BESCHRIJVEND DOCUMENT. Openbare Europese aanbesteding Warme dranken en koud water voorzieningen

Transcriptie

1 BESCHRIJVEND DOCUMENT Openbare Europese aanbesteding Warme dranken en koud water voorzieningen Aanbestedende dienst(en): Belastingdienst/Centrum voor facilitaire dienstverlening Versie : 1.0 Kenmerk : INK Datum :

2 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1. Algemeen Inleiding Doel en omvang van deze aanbesteding Visie Belastingdienst aan te besteden opdracht Aanleiding en doel Reikwijdte en omvang Scenario s max. koffiebundel bereikt De Belastingdienst en Rijksbeleid De organisatie Kengetallen medewerkers Belastingdienst Compacte Rijksoverheid Hoofdstuk 2. Aanbestedingsprocedure Algemeen Aankondiging Beschrijvend document Onregelmatigheden Nadere inlichtingen over het beschrijvend document Schouwdagen Prebidmeeting of informatiebijeenkomst Inschrijving Sluitingsdatum indienen inschrijving Afzien van deelname Recht om niet te gunnen (Intellectuele) Eigendom van de informatie Varianten, meerdere inschrijvingen Beoordeling Beoordelingsteam Procedure van beoordelen Beoordelingsfase Opening van de inschrijvingen Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten Beoordeling op uitsluitingsgronden Beoordeling op de selectie-eisen (kwalitatieve selectie) Beoordeling op de gunningscriteria Gunningstest / belevingstest Gunning Mededeling van de ranking na beoordeling inschrijvingen plannen van aanpak (fase 1) Mededeling van de gunningsbeslissing (fase 2) Kort geding Gunning Planning aanbesteding Hoofdstuk 3. Beoordelingscriteria inschrijving versie 1.0 pagina 2 van 80

3 3.1. Inleiding Vormvereisten Aanlevering van de inschrijving Taal Indeling van de inschrijving Aanleveren jaarrekeningen in elektronische vorm Contactpersoon Voorwaardelijke inschrijving Verplichtingen belastingen, milieubescherming, arbeidsvoorwaarden Conformiteitenlijst(en) Ondertekening Geldigheidsduur Kosten van de inschrijving Uiterste datum voor ontvangst van de inschrijving Uitsluitingsgronden Uniforme eigen verklaring en KvK gegevens Selectie-eisen Financiële en economische draagkracht Berekening van de kengetallen Kengetal Solvabiliteit Kengetal Rentabiliteit Totaal Vermogen Kengetal liquiditeit Kengetal minimale omzet Berekening van de kengetallen Bewijsstukken economische en financiële draagkracht Inschrijving in samenwerking met andere ondernemingen Verzekering Technische bekwaamheid - referenties Beoordeling op de gunningseisen en de plannen van Aanpak Beoordeling gunningseisen Beoordeling kwaliteitscriterium plannen van aanpak De lineaire puntenverdeling o.b.v. gewogen gemiddelde / consensus Beoordeling in de Belevingstest Beoordeling belevingstest in relatie tot de prijs Plaats en periode van de Gunningstest / Belevingstest Hoofdstuk 4. Specificaties van de opdracht Inleiding gunningscriteria Prijs Indexering Kwaliteit warme dranken en koud water voorziening op de werkplek Aan te bieden apparatuur Assortiment Kwaliteit warme dranken en koud water voorziening in vergadercentra Implementatie Operationele zaken Personeel (Verklaring Omtrent Gedrag Geheimhouding) versie 1.0 pagina 3 van 80

4 4.8. Ontwikkelingen lange termijn Rapportage en communicatie Belevingstest / gunningstest KPI s en Bonus/malus Beschikbaarheid Beleving gedurende contractperiode Kosten Optimale inzet automaten Geheimhoudingsverklaring, verklaring omtrent gedrag en controle V&W autoriteit Milieu Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen Social return DigiInkoop Elektronisch bestellen en factureren (EBF) Algemene informatie DigiInkoop Gebruik van DigiInkoop Juridische kaders Hoofdstuk 5. Lijst van bijlagen en Verklaringen Bijlage 1. Begrippen- en afkortingenlijst Bijlage 2. Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen Bijlage 3. Standaarden elektronisch bestellen en factureren Bijlage 4. Toelichting Uniforme eigen verklaring Bijlage 5. Business Etiquette Bijlage 6. Protocol Belevingstest Bijlage 7. Overzicht aantallen automaten, speciale automaten, panden, consumpties etc. 58 Bijlage 8. Voorbeelden diverse rekenmodellen Bijlage 9. Voorbeelden (foto s) huidige automaten Bijlage 10. (concept) overeenkomst Bijlage 11. Bedrijfsgegevens Bijlage 12. Uniforme eigen verklaring aanbestedingen Bijlage 13. Verklaring combinatie / onderaanneming Bijlage 14. Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid combinant en hoofdaannemer Bijlage 15. Verklaring beschikbaarheid financieel economische draagkracht natuurlijke personen of rechtspersonen versie 1.0 pagina 4 van 80

5 Bijlage 16. Verklaring beschikbaarheid middelen betreffende de technische- of beroepsbekwaamheid onderaannemer Bijlage 17. Verklaring rechtspersonen ex artikel 2:24a en 2:24b BW Bijlage 18. Geheimhoudingsverklaring Bijlage 19. Conformiteitenlijst selectie-eisen Bijlage 20. Referenties Bijlage 21. Conformiteitenlijst gunningseisen Bijlage 22. Acceptatie concept overeenkomst (overheidsopdracht) Bijlage 23. Spreadsheet financieel model Bijlage 24. Verklaring sociale voorwaarden versie 1.0 pagina 5 van 80

6 Hoofdstuk 1. Algemeen 1.1. Inleiding Voor u ligt het beschrijvend document in het kader van de Europese aanbesteding Warme dranken en koud water voorzieningen voor de Belastingdienst. Het beschrijvend document bevat onder meer een beschrijving van de opdracht en van de procedure volgens welke u op deze opdracht kunt inschrijven. De procedure wordt beheerst door de in Nederland toepasselijke aanbestedingsregelgeving die een uitwerking vormt van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. In dit hoofdstuk worden de betrokken Belastingdienst organisatieonderdelen en het doel en de omvang van deze Europese aanbesteding beschreven Doel en omvang van deze aanbesteding Visie Belastingdienst aan te besteden opdracht De Belastingdienst en in het bijzonder B/CFD hecht veel waarde aan een goede facilitaire dienstverlening aan alle medewerkers van de Belastingdienst. De medewerkers dienen te worden ontzorgd en de werkomgeving dient zo goed mogelijk aan te sluiten bij de eisen en wensen van de gebruiker. De visie van de Belastingdienst op deze opdracht luidt dan ook als volgt: De koffie- en theevoorziening binnen de Belastingdienst dient zo goed mogelijk aan te sluiten bij de eisen en wensen van de gebruikers zodat de medewerkers zich volledig kunnen concentreren op hun primaire taken. Duurzaamheid, beheersbaarheid, innovatie en beleving zijn hierbij de kernelementen Aanleiding en doel Aanleiding In 2005 heeft de Belastingdienst een Europese aanbesteding Warme dranken en koud water voorzieningen doorlopen. Deze aanbesteding heeft in 2006 geresulteerd in een raamovereenkomst voor 5 jaar met 2 optiejaren. De waarde van onderhavige opdracht overschrijdt de aanbestedingsgrens en wordt daarom via deze weg eveneens Europees aanbesteed. Doel Het selecteren en contracteren van één leverancier voor het leveren van een gevarieerd assortiment van koffie, thee en water voor een periode van minimaal 7 jaar en minimaal 126 miljoen consumpties (excl. koud water) waarbij een goede balans is gevonden tussen kwaliteit (beleving) en kosten. Beoogd resultaat Met deze aanbesteding beoogt de aanbestedende dienst te komen tot één (1) overeenkomst (overheidsopdracht) voor de levering van warme dranken en koud water voor de duur van minimaal 7 jaar en minimaal 126 miljoen consumpties (excl. koud water) ingaande op 1 april De overeenkomst omvat het contracteren van een gegarandeerde hoeveelheid consumpties (exclusief koud water). De overeenkomst die in deze procedure wordt aanbesteed is een Overheidsopdracht en kent een minimale duur van 7 jaar. De keuze voor een looptijd van minimaal 7 jaar hangt samen met de gebruikelijke levensduur van de in te zetten apparatuur. Een kortere looptijd is in strijd met de gedachten omtrent duurzaamheid en geeft onnodig hoge kosten en verspilling daar de automaten anders voor einde levensduur volledig zouden moeten worden afgeschreven versie 1.0 pagina 6 van 80

7 Reikwijdte en omvang Deze Europese aanbesteding betreft de levering van warme dranken en koud water voorzieningen. Voor de huidige levering van deze drankenvoorzieningen is er op dit moment één raamovereenkomst. Alle bedrijfsonderdelen van de Belastingdienst maken gebruik van deze raamovereenkomst. Tevens worden een aantal andere klanten door B/CFD gefaciliteerd. Reikwijdte Voor de goede orde wordt hierbij vermeld dat behalve de duidelijk buiten de scope van deze aanbesteding vallende zaken de volgende onderdelen eveneens expliciet buiten de werking van onderhavige aanbestedingen vallen: Cateringdiensten Koffiecorners Trommelautomaten Snoep- en frisdrankautomaten Omvang De aanbesteding wordt uitgevoerd ten behoeve van de Belastingdienst (inclusief alle onderdelen bijv. Douane, FIOD, Toeslagen etc). Daarnaast faciliteert B/CFD een aantal andere klanten binnen en buiten de Belastingdienst. Deze klanten die door het facilitaire bedrijf B/CFD geserviced worden kunnen eveneens gebruik maken van de overeenkomst die volgt uit deze aanbesteding maar zijn daartoe niet verplicht. Zij dienen deze dienst af te nemen zoals deze aangeboden wordt aan de Belastingdienst. Voor meer informatie over de organisatie van de deelnemende diensten worden de inschrijvers verwezen naar Voor de Belastingdienst gaat het om de volgende aantallen automaten, locaties en consumpties (exclusief koud water): Organisatie Automaten Locaties Consumpties Belastingdienst (totaal) 940 stuks Ca 100 Minimaal 126 miljoen Opties Naast de Belastingdienst zijn de volgende klanten optioneel. Organisatie Omschrijving Rijksoverheden ten B/CFD is één van de 4 toekomstige facilitaire bedrijven binnen de gevolgen van Rijksoverheid. Als gevolg hiervan zullen een aantal onderdelen van de Compacte Rijksoverheid in de toekomst door B/CFD geserviced gaan worden. overheid. Andere klanten buiten de rijksoverheid Publieke of private instanties en bedrijven die gehuisvest zijn of worden in de panden van de Belastingdienst en daarbij geserviced worden door het facilitaire bedrijf van de Belastingdienst B/CFD. Sluiten van panden In het kader van de compacte Rijksoverheid zullen ook in de komende jaren panden van de Belastingdienst gaan sluiten. De panden die in 2013 (t/m ) sluiten zullen door de huidige leverancier Maas International worden gefaciliteerd tot aan de sluitingsdatum. Zie voor een overzicht van panden die sluiten bijlage versie 1.0 pagina 7 van 80

8 Scenario s max. koffiebundel bereikt Zoals beschreven in paragraaf is het beoogde resultaat van deze aanbesteding een overeenkomst voor de levering van warme dranken en koud water voor de duur van minimaal 7 jaar en minimaal 126 miljoen consumpties (exclusief koud water) ingaande op 1 april De overeenkomst zal bestaan uit het contracteren van een gegarandeerde hoeveelheid consumpties. In onderstaande tabel worden de mogelijke scenario s beschreven. Scenario s Omschrijving Gevolg overeenkomst Scenario 1 Minimale hoeveelheid consumpties niet De overeenkomst loopt door. bereikt. Minimale looptijd van 7 jaar niet bereikt. Scenario 2 Minimale hoeveelheid consumpties wel bereikt. Minimale looptijd van 7 jaar wel bereikt. De overeenkomst wordt opnieuw aanbesteed. Scenario 3 Scenario 4 Minimale hoeveelheid consumpties niet bereikt. Minimale looptijd van 7 jaar wel bereikt. Minimale hoeveelheid consumpties wel bereikt. Minimale looptijd van 7 jaar niet bereikt. De overeenkomst loopt door tot de gegarandeerde hoeveelheid consumpties is bereikt. De overeenkomst loopt door want eindigt pas na 7 jaar. In dit scenario is het aantal afgenomen consumpties hoger dan de gegarandeerde 126 miljoen consumpties. Wanneer scenario 4 zich voor doet, en de kans hierop is zeker aanwezig, dan is dit een gunstig scenario voor de leverancier (zie tabel bij paragraaf 4.7 voor meer informatie). De Integrale Consumptie Prijs ICP (met de jaarlijkse indexering) blijft namelijk gehandhaafd ook voor de consumpties die boven de gegarandeerde consumpties worden afgenomen. De vaste kosten en de afschrijving voor de machines zijn naar waarschijnlijkheid verdisconteerd in de gegarandeerde consumpties ( 126 miljoen). Het voordeel van het wegvallen van de vaste kosten uit de ICP zal door de Belastingdienst niet worden teruggevorderd. U kunt met dit gegeven rekening houden bij het opstellen van uw te offreren ICP. De consumpties welke geconsumeerd worden in de overgangsfase over circa 7 jaar, dus de implementatie van het hierop volgende contract komen bovenop de gegarandeerde consumpties van 126 miljoen De Belastingdienst en Rijksbeleid De organisatie Ministerie van Financiën De Belastingdienst maakt deel uit van het ministerie van Financiën. Het ministerie van Financiën is verantwoordelijk voor het financieel-economisch beleid in Nederland, het beheer van de overheidsfinanciën en het beleid rond de financiële markten. Het ministerie heeft een centrale rol bij het opstellen van de rijksbegroting en de miljoenennota, en bewaakt de begrotingsuitgaven. De bekendste taak van het ministerie van Financiën is wellicht de belastingheffing. Belastingen vormen de belangrijkste bron van inkomsten van de rijksoverheid. Het ministerie is verantwoordelijk voor het fiscale beleid, de belastingwetgeving en de uitvoering daarvan. Bij het ministerie van Financiën werken in totaal medewerkers, waarvan ruim bij de Belastingdienst versie 1.0 pagina 8 van 80

9 Belastingdienst De bekendste taak van de Belastingdienst is het heffen en innen van belastingen en premies. Jaarlijks verwerkt de Belastingdienst de verschillende aangiften van 6 miljoen particulieren en 1,1 miljoen ondernemers. De Belastingdienst int niet alleen, maar keert ook uit. Zo verzorgt de Belastingdienst bijvoorbeeld de uitbetaling van inkomensafhankelijke toeslagen voor kinderen, kinderopvang, huur en zorg. Andere belangrijke taken zijn: - Het opsporen van fiscale, economische en financiële fraude - Het houden van toezicht op de invoer, uitvoer en doorvoer van goederen - Toezicht houden op het naleven van de fiscale wetten en regels De Belastingdienst is onderverdeeld in regiokantoren, BelastingTelefoon, Centrale Administratie, Douane, Toeslagen, Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (FIOD). Om alle taken goed te kunnen uitvoeren, heeft de Belastingdienst facilitaire centra, die ondersteunend zijn aan het primaire proces. Deze centra zijn: - Centrum voor Applicatieontwikkeling en Onderhoud (B/CAO) - Centrum voor Infrastructuur en Exploitatie (B/CIE) - Centrum voor Kennis en Communicatie (B/CKC) - Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (B/CFD) Voor deze vier centra geldt dat het ministerie van Financiën het beleid bepaalt, dat zij in samenwerking uitvoeren. Unit Inkoop B/CFD Unit Inkoop is onderdeel van het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (B/CFD) en is de dienst, die namens de Belastingdienst, aanbestedingen uitvoert. In het kader van een compacte rijksdienst is unit Inkoop per 1 januari 2013 een Inkoop Uitvoerings Centrum (IUC) voor de rijksoverheid. Dit betekent voor de unit uitbreiding van taken en nieuwe opdrachtgevers. Het IUC Belastingdienst gaat de inkoopactiviteiten verrichten voor de generieke inkoop van de bij haar ondergebrachte Rijkscategorieën en daarnaast voor de specifieke inkoop van de Belastingdienst en Domeinen Roerende Zaken. Zij doet dat op een wijze die effectief, doelmatig en rechtmatig is. Zie voor meer informatie over de organisatie van de Belastingdienst de internetsites en Kengetallen medewerkers Belastingdienst De Belastingdienst telt in maart ,3 fte s. Het personeelsbestand neemt af. De leeftijdsopbouw en de man / vrouw verhouding (in FTE s) is als volgt: Leeftijdscategorie Mannen (FTE s) Vrouwen (FTE s) ,0 117, , , , , , , , , ,1 6,5 Totaal , , versie 1.0 pagina 9 van 80

10 Uit het beheersverslag Belastingdienst 2010 blijkt dat de verhouding fte/aantal medewerkers 1, is. Afgezet tegen ,3 fte betekent dit circa medewerkers. Het personeelsbestand van de Belastingdienst zal de komende jaren verder afnemen. Volgens een prognose zal het aantal fte bij de Belastingdienst in 2019 (dit is het 7 e contractjaar) gedaald zijn tot ongeveer fte Compacte Rijksoverheid De Rijksoverheid is continu in beweging. In het kader van de ontwikkelingen ten aanzien van de Compacte Rijksoverheid is het op termijn mogelijk dat er binnen de Rijksoverheid samenwerkingsverbanden worden aangegaan met andere Ministeries of dat er onderdelen van de overheidsorganisaties ondergebracht gaan worden bij derden binnen de overheid. Voor de opdrachtgever is het wenselijk dat ook de scope van deze aanbesteding ruimte biedt aan deze ontwikkeling en verwacht van de opdrachtnemer enige mate van flexibiliteit. Verandering van de scope naar aanleiding van de Compacte Rijksoverheid gebeurt in goed overleg met opdrachtnemer versie 1.0 pagina 10 van 80

