Gegevensuitwisseling met de Belastingdienst

Transcriptie

1 Gegevensuitwisseling met de Belastingdienst Inleiding Binnen iedere kinderopvangorganisatie zullen er specifieke vragen zijn over bepaalde processen binnen The Nanny. Met dit document willen wij u een handreiking geven, zodat u uw specifieke vragen met betrekking tot processen en/of onderdelen van The Nanny kunt onderzoeken en behandelen in de op uw organisatie afgestemde en ingerichte administratie(s). Mocht onderstaande informatie in uw situatie niet toereikend zijn, dan kunt u uiteraard contact opnemen met klantondersteuning: of support@tecsoft.nl. Mocht uw situatie complexer zijn en/of om implementatie van processen vragen, dan adviseren wij u om een consultant in te schakelen. De consultant kan samen met u de administratie en processen doorlopen en bespreken. Onze consultant kan bovendien de inrichting van administraties, tijden en prijzen voor u verzorgen. Aan de inzet van een consultant zijn uiteraard kosten verbonden. Voor het bespreken van de mogelijkheden en/of het maken van een afspraak kunt u contact met ons opnemen via: of verkoop@tecsoft.nl. Doel van dit document Dit document geeft een handreiking met betrekking tot het aanmaken van het bestand voor de gegevensuitwisseling met de Belastingdienst ter controle van de Kinderopvangtoeslag en geeft tips voor het uitvoeren van enkele controles voor en na het aanmaken van het bestand. Inhoud 1. Gegevensuitwisseling kinderopvangtoeslag Verschil maandelijkse en jaarlijkse aanlevering Gegevensaanlevering gastouderbureaus Aanvullende gegevensaanlevering gastouderbureaus Het jaarlijkse bestand gegevensuitwisseling gastouderbureaus Voordat u begint Velden vullen per administratie Controleer of alle BSN is gevuld Tweede ouder als contracthouder ingevoerd? LRKP gevuld? Verhuizing van groep naar andere locatie binnen één kalenderjaar? Werkelijke opvangperioden Eerst jaaropgaven genereren en verzenden Bestand gegevensuitwisseling Belastingdienst genereren in The Nanny Recordbeschrijving Voorbeeld.csv bestand Controle van het (test)bestand Aanleveren Belastingdienst Verwerkingsverslag Belastingdienst Maandelijkse aanlevering Jaarlijkse aanlevering Een aantal foutmeldingen toegelicht Pagina 1 van 11

2 1. Gegevensuitwisseling kinderopvangtoeslag Belastingdienst/Toeslagen vraagt jaarlijks gegevens op bij kinderopvang instanties. Die gegevens zijn nodig om de definitieve berekening voor de Kinderopvangtoeslag van het voorgaande jaar te maken. 1.1 Verschil maandelijkse en jaarlijkse aanlevering De maandelijkse aanlevering is alleen voor u van toepassing als u een contract met de Belastingdienst heeft afgesloten voor Partnerschap 1 bankrekeningnummer POBR1. Jaarlijks vraagt de Belastingdienst bij kinderopvangorganisaties alle gegevens van alle kinderen over het gehele jaar op. Bij beide aanleveringen worden alle gegevens van alle kinderen van alle verstreken maanden van dat jaar aangeleverd. Bij de maandelijkse aanlevering levert u dus ook alle gegevens van de maanden ervoor aan, ook al heeft u deze al eerder aangeleverd. Bijvoorbeeld u levert in april gegevens aan van januari, februari, maart en april. Bij de jaarlijkse aanlevering worden 12 maanden aangeleverd: januari t/m december. Wij wijzen u er wel op dat u bij het genereren van het bestand dient te kiezen voor december of maand 12. Alleen dan worden de gegevens van een volledig jaar verzameld. De Belastingdienst heeft de voorletter(s) en voorna(a)m(en) van de kinderen toegevoegd aan de controle om het juiste kind en gezin te kunnen bepalen. Hiervoor hebben we in The Nanny deze velden toegevoegd. 