de weerkerende en occasionele processen van het team organisatie uitvoeren om een kwaliteitsvolle dienstverlening te kunnen verzekeren naar het college/vast bureau en de gemeenteraad/ocmw-raad, de externe overheden of partners en de andere stromen. 2. Context De administratief medewerker team organisatie maakt deel uit van de ondersteunende diensten en specialisten (ODS) en rapporteert aan de teamcoach van het team organisatie. Hij/zij werkt in nauw overleg met het eigen team en werkt ter ondersteuning van andere teams, het bestuur en het managementteam van de groep Dilbeek (gemeente, OCMW, gemeentelijke vzw s). Het team organisatie van de groep Dilbeek vervult de rol van draaischijf voor het vergader- en beslissingsproces, in een lokale overheid ook wel de typische secretariaatstaken genoemd. De administratieve zorg voor de aanstellingen en verplichtingen i.v.m. de politieke mandatarissen en de organisatie van protocollaire ontvangsten en bijeenkomsten is een belangrijke tweede pijler. Daarnaast staat het team in voor de coördinatie van allerlei processen zoals klachten, openbaarheid van bestuur en agendeert en behandelt het team ook allerhande dossiers en vragen. Naast een adviserende en ondersteunende rol tegenover andere stromen heeft het team ook een handhavingsrol voor allerlei organisatiebrede verplichtingen waaraan het gemeentebestuur moet voldoen (allerhande registers, uitvoeren van instructies in omzendbrieven van hogere overheden ). Ook de modernisering en vereenvoudiging van deze processen worden in dit team voorbereid en van hieruit geïmplementeerd. Dagelijks ontvangt en verdeelt het team de centraal inkomende briefwisseling (post, mail) en telefoons naar de teams. Interne en externe communicatie vormen tenslotte ook een vast onderdeel van het takenpakket van het team (website, intranet, infoblad, sociale media ). Juridische zaken worden door de jurist in het team opgenomen. 1/7

2 3. Rollenorganogram Het team organisatie behoort tot de stroom ODS wat staat voor ondersteunende diensten en specialisten. Het team staat ten dienste van het beleid en de andere stromen binnen de groep Dilbeek. De groep Dilbeek bestaat uit gemeente, OCMW, vzw s sport- en cultuursector, Politie Dilbeek, het gemeentelijk onderwijs en vzw Gemeentelijke Kinderopvang Dilbeek. Het organogram bestaat uit 5 primaire stromen en 1 ondersteunende stroom. De 5 primaire stromen (vrije tijd, openbare ruimte, burgerzaken/wonen&ondernemen, welzijn en politie) leveren rechtstreeks producten en diensten aan de burger. De stroom ondersteunde diensten en specialisten (ODS) werkt ter ondersteuning en in functie van de primaire stromen. Elke stroom is onderverdeeld in verschillende teams. De stroom ODS is onderverdeeld in 5 teams: 1. Personeel 2. Financiën 3. Organisatie (secretariaat communicatie juridische zaken) 4. Informatiebeheer (ICT GIS archief) 5. Beheer & Ontwikkeling (gebouwen innovatie duurzaamheid) 2/7

3 4. Resultaatgebieden 4.1. Bijdragen aan de hoofdprocessen van het team De administratief medewerker kan flexibel (mee)werken aan de hoofdprocessen van het team. Samen met de collega s is de medewerker verantwoordelijk voor het: proactief opvolgen van vergaderingen opvolgen van politieke en wettelijke verplichtingen opvolgen van protocollaire ontvangsten opvolgen van communicatie de continuïteit van de processen garanderen Organiseren van zittingen van college/vast bureau, gemeenteraad/ocmw-raad, beleidsoverleg enz. zowel administratief (agenda/verslag) als praktisch (zaal, materialen enz.) Agendapunten opstellen, andere teams hier ook bij kunnen adviseren Intern beheer van vergaderzalen, uitrusting, bestellingen broodjes voor vergaderingen enz. Beheer van drankvoorraden voor recepties en personeel Maken van bestelbonnen en nazicht inkomende facturen Opmaken van facturen Beheer van registers (register bekendmakingen, besluiten burgemeester enz.) Organisatie van protocollaire ontvangsten i.s.m. collega s Beheer relatiegeschenken Korte informatieve tekstjes schrijven voor interne of externe communicatie Ontvangst en verdeling van inkomende post (fysiek, mailbox) naar de teams 4.2. Informeren Relevante informatie opzoeken, correcte informatie verspreiden en informatie up-to-date houden een professionele dienstverlening aanbieden aan secretaris, mandatarissen, hogere overheden en elke burger Bezoekers op een klantgerichte manier ontvangen Eerstelijnsinformatie verstrekken Opzoekwerk (wetgeving, dossiers, oudere besluiten, ) Doorverwijzen naar relevante informatiebronnen of contactpersonen binnen en buiten de organisatie 3/7