11 Hoofdstuk 2. Aanbestedingsprocedure 2.1. Algemeen Op deze aanbesteding is het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (hierna: BAO) van toepassing (Stb. 2005, 408). Het BAO is een nationale uitwerking van de Europese Richtlijn van 31 maart 2004 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten (2004/18). De aard van de gevraagde overheidsopdracht is beschreven in de volgende CPV-codes: Drankenautomaten Koffie, thee en aanverwante producten Deze aanbesteding heeft derhalve betrekking op een levering met een ondersteunende servicegerichte dienstverlening. Aanverwante CPV code zijn: levering van dranken , cat. 27 en verstrekken van dranken , cat. 17. De aanbesteding wordt voor mededinging opengesteld via een openbare Europese aanbestedingsprocedure. In deze procedure vinden zowel de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijver als de beoordeling van de inschrijving in één ronde plaats. De aanbestedende dienst is: Belastingdienst/Centrum voor facilitaire dienstverlening (B/CFD), unit Inkoop Adres voor indienen van stukken en bezoekadres Tiberdreef NL-3561 GG UTRECHT Contactpersoon augstus t/m september 2012 en vanaf medio februari 2013 Naam: mevr. R.E.G. van der Giessen, senior Inkoper (altijd een CC naar onderstaande adres) CC Telefoon: Contactpersoon oktober 2012 t/m medio februari 2013 Naam: mevr. O. Strik, aanbestedingsjurist (altijd een CC naar onderstaande adres) CC Telefoon: Dit nummer wordt u verstrekt in de nota van inlichtingen Aankondiging In het kader van de aanbesteding Warme dranken en koud watervoorzieningen heeft B/CFD op 21 augustus 2012 een officiële aankondiging verzonden aan Via deze internetsite is de aankondiging direct doorgestuurd naar het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen. Kenmerk en naam van de aanbesteding zijn: INK Europese Aanbesteding warme dranken en koud water voorzieningen versie 1.0 pagina 11 van 80

12 2.3. Beschrijvend document Op basis van het voorliggende beschrijvend document en de daarin gestelde kaders kunnen inschrijvers een inschrijving doen. B/CFD heeft hiertoe in dit beschrijvend document de behoefte omschreven en toegelicht volgens welke procedure de aanbesteding verloopt. Hoofdstuk 4 heeft betrekking op de specificaties van de opdracht. De toegevoegde bijlagen zijn te verdelen in informatieverstrekkende bijlagen en bijlagen die na invulling deel uit gaan maken van de inschrijving Onregelmatigheden Dit beschrijvend document is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks menen dat de informatie en/of een bepaling in het beschrijvend document en/of andere aanbestedingsdocumenten (waaronder ten minste de Nota van Inlichtingen wordt verstaan) onjuist, onrechtmatig of op een andere wijze onregelmatig is, dan dient u binnen vijftien (15) dagen na ontvangst van het desbetreffende aanbestedingsdocument, doch uiterlijk vijf (5) dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving, de Belastingdienst schriftelijk hierop te attenderen. Als u niet tijdig op de voorgeschreven wijze de Belastingdienst aldus hebt geattendeerd, hebt u daarmee ieder recht jegens de Belastingdienst verwerkt voor zover verband houdende met de vermeende onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid Nadere inlichtingen over het beschrijvend document Ten aanzien van nadere inlichtingen of vragen over het beschrijvend document, wordt u verzocht dit zo spoedig mogelijk schriftelijk of per te melden bij B/CFD. Zie hiervoor het adres in paragraaf 2.1. U wordt verzocht om per vraag aan te geven: - op welk deel van het beschrijvend document de vraag betrekking heeft - op welk document de vraag ziet, bijvoorbeeld het beschrijvend document, de overeenkomst of een specifieke bijlage - in voorkomend geval het nummer van de betreffende eis of wens - de relevante bladzijde en/of paragraaf. De vragen dienen voor de eerste ronde uiterlijk op 17 september 2012 en voor de tweede ronde uiterlijk op 28 september 2012 door middel van een bericht (zie Bijlage 2 Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen) te zijn ingezonden. Ten aanzien van vragen die niet voldoen aan de vooropgestelde wijze van indienen of niet tijdig in het bezit van B/CFD zijn, kan niet worden gegarandeerd dat de antwoorden (overeenkomstig artikel 39 BAO) uiterlijk zes (6) dagen voor de uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen aan u worden verstrekt. Op deze wijze kunnen ook vragen worden gesteld en suggesties worden gedaan ten aanzien van de conceptovereenkomst. Voor wat betreft vragen of suggesties ten aanzien van de conceptovereenkomst geldt dat B/CFD bepaalt welke opmerkingen worden gehonoreerd. In de zogenaamde nota van inlichtingen wordt bekend gemaakt of naar aanleiding van vragen of wijzigingsvoorstellen de conceptovereenkomst wordt aangepast. B/CFD beantwoordt vragen schriftelijk. De vragen en antwoorden worden zonder vermelding van de vraagsteller tegelijkertijd (schriftelijk) aan alle aanbieders toegezonden of gepubliceerd. Eventuele aanvullingen en correcties op het beschrijvend document door opdrachtgever worden aan alle versie 1.0 pagina 12 van 80

13 aanbieders schriftelijk kenbaar gemaakt of gepubliceerd. Vragen, antwoorden, aanvullingen en correcties worden integraal onderdeel van dit beschrijvend document. Het aantal en de aard van de vragen heeft in beginsel geen invloed op de in paragraaf aangegeven uiterste datum voor indiening van de inschrijving Schouwdagen Op maandag 24 september 2012 zal er een schouwdag worden georganiseerd. Met deze schouw willen wij bereiken dat u een indruk krijgt van de huidige warme dranken en koud watervoorziening in kantooromgeving en vergadercentra van de Belastingdienst. De schouw vindt plaats volgens onderstaand schema. Pand Adres Datum, tijd Type locatie Vergadercentrum de Herman Gorterstraat, Maandag 24 september Vergadercentrum Wereld Utrecht 2012, tijd: uur Belastingdienst Herman Gorterstraat 55-75, Utrecht Maandag 24 september 2012, tijd: uur Kantoorlocatie Mocht u geïnteresseerd zijn, dan kunt u zich voor deze schouw dag opgeven uiterlijk 17 september 2012 volgende adres: CFD.Inkoop-Aanbestedingen@Belastingdienst.nl Na aanmelding voor de schouwdagen ontvangt u het programma van de te bezoeken locatie per mail. Tijdens de schouw zullen vragen niet worden beantwoord. Vragen naar aanleiding van de schouw dienen in de tweede ronde via Bijlage 2 Format voor het stellen van vragen te worden gesteld. Per gegadigde kunnen twee personen deelnemen aan de schouw. Op de dag van de schouw kunt u zich melden bij de receptiebalie van de hoofdingang van de betreffende locatie. U dient een geldig legitimatiebewijs te tonen Prebidmeeting of informatiebijeenkomst Indien het aantal en de aard van de ingediende vragen in ronde 1 daartoe aanleiding geven, wordt er gelijktijdig met de schouw een informatiebijeenkomst georganiseerd op de in paragraaf 2.4 opgenomen datum. U ontvangt hieromtrent tijdig nader bericht Inschrijving B/CFD nodigt u uit tot het doen van een inschrijving voor de aanbesteding warme dranken en koud water voorzieningen. Het indienen van een offerte in het kader van onderhavige aanbesteding houdt in dat inschrijver onvoorwaardelijk en integraal instemt met de gevolgde aanbestedingsprocedure en de inhoud van het aanbestedingsdocument, inclusief de bijlagen Sluitingsdatum indienen inschrijving Met inachtneming van de minimaal voorgeschreven termijn, moet de inschrijving uiterlijk op 22 oktober 2012 om uur door B/CFD ontvangen zijn op het in paragraaf 2.1 genoemde adres versie 1.0 pagina 13 van 80

14 Afzien van deelname Indien u na kennisneming van dit beschrijvend document besluit geen inschrijving in te dienen, dan wordt u vriendelijk verzocht dit schriftelijk te melden op het onder paragraaf 2.1 opgenomen ( )adres Recht om niet te gunnen B/CFD heeft het recht de opdracht niet te gunnen en voornoemde aanbesteding stop te zetten. B/CFD informeert u gemotiveerd en tijdig over deze beslissing. Ingeval een dergelijke beslissing wordt genomen, dan kan hieraan geen recht op (schade)vergoeding ontleend worden (Intellectuele) Eigendom van de informatie Alle door inschrijver als onderdeel van de inschrijving aangeboden informatiedragers en documentatie worden eigendom van opdrachtgever en niet geretourneerd maar vertrouwelijk behandeld en opgeslagen. B/CFD behandelt informatie afkomstig van de inschrijver waarvan hij de vertrouwelijkheid kent, dan wel redelijkerwijs behoort te kennen, vertrouwelijk en in ieder geval rekening houdend met de gerechtvaardigde (zakelijke) belangen van de inschrijver. Het intellectueel eigendom van door de Belastingdienst in het kader van deze aanbesteding verstrekte informatie berust bij Belastingdienst. Behoudens uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van B/CFD niets uit dit aanbestedingsdocument worden vermenigvuldigd (anders dan voor het doel van het indienen van een inschrijving) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins. Evenmin mogen het aanbestedingsdocument of gedeelten en/onderdelen daarvan zonder schriftelijke toestemming van de Belastingdienst worden aangewend voor commerciële doeleinden van welke aard dan ook Varianten, meerdere inschrijvingen Het is de inschrijver niet toegestaan meerdere inschrijvingen te doen. Daarnaast is het niet toegestaan varianten aan te bieden Beoordeling Beoordelingsteam Voor de beoordeling van de inschrijvingen is een multidisciplinair team samengesteld waarin alle benodigde deskundigheid is vertegenwoordigd Procedure van beoordelen De beoordeling van de inschrijvingen vindt volgens een vooraf vastgestelde beoordelingsprocedure en onderstaande stappen plaats: 1. opening van de inschrijvingen; 2. controle op de vormvereisten; 3. beoordeling op uitsluitingsgronden; 4. beoordeling op de selectie-eisen; 5. beoordeling op de gunningscriteria (eisen, wensen in de plannen van aanpak en belevingstest) versie 1.0 pagina 14 van 80

15 Indien bij de beoordeling van uw inschrijving vragen rijzen, dan kan B/CFD u verzoeken om een toelichting of een aanvulling op uw inschrijving. U wordt geacht bereid en in staat te zijn om dergelijke vragen binnen 48 uur (op werkdagen) te beantwoorden. Indien een inschrijving niet voldoet aan één van de gestelde eisen, dan kan deze inschrijving niet betrokken worden in de verdere beoordeling en wordt ongeldig verklaard Beoordelingsfase Fase 1 Ontvangen offertes Door naar fase 2 zijn alle inschrijvers die voldoen aan: - Vormvereisten - Uitsluitingsgronden - Selectieeisen In fase 1 worden de offertes ontvangen, geopend en gecontroleerd op vormvereisten, uitsluitingsgronden en selectieeisen (conformiteitenlijst). Alle inschrijvers die integraal aan deze eisen voldoen gaan door naar fase 2. Fase 2 Controleren op gunningseisen In fase 2 worden alle Inschrijvingen gecontroleerd op gunningseisen. De conformiteitenlijst dient op alle eisen met Ja te zijn beantwoord. Tevens wordt door de inkoper de geboden prijs getoetst aan het maximum. De beoordelaars nemen geen kennis van de geboden prijs. Fase 3 Beoordeling plannen van aanpak In fase 3 worden alle elementen in de 4 plannen van aanpak door het materiedeskundige beoordelingsteam beoordeeld. Zie voor de methodiek paragraaf 3.5 en bijlage 8. In een plenaire sessie komen de beoordelaars tot consensus. De 3 beste inschrijvers gaan door naar de belevingstest. Fase 4 Beoordeling in de belevingstest In fase 4 staan 3 Inschrijvers gedurende 4 weken lang in een praktijktest / belevingstest. Na de test zullen de stemmen worden geteld en in verhouding worden gebracht met de prijs. Zie paragraaf 3.6. Fase 5: De gunningsfase Fase 5 betreft de voorlopige en definitieve gunningsfase aan in totaal één inschrijver versie 1.0 pagina 15 van 80

16 Opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen is niet openbaar, en vindt plaats na het verstrijken van de uiterste datum van indiening op de in paragraaf opgenomen datum bij B/CFD. Toezending of publiceren van een procesverbaal van opening aan inschrijvers vindt plaats via Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op de vormvereisten als gesteld in paragraaf 3.2. De Belastingdienst kan, voordat hij een inschrijving terzijde legt vanwege kennelijke vergissingen, onduidelijkheden en/of onvolledigheden, schriftelijk om de door hem nodig geachte verduidelijkingen en/of aanvullingen verzoeken Beoordeling op uitsluitingsgronden De inschrijvers die een inschrijving indienen die voldoet aan de vormvereisten, worden getoetst op de toepasselijkheid van de in dit beschrijvend document opgenomen uitsluitingsgronden. Zie hiervoor paragraaf Beoordeling op de selectie-eisen (kwalitatieve selectie) In deze fase wordt beoordeeld of de inschrijvers over de benodigde technische bekwaamheid en economische en financiële draagkracht beschikken. De eisen waaraan u moet voldoen zijn opgenomen in paragraaf Beoordeling op de gunningscriteria De inschrijvers die een inschrijving indienen die voldoet aan de vormvereisten, uitsluitingsgronden en selectie-eisen, worden toegelaten tot de gunningsfase. In de gunningsfase wordt per inschrijver onderzocht of de inschrijving voldoet aan de gunningseisen. Vervolgens worden de inschrijvingen die aan alle gunningseisen voldoen, beoordeeld op basis van het gekozen gunningscriterium. Gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) De inschrijving die voldoet aan de gunningseisen en het best scoort op de gestelde (sub)gunningscriteria wordt gekenmerkt als economisch meest voordelige inschrijving Gunningstest / belevingstest Alvorens tot daadwerkelijke gunning over te gaan, zal een belevingstest worden uitgevoerd. De inschrijvers die voldoen aan de gunningseisen en bij de beoordeling van de plannen van aanpak bij de drie beste zijn geëindigd, kunnen deelnemen aan de belevingstest. Van de inschrijvers die deelnemen aan de belevingstest wordt verwacht dat zij de noodzakelijke technische en personele ondersteuning leveren en de benodigde middelen ter beschikking stellen voor deze test. De Belastingdienst zal na de periode van de belevingstest de genuttigde consumpties versie 1.0 pagina 16 van 80

17 vergoeden o.b.v. de genoteerde tellerstanden en de in de offerte aangeboden ICP. Overige kosten worden niet vergoed. Met betrekking tot het uitvoeren van de test is een protocol opgesteld, zie hiervoor bijlage 6 Protocol Belevingstest die hierbij als leidraad gehanteerd wordt. Let op Door in te schrijven gaat de inschrijver akkoord met de werkwijze en beoordelingssystematiek zoals beschreven in dit beschrijvend document en bijbehorende bijlage waaronder bijlage 6 Protocol Belevingstest. Indien het protocol niet wordt nageleefd, kan de inschrijver worden uitgesloten Gunning De gunningsprocedure in deze aanbesteding vindt plaats in 2 fasen. In de eerste fase wordt een mededeling verstuurd aangaande de ranking van de inschrijvers naar aanleiding van de beoordeling van de plannen van aanpak en hiermee de selectie van leveranciers aan de belevingstest. In de tweede gunningsfase wordt de mededeling verstuurd aangaande de winnaar van de belevingstest en daarmee de winnaar van de aanbesteding Mededeling van de ranking na beoordeling inschrijvingen plannen van aanpak (fase 1) Nadat de beoordeling van de plannen van aanpak is afgerond en is vastgesteld welke drie inschrijvers de beste plannen hebben ingediend, worden alle inschrijvers op de hoogte gebracht via een schriftelijke mededeling. In een brief wordt aan alle inschrijvers een termijn van 15 kalenderdagen gegund om eventueel bezwaar te maken. U ontvangt deze brief zowel per post als e- mail Mededeling van de gunningsbeslissing (fase 2) Nadat de belevingstest is afgerond en is vastgesteld welke van de drie inschrijvers de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, worden alle inschrijvers op de hoogte gebracht via een schriftelijke mededeling van de gunningsbeslissing. In een brief wordt aan de twee overige inschrijvers van de belevingstest een termijn van 15 kalenderdagen gegund om eventueel bezwaar te maken. U ontvangt deze brief zowel per post als Kort geding In beide mededelingenrondes dient de inschrijver in voorkomend geval binnen de genoemde termijn een kort geding aanhangig te maken en B/CFD een afschrift van de dagvaarding te doen toekomen, bij gebreke waarvan het recht om op te komen tegen de gunningsbeslissing of de gunning komt te vervallen. Ingeval een ondernemer een kort geding aanhangig maakt, kunnen de overige inschrijvers naar hun keuze in die procedure tussenkomen, of zich in deze procedure voegen, opdat op zo kort mogelijke termijn een doeltreffende geschilbeslechting kan plaats vinden. De Belastingdienst zal alle inschrijvers op zo kort mogelijke termijn informeren omtrent het instellen van een kort geding. Door inschrijving doen inschrijvers uitdrukkelijk en onomkeerbaar afstand van hun recht tot het instellen van derdenverzet tegen of het instellen van een kort geding naar aanleiding van de uitspraak in de oorspronkelijke voorlopige voorziening. De mededeling van de gunningsbeslissing aan de beste inschrijver behelst geen aanvaarding van diens aanbod versie 1.0 pagina 17 van 80

18 Gunning Na het verstrijken van de in de paragraaf gestelde termijn beslist B/CFD al dan niet om de opdracht te gunnen. Met de gegunde partij wordt ten slotte een overeenkomst (overheidsopdracht) gesloten. Indien gedurende de in paragraaf gestelde termijn bezwaar tegen de gunningsbeslissing wordt aangetekend door middel van het instellen van een kort geding, dan beslist B/CFD pas na ommekomst van de beroepstermijn en de uitspraak in kort geding om al dan niet de opdracht te gunnen Planning aanbesteding Hieronder wordt de planning van deze aanbesteding weergegeven. De activiteiten tot 22 oktober 2012 zijn definitief. Vanaf 22 oktober is de planning indicatief. Activiteit Startdatum Einddatum Publicatie aankondiging opdracht Eerste ronde nadere inlichtingen/stellen van vragen Uiterste datum verzending nota van inlichtingen eerste ronde (antwoorden) Schouw vergadercentrum en kantooromgeving eventueel in combinatie met prebidmeeting Tweede ronde nadere inlichtingen/stellen van vragen Uiterste datum verzending nota van inlichtingen laatste ronde (antwoorden) Uiterste datum van inschrijving, uiterlijk Om 12:00 uur Beoordeling inschrijving(en) (fase 1) Voorlopige gunning selectie 3 inschrijvers / bezwaartermijn Definitieve selectie voor testfase Voorbereidingsfase test Belevingstest Voorlopige gunning 1 inschrijver / bezwaartermijn Definitieve gunning Ondertekening van de overeenkomst Ingangsdatum contract Implementatiefase versie 1.0 pagina 18 van 80