1.2 Gegevensaanlevering gastouderbureaus Indien u gebruik maakt van een gastouderadministratie worden bij het aanmaken van het jaarlijkse bestand twee bestanden gegenereerd. Het jaarlijkse bestand en het bestand voor de aanvullende gegevensaanlevering voor gastouderbureaus Aanvullende gegevensaanlevering gastouderbureaus In het aanvullende bestand wordt, zoals gevraagd door de Belastingdienst, het Jaarbedrag gastouder (door gastouderbureau aan gastouder betaald) opgenomen. De jaarbedragen die de gastouderbureaus aanleveren, moeten volgens het kasstelsel zijn aangeleverd. Dit betekent dat alleen de jaarbedragen die in het belastingjaar 2016 zijn uitbetaald, moeten worden aangeleverd. Betalingen die in 2017 zijn gedaan en die betrekking hebben op 2016 zijn voor deze gegevensaanlevering niet van belang en mogen dan ook niet in de levering zijn opgenomen. Bedragen die aan het begin van 2016 zijn uitbetaald maar betrekking hebben op 2015 moeten dus wel zijn opgenomen. Vanaf The Nanny versie wordt voor het vullen van de Jaarbedrag gastouder kolom niet meer gekeken naar de boekperiode, maar naar de, door u aan te geven, Datum voldaan van de factuur. Indien deze gegevens niet gevuld zijn, zal The Nanny kijken naar de factuurdatum. Door deze aanpassing worden enkel bedragen meegenomen in het gegevensaanlevering bestand welke in het aangeleverde jaar zijn uitbetaald. Als de facturen over december in januari zijn gefactureerd, hoeft u niets te doen. Deze worden automatisch pas meegenomen in de gegevensaanlevering van het volgende jaar. Maar wanneer de factuurdatum in december 2016 valt en de factuur is uitbetaald in januari 2017, dan dient u het veld Datum voldaan te vullen voor deze factuur om dit bedrag mee te nemen in het KOIbestand van Afhankelijk van het aantal facturen kunt u kiezen voor het aanpassen per factuur of aanpassen collectief per maand. Aanpassen per factuur 1. Ga naar Financieel Debiteurenbeheer. 2. Controleert u bovenin het scherm of de Betalingsdatum ook op een datum in januari staat. 3. Open in het klapmenu de map December van Vink de factuur aan waar u de betaaldatum voor in wilt vullen en klik op Voldaan. The Nanny vult nu automatisch het veld Datum voldaan. Aanpassen per maand Pagina 2 van 11

3 1. Ga naar Financieel Debiteurenbeheer. 2. Controleert u bovenin het scherm of de Betalingsdatum ook op een datum in januari staat. 3. Open in het klapmenu de map December van Klik op Collectief verwerken. 5. Vink vervolgens alle facturen aan waarvoor u de betaaldatum in wilt vullen. 6. Klik op OK. Controleert u tot slot ook of de Datum voldaan voor facturen welke u in december 2015 heeft verstuurd maar in januari 2016 heeft voldaan, ingevuld is met een datum in In het aanvullende gegevensbestand wordt het Jaarbedrag gastouder (door gastouderbureau aan gastouder betaald) opgenomen. Dit zijn de door u vergoede kosten aan de gastouder, eventueel verminderd door betaalde kosten door de gastouder aan u. In dit bedrag zijn dus zowel de opvang als eventuele overige kosten opgenomen. Op de jaaropgave die u in The Nanny genereert wordt enkel de vergoeding voor de opvang (op boekdatum!) opgenomen (aantal afgenomen uren x gemiddelde uurprijs per kind per jaar). Omdat de overige kosten niet