4 Antwoordbrieven en mails opstellen 4.3. Behandelen en opvolgen van klachten, aanvragen en dossiers Zelfstandig kunnen opstarten en afhandelen van klachten, aanvragen en dossiers een kwaliteitsvolle dienstverlening verzekeren Behandelen van telefonische vragen of overmaken aan de juiste dienst Behandelen van klachten Behandelen van vragen openbaarheid van bestuur, zaalgebruik enz. Kunnen afwegen van meest geschikte communicatiekanalen naargelang de situatie (mail, officiële brief, telefoon, ) Verantwoordelijkheid nemen over opvolging en afwerking dossier tot in de eindfase 4.4. Bijdragen aan het beheer van organisatiebrede verplichtingen Verantwoordelijkheid opnemen in het vervullen van organisatiebrede verplichtingen de gemeente profileren als een correcte en professionele partner in relatie tot externe instanties Verzorgen van verplichte inzendingen naar toezichthoudende overheden e.a.(digitaal loket...) Uitvoeren van omzendbrieven en richtlijnen van hogere overheden (bv. openbare bevlagging, rouwregisters, uitreikingsplechtigheden organiseren enz.) Beheer van alle administratieve verplichtingen rond mandatarissen (vermogensaangifte, onderzoek geloofsbrieven, aanstellingen enz.) Nauwkeurig bijhouden van interne databanken en opvolgsystemen Beheer lidmaatschappen van de gemeente Opvolging en oplijsten voor periodieke rapporteringen (aantal klachten, uitgaven frankeerkosten enz.) 4/7

5 4.5. Analyseren van klanten-noden en het ondersteunen en adviseren van de andere teams Analyseren van de noden van de andere teams de dienstverlening optimaliseren of advies verlenen Aanspreekpunt voor allerhande vragen van de teams rond de besluitvorming (agenderen punten, opbouw van agendapunten, handtekencyclus enz.) Bespreken van bestaande werkwijze en detecteren van verbeteringsmogelijkheden Formuleren van voorstellen en/of adviezen op vraag van de teams Demo s of infosessies geven en/of organiseren 4.6. Bewaken van deadlines Bewaken van de deadlines eigen aan de gemeentelijke werking voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen en een professioneel, duurzaam kwaliteitsniveau behalen. Tijdig inleveren van dossiers voor gemeenteraad/ocmw-raad Nazorg gemeenteraad/ocmw-raad Opvolgen deadlines bij behandeling van klachten en vragen tot inzage van documenten Tijdig verzamelen van bepaalde data bij het eigen team en de andere teams of de partners 4.7. Bijdrage leveren tot een positief imago De medewerker heeft een collegiale en loyale houding werken in een positieve teamgeest en bijdragen tot een positief, professioneel imago van het team en de organisatie Kennisdeling met de collega s Constructieve houding tegenover de dagelijkse inkomende vragen en problemen Constructieve deelname aan meetings (openstaan voor nieuwe inzichten en werkwijzen, aangebrachte topics een kans geven 5/7

6 vooraleer te reageren, input voorbereiden op basis van agendapunten) Constructieve communicatie met collega s binnen en buiten het team Communiceren over de eigen activiteiten, komende activiteiten Loyale houding t.o.v. het bestuur en de collega s Deelname aan teamactiviteiten: bv. personeelsdag Naleven van de waarden van de organisatie Aandacht voor informatieveiligheid Spontaan inspringen voor collega s 4.8. Persoonlijke ontwikkeling De medewerker bouwt zijn eigen kennis verder uit en deelt deze ook met de collega s expertise opbouwen en duurzaam verankeren, de dienstverlening blijvend verbeteren Eigen kennis onderhouden en verankeren door het uitschrijven van procedures of handleidingen en deze actueel houden Uitwerken van herbruikbare checklists Actief gebruiken van reeds beschikbare richtlijnen, procedures, processen, checklist Nieuwe relevante kennis opbouwen Deelname aan interne en externe opleidingsmogelijkheden Meewerken aan analyse en vereenvoudiging van processen 5. Profiel 5.1. Ervaring kennis Brede algemene ontwikkeling en voeling met de actualiteit Ervaring met het werken in een digitaal-administratieve omgeving, het aanleren van gebruik van applicaties, digitale dossiervorming enz. IT-kennis: vlot gebruik van de office-programma s en internet 6/7

7 5.2. Competenties Verantwoordelijkheidsgevoel voor de werking van het team en de behaalde kwaliteit/resultaten Nauwkeurigheid in de uitvoering van de opgelegde taken Stressbestendig bij het opvolgen van termijnen Flexibiliteit (in beperkte mate avondwerk, weekendwerk zeer uitzonderlijk) Digitaal vaardig (vlot kunnen navigeren in de eigen netwerken, snel kunnen opzoeken in allerhande interne en externe bronnen) Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden Zin voor initiatief, proactief waar mogelijk Soepelheid om om te gaan met permanente bijsturingen en verfijning van procedures Kunnen functioneren in een zelfsturend team (overleggen, afspraken maken, elkaar te hulp schieten, faire verdeling van werkuren en lange weekends enz.) in een collegiale, niet-competitieve sfeer Klantgerichte basishouding (gezonde mix van hulpvaardigheid, geduld en assertiviteit, een zekere mate van kordaat optreden is soms nodig) 5.3. Diplomavoorwaarden Diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld 5.4. Andere voorwaarden Voltijdse tewerkstelling 7/7