19 Hoofdstuk 3. Beoordelingscriteria inschrijving 3.1. Inleiding De inschrijvingen worden beoordeeld op de onderstaande criteria: 1. Controle op de vormvereisten (paragraaf 3.2) 2. Beoordelen op uitsluitingsgronden (paragraaf 3.3) 3. Beoordeling op de selectie-eisen (paragraaf 3.4) 4. Beoordeling op de gunningseisen en plannen van Aanpak (paragraaf 3.5) 5. Beoordeling in de belevingstest (paragraaf 3.6) Ten aanzien van de criteria die aan uw inschrijving zijn gesteld worden in dit beschrijvend document en in de bijlagen onderscheiden: Eis: Aan een eis moet worden voldaan. Als niet is voldaan aan een eis dan wordt tot uitsluiting overgegaan. Elke andere vorm van beantwoorden dan ja leidt tot uitsluiting. De Belastingdienst hanteert selectie-eisen en gunningseisen. In Hoofdstuk 3 wordt, voorzover nodig, een toelichting gegeven op de gehanteerde selectie-eisen. In Hoofdstuk 4 wordt, voorzover nodig, een toelichting gegeven op de gunningseisen. Indien volledig en zonder voorbehoud aan de gestelde eisen wordt voldaan, dient het antwoord alleen JA te zijn, met dien verstande dat in voorkomend geval tevens de gevraagde documenten moeten worden overgelegd. Indien bij een JA een voorbehoud wordt gemaakt, dan wordt dit beschouwd als een NEE. Het vorenstaande geldt zowel voor de selectie als de gunning. Wens: Betreft een wens. De mate waarin de aangeboden prestatie tegemoet komt aan de wensen van B/CFD is een gunningscriterium die wordt beoordeeld in de plannen van aanpak en in de belevingstest. De eisen en wensen zijn elk met een uniek nummer opgenomen voor eenduidige referentie. In het beschrijvend document en in de volgende bijlagen zijn de eisen opgenomen en te herleiden tot bovenvermelde indeling: - Bijlage 19 Conformiteitenlijst selectie-eisen - Bijlage 21 Conformiteitenlijst gunningseisen In het beschrijvend document wordt onder de genoemde indeling toelichting gegeven op de gestelde eisen Vormvereisten Aanlevering van de inschrijving De inschrijving dient op papier te worden aangeleverd in een gesloten pakket. Aan de buitenzijde dienen kenmerk en naam van de aanbesteding te worden vermeld. Daarnaast dient een inschrijving in elektronische vorm te worden aangeboden. Als er discrepantie is tussen de inhoud van de papieren versie en de elektronische versie, dan is de papieren versie leidend. De inschrijving op papier moet aan de volgende eisen voldoen: - één origineel exemplaar dat enkelzijdig is afgedrukt en per bladzijde is geparafeerd, alsmede 1 eventueel dubbelzijdig afgedrukte kopie. Indien het niet mogelijk is elke pagina te voorzien van een paraaf, dan wordt van de inschrijver verwacht dat er een volmacht terzake parafering wordt bijgevoegd aan de rechtsgeldig ondertekende begeleidende brief versie 1.0 pagina 19 van 80

20 - 5 exemplaren (eventueel dubbelzijdig afgedrukte kopieën) van de 4 plannen van aanpak. Per exemplaar zijn de 4 plannen van aanpak verzameld en gescheiden door middel van tabbladen. Deze exemplaren zijn bestemd voor de beoordelaars - op A4 formaat, afgedrukt met op elke pagina de naam van de inschrijver en een paginanummering in het formaat x van y, met uitzondering van eventuele bijlage(n) en bewijsstuk(ken). Wel dient controleerbaar te zijn dat de bijlagen of bewijsstukken volledig zijn - een ander formaat dan A4 is toegestaan, mits opgevouwen tot A4 formaat - losbladig in een A4 ringband. Het maximum aantal pagina s van de plannen van aanpak is als volgt: Plan van aanpak Pagina s Vergaderkoffie 3 Implementatie 4 Operationele zaken en personeel 5 Ontwikkelingen op lange termijn 4 De teksten in de plannen van aanpak moeten worden geschreven in lettertype Arial en lettergrootte 9,5. De kantlijn mag niet kleiner zijn dan 2 cm aan weerszijde van de pagina. Overige documentatie kunt u plaatsen achter tabblad 22. Hieronder verstaat de Belastingdienst, tekeningen, foto s, modellen, impressies, certificaten. Teksten die vermeld staan op de overige documentatie achter tabblad 22 worden niet gelezen en dus ook niet meegenomen in de beoordeling. De inschrijving in elektronische vorm moet aan de volgende eisen voldoen : - aangeleverd op cd, usb-stick of dvd - teksten opgemaakt in Microsoft Word 2010 (of eerder), ODF of Pdf formaat - spreadsheets opgemaakt in Microsoft Excel 2010 formaat (of eerder) - overige documentatie mag als Pdf-bestand worden aangeleverd. Indien inschrijver gebruik wenst te maken van spreadsheets in ODF opmaak, dan gelieve deze documenten te exporteren naar een door Microsoft Excel 2010 (of eerder) te lezen formaat. U dient rekening te houden met het volgende: - inschrijvingen ingediend per of per fax worden niet geaccepteerd - een met strafporto bezwaarde inschrijving wordt geweigerd - de inschrijver draagt zelf het risico van vertraging tijdens de (post)verzending en/of door onjuiste c.q. onvolledige adressering - indien op genoemde datum/tijdstip geen inschrijving van u is ontvangen, wordt aangenomen dat u geen inschrijving wenst in te dienen - inschrijvingen die na de sluitingsdatum en tijd worden ingediend, worden niet in ontvangst genomen of retour gezonden - het ingediende exemplaar van de inschrijving wordt eigendom van B/CFD Taal De inschrijving en alle overige informatie dient volledig in het Nederlands te zijn gesteld, met uitzondering van documentatie van fabrikanten en bedrijfsgegevens die in de Engelse taal mogen worden ingediend versie 1.0 pagina 20 van 80

21 Indeling van de inschrijving De verschillende onderdelen van de inschrijving dienen gescheiden te zijn door tabbladen. De onderstaande tabbladindeling dient te worden gehanteerd. Voor de kolommen inschrijver/penvoerder, combinant, onderaannemer geldt de volgende legenda: X : verplicht in te vullen bijlage; O : verplicht in te vullen bijlage indien van toepassing - : niet van toepassing. Indien de inschrijver niet als combinatie/samenwerkingsverband inschrijft, dan is de kolom combinant in het geheel niet van toepassing. Indien de inschrijver geen gebruik maakt van onderaannemers, dan is de kolom onderaannemer niet van toepassing. Omschrijving Tabblad inschrijver of penvoerder Begeleidende brief en managementsamenvatting 1 X - - Paragraaf Bedrijfsgegevens 2 X X X Bijlage 11 Kopie inschrijving(en) handelsregister 3 X X X Paragraaf Uniforme eigen verklaring aanbestedingen 4 X X X Bijlage 12 Verklaring combinatie / onderaanneming 5 X - - Bijlage 13 Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid 6 X X - Bijlage 14 Verklaring en bewijsstukken beschikbaarheid financieel economische draagkracht Verklaring beschikbaarheid technische- of beroepsbekwaamheid combinant onderaannemer bijlage / referentie 7 O - - Bijlage X Bijlage 16 Verklaring rechtspersonen 9 O - - Bijlage 17 Geheimhoudingsverklaring 10 X O O Bijlage 18 Conformiteitenlijst selectie-eisen 11 X - - Bijlage 19 Referentie(s) 12 X - - Bijlage 20 Conformiteitenlijst gunningseisen 13 X - - Bijlage 21 Acceptatie concept overeenkomst 14 X - - Bijlage 22 Spreadsheet financieel model (evt. jaarrekeningen) 15 X - - Bijlage 23 Aangeboden apparatuur en assortiment inclusief documentatie 16 X - - Paragraaf 4.3, paragraaf Plan van aanpak Vergaderkoffie 17 X - - Paragraaf 4.4 Plan van aanpak Implementatie 18 X - - Paragraaf 4.5 Plan van aanpak Operationele zaken en Personeel 19 X - - Paragraaf 4.6 Plan van aanpak Ontwikkelingen op lange termijn 20 X - - Paragraaf 4.7 Bewijsmiddelen duurzame beker en duurzame koffie 21 X - - Paragraaf 4.12 Overige documentatie 22 X versie 1.0 pagina 21 van 80

22 Aanleveren jaarrekeningen in elektronische vorm De Belastingdienst streeft er naar om de administratieve lasten van de inschrijvers te verlagen en, in het kader van duurzaamheid, het gebruik van papieren bijlagen zoveel als mogelijk te verminderen. De Belastingdienst biedt inschrijvers de mogelijkheid om de bewijsstukken economische en financiële draagkracht elektronisch aan te bieden op cd/dvd/usb-stick aan te leveren in plaats van op papier. Indien de inschrijver de jaarrekening wenst toe te voegen kan dit achter tabblad Contactpersoon De contactgegevens van de contactpersoon aan de kant van de inschrijver dienen in ieder geval in Bijlage 11 te worden opgenomen. In geval van inschrijving door een samenwerkingsverband van ondernemingen dient de begeleidende brief door alle deelnemers aan het samenwerkingsverband te worden ondertekend en dient in de brief te worden vermeld wie de penvoerder zal zijn tijdens de aanbesteding. De begeleidende brief dient vergezeld te gaan van het als Bijlage 11 opgenomen formulier inzake de bedrijfsgegevens. Dit formulier dient door zowel de inschrijver, als alle leden van een combinatie als door eventuele onderaannemers ingevuld te worden Voorwaardelijke inschrijving Een inschrijving waaraan voorwaarden zijn verbonden of waarin voorbehouden worden gemaakt, is niet toegestaan en wordt door B/CFD ongeldig verklaard Verplichtingen belastingen, milieubescherming, arbeidsvoorwaarden Inschrijvers dienen bij het opstellen van hun inschrijving rekening te hebben gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden in het land waar de opdracht wordt uitgevoerd, zoals bedoeld in artikel 27, tweede lid, BAO. Kennis omtrent die belastingen en milieubescherming, arbeidsvoorwaarden en arbeidsbescherming kunnen inschrijvers, voor zover het gaat om uitvoering in Nederland, verkrijgen bij: - de Belastingdienst, - het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, - het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Conformiteitenlijst(en) Inschrijver dient twee conformiteitenlijsten te voegen bij de aanbieding. De conformiteitenlijst is een middel voor de aanbieder en B/CFD om te controleren of alle eisen zijn beantwoord en zijn als Bijlage 19 en Bijlage 21 bij dit beschrijvend document gevoegd Ondertekening De inschrijving dient te worden ondertekend door een of meer personen die bevoegd zijn de inschrijvende onderneming te binden. Die bevoegdheid dient te kunnen worden vastgesteld aan de versie 1.0 pagina 22 van 80

23 hand van gegevens uit het Handelsregister, ofwel uit een bevoegdelijk verstrekte en bijgevoegde volmacht. In geval van inschrijving door een samenwerkingsverband dient de inschrijving door alle deelnemers aan het samenwerkingsverband te worden ondertekend. Daarnaast dient een deelnemer van het samenwerkingsverband te worden gevolmachtigd om te handelen en ondertekenen namens het samenwerkingsverband Geldigheidsduur De inschrijving is tenminste 6 maanden geldig na de uiterste inleverdatum. Tot die datum heeft zij het karakter van een onherroepelijk aanbod. Indien tegen de gunningsbeslissing van B/CFD bezwaar wordt gemaakt, dienen de inschrijvers de geldigheid van hun inschrijvingen te verlengen tot minimaal twee weken na de datum van het kort geding vonnis Kosten van de inschrijving Aan B/CFD kunnen geen kosten in rekening worden gebracht in verband met het uitbrengen van de inschrijving en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden. Uitzondering hierop is de vergoeding voor de belevingstest. De inschrijver ontvangt een vergoeding voor de afgenomen consumpties op basis van de tellerstanden van de automaten en de geoffreerde integrale consumptieprijs Uiterste datum voor ontvangst van de inschrijving De inschrijving dient uiterlijk op 22 oktober 2012 om uur door B/CFD ontvangen te zijn op het in paragraaf 2.1 genoemde adres Uitsluitingsgronden Ingeval een inschrijver een rechtspersoon is, kan deze rechtspersoon met andere rechtspersonen zijn gelieerd als bedoeld in de artikelen 2:24a BW en 2:24b BW, alsmede vergelijkbare bepalingen naar buitenlands recht. Ingeval dergelijke gelieerde rechtspersonen separate inschrijvingen indienen, dienen deze verbonden rechtspersonen eveneens een verklaring in te dienen dat de inschrijvingen in volle concurrentie tot stand zijn gekomen (zie verklaring in Bijlage 17) Uniforme eigen verklaring en KvK gegevens B/CFD sluit inschrijvers uit die zich bevinden in één van de omstandigheden als bedoeld in artikel 45, eerste lid, BAO en kan inschrijvers die zich bevinden in de omstandigheden als beschreven in de in Bijlage 12 opgenomen uitsluitingsgronden uitsluiten van verdere deelname aan deze aanbesteding. U dient hieromtrent de Uniforme eigen verklaring aanbestedingen, zoals opgenomen als Bijlage 12 bij dit beschrijvend document in te vullen. Het invullen van een Uniforme eigen verklaring aanbestedingen wordt ook verwacht van alle deelnemers aan een combinatie en van alle onderaannemers. Het gebruik van een eigen verklaring houdt in dat in de inschrijffase van deze aanbesteding voor de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen slechts de eigen verklaring afgegeven wordt, zonder dat er nadere informatie wordt verstrekt. Doel van de eigen verklaring is dat alleen van de winnende inschrijver de inlichtingen en gegevens uit de eigen verklaring geverifieerd worden versie 1.0 pagina 23 van 80

24 Als uitzondering op het hierboven omschreven gebruik van de uniforme eigen verklaring, wordt wel van inschrijvers verwacht dat zij direct bij het indienen van haar inschrijving de KvK gegevens jaarrekeningen en referenties opgeeft, zoals nader is omschreven in paragraaf van dit beschrijvend document. Eis 1. Eis 2. Inschrijver overlegt een volledig en naar waarheid ingevulde en bevoegdelijk ondertekende Uniforme eigen verklaring aanbestedingen, Bijlage 12, en verklaart dat hij eventuele bewijsstukken of verklaringen waarmee de verklaring kan worden gestaafd, op eerste verzoek van B/CFD zal overleggen. Let op in bijlage 12 dienen alle vakjes in paragraaf 3 te zijn aangevinkt. Inschrijver toont aan dat hij volgens de voorschriften van de staat waar hij is gevestigd, in het beroepsregister of in het handelsregister is ingeschreven (In Nederland gevestigde inschrijvers overleggen hiertoe een recent uittreksel uit het handelsregister dat de feitelijke situatie op het moment van inschrijving weergeeft) Selectie-eisen Financiële en economische draagkracht De Belastingdienst stelt in deze aanbesteding minimumeisen op het gebied van financiële- en economische draagkracht. De financiële- en economische draagkracht wordt op basis van de volgende kengetallen vastgesteld: kengetal solvabiliteit; kengetal rentabiliteit; kengetal liquiditeit; kengetal omzet Berekening van de kengetallen De kengetallen worden berekend aan de hand van het gemiddelde van de kengetallen over de laatste drie beschikbare boekjaren. Inschrijver levert als meest recente boekjaar de cijfers over het jaar De verschillende boekjaren hebben in die berekening een wegingsfactor 1. Ondernemingen die in hun jaarrekening een gebroken boekjaar hanteren dienen als meest recent op te geven de cijfers over het boekjaar 2010/ Kengetal Solvabiliteit Gehanteerde ratio; EV/TV met EV = Eigen vermogen en TV = Totaal vermogen. Minimumeis: 15% (Solv ondergrens ) Optimum: 45% (Solv bovengrens ) Punten Max : 4 Punten Min : 1 Te behalen Punten (o.b.v. gewogen gemiddelde solvabiliteit): Solvabiliteit < 15%: knockout Solvabiliteit >= 15% en < 45% Solvabiliteit Solv ondergrens Punten = 1 + * Solvbovengrens Solvondergrens [ Punten Punten ] Max Min versie 1.0 pagina 24 van 80

25 Solvabiliteit >= 45%: aantal punten is 4. Aantal punten voor Solvabiliteit 4,5 4 3,5 3 Punten 2,5 2 1,5 1 0,5 0 15% 25% 35% 45% 55% 65% 75% 85% 95% Solvabiliteit Punten Kengetal Rentabiliteit Totaal Vermogen Gehanteerde ratio rentabiliteit totaal vermogen (RTV): RTV = winst voor belasting / totaal vermogen (TV). Minimumeis: 0% (RTV ondergrens ) Optimum: 10% (RTV bovengrens ) Punten Max : 2 Punten Min : 1 Minimumeis: 0% (indien de minimumeis voor RTV niet gehaald wordt kan dit worden gecompenseerd door een hogere solvabiliteit. Ter compensatie dienen voor solvabiliteit minimaal 3 punten te worden behaald (waarde >= 35%). Te behalen punten (o.b.v. gewogen gemiddelde rentabiliteit): RTV < 0% en solvabiliteit < 35%: knockout RTV < 0% en solvabiliteit >= 35%: aantal punten is 0, alleen knockout voor RTV vervalt! RTV >= 0% en < 10%: RTV RTVondergrens Punten = 1+ * RTVbovengrens RTVondergrens RTV >= 10%: aantal punten is 2 [ Punten Punten ] Max Min versie 1.0 pagina 25 van 80