opgenomen zijn in het bedrag op de jaaropgave kan het bedrag van de jaaropgave anders zijn dan het jaarbedrag in het aanvullende bestand gegevensaanlevering Belastingdienst Het jaarlijkse bestand gegevensuitwisseling gastouderbureaus In geval van meerdere gastouders of meerdere locaties worden er meerdere regels voor dit kind aangemaakt. Alle kosten staan dan in de eerste regel. Voor vergelijking tussen de verleende voorschotbeschikking is het onderscheid van vorm opvang en de soort opvang belangrijk. Het onderscheid in soort opvang is niet altijd aan te geven. De belastingdienst geeft aan, dat GOO opvang in de kolom DO van dagopvang mag komen te staan. Zo zal The Nanny het ook aanleveren. De gemiddelde uurprijs = (opvang + bemiddeling) / aantal uren. De Belastingdienst vraagt om enkele gegevens die in The Nanny ingevoerd kunnen worden. Het gaat om de volgende gegevens: De registratienummers van de organisatie en van de gastouder. De geboortedatum van de eerste en tweede ouder en BSN Het BSN van de gastouder. Indien deze gegevens niet gevuld zijn kan het bestand wel worden gegenereerd door The Nanny maar voldoet het dus niet aan de voorwaarden van de Belastingdienst. 2. Voordat u begint 2.1 Velden vullen per administratie Voordat het bestand kan worden gegenereerd dient u per administratie onderstaande velden te vullen: Kdv adres, Kdv postcode en Kdv plaats Naam houder kdv, Naam contactpersoon en contactpersoon Kdv telefoon 1 Kdv k.v.k. Controleert u of het KvK nummer in The Nanny 8 cijfers (en geen andere tekens) bevat. Indien u gebruik maakt van een gastouderadministratie dient in deze administratie ook het LRKP nummer ingevuld te worden, dit wordt meegenomen in het aanvullende gegevensaanlevering bestand. U kunt deze velden vullen in het scherm administratiebeheer via Wijzigen Gegevens administratie wijzigen. Pagina 3 van 11

4 2.2 Controleer of alle BSN is gevuld Vul altijd alle relevante BSN in. Zonder opgave van het BSN van het kind of de ouder (s) is de kans groot dat de Belastingdienst de ouder zelf gaat vragen de gegevens aan hen op te sturen. Ze houden dan geen rekening met de gegevens die de opvangorganisatie aanlevert. Zorg vooraf dat deze gegevens gevuld zijn bij kinderen, ouder(s), eventuele contracthouders en gastouders. Alleen dan kunnen ze worden opgenomen in het bestand. De controle van BSN kunt u doen: vooraf in The Nanny in het KOI bestand zelf nadat u een test gegevensbestand in The Nanny heeft aangemaakt (hoofdstuk 6) Om BSN van de kinderen in The Nanny (vooraf) te controleren, opent u het scherm Kind zoeken (uitgebreid) en groepeert u op de kolom BSN. U kunt groeperen op BSN door de kolomkop BSN naar boven in de grijze balk te slepen, zoals in onderstaand voorbeeld. U kunt nu zien welke burgerservicenummers in gebruik zijn. De bovenste regel in onze voorbeeld afbeelding toont dat er 26 kinderen zijn waarvan het BSN niet gevuld is. Eventueel kunt u in dit scherm ook een filter toepassen, zie selectieveld Filter, zodat u alleen de geplaatste kinderen ziet. Mocht u dit filter nog niet ingesteld hebben staan, kunt u gebruik maken van de handreiking over hoe u dit filter kunt maken. Een onjuist BSN kunt u niet terug zien in The Nanny. Natuurlijk kunt u controleren of er een BSN tussen zit welke uit meer of minder cijfers bestaat dan de overige nummers, maar de controle die de Belastingdienst Pagina 4 van 11