26 Aantal punten voor Rentabiliteit 2,5 2 Punten 1,5 1 Punten 0,5 0 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Rentabiliteit Kengetal liquiditeit Gehanteerde ratio: Current Ratio (CR): CR = vlottende activa / kort vreemd vermogen (KVV) Minimum: 1 (CR ondergrens ) Optimum: 1,5 (CR bovengrens ) Punten Max : 3 Punten Min : 1 Te behalen punten (o.b.v. gewogen gemiddelde current ratio): CR < 1: 0 punten CR >=1 en <1,5 CR CR ondergrens Punten = 1 + * CRbovengrens CRondergrens CR >= 1,5: aantal punten is 3 Aantal punten voor Liquiditeit [ Punten Punten ] Max Min 3,5 3 2,5 Punten 2 1,5 Punten 1 0,5 0 1,0 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 2,0 3,0 3,0 Current Ratio versie 1.0 pagina 26 van 80

27 Kengetal minimale omzet De minimale omzet per jaar is als volgt: Minimumeis ,- (1 punt) Omzet < ,-: knock-out Te behalen punten: maximaal Berekening van de kengetallen Per boekjaar wordt de waarde (kengetallen) bepaald. Aan deze waarde worden de punten per boekjaar toegekend op basis van bovenstaande tabellen. Deze kengetallen per boekjaar worden vermenigvuldigd met het daaraan toegekende gewicht en vervolgens gedeeld door 3. Vervolgens wordt de puntentoekenning voor betreffend kengetal bepaald zoals aangeven. Eis 3. Inschrijver dient een totaal van minimaal 5 punten te behalen onder de volgende voorwaarden: - voor solvabiliteit dient minimaal 1 punt behaald te worden - voor rentabiliteit dient minimaal 1 punt behaald te worden, met dien verstande dat bij een lagere score compensatie mogelijk is indien voor solvabiliteit minimaal 3 punten worden behaald - voor omzet dient minimaal 1 punt behaald te worden Bewijsstukken economische en financiële draagkracht Het voldoen aan de onder paragraaf 3.4 genoemde minimumeisen dient te worden aangetoond met behulp van de volgende bescheiden: - goedgekeurde jaarrekeningen over de laatste drie beschikbare boekjaren - ingevulde werkblad kengetallen ten aanzien van financiële economische draagkracht van het als Bijlage 23 opgenomen Spreadsheet financieel model. Eis 4. Eis 5. Inschrijver dient het tabblad kengetallen van het Spreadsheet financieel model, Bijlage 23, in te vullen en op te leveren. De jaarrekeningen welke als basis gebruikt worden voor het bepalen van de financieel economische draagkracht Eis 3 dienen bij de inschrijving te worden bijgevoegd. Houdt u bij de hierboven opgenomen eisen rekening met het volgende: - De opgegeven financiële cijfers dienen eenduidig herleidbaar te zijn naar de betreffende jaarrekeningen. - De jaarrekeningen dienen in enkelvoud te worden aangeleverd. Zie ook het bepaalde in paragraaf van dit beschrijvend document. - Indien inschrijver om gegronde redenen niet in staat is om de goedgekeurde jaarrekeningen van de afgelopen drie boekjaren te overleggen dan kan inschrijver na toestemming van B/CFD volstaan met alternatieve bewijsstukken. - Indien inschrijver in bezit is van een 403-verklaring en haar jaarcijfers geconsolideerd worden met de moedermaatschappij, kunnen de cijfers van deze maatschappij als referentie te worden genomen ter bepaling van de Financieel Economische Draagkracht. Mocht u zich op versie 1.0 pagina 27 van 80

28 een 403-verklaring beroepen, dan dient het tabblad kengetallen van het Spreadsheet financieel model (Bijlage 23), te worden ingevuld met de cijfers van de moedermaatschappij. Tevens dient Bijlage 15 dient te worden ingevuld. Tenslotte wordt een kopie van de 403- verklaring als bewijs verlangd en te worden toegevoegd achter tabblad 7. - Onderaannemers hoeven hun financieel economische draagkracht niet aan te tonen Inschrijving in samenwerking met andere ondernemingen Het indienen van een verzoek tot deelname in samenwerking met andere ondernemers kan op twee manieren: 1. als combinatie, waarbij elke deelnemer van de combinatie verklaart aansprakelijk te zijn voor de gestanddoening van de verplichtingen die voortvloeien uit het verzoek tot deelname alsmede de eventuele uitvoering van de overeenkomst. De combinatie als geheel geldt in deze variant als inschrijver en wordt verder in enkelvoud geduid. Individuele leden van de combinatie dienen bekend te worden gemaakt. De leden van de combinatie dienen te voldoen aan de gestelde selectievoorwaarden. Tenminste een van de leden van de combinatie dient te voldoen aan de gestelde financiële eisen. 2. ofwel als contractant/onderaannemer (ook wel hulppersoon genoemd) constructie, waarbij de contractant geldt als inschrijver en na eventuele gunning als contractpartij en aansprakelijk is voor het nakomen van alle verplichtingen, inclusief de verbintenissen waartoe de onderaannemer (hulppersoon) wordt ingeschakeld. Deze variant wordt veelal toegepast als de inschrijver zelf niet over bepaalde voor de opdracht benodigde bekwaamheden beschikt. Houdt u rekening met het volgende: - Combinaties van ondernemers kunnen deelnemen aan deze aanbestedingsprocedure, tenzij zij hiermee de mededinging beperken. De Belastingdienst kan zonodig van de combinatie na gunning een bepaalde rechtsvorm verlangen, indien dit door de Belastingdienst voor een goede uitvoering van de opdracht noodzakelijk wordt geacht. - Alle aan te leveren stukken door inschrijver, penvoerder, combinatielid en/of onderaannemer zijn gespecificeerd in paragraaf Let er bij de ondertekening op dat dit geschied door een tekeningsbevoegde functionaris of zorg voor een duidelijke volmacht, zodanig dat dit door B/CFD te verifiëren is. - Van de penvoerder van de combinatie wordt verwacht dat deze alle stukken zal verzamelen en centraal zal aanleveren met de inschrijving. - In geval van een combinatie dient de penvoerder zorg te dragen voor een schriftelijk bewijsstuk dat achter haar eigen verklaring, Bijlage 11, wordt toegevoegd, inhoudende een toereikende volmachts- en/of machtigingsverklaring, van de andere combinanten. - Inschrijver is in het kader van hoofdelijke aansprakelijkheid in voorkomend geval verplicht de in te schakelen onderaannemers te informeren over de inhoud van de diverse bijlagen. - Ingeval u als inschrijver een verzoek tot deelname indient, terwijl eveneens een andere op grond van de artikelen 2:24a en 2:24b BW of vergelijkbare bepalingen naar buitenlands recht met u gelieerde rechtsperso(o)n(en) een verzoek tot deelname indien(t)(en), kan de aanbestedende dienst van u alsmede de bedoelde gelieerde rechtsperso(o)n(en) een versie 1.0 pagina 28 van 80

29 verklaring verlangen waaruit blijkt dat, ingeval zowel u als de gelieerde rechtsperso(o)n(en) worden geselecteerd, het verzoek tot deelname in volle concurrentie tot stand zijn gekomen. U verstrekt op eerste verzoek, ook na afsluiting van de selectiefase, bovenbedoelde verklaring. Ingeval u de verlangde verklaring niet verstrekt, heeft de aanbestedende dienst het recht tot uitsluiting over te gaan. Eis 6. U dient alle relevante bijlagen, zoals genoemd in deze paragraaf en zoals nader gespecificeerd in paragraaf 3.2.3, volledig in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen Verzekering Eis 7. Gezien de aard van de werkzaamheden acht de aanbestedende dienst het noodzakelijk dat inschrijver verzekerd is tegen bedrijfsaansprakelijkheid, dan wel bereid en in staat is om bij gunning zich voor bedrijfsfouten te verzekeren met een maximale dekking van ,- of equivalente tegenwaarde. Op daartoe strekkend verzoek verstrekt inschrijver bewijs van adequate verzekering dan wel een verklaring waaruit blijkt dat deze hiertoe bereid en in staat is de bij gunning af te sluiten Technische bekwaamheid - referenties In het kader van de beoordeling van uw technische bekwaamheid dient u referenties te overleggen. Eis 8. Inschrijver overlegt klantreferenties van verrichte opdrachten bij twee verschillende klanten (opdrachtgevers) gedurende de afgelopen drie jaar (lopend of afgerond), die voldoen aan de volgende voorwaarden: Bij elke klantreferentie levert u een ondertekende tevredenheidsverklaring aan van de betreffende referent conform Bijlage 20. In geval één of meerdere van uw klantreferenten geen tevredenheidsverklaring wenst af te geven en u om die reden gebruik maakt van een eigen verklaring, dan verlangt de Belastingdienst een door de eigen directie van de inschrijver ondertekende verklaring inhoudende dat de betreffende referent omwille van beleidsredenen geen tevredenheidsverklaring afgeeft. Eis 9. Als inschrijver zich beroept op de technische bekwaamheid van andere entiteiten (derhalve entiteiten die geen deel uitmaken van inschrijver) dan toont hij aan dat hij over de noodzakelijke middelen kan beschikken voor de uitvoering van de opdracht, conform Bijlage 16. Alle referenties dienen qua aard vergelijkbaar te zijn met de onderhavige opdracht. Een referentie wordt qua aard vergelijkbaar geacht als het de levering en plaatsing betreft van warme drankenautomaten inclusief de levering van automaattoebehoren (waaronder ingrediënten) en de bijbehorende dienstverlening als de (dagelijkse) verzorging en preventief en correctief (technisch) onderhoud van de warme drankenautomaten (full operating). 1 actualiteit twee projecten van verschillende klanten in de afgelopen drie jaar geteld vanaf de publicatiedatum van deze aanbesteding (huidig of afgerond in de afgelopen 3 jaar); versie 1.0 pagina 29 van 80

30 2 omvang d.w.z. één van de twee opdrachten (referenties) dient betrekking te hebben op het leveren, plaatsen, onderhouden en (dagelijkse) verzorging van minimaal 400 automaten aan één organisatie met minimaal 15 geografisch verspreide locaties, de overige opdracht (referentie) dient betrekking te hebben op het leveren, plaatsen, onderhouden en (dagelijkse) verzorging van minimaal 200 automaten aan één organisatie met minimaal 10 geografisch verspreide locaties. Om voor selectie in aanmerking te komen dient elke inschrijver minimaal te voldoen aan de hierboven gestelde eisen ten aanzien van de klantreferenties. Geef per klantreferentie als opgegeven bij Eis 8 een omschrijving waaruit uw technische bekwaamheid blijkt. Onwaarheden, onjuistheden of onvolledigheden ten aanzien van de opgegeven referenties kunnen leiden tot uitsluiting van de procedure. De Belastingdienst behoudt zich het recht voor zo nodig referenties op juistheid te controleren en indien mocht blijken dat er sprake is van onjuistheid hiervan aangifte te doen. Mocht blijken dat er een onjuist beroep wordt gedaan op een referentie en inschrijver beschikt hierdoor niet langer over het minimale aantal benodigde referenties, leidt dit tot ongeldigheid van de inschrijving Beoordeling op de gunningseisen en de plannen van Aanpak Beoordeling gunningseisen De inschrijvers die een inschrijving indienen die voldoen aan de vormvereisten, uitsluitingsgronden en selectie-eisen, worden toegelaten tot de gunningsfase. In de gunningsfase wordt per inschrijver onderzocht of de inschrijving voldoet aan de gunningseisen. De inschrijver dient in de conformiteitenlijst gunningseisen, bijlage 21, alle eisen met JA te hebben beantwoord Beoordeling kwaliteitscriterium plannen van aanpak De eisen waaraan de inschrijving moet voldoen en de wensen waarop kan worden gescoord op het gunningscriteria Kwaliteit zijn opgenomen in hoofdstuk 4. Voor het onderdeel plannen van aanpak kunnen maximaal 100 punten worden behaald. Per plan van aanpak en per element is een wegingspercentage vastgesteld dat aangeeft in welke mate het subgunningscriterium bijdraagt aan de totale score van de inschrijving. Subgunningcriterium Kwaliteit Wegingsfactor in Staat gelijk aan maximaal % aantal punten Plan van aanpak Vergaderkoffie 10% 10 Plan van Aanpak Implementatie 30% 30 Plan van aanpak Operationele zaken 40% 40 Plan van aanpak Ontwikkelingen op lange termijn 20% 20 Totaal 100% 100 Ieder plan van aanpak is opgebouwd uit meerdere elementen. Voor meer informatie over de plannen van aanpak en de elementen zie Hoofdstuk 4. De beoordeling van de elementen in het Plan van aanpak vindt plaats op basis van een relatieve vergelijking met de andere inschrijvers (relatieve beoordeling). De antwoorden op elk individueel subcriterium (element) worden ten opzichte van elkaar vergeleken op inhoud en volledigheid versie 1.0 pagina 30 van 80

31 Plan van aanpak Vergaderkoffie Welke automaten biedt de inschrijver aan? (inclusief motivatie) 20% Capaciteit van de automaten gedurende de pieken bij vergaderingen 20% Inrichting pauzeplein ( impressietekening of fotomateriaal) 20% Samenwerking met de cateraar (Eurest) 20% Advies koffie- en theekannen service 20% Plan van Aanpak Implementatie Planning van de implementatieperiode 20% Logistieke aspecten 20% Voorstel koffie- en theevoorziening op locaties met minder dan 10 fte. 20% Communicatieplan 20% Risicoanalyse en beperking van de risico s incl. alternatieven oplossingen 20% Plan van aanpak Operationele zaken Kwaliteit van verzorging en onderhoud 20% Borging van de kwaliteit van de melanges en de hoeveelheid koffie per consumptie 20% (aantal gram, aantal cl). Zelfdiagnose van de automaat 10% Registratie van klachten en storingen 20% Verhouding zettijd van de aangeboden automaten in relatie tot de zettijd van de 30% huidige automaten Plan van aanpak ontwikkelingen op lange termijn Inspelen op veranderende behoefte van de klant/gebruiker 25% Beleving van de klant gedurende de contractperiode 25% Ontwikkelingen op het gebied van zelfdiagnose (automatische doormelden van 10% storingen aan opdrachtnemer) Analyse automatenpark gedurende de contractperiode 20% Inspelen op genoemde ontwikkelingen en de mogelijke krimp of groeiscenario s 20% Een groep van 5 individuele materiedeskundigen kennen, onafhankelijk van elkaar, punten toe aan ieder element gerelateerd aan de schaal zoals hieronder is weergegeven. Het punt Motivatie: antwoord: en: Ontbreekt Er is geen antwoord gegeven op het element. 0 Is matig Het gegeven antwoord geeft de aanbestedende dienst een onvolledig beeld. Met het gegeven antwoord onderscheidt de inschrijver zich in negatieve zin ten 4 opzichte van de overige inschrijvers. Is gemiddeld Het gegeven antwoord is duidelijk en relevant voor de opdracht. Met het gegeven antwoord onderscheidt de inschrijver zich niet in positieve zin 6 ten opzichte van de overige inschrijvers of is gelijkwaardig. Is goed Het gegeven antwoord is duidelijk en relevant voor de opdracht. Met het gegeven antwoord onderscheidt de inschrijver zich in positieve zin ten 8 opzichte van de overige inschrijvers. Is uitstekend Het antwoord is innoverend, heeft toegevoegde waarde. Het antwoord geeft aan dat de inschrijver een hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening heeft. 10 Het gegeven antwoord onderscheidt zich in sterke mate in positieve zin t.o.v. de overige inschrijvers versie 1.0 pagina 31 van 80

32 1. De beoordelaars beoordelen per element. Zij lezen van alle inschrijvers de invulling van dat element op de voorgeschreven plaats en kennen pas nadat zij alle tekst (over dat element) hebben gelezen de punten toe. 2. Deze punten dienen als basis voor de plenaire discussie binnen het beoordelingsteam. Uiteindelijk zal het team op basis van de scores en de plenaire discussie tot consensus komen. 3. De punten worden lineair verdeeld tussen een 6,0 (min. Score) en het hoogste gemiddelde cijfer (afgerond op 2 decimalen) 4. De gehanteerde formule:(((behaalde score hoogste score) / (hoogste score 6,0))+1) * Indien de eindscore voor een plan van aanpak lager is dan 6,0 geldt een knock-out, de inschrijving wordt dan terzijde gelegd. 6. Zie voor een voorbeeld en de concrete toepassing Bijlage 8 Voorbeelden rekenmodellen De lineaire puntenverdeling o.b.v. gewogen gemiddelde / consensus De gewogen gemiddelde scores op de diverse plannen van aanpak zijn bijvoorbeeld als volgt: PUNTEN OVERZICHT Plannen van Aanpak Weging Max. punten Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C Inschrijver D Inschrijver E Consensus Vergaderkoffie 7,92 7,52 7,08 8,24 8,88 Punten Vergaderkoffie 10% 10 6,67 5,28 4,17 7,78 10,00 Consensus Implementatie 7,76 6,80 6,88 8,00 8,80 Punten Implementatie 20% 20 12,57 5,71 6,29 14,29 20,00 Consensus Operationele Zaken 7,72 8,32 5,84 7,92 7,60 Punten Operationele Zaken 40% 40 29,66 40,00 Knock 33,10 27,59 Out Consensus Ontwikkelingen lange 8,26 7,72 7,24 7,74 8,32 termijn Punten Ontwikkelingen lange termijn 30% 30 29,22 22,24 16,03 22,50 30,00 Totaal aantal punten Kwaliteit 100% ,12 73,23 26,49 77,67 87,59 Het hoogste gewogen gemiddelde behaalt het maximaal aantal punten (10, 30,40 of 20). Een gewogen gemiddelde van 6,0 of lager levert geen punten op (0 punten). Indien een plan lager scoort lager dan een 6,0 dan is de inschrijving knock out (In dit voorbeeld inschrijver C). De formule voor het bepalen van de overige punten is als volgt: (((behaalde score hoogste score) / (hoogste score 6,0))+1) * 100 Het kan voorkomen dat meerdere inschrijvingen met een gelijk aantal totaalpunten eindigen, waardoor meerdere inschrijvingen als in aanmerking komen deelname aan de belevingstest. In dat geval zal de inschrijving met de hoogste score op de kwalitatieve subgunningcriteria plan van aanpak operationele zaken door zijn naar de belevingstest. Mocht de score ook op het plan van aanpak Operationele zaken gelijk zijn, dan zal de inschrijver met de hoogste score op het plan van aanpak ontwikkelingen op de lange termijn door zijn naar de belevingstest. Mochten ook hier van die betreffende inschrijvingen de scores gelijk zijn, dan zal loting plaatsvinden onder notarieel toezicht. LET OP: De punten voor de plannen van aanpak hebben enkel tot doel de selectie van leveranciers terug te brengen naar 3 inschrijvers die doorgaan naar de belevingstest. De punten voor de plannen van aanpak wegen in de vervolgfase dus niet meer mee. Uitzondering hierop is de situatie waarin Inschrijvers gelijk eindigen in de punten toekenning naar aanleiding van de prijs / belevingstest. Dan geldt dat de inschrijver het de hoogste score op de plannen van aanpak de opdracht gegund krijgt. In het bovenstaande voorbeeld zijn de inschrijver A, D en E dus door naar de belevingstest versie 1.0 pagina 32 van 80