5 uitvoert op de combinatie BSN en geboortedatum zit niet in The Nanny. Een BSN zal een juist nummer kunnen zijn, maar niet het goede nummer voor dit kind. Om BSN van de ouders te controleren, opent u het scherm Gegevens Kinderen in plaats van Kind zoeken uitgebreid, zodat u alle ouders ziet en groepeert hier ook op de kolom BSN. U kunt groeperen op BSN door de kolomkop BSN naar boven in de grijze balk te slepen. U kunt nu zien welke burgerservicenummers in gebruik zijn. De bovenste regel toont het aantal ouders waarvan het BSN niet gevuld is. Eventueel kunt u in dit scherm ook een filter toepassen, zie selectieveld Kindfilter, zodat u alleen de ouders van de geplaatste kinderen ziet. Mocht u deze filter nog niet ingesteld hebben staan, kunt u gebruik maken van de handreiking over hoe u dit filter kunt maken. LET OP: U krijgt bij gebruik van het kindfilter uitsluitend de eerste ouders te zien. Door middel van het scherm gastouders en groeperen op de kolom BSN kunt u de controle uitvoeren bij gastouders. 2.3 Tweede ouder als contracthouder ingevoerd? Maakt u gebruik van contracthouder(s) als tweede ouder in uw inrichting bij een kind? Bijvoorbeeld u heeft een contracthouder (vader/moeder) die een aantal dagen betaalt via de trajectplanning of u maakt gebruik van kostendeling? De opvangkosten van deze contracthouder komen alleen in het Belastingdienst bestand als u dit bij de contracthouder heeft aangegeven. Vink hiervoor de optie meenemen in KOI bestand aan en vul de gegevens in zoals BSN en geboortedatum. 2.4 LRKP gevuld? Verhuizing van groep naar andere locatie binnen één kalenderjaar? De Belastingdienst stelt het Registratienummer (LRKP) verplicht. In keuzemenu Bestand Groepen kunt u in het veld LRK nummer het registratienummer van de groepen opgeven. In een facturatie wordt de groep opgeslagen. Ook kunt u dit LRKP nummer invoeren bij keuzelijsten algemeen locaties in het veld LRK nummer Gaat een van uw opvanggroepen verhuizen naar een andere locatie binnen een kalenderjaar? Voor de Belastingdienst was het tot 2015 genoeg om het laatste, dus huidige, LRKP nummer te tonen op de jaaropgave en in het KOI-bestand. Er gelden nu strengere regels. De Belastingdienst wil namelijk beide LRKP s terug zien. In The Nanny dient u bij verhuizing dan de volgende stappen te volgen: 1. Maak via Bestand Groepen een nieuwe groep aan en geef daar de nieuwe locatie en eventueel het nieuwe LRKP in als dat nog niet bij de locatie staat. 2. Maak bij de kinderen een nieuwe trajectregel aan op de nieuwe groep en sluit de trajectregel op de oude groep af. 3. Stap 2 kan ook collectief via Planning Automatisch doorplannen van kinderen. Het doorplaatsen gaat per locatie, dus bij stap 1 zet u de nieuwe groep tijdelijk op de oude locatie. 4. Na het doorplaatsen past u bij Bestand Groepen de locatie aan naar de nieuwe locatie als u dit bij stap 3 heeft gewijzigd. Op de jaaropgave en in het KOI-bestand ziet u dan een splitsing in de kosten die gemaakt zijn op de groep op de oude locatie en de kosten die gemaakt zijn op de groep op de nieuwe locatie met daarbij de bijpassende LRKP s. Pagina 5 van 11

6 Twee groepen met dezelfde naam kan verwarrend zijn voor het plannen. U kunt zelf kiezen of u de naam van de oude groep hernoemt, of dat u de nieuwe groep een net iets andere naam geeft. 2.5 Werkelijke opvangperioden De belastingdienst vraagt om de werkelijke opvangperioden. Hiervoor kijkt The Nanny naar de eerste (boek)datum en naar de laatste (boek)datum van alle facturen voor een kind. Indien een kind het hele jaar geplaatst is, worden 12 regels opgenomen met begin en einddatum van de maand. Oftewel de regel van januari start op 1-1 en de regel van december heeft als einddatum. Indien er een correctie plaatsvindt in de opvangperiode (later in de maand geplaatst of opvang eerder in de maand beëindigd) terwijl er al gefactureerd is, dient u de gemaakte factuur te crediteren. Alleen op die manier wordt de datum omgeboekt. Het corrigeren van de trajectregel en het maken van een verschilfactuur volstaat in dit geval niet. Alleen als een kind een volledige maand eerder stopt of later begint, voldoet een verschilboeking. Dus als een kind tot en met 30 november is gefactureerd, maar achteraf toch per 1 november niet meer komt, is het voldoende om de trajectplanning op 31 oktober te sluiten en de maand november opnieuw te factureren, zodat de kosten voor die maand worden gecorrigeerd. Let er dan wel op dat u bij het maken van een jaaropgave voor de ouder(s) moet kiezen voor de optie Plaatsingsperiode bepalen op basis van planningsregels in plaats van op basis van de gefactureerde datum. Indien de opvang van de kinderen in uw organisatie ook halverwege een maand kan beginnen of stoppen adviseren wij u om altijd te werken met het maken van creditfacturen in plaats van verschilfacturen voor het corrigeren van de plaatsingsperiode. 2.6 Eerst jaaropgaven genereren en verzenden Voor de jaarlijkse aanlevering adviseren we om eerst de jaaropgaven voor de ouders aan te maken en te controleren. Na deze controle kunt u de jaaropgaven ook verzenden naar de ouders. Zorg voor ruimte tussen het verzenden van de jaaropgave naar de ouder en aanleveren van de gegevens aan de Belastingdienst. Mogelijk krijgt u namelijk op basis van de verstrekte jaaropgaven nog vragen en zijn er correcties nodig. 3. Bestand gegevensuitwisseling Belastingdienst genereren in The Nanny U dient in te loggen via gebruiker Systeembeheer. Via het scherm Administratiebeheer kunt u aan de rechterkant met de knop Belastingdienst het gegevensbestand Kinderopvangtoeslag genereren. Pagina 6 van 11

7 LET OP: Let u erop dat wanneer u de gegevens voor het jaar 2016 wilt verzamelen u bij Tot en met boekmaand December of 12 (afhankelijk van uw The Nanny versie) kiest. Hierdoor worden alle maanden van 2016 in het bestand opgenomen. LET OP: Deze menukeuze is alleen beschikbaar als u inlogt met de gebruikersnaam Systeembeheer. Het initiële wachtwoord van deze gebruikersnaam is Nanny. U krijgt daarna per Kamer van Koophandel nummer een overzicht van de bijbehorende administraties. Indien er administratie gegevens ontbreken dan wordt dit aangegeven met een rood kruis en de opmerking Gegevens administratie incompleet. U dient dan eerst zorg te dragen voor completering van de administratie gegevens, zoals genoemd in paragraaf 2.1. Als de administratie gegevens volledig zijn, kunt u aanvinken voor welke Kamer van Koophandel nummers u een bestand wilt genereren. U kunt daarna het boekjaar en tot en met welke maand u wilt aanleveren selecteren. Het jaar wordt bepaald door de gefactureerde opvang zelf en dus niet door een factuurdatum. Vervolgens kiest u de locatie waar u het bestand van het type.csv wilt opslaan (bij selecteer doel locatie ). De bestandsnaam is 'KVKNummer+'KOI'+Maand+Jaar.csv Bijvoorbeeld KOI Bij de jaarlijkse aanlevering zijn de laatste getallen dus Recordbeschrijving