33 3.6. Beoordeling in de Belevingstest Beoordeling belevingstest in relatie tot de prijs Voor het criterium economisch meest voordelige inschrijving zijn zowel de geoffreerde prijs als het behaalde aantal stemmen op de belevingstest van belang. De punten voor de plannen van aanpak zijn verder niet meer van invloed (tenzij inschrijvers gelijk eindigen). Bij het onderdeel kwaliteit/belevingstest kunnen maximaal 1000 punten worden behaald. Deze punten worden toegekend aan de inschrijver die de meeste stemmen haalt bij de belevingstest. Dit wordt het referentiepunt voor toekenning van punten aan de overige inschrijvingen. De kwaliteit/belevingstest wordt uitgevoerd volgens de procedures die beschreven staan in Bijlage 6 Protocol Belevingstest. Hieronder volgt stapsgewijs een uitleg van de beoordelingssystematiek: 1. Ongeveer 400 medewerkers van de Belastingdienst zullen een stem uitbrengen. 2. Aan de inschrijver die bij de belevingstest de meeste stemmen krijgt, wordt punten toegekend. Indien er meerdere inschrijvers zijn die een gelijke score op de belevingstest hebben behaald, dan wordt de inschrijver met de laagst geoffreerde Integrale Consumptie Prijs als referentie-aanbieding aangemerkt. 3. Voor de overige aanbieders wordt het procentuele prijsverschil en procentuele kwaliteitsverschil (=stemmen belevingstest) en prijsverschil bepaald ten opzichte van de referentie-aanbieding. 4. Voor elke procent minder stemmen behaald bij belevingstest tov de referentie-aanbieding worden 2 punten in mindering gebracht (=maluspunten). 5. Voor elke procent lagere Integrale Consumptieprijs t.o.v. referentie-aanbieding wordt 1 punt toegekend (=bonuspunten). 6. De score voor de overige aanbieders is 1000 minus behaalde maluspunten plus behaalde bonuspunten. 7. De aanbesteding wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste score. 8. Zie voor een voorbeeld en de concrete toepassing Bijlage 8 Voorbeelden rekenmodellen Plaats en periode van de Gunningstest / Belevingstest Het uitvoeren van de Belevingstest zal plaatsvinden van t/m op 6 locaties welke geografisch verspreid liggen in Nederland. Alle 3 de beoogde contractpartijen staan gedurende de eerste 3 weken van de testperiode volgtijdelijk na elkaar op de geselcteerde locaties. In week 4 zullen de automaten gelijktijdig naast elkaar op de bovenstaande locaties worden opgesteld. Zie verder paragraaf 4.9 alsmede het protocol in bijlage 6.. De test zal volgens onderstaand schema plaatsvinden. Locatie 1e testweek 2e testweek 3e testweek 4e testweek 1 Leverancier A Leverancier B Leverancier C Leverancier A,B,C 2 Leverancier A Leverancier C Leverancier B Leverancier A,C,B 3 Leverancier B Leverancier A Leverancier C Leverancier B,A,C 4 Leverancier B Leverancier C Leverancier A Leverancier B,C,A 5 Leverancier C Leverancier A Leverancier B Leverancier C.A.B 6 Leverancier C Leverancier B Leverancier A Leverancier C.B.A Leverancier A is de inschrijver met de hoogste score op de plannen van aanpak, B de tweede C de derde. De definitieve invulling van de locaties zal ten tijde van de tussentijdse gunning bekend worden gemaakt om beïnvloeding van de bewoners van die locaties te voorkomen. Een schouw van de testlocaties behoort niet tot de mogelijkheden versie 1.0 pagina 33 van 80

34 Hoofdstuk 4. Specificaties van de opdracht 4.1. Inleiding gunningscriteria In dit hoofdstuk zijn eisen en wensen geformuleerd met betrekking tot de gevraagde levering en bijbehorende dienstverlening. De eisen en wensen zijn uniek genummerd en worden onderscheiden zoals beschreven in Hoofdstuk 3 beoordelingscriteria inschrijving. Daarom wordt hiernaar verwezen voor de nadere uitleg. Eventueel overeenkomende toelichtingen of voorbehouden die bij meerdere gunningseisen of gunningswensen gelden hoeven niet herhaald uitgeschreven te worden. In voorkomende gevallen kan verwezen worden naar het antwoord op het criterium of vraag waar de toelichting of het voorbehoud is beschreven Prijs De eisen en wensen met betrekking tot het gunningscriterium Prijs zijn: Eis 10. Vul de spreadsheet Financieel Model, Bijlage 23, volledig in en voeg deze bij de inschrijving conform het bepaalde in paragraaf Het is, op straffe van uitsluiting van de aanbestedingsprocedure, niet toegestaan om de opmaak van de spreadsheet te wijzigen. Een kopie van het ingevulde spreadsheet dient zowel op papier als digitaal aan de inschrijving te worden toegevoegd. Zie ook het bepaalde in paragraaf 3.2 inzake vormvereisten. Eis 11. Eis 12. Eis 13. Eis 14. Eis 15. Eis 16. Eis 17. De te offreren prijs mag niet hoger zijn dan 0,14 (excl. BTW) All-in. Vermeld in de inschrijving de ICP in Euro s met maximaal 3 cijfers achter de komma. Vermeld in de inschrijving alle geldbedragen exclusief omzetbelasting (BTW). De ingevulde Integrale Consumptie Prijs (ICP) is alleen van toepassing op de warme consumpties, zoals koffie, warme chocolade en heet water. De ICP is niet van toepassing op de verstrekking van koud water. Deze is gratis. De bekerkosten van koud waterconsumpties dient de inschrijver in de ICP van warme consumpties te verwerken. Op jaarbasis worden ongeveer 7,5 miljoen koud waterconsumpties afgenomen. Alle met de dienstverlening gemoeide kosten zijn verwerkt in de prijs (all-in), tenzij anders vermeld. Dit geldt ook voor verhuizingen van automaten en eventuele opslag van automaten (zie ook eis 34). Alle ingevulde bedragen en hoeveelheden dienen realistisch en marktconform te zijn. Het is niet toegestaan om negatieve prijzen, prijzen die de gehanteerde formule frustreren of die bij voorbaat objectief niet kunnen worden nagekomen, te offreren. Kosten die niet in de inschrijving genoemd worden en niet verdisconteerd zijn in de prijsstelling, maar toch noodzakelijk blijken te zijn voor een goed functioneren van het product of de dienstverlening, conform de in het beschrijvend document gestelde eisen, zijn voor rekening van inschrijver. Indien de Belastingdienst, in aansluiting op Eis 16, kosten moet maken die noodzakelijk blijken te zijn voor een goed functioneren van de dienstverlening, zijn deze kosten voor rekening van inschrijver versie 1.0 pagina 34 van 80

35 Eis 18. De facturering dient na uitvoering van de dienstverlening (levering) maandelijks plaats te vinden zoals opgenomen in bijlage 3 Standaarden elektronisch bestellen en factureren. Opdrachtnemer accepteert een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur Indexering De door inschrijver geoffreerde tarieven zijn vast tot 1 april 2014 en mogen daarna worden geïndexeerd volgens onderstaande methode. Voor de componenten onderhoud, operating en overig worden CBS indexcijfers gebruikt. Voor de component ingrediënten wordt gebruikt gemaakt van de ontwikkeling van de koffieprijs zoals gepubliceerd op de website (tabblad statistics>>coffeeprices>>monthly averages>>kolom ICO composite price). Het jaargemiddelde van de koffieprijs voor het jaar 2012 wordt gesteld op 100. Voor de indexering in april 2014 wordt het jaargemiddelde van 2013 vergeleken met het jaargemiddelde van Let op: bij een dalende koffieprijs kan het voorkomen dat de integrale consumptieprijs naar beneden wordt aangepast. Risico s aangaande valuta schommelingen zijn voor rekening van de opdrachtnemer. De verhoudingen tussen de indexeringstabellen (prijscomponenten) is als volgt: Omschrijving van de Percentage Indexering toegestaan op basis van: component van de ICP van de ICP Loonkosten i.v.m. onderhoud en operating 30% Prijsindex obv CAO lonen per uur, incl bijzondere beloningen; bedrijfsector commerciële dienstverlening (tabel 50 74stak) Ingrediënten koffie 35% Ontwikkeling koffie prijs (gepubliceerd op Ingrediënten overig* 15% Consumenten prijs index gepubliceerd door CBS (index tabel 01210) Afschrijving automaten 20% Geen indexering. *Bijvoorbeeld suiker, melk, theezakjes, bekers en overige supplies. Uitgangspunt voor de tariefstijging (of daling) is de ontwikkeling van deze index gedurende de periode jan n-1 t/m jan jaar n voorafgaand aan de genoemde datum van 1 april van jaar n voor tarief indicatie. Het percentage voor de tariefstijging (of daling) wordt afgerond op één decimaal achter de komma. Tariefstijging per Ontwikkeling index 1 april 2014 jan 2013 t/m jan april 2015 jan 2014 t/m jan april 2016 jan 2015 t/m jan april 2017 jan 2016 t/m jan april 2018 jan 2017 t/m jan april 2019 jan 2018 t/m jan april 2020 jan 2019 t/m jan 2020 De inschrijver dient voor 1 maart voorafgaande aan de genoemde momenten van tarief indexering een schriftelijk verzoek, met bijbehorende onderbouwing, in om voor indicatie in aanmerking te komen. De indexering kan pas worden doorgevoerd naar schriftelijk akkoord van de opdrachtgever versie 1.0 pagina 35 van 80

36 4.4. Kwaliteit warme dranken en koud water voorziening op de werkplek Aan te bieden apparatuur Bij de Belastingdienst staan momenteel 960 automaten. Op 42 locaties (plekken) staan 2 automaten naast elkaar. In de gebouwen die volgend jaar gaan sluiten staan 30 automaten. De medewerkers verhuizen naar gebouwen waar al automaten staan. In deze gebouwen zullen waarschijnlijk automaten bijgeplaatst moeten worden. Verwachte aantal benodigde automaten in 2013: 940 stuks. Het merendeel van de huidige automaten kent de volgende maatvoering: Staand model: 183 cm x 66,4 cm x 70 cm (h/b/d). Naast de staande automaat is in de huidige situatie een smalle kast geplaatst voor de losse ingrediënten en toebehoren (theezakjes in 6 smaken, suikerstaafjes en roerstaafjes). Afmeting grote theekast is 183 cm x 16,6 cm x35 cm (h/b/d). Van de geplaatste automaten zijn 50 stuks als tafelmodel uitgevoerd: 70 cm x 66 cm x 45,5 cm (h/b/d). Ook deze automaten beschikken over een op maat gemaakt kastje voor losse ingrediënten of een meubel waarin de ingrediënten zijn opgeborgen (zie bijlage 9, voorbeelden huidige automaten). Afmeting kleine theekast is 70 cm x 30 cm x20 cm (h/b/d). Gedetailleerde informatie zal de opdrachtnemer zelf moeten vaststellen tijdens de schouw van de locaties (na de gunning). Eis 19. Eis 20. Inschrijver dient bij haar offerte uit te gaan van het te verwachte aantal automaten in 2013 (min. 940 stuks, waarvan in ieder geval 50 stuks uitgevoerd in tafelmodel). Na de gunning vindt een schouw plaats van alle locaties van de Belastingdienst en wordt in overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer het aantal benodigde automaten vastgesteld. Indien dit aantal lager is dan het geoffreerde aantal dan vindt geen verrekening plaats. Indien uit de schouw blijkt dat meer automaten nodig zijn dan geoffreerd (bijvoorbeeld omdat de capaciteit van de geoffreerde automaat onvoldoende is) vindt ook geen verrekening plaats. De inschrijver beschrijft in haar offerte de aangeboden automaten waarbij minimaal de volgende gegevens verstrekt moeten worden: Type automaat Afmetingen van de automaat inclusief eventueel bijgeleverd meubel Technische gegevens van de automaat inclusief energieverbruik, temperatuur, gewicht, geluidsniveau, filters, apart uitgifte punt (slangetje) voor waterconsumpties etc. Capaciteit van de automaat Functionaliteiten van de automaat Zetmethode en zettijden Fotomateriaal van de automaat en eventueel bijgeleverd meubel Het antwoord op deze eis dient een volledige weergave te zijn van het aangeboden product en moet worden bijgevoegd achter tabblad 16. Niet genoemde elementen kunnen in de belevingstest niet meer worden aangeboden of worden toegevoegd. NB. Het is niet toegestaan reclame uitingen (anders dan het eigen merk) te plaatsen op de automaten. Indien de automaat ruimte biedt voor een poster dan dient hiervoor een voorstel te worden gedaan welke vervolgens voor definitieve plaatsing wordt afgestemd met de opdrachtgever. Eis 21. Eis 22. Op een aantal locaties zijn de automaten ingebouwd en bouwkundige aanpassingen zijn niet gewenst. Afwijking van de hierboven genoemde maatvoering is op deze locaties niet toegestaan. Het betreft 6 gebouwen en 115 automaten (zie ook bijlage 7). De Belastingdienst overweegt om in de gebouwen van de Belastingdienst met een publieksfunctie een koffieautomaat in de centrale hal te plaatsen. Het gaat om maximaal 25 automaten. Het aantal consumpties is niet bekend. De automaten moeten beschikken over een muntinworp (euro muntstuk en/of munt zonder geld waarde). De verkoopprijs versie 1.0 pagina 36 van 80

37 van warme dranken wordt door de opdrachtgever vastgesteld op 20 eurocent. De verstrekking van koud water is gratis. De opbrengst van de verkoop is voor de opdrachtnemer. Daarnaast mag de opdrachtnemer per consumptie (koffie of thee) de geoffreerde ICP in rekening brengen bij de opdrachtgever. Voor koud water mag ook de bekerprijs niet in rekening worden gebracht. De automaten moeten minimaal de volgende keuzemogelijkheden bieden: koffie, automatenthee en koud water. Nb: deze 25 automaten maken geen onderdeel uit van de 940 automaten voor koffie op de werkplek. Eis 23. Eis 24. De Belastingdienst overweegt om een aantal van de huidige Schaerer automaten (maximaal 15 stuks verdeeld over verschillende gebouwen en locaties) te handhaven. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de dagelijkse verzorging (full operating) en onderhoud en rekent de consumpties af tegen de geoffreerde ICP op basis van de tellerstanden van de Schaerer automaten (niet o.b.v. ingrediënten). De door de inschrijver aangeboden automaten en toebehoren (bijvoorbeeld theekasten) moeten nieuw zijn. Dit geldt ook voor uitbreiding van het aantal automaten gedurende de eerste 3 jaar van de contractperiode. Vanaf het 4 e contractjaar is het toegestaan bij uitbreiding of vervanging gereviseerde automaten in te zetten, waarbij de functionaliteit en uitstraling van de automaat hetzelfde moet blijven. Voor verplaatsingen van automaten bij de opdrachtnemer hoeft de automaat uiteraard niet door een nieuw exemplaar te worden vervangen. NB. De in de testfase gebruikte automaten mogen uiteraard wel ingezet worden in de uitvoering, cq implementatiefase Assortiment Eis 25. Eis 26. Eis 27. Eis 28. Inschrijver dient automaten te leveren waarbij de sterkte van de drank en de dosering van toevoegingen (suiker en melk) regelbaar is. Na elke uitgifte wordt de dosering standaard ingesteld op normaal. Automaten moeten minimaal de volgende keuzemogelijkheden bieden: koffie, mokka of espresso, cappuccino, warme chocolade, heet water, gekoeld water, melk en suiker. In bijlage 7 treft u informatie aan over de huidige keuzemogelijkheden en de verbruiksaantallen. Bij de automaat moeten minimaal de volgende ingrediënten/toebehoren los worden verstrekt: suikerstaafjes, roerstaafjes, zoetjes, decafé staafjes, melkstaafjes, theezakjes in 4 smaken (meer smaken is toegestaan). Indien decafé in de automaat wordt aangeboden, kan losse verstrekking van decafé en melkstaafjes achterwege blijven. De verstrekking van zoetjes mag ook worden aangeboden door middel van een dispenser bij de automaat. Het is niet toegestaan om soep of sap aan te bieden via de automaat of via losse verstrekking. Eis 29. Inschrijver beschrijft in haar offerte minimaal de volgende gegevens: De aangeboden keuzemogelijkheden voor consumpties en thee smaken; Aangeboden beker voor consumpties, materiaalsoort, en inhoudsmaat; Hoeveelheid koffie (droog of geconcentreerd) per consumptie (gram of centiliter); Hoeveelheid koffie in vloeibare vorm, per type consumptie; Gebruikte topping; De koffiesoort en melange (verhouding tussen de verschillende koffiebonen). Het antwoord op deze eis dient een volledige weergave te zijn van het aangeboden product en moet worden bijgevoegd achter tabblad 16. Niet genoemde elementen kunnen in de belevingstest niet meer worden aangeboden of worden toegevoegd versie 1.0 pagina 37 van 80