Bij de jaarlijkse aanlevering wordt 12 maanden aangeleverd: januari t/m december. Hieronder treft u de specificatie aan van de gegevens die in het.csv bestand worden opgenomen. Verplicht: gegevens kinderopvanginstelling Wanneer er in het gegevensblok gegevens kinderopvanginstelling fouten worden geconstateerd, dan wordt het gehele bestand afgekeurd. K00.01 Naam houder kinderopvanginstelling alfanumeriek verplicht K00.02 Inschrijvingsnummer Kamer van numeriek verplicht Koophandel K00.03 Naam contactpersoon alfanumeriek verplicht K00.04 Telefoonnummer contactpersoon numeriek verplicht K adres contactpersoon alfanumeriek verplicht K00.06 Straatnaam alfanumeriek verplicht K00.07 Huisnummer alfanumeriek verplicht K00.08 Huisnummer toevoeging alfanumeriek optioneel K00.09 Postcode alfanumeriek verplicht K00.10 Woonplaats alfanumeriek verplicht K00.11 Registratienummer LRKP numeriek optioneel Verplicht: gegevens kind K01.01 Naam kind alfanumeriek verplicht K01.02 Voorletters kind alfanumeriek optioneel K01.03 Voorvoegsels alfanumeriek optioneel K01.04 Voornaam kind Wordt vanuit The Nanny gevuld met Voornamen indien dit veld gevuld is, anders word het veld roepnaam meegenomen. alfanumeriek verplicht K01.05 Geboortedatum kind numeriek verplicht K01.06 BSN kind numeriek verplicht Verplicht: gegevens betalende ouder Onder betalende ouder wordt verstaan, de ouder die met de kinderopvanginstelling een contract heeft afgesloten. Pagina 7 van 11

8 In The Nanny wordt dit gezien als de eerste ouder. K02.01 Naam ouder 1 alfanumeriek verplicht K02.02 Voorletters ouder alfanumeriek verplicht K02.03 Voorvoegsels alfanumeriek optioneel K02.04 BSN ouder 1 numeriek verplicht K02.05 Straatnaam alfanumeriek verplicht K02.06 Huisnummer numeriek verplicht K02.07 Huisnummertoevoeging alfanumeriek optioneel K02.08 Postcode alfanumeriek verplicht K02.09 Woonplaats alfanumeriek verplicht K02.10 Geboortedatum ouder 1 numeriek Optioneel* verplicht als GOO Optioneel: Gegevens partner betalende ouder Indien de ouder een partner heeft dienen deze gegevens gevuld te worden, anders mogen deze leeg gelaten. In The Nanny wordt dit gezien als de tweede ouder. K03.01 Naam ouder 2 alfanumeriek verplicht K03.02 Voorletters ouder alfanumeriek verplicht K03.03 Voorvoegsels alfanumeriek optioneel K03.04 BSN ouder 2 numeriek verplicht K03.05 Straatnaam alfanumeriek verplicht K03.06 Huisnummer numeriek verplicht K03.07 Huisnummertoevoeging alfanumeriek optioneel K03.08 Postcode alfanumeriek verplicht K03.09 Woonplaats alfanumeriek verplicht K03.10 Geboortedatum ouder 2 numeriek Optioneel* Verplicht als GOO Verplicht: gegevens kinderopvang (dagopvang) indien van toepassing. Anders de velden zonder waarden aanleveren. K04.01 Datum start opvang numeriek 8 verplicht posities (ddmmjjjj) K04.02 Datum einde opvang numeriek 8 verplicht posities (ddmmjjjj) K04.03 Soort opvang alfanumeriek verplicht K04.04 Vorm opvang alfanumeriek verplicht K04.05 Aantal uren numeriek, met verplicht K04.06 Uitvoeringskosten, als sprake is van GO numeriek, met verplicht K04.07 Gemiddelde uurprijs numeriek, met verplicht Verplicht: gegevens (buitenschoolseopvang) indien van toepassing. Anders de velden zonder waarden aanleveren. K05.01 Datum start opvang numeriek 8 verplicht posities (ddmmjjjj) K05.02 Datum einde opvang numeriek 8 verplicht posities (ddmmjjjj) K05.03 Soort opvang alfanumeriek verplicht K05.04 Vorm opvang alfanumeriek verplicht K05.05 Aantal uren opvang per jaar numeriek, met verplicht K05.06 Uitvoeringskosten, als sprake is van GO numeriek, met verplicht K05.07 Gemiddelde uurprijs numeriek, met verplicht Verplicht: gegevens opvanglocatie indien van toepassing. Anders de velden zonder waarden aanleveren. Pagina 8 van 11

9 K06.01 Opvanglocatie alfanumeriek verplicht K06.02 Straatnaam alfanumeriek verplicht K06.03 Huisnummer numeriek verplicht K06.04 Huisnummertoevoeging alfanumeriek optioneel K06.05 Postcode alfanumeriek verplicht K06.06 Woonplaats alfanumeriek verplicht K06.07 Registratienummer LRKP numeriek Verplicht Verplicht: gegevens gastouderopvang indien van toepassing. Anders de velden zonder waarden aanleveren. K07.01 Achternaam gastouder alfanumeriek verplicht K07.02 Voorletters alfanumeriek verplicht K07.03 Voervoegsels alfanumeriek optioneel K07.04 BSN gastouder numeriek verplicht K07.05 Straatnaam alfanumeriek verplicht K07.06 Huisnummer numeriek verplicht K07.07 Huisnummertoevoeging alfanumeriek optioneel K07.08 Postcode alfanumeriek verplicht K07.09 Woonplaats alfanumeriek verplicht K07.10 Geboortedatum gastouder numeriek verplicht K07.11 Registratienummer LRKP numeriek Verplicht In die gevallen waarin het BSN (burgerservicenummer) niet bekend is, wordt deze rubriek leeg gelaten. 5. Voorbeeld.csv bestand Onderstaand treft u een voorbeeld aan van een.csv bestand. U kunt het bestand openen door middel van de Windows applicatie Notepad / kladblok. 6. Controle van het (test)bestand Wij adviseren u het bestand te controleren voor aanlevering aan de Belastingdienst. Maak dan een kopie van het bestand en open deze in Excel. U kunt bijvoorbeeld de volgende zaken controleren: Of alle relevante BSN zijn opgenomen. Ook kunt u de kolommen K04.05 / K05.05 voor de uren (KDV / BSO) en K04.07 / K05.07 voor het uurtarief (KDV/BSO) controleren. Staan er vreemde waarden of 0 waarden? Zijn alle door de Belastingdienst verplichte velden gevuld (zie hoofdstuk 4 recordbeschrijving)? Na een (eerste) controle kunt u (ook) gegevens wijzigen of aanvullen in The Nanny. Hierna kunt u opnieuw het bestand voor de gegevensuitwisseling aanmaken. U kunt dit een onbeperkt aantal keren doen. Nadat het bestand (opnieuw) is gegenereerd en gecontroleerd, kunt u dit aanleveren bij de Belastingdienst. Wij adviseren u hierbij de instructies van de Belastingdienst op te volgen. Wanneer u het origineel in Excel opent, zullen de voorloopnullen verdwijnen, waardoor het bestand wordt afgekeurd door de Belastingdienst. Het originele bestand in Kladblok openen, kan geen kwaad. Pagina 9 van 11

10 7. Aanleveren Belastingdienst Nadat u het bestand heeft gecontroleerd, kun u het bestand online aanleveren aan de Belastingdienst. Volg hiervoor de aanwijzingen van de Belastingdienst/Toeslagen. Zorg ervoor dat u het in te lezen bestand niet in Excel heeft geopend. Hierdoor verdwijnen de voorloopnullen en kunnen ook veranderen. Het bestand zal dan door de Belastingdienst worden afgekeurd. Openen, wijzigen en opslaan in Kladblok/Notepad kan wel voordat u het aanlevert aan de Belastingdienst. LET OP: Alle opvanggegevens over de gekozen periode worden in het bestand opgenomen. Indien u bepaalde gegevens niet in het bestand opgenomen wilt hebben, dan dient u deze zelf handmatig uit het bestand te verwijderen. Dit kan door het bestand te openen via Notepad/Kladblok. Ook andere wijzigingen kunt u eventueel in het bestand via Notepad/kladblok aanbrengen. Bijvoorbeeld indien u via verschilfacturen een aangepaste opvangperiode heeft berekend bij een kind. U kunt dit of in The Nanny corrigeren met het alsnog maken van creditfacturen en/of het aanpassen in het KOI-bestand (zie ook paragraaf. 