38 4.5. Kwaliteit warme dranken en koud water voorziening in vergadercentra In 2003 is door een versoberingsbeleid bij de Belastingdienst de koffie- en theevoorziening voor vergaderzalen afgeschaft. Bij vergadering wordt gebruik gemaakt van de automaat op de gang. Dit geldt niet voor de vier vergadercentra (Apeldoorn, Utrecht, Den Haag en Rotterdam). In deze vergadercentra wordt standaard koffie- en theekannen in de vergaderzaal neergezet. Een groot deel van de koffie wordt na afloop van de vergadering weer door de gootsteen gespoeld. Het voorziet dus duidelijk niet in de behoefte van de klant. Die kiest er steeds vaker voor om op de gang gebruik te maken van de koffieautomaat. Het belangrijkste knelpunt wat opgelost moet worden is: Het aanbod van koffie- en thee bij vergaderservice is in de huidige situatie niet in overeenstemming met de behoefte van de klant. De kwaliteit van de koffie- en thee in kannen wordt minder gewaardeerd dan de kwaliteit van de koffie uit de automaat op de gang. Bovendien zorgt koffie- en theeservice in de vergaderzaal voor extra vervuiling en (mokken)logistiek. Dit leidt tot hogere kosten voor schoonmaak en catering. B/CFD kiest ervoor om een pilot te starten met één of twee pauzepleinen. Een pauzeplein is een centrale plek in het vergadercentrum waar (luxe) koffieautomaten staan opgesteld. Het aantal machines is afgestemd op de benodigde capaciteit om pieken op te kunnen vangen. Bij een groot vergadercentrum kunnen meerdere pauzepleinen gerealiseerd worden (bijvoorbeeld Utrecht 1 per etage). Door een pauzeplein aantrekkelijk in te richten zijn mensen eerder geneigd om daar ook de pauze door te brengen en niet met koffie te gaan lopen door de gangen. Hiermee wordt de kans op vlekken in het tapijt verkleind. Het is op voorhand moeilijk in te schatten wat de effecten van een pauzeplein zullen zijn op het gedrag van de klant. Ook is het lastig om op voorhand vast te stellen hoe het pauzeplein er idealiter uit komt te zien. Om die reden wordt de pilot uitgevoerd om zo ervaring op te doen en het concept gedurende de pilotperiode steeds verder te optimaliseren. Hierdoor ontstaat een blauwdruk welke na de evaluatie kan worden gebruikt om in alle vergadercentra te implementeren. De pilot is geslaagd als het aantal koffie- en theekannen met minimaal 50% is gedaald, de klant tevreden is over het pauzeplein en de kosten voor vergaderservice lager zijn dan de huidige uitgaven. Indien na evaluatie van de pilot blijkt dat het pauzeplein niet succesvol is, zal worden overgegaan op het scenario, waarbij automaten op de gang in de nabijheid van de vergaderzalen geplaatst worden. De situatie is dan gelijk aan de werkplekkoffie zoals beschreven in paragraaf 4.4. Enkele cijfers die betrekking hebben op de vergadercentra: Rotterdam 25 vergaderzalen Apeldoorn 27 vergaderzalen Den Haag 12 vergaderzalen Utrecht 57 vergaderzalen Gemiddelde bezettingsgraad 75%, dit is ongeveer 180 vergaderingen van een halve dag Schatting aantal consumpties: 180 dagdelen x 15 personen x 2 consumpties per persoon x 250 dagen = consumpties per jaar. Optionele uitbreiding met een vergadercentrum in Amsterdam. Aantal zalen nog niet bekend. Opdrachtgever garandeert voor de vergadercentra een totaal volume van (1 miljoen) consumpties per jaar, vanaf het moment dat de implementatie van automaten in alle deelnemende vergadercentra is voltooid. Globale planning: start pilot 2 e kwartaal 2013, evaluatie in het 3 e kwartaal 2013 en implementatie van alle vergadercentra in het 4 e kwartaal Eis 30. De inschrijver biedt automaten aan ten behoeve van de pilot pauzeplein. Indien na een positieve evaluatie van de pilot besloten wordt om alle vergadercentra te voorzien van pauzepleinen levert de opdrachtnemer de benodigde automaten. Indien na evaluatie van versie 1.0 pagina 38 van 80

39 de pilot wordt besloten over te gaan op automaten op de gang levert de opdrachtnemer automaten voor de gang (welke gelijk zijn aan de automaten voor werkplekkoffie). De capaciteit moet voldoende zijn om pieken in de vergadercentra te kunnen opvangen. Eis 31. Eis 32. Wens 1. De inschrijver hanteert voor de automaten op het pauzeplein (of indien na de pilot gekozen wordt voor automaten op de gang) dezelfde ICP als geoffreerd voor koffie op de werkplek. De eisen 20, 24 tot en met 29 zijn ook van toepassing op de warme dranken en koud water voorziening in vergadercentra. Inschrijver stelt een plan van aanpak vergaderkoffie op waarin de onderstaande elementen zijn uitgewerkt. De beschrijving moet SMART geformuleerd worden, rekening houdend met de algemene eisen, genoemd in deze paragraaf (max. 3x A4, excl. Voorbeeldmateriaal). Welke automaten biedt de inschrijver aan? (zie voor de minimale elementen de eisen 20 en 29) inclusief motivatie. Op welke wijze garandeert de inschrijver dat de capaciteit van de automaten voldoende is om de pieken bij vergaderingen op te vangen? NB: opdrachtnemer wenst niet te sturen op tijdstippen waarop de klant pauzeert. Hoe ziet het pauzeplein eruit? Aan de hand van een impressietekening of fotomateriaal wenst de opdrachtnemer inzicht te krijgen in de voorgestelde opstelling van automaten en eventueel bijbehorend meubilair. NB: Het gaat hier niet om zit- en stameubilair maar uitsluitend meubilair om de automaten te plaatsen (indien van toepassing). Het pauzeplein moet worden uitgewerkt voor de locatie Utrecht, Herman Gorterstraat 55, 2 e etage. Op deze etage zijn 25 vergaderzalen gesitueerd, met totaal 300 vergaderstoelen. Het is toegestaan om meerdere pauzepleinen op deze etage te realiseren. Op deze locatie zal een schouw plaatsvinden (zie paragraaf 2.4). Hoe ziet de inschrijver de samenwerking met de cateraar (Eurest)? De cateraar levert in de vergadercentra de koffie- en theekannen voor vergaderingen en verzorgt op verzoek van de klant de lunches in het vergadercentrum (in de zaal of op het toekomstige pauzeplein). De koffie- en theekannen service blijft gehandhaafd zolang de implementatie van de pauzepleinen (of het alternatief automaten op de gang) niet is afgerond. Daarna zal de klant incidenteel nog gebruik willen maken van deze service. In de vergadercentra staan nu kannentappers van het merk Animo (in eigendom van de Belastingdienst). Welk advies geeft de inschrijver voor het invullen van deze service? 4.6. Implementatie Eis 33. Eis 34. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het afkoppelen van de oude automaten, het plaatsen van de nieuwe automaten en het aansluiten en in gebruik stellen van de nieuwe automaten op de door opdrachtgever aangegeven locaties. Opdrachtnemer overlegt met de huidige leverancier over het afvoeren van de oude automaten. Uitgangspunt is minimale overlast voor de klant. Indien na de implementatiefase automaten overbodig worden (bijvoorbeeld door sluiting van een locatie), zorgt de opdrachtnemer voor het afvoeren van de automaten. Deze automaten kunnen op verzoek van opdrachtgever of opdrachtnemer elders bij de Belastingdienst worden ingezet. Voor het verhuizen van de automaten mogen geen kosten in rekening worden gebracht. Ook voor de (tijdelijke) opslag van automaten mag de opdrachtnemer geen kosten in rekening brengen. Toelichting: De inschrijver dient bij het vaststellen van de ICP rekening te houden met deze kosten. Ter indicatie: Op jaarbasis verwacht de opdrachtgever ongeveer 100 verhuizingen van automaten versie 1.0 pagina 39 van 80

40 Eis 35. Indien na de implementatiefase automaten (bij)geplaatst moeten worden bij de Belastingdienst of andere klanten die door B/CFD geserviced worden, geldt een maximale levertijd van 6 weken. Voor grotere projecten (meer dan 20 automaten) wordt de levertijd in overleg bepaald. B/CFD faciliteert een aantal andere klanten binnen de Rijksoverheid. Deze klanten overwegen om gebruik te gaan maken van het contract van de Belastingdienst, waarbij expiratiedata van huidige contracten worden gerespecteerd. In verband met de concentratie van facilitaire bedrijven verwacht B/CFD dat het aantal nieuw te servicen klanten gedurende de contractperiode zal toenemen. Voor deze nieuwe klanten hanteert opdrachtgever de volgende richtlijnen: Opdrachtnemer levert nieuwe automaten en toebehoren (dus niet uit de voorraad van de Belastingdienst) van hetzelfde type als geplaatst bij de Belastingdienst. Vanaf het 4 e contractjaar is het toegestaan gereviseerde automaten in te zetten, waarbij de functionaliteit en uitstraling van de automaat hetzelfde moet zijn als nieuwe automaten. Er wordt gemiddeld 1 automaat per 40 fte geplaatst, met als minimum 1 automaat per etage en een maximale loopafstand naar de automaat van 50 meter. Voor iedere 40 fte garandeert opdrachtgever een afnamevolume van consumpties per jaar gedurende de resterende contractperiode. Bij een gebroken jaar wordt dit volume naar rato berekend. Opdrachtnemer hanteert voor deze nieuwe klanten dezelfde ICP als bij de Belastingdienst, ongeacht het contractjaar waarin de klant gebruik gaat maken van de automaten. De maandelijkse facturen van de andere klanten dienen separaat te worden aangeboden. Eis 36. Eis 37. Eis 38. Eis 39. Eis 40. Eis 41. Wens 2. De opdrachtnemer gaat akkoord met de bovengenoemde richtlijnen. De opdrachtnemer levert en monteert een waterslot tussen de automaat en de waterleiding indien deze niet aanwezig is. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht bij opdrachtgever. Automaten worden gedurende het contract gebruiksklaar en volledig geïnstalleerd opgeleverd en geplaatst op de door de opdrachtgever aangegeven plaats en afgesproken tijdstip, zonder additionele kosten voor de opdrachtgever. De opdrachtnemer levert bij iedere automaat een storingskaart in een zelfklevend plastic hoesje. Op de voorzijde staat vermeld dat bij storing 888 gebeld moet worden en het verzoek om het kaartje om te draaien. Op de achterzijde staat dat de storing reeds gemeld is. De definitieve tekst wordt na gunning in overleg met de opdrachtgever vastgesteld. Het is toegestaan een alternatief aan te bieden en uit te werken bij wens 2, plan van aanpak implementatie. Aan het eind van de contractperiode worden de automaten en eventuele toebehoren kosteloos bij de opdrachtgever afgevoerd. Dit gebeurt in overleg met de opdrachtgever en de eventuele nieuwe contractpartner. Indien gewenst en beschikbaar krijgt de opdrachtnemer op de locatie van opdrachtgever een zeer beperkte ruimte of een deel van een ruimte ter beschikking voor de opslag van ingrediënten, bijproducten, etc. Opdrachtnemer dient er rekening mee te houden dat de beschikbaar te stellen ruimtes gering zijn. Spoelruimten zijn niet overal aanwezig in deze ruimten, evenals gekoelde opslag. Een beperkt aantal locaties heeft niet de beschikking over een dergelijke ruimte. Inschrijver gaat hiermee akkoord. Inschrijver stelt een plan van aanpak op voor de implementatie waarin de onderstaande elementen zijn uitgewerkt. De beschrijving moet SMART geformuleerd worden, rekening houdend met de algemene eisen, genoemd in deze paragraaf (max. 4x A4, excl. Voorbeeldmateriaal) versie 1.0 pagina 40 van 80

41 Planning van de implementatieperiode. Logistieke aspecten, onder andere alternatieven indien op kleine locaties geen ruimte voor opslag beschikbaar is en mogelijk alternatief voor storingskaartjes. Voorstel koffie- en theevoorziening op locaties (ongeveer 10 locaties) met minder dan 10 fte. Communicatieplan. Risicoanalyse en beperking van de risico s inclusief alternatieve oplossingen Operationele zaken Eis 42. Eis 43. Eis 44. Eis 45. Eis 46. Eis 47. Eis 48. Opdrachtnemer dient alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving (incl. HACCP, hygiënecode, warenwet etc.) na te leven. De verzorging/operating van de automaten vindt bij voorkeur dagelijks (op werkdagen) maar uiterlijk om de dag plaats. Hierbij worden minimaal de volgende werkzaamheden uitgevoerd: In- en uitwendig reinigen van de automaat en een eventueel geplaatst meubel. Het geheel moet er netjes en verzorgd uitzien (HACCP). Vullen van de automaat met de benodigde ingrediënten. Aanvullen van de losse ingrediënten/toebehoren zoals theezakjes, suiker, roerstaafjes etc. Voor 24-uurs locaties vindt verzorging plaats op alle dagen van de week (dus ook in het weekend). De operating van de automaten (incl. bijvullen en schoonhouden van de automaat), dient te worden uitgevoerd op werkdagen tussen 08:00 uur en 17:00 uur. Voor 24-uurs locaties mag ook buiten de genoemde tijd service worden verleend. De verzorgingsbeurten worden uitgevoerd conform HACCP waardoor hygiëne en kwaliteit zijn gewaarborgd. Inschrijver dient er rekening mee te houden dat warm water voor het spoelen van onderdelen niet op alle locaties in de nabijheid van de automaat aanwezig is. Storingen aan de automaten moeten binnen 4 uur na melding aan de leverancier worden opgelost. Onder storing wordt verstaan het deels of geheel niet beschikbaar zijn van functionaliteiten van de automaat bijvoorbeeld door een technische storing of door het ontbreken van ingrediënten. Indien de storing niet door de operator kan worden verholpen en een technicus moet worden ingeschakeld geldt een termijn van 8 uur gerekend vanaf de eerste storingsmelding (binnen de bedrijfstijd van uur tot uur). De genoemde tijden van 4 en 8 uur gelden ook voor de 24-uurs locaties, waarbij de bedrijfstijd 24 uur is. Storingen aan de automaten worden bij de opdrachtgever via één centraal punt doorgegeven aan de opdrachtnemer. Hierbij geldt de volgende procedure: Storingen worden door de klant/gebruiker telefonisch of per mail doorgegeven aan het servicecenter. Het servicecenter registreert de melding in SAP backofficesysteem en meldt de storing per mail aan de leverancier. De leverancier koppelt via de mail terug als een storing is afgedaan (dit tijdstip is bepalend voor het berekenen van de doorlooptijd van de storing). Het servicecenter boekt daarna de melding af in SAP. Gedurende de looptijd van het contract wil de opdrachtgever overgaan elektronisch berichtenverkeer voor de facilitaire berichten door de leverancier aan te sluiten op digipoort. De meldingen blijven in de nieuwe situatie gecoördineerd via het servicecenter (888) lopen versie 1.0 pagina 41 van 80

42 Eis 49. Eis 50. Eis 51. Wens 3. De automaten dienen 99% van de bedrijfstijd (08.00 uur tot uur) beschikbaar te zijn. Dit wordt per kwartaal gemeten over het totaal aantal automaten. Indien dit percentage niet wordt gerealiseerd zal een malus van toepassing zijn (zie paragraaf 4.11). Berekening beschikbaarheidspercentage: aantal uren dat de automaten beschikbaar zijn geweest op werkbare dagen van uur tot uur gedeeld door het aantal werkbare dagen x 9 uur, uitgedrukt in een percentage en gemeten over alle automaten. Nb: de bedrijfstijd na uur en voor uur (bijvoorbeeld op 24-uurs locaties) telt niet mee bij het vaststellen van het beschikbaarheidspercentage. De automaten en eventueel bijbehorend meubilair worden na afloop van de contractperiode kosteloos bij de opdrachtgever verwijderd door de opdrachtnemer. De verwijdering van de automaten wordt in onderling overleg afgestemd. Op een aantal locaties van de Belastingdienst werken visueel gehandicapten. Een nader te bepalen aantal automaten moet kunnen worden bediend door deze doelgroep. Hiervoor mogen geen kosten in rekening worden gebracht bij de opdrachtgever. Inschrijver stelt een plan van aanpak op voor operationele zaken waarin de onderstaande elementen zijn uitgewerkt. De beschrijving moet SMART geformuleerd worden, rekening houdend met de algemene eisen, genoemd in deze paragraaf (max. 5x A4, excl. Voorbeeldmateriaal). Kwaliteit van verzorging en onderhoud. Op welke wijze wordt de kwaliteit van verzorging en onderhoud geborgd (denk hierbij aan de frequentie van de verzorging en het onderhoud, de inzet van personeel, opleidingen, instructies, preventief onderhoud, het oplossen van storingen). Borging van de kwaliteit van de melanges en de hoeveelheid koffie per consumptie (aantal gram, aantal cl). Op welke wijze wordt dit geborgd door de opdrachtnemer en op welke wijze is dit controleerbaar voor de opdrachtgever? Zelfdiagnose van de automaat. In welke mate kan de automaat bij storingen in het display aangeven over de aard van de storing. Registratie van klachten en storingen. Op welke wijze worden de storingen en klachten geregistreerd met als doel een betrouwbare rapportage om de beschikbaarheid van de automaten te kunnen meten. Het gaat hierbij om de beschikbaarheid van 99% en de tijdige afhandeling van storingen binnen 4 uur of 8 uur indien een technicus moet worden ingeschakeld. Hoe verhoudt de zettijd van de aangeboden automaten zich tot de zettijd van de huidige automaten en hoe denkt de inschrijver te voorkomen dat de wachttijd bij de automaat te lang wordt? Met name bij productieafdelingen (bijvoorbeeld een callcenter) kan dit negatief beleefd worden door de klant Personeel (Verklaring Omtrent Gedrag Geheimhouding) De inschrijver committeert zich door het indienen van zijn inschrijving aan het feit dat hij medewerkers in dienst heeft die naast het voldoen aan onze wensen/eisen volledige medewerking moeten verlenen aan een eventueel veiligheidsonderzoek namens opdrachtgever. Indien opdrachtgever een veiligheidsonderzoek wenst, zal opdrachtnemer hierover tijdig worden geïnformeerd. Opdrachtgever is gerechtigd op grond van de uitkomsten van een dergelijk veiligheidsonderzoek de inzet van het betrokken personeelslid bij de uitvoering van de overeenkomst te weigeren. Eis 52. Eis 53. De opdrachtnemer dient bij de inzet van personeel tenminste te voldoen aan wet- en regelgeving. Personeel van de opdrachtnemer moet zich in de gebouwen van opdrachtgever te allen tijde kunnen legitimeren als een medewerker van de opdrachtnemer met een bedrijfspas versie 1.0 pagina 42 van 80