2.5). 8. Verwerkingsverslag Belastingdienst 8.1 Maandelijkse aanlevering Bij de jaarlijkse aanlevering van het gegevensbestand aan de Belastingdienst ontvangt u een verwerkingsverslag terug. 8.2 Jaarlijkse aanlevering Na het aanleveren van het jaarlijkse gegevensbestand aan de Belastingdienst ontvangt u een verwerkingsverslag terug. Onderstaand een voorbeeld van een gedeelte van een verwerkingsverslag. Gegevens opvangorganisatie Aantal Code Omschrijving fouten/ signaleringen Soort fout 0 S Naam houder Niet gevuld 0 F Inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel Niet gevuld 2 S Naam contactpersoon Niet gevuld 0 S Telefoonnummer contactpersoon Niet gevuld of niet-numerieke waarden gebruikt 0 S adres contactpersoon Niet gevuld Code F geeft de fouten aan. Deze regels moeten aangepast worden, omdat ze anders mogelijk niet verwerkt worden. Code S zijn signaleringen. Het is niet erg dat deze waarden nu ontbreken, maar moeten in het volgend toeslagjaar wel aangeleverd worden. Het getal in de linker kolom geeft aan hoeveel fouten of signaleringen er in het bestand zitten en de kolommen omschrijving en soort fout geven aan op welke gebied de fout of signalering gezocht moet worden. In bovenstaand voorbeeld van een verwerkingsverslag zitten dus 0 fouten en 2 signaleringen. In het verwerkingsverslag worden geen namen van gezinnen of regelnummers gegeven waar de fout of signalering voor geldt. Dit is ook niet bij TecSoft bekend. Pagina 10 van 11

11 8.3 Een aantal foutmeldingen toegelicht Een veel voorkomende melding is bij ouders en kinderen: BSN niet of niet goed gevuld. In paragraaf 2.2 lichten we toe hoe u in The Nanny kunt controleren waar BSN niet gevuld is. U kunt er ook voor kiezen om een kopie te maken van het bestand welke u aan de Belastingdienst heeft aangeleverd. U kunt deze openen in Excel en daar de kolommen met BSN controleren. Een onjuist BSN kunt u niet terug zien in The Nanny. Natuurlijk kunt u controleren of er een BSN tussen zit welke uit meer of minder cijfers bestaat dan de overige nummers, maar de controle die de Belastingdienst uitvoert op de combinatie BSN en geboortedatum zit niet in The Nanny. Een BSN zal een juist nummer kunnen zijn, maar niet het goede nummer voor dit kind. Wanneer u de melding krijgt dat het aantal uren niet gevuld is, geen of juiste decimaaltekens zijn gebruik of het aantal afwijkt, blijkt in de praktijk vaak dat het bestand eerder is geopend in Excel. De in het bestand worden dan aangepast, waardoor de nullen achter de komma wegvallen. Dit veroorzaakt vervolgens de melding dat het aantal afwijkt. U kunt het bestand opnieuw genereren en naar de Belastingdienst sturen zonder dit in Excel te openen. Is dit niet het geval controleer dan in een kopie van het bestand welke u heeft aangeleverd aan de Belastingdienst de kolommen met uren (dagopvang en BSO). Mogelijk ziet u daar vreemde uren in staan of 0,00. U kunt vervolgens de jaaropgave van het betreffende kind controleren. Versie 11, januari 2017 Copyright 2014 TecSoft B.V. Kaatsheuvel Niets uit de uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van TecSoft B.V. Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Pagina 11 van 11