43 Eis 54. Eis 55. Eis 56. Eis 57. Eis 58. Personeel van de opdrachtnemer moet in de gebouwen van opdrachtgever bedrijfskleding dragen met het logo van de opdrachtnemer. Van het personeel van de opdrachtnemer welke wordt ingezet bij de opdrachtgever dient in het personeelsdossier een verklaring omtrent gedrag aanwezig te zijn, alsmede een getekende geheimhoudingsverklaring. Personeel van de opdrachtnemer welke wordt ingezet bij de opdrachtgever beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift. De opdrachtnemer dient de arbo-wetgeving toe te passen tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor instructie van veiligheidsvoorschriften en huisregels aan haar medewerkers. Indien een medewerker zich niet houdt aan deze voorschriften en huisregels is de opdrachtgever gerechtigd de betrokken medewerker direct en permanent de toegang tot het gebouw te ontzeggen. De opdrachtnemer draagt de verantwoordelijkheid voor het toegangsbeleid en sleutelbeheer van zijn medewerkers Ontwikkelingen lange termijn De omvang van de koffie- en theebehoefte voor de komende jaren is lastig in te schatten. Dat komt door een aantal onzekerheden: De effecten van de compacte overheid. Minder gebouwen maar ook minder ambtenaren betekent minder koffieautomaten en minder consumpties. De effecten van de verdeling van de rijksoverheidsgebouwen over de 4 facilitaire bedrijven. B/CFD is één van de 4 toekomstige facilitaire bedrijven binnen de rijksoverheid. Op dit moment is niet bekend hoeveel werkplekken B/CFD de komende jaren gaat servicen. Als B/CFD er nieuwe klanten bij krijgt betekent dit niet automatisch meer consumpties omdat bestaande contracten worden overgenomen tot de eerstvolgende expiratiedatum. Tevens bestaat de mogelijkheid dat panden van de Belastingdienst worden overgedragen aan andere facilitaire centra. De effecten van het nieuwe werken. Als medewerkers meer thuis gaan werken dan betekent dat er minder consumpties op het werk worden genuttigd. De effecten van (toekomstige) koffiecorners. In het categorieplan catering voor de Rijksoverheid is een voorstel opgenomen om op locaties met minder dan 500 lunchgebruikers niet meer te investeren in restaurants maar in koffiecorners met lunchmogelijkheid. De koffiecorner wordt een centrale ontmoetingsplek waar tegen betaling een luxe koffie verkrijgbaar is. Het gevolg kan zijn dat het aantal consumpties op de werkplek daalt. Koffiecorners maken geen onderdeel uit van deze aanbesteding. De komende jaren wordt gestart met een aantal pilots en die kunnen vanuit het cateringcontract worden uitgevoerd. De effecten van wijziging van uitstroom en instroom de komende jaren. De gemiddelde leeftijd bij de Belastingdienst is hoog (48 jaar) en dit is een generatie die gewend is om koffie te drinken. De jonge generatie vindt standaard koffie over het algemeen minder lekker vanwege de bittere smaak. Ze drinken liever thee of koffie met een toevoeging (siroop). Als over een aantal jaren jonge medewerkers instromen bij de Belastingdienst dan zal naar verwachting het aantal theeconsumpties toenemen ten nadele van de koffieconsumpties. De koffiecorners kunnen hier op inspelen door luxe koffiesoorten (eventueel met toevoegingen) te gaan verkopen. Er zal naar verwachting een verschuiving plaatsvinden van gratis basis koffie naar luxe betaalde koffie versie 1.0 pagina 43 van 80

44 Een aantal van de hierboven genoemde onzekerheden wordt gecompenseerd door een afnamevolume te garanderen aan de opdrachtnemer, gecombineerd met een flexibele looptijd. Het contract expireert na 7 jaar tenzij het aantal gecontracteerde consumpties nog niet bereikt is. In dat geval loopt de overeenkomst door tot het aantal bereikt is. Op basis van het aantal fte s bij de Belastingdienst en het aantal consumpties van referentiejaar 2011 ziet het verloop er als volgt uit: jaar Aantal fte Aantal consumpties exclusief koud water (maximumvariant) 2011 (referentiejaar) ,50 miljoen 2012 lopend jaar ,00 miljoen e contractjaar ,90 miljoen e contractjaar ,30 miljoen e contractjaar ,80 miljoen e contractjaar ,80 miljoen e contractjaar ,80 miljoen e contractjaar ,80 miljoen e contractjaar ,80 miljoen Totaal contractperiode 168,20 miljoen 2013 tot en met 2019 (2013 t/m 2019) In dit overzicht is nog geen rekening gehouden met de eerdergenoemde onzekerheden. Dit volume wordt gezien als de maximum variant. Voor het bepalen van het garantievolume hanteert opdrachtgever 75% van het berekende volume oftewel 126 miljoen consumpties. Let op: dit garantievolume is gebaseerd op de consumpties op de werkplek bij de Belastingdienst. Het garantievolume voor vergaderkoffie en werkplekkoffie bij nieuwe klanten is beschreven in de paragrafen 4.5 en 4.6. Eis 59. Eis 60. Wens 4. Hoeveel automaten er gedurende de contractperiode herplaatst, geretourneerd of bijbesteld moet worden is niet te voorspellen. Van de opdrachtnemer wordt een flexibele opstelling geëist. Voor alle op verzoek van de opdrachtgever bij te plaatsen automaten hanteert de inschrijver de bij deze aanbesteding geoffreerde ICP, ongeacht het contractjaar. Inschrijver stelt een plan van aanpak ontwikkelingen op lange termijn op waarin de onderstaande elementen zijn uitgewerkt. De beschrijving moet SMART geformuleerd worden, rekening houdend met de algemene eisen, genoemd in deze paragraaf (max. 4x A4, excl. Voorbeeldmateriaal). Inspelen op veranderende behoefte van de klant/gebruiker. Op welke wijze wordt gedurende de contractperiode ingespeeld op verandering van de behoefte van de klant (door nieuwe producten op de markt of door verandering van de populatie van de klant/gebruiker. Denk hierbij aan uitstroom oude medewerkers en instroom jonge medewerkers). Op welke manier denkt de inschrijver de beleving van de klant gedurende de contractperiode optimaal te houden of te verbeteren? Welke ontwikkelingen zijn er op het gebied van zelfdiagnose (automatisch doormelden van storingen aan opdrachtnemer) van de automaat en kunnen in de contractperiode geïmplementeerd worden? Op welke manier analyseert de inschrijver gedurende de contractperiode het automatenpark, waardoor de automaten optimaal inzetbaar blijven? Op welke manier speelt de inschrijver in op de in deze paragraaf genoemde ontwikkelingen en de mogelijke krimp of groeiscenario s die daaruit kunnen vloeien? Denk hierbij aan de vorming van 4 facilitaire bedrijven, het nieuwe werken, de compacte overheid en de effecten van toekomstige koffiecorners versie 1.0 pagina 44 van 80

45 4.9. Rapportage en communicatie Eis 61. Eis 62. Eis 63. Eis 64. Op operationeel niveau vind minimaal 1x per week afstemming plaats tussen de operator en de supervisor. De supervisor is de contactpersoon van B/CFD op de locatie. Op tactisch niveau vind minimaal 4x per jaar afstemming plaats tussen contractmanager van de opdrachtgever en de accountmanager van de opdrachtnemer. Op strategisch niveau vind minimaal 1x per jaar afstemming plaats tussen de productmanager van de opdrachtgever en de (commercieel) directeur van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer rapporteert periodiek in excel formaat over de volgende zaken: Wekelijks een overzicht van de storingen per automaat. Maandelijks een analyse van de storingen (per locatie, per automaat inclusief afhandelingstijd) en maatregelen die getroffen worden/zijn. Maandelijks een overzicht van alle geplaatste automaten inclusief de locatiegegevens en nadere plaatsaanduiding. Nb: dit overzicht wordt gebruikt om de locatie van een automaat te bepalen bij een storingsmelding vanuit de klant. De klant hoeft geen automaatnummer te noemen bij het melden van een storing bij het Service Center van B/CFD. Maandelijks een specificatie van de tellerstanden per automaat en het aantal consumpties (gesplitst in warme consumpties en koud water). Per kwartaal een overzicht van het beschikbaarheidspercentage, berekend over alle geplaatste automaten. Jaarlijks een detailoverzicht van het verbruik en rapportage van zichtbare trends Belevingstest / gunningstest Op basis van de selectie-eisen en beoordeling van de plannen van aanpak worden drie inschrijvers geselecteerd die mee mogen doen met de belevingstest. Op zes locaties, geografisch verspreid over het land worden de aangeboden concepten van de drie inschrijvers gedurende vier weken getest. Tijdens de test worden de automaten van de huidige leverancier buiten werking gesteld. Eis 65. Eis 66. De inschrijver gaat akkoord met de uitvoering van de belevingstest zoals in deze paragraaf en het protocol (zie bijlage 6) beschreven. De inschrijver stelt 6 automaten ter beschikking voor de belevingstest. De belevingstest vindt plaats in de maand januari Voor verdere informatie wordt verwezen naar het protocol KPI s en Bonus/malus Belangrijke KPI s van het contract zijn: Beschikbaarheid Beleving Kosten Optimale inzet van automaten Aan een aantal van de genoemde KPI s is een bonus en/of malus gekoppeld. Daarnaast is een malus van toepassing indien bij controle geconstateerd wordt dat geheimhoudingsverklaringen of verklaringen omtrent gedrag niet aanwezig zijn in de personeelsdossiers. Hieronder volgt een nadere uitwerking versie 1.0 pagina 45 van 80

46 Beschikbaarheid Beschikbaarheid wordt per kwartaal gemeten aan de hand van het beschikbaarheidspercentage (99%). De opdrachtnemer rapporteert hierover 1x per kwartaal (zie paragraaf 4.7 operationele zaken). Indien in een kwartaal de beschikbaarheid lager is dan 99% kan een malus in rekening worden gebracht van per 0,1% afwijking Beleving gedurende contractperiode De beleving van de klant wordt door de opdrachtgever periodiek gemeten. Op basis van deze meting(en) wordt 1x per jaar een gemiddeld belevingscijfer vastgesteld op basis van de beoordeling door een representatieve groep klanten (400 medewerkers). De eerste meting zal plaatsvinden na de implementatieperiode. Dit is de zogenaamde 0-meting en wordt uitgedrukt in een rapportcijfer (1 decimaal). Indien in een opvolgend jaar de beleving daalt en het cijfer lager is dan 7.0, kan een malus in rekening worden gebracht van voor iedere 0,1 % daling van het rapportcijfer. Indien in een opvolgend jaar de beleving stijgt en hoger is dan het rapportcijfer 6, ontvangt de opdrachtnemer een bonus van voor iedere 0,1% stijging van het rapportcijfer. De methodiek van de belevingsmeting wordt na de gunning in overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vastgesteld Kosten De opdrachtnemer factureert de consumpties op basis van de afgesproken prognose (factuurplan) en rekent 2x per jaar af op basis van de werkelijke tellerstanden van de automaten. Het is belangrijk dat de administratie betrouwbaar is en fouten worden voorkomen. Zie ook bijlage Optimale inzet automaten Bij de aanbesteding wordt uitgegaan van het huidige aantal geplaatste automaten, dus 1 op 1 vervanging. Na gunning wordt in overleg met de nieuwe leverancier bekeken of het aantal automaten geoptimaliseerd kan worden. De komende jaren zullen veel verhuisbewegingen ontstaan binnen de Belastingdienst als gevolg van de ontwikkelingen zoals beschreven in paragraaf 4.8. Dit betekent dat er voortdurend aandacht moet zijn voor optimale inzet van de automaten. Voor deze KPI geldt geen bonus/malus regeling Geheimhoudingsverklaring, verklaring omtrent gedrag en controle V&W autoriteit Malus bij overtreding geheimhouding: De opdrachtnemer zorgt ervoor dat het door haar tewerkgestelde personeel een geheimhoudingsverklaring ondertekent (zie bijlage 18). De opdrachtnemer is verplicht deze verklaring op een eerste verzoek van de opdrachtgever binnen vierentwintig (24) uur na aanvraag te verstrekken. Indien niet aan dit verzoek wordt voldaan is de leverancier een boete verschuldigd ter hoogte van 500 per niet verstrekte verklaring. Malus bij overtreding verklaring omtrent gedrag: De opdrachtnemer is verplicht de Belastingdienst op verzoek inzage te geven in de personeelsdossiers om de aanwezigheid van verklaringen omtrent gedrag te verifiëren. Indien de verklaring omtrent gedrag in het personeelsdossier ontbreekt is de opdrachtnemer een boete verschuldigd ter hoogte van 500 per ontbrekende verklaring. Voor verklaringen omtrent gedrag waarvan de aanvraag bij een gemeentelijke instelling in behandeling is, dient de opdrachtnemer deze aanvraag middels een door de gemeentelijke instelling afgegeven document aan te tonen. Deze aanvraag mag niet ouder zijn dan zes weken versie 1.0 pagina 46 van 80

47 Malus controle Voedsel en Waren autoriteit: Indien bij de controle door de Voedsel en Waren autoriteit onregelmatigheden worden geconstateerd en een boete wordt opgelegd, wordt deze doorberekend aan de Opdrachtnemer. Eis 67. Eis 68. De inschrijver accepteert de malus regeling zoals in deze paragraaf beschreven. De opdrachtnemer dient jaarlijks (binnen 6 maanden na afloop van een kalenderjaar) een accountantsverklaring te overleggen waaruit het volgende blijkt: De administratie m.b.t. de berekening van het beschikbaarheidspercentage is juist en betrouwbaar. De administratie van de werkelijke tellerstanden is juist en betrouwbaar en sluit aan bij de gefactureerde bedragen. Indien deze verklaring niet wordt overgelegd kan een malus in rekening gebracht van maximaal ( per ontbrekend item). Daarnaast kunnen alle kosten die de opdrachtgever moet maken om de administratie te controleren, in rekening worden gebracht bij de opdrachtnemer Milieu Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen De Nederlandse overheid heeft zich op basis van gemaakte internationale afspraken gecommitteerd om duurzame ontwikkeling een natuurlijk onderdeel van economische ontwikkeling te laten zijn. Ook de Belastingdienst als onderdeel van de overheid vindt duurzame ontwikkeling belangrijk en wil het goede voorbeeld geven. De Belastingdienst wil met name door het treffen van preventieve maatregelen de milieubelasting van de bedrijfsvoering terugdringen. De inkoop van producten en diensten biedt een uitgelezen kans om het duurzame belang naar voren te brengen. De Belastingdienst geeft hier concreet invulling aan door de komende jaren duurzaamheid als criterium bij investeringen en inkopen mee te nemen. Naast milieuaspecten zullen ook sociale aspecten worden betrokken. Op basis van deze uitgangspunten hecht de Belastingdienst aan een inschrijver die duurzame ontwikkeling hoog in het vaandel heeft staan en die de ambitie heeft om samen met de Belastingdienst hier nog meer werk van te maken. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij een actieve rol speelt in het aandragen van gepaste oplossingen voor de Belastingdienst die het beleid op duurzaamheid ondersteunen. Er wordt hierbij niet alleen een beroep gedaan op de eigen kennis en kunde, maar ook op het verkrijgen van relevante oplossingen uit het relatienetwerk. Dit betekent voor de inschrijver dat hij zich gedurende de uitvoering van de overeenkomst actief inzet om mede uitvoering te geven aan het duurzaamheidsbeleid van de Belastingdienst. Zie voor meer informatie de themasites op Door in te schrijven onderschrijft de Inschrijver dit uitgangspunt. Eis 69. De automaat beschikt over een wachtstand en/of tijdschakelaar zodat in een periode dat medewerkers geen gebruikmaken van de automaat deze wordt uitgeschakeld. Daarbij dient de voedselveiligheid gewaarborgd te blijven. Onder een periode wordt in ieder geval verstaan: het weekend (vrijdagavond vanaf uur tot maandagochtend uur) en doordeweeks elke avond vanaf uur tot s morgens uur versie 1.0 pagina 47 van 80

48 Eis 70. De verlichting voldoet aan de volgende vereisten: Er is geen verlichting in de apparatuur aanwezig anders dan benodigd voor informatievoorziening ten behoeve van de drankkeuze. De aanwezige verlichting is energie-efficiënt en wordt door middel van een lichtschakelsysteem automatisch uitgeschakeld in een periode dat medewerkers geen gebruikmaken van het apparaat. Onder energie-efficiënte verlichting wordt verstaan verlichting die meer dan 40 lumen per Watt geeft of verlichting met minimaal label C. Eis 71. Eis 72. Eis 73. Eis 74. Eis 75. Inschrijver garandeert gedurende de looptijd van het contract dat vervangende onderdelen van de automaat leverbaar zijn. De inschrijver is vrij in de keuze van de aan te bieden beker, zolang deze maar (aantoonbaar) op een duurzame manier kan worden gerecycled of als subcoal kan worden verwerkt. Als bewijsmiddel dient de leverancier een verklaring te overleggen waaruit dit blijkt. Als bewijsmiddel wordt geaccepteerd een verklaring van een landelijk afvalverwerkingsbedrijf of een rapport van een onafhankelijk onderzoeksbureau. Dit bewijsmiddel dient gevoegd te worden achter tabblad 21. Koffie, thee en cacao dienen te zijn geteeld en bewerkt met inachtneming van de door de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) gestelde normen. Deze zijn verwoord in bijlage 24. In ieder geval voldoen de inschrijvers met een UTZ certificering, Max Havelaar Keurmerk of Rainforest Alliance keurmerk aan deze eis. Ook andere bewijsmiddelen waarmee wordt aangetoond dat aan de vereiste specificaties wordt voldaan, worden aanvaard. Het bewijsmiddel dient gevoegd te worden achter tabblad 21. Inschrijver verplicht zich het laatst geldende convenant verpakkingen tussen overheid en bedrijfsleven na te leven en opdrachtgever over wijzigingen te informeren. Inschrijver voert transport- en verpakkingsmaterialen na levering en / of producten direct kosteloos af Social return De Rijksoverheid heeft met ingang van 1 juli 2011 bij inkopen en aanbestedingen social return als contractvoorwaarde opgenomen. Deze maatregel houdt in dat het Rijk bij aanbestedingen boven de euro in het contract opneemt dat er bij de uitvoering van de opdracht ook mensen moeten worden ingezet met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Social return heeft als doel om de uitstroom naar werk te bevorderen voor mensen die zonder re-integratieondersteuning niet aan het werk komen. De Rijksoverheid streeft naar maatregelen die eraan bijdragen dat iedereen zo veel mogelijk participeert in de samenleving. Kwetsbare groepen in de samenleving, zoals werklozen en gedeeltelijk arbeidsgeschikten, krijgen vanuit de Rijksoverheid bijzondere aandacht. Ook zij moeten een volwaardige rol in de samenleving kunnen spelen. Binnen de overheid als geheel (Rijk, provincies en gemeenten) is de laatste jaren steeds meer ervaring opgedaan hoe zij aan deze doelstelling met hun inkoop een positieve bijdrage kunnen leveren ( Social Return ). Het voornemen van de Rijksoverheid is om aan Social Return een extra impuls te geven. Voor deze aanbesteding wordt een quotum van minimaal 5% van het aantal in te zetten uren van operators gehanteerd voor de doelgroep mensen met een geïndiceerde afstand tot de arbeidsmarkt. Ervaring met de inzet van Social Return bij aanbestedingen leert dat bedrijven de inzet van deze doelgroep goed moeten organiseren. Op veel gebieden moeten zaken voorbereid en anders georganiseerd worden. Dat vereist onder meer een strategische oriëntatie, samenwerking met instanties, continuïteit op de werkvloer, maatwerk en getrainde en gemotiveerde managers versie 1.0 pagina 48 van 80

49 Onder de mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt worden bij deze aanbesteding, de volgende categorieën medewerkers verstaan: Uitkeringsgerechtigden op grond van WWB Uitkeringsgerechtigden op grond van WW Uitkeringsgerechtigden op grond van WIA / WGA / WAZ Uitkeringsgerechtigden op grond van WAJONG Uitkeringsgerechtigden op grond van IOAW / IOAZ SW-geïndiceerden Vroegtijdige schoolverlaters en jongeren met onvoldoende kwalificaties Leerlingen in het kader van BOL/BBL opleidingen, VSO en/of praktijkscholen Niet uitkeringsgerechtigde werkzoekenden Eis 76. De inschrijver dient 5% (gemiddeld gemeten op jaarbasis) van het totaal aantal ingezette uren van operators uit te laten voeren door de mensen behorende tot de bovengenoemde doelgroep DigiInkoop Elektronisch bestellen en factureren (EBF) Algemene informatie DigiInkoop De overheid heeft als doelstelling om te komen tot administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven en de Rijksdienst door bedrijfsprocessen te optimaliseren. DigiInkoop ondersteunt deze doelstelling. DigiInkoop is een op aangeven van de opdrachtgever door de inschrijver verplicht te gebruiken transactiegerichte digitale voorziening die de verwerving van goederen en diensten voor het Rijk en het bedrijfsleven ondersteunt. Bij de toepassing van DigiInkoop als inkoopsysteem geldt de verplichting dat voor de uitwisseling van inkoop gerelateerde berichten door de Rijksoverheid vastgestelde berichtformaten toegepast worden. Op deze wijze kunnen tussen bedrijfsleven en de Rijksdienst op uniforme wijze digitale inkoopberichten aangemaakt, verzonden en verwerkt worden. Het streven van de rijksoverheid is om in % van de bestelorders en facturen die hiervoor in aanmerking komen digitaal af te handelen. De Rijksoverheid berekent geen kosten aan leveranciers voor aansluiting op en communicatie met DigiInkoop. Bij een directe aansluiting op DigiInkoop komen alle kosten vanaf het koppelvlak aan leverancierszijde voor rekening van de leverancier. Nagenoeg alle operationele beheeractiviteiten, waaronder ook het ondersteunen van deelnemers en leveranciers bij het aansluiten op DigiInkoop zijn belegd bij Logius. Als onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vormt Logius de digitale e-overheid schakel met klanten, partners en leveranciers. Meer informatie over Logius kunt u lezen op de website Gebruik van DigiInkoop De keuze voor de wijze van gebruik van DigiInkoop is vrij. De inschrijver kiest een van de onderstaande wijzen van gebruik van DigiInkoop: Geautomatiseerde uitwisseling van gestructureerde berichten door aansluiting op de berichtenverkeervoorziening, Digipoort, van DigiInkoop versie 1.0 pagina 49 van 80

50 De berichtstandaard die van toepassing is op deze productcategorie is: o UBL 2.0 voor alle inkoopopdrachten o Leveranciersportaal Belastingdienst van DigiInkoop. Het Leveranciersportaal is een beveiligde website waarop bestellingen, facturen en andere berichttypen kunnen worden gelezen of handmatig kunnen worden ingevoerd. De inschrijver maakt vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst minimaal gebruik van het Leveranciersportaal Belastingdienst. Inschrijver start het aansluitproces op DigiInkoop direct na de gunning. Meer informatie over het aansluiten op DigiInkoop is te vinden op de website van Logius: Na gunning meldt inschrijver zich aan voor een aansluiting bij Logius, de dienst digitale overheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: via telefoon , per servicecentrum@logius.nl of Op het aansluiten op DigiInkoop zijn de algemene gebruiksvoorwaarden Digipoort en de algemene voorwaarden van Logius van toepassing. Deze voorwaarden treft u eveneens aan op voornoemde website. Het uitbrengen van een inschrijving (offerte) impliceert dat voornoemde voorwaarden door de inschrijver worden geaccepteerd. In Bijlage 3 bij dit beschrijvend document is in een procesplaat het te ondersteunen proces beschreven. Eis 77. Eis 78. Opdrachtnemer zorgt na de gunning voor de implementatie van een aansluiting op DigiInkoop en de inrichting van het bestelproces zoals opgenomen in bijlage 3 Standaarden elektronisch bestellen en factureren. De Rijksoverheid berekent geen kosten aan leveranciers voor aansluiting op en communicatie met DigiInkoop. Bij een directe aansluiting op de Digipoort van DigiInkoop komen alle kosten vanaf het koppelvlak aan leverancierszijde voor rekening van de leverancier. De kosten die de inschrijver in dit verband nu (en in de toekomst) maakt, zijn voor eigen rekening Juridische kaders Eis 79. Eis 80. De als Bijlage 10 bij dit beschrijvend document opgenomen conceptovereenkomst bevat uitsluitend voorwaarden die door B/CFD dwingend worden voorgeschreven. Door het doen van een inschrijving gaat inschrijver met het bepaalde in de conceptovereenkomst akkoord. Als bewijs van instemming met de voorwaarden van de conceptovereenkomst dient de als bijlage bijgevoegde verklaring akkoord met conceptovereenkomst, conform het bepaalde in Bijlage 22 te worden ingediend. De in Bijlage 10 opgenomen conceptovereenkomst kan alvorens deze door de inschrijver wordt ondertekend door B/CFD worden gewijzigd en nader uitgewerkt, mede naar aanleiding van de door de inschrijver gedane opmerkingen en tekstsuggesties als bedoeld in paragraaf De wijzigingen en/of de aangepaste overeenkomst zullen/zal de inschrijvers per Nota van Inlichtingen kenbaar worden gemaakt versie 1.0 pagina 50 van 80

51 Hoofdstuk 5. Lijst van bijlagen en Verklaringen Bijlagen bij het beschrijvend document: Bijlage Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Bijlage 10 Inhoud Begrippen- en afkortingenlijst Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen Standaarden elektronisch bestellen en factureren Toelichting Uniforme eigen verklaring Business Etiquette Protocol Belevingstest Overzicht aantallen automaten, speciale automaten, panden, consumpties etc. Voorbeelden diverse rekenmodellen Voorbeelden (foto s) van huidige automaten (Concept) overeenkomst Verklaringen en in te vullen gegevens: Verklaring Bijlage 11 Bijlage 12 Bijlage 13 Bijlage 14 Bijlage 15 Bijlage 16 Bijlage 17 Bijlage 18 Bijlage 19 Bijlage 20 Bijlage 21 Bijlage 22 Bijlage 23 Bijlage 24 In te vullen gegevens Bedrijfsgegevens Uniforme eigen verklaring aanbestedingen Verklaring combinatie / onderaanneming Verklaring hoofdelijk aansprakelijkheid combinant en hoofdaannemer Verklaring beschikbaarheid financieel economische draagkracht natuurlijke personen of rechtspersonen. Verklaring beschikbaarheid middelen betreffende de technische- of beroepsbekwaamheid onderaannemer Verklaring rechtspersonen ex artikel 2:24a en 2:24b BW Geheimhoudingsverklaring Conformiteitenlijst selectie-eisen Referenties Conformiteitenlijst gunningseisen Acceptatie concept overeenkomst Spreadsheet financieel model Verklaring Sociale Voorwaarden versie 1.0 pagina 51 van 80

52 Bijlage 1. Begrippen- en afkortingenlijst Begrip Betekenis Aanbestedende Dienst B/CFD (Belastingdienst / Centrum voor Facilitaire Dienstverlening) BAO Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (zoals gepubliceerd in het Stb. 408 van september 2005 ter implementatie van Richtlijn 2004/18/EG voor de coördinatie van overheidsopdrachten voor Leveringen, Diensten en Werken, laatstelijk gewijzigd bij Stb. 2010,67). B/CFD Belastingdienst / Centrum voor Facilitaire Dienstverlening Belastingdienst Aanbestedende Dienst conform BAO. Beschrijvend Document Deze uitnodiging tot inschrijving met alle daarbij horende Bijlage waarin (BD) onder meer een beschrijving van en toelichting op de Opdracht die het voorwerp is van deze aanbesteding, de Aanbestedende Dienst, de te volgen procedure, de uitsluitingsgronden, de wijze waarop inschrijvers hun geschiktheid dienen aan te tonen en de van toepassing zijnde gunningcriteria. Bijlage Genoemde Bijlage in hoofdstuk 5 in dit beschrijvend document, welke integraal onderdeel uitmaakt van dit beschrijvend document. Eigen Verklaring De verklaring die als Bijlage bij dit Bestek is gevoegd en die de inschrijver volledig en naar waarheid ingevuld en rechtsgeldig ondertekend bij zijn inschrijving moet voegen. De Eigen Verklaring betreft de volgende onderwerpen: rechtsgeldigheid van de inschrijving, persoonlijke situatie van de inschrijver, uitsluitingsgronden, geheimhouding/publiciteit/taal en voorbehoud en juistheid van de geleverde informatie. Gunnings-eis (GE) Eisen gesteld aan de inschrijving. Gunnings-wens (GW) Wensen gesteld aan de inschrijving. Inschrijver De onderneming met en indien van toepassing de combinatieleden en onderaannemers die een inschrijving indient om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van de opdracht zoals beschreven in dit beschrijvend document. Inschrijving Offerte ingediend door een inschrijver in het kader van de onderhavige aanbesteding. Opdrachtgever De Staat der Nederlanden, gezeteld te s Gravenhage, in het bijzonder het Ministerie van Financiën, meer in het bijzonder het Directoraat Generaal Belastingdienst. Opdrachtnemer De ondernemer/onderneming met wie de Aanbestedende Dienst een overeenkomst sluit na afronding van deze aanbestedingsprocedure. Programma van Eisen Het programma van eisen zoals respectievelijk opgenomen in hoofdstuk 4 en die integraal onderdeel uitmaakt van het beschrijvend document. Overeenkomst De verbintenis aangegaan tussen de geselecteerde inschrijver en de Opdrachtgever zoals neergelegd in Bijlage 10. Selectie-eis (SE) Eisen gesteld aan de inschrijver versie 1.0 pagina 52 van 80

53 Bijlage 2. Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 2 Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document versie 1.0 pagina 53 van 80

54 Bijlage 3. Standaarden elektronisch bestellen en factureren Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 3, Standaarden elektronisch bestellen en factureren en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document versie 1.0 pagina 54 van 80

55 Bijlage 4. Toelichting Uniforme eigen verklaring Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 4, Toelichting Uniforme eigen Verklaring en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document versie 1.0 pagina 55 van 80

56 Bijlage 5. Business Etiquette Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 5 Business Etiquette en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document versie 1.0 pagina 56 van 80

57 Bijlage 6. Protocol Belevingstest Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 6 Protocol Belevingstest en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document versie 1.0 pagina 57 van 80

58 Bijlage 7. Overzicht aantallen automaten, speciale automaten, panden, consumpties etc. Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 7 Overzicht aantallen automaten, speciale automaten, panden, consumpties etc. en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document versie 1.0 pagina 58 van 80

59 Bijlage 8. Voorbeelden diverse rekenmodellen Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 8 Voorbeelden diverse rekenmodellen en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document versie 1.0 pagina 59 van 80

60 Bijlage 9. Voorbeelden (foto s) huidige automaten Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 9 Voorbeelden (foto s) huidige automaten en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document versie 1.0 pagina 60 van 80

61 Bijlage 10. (concept) overeenkomst Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 10 Concept overeenkomst en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document versie 1.0 pagina 61 van 80

62 Bijlage 11. Bedrijfsgegevens Deze verklaring dient door ieder lid van de combinatie en/of inschrijver én onderaannemer naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degenen die blijkens het handelsregister bevoegd is de desbetreffende (rechts)persoon te vertegenwoordigen en om namens (rechts)persoon dit formulier te ondertekenen. Officiële naam en rechtsvorm inschrijver Vestigingsadres Postcode en plaats Postadres Postcode en plaats (postadres) Land van vestiging inschrijver Contactpersoon voor deze procedure Functie contactpersoon Bedrijfsgegevens Beschikt voorgenoemde contactpersoon over voldoende volmacht, strekkende tot indiening van de inschrijving (bewijsmiddel overleggen) Telefoon Faxnummer adres Internetadres Eventuele opmerkingen en/of bijzonderheden Ondernemer schrijft zich als volgt in: zelfstandig als combinatie als hoofdaannemer/ onderaannemer Bij onderaanneming: wie is de hoofdaannemer (vermeldt hierbij de officiële naam en rechtsvorm van de hoofdaannemer, alsmede de contactpersoon en de contactgegevens van de hoofdaannemer). Bij combinatievorming: wie is de penvoerder van de combinatie (vermeldt hierbij de officiële naam en rechtsvorm van de hoofdcombinant, alsmede de contactpersoon en de contactgegevens van de hoofdcombinant) versie 1.0 pagina 62 van 80

63 Door ondertekening van deze verklaring, geeft u tevens een machtiging aan de penvoerder bij combinaties om mede namens u de inschrijving te verzorgen. Deze machtiging ziet op alle onderdelen van het beschrijvend document, met inbegrip van de bijlagen, waarbij de penvoerder de overige leden van de combinanten of verbindt. Ter zekerheid wordt van de penvoerder verwacht dat hij tevens zorg draagt voor een schriftelijk bewijsstuk dat achter haar eigen verklaring, bijlage 13 wordt toegevoegd, inhoudende een toereikende volmachts- en/of machtigingsverklaring, van de andere combinanten, dat, indien nodig geacht, tevens door de Belastingdienst kan worden geverifieerd uit het bovengenoemd in te dienen handelsregisters door de andere combinanten: Naam onderneming Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger Datum Plaats Handtekening rechtsgeldige vertegenwoordiger versie 1.0 pagina 63 van 80

64 Bijlage 12. Uniforme eigen verklaring aanbestedingen Deze vragenlijst dient te worden ingevuld door: - de inschrijver - ieder lid van de combinatie - de onderneming waarop de inschrijver een beroep doet ten bewijze van voldoende financiële en/of economische draagkracht en/of technische bekwaamheid, niet behorend tot hetzelfde concern als de inschrijver - de onderaannemer van inschrijver die een deel van de opdracht gaat verrichten. Deze verklaring dient naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degenen die blijkens het handelsregister bevoegd is de desbetreffende (rechts)persoon te vertegenwoordigen en om namens (rechts)persoon dit formulier te ondertekenen. Zie de separaat toegevoegde Uniforme eigen verklaring aanbestedingen versie 1.0 pagina 64 van 80

65 Bijlage 13. Verklaring combinatie / onderaanneming Deze verklaring dient door de inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degenen die blijkens het handelsregister bevoegd is de desbetreffende (rechts)persoon te vertegenwoordigen en om namens (rechts)persoon dit formulier te ondertekenen. Naam en rechtsvorm inschrijver Inschrijver dient dit formulier volledig in te vullen en ondertekend bij de inschrijving in te sluiten als er sprake is van het inschrijven op de opdracht door een combinatie van bedrijven of als inschrijver voornemens is delen van de gevraagde dienstverlening in onderaanneming te geven. Zie verder het beschrijvend document. Er is sprake van een inschrijving door een combinatie van bedrijven. a. Wat zijn de namen van de combinanten? b. Wat zijn de rechtsvormen van de combinanten of wat is de voorgenomen rechtsvorm van de combinatie? c. Wie participeren (firmanamen) in de combinatie en waar zijn die participanten gevestigd? d. Wie treedt namens de combinatie op als penvoerder? e. Bij welke participant (firmanaam) is de penvoerder in dienst? f. Welk deel van de opdracht wordt door de verschillende participanten uitgevoerd? De verklaring, bijlage, waarin al tot de combinatie behorende ondernemingen zich bij een eventuele gunning gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de volledige en juiste uitvoering van de overeenkomst in al zijn onderdelen is bijgevoegd in de inschrijving. Er sprake is van onderaanneming. a. Wat is de naam en de vestigingsplaats van de onderaannemers? b. Welk deel van de opdracht geeft inschrijver in onderaanneming en, indien er sprake is van meerdere onderaannemers, wordt dat deel van de opdracht over de onderaannemers verdeeld? Er geen sprake is van combinatie dan wel onderaanneming. Naam onderneming Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger Datum Plaats Handtekening rechtsgeldige vertegenwoordiger versie 1.0 pagina 